MODUL 2
MODUL 2
KAS DAN MANAJEMEN BANK
2.1 Pentingnya memiliki rekening bank
2.2 Rekening bank yang ditunjuk
2.3 Memilih bank yang handal
2.4 Informasi rinci tentang operasi perbankan dasar
2,5 Cek
TANDA PENERBIT
CNV Internationaal Kotak Pos 2475 3500 GL Utrecht Belanda T: 00 31 751 1260 E: internationaal@cnv.nl I: www.internationaal.nlPenulis: Dukungan Pendanaan, Michael Schwerzel © Copyright CNV Internationaal 2015
Semua hak dilindungi. Setiap bagian dari publikasi ini dapat direproduksi oleh organisasi mitra serikat buruh CNV Internationaal tanpa izin khusus, sepanjang sumber tersebut dikutip sebagai berikut: “CNV Internationaal, 2015, Toolkit Manajemen Keuangan untuk Serikat Buruh (PO Box 2475-3500 GL Utrecht, Belanda)“.
Jika organisasi mitra non serikat buruh CNV Internationaal ingin mereproduksi bagian dari publikasi ini, izin tertulis dari CNV Internationaal diperlukan.
MODUL 0
PENGANTAR DAN TINJAUAN
/ / / / / / / / / / // / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \\ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \
Tujuan Toolkit Keuangan
Toolkit Keuangan ini bertujuan untuk membantu penerima dana CNV Internationaal memperbaiki
kapasitas pengelolaan keuangan mereka. Hal ini bertujuan untuk membantu organisasi dalam mematuhi standar keuangan yang ditetapkan dalam kontrak antara CNV Internationaal dan organisasi mitra di seluruh dunia. Tujuan khususnya adalah:
• Untuk meningkatkan penganggaran, akuntansi dan pelaporan keuangan organisasi mitra. • Untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas organisasi mitra.
• Untuk meningkatkan pengetahuan tentang standar keuangan CNVI.
• Untuk meningkatkan keterampilan staf keuangan, bekerja di organisasi mitra, untuk mematuhi standar-standar keuangan ini.
• Untuk menyediakan pengalaman praktek, alat dan template dan menjadi panduan praktis tentang bagaimana menggunakan alat-alat dan template ini.
Apa yang bukan dari Toolkit ini
Toolkit ini:
• bukan seperangkat aturan tambahan terhadap hukum, kerangka kerja dan panduan kontrak dan peraturan yang ada.
• bukan merupakan interpretasi dari peraturan kontrak yang ada.
• bukan sebagai pengganti untuk pembacaan kondisi kontrak dan panduan serta instruksi yang ada.
Penggunaan Toolkit
Toolkit ini dikembangkan untuk penerima dana CNVI. Penerima dana CNVI bisa termasuk Konfederasi (pendanaan langsung) atau Federasi (pendanaan tidak langsung). Penerima dana CNVI bisa:
• Konfederasi Serikat Buruh Nasional yang telah terlibat dalam kontrak dengan CNVI;
• Federasi Serikat Buruh yang menjadi anggota Konfederasi Serikat Buruh Nasional dan berpartisipasi dalam Program Nasional yang utamanya didanai oleh CNVI.
Toolkit ini harus menjadi pedoman bagi organisasi, dan khususnya bagi staf keuangan, untuk membantu mereka dengan tugas-tugas spesifik, seperti menyiapkan anggaran atau laporan keuangan. Ketika bekerja spesifik pada area manajemen keuangan, organisasi dan staf keuangan dapat dengan lebih baik mempersiapkan diri dengan mempelajari dahulu modul Toolkit yang sesuai.
Dengan mempelajari modul yang sesuai, organisasi akan lebih memahami bagaimana memenuhi standar keuangan CNVI dan juga dapat bekerja dengan template yang disediakan.
Pada prinsipnya modul ini hanya perlu dipelajari dan digunakan ketika organisasi (atau staf keuangan) bekerja pada area manajemen keuangan yang spesifik. Ini tidak dimaksudkan sebagai buku yang harus dibaca dari awal sampai akhir, tetapi sebagai buku kerja: hanya pelajari modul ketika hal tersebut relevan.
Struktur dan isi Toolkit Keuangan
Toolkit keuangan mencakup 8 bidang manajemen keuangan dan disusun menjadi 8 modul. Isi dari Toolkit Keuangan adalah:
Modul 2 - Kas dan Manajemen Bank
2.1 Pentingnya memiliki rekening bank P. 8
2.2 Rekening bank yang ditunjuk P. 8
2.3 Memilih bank yang handal P. 9
2.4 Informasi rinci tentang operasi perbankan dasar P. 9
2.5 Cek P. 11
Template ini disajikan dalam buku kerja yang terpisah dan dapat didownload di: http://www.cnvinternationaal.nl
Toolkit ini tersedia dalam cetakan (A5 “buku saku”) dan bentuk MS PowerPoint. • cetakan salinan toolkit dapat diperoleh dari kantor CNVI pusat di Utrecht Belanda. • Toolkit ini juga dapat di-download dari situs CNVI, pada
MODUL 2
MANAJEMEN BANK DAN KAS
/ / / / / / / / / / // / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \\ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \
KISAH NYATA
Sekira 10 tahun yang lalu, ada sebuah penipuan perbankan besar di Belanda. Petugas pembukuan dari Yayasan besar berhasil mentransfer jutaan Euro ke sebuah rekening bank asing dan meninggalkan negara itu setelahnya.
Karena merupakan seorang pekerja keras dia kemudian mendapat kepercayaan dari manajer pelaksana. Untuk memfasilitasi prosedur pembayaran, petugas pembukuan ini berhak untuk mengeluarkan dan memberikan otorisasi pembayaran hingga € 50.000 per pembayaran. Rupanya, manajer pelaksana tidak ingin diganggu oleh masalah keuangan terlalu banyak. Petugas pembukuan memberitahu kepada manajer bank bahwa yayasannya akan melakukan beberapa pembayaran yang cukup besar ke sebuah rekening bank asing karena perubahan kebijakan. Manajer bank tidak curiga dan tidak ingin mengetahui tentang perubahan kebijakan ini.
Sementara itu, petugas pembukuan ini telah membuka beberapa rekening bank asing atas namanya. Dalam satu pekan ia mentransfer 10 juta euro ke rekening tersebut, 200
transfer masing-masing € 50.000. Setelah itu ia melarikan diri ke luar negeri.
Pencurian itu ditemukan hanya setelah beberapa hari dan menyebabkan skandal besar. Hanya setelah pekerjaan polisi intensif dan intervensi diplomatik,
Yayasan berhasil mengambil sebagian besar dari uang yang dicuri. Karena rindu dengan rumah, petugas pembukuan kembali ke Belanda dan
sekarang di penjara.
Skandal ini bisa saja dengan mudah dicegah jika yayasan telah menerapkan langkah-langkah pengendalian internal yang sederhana seperti pemisahan pembayaran otoritas dan prosedur perbankan yang lebih baik.
2.0 PENGANTAR
Modul ini adalah tentang penanganan uang. Modul ini menyajikan alat yang dapat Anda gunakan untuk memenuhi standar yang dijelaskan dalam FPMF untuk operasi bank dan kas. Modul ini menginformasikan kepada anda tentang:
• Pentingnya memiliki sebuah rekening bank • Rekening bank khusus
• Bagaimana memeriksa apakah sebuah bank dapat dipercaya? • Informasi rinci tentang operasi perbankan dasar
• Informasi rinci tentang bekerja dengan cek • Informasi rinci tentang penanganan kas
2.1 PENTINGNYA MEMILIKI SEBUAH REKENING BANK
Kebanyakan organisasi memiliki sebuah rekening bank. Namun, beberapa federasi telah
mengindikasikan bahwa mereka masih belum memiliki sebuah rekening bank. Sebagai aturan dasar semua federasi yang menerima pendanaan dari CNVI untuk rencana kerja, harus memiliki sebuah rekening bank. Mengapa ini penting?
1. Menyimpan uang di bank jauh lebih aman daripada memiliki uang tunai di kantor 2. Melakukan pembayaran dari rekening bank ke rekening bank aman dan transparan
3. Laporan Bank adalah sumber informasi terpercaya tentang pembayaran yang dilakukan dan uang yang diterima.
4. Bank menawarkan banyak fasilitas lain, bahwa klien dapat menggunakan, untuk meningkatkan manajemen kas
Federasi yang belum memiliki rekening bank harus didorong oleh konfederasi, untuk membuka rekening bank. Pada prinsipnya, konfederasi tidak boleh membayar angsuran kepada federasi secara tunai, tapi harus selalu melalui transfer bank.
Federasi dapat memasukkan biaya perbankan dalam anggaran sebagai biaya yang memenuhi syarat. Tidak ada argumen yang dapat diterima terkait tidak membuka rekening bank karena biaya, karena ini akan diganti oleh dana CNVI.
2.2 REKENING BANK KHUSUS
CNVI lebih suka bahwa rekening bank yang digunakan untuk rencana kerja, adalah rekening bank yang khusus. Hanya pembayaran untuk pengeluaran yang memenuhi syarat dari rencana kerja yang diizinkan akan dibayar dari rekening bank ini. Pembayaran untuk proyek-proyek lainnya, atau biaya organisasi yang tidak berhubungan dengan rencana kerja, tidak diperbolehkan.
Hanya dana secara langsung berkaitan dengan rencana kerja dapat ditransfer ke rekening bank ini. Hal ini berlaku untuk:
• Dana CNVI yang ditransfer oleh CNVI atau oleh Konfederasi dalam hal transfer ke federasi • Penyertaan pendanaan (Co-funding): ditransfer oleh pihak lain seperti Foundation (yayasan) atau
subsidi dari pemerintah
• Penyertaan pendanaan (Co-funding): kontribusi kas dari sumberdayanya sendiri
2.3 MENYELEKSI BANK YANG DAPAT DIANDALKAN
Jika sebuah organisasi membuka rekening bank baru di sebuah bank baru, keandalan bank ini harus diperiksa. Pertanyaannya adalah: bagaimana melakukan ini?
Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan meminta lisensi bank. Bank harus selalu memiliki lisensi bank. Lisensi Bank dikeluarkan oleh bank sentral di suatu negara, yang memeriksa keandalan dan solvabilitas bank. Tanpa lisensi seperti itu, bank tidak dapat dianggap handal. Ketika diminta untuk menunjukkan izin mereka, bank tidak boleh ragu untuk menyajikan lisensi ini.
Organisasi harus mendapatkan informasi tentang reputasi bank. Mereka dapat bertanya kepada organisasi-organisasi nirlaba serupa yang memiliki rekening bank dengan bank tertentu tentang pengalaman mereka. Apakah mereka mendapatkan pelayanan yang baik, biayanya seperti apa, apakah jika ada pertanyaan langsung ditangani dengan cepat dan benar dan apakah bank ini mengeluarkan laporan bank secara teratur?
Jika bank menunjukkan izin dan bank memiliki reputasi yang baik, federasi dapat memutuskan untuk melakukan bisnis dengan bank pilihan mereka. Mereka akan melakukan pertemuan resmi dengan pejabat bank, menandatangani kontrak perbankan dan membuka rekening bank.
Setelah membuka rekening bank bendahara federasi menginformasikan bendahara Konfederasi tentang rekening bank baru dan permintaan dana CNVI akan ditransfer ke rekening bank ini. Bendahara berkomunikasi secara tertulis tentang rincian penyelidikan dan menetapkan alasan mengapa mereka memilih bank ini.
Jika Konfederasi menyetujui, mereka dapat mulai mentransfer dana ke rekening bank khusus tersebut. Prosedur yang sama berlaku ketika Konfederasi ingin membuka rekening bank baru dengan sebuah bank baru. Mereka akan mengkomunikasikan hasil penyelidikan mereka kepada program officer CNVI.
2.4 INFORMASI RINCI TENTANG OPERASI PERBANKAN DASAR
FPMF menyajikan standar untuk operasi perbankan dasar. Standar ini adalah untuk melindungi dana dan memastikan dana tidak dapat disalahgunakan. Standar ini dijelaskan di bawah.
Setiap rekening bank harus memiliki tiga penandatangan, yakni anggota Pimpinan.
Bank meminta penandatangan untuk rekening bank tersebut. Penandatangan adalah orang yang berwenang untuk menandatangani cek atas nama organisasi. Pada saat pembukaan rekening bank para penandatangan harus hadir langsgung dan memperlihatkan dokumen indetifikasi mereka. Bank akan membuat salinan dari dokumen dan penandatangan harus menandatangani beberapa dokumen. Jika bank menerima perintah pembayaran dari organisasi, setidaknya salah satu dari tanda tangan ini harus ada pada voucher pembayaran. Bank harus dapat memverifikasi bahwa perintah pembayaran diverifikasi oleh setidaknya satu orang yang memiliki wewenang untuk melakukannya. Seringkali bank memberikan petunjuk tentang jumlah yang tepat dari orang-orang yang telah menandatangani perintah pembayaran, tergantung pada jumlah yang ada dalam perintah. Setiap organisasi harus memiliki sebuah panel penandatangan yang akan memilih sejumlah tanda tangan otorisasi yang diperlukan. Harus ada orang yang cukup dinominasikan untuk memastikan administrasi yang efisien dari pembayaran bank. Penandatangan perlu dikaji secara berkala dan daftar diperbarui ketika orang keluar dari organisasi.
Dua tanda tangan dibutuhkan untuk melakukan pembayaran dari rekening bank. Para penandatangan untuk rekening bank harus ditentukan dan batas otorisasi ditetapkan untuk pengeluaran.
Prinsip dasarnya adalah bahwa tidak ada yang dapat menandatangani sendirian untuk pembayaran. Hal ini untuk membantu memerangi penipuan dan harus selalu ditegakkan, terlepas dari posisi mereka. Bahkan manajer pelaksana atau ketua pimpinan tidak boleh memiliki kewenangan tersebut. Tiap
organisasi perlu memiliki prosedur untuk otorisasi pembayaran. Bagaimana melakukannya dijelaskan di Modul 3 “Menertibkan Dokumen Pendukung”.
Saldo rekening bank harus selalu dalam kredit. Tidak boleh ada overdraft (cerukan) tanpa persetujuan dari bendahara.
Mengingat jadwal pembayaran CNVI (yaitu untuk Konfederasi dan dari Konfederasi ke Federasi), tidak boleh ada kekurangan likuiditas pada rekening bank yang khusus ini, karena semua organisasi menerima pembayaran uang muka sampai dengan 100%.
Dalam kasus luar biasa di mana ada kekurangan likuiditas sementara, bendahara diperbolehkan untuk mengizinkan cerukan pada rekening. Namun, untuk melakukan itu, organisasi harus mengatur fasilitas kredit dengan bank. Dengan kata lain; bank bersedia untuk meminjamkan uang kepada organisasi. Namun, ada beberapa kelemahan ini. Bank meminjamkan uang dengan tingkat bunga yang tinggi. Biaya bunga tersebut tidak memenuhi syarat, sehingga ini ditanggung organisasi.
Biasanya, bank hanya bersedia meminjamkan uang jika klien memiliki agunan. Menyerahkan kolateral sebagai jaminan untuk pinjaman bisa sangat berisiko bagi organisasi karena mereka dapat kehilangan aset berharga. Terutama ketika sebuah organisasi tidak yakin apakah dapat melunasi pinjaman ke bank, bank biasanya tidak memilih untuk meminjamkan uang terlebih dahulu.
Untuk alasan ini bendahara harus berhati-hati untuk mengizinkan cerukan apapun pada rekening mereka. Mereka dapat membolehkan ini jika mereka yakin uang muka berikutnya datang dengan segera. Pemantauan keuangan sangat membantu untuk mencegah situasi ini di awal. Jika departemen keuangan memonitor saldo rekening bank secara teratur mereka akan melihat kekurangan tunai di waktu depan. Mereka harus memperingatkan manajer pelaksana atau bendahara, yang harus memutuskan bagaimana menangani masalah ini. Mereka mungkin memutuskan untuk menunda pembayaran atau mereka dapat mendesak donor (yaitu CNVI atau Konfederasi) untuk mempercepat proses pembayaran.
Semua pembayaran, baik secara tunai, cek atau transfer bank, harus dilakukan hanya atas dasar dokumentasi resmi. Pembayaran harus didokumentasikan pada voucher pembayaran, yang harus melekat pada faktur yang sesuai. Orang yang memberikan otorisasi pengeluaran harus menandatangani voucher pembayaran.
Modul 3 “Menertibkan dokumen pendukung” menyajikan informasi tentang penggunaan voucher pembayaran, termasuk sebuah contoh.
Voucher pembayaran dapat digunakan untuk lebih dari satu item pengeluaran. Voucher harus memiliki nomor referensi berurutan (sebaiknya di cetak). Voucher juga harus dikodekan dengan cost center dan kode rekening yang sesuai dengan judul item anggaran sehingga informasi dapat dicatat dengan benar dalam sistem akuntansi atau administrasi.
Modul 4 “Akunting/akuntansi” menyajikan informasi tentang pembukuan voucher pembayaran.
Semua pengeluaran harus didukung oleh invoice/kwitansi. Jika ini tidak dikeluarkan oleh pemasok, tanda terima dapat dibuat oleh organisasi dan ditandatangani oleh pemasok.
Tidak selalu memungkinkan untuk mendapatkan invoice dari pemasok. Khususnya ketika melakukan pembayaran kecil (mis. taksi, restauran), mungkin sulit untuk mendapatkan invoice. Namun, pembayaran harus tetap didukung dan diverifikasi oleh dokumen pendukung. Jadi bagaimana menangani situasi ini ini? Anggota staf yang melakukan pembayara sering untuk rencana kerja harus membawa buku kwitansi. Ketika mereka harus melakukan transaksi dengan pemasok yang tidak dapat memberikan invoice, anggota staf tersebut dapat membuat sebuah tanda terima. Isinya adalah:
• Kwitansi/tanda terima ini menjelaskan jumlah, tanggal dan jasa yang diberikan atau barang yang dibeli. • Kwitansi/tanda terima harus selalu ditandatangani oleh anggota staf dan penerima pembayaran. • Kwitansi/tanda terima diserahkan ke Departemen Keuangan. Dalam kebanyakan situasi ini yang
dilakukan jika anggota staf mengisi pernyataan untuk penggantian pengeluaran yang dibuat.
• Departemen keuangan memberkas kwitansi/tanda terima dan catatan pembayaran di buku bank atau buku kas kecil.
Modul 4 menyajikan penjelasan lebih lanjut tentang penggunaan buku bank dan buku kas.
2.5 CEK
FPMF menyajikan beberapa prinsip untuk bekerja dengan cek, ketika cek digunakan untuk rekening bank. Prinsip ini untuk melindungi dana dan dijelaskan lebih lanjut di bawah.
Buku cek harus ditempatkan di lokasi yang aman untuk menghindari penyalahgunaan dan kemungkinan
penyelewangan dana.
Tiap organisasi, khususnya mereka yang memiliki dana kas yang besar di tempat, harus memiliki kotak aman (atau tempat yang aman) untuk menyimpan tunai, buku cek dan dokumen resmi.
Karena buku cek bisa mewakili nilai yang sangat besar, harus diperlakukan sebagai kas, dan harus dijaga di tempat yang aman juga.
Hanya beberapa orang terbatas yang dapat memiliki akses ke kotak pengaman.
Disarankan untuk menyimpan kotak pengaman di tempat yang tersembunyi dan terpasang kuat pada dinding bata.
Penandatangan cek tidak boleh memiliki akses ke buku cek.
Ini adalah aturan dasar dari pengendalian internal. Buat agar orang lain yang memiliki akses terhadap cek (mis. akses ke kotak pengaman) dan bukan orang yang memiliki wewenang untuk menandatangani cek, ini penting untuk menghindari penyalahgunaan cek.
Lebih spesifik lagi, organisasi harus memiliki prosedur jelas yang menjelaskan:
1. Pengelolaan cek secara keseluruhan seperti tanggung jawab, administrasi cek, penanganan cek, pengendalian internal dan keamanan
2. Buat tugas dan tanggung jawab spesifik terkait cek: - Siapa yang dapat mengeluarkan cek dan kapan? - Siapa yang dapat menuliskan cek?
- Siapa yang boleh menandatangani cek dan sampai berapa jumlahnya?
Jangan minta penandatangan untuk menandatangani cek kosong hanya untuk kenyamanan karena ini meningkatkan risiko penyalahgunaan.
Setiap cek harus difotokopi sebelum diberikan kepada penerima. Fotokopi cek harus melekat pada faktur dan diberkas.
Karena cek merupakan bukti penting pembayaran, cek yang dikeluarkan harus selalu difotokopi. Ini adalah bagian dari membangun jejak audit. Dengan melampirkan fotokopi cek ke faktur, auditor dapat mengikuti pembayaran aktual faktur. Nomor cek harus disajikan pada laporan bank. Auditor dapat menghubungkan nomor cek ini ke faktur tertentu dan dapat meyakinkan bahwa faktur benar telah dibayar. Tentu saja ini tidak hanya penting bagi auditor, tetapi juga untuk tujuan pengendalian internal.
Cek yang dibatalkan harus disimpan.
Cek diberi nomor urut. Organisasi harus tahu cek pembayaran yang dikeluarkan. Untuk melacak semua cek yang telah dikeluarkan, sebuah organisasi harus menyimpan cek batal juga. Dengan melakukan hal tersebut, organisasi dapat mengetahui tinjauan lengkap terkait cek yang dikeluarkan.
Untuk pengendalian internal adalah penting untuk melacak setiap cek yang dikeluarkan, untuk
mencegah cek yang hilang dan kemungkinan disalahgunakan. Cek yang dibatalkan harus disimpan dalam berkas yang benar.
2.6 KAS/TUNAI
Konfederasi dan federasi sering harus membayar dalam tunai, ini berarti bahwa setiap organisasi harus menyimpan tunai. Tiap orgnisasi harus memiliki aturan tertentu untuk pengelolaan kas mereka demi meminimalisir peluang kehilangan uang tunai.
Aturan Penanganan Kas:
1. Simpan uang tunai dalam tempat yang aman
Uang tunai harus disimpan dalam tempat yang aman, sebaiknya dalam kotak pengaman. Merupakan hal yang penting bahwa hanya anggota staf yang perlu yang memiliki akses ke kotak pengaman tersebut. Setiap kotak pengaman memiliki kode untuk bisa membukanya, kode ini harus dirubah secara periodik. sebaiknya bendahara organisasi harus mengubah kode ini dengan kehadiran Kepala Keuangan atau petugas pembukuan.
Jika organisasi tidak memiliki kotak pengaman, maka organisasi tersebut harus mendapatkannya. Jika hal ini tidak memungkinkan, setidaknya ada kaleng kecil di mana uang tunai bisa disimpan.
Biasanya “kaleng” ini dapat dikunci dengan sebuah kunci. Hanya jumlah orang terbatas yang dapat memiliki kuncinya. Sembunyikan kaleng ini dari orang lain, misalnya dalam sebuah meja yang terkunci.
2. Ketika menangani kas, jauhkan dari pandangan orang lain
Prosedur penanganan kas, (mis. menghitung kas, memasukan atau mengeluarkan uang tunai dari kaleng) harus dijauhkan dari pandangan orang. Khususnya ketika organisasi tidak memiliki sebuah kotak pengaman. “Uang tunai di tempat terbuka” dapat menarik mata orang lain dan membuat orang menjadi resah. Orang lain seharusnya tidak tahu bahwa organisasi menyimpan uang tunai di kantor dan kedua, mereka juga seharusnya tidak mengetahui di mana organisasi menyimpan uang tunai mereka.
3. Buat jumlah kas serendah mungkin
Aturan umumnya adalah, coba lakukan pembayaran sebisa mungkin melalui bank atau cek, karena metode ini selalu lebih aman daripada pembayaran tunai.
Karena tunai bisa dicuri atau hilang, akan lebih baik menyimpan jumlah tunai sesedikit mungkin di dalam kaleng atau kotak pengaman. Ketika pembayaran tunai besar harus dilakukan (mis. ketika tim proyek akan melakukan sebuah perjalanan lapangan), ambil tunai dari bank pada hari yang sama dibayarkan ke tim proyek. Sehingga tidak perlu menginapkan uang tunai dalam jumlah besar semalam di kantor. Aturan sebaliknya juga berlaku. Ketika organisasi menerima sejumlah besar uang tunai, sangat
disarankan untuk tidak menyimpan uang tunai jumlah besar di kantor. Uang ini harus didepositkan dalam rekening bank sesegera mungkin, sebaiknya pada hari yang sama.
4. Simpan buku kas
Tiap transaksi tunai (kas masuk, kas keluar) harus dicatat dalam sebuah buku kas. Penting untuk memeriksa catatan dan lakukan penghitungan kas. Ini harus dilakukan setidaknya sekali sebulan. Namun, jika organisasi melakukan pembayaran tunai lebih sering, pemeriksaan dan penghitungan harus dilakukan lebih sering.
Modul 4 “Akuntansi” menyajikan lebih banyak informasi tentang pembukuan kas kecil dan juga menyajikan contoh buku kas kecil juga.
5. Menyimpan tanda terima
Tiap transaksi tunai harus divalidasi dengan tanda terima. Ketika kas keluar, harus ada tanda terima sebagai gantinya. Tanpa sebuah tanda terima berarti tidak ada bukti aktual bahwa pembayaran tersebut sah. Kadang sulit untuk menerima faktur (mis. taksi, restoran). Namun, pembayaran harus didukung dan diverifikasi dengan dokumen pendukung. Jadi bagaimana menangani situasi ini?
Ketika anggota staf melakukan sebuah transaksi dengan pemasok yang tidak dapat menyerahkan sebuah faktur, anggota staf tersebut harus menuliskan tanda terima. Tanda terima ini menjelaskan jumlah, tanggal dan jenis layanan atau barang yang dibeli dan harus ditandatangani oleh anggota staf dan yang menerima pembayaran. Tanda terima ini diserahkan ke departemen keuangan. Dalam kebanyakan situasi ini akan terjadi ketika anggota staf menyerahkan pernyataan untuk penggantian pengeluaran yang dilakukan.
6. Berikan tanda terima untuk uang yang diterima
Ketika uang tunai diterima, harus ada tanda terimanya juga. Orang yang menangani transaksi tunai ini harus menuliskan sebuah tanda terima dan menyatakan bahwa uang tunai telah diterima. Pada tanda terima ini, tanggal, jumlah dan alasan penerimaan uang harus dituliskan dan ditandatangani oleh baik penerima maupun pemberi. Keduanya menyimpan salinan tanda terima tersebut. Tanda terima harus selalu disimpan rapi dengan buku kas.
MODUL 2: Manajemen Bank Dan Kas
7. Tunjuk anggota staf yang diberikan wewenang untuk prosedur kas/ uang tunai
Organisasi harus menunjuk anggota staf tertentu yang diberikan wewenang untuk melakukan prosedur kas. Sebaiknya orang ini adalah orang yang menangani kas (ke bank untuk mengambil atau membayar tunai, membayar tunai ke pemasok atau anggota staf) harus bukan orang yang sama dengan orang yang mencatat buku kas. Anggota staf yang memeriksa buku kas juga harus orang yang berbeda.
8. Susun dan implementasikan prosedur kas
Penanganan kas adalah hal sensitif dan harus dilakukan dengan hati-hati. Oleh sebab itu memiliki prosedur yang jelas sangat disarankan. Prosedur ini harus menerjemahkan aturan tersebut,
sebagaimana dijelaskan di atas, pada situasi yang spesifik dari tiap organisasi. Disamping itu, organisasi dapat menambahkan aturan lainnya juga, jika situasi organisasi tersebut menghendaki hal ini.
Petugas keuangan organisasi yang paling tinggi jabatannya (mis. bendahara, kepala keuangan) harus memeriksa kinerja dari prosedur ini setiap tahun dan memutakhirkannya, jika perlu.
