41 BAB IV
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4. 1 Pengumpulan Data
4. 1. 1Bisnis Proses Procurement
Bisnis proses merupakan alat dalam perusahaan untuk menjadi standar perusahaan tersebut berjalan melainkan menjadi faktor penentu kelancaran,
performa, dan keberhasilan perusahaan.
Gambar 4. 1 Bisnis Proses Procurement Sumber : PT Kaldu Sari Nabati Indonesia
Gambar 4.1 menunjukkan bisnis proses procurement di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia yang terdapat input, proses dan juga output. Input sebagai konsumen departemen pembelian yaitu pihak pabrik yang membutuhan barang atau jasa untuk keperluan proses produksi. Output merupakan barang atau jasa dimana sebelumnya melewati proses di bagian pembelian. Tim pembelian memproses kebutuhan dengan membuat PO kepada pemasok.
Berdasarkan keputusan manajemen yang tertuang di dalam SOP PT Kaldu Sari Nabati Indonesia ditetapkan lamanya proses pembuatan dari PR ke PO selama 15 hari. Proses bisnis yang menjadi bahan focus bahasan hanya mencakup alur proses PR ke PO, seperti pada gambar 4.1.
42
4. 1. 2Aktivitas Pada Proses PR Sampai Dengan PO
Sistem yang berjalan saat ini dalam proses bisnis perusahaan di
Department Procurement yaitu
1. Proses pengadaan barang atau jasa diawali dari munculnya PR dari user. User
dari sisi departemen procurement yaitu warehouse, maintenance dan tim projek. PR bisa berupa barang atau jasa yang sudah pernah dibeli maupun yang belum pernah dibeli. Barang atau jasa yang sudah pernah dibeli akan tercatat history ke pemasok mana pernah membelinya. Sebaliknya jika belum pernah dibeli maka di sistem tidak tercatat nama pemasok. PR yang dibuat oleh user bisa berupa barang atau jasa dengan kuantiti yang diminta. PR juga terdapat tanggal yang diminta oleh user untuk didatangkan barang atau jasa tersebut.
2. Pembuatan PO baru bisa dilakukan jika sudah ada PR. Barang atau jasa yang
repeat order akan muncul di sistem nama pemasok tempat membeli barang atau jasa tersebut dan bisa langsung dibuatkan PO. Barang atau jasa yang belum pernah dibeli, akan dicarikan penawaran harga dari pemasok, dinegoisasikan lalu dibuat PO. PO yang dibuat diisi kuantiti yang akan kita orderkan ke pemasok dan juga harga yang berdasarkan kesepakatan dengan pemasok. Didalam PO, kita juga mengisi tanggal pengiriman sesuai dengan yang kita inginkan, tentu saja dengan memperhatikan tanggal yang diminta oleh user. Tanggal yang terdapat didalam PO merupakan tanggal yang harus dipenuhi oleh pihak pemasok.
3. Pengiriman barang atau jasa akan dilakukan oleh pihak pemasok jika menerima PO. Pemasok akan mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan kuantiti yang diminta dan juga tanggal yang diminta didalam PO tersebut. Pemasok bisa juga mengirimkan barang atau jasa secara parsial kuantitinya. Pemasok akan mengirimkan barang atau jasa secara parsial jika memang dijadwalkan atau diminta oleh procurement atau pemasok mengirimkan parsial jika memang kesanggupan atau kapasitas pemasok kirim terbatas. Permintaan barang atau jasa yaitu permintaan barang atau jasa akibat adanya perbaikan maupun penambahan dari mesin yang beroperasi. Permintaan barang
43
merupakan awal dari adanya suatu pembelian barang atau jasa. Proses permintaan barang atau jasa digambarkan dalam flow chart gambar 4.2 berikut :
Start Permintaan Barang (PB) Perbaikan Persetujuan Manager Maintenance Gudang Selesai Dokumen PB Cek Stok Order Barang/ PR(purchase request) Persetujuan Manager Pabrik Bagian Pembelian Selesai Dokumen PR Dokumen PR Tidak Disetujui Disetujui Disetujui Tidak Disetujui Tidak Ada Stok Ada Stok
Gambar 4. 2 Flow Chart PR
Sumber : PT Kaldu Sari Nabati Indonesia (diolah)
Berikut ini penjelasan mengenai proses permintaan barang seperti gambar 4.2 di atas :
1. Aktifitas berawal dengan adanya permintaan barang atau jasa (PB) dari tim maintenance.
2. PB tersebut diajukan dan diperikas oleh manager maintenance. • Jika disetujui makan akan masuk ke bagian gudang.
• Jika tidak disetujui makan diputuskan untuk diperbaiki dengan memanfaatkan barang yang ada.
3. Bagian Gudang memproses PB tersebut.
4. Bagian gudang mengecek apakah ada stok atau tidak.
44
• jika ada stok maka akan diberikan kepada bagian maintenance yang meminta.
5. Bagian gudang menerbitkan PR
6. PR tersebut diperiksa oleh Manajer Pabrik
• Jika disetujui maka PR terbit dan diteruskan kepada bagian pembelian • Jika tidak disetujui makan akan diperbaiki dengan memanfaatkan barang
yang ada.
7. PR akan diterima oleh bagian pembelian untuk diproses. PR tersebut berupa PR fisik yang terdapat tanda tangan persetujuan manajer pabrik dan PR yang diterbitkan di sistem.
Proses pembuatan PO yang dibuat di bagian pengadaan digambarkan seperti flow chart dibawah ini
Mulai Permintaan barang Terbitkan Purchasing Request (PR) Terima PR Cari minimal 3 suplier Buat Inquiry Kirim Inquiry Suplier sanggup Kirim Quotation Negoisasi Problem ? Membuat RFQ Cetak Purchase Order (PO) Validasi/Approval Kirim PO ke Suplier Konfirmasi PO oleh Suplier Penerimaan Barang Selesai Ya Ya Ya Tidak Tidak Tidak Suplier baru ? Registrasi Tidak Ya Rutin Urgent/Single Suplier Buat Inquiry Kirim Inquiry Suplier sanggup Kirim Quotation Suplier baru ? Registrasi Negoisasi Penentuan Pemenang Ya Tidak Tidak Ya Proses PO 1 2 3 4 5 7 8 9 10 11 12 13 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 21 16 17 18 19 20 22 23
Gambar 4. 3 Alur Proses PO
45
Berikut ini penjelasan mengenai proses pembuatan PO seperti gambar 4.3 di atas 1. Aktifitas berawal dengan pembuatan Purchase Requisition (PR) atau
permintaan pembelian oleh bagian yang berwenang mengeluarkan PR.
2. Terima PR dan periksa kelengkapan persyaratannya, seperti : Spesifikasi, jumlah, tanggal penggunaan, status permintaan, bila diperlukan lengkapi dengan drawing, sample part, dan spesifikasi.
3. Bila persyaratan tahap 2 tidak lengkap dengan atau terdapat ketidaksesuaian, maka PR dikembalikan ke pembuat PR.
4. Apakah PR tersebut merupakan kebutuhan rutin ? a.Jika “Ya”, proses langsung ke tahap ke 17,Cetak PO.
Catatan : Data mengenai harga, delivery, termin pembayaran, dan sebagainya sudah disepakati/ disetujui; maka inquiry tidak diperlukan lagi.
b.Jika “Tidak”, proses dilanjutkan ke tahap 5.Apabila PR diterima maka purchasing memproses dengan mencari minimal 3 pemasok
5. Permintaannya diverifikasi kembali, apakah biasa atau urgent. Catatan :
a.Permintaan urgent
• Permintaan top urgent/ urgent langsung dibuatkan inquiry, mengingat urgensi dan kecepatan kebutuhannya, inquiry dapat dibuat hanya untuk satu pemasok saja.
• Dalam hal permintaan top urgent yang dapat mengakibatkan line produksi berhenti, diberlakukan “tindakan pembelian barang atau jasa dalam keadaan darurat”.
b.Permintaan “Biasa” langsung proses ke tahap 6
6. Mencarikan penawaran minimal 3 (tiga) dari pemasok berbeda untuk dibandingkan.
7. Membuat inquiry berdasarkan PR beserta kelengkapan data seperti drawing, sample part, dan spesifikasi.
8. Mengirimkan permintaan penawaran ke beberapa pemasok melalui email 9. Pihak pemasok menerima dan memprosesnya, jika tidak sanggup maka akan
46
10.Apakah pemasok tersebut merupakan pemasok baru atau bukan, jika tidak atau pemasok lama bisa langsung kirim penawaran ke tahap 12. jika pemasok tersebut baru maka ke proses tahap 11.
11.Pemasok baru meregistrasi terlebih dahulu untuk menjadi rekanan.
12.Pihak pemasok yang menyanggupi permintaan akan mengirimkan penawaran harga.
13.Penawaran yang telah masuk akan di negoisasi untuk mendapatkan harga murah, kualitas bagus dan lama pembuatan yang cepat.
14. Purchasing membuat RFQ untuk semua penawaran harga yang masuk untuk
membuat perbandingan harga, spesifikasi, dan lama pembuatan.
15.Penentuan pemenang dilakukan setelah membuat perbandingan dalam RFQ. 16.Hasil penentuan pemenang pada tahap 15, hasilnya dikembalikan ke pihak
user, apakah menyetujui untuk budget nya atau tidak.
17.Membuat PO dilakukan setelah kelengkapan data seperti penawaran dan tidak adanya masalah.
18.Meminta persetujuan PO yang sudah dibuat ke manajer. 19.Mengirimkan PO yang sudah disetujui ke pihak pemasok . 20.Pihak pemasok mengkonfirmasi PO tersebut.
21.Pihak pemasok memproses PO yang sudah diterimanya untuk diadakan dan dikirimkan.
22.Penerimaan barang atau jasa oleh pihak gudang. 23.Proses PO telah selesai
4. 2 Pengolahan Data 4. 2. 1Pemetaan Proses
Proses pengidentifikasi masalah pada proses pengadaan barang atau jasa
menggunakan metode VSM. VSM merupakan metode untuk melakukan mapping
47 Pembuatan PR Release PR Bag. Pembelian Terima PR Pencarian Penawaran min.3 vendor Menerima & Negoisasi Penawaran dari vendor Membuat Perbandingan Harga & Penentuan Pemenang Pembuatan & Tanda Tangan PO Pengiriman PO ke Vendor CT 60 Menit
4 Hari 2 Hari 7 Hari 3 Hari 1 Hari 2 Hari 2 Hari
CT 545 Menit 21 Hari
CT 5 Menit CT 120 Menit CT 60 Menit CT 120 Menit CT 120 Menit CT 30 Menit CT 30 Menit
Bagian Gudang Bagian Pembelian
CT = 60 Menit CT = 5 Menit CT = 120 Menit CT = 60 Menit CT = 120 Menit CT = 120 Menit CT = 30 Menit CT = 30 Menit VA = 45 Menit NVA = 15 Menit VA = 5 Menit VA = 70 Menit NVA = 50 Menit VA = 20 Menit NVA = 40 Menit VA = 90 Menit NVA = 30 Menit VA = 60 Menit NVA = 60 Menit VA = 25 Menit NVA = 5 Menit VA = 10 Menit NVA = 20 Menit
Gambar 4. 4 Diagram VSM Pengadaan Barang Atau Jasa Sumber : PT Kaldu Sari Nabati Indonesia (diolah)
48
Pada gambar 4.4 di atas menunjukkan lamanya proses pengadaan suatu barang atau jasa selama 21 hari.
Manajemen PT Kaldu Sari Nabati Indonesia menetapkan standar lamanya proses pengadaan di internal selama 15 hari. Selisih 6 hari dari standar merupakan sebuah masalah untuk proses pengadaan di internal PT Kaldu Sari Nabati Indonesia. Permasalahan permasalahan yang terjadi dapat dijelaskan didalam tabel berikut
Tabel 4. 1 Proses Pengadaan Barang Atau Jasa Saat Ini
No Kegiatan Waktu
(hari) Permasalahan
1
Pembuatan PR 1 Bergantian untuk memakai SAP untuk membuat PR
Release PR 3
a. Manajer pabrik meeting atau dinas keluar kantor
b. Cetak PR untuk diajukan ke manajer pabrik
c. Release menggunakan SAP dengan jaringan internet kantor atau pabrik
2 Terima PR 2
a. Tidak dapat diketahui ada PR karna sedang diluar kantor
b. Hanya dapat menggunakan SAP dengan jaringan internet kantor atau pabrik c. Meminta drawing dan spesifikasi ke user
3
Pencarian penawaran dengan minimal 3 pemasok
7
a. Tidak banyak pemasok yang dikirimkan permintaan penawaran
b. Meminta penawaran ke masing masing pemasok jika belum dikirim
4 Menerima Penawaran 3 c. Membuat perbandingan penawaran
5 Negoisasi 1
a. Menghubungi pemasok satu persatu untuk negoisasi
b. Menentukan pemenang
6 Pembuatan PO 2 Membuat PO, release PO dan mengajukan tanda tangan persetujuan PO
7 Pengiriman PO ke
pemasok 2
a. Mengirimkan PO ke pemasok melalui email
b. PO terlewat karena lupa dikirimkan ke pemasok atau pemasok lupa memproses PO
TOTAL 21
Sumber : PT Kaldu Sari Nabati Indonesia (diolah)
PO diproses di pemasok selama 21 hari sampai barang atau jasa telah sampai di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia. Permasalahan yang timbul seperti pemasok tidak memproses PO dikarenakan tidak mengetahui adanya PO tersebut.
49
Permasalahan lain yang timbul yaitu proses di pemasok lebih lama dari waktu yang ditentukan dikarenakan kapasitas pemasok yang memang terbatas dan juga karena tidak monitoring pekerjaan pemasok oleh bagian pengadaan di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia.
Pada tabel 4.1 di atas langkah awal membuat VSM yaitu dengan membuat aliran proses saat ini dengan cara menghitung secara langsung waktu pengerjaan dari masing masing proses menggunakan stop watch. Aliran proses PR ke PO di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia dapat di lihat dari tabel 4.2
Tabel 4. 2 Aliran Proses PR ke PO
No Langkah Proses VA Waktu
Tunggu NVA Cycle Time Lead Time 1
Bagian Gudang Menerima permintaan Barang (PB) dan Mengecek ketersediaan barang
20
60
2 Menunggu untuk ditinjau 15
3
Bagian Gudang Membuat PR dan mengajukan ke Manajer Pabrik agar dapat diteruskan ke bagian pembelian
25 4 Menunggu ditinjau oleh Manajer
Pabrik 5700
5 Manajer Pabrik Release PR 5 5
6 Menunggu ditinjau oleh bagian
pembelian 2875
7
Bagian Pembelian meninjau PR dari sistem SAP, merekap dan membuat Request For Quotation (RFQ)
60 30
120 8 Bagian pembelian mengirimkan RFQ
ke beberapa pemasok 10 20
9 Menunggu ditinjau oleh pemasok 1440 10
Menunggu pemasok Menerima RFQ dan memproses RFQ dengan survey atau pencarian penawaran
7080
11
Pemasok Membuat Penawaran dan mengirimkan email kepada bagian pembelian
1440
12
Bagian Pembelian Follow up penawaran harga dari beberapa pemasok
20 40 60
13 Menunggu ditinjau bagian pembelian
(minimal 3 penawaran) 4260
14 Menerima & Negoisasi Penawaran
dari Pemasok 90 30 120
15 Menunggu ditinjau pemasok untuk
50
No Langkah Proses VA Waktu
Tunggu NVA Cycle Time Lead Time 16
Bagian pembelian membuat perbandingan harga, penentuan pemenang dan mengajukan persetujuan kepada atasan
60 60 120
17 Menunggu ditinjau oleh supervisor
pembelian 2760
18 Pembuatan PO dan Tanda Tangan PO
kepada manajer pembelian 25 5 30
19 Menunggu ditinjau oleh manajer
pembelian 2850
20 Pengiriman PO ke Pemasok 10 20 30
21 Pemasok menginformasikan bahwa PO sudah diterima dan akan diproses
TOTAL 325 29,725 220 545 30,27
Sumber : PT Kaldu Sari Nabati Indonesia (diolah)
4. 2. 2 Perbedaan Sistem Procurement Lama dengan Sistem Usulan e-Procurement
A. Sistem procurement lama
1.Calon pemasok baru harus datang langsung ke PT Kaldu Sari Nabati Indonesia membawa materi perusahaan mereka dan quotation/proposal penawaran yang membutuhkan waktu dan tenaga kerja
2.Informasi permintaan pengadaan barang atau jasa kepada pemasok-pemasok rekanan terlambat atau bahkan tidak sampai informasi pengadaan barang atau jasa.
3.Pengajuan penawaran harga dari pihak pemasok dalam waktu yang berbeda beda
4.Membutuhkan effort lebih untuk membuat RFQ (Request For Quotation). 5.Pihak manajemen dibatasi oleh kecepatan dan keakuratan dikumpulkannya
variabel penunjang untuk menilai suatu Request For Quotation (RFQ) / inquiry, seperti data stock inventory, last purchase, minimum stock dari masing-masing barang atau jasa, alasan permintaan pengadaan barang, dll.
6.Kemampuan pengaturan, dan penyimpanan data saat ini masih terbatas. B. Sistem baru dengan menggunakan e-Procurement
1.Usulan sistem baru akan mempermudah setiap calon pemasok baru untuk melakukan registrasi.
51
2.Pemasok-pemasok rekanan dan calon pemasok akan lebih cepat mendapatkan informasi mengenai informasi permintaan pengadaan barang atau jasa dengan adanya purchase request (PR).
3.Informasi siklus proses permintaan pengadaan barang atau jasa dilakukan secara transparan.
4.Pengajuan penawaran harga dari pihak pemasok dilakukan dengan pembatasan waktu yang diberikan kepada pemasok sehingga pengumpulannya dalam waktu bersamaan
5.RFQ bisa langsung dapat dilihat
6.Pihak manajemen dapat melakukan verifikasi akhir dari setiap proses pengadaan barang atau jasa dengan ditunjang oleh variabel-variabel penilaian yang lebih akurat, contoh: stock inventory, last purchased, minimum stock dari masing-masing barang atau jasa, alasan permintaan pengadaan barang, dll.
7.Terdapat database yang menyimpan data-data mengenai siklus proses pengadaan dari awal diminta oleh user hingga akhir dibuatnya Purchasing Order.
8.Pihak manajemen dapat membagi lebih dari satu pemasok untuk satu barang atau jasa dengan berdasarkan alasan yang jelas seperti stok dari pemasok, kapasitas pemasok dan harga.
Tabel 4.3 dibawah ini merupakan tabel waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan usulan e-Procurement Tabel 4. 3 Tabel Estimasi Waktu Pengadaan Barang Atau Jasa Dengan e-Procurement
No Kegiatan Waktu
(Hari) Deskripsi
1
Penerbitan PR
Pembuatan PR 1 Membuat PR tanpa menunggu giliran karena memakai jaringan internet
Release PR
2
a. Menggunakan jaringan internet, pengeluaran PR bisa kapan dan dimana saja
b. Tidak Print PR fisik
2 Terima PR 1 Dapat langsung diketahui kapan dan dimana saja
3 Pencarian penawaran dengan minimal 3 pemasok 5
a. Meneruskan PR ke list beberapa pemasok untuk dimintai penawaran
b. Segala kegiatan tercatat tanggalnya dan dapat langsung memberikan atau menerima
52
No Kegiatan Waktu
(Hari) Deskripsi
anggapan dari user ataupun pemasok
c. Memberikan batas waktu untuk suatu projek, agar teratur dan tepat waktu untuk mendapatkan penawaran dari beberapa pemasok
4
Menerima
Penawaran 1
a. Menentukan langsung pemenang dengan membandingkan harga
b. pemasok dan pihak pembelian dapat langsung bernegoisasi didalam proses
5 Pembuatan PO 1 a. Menentukan pemenang
b. Membuat PO, dan Merelease PO 6 Pengiriman PO ke
pemasok 1
Pengeluaran PO dapat langsung kekirim ke pemasok / Elektronik PO
TOTAL 12
Sumber : PT Kaldu Sari Nabati Indonesia
Estimasi proses dan pengiriman barang atau jasa untuk PO dapat dikurangi waktunya dikarenakan pemasok dan pihak pengadaan dapat sama sama memantau pekerjaan PO tersebut. Sehingga jadwal atau waktu proses dan pengiriman barang atau jasa dapat lebih efisien.
4. 2. 3Usulan Proses e-Procurement
Berikut meupakan rancangan usulan e-Procurement yang akan di aplikasikan di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia. Pada gambar 4.5 merupakan diagram flow chart usulan e-Procurement
53 Mulai Permintaan barang Terbitkan Purchasing Request (PR) Terima PR Buat Permintaan barang (RFQ) minimal 3 suplier Tertarik RFQ Selesai Ya Ya Ya Tidak Tidak Tidak Evaluasi tahap 1 (verifikasi awal) Memenuhi Evaluasi tahap 1 Kirim Pengajuan Penawaran Evaluasi Tahap 2 Memenuhi Evaluasi tahap 2 Verifikasi Tahap Akhir Memenuhi Evaluasi tahap Akhir Umumkan hasil Evaluasi Terima Barang Terbitkan PO Perbaharui Data Ya Tidak Ya Ketersediaan Stok Selesai Ya Tidak Sanggahan/ Klarifikasi Evaluasi Sanggahan/ Klarifikasi Sanggahan/ Klarfikasi terbukti? Ya Tidak Tidak Ya Tidak Konfirmasi Order Proses PO Pengiriman Barang 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 24
Gambar 4. 5 Flow Chart Usulan e-Procurement Sumber : PT Kaldu Sari Nabati Indonesia (diolah)
Pada gambar 4.5 di atas merupakan usulan proses e-Procurement, berikut penjelasan mengenai proses tersebut :
1. Aktifitas berawal dengan pembuatan Permintaan Barang (PB) oleh bagian yang berwenang mengeluarkan PB.
54
2. Pihak Gudang akan mengecek ketersediaan barang tersebut. Jika tidak ada stok atau dibawah safety stock, maka PR akan dikeluarkan atau di release ke langkah tahap 3.
3. Mengeluarkan PR oleh Gudang dengan menggunakan jaringan internet atau e-Procurement.
4. Terima PR dan periksa kelengkapan persyaratannya, seperti : Spesifikasi, jumlah, tanggal penggunaan, status permintaan, bila diperlukan lengkapi dengan Quantity, drawing, dan sample part. Bila persyaratan tahap 4 tidak lengkap dengan atau terdapat ketidaksesuaian, maka PR dikembalikan ke pembuat PR yaitu pihak gudang.
5. Membuat dan mengirimkan permintaan penawaran barang ke pemasok dengan undangan melalui e-Procurement. Permintaan tersebut terdiri dari drawing, spesifikasi, kuantiti batas tanggal orderan tersebut dan tanggal barang tersebut dibutuhkan.
6. Pemasok akan menerima email permintaan penawaran harga dan akan memberikan tanggapan ikut tidaknya dalam orderan tersebut. Jika pemasok mau ikut dalam ordran tersebut maka melangkah ke tahap 7.
7. Form registrasi yang telah diisi oleh calon pemasok baru, akan di evaluasi pada tahap 1 (verifikasi awal) oleh Sub. DePT Procurement mengenai informasi-informasi pemasok baru tersebut (SIUP, NPWP, Alamat, Email, Contact Person, dll.). pemasok lama atau pemasok yang sudah terdaftar bisa langsung melewati tahap ini atau dapat memperbaharui data.
8. Apabila registrasi calon pemasok baru telah lulus dari verifikasi yang dilakukan oleh pihak bagian pembelian, jika lolos maka lanjut ke tahap 9, dan jika tidak maka lanjut ke tahap 24 atau selesai.
9. Pemasok sudah dapat memberikan atau mengajukan penawaran.
10.Bagian pembelian akan mengevaluasi quotation/ proposal penawaran melalui website,dan melakukan negoisasi. Bagian pembelian melakukan negoisasi dengan input di website dan juga bagian pembelian dapat menentukan harus melewati satu tahap atau lebih untuk seleksi pemasok.
55
11.Apakah pemasok lolos atau tidak lolos dalam tahap ini? Jika “Ya” maka lanjut ke tahap 12. Jika tidak lolos seperti spesifikasi berbeda dan harga terlalu tinggi maka lanjut ke tahap 24 atau selesai.
12.Pada tahap ini sistem ada membuat secara otomatis perbandingan harga dan lama pembuatan barang yang di order. Bagian pembelian akan menetukan atau memilih pemasok. Pemasok yang dipilih tidak menutup kemungkinan akan menggunakan atau memenangkan lebih dari satu pemasok.
13.Pihak pembelian menentukan pemenang pemasok dan dapat lebih dari satu pemasok. Pihak pembelian akan mengumumkan hasil pemenang di no. 14 14.Pihak pembelian mengumumkan pemasok siapa saja yang mendapat orderan
ini. Pihak pemasok dapat mengetahui siapa saja yang mendapatkan orderan ini dan budget yang diberikan.
15.Pada tahap ini pihak pemasok dapat memberikan sanggahan seperti spesifikasi dan lama nya proses pengadaan barang tersebut.
16.Jika ada pemasok yang melakukan sanggahan/ klarifikasi dari hasil pengumuman maka bagian pembelian akan mengevauasi dan akan mengumumkan hasil sanggahan tersebut dalam batas waktu yang ditentukan. 17.Apakah hasil sanggahan/ klarifikasi pemasok terbukti ? Jika “Ya” Maka
lanjut ke tahap.9 dan Sub. DePT Procurement akan menerbitkan ulang inquiry. Jika ”Tidak” Maka lanjut ke tahap 18
18.Pihak bagian pembelian akan menerbitkan PO untuk pemasok yang lulus dan menjadi pemenang pada hasil verifikasi barang
19.Pemasok akan menerima notifikasi PO dari bagian pembelian dan diberikan tenggang waktu untuk mengkonfirmasi penerimaan PO tersebut setelah itu dapat melakukan pemenuhan permintaan penyediaan barang lebih lanjut. 20.Pemasok akan memproses PO pada tahap ini. Pihak pemasok juga dapat
melihat mendapatkan PO PO lain dari pemasok tersebut.
21.Pemasok melakukan pengiriman barang. Pemasok dapat melakukan pemantauan PO yang belum dan yang akan dikirim secara online.
22.Penerimaan barang oleh pihak warehouse. Penerimaan barang dapat langsung merubah status barang bahwa sudah terkirim.
56
23.Pihak gudang melakukan perubahan data bahwa barang tersebut sudah diterima. Perubahan tersebut merubah status terkirim di pihak Gudang, bagian pembelian dan pemasok
24.Proses usulan e-Procurement telah selesai.
Proses estimasi future VSM dengan usulan sistem e-procurement di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia dapat terlihat seperti tabel 4.4 berikut:
No Langkah Proses VA Waktu
Tunggu NVA Cycle Time Lead Time 1
Bagian Gudang Menerima permintaan Barang (PB) dan Mengecek ketersediaan barang
20
50
2 Menunggu untuk ditinjau 15
3
Bagian Gudang Membuat PR dan mengajukan ke Manajer Pabrik agar dapat diteruskan ke bagian pembelian
15
4 Menunggu ditinjau oleh Manajer
Pabrik 4270
5 Manajer Pabrik Release PR 5 5
6 Menunggu ditinjau oleh bagian
pembelian 1435
7
Bagian Pembelian meninjau PR dari sistem SAP, merekap dan membuat Request For Quotation (RFQ)
30 30
90 8 Bagian pembelian mengirimkan
RFQ ke beberapa pemasok 10 20
9 Menunggu ditinjau oleh pemasok 1440 10
Menunggu pemasok Menerima RFQ dan memproses RFQ dengan survey atau pencarian penawaran
4230
11
Pemasok Membuat Penawaran dan mengirimkan email kepada bagian pembelian
1440
12
Bagian Pembelian Follow up penawaran harga dari beberapa pemasok
10 20 30
13 Menunggu ditinjau bagian
pembelian (minimal 3 penawaran) 1410 14 Menerima & Negoisasi Penawaran
dari Pemasok 45 15 60
15 Menunggu ditinjau pemasok untuk
harga final 660
16
Bagian pembelian membuat perbandingan harga, penentuan pemenang dan mengajukan
57
No Langkah Proses VA Waktu
Tunggu NVA
Cycle Time
Lead Time
persetujuan kepada atasan
17 Menunggu ditinjau oleh supervisor
pembelian 690
18 Pembuatan PO dan Tanda Tangan
PO kepada manajer pembelian 25 5 30
19 Menunggu ditinjau oleh manajer
pembelian 1390
20 Pengiriman PO ke Pemasok 10 10 20
21
Pemasok menginformasikan bahwa PO sudah diterima dan akan diproses
TOTAL 185 16.965 130 315 17.280
58 Pembuatan PR Release PR Bag. Pembelian Terima PR Pencarian Penawaran min.3 vendor Menerima & Negoisasi Penawaran dari vendor Membuat Perbandingan Harga & Penentuan Pemenang Pembuatan & Tanda Tangan PO Pengiriman PO ke Vendor CT 50 Menit
3 Hari 1 Hari 5 Hari 1 Hari 0,5 Hari 0,5 Hari 1 Hari
CT 315 Menit 12 Hari
CT 5 Menit CT 90 Menit CT 30 Menit CT 60 Menit CT 30 Menit CT 30 Menit CT 20 Menit
Bagian Gudang Bagian Pembelian
CT = 50 Menit CT = 5 Menit CT = 90 Menit CT = 30 Menit CT = 60 Menit CT = 30 Menit CT = 30 Menit CT = 20 Menit VA = 35 Menit NVA = 15 Menit VA = 5 Menit VA = 40 Menit NVA = 50 Menit VA = 10 Menit NVA = 20 Menit VA = 45 Menit NVA = 15 Menit VA = 15 Menit NVA = 15 Menit VA = 25 Menit NVA = 5 Menit VA = 10 Menit NVA = 10 Menit
Gambar 4. 6 Future Diagram VSM Usulan e-Procurement Sumber : PT Kaldu Sari Nabati Indonesia (diolah)
