iii
ANALI SA DAN PERANCANGAN
E-PROCUREMENT
PADA PT.
VI CTORY RETAI LI NDO
Henby - 070726205
ABSTRAK
PT. Victory Retailindo adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan produk-produk yang sebagian besar produk-produk dari Jepang. PT. Victory Retailindo menjalankan proses bisnis dalam bentuk supermarket sehingga faktor pengadaan barang menjadi sangat penting. Alasan dilakukan penelitian skripsi ini adalah masalah dalam PT. Victory Retailindo terhadap proses pengadaan barangnya seperti keberadaan Additional dan Revised PO yang sangat rumit, ketergantungan terhadap pemasok yang sangat tinggi, dan proses pengadaan barang yang lama. Oleh karena itu, tujuan dibuatnya sistem perancangan pengadaan barang ini adalah untuk mengatasi masalah-masalah yang saat ini terjadi sekaligus menciptakan suatu inovasi baru yang bisa menjadi keunggulan kompetitif yang dimiliki PT. Victory Retailindo. Metode penelitian yan digunakan adalah dengan melakukan perancangan suatu sistem pengadaan barang (procurement) yang berbasis teknologi informasi, sehingga dengan sistem yang baru tersebut, PT. Victory Retailindo dapat menjalankan proses procurementnya dengan lancar dan cepat, interaksi dan integrasi dengan pemasok menjadi sangat baik, ketergantungan terhadap pemasok menjadi rendah karena dengan adanya sistem tersebut, PT. Victory Retailindo bisa melakukan peyeleksian terhadap para supplier yang tentu saja lebih menguntungkan. Selain itu, inovasi-inovasi baru juga dapat diimplementasikan dalam sistem e-procurement ini.
Kata Kunci:
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ Analisa dan Perancangan E-Procurement
Pada PT. Victory Retailindo” ini tepat waktunya.
Skripsi ini ditulis sebagai bagian dari persyaratan kelulusan program studi Jurusan
Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. Penulis mengharapkan skripsi ini
dapat menambah pengetahuan dan dapat bermanfaat bagi teman-teman dan mahasiswa
mahasiswi lainnya.
Penyelesaian skripsi ini oleh penulis tidak lepas dari bantuan dan dukungan yang
telah diberikan oleh berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih
sebanyak-banyaknya kepada:
Bapak Prof. Dr. Geraldus Polla, M.App, Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara
yang telah menyediakan fasilitas dan bimbingan akademik selama proses perkuliahan
penulis. Semoga kesuksesan selalu menyertai Bapak.
Bapak E.A. Kuncoro, SE., MM. selaku Dekan Fakultas Ekonomi atas dukungan dan
bantuan yang telah diberikan.
Bapak I dris Gautama, SE., S.Kom., MM selaku Ketua Jurusan Manajemen dan I bu Tjia
Fie Tjoe, S.Kom., MM. selaku sekretaris Jurusan Manajemen.
I bu Nelly, S.Kom.,MM selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan,
ide-ide yang kreatif, dan nasehat-nasehat yang membantu penulis selama proses
pembuatan skripsi. Terima kasih juga atas perhatian dan waktu yang telah diberikan
v
Bapak Johny Chandra S.Kom selaku store manager PT. Victory Retailindo yang telah
memberikan banyak informasi dan kesempatan kepada penulis selama melakukan
survey.
Orang tua dan saudara-saudara penulis yang telah banyak memberikan dukungan
moril maupun materiil kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini..
Saudari Meylina dan keluarga yang telah memberikan banyak dukungan moril kepada
penulis dalam penyusunan skripsi ini.
Bapak Robertus Tang Herman, SE. dan saudari Yuliawati yang telah banyak membantu
secara moril dan terima kasih juga atas dukungannya kepada penulis.
Teman-teman Asisten Lab Manajemen khususnya Titus Haryanto, Melisa Kurniawati,
Lillyanna yang telah meluangkan waktunya untuk berdiskusi bersama dan asisten lab
lainnya yang tidak dapat disebutkan satu per satu.
Saudara Novianton, Ade Christo, Fendy Sutario, dan Alvin Anggono yang mau berbagi
informasi dan berdiskusi seputar penyusunan skripsi ini.
Sahabat-sahabat dan teman-teman terdekat penulis yang tidak bisa penulis sebutkan
satu per satu. Semoga kesuksesan selalu menyertai kalian.
Penulis menyadari bahwa segala sesuatunya tidak ada yang sempurna termasuk
juga dengan skripsi ini yang masih banyak kekurangan dan kelemahan. Oleh karena itu,
dengan penuh kerendahan hati, penulis sangat menghargai saran dan kritik dari para
pembacanya.
Akhir kata, semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pihak terkait dan
semua pihak yang memerlukan, serta dapat memberikan kontribusi yang berarti bagi dunia
vi Jakarta, 11 Januari 2006
Penulis,
vii
1.4 Sistematika Penulisan 4
Bab I I. LANDASAN TEORI
2.1 Perkembangan I nternet di I ndonesia 6
2.2 Pengertian I nternet, I ntranet, dan Ekstranet 7
2.3 Pengertian Sistem dan Perancangan 8
2.4 Kriteria Website yang Baik 8
2.5 Pengertian E-Bisnis 14
2.6 Pengertian E-Commerce 15
2.6.1 Jenis-jenis E-Commerce 15
2.7 Pengertian Procurement 16
2.7.1 Peranan strategik purchasing (The Strategic Role of Purchasing ) 17
2.7.2 Manajemen Pembelian 18
2.8 On-line Procurement 21
2.9 E-procurement 22
2.9.1 Pengertian E-procurement 22
2.9.2 Manfaat E-procurement 26
viii
Bab I I I. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Perkembangan Perusahaan 44
3.1.1 Sejarah Perusahaan 44
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 45
3.1.2.1 Visi Perusahaan 45
3.1.2.2 Misi Perusahaan 45
3.1.3 Jenis Produk dan Jasa yang Dijual 45
3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan 45
3.2.1 Kondisi Procurement Perusahaan 45
3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan
3.3.1 Struktur Organisasi 57
3.3.2 Uraian Pekerjaan 57
3.4 Analisa Masalah 61
ix
4.2 Perancangan konsep E-procurement 67
4.2.1 Site map E-procurement dan Struktur Menu (Navigasi) 69
4.2.1.1 Struktur Menu Supplier Site 70
4.2.1.2 Struktur Menu Admin Site 73
4.3 Rancangan Layar E-procurement 75
4.3.1 Rancangan Layar Supplier Site 75
4.3.1.17 Rancangan Layar Keterangan Setelah Mengganti
x
4.3.2.23Rancangan Layar Keterangan Setelah Mengganti
xi
DAFTAR TABEL
No Tabel Judul Tabel
Halaman
Tabel 2.1 Matriks I FAS 38
Tabel 2.2 Matriks EFAS 40
xii
DAFTAR GAMBAR
No Gambar Judul Gambar Halaman
Gambar 2.1
A Traditional Purchasing Process Flow
20
Gambar 2.2 Procurement cycle activities 20
Gambar 2.3 E-procurement management 23
Gambar 2.4 E-procurement chain 24
Gambar 2.5 E-procurement proses 25
Gambar 2.6 Kerangka Pemikiran 30
Gambar 2.7 Kekuatan persaingan dalam industri 32
Gambar 2.8 Diagram SWOT 40
Gambar 2.9 Matrik SWOT 42
Gambar 3.1 Proses Procurement PT. Victory Retailindo 48
Gambar 3.2 Model Persaingan 5 Daya Porter 52
Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT. Victory Retailindo 57
Gambar 4.1 Matriks SWOT PT. Victory Retailindo 66
Gambar 4.2 Perancangan konsep e-procurement 67
Gambar 4.3 Penjelasan dari manfaat e-procurement 69
Gambar 4.4 Site map pada Supplier Site 69
Gambar 4.5 Site map pada Admin Site 70
Gambar 4.6 Struktur menu Login 70
Gambar 4.7 Struktur menu homepage supplier 71
Gambar 4.8 Struktur menu daftar permintaan 71
Gambar 4.9 Struktur menu penawaran produk 71
Gambar 4.10 Struktur menu status penawaran 72
Gambar 4.11 Struktur menu status pesanan 72
xiii
Gambar 4.13 Struktur menu Login admin 73
Gambar 4.14 Struktur menu homepage admin 73
Gambar 4.15 Struktur menu daftar permintaan 73
Gambar 4.16 Struktur menu penawaran masuk 74
Gambar 4.17 Struktur menu daftar kerjasama 74
Gambar 4.18 Struktur menu status pesanan 74
Gambar 4.19 Struktur menu pengaturan 75
Gambar 4.20 Rancangan homepage Login 75
Gambar 4.21 Rancangan registrasi calon supplier 76
Gambar 4.22 Rancangan keterangan setelah Registrasi 77
Gambar 4.23 Rancangan untuk Login awal supplier 78
Gambar 4.24 Rancangan menu utama supplier 79
Gambar 4.25 Rancangan Requisition atau permintaan barang 80
Gambar 4.26 Rancangan detail of Requisition 81
Gambar 4.27 Rancangan Product offer 82
Gambar 4.28 Rancangan keterangan setelah penawaran barang 83
Gambar 4.29 Rancangan status penawaran barang 84
Gambar 4.30 Rancangan link edit status penawaran 85
Gambar 4.31 Rancangan status pemesanan 86
Gambar 4.32 Rancangan Purchase Order 87
Gambar 4.33 Rancangan order tracking 88
Gambar 4.34 Rancangan pengaturan profil 89
Gambar 4.35 Rancangan Ubah password 90
Gambar 4.36 Rancangan keterangan setelah ganti password 91
Gambar 4.37 Rancangan untuk Login awal Admin 92
Gambar 4.38 Rancangan register admin 93
Gambar 4.39 Rancangan keterangan setelah registrasi 94
Gambar 4.40 Rancangan Menu Utama Admin 94
Gambar 4.41 Rancangan tampilan daftar permintaan 95
Gambar 4.42 Rancangan link edit daftar permintaan 96
xiv
Gambar 4.44 Rancangan keterangan setelah membuat RO 98
Gambar 4.45 Rancangan tampilan penawaran masuk 99
Gambar 4.46 Rancangan link detail dari penawaran masuk 100
Gambar 4.47 Rancangan tampilan daftar kerjasama 101
Gambar 4.48 Rancangan detail dari daftar kerjasama 102
Gambar 4.49 Rancangan status pemesanan 103
Gambar 4.50 Rancangan membuat PO 104
Gambar 4.51 Rancangan pertanyaan order tracking 105
Gambar 4.52 Rancangan Look Order Tracking 106
Gambar 4.53 Rancangan settings dan daftar supplier 107
Gambar 4.54 Rancangan link detail daftar supplier 108
Gambar 4.55 Rancangan penambahan supplier 109
Gambar 4.56 Rancangan link detail penambahan supplier 110
Gambar 4.57 Rancangan pengaturan user 111
Gambar 4.58 Rancangan tampilan ganti password bagi user 112
Gambar 4.59 Rancangan keterangan setelah ganti password 113
xv
DAFTAR LAMPI RAN
No Lampiran Judul Lampiran Halaman
Lampiran 1 Wawancara dan Jawaban Wawancara L-1
Lampiran 2 Tampilan Layar L-2
