RENCANA KERJA BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MALANG TAHUN 2017 BAB I PENDAHULUAN

(1)

RENCANA KERJA

BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MALANG

TAHUN 2017

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rencana Kerja Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang Tahun 2017 merupakan rencana kerja bersifat tahunan yang merupakan penjabaran dari pelaksanaan pembangunan yang telah direncanakan di dalam dokumen Rencana Strategis Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang Tahun 2016–2021. Penyusunan Rencana Kerja ini adalah wujud implementasi dari Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 dengan mengacu pada Undang-undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan kedua atas Undang-undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Rencana Pembangunan Daerah, dengan memperhatikan program prioritas yang telah dituangkan dalam dokumen Rencana Kerja Pemerintah Daerah Kabupaten Malang Tahun 2017. Sehingga dalam pelaksanaan program/kegiatan terwujud sinergitas antar dokumen perencanaan yang telah disusun.

Rencana Kerja akan memberikan gambaran tentang program dan kegiatan yang akan dikerjakan oleh Perangkat Daerah dalam satu tahun anggaran untuk menjawab pertanyaan apa yang menjadi tujuan, sasaran peningkatan pelayanan, target capaian kinerja, serta bagaimana pengorganisasian program dan kegiatan pelayanan Perangkat Daerah sesuai tugas dan fungsinya.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir

(2)

dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, keterpaduan pola perencanaan pembangunan daerah menjadi poin yang penting dalam siklus penyelenggaraan pemerintahan. Untuk itu diperlukan tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) yaitu penyelenggaraan pemerintahan yang efektif, efisien, partisipatif, transparan dan akuntabel.

Tahapan perencanaan pembangunan terdiri dari perencanaan jangka panjang, menengah dan tahunan, yang dilaksanakan oleh unsur penyelenggara pemerintahan dan masyarakat. Perencanaan tahunan Perangkat Daerah atau disebut Rencana Kerja adalah dokumen perencanaan Perangkat Daerah untuk periode 1 (satu) tahun. Dalam Peraturan Pemerintah nomor 8 tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah yang pelaksanaannya diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2008 disebutkan bahwa Rencana Kerja Pemerintah Daerah memuat kebijakan, program dan kegiatan pembangunan baik yang dilaksanakan langsung oleh pemerintah daerah maupun yang ditempuh dengan mendorong partisipasi masyarakat.

Seluruh dokumen pembangunan daerah merupakan satu kesatuan yang saling berkaitan satu dengan yang lain. Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah adalah dokumen yang menjadi pedoman dalam penyusunan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah yang merupakan penjabaran dari visi dan misi Pemerintah Daerah. Sebagai bahan masukan penyusunan rancangan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah adalah Rancangan Awal Rencana Strategis Perangkat Daerah. Selanjutnya setelah Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah disahkan maka menjadi acuan penyusunan Rencana Strategis Perangkat Daerah. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah dijabarkan dalam Rencana Kerja Pemerintah Daerah.

Rencana Kerja Pemerintah Daerah digunakan sebagai pedoman/acuan dalam penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan Belanja Daerah. Berkaitan dengan itu, maka Rencana Kerja Pemerintah Daerah merupakan pedoman dalam penyusunan Kebijakan Umum Anggaran serta Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara, dalam rangka penyusunan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah tahun berjalan.

Dengan mengacu pada Rencana Kerja Pemerintah Daerah, Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten

(3)

3

Malang menyusun Rencana Kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol. Rencana Kerja merupakan penjabaran dari Renstra dan dalam penyusunannya mengacu pada Rancangan awal Rencana Kerja Pemerintah Daerah. Rencana Kerja sebagai bahan masukan untuk penyusunan Rencana Kerja Anggaran Perangkat Daerah.

KETERKAITAN ANTAR DOKUMEN PERENCANAAN

Penyusunan Rencana Kerja Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang tahun 2017 mengacu pada Rencana Kerja Pemerintah Daerah Kabupaten Malang tahun 2017 dan merupakan penjabaran dari Rencana Strategis Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang Tahun 2016-2021, yang tentunya mendukung Visi dan Misi Bupati Malang sebagaimana dijabarkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Tahun 2016-2021.

Proses penyusunan Rencana Kerja mulai dilakukan setelah surat Bupati Malang tanggal 16 Maret 2016 Nomor: 050.13/1924/35.07.203/2016. Hal Penyusunan Rancangan Rencana Kerja (Renja) SKPD 2017, Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang membentuk Tim Penyusun Rencana Kerja Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol, yang menyusun Rancangan Awal Rencana Kerja sebagai bahan penyusunan Rencana Kerja Pemerintah Daerah Tahun 2017. Setelah terbit Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 6 Tahun 2017 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Tahun 2016-2021, Peraturan Bupati Malang Nomor 11 Tahun 2016 tentang Rencana Kerja Pembangunan Daerah Tahun 2017, dan Keputusan Bupati Malang

RPJPD & RTRW RPJM Daerah Ranwal RKP Daerah Rencana Kerja PD Renstra Perangkat Daerah RKA PD RAPBD APBD DPA PD Pedoman Pedoman Bahan Bahan Pedoman Pedoman Diacu Dijabarkan RKP Daerah

(4)

Nomor: 188.45/628/KEP/35.07.203/2016 tentang Pengesahan Rancangan Akhir Rencana Strategis Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang Tahun 2016-2021 serta surat Bupati Malang tanggal 18 Nopember 2016 Nomor: 050.13/7675/35.07.032/2016 Hal Penyusunan Rancangan Akhir Rencana Kerja (Renja) Perangkat Daerah 2017, Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang menyusun Rancangan Akhir Rencana Kerja yang meliputi program dan kegiatan, indikator kinerja, target capaian program dan kegiatan, pendanaan indikatif, evaluasi pelaksanaan tahun sebelumnya dan prakiraan maju. Dalam penyusunan Rencana Kerja maka ada beberapa hal yang dilakukan yaitu pengolahan data, evaluasi pelaksanaan Rencana Kerja tahun lalu, analisis kinerja pelayanan, isu-isu penting penyelenggaraan tugas dan fungsi, review terhadap Rencana Kerja Pembangunan Daerah, perumusan tujuan, sasaran, program dan kegiatan. Pada tanggal 30 Nopember 2016 dilakukan koordinasi dan verifikasi Penyusunan Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah secara bersama-sama sehingga tersusun Rancangan Akhir Rencana Kerja Bagian Hubungan Masyarakat Sekretariat Daerah Kabupaten Malang untuk kemudian diajukan pengesahan kepada Bupati.

Selanjutnya Rencana Kerja Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang tahun 2017 ini akan menjadi bahan penyusunan Rencana Kerja Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang tahun 2017, serta menjadi pedoman dan acuan dalam melaksanakan program dan kegiatan selama tahun 2017 dan selanjutnya akan dievaluasi melalui penilaian terhadap realisasi Dokumen Pelaksanaan Anggaran Bagian hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretaraiat Daerah Kabupaten Malang untuk mengetahui realisasi pencapaian target indikator kinerja, dan penyerapan anggaran.

1.2. Dasar Hukum Penyusunan

Landasan Hukum yang digunakan dalam penyusunan Rencana Kerja Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang Tahun 2016 adalah sebagai berikut :

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan

Negara;

3. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara;

(5)

5

4. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;

5. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan;

6. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;

7. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan;

8. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah;

9. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 10. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Pedoman

Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;

11. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah;

12. Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah;

13. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;

14. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah;

15. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;

16. Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 1 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah, sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 9 Tahun 2014 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Daerah

(6)

Kabupaten Malang Nomor 1 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah;

17. Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 6 Tahun 2008 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Kabupaten Malang Tahun 2005-2025;

18. Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 7 Tahun 2008 tentang Perencanaan Pembangunan Daerah;

19. Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 6 Tahun 2016 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kabupaten Malang Tahun 2016-2021;

20. Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah;

21. Peraturan Bupati Malang Nomor 36 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Malang; 22. Peraturan Bupati Malang Nomor 15 Tahun 2016 tentang Rencana

Kerja Pemerintah Daerah Tahun 2017;

23. Peraturan Bupati Malang Nomor 53 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Sekretariat Daerah;

24. Keputusan Bupati Malang Nomor 188.45/ 628/KEP/35.07.013/2016 tentang Pengesahan Rancangan Akhir Rencana Strategis Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang Tahun 2016-2021;

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud penyusunan Rencana Kerja Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang adalah sebagai pedoman dan arah kebijakan bagi Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang untuk menentukan strategi dalam mencapai sasaran dan tujuan pembangunan.

Sedangkan tujuannya adalah:

1. Mengarahkan program dan kegiatan selama 1 (satu) tahun dengan berpedoman pada Rencana Strategis dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah;

2. Menciptakan keterpaduan program dan kegiatan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah sebagaimana terumus dalam dokumen Rencana Strategis dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah;

(7)

7

3. Memberikan masukan utama dan mendasar bagi perencanaan ditingkat yang lebih tinggi;

4. Sebagai bahan evaluasi kegiatan tahun mendatang.

1.4. Sistematika Penyusunan

Adapun sistematika Rencana Kerja Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang adalah sebagai berikut :

Bab I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang

1.2. Dasar Hukum Penyusunan 1.3. Maksud dan Tujuan

1.4. Sistematika Penulisan

Bab II EVALUASI PELAKSANAAN RENJA BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MALANG TAHUN 2016

2.1. Evaluasi Pelaksanaan Renja Tahun 2016 dan Capaian Rencana Strategis Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang

2.2. Analisis Kinerja Pelayanan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang

2.3. Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang

2.4. Review terhadap Rancangan Awal Rencana Kerja Pembangunan Daerah Tahun 2017

2.5. Penelaahan Usulan Program dan Kegiatan Masyarakat

Bab III TUJUAN, SASARAN, PROGRAM DAN KEGIATAN 3.1. Telaah Terhadap Kebijakan Nasional

3.2. Tujuan dan Sasaran Rencana Kerja Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang 3.3. Program dan Kegiatan

(8)

BAB II

EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA KERJA BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOL

SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MALANG TAHUN 2016

2.1. Evaluasi Pelaksanaan Rencana Kerja Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Tahun 2016 dan Capaian Rencana Strategis.

Dalam penyusunan program dan kegiatan telah ditetapkan indikator kinerja program (outcome) dan kegiatan (output) serta target kinerja capaian program/kegiatan maupun realisasi.

Tahun 2016 Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang melaksanakan 10 program dan 22 kegiatan. Terdapat beberapa program baru yaitu Program Fasilitasi Peningkatan SDM Bidang Komunikasi dan Informasi, dimana Kegiatannya adalah Peningkatan Kapasitas SDM Kehumasan. Dengan target kinerja sampai akhir periode Renstra sebesar 90%. Kegiatan tersebut dialokasikan sesuai dengan kebutuhan SKPD, yakni untuk meningkatkan kapasitas SDM Kehumasan dengan melakukan study banding ke beberapa Pemerintah Daerah.

Adapun kolom (5) Realisasi target Kinerja Hasil Program dan Keluaran Kegiatan s.d. Tahun 2014 dan kolom (6,7,8) Target & Realisasi Kinerja Program dan Kegiatan Tahun 2015 tidak diisi (dikosongi) dikarenakan merupakan target dan realisasi pada periode Renstra Perangkat Daerah yang Lalu (Tahun 2010-2015).

Proses penyusunan evaluasi pelaksanaan Rencana Kerja tersebut dilakukan dengan membandingkan Target dan Realisasi Kinerja Tahun 2016 serta Realisasi Capaian Target Rencana Strategis s/d tahun 2016, seperti tergambar pada Tabel 2.1

(9)

Rekapitulasi Hasil Evaluasi Hasil Pelaksanaan Renja PD dan Pencapaian Renstra PD s/d Tahun 2016 pada : Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Setda Kab. Malang

No Urusan/Bidang Urusan Pemerintah Daerah/ Program/ Kegiatan

Indikator Kinerja Program (outcomes) dan Kegiatan

(output) Target Kinerja Capaian Program Renstra Tahun 2016 s.d. Tahun 2021 (Akhir Periode Renstra PD) Realisasi target Kinerja Hasil Program dan Keluaran Kegiatan s.d. Tahun 2014

Target & Realisasi Kinerja Program dan

Kegiatan Tahun 2015 _Program/Target Kegiatan (Renja SKPD) Tahun 2016 Perkiraan Realisasi Capaian target Renstra Program/kegiatan s.d. Tahun 2016 Target Renja Tahun 2015 Realisasi Renja Tahun2015 Tk. Realisasi (%) Realisasi Capaian Progam / Kegiatan s/d Tahun 2016 Tingkat Capaian Realisasi Target Renstra (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 (7/6) 9 10(5+7+9) 11 (10/4) Urusan : Fungsi Penunjang Urusan Pemerintahan Bidang Urusan : Penunjang Urusan Pemerintahan I Program : Pelayanan Administrasi Perkantoran Tingkat kelancaran adminsitrasi perkantoran 100% 17% 17% 17 1 Kegiatan : Penyediaan

Jasa Surat Menyurat Jumlah Penyediaan Jasa Surat menyurat (materai) 2160 lembar - - - - 360 lembar 360 lembar 17

2

Kegiatan : Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber daya air, dan listrik

Jumlah Rekening Pembayaran Telepon

selama 1 tahun 72 kali - - - - 12 kali 12 kali 17

3 Kegiatan : Penyediaan

Jasa Administrasi Keuangan

Jumlah pemberian honorarium penyediaan jasa administrasi keuangan selama 1 tahun

72 kali - - - - 12 kali 12 kali 17

Jasa Kebersihan Kantor Jumlah penyediaan sarana kebersihan kantor selama 1

tahun 6 paket - - - - 1 paket 1 paket 17

Alat Tulis Kantor Jumlah penyediaan alat tulis kantor 6 paket - - - - 1 paket 1 paket 17

Barang Cetakan dan Penggandaan

Jumlah penyediaan barang

(10)

1 2 3 4 5 6 7 8 (7/6) 9 10(5+7+9) 11 (10/4)

- Jumlah amplop dinas _{600 lembar} _- _- _- _- _{100 lembar} _{100 lembar} ₁₇

- Jumlah Stop map dinas 10500 lembar - - - - lembar 1750 1750 lembar 17

- Buku Kerja Aparatur 6000 buku - - - - 1000 buku 1000 buku 17

7 Kegiatan : Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor Jumlah penyediaan komponen instalasi listrik/penerangan bangunan kantor

6 paket - - - - 1 paket 1 paket 17

Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan

Jumlah penyediaan bahan bacaan (koran dan majalah)

62.640 SKH - - - - 33.840 SKH 33.840 SKH 17

makanan dan minuman Jumlah penyediaan makanan dan minuman (mamin pegawai, rapat dan tamu)

45.054 pack - - - - 6554 pack 6554 pack 17

10 Kegiatan : Rapat-rapat

Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah

Jumlah kegiatan rapat koordinasi dan konsultasi

ke luar daerah 60 OHK - - - - 10 OHK 10 OHK 17

11 Kegiatan : Rapat-rapat

Koordinasi dan Konsultasi ke Dalam Daerah

Jumlah kegiatan rapat koordinasi dan konsultasi

ke dalam daerah 600 OHK - - - - 100 OHK 100 OHK 17

Urusan : Fungsi Penunjang Urusan Pemerintahan Bidang Urusan : Penunjang Urusan Pemerintahan II Program : Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

Cakupan Sarana

Prasarana yang Berfungsi

dengan Baik 100% 17% 17% 17

1 Kegiatan : Pemeliharaan

Rutin / berkala Gedung Kantor

Jumlah Perawatan Gedung

Kantor 16 m2 x 11 m2 1 gedung : - - - 2 Kegiatan : Pemeliharaan Rutin / berkala Kendaraan Dinas /Operasional Jumlah Perawatan Kendaraan Dinas / Operasional

- roda 2 24 unit - - - - 2 unit 2 unit 17

(11)

11 1 2 3 4 5 6 7 8 (7/6) 9 10(5+7+9) 11 (10/4) 3 Kegiatan : Pemeliharaan Rutin/berkala Perlengkapan Gedung Kantor Jumlah Perawatan Perlengkapan Penunjang

Kerja 30 kali - - - - 5 kali 5 kali 17

4 Kegiatan : Pemeliharaan

Rutin / berkala Peralatan Gedung Kantor

Jumlah Perawatan

Peralatan Penunjang Kerja

120 kali - - - - 20 kali 20 kali 17

Urusan : Fungsi Penunjang Urusan Pemerintahan Bidang Urusan : Penunjang Urusan Pemerintahan

III Program : Peningkatan

Disiplin Aparatur Terpenuhinya kebutuhan untuk kelancaran, ketertiban administrasi perkantoran dan pelayanan kehumasan kepada masyarakat. 100% 17% 17% 17 1 Kegiatan : Pengadaan

Pakaian Dinas beserta Perlengkapannya

Jumlah Pakaian Dinas

Pegawai 630 stel - - - 0

2 Kegiatan : Pengadaan Pakaian Kerja Lapangan Jumlah Pakaian Kerja Lapangan 210 stel - - - 0

Urusan : Fungsi Penunjang Urusan Pemerintahan Bidang Urusan : Penunjang Urusan Pemerintahan IV Program : Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur Cakupan Pemenuhan Kompetensi Sumberdaya Aparatur 100% 17% 17% 17 1 Kegiatan : Pendidikan

dan Pelatihan Teknis Jumlah SDM yang mendapat pelatihan Formal 100 OK - - - - 15 OHK 15 OHK 17

(12)

1 2 3 4 5 6 7 8 (7/6) 9 10(5+7+9) 11 (10/4) V Program : Peningkatan

Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan

Cakupan Laporan Kinerja Keuangan yang Disusun Sesuai Aturan yang Berlaku, Tepat Waktu dan Akuntabel

100% 17% 17% 17

1 Kegiatan : Penyusunan

Lap.Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD

Jumlah Laporan kinerja keuangan yang disusun sesuai aturan yang berlaku, tepat waktu dan akuntabel

240 buku - - - - 40 buku 40 buku 17

Urusan : Urusan Pemerintah Wajib Non

Pelayanan Dasar Bidang Urusan : Kearsipan VI Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan Persentase Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan 100% 17% 17% 17 1 Kegiatan :

Pengumpulan Data - Jumlah dokumentasi data informasi dari media dalam

bentuk kliping 144 jilid - - - - 24 jilid 24 jilid 17

- Jumlah naskah sambutan

yang disusun sambutan 3600 - - - - sambutan 600 sambutan 600 17

VII Program : Peningkatan Pelayanan Kedinasan KDH/Wk.KDH Persentase Pelayanan Kedinasan KDH/Wk.KDH 90% - - - - 17% 17% 17 1 Kegiatan : Penerimaan Kunjungan Kerja Pejabat Negara/Departemen/Le mbaga Pemerintah Non Departemen/Luar Negeri

Jumlah Pelayanan Keprotokolan kegiatan Penerimaan Kunjungan Kerja Pejabat Negara/ Departemen/Lembaga Pemerintah Non

Departemen/ Luar Negeri

(13)

13 1 2 3 4 5 6 7 8 (7/6) 9 10(5+7+9) 11 (10/4) 2 Kegiatan : Kunjungan Kerja/Inspeksi KDH/Wk.KDH Jumlah Pelayanan Keprotokolan kegiatan Kunjungan kerja/inspeksi Kepala Daerah / Wakil Kepala Daerah

1800 kali - - - - 300 kali 300 kali 15

Pelayanan Dasar Bidang Urusan : Kearsipan VIII Program : Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah Prosentase Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah 90% - - - - 17% 17% 17 1 Kegiatan : Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah

Jumlah Kegiatan Bupati yang didokumentasikan

dan dipublikasikan

- Jumlah cetak foto

kegiatan KDH/Wk. KDH 150.000 lembar - - - - 25.000 lembar 25.000 lembar 15

- Jumlah Baliho 240 buah - - - - 40 buah 40 buah 15

- Jumlah Spanduk 180 buah - - - - 30 buah 30 buah 15

Urusan : Urusan Pemerintah Wajib Non Pelayanan Dasar Bidang Urusan : Komunikasi dan Informatika IX Program : Fasilitasi Peningkatan SDM Bidang Komunikasi dan Informasi Persentase peningkatan SDM Bidang Komunikasi dan Informasi 90% - - - - 17% 17% 17 1 Kegiatan : Peningkatan Kapasitas SDM Kehumasan

Jumlah peserta study

banding 150 org - - - - 15 org 15 org 15

Pelayanan Dasar

Bidang Urusan : Komunikasi dan

(14)

1 2 3 4 5 6 7 8 (7/6) 9 10(5+7+9) 11 (10/4) X Program : Kerjasama

Informasi dengan Media Massa

Persentase Kerjasama Informasi dengan Media

Massa 90% - - - - 17% 17% 17 1 Kegiatan : Penyebarluasan Informasi pembangunan Daerah Jumlah informasi

pembangunan daerah yang

dipublikasikan

- Penerbitan Majalah

Kanjuruhan 26.000 ekspl - - - - 6000 ekspl 6000 ekspl 23

- Pemberitaan di Penerbitan

Pers 1200 kali - - - - 173 kali 200 kali 17

- Jumlah Release Berita _{1800 berita} _- _- _- _- _{300 berita} _{300 berita} ₁₇

- Cetak Kalender _{50.000 ekspl} _- _- _- _- _{10.000 ekspl 10.000 ekspl} ₁₇

Urusan : Urusan

Pemerintah Pilihan

Bidang Urusan :

Perdagangan

XI Program : Pembinaan Industri Rokok dan Tembakau

Prosentase peredaran

rokok ilegal 90% - - - - 17% 17% 17

1 Kegiatan : Penyampaian

Informasi Ketentuan di Bidang Cukai kepada Masyarakat dan/atau Pemangku Kepentingan, serta Pemantauan dan Evaluasi atas Pelaksanaan Ketentuan Peraturan Perundang-Undangan di Bidang Cukai Jumlah pemuatan Sosialisasi Ketentuan Peraturan Perundang-undangan di Bidang Cukai (Cukai Rokok) di mass

(15)

Dari tabel diatas, perlu diketahui bahwa Tahun 2016 merupakan awal periode Rencana Strategis Tahun 2016-2021, maka terdapat beberapa program/kegiatan yang tidak diagendakan pada tahun 2016 sehingga belum terealisasi, namun pada dasarnya seluruh program/kegiatan telah terealisasi sesuai dengan hasil/keluaran yang ditargetkan.

Dalam upaya meminimalisir kendala – kendala dalam pencapaian kinerja program / kegiatan, maka Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol melaksanakan beberapa strategi pencapaian tujuan guna menentukan keberhasilan organisasi. Strategi tersebut dirumuskan dalam kebijakan sebagai berikut :

a. Kebijakan peningkatan penyediaan data dan informasi pemerintahan dan pembangunan ;

b. Kebijakan peningkatan kualitas pelayanan pemberitaan pers ;

c. Kebijakan peningkatan kemitraan dengan penerbitan pers dan media massa lainnya ;

d. Kebijakan peningkatan publikasi untuk penyebarluasan informasi;

e. Kebijakan peningkatan pendokumentasian kegiatan pemerintahan dan pembangunan;

f. Kebijakan peningkatan kualitas sumber daya aparatur kehumasan.

g. Kebijakan peningkatan kesiapan dan pengaturan keprotokolan penyelenggaraan segala bentuk acara kenegaraan, acara resmi lain yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah, dan kunjungan kerja / inspeksi kerja Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah;

2.2. Analisis Kinerja Pelayanan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol

Dalam menyelenggarakan tugas pokok dan fungsinya untuk mendukung Visi Misi Kabupaten Malang yang ”MADEP MANTEB MANETEB”, beberapa hal dalam kinerja pelayanannya yang dilaksanakan antara lain :

a. Memberikan pelayanan kedinasan Bupati/Wakil Bupati, dengan meningkatkan kualitas materi sambutan Bupati/Wakil Bupati sehingga bertambahnya ketertarikan pihak lain akan kondisi dan potensi Kabupaten Malang.

b. Meningkatkan penyebarluasan Informasi pembangunan melalui media cetak dan elektronik serta meningkatkan kegiatan publikasi guna

(16)

penyebarluasan informasi melalui penerbitan Majalah Kanjuruhan dan kerjasama dengan media publik.

c. Meningkatkan pembinaan terhadap industri rokok dan tembakau melalui sosialisasi ketentuan dibidang cukai.

d. Memberikan kualitas pelayanan manajemen administrasi yang tertib, lancar dan akuntabel di bidang kehumasan dan keprotokolan bagi Perangkat Daerah, Insan Pers dan Masyarakat.

e. Memberikan kualitas pelayanan kehumasan dan keprotokolan yang cepat dan tepat dalam rangka penyediaan layanan kedinasan bagi Perangkat Daerah, Insan Pers dan Masyarakat.

f. Meningkatkan koordinasi yang baik dengan instansi terkait sehingga mewujudkan kualitas pelayanan keprotokolan yang prima kepada Pemerintah Daerah, dan pada saat kunjungan kerja / inspeksi kerja Kepala Daerah / Wakil Kepala Daerah.

(17)

Tabel 2.2

Pencapaian Kinerja Pelayanan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang

No. Indikator Standar SPM/

Nasional IKK

Target Renstra SKPD Realisasi Capaian Proyeksi

Catatan Analisis Tahun

2015 Tahun 2016 Tahun 2017 Tahun 2018 Tahun 2015 Tahun 2016 Tahun 2017 Tahun 2018

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Indikator Kinerja Utama Bagian Humas dan Protokol

1. Persentase tingkat koordinasi yang baik

dengan instansi terkait sehingga

terwujudnya peningkatan kualitas

pelayanan keprotokolan yang prima

- - 95% - 100% dari 300 keg 100% dari 300 keg - - 100% dari 300 keg -

Persentase publikasi kebijakan pemerintah daerah melalui sambutan

- 100% dari 600 sambutan 100% dari 600 sambutan 100% dari 600 sambutan - 98% (588 sambutan) 100% dari 600 sambutan 100% dari 600 sambutan Persentase publikasi kegiatan Pemerintah

Daerah dan Kepala Daerah - 80% dari 300 keg 80% dari 300 keg 80% dari 300 keg - 115% (345 keg) 80% dari 300 keg 80% dari 300 keg Persentase dokumentasi kegiatan

pemerintah daerah dalam bentuk foto dan

video

- 80% dari

300 keg 80% dari 300 keg 80% dari 300 keg - 140% (420 keg) 80% dari 300 keg 80% dari 300 keg Persentase dokumentasi pemberitaan

pemerintah daerah dalam bentuk kliping

- 100% dari 260 hari 100% dari 260 hari 100% dari 260 hari - 100% (260 hari) 100% dari 260 hari 100% dari 260 hari Indikator Program dan Kegiatan Bagian Humas dan Protokol

1. Tingkat kelancaran adminsitrasi

perkantoran - - - 17% 17% 17% 20% 17% 17% 17%

Jumlah Penyediaan Jasa Surat menyurat

(materai) lembar 360 lembar 420 lembar 420 lembar 360 lembar 420 lembar 420

Jumlah Rekening Pembayaran Telepon

selama 1 tahun 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali

Jumlah pemberian honorarium penyediaan jasa administrasi keuangan selama 1

tahun 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali

Jumlah penyediaan sarana kebersihan

(18)

No. Indikator Standar SPM/ Nasional IKK

Target Renstra SKPD Realisasi Capaian Proyeksi _Catatan

Analisis Tahun

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Jumlah penyediaan alat tulis kantor _{1 paket} _{1 paket} _{1 paket} _{1 paket} _{1 paket} _{1 paket}

Jumlah penyediaan barang cetakan dan

penggandaan

- Jumlah amplop dinas 100

lembar lembar 100 lembar 100 lembar 100 lembar 100 lembar 100

- Jumlah Stop map dinas 1750

lembar lembar 1750 lembar 1750 lembar 1750 lembar 1750 lembar 1750

- Buku Kerja Aparatur 1000

buku buku 1000 buku 1000 1000 buku 1000 buku 1000 buku

Jumlah penyediaan komponen instalasi

listrik/penerangan bangunan kantor 1 paket 1 paket 1 paket 1 paket 1 paket 1 paket

Jumlah penyediaan bahan bacaan (koran

dan majalah) 33.840 SKH 33.840 SKH 33.840 SKH 33.840 SKH 33.840 SKH 33.840 SKH

Jumlah penyediaan makanan dan minuman (mamin pegawai, rapat dan tamu)

6554

pack 8400 pack 8400 pack 6554 pack 8400 pack 8400 pack

Jumlah kegiatan rapat koordinasi dan

konsultasi ke luar daerah 10 OHK 10 OHK 10 OHK 10 OHK 10 OHK 10 OHK

konsultasi ke dalam daerah 100 OHK 100 OHK 100 OHK 100 OHK 100 OHK 100 OHK

Cakupan Sarana Prasarana yang

Berfungsi dengan Baik 17% 17% 17% 17% 17% 17%

Jumlah Perawatan Gedung Kantor _- _- _- _- _- _-

Jumlah Perawatan Kendaraan Dinas /

Operasional

- roda 2 _{2 unit} _{4 unit} _{4 unit} _{2 unit} _{4 unit} _{4 unit}

- roda 4 _{3 unit} _{5 unit} _{5 unit} _{3 unit} _{5 unit} _{5 unit}

Jumlah Perawatan Perlengkapan

Penunjang Kerja 5 kali 5 kali 5 kali 5 kali 5 kali 5 kali

Jumlah Perawatan Peralatan Penunjang

(19)

19

No. Indikator Standar SPM/

Nasional IKK

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Terpenuhinya kebutuhan untuk kelancaran, ketertiban administrasi perkantoran dan pelayanan kehumasan kepada masyarakat.

17% 17% 17% 17% 17% 17%

Jumlah Pakaian Dinas Pegawai _- _- _- _- _- _-

Jumlah Pakaian Kerja Lapangan _- _- _- _- _- _-

Cakupan Pemenuhan Kompetensi

Sumberdaya Aparatur 17% 17% 17% 17% 17% 17%

Jumlah SDM yang mendapat pelatihan

Formal 15 OHK 15 OHK 15 OHK 15 OHK 15 OHK 15 OHK

Cakupan Laporan Kinerja Keuangan yang Disusun Sesuai Aturan yang

Berlaku, Tepat Waktu dan Akuntabel 17% 17% 17% 17% 17% 17%

Jumlah Laporan kinerja keuangan yang disusun sesuai aturan yang berlaku, tepat

waktu dan akuntabel 40 buku 50 buku 50 buku 40 buku 50 buku 50 buku

Persentase Perbaikan Sistem

Administrasi Kearsipan 17% 17% 17% 17% 17% 17%

- Jumlah dokumentasi data informasi dari

media dalam bentuk kliping 24 jilid 24 jilid 24 jilid 24 jilid 24 jilid 24 jilid

- Jumlah naskah sambutan yang disusun 600

sambutan sambutan 600 sambutan 600 sambutan 588 sambutan 600 sambutan 600 Persentase Pelayanan Kedinasan

KDH/Wk.KDH 17% 17% 17% 17% 17% 17%

Jumlah Pelayanan Keprotokolan kegiatan Penerimaan Kunjungan Kerja Pejabat Negara/ Departemen/Lembaga Pemerintah Non Departemen/ Luar Negeri

30 kali 30 kali 30 kali 30 kali 30 kali 30 kali

Jumlah Pelayanan Keprotokolan kegiatan Kunjungan kerja/inspeksi Kepala Daerah

/ Wakil Kepala Daerah 300 kali 300 kali 300 kali 300 kali 300 kali 300 kali

Prosentase Penyelamatan dan

(20)

No. Indikator Standar SPM/ Nasional IKK

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Jumlah Kegiatan Bupati yang

didokumentasikan dan dipublikasikan

- Jumlah cetak foto kegiatan KDH/Wk.

KDH 25.000 lembar 25.000 lembar 25.000 lembar 25.000 lembar 25.000 lembar 25.000 lembar

- Jumlah Baliho _{40 buah} _{40 buah} _{40 buah} _{40 buah} _{40 buah} _{40 buah}

- Jumlah Spanduk _{30 buah} _{30 buah} _{30 buah} _{30 buah} _{30 buah} _{30 buah}

Persentase peningkatan SDM Bidang

Komunikasi dan Informasi 17% 17% 17% 17% 17% 17%

Jumlah peserta study banding _{15 org} _{15 org} _{15 org} _{15 org} _{15 org} _{15 org}

Persentase Kerjasama Informasi dengan

Media Massa 17% 17% 17% 17% 17% 17%

Jumlah informasi pembangunan daerah

yang dipublikasikan

- Penerbitan Majalah Kanjuruhan 6000

ekspl ekspl 6000 6000 ekspl 6000 ekspl 6000 ekspl 6000 ekspl

- Pemberitaan di Penerbitan Pers _{173 kali} _{173 kali} _{173 kali} _{200 kali} _{173 kali} _{173 kali}

- Jumlah Release Berita 300

berita berita 300 berita 300 berita 345 berita 300 berita 300

- Cetak Kalender 10.000

ekspl 10.000 ekspl 10.000 ekspl 7.500 ekspl 10.000 ekspl 10.000 ekspl

Prosentase peredaran rokok ilegal _17% _17% _17% _17% _17% _17%

Jumlah pemuatan Sosialisasi Ketentuan Peraturan Perundang-undangan di Bidang

(21)

2.3. Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol

Permasalahan dan Hambatan yang dihadapi dalam penyelenggaraan Tugas Pokok dan Fungsi :

1. Kurangnya dukungan dan respon lingkungan internal (antar satuan kerja perangkat daerah) dalam memberikan data informasi yang cepat, tepat dan akurat, menyebabkan terhambatnya pelayanan informasi publik.

2. Manajemen perencanaan anggaran yang cenderung mengarah kepada pengalokasian jumlah nominal uang, dan bukan pada alokasi kinerja Perangkat Daerah yang berorientasi pada prioritas kegiatan

3. Dukungan anggaran yang masih belum dapat mencerminkan kebutuhan riil Perangkat Daerah pendukung skala prioritas pembangunan

4. Masih belum berfungsinya jabatan fungsional Pranata Hubungan Masyarakat karena belum adanya kejelasan Tim Penilai Jabatan Fungsional.

5. Kurangnya sumber daya aparatur yang kompeten di bidang keprotokolan.

Dengan melihat kebuntuan yang diakibatkan adanya kendala dalam pelaksanaan tugas penyelenggaraan fungsi kehumasan dan keprotokolan, ada beberapa alternatif yang mungkin dapat ditawarkan sebagai sebuah solusi antara lain :

a. Memberdayakan perencanaan dengan mengacu pada penentuan prioritas dan pemberian skor usulan kegiatan yang diajukan oleh Perangkat Daerah dengan tetap berpedoman pada Rencana Kerja Pembangunan Daerah yang ada;

b. Melaksanakan reposisi / penataan kembali personil/karyawan sesuai dengan kompetensinya ;

c. Memacu perubahan mind set aparatur pemerintah guna membangun reputasi pemerintah daerah (Reputasi = Identitas/Jatidiri + Citra) ; d. Menciptakan hubungan yang harmonis antar lembaga dengan

membangun nilai kebersamaan ;

e. Mengedepankan azas-azas penyelenggaraan pemerintahan (sesuai dengan amanat Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 Pasal 10) ;

(22)

f. Mengalokasikan penambahan sarana, prasarana kerja, dan sumber daya manusia secara proporsional pada setiap Perangkat Daerah; g. Meningkatkan kemampuan penguasaan teknologi informasi,

komunikasi, dan keprotokoleran bagi aparatur pemerintah melalui diklat teknis.

Dampak terhadap pencapaian visi misi MADEP MANTEB MANETEB:

Dalam upaya membangun citra baik Pemerintah Daerah, guna mendukung Visi-Misi Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kabupaten Malang Tahun 2016-2021 yang MADEP MANTEB MANETEB, peran Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang selaku corong/juru bicara akan menjadi semakin penting dan bermakna apabila secara terus menerus dikembangkan dukungan dan kerjasama secara sinergi baik secara internal (Antar Perangkat Daerah), maupun eksternal (Stakeholders).

Perangkat Daerah (PD) selaku pelaksana kegiatan kepemerintahan dan pembangunan dapat menyediakan data dan informasi yang akuntabel kepada Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol untuk keperluan publikasi hasil-hasil kegiatan pemerintahan dan pembangunan kepada masyarakat luas. Sehingga diharapkan nantinya masyarakat dapat memahami tentang suatu kegiatan, dengan harapan dapat mendukung dan berpartisipasi dalam proses pembangunan hingga akhirnya mereka dapat berinvestasi di Kabupaten Malang. Dan selanjutnya, pers selaku mitra kerja Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol dapat menyampaikan informasi dengan data yang valid dan dapat dipertanggung jawabkan.

Dampak terhadap pencapaian program Nasional/Internasional :

Adapun dampak program Nasional/Internasional yang cukup signifikan terhadap kinerja Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang, antara lain globalisasi, munculnya masyarakat informasi, perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, pembangunan yang semakin meningkat, dan tuntutan sarana prasarana serta kualitas Sumber Daya Manusia. Sehingga hal tersebut menjadikan : a. Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi menuntut Bagian

Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang mengembangkan program – program dan kegiatannya sesuai dengan arah perkembangan tersebut. Kemajuan di era globalisasi

(23)

23

telah menimbulkan persaingan global di segala bidang. Dalam persaingan global dituntut untuk meningkatkan kesiapan segala bidang termasuk dalam menghadapi Ilmu Pengetahuan dan Teknologi dan pasar bebas;

b. Kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi serta teknologi komunikasi yang memudahkan pencapaian akses yang efektif dan efisien dengan penyajian yang cepat dan akurat yang semuanya perlu diadopsi disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol;

c. Untuk percepatan perkembangan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol diperlukan kerjasama yang sinergi dengan stakeholder;

d. Masyarakat yang tumbuh merupakan masyarakat yang memerlukan dan menghasilkan informasi untuk tumbuh dan berkembang di era modern ini. Kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang penting dalam era globalisasi;

e. Sangat diperlukan penyediaan Sumber Daya Manusia yang memiliki kemampuan berpikir yang kritis, cepat, tanggap, mengolah bahasa dalam menjalankan tugas sebagai Master of Ceremony (MC), bekerja sama, memecahkan masalah secara kreatif, inovatif, berkepribadian nasional serta berwawasan global yang menyesuaikan dengan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi;

f. Perkembangan kemajuan di bidang Informasi Teknologi, menuntut Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol untuk memberikan informasi – informasi di bidangnya secara cepat, tepat, akurat dan terpercaya kepada stakeholder, disamping itu penyediaan sarana dan prasarana yang memadai sesuai dengan tuntutan perkembangan teknologi serta dukungan Sumber Daya Manusia yang berkualitas yang berdaya guna dan berhasil guna dan didukung pula dengan penyediaan anggaran yang memadai.

Tantangan dan peluang dalam meningkatkan pelayanan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol :

Analisis lingkungan eksternal organisasi merupakan hal yang penting dalam menentukan faktor-faktor keberhasilan bagi suatu organisasi. Lingkungan eksternal meliputi situasi dan kondisi di sekeliling organisasi yang berpengaruh pada kehidupan organisasi. Salah satu metode yang dipergunakan untuk melakukan analisis lingkungan eksternal adalah

(24)

bagaimana menghadapi Tantangan dengan memanfaatkan Peluang dalam Organisasi.

Identifikasi lingkungan Eksternal yang ada di Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang adalah sebagai berikut :

Tantangan

a. Perkembangan teknologi komunikasi terkini membuat masyarakat haus akan informasi terbaru baik menyangkut program maupun kebijakan pemerintah. Dalam hal ini Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol harus didukung oleh semua Perangkat Daerah (koordinatif) dalam upaya menyediakan data/informasi terbaru seputar kegiatan pembangunan dan pemerintahan serta hasil-hasilnya;

b. Masyarakat yang kian kritis kerap kali menanyakan hal-hal yang berkaitan dengan proses pembangunan. Mereka membutuhkan jawaban yang tepat dan cepat serta murah;

c. Pemerintah kerap kali menjadi sasaran berita/pencitraan negatif oleh media massa. Disinilah peran Humas dan Protokol dalam menghadapi tantangan, untuk menetralisir hal tersebut, dilakukan berbagai cara dan pendekatan. Misalnya melalui Press Conference atau penyelenggaraan event untuk menangkal pencitraan negative tersebut; d. Sebagai implikasi dari diberlakukannya perundang-undangan bidang

kehumasan dan keterbukaan informasi publik akan menuntut konsekuensi pelaksanaan perundang-undangan tersebut dalam konteks pelayanan bidang kehumasan;

e. Kurangnya koordinasi dan integrasi SKPD lain terkait dengan kebijakan strategis;

f. Keterbatasan sumber daya aparatur yang kompeten dibidangnya meskipun dilihat dari strata pendidikan sebagian besar berpendidikan di atas SLTA;

g. Belum adanya sistem Reward and Punishment yang memungkinkan memberikan motivasi bagi aparatur dalam berprestasi.

Peluang

Peluang merupakan kondisi eksternal yang mendukung dan dapat dimanfaatkan dalam pelaksanaan tugas pada Sekretariat Daerah

(25)

25

Kabupaten Malang. Adapun peluang yang dapat diidentifikasikan adalah sebagai berikut :

a. Perkembangan teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk

meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak-pihak lain. Misalnya untuk melakukan sosialisasi berbagai kebijakan, melakukan pemberdayaan masyarakat, termasuk kerjasama antar pemerintah,

masyarakat, dan pelaku bisnis, memperkenalkan potensi wilayah dan parawisata, dan sebagainya. Teknologi Informasi dan Komunikasi

yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut dengan e-goverment membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses

kebijakan pemerintah sehingga program yang dirancangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar. E-goverment juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri. Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

b. Hubungan yang kian erat dengan wartawan dapat dipergunakan sebagai sarana membangun citra positif pemerintah. Hubungan kemitraan tersebut perlu ditingkatkan melalui berbagai kegiatan yang dilaksanakan secara berkala.

c. Keberadaan perguruan tinggi khususnya yang memiliki studi komunikasi publik dapat dimaksimalkan dalam bentuk kerjasama peningkatan kualitas aparatur kehumasan.

d. Kesempatan mengikuti pendidikan dan pelatihan bagi Sumber Daya Aparatur kehumasan dan keprotokolan.

Isu-isu penting/rekomendasi untuk tindak lanjut :

Beberapa isu-isu penting berpengaruh signifikan terhadap kinerja Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang. Isu- isu penting tersebut akan digunakan untuk mengantisipasi berbagai permasalahan yang dihadapi dan untuk memberikan arah bagi perumusan berbagai program kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol di tahun-tahun mendatang. Isu-isu penting tersebut adalah :

(26)

1. Kurang Terciptanya hubungan dan dukungan yang optimal, baik secara internal maupun eksternal dalam menunjang Visi-Misi Humas dan Protokol.

Kualitas pelayanan informasi yang cepat dan akurat oleh Pemerintah Daerah, dewasa ini cenderung menjadi sebuah tuntutan bagi masyarakat. Hal ini sangatlah wajar sebagai konsekuensi masyarakat yang telah melakukan berbagai kewajiban sebagai warga masyarakat terhadap pemerintah / negara. Oleh sebab itu masyarakat berhak menerima pelayanan Pemerintah Daerah dengan baik, khususnya pelayanan di bidang informasi dan komunikasi. Dalam upaya membangun citra baik Pemerintah Daerah ( brand image building ), Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol terus melakukan hubungan yang harmonis baik secara internal (antar satuan kerja perangkat daerah) maupun eksternal (stakeholder lainnya). Untuk itu perlu dikembangkan dan dukungan secara terus menerus terciptanya kemitraan kerja dengan pers maupun stakeholder informasi dan komunikasi lainnya yang harmonis dan saling menghormati peran masing-masing secara profesional dan proporsional.

2. Tuntutan kualitas pelayanan administrasi yang tertib, lancar dan akuntabel

Manajemen yang tertib lancar dan akuntabel akan dapat mendorong terwujudnya sebuah administrasi perkantoran yang survival terhadap tuntutan dan kebutuhan dalam rangka pemberian pelayanan terbaik kepada masyarakat. Untuk itu dibutuhkan sebuah bentuk penyikapan baik dari sisi terpenuhinya sarana dan prasarana pendukung yang diimbangi dengan sumber daya aparatur yang kapabel, sehingga capaian kinerja akan dapat lebih mudah terwujud sebagai sebuah bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan.

3. Penyediaan sarana dan prasarana yang kurang memadai sesuai dengan tuntutan perkembangan teknologi

Dalam menjalankan program-program dan kegiatannya di era kebebasan informasi ini Humas dan Protokol dituntut untuk menguasai dan memiliki sarana dan prasarana yang memadai disesuaikan dengan kemajuan teknologi.

(27)

27

4. Dukungan Sumber Daya Manusia berkualitas menguasai bidang kehumasan dan keprotokolan, teknologi komunikasi yang memudahkan pelayanan yang efektif dan efisien dengan penyajian yang cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan

Dengan melihat tantangan pekerjaan yang semakin padat dan komplek serta tuntutan pelayanan yang cepat, dengan hasil yang optimal, dibutuhkan Sumber Daya Manusia yang produktif yang menguasai bidang tugasnya (sesuai Misi MADEP MANTEB MANETEB) serta dapat menyesuaikan dengan teknologi yang berkembang dewasa ini. Hal ini dalam rangka mewujudkan peningkatan sumber daya aparatur kehumasan dan keprotokolan yang berdaya guna dan berhasil guna bagi pembangunan.

5. Sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan yang efektif dan efisien yang akuntabel dan berbasis Informasi Teknologi, dalam upaya meningkatkan laporan capaian kinerja keuangan yang transparan dan sesuai ketentuan maka dibutuhkan sistem pelaporan efektif, efisien dan berbasis teknologi.

2.4. Review Terhadap Rancangan Awal Rencana Kerja Pembangunan Daerah Tahun 2017.

Salah satu dokumen perencanaan pembangunan daerah adalah Rencana Kerja Pembangunan Daerah (RKPD) yang merupakan dokumen perencanaan pemerintah untuk periode satu tahun dan merupakan penjabaran dari Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD). Selanjutnya, Rencana Kerja Pembangunan Daerah merupakan acuan dalam rangka menyusun kesepakatan antara pemerintah daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) mengenai Kebijakan Umum APBD (KUA), Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara (PPAS) serta Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Sebagai Dokumen resmi Pemerintah Daerah, Rencana Kerja Pembangunan Daerah yang dilanjutkan dengan Perangkat Daerah mempunyai kedudukan yang strategis, yaitu menjembatani antara perencanaan strategis jangka menengah dengan perencanaan dan penganggaran tahunan. Oleh karena itu Rencana Kerja Pembangunan Daerah dan Rencana Kerja Perangkat Daerah berfungsi menjabarkan rencana strategis kedalam rencana regional dengan memuat arah kebijakan pembangunan, Prioritas

(28)

pembangunan, rancangan kerangka ekonomi daerah dan program kegiatan Perangkat Daerah.

Sebagai bahan perbandingan terhadap Rencana Kerja Pembangunan Daerah dengan Hasil Analisis Kebutuhan Dana yang dianggarkan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang yang akan dijadikan pedoman dalam penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Tahun Anggaran 2017, dimana plafon anggaran yang tertuang pada Rencana Pagu Indikatif Belanja Langsung Per PD Tahun

2017 Kabupaten Malang ( bab V hal 9) adalah sebesar

Rp

5.162.652.000,-Adapun besarnya plafon anggaran program prioritas pada Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol yang tercantum dalam Rencana Kerja Pembangunan Daerah Tahun 2017, dilihat dari sisi anggaran dari tahun ke tahun terjadi peningkatan anggaran, namun bila melihat intensitas atau volume kegiatan pada Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol yang cukup padat, maka anggaran tersebut belumlah mencukupi tetapi tetaplah Pemerintah Daerah mempertimbangkan kondisi obyektif ketersediaan dan kebijakan anggaran program prioritas pada masing-masing Perangkat Daerah berdasarkan regulasi yang ada, seperti tergambar pada Tabel 2.3

(29)

Tabel 2.3

Review terhadap Rancangan Awal RKPD Tahun 2017

Bgian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang

No

RKPD Hasil Analisis Kebutuhan

Catatan Penting Program/Kegiatan Lokasi Indikator Kinerja Target

Capaian

Pagu indikatif

(Rp.) Program/Kegiatan Lokasi Indikator Kinerja

Target Capaian Kebutuhan Dana (Rp.) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran Tingkat kelancaran adminsitrasi perkantoran 100% 388,337,750 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran Tingkat kelancaran adminsitrasi perkantoran 100% 479,171,300 Penyesuaian pagu dengan kebutuhan Tahun 2017 Penyediaan Jasa

Surat Menyurat Bagian Humas Jumlah Penyediaan Jasa Surat menyurat (materai)

360

lembar 2,520,000 Penyediaan Jasa Surat Menyurat Bagian Humas & Protokol

Jumlah Pengiriman

Surat menyurat lembar 420 2,520,000

Penyediaan Jasa

Komunikasi, Sumber daya air, dan listrik

Bagian

Humas Jumlah Penyediaan jasa komunikasi kali 12 3,000,000 Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber daya air, dan listrik

Bagian Humas & Protokol

Jumlah Penyediaan

jasa komunikasi kali 12 3,000,000

Penyediaan Jasa

Administrasi Keuangan

Bagian

Humas Jumlah penyediaan jasa laporan keuangan, capaian kinerja dan ikhtisar realisai kinerja SKPD

12

kali 63,795,000 Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan Bagian Humas & Protokol Jumlah penyediaan jasa laporan keuangan, capaian kinerja dan ikhtisar realisai kinerja SKPD

12

kali 74,760,000 Penambahan Personil yang diberikan honor

Penyediaan Jasa

Kebersihan Kantor Bagian Humas Jumlah penyediaan jasa kebersihan kantor paket 1 2,265,000 Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor Bagian Humas & Protokol

Jumlah penyediaan

jasa kebersihan kantor paket 1 2,425,000 Pemambahan Volume paket Penyediaan Alat Tulis

Kantor Bagian Humas Jumlah penyediaan alat tulis kantor paket 1 35,673,450 Penyediaan Alat Tulis Kantor Bagian Humas & Protokol

Jumlah penyediaan

alat tulis kantor paket 1 37,174,500 Penambahan volume

paket

Penyediaan Barang

Cetakan dan Penggandaan

Bagian

Humas Jumlah penyediaan barang cetakan dan penggandaan

1

paket 120,852,500 Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan

Jumlah penyediaan barang cetakan dan penggandaan

1

paket 121,590,000 Penambahan volume paket Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor Bagian

Humas Jumlah komponen instalasi listrik/penerangan bangunan kantor

1

paket 1,651,800 Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor Bagian Humas & Protokol Jumlah komponen instalasi listrik/penerangan bangunan kantor 1 paket 1,861,800 Penyesuaian SSH

(30)

No

Catatan Penting Program/Kegiatan Lokasi Indikator Kinerja _CapaianTarget Pagu indikatif _(Rp.) Program/Kegiatan Lokasi Indikator Kinerja _CapaianTarget

Kebutuhan Dana (Rp.) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan Bagian

Humas Jumlah penyediaan bahan bacaan (koran dan majalah) dan peraturan perundangan-undangan 372 eksem plar 43,230,000 Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan

Jumlah penyediaan bahan bacaan (koran dan majalah) dan peraturan perundangan-undangan 10440 eksem plar 40,320,000 Penyesuaian/ Pengurangan Volume Belanja Penyediaan makanan

dan minuman Bagian Humas Jumlah penyediaan makanan dan minuman (mamin pegawai, rapat dan tamu)

6.554

OK 53,070,000 Penyediaan makanan dan minuman Bagian Humas & Protokol

Jumlah penyediaan makanan dan minuman (mamin pegawai, rapat dan tamu) 40 org 73,200,000 Penambahan Jumlah Personil akibat penggabungan OPD Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi Ke Luar Daerah Bagian

Humas Jumlah kegiatan rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah 10 org 25,920,000 Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi Ke Luar Daerah Bagian Humas & Protokol

konsultasi ke luar daerah

60

OHK 80,980,000 Peningkatan Volume Kegiatan Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi Ke Dalam Daerah Bagian

Humas Jumlah kegiatan rapat koordinasi dan konsultasi ke dalam daerah

100

org 36,360,000 Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi Ke Dalam Daerah

konsultasi ke dalam daerah

100

OHK 41,340,000 Peningkatan Volume Kegiatan 2 Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Bagian

Humas Cakupan Sarana Prasarana yang Berfungsi dengan Baik

100% 121,826,000 Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Bagian Humas dan Protokol Cakupan Sarana Prasarana yang Berfungsi dengan Baik 100% 100,090,000 Penyesuaian pagu dengan kebutuhan Tahun 2017 Pemeliharaan Rutin / berkala Gedung Kantor Bagian

Humas Jumlah Perawatan Gedung Kantor : 16 m2 x 1 gedung 11 m2 50,000,000 Pemeliharaan Rutin / berkala Gedung Kantor Bagian Humas & Protokol Jumlah Perawatan

Gedung Kantor - 0 Hasil analisa tidak

termasuk kebutuhan Tahun 2017 Pemeliharaan Rutin / berkala Kendaraan Dinas /Operasional Bagian

Humas Jumlah Perawatan Kendaraan Dinas / Operasional

7 unit 57,036,000 Pemeliharaan Rutin /

berkala Kendaraan Dinas /Operasional Bagian Humas & Protokol Jumlah Perawatan Kendaraan Dinas / Operasional 5 unit 85,300,000 Penambahan Jumlah Kendaraan akibat penggabungan OPD

(31)

31

No

Kebutuhan Dana (Rp.) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Pemeliharaan Rutin / berkala Perlengkapan Gedung Kantor Bagian

Humas Jumlah Perawatan Perlengkapan Penunjang Kerja

5 unit 1,800,000 Pemeliharaan Rutin /

berkala Peralatan Gedung Kantor Bagian Humas & Protokol Jumlah Perawatan Peralatan Penunjang Kerja 5 unit 1,800,000 Pemeliharaan Rutin / berkala Peralatan Gedung Kantor Bagian

Humas Jumlah Perawatan Peralatan Penunjang Kerja

20

unit 12,990,000 Pemeliharaan Rutin / berkala Peralatan Gedung Kantor Bagian Humas & Protokol Jumlah Perawatan Peralatan Penunjang Kerja 20 unit 12,990,000 3 - - - Program Peningkatan

Disiplin Aparatur Bagian Humas dan Protokol Persentase Peningkatan Disiplin Aparatur 100% 66,000,000 Penyesuaian pagu dengan kebutuhan Tahun 2017 - - - Pengadaan Pakaian Dinas Beserta Perlengkapannya Bagian Humas & Protokol

Jumlah Pakaian Dinas

Pegawai 120 stel 36,000,000

- - - Pengadaan Pakaian

Kerja Lapangan Bagian Humas & Protokol

Jumlah Pakaian Kerja

Lapangan 40 stel 30,000,000 4 Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur Bagian

Humas Cakupan Pemenuhan Kompetensi Sumberdaya Aparatur 100% 15,400,000 Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur Bagian Humas dan Protokol Cakupan Pemenuhan Kompetensi Sumberdaya Aparatur 100% 30,680,000 Penyesuaian pagu dengan kebutuhan Tahun 2017 Pendidikan dan

Pelatihan Formal Bagian Humas Jumlah peserta diklat perjenjangan dan diklat teknis kehumasan

15 org 15,400,000 Pendidikan dan

Pelatihan Formal Bagian Humas & Protokol

Jumlah peserta diklat perjenjangan dan diklat teknis kehumasan

40

OHK 30,680,000 Penambahan Volume Kegiatan Diklat akibat perubahan OPD 5 Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan

Bagian

Humas Cakupan Laporan Kinerja Keuangan yang Disusun Sesuai Aturan yang Berlaku, Tepat Waktu dan Akuntabel

100% 2,900,000 Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan

Cakupan Laporan

Kinerja Keuangan yang Disusun Sesuai Aturan yang Berlaku, Tepat Waktu dan Akuntabel

100% 8,300,000 Penyesuaian pagu dengan kebutuhan Tahun 2017

(32)

No

Kebutuhan Dana (Rp.) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Penyusunan Lap.Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD Bagian

Humas Jumlah Laporan keuangan, capaian kinerja dan ikhtiyar realisai kinerja SKPD

50

buku 2,900,000 Penyusunan Lap.Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD Bagian Humas & Protokol Jumlah Laporan keuangan, capaian kinerja dan ikhtiyar realisai kinerja SKPD 50 buku 8,300,000 6 Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan Bagian

Humas Persentase Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan 100% 11,800,000 Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan Bagian Humas dan Protokol Persentase Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan 100% 73,900,000 Penyesuaian pagu dengan kebutuhan Tahun 2017

Pengumpulan data Bagian

Humas Jumlah Dokumentasi data informasi dari media dalam bentuk kliping

24 jilid 11,800,000 Pengumpulan data Bagian

Humas & Protokol

- Jumlah dokumentasi data informasi dari media dalam bentuk

kliping 24 jilid 73,900,000 Adanya Penggabungan OPD, sehingga menyebabkan penyatuan tupoksi - Jumlah naskah sambutan yang disusun 600 sambu tan 7 Program Peningkatan Pelayanan Kedinasan Kepala Daerah/wakil Kepala Daerah Bagian

Humas Persentase Pelayanan Kedinasan KDH/Wk.KDH 90% 51,579,000 Program Peningkatan Pelayanan Kedinasan Kepala Daerah/wakil Kepala Daerah Bagian Humas dan Protokol Persentase Pelayanan Kedinasan KDH/Wk.KDH 90% 859,225,000 Penyesuaian pagu dengan kebutuhan Tahun 2017 karena Penggabungan OPD Penerimaan Kunjungan Kerja Pejabat Negara/ Departemen/ Lembaga Pemerintah Non Departemen/ Luar Negeri Bagian Humas & Protokol Jumlah Pelayanan Keprotokolan kegiatan Penerimaan Kunjungan Kerja Pejabat Negara/ Departemen/Lembaga Pemerintah Non Departemen/ Luar Negeri 30 kali 65,350,000