zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 1 UBS ACCOUNTING
BAHAGIAN A : PENETAPAN SISTEM 1. Maklumat Syarikat
2. Kumpulan Debtor / Kreditor 3. Tempoh Perakaunan
BAHAGIAN B : PENETAPAN MAKLUMAT 1. Membina Carta Akaun
2. Memasukkan Debtor 3. Memasukkan Kreditor BAHAGIAN C : PROSES TRANSAKSI
1. Penyediaan Batch 2. Memasukkan Transaksi
BAHAGIAN D : LAPORAN PERNIAGAAN 1. Trial Balance
2. Profit & Lost 3. Balance Sheet
4. Laporan Berkaitan Debtor 5. Laporan Berkaitan Creditor
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 2
BAHAGIAN A : PENETAPAN SISTEM
1. Maklumat Syarikat
1.1. Housekeeping > Setup > General Setup 1.2. Paparan berikut akan kelihatan.
1.3. Sila isikan maklumat yang diperlukan mengikut keperluan syarikat pengguna. 1.4. Ruangan yang diperlukan adalah seperti berikut:
1.4.1.Company Nama ; isikan nama syarikat 1.4.2.Address ; isikan alamat syarikat (4baris) 1.4.3.Company Type ; isikan jika berkaitan
1.4.4.R.O.C. Ref. No. ; isikan nombor pendaftaran syarikat 1.4.5.Company UEN ; hanya untuk syarikat di Singapura. 1.4.6.GST Registration No. ; masukkan no. GST syarikat anda.
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 3 2. Kumpulan Debtor / Kreditor
2.1. Tetapan Kumpulan Debtor
2.1.1.Tetapan asal adalah 3000 hingga 3000 yang membawa maksud hanya ada satu kumpulan debtor sahaja (contohnya Trade Debtor) yang dimulai dari 3000/000 hingga 3000/ZZZ.
2.1.2.Bagi yang ingin menyusun debtor kepada beberapa kumpulan anda bolehlah menyusunnya spserti contoh berikut :
2.1.2.1. Trade Debtor ; 3000 2.1.2.2. Other Debtor ; 3001
2.1.3.Ini membawa maksud anda perlu menetapkan dalam General Setup kumpulan debtor dari 3000 hingga 3001.
2.2. Tetapan Kumpulan Kreditor
2.2.1.Tetapan asal adalah 4000 hingga 4000 yang membawa maksud hanya ada satu kumpulan kreditor sahaja (contohnya Trade Creditor) yang dimulai dari 4000/000 hingga 4000/ZZZ.
2.2.2.Bagi yang ingin menyusun debtor kepada beberapa kumpulan anda bolehlah menyusunnya spserti contoh berikut :
2.2.2.1. Trade Creditor ; 4000 2.2.2.2. Other Creditor ; 4001
2.2.3.Ini membawa maksud anda perlu menetapkan dalam General Setup kumpulan kreditor dari 4000 hingga 4001.
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 4 3. Tempoh Perakaunan
3.1. Pada ruangan ‘Closing Date’ sila masukkan tarikh sehari sebelum anda memulakan perniagaan sebagai contoh jika anda memulakan perniagaan pada 1 Januari 2011 maka pada ruangan ‘Closing Date’ anda perlu memasukkan tarikh 31 Disember 2010.
3.2. Ruangan ‘Starting Period’ dimasukkan nilai 1 manakala pada ruangan ‘Closing Period’ dimasukkan nilai 12 yang membawa maksud bulan pertama dan bulan keduabelas.
4. Setelah anda selesai memasukkan maklumat yang diperlukan sila tekan butang ‘Ok’ untuk menyimpan.
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 5
BAHAGIAN B : PENETAPAN MAKLUMAT
1. Membina Carta Akaun
1.1. General > Maintain Genral Ledger
1.2. Paparan yang muncul seperti berikut.
1.3. Sila ikuti langkah berikut bagi membuat akaun yang baru. 1.3.1.Bagi menambah akaun baru sila klik butang Add. 1.3.2.Masukkan No. Akaun pada ruangan ‘Account Number’ 1.3.3.Isikan ruangan ‘ A/C’ Description nama bagi akaun tersebut. 1.3.4.Sila masukkan ruangan ‘Special Account’ sekiranya berkaitan. 1.3.5.Sila pilih jenis akaun pada ruangan ‘Account Type’
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 6 2. Memasukkan Debtor
2.1. Debtor > Debtor File Maintainance
2.2. Sila klik butang ‘Add’ pada paparan di bawah bagi menambah ‘Debtor’ yang baru.
2.3. Isikan ruangan berikut.
2.3.1.Debtor No. ; masukkan no akaun bagi debtor ini. 2.3.2.Name ; Masukkan nama syarikat debtor.
2.3.3.Lain-lain maklumat sila masukkan ikut keperluan.
2.3.4.Sila tick butang ‘Open Item Debtor’ bagi membolehkan fungsi ‘knock-off’ transaksi berfungsi.
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 7 3. Memasukkan Kreditor
3.1. Creditor > Maintain Creditors File
3.2. Sila klik butang ‘Add’ bagi menambah ‘Kreditor’ yang baru.
3.3. Isikan ruangan berikut.
3.3.1.Debtor No. ; masukkan no akaun bagi kreditor ini. 3.3.2.Name ; Masukkan nama syarikat kreditor.
3.3.3.Lain-lain maklumat sila masukkan ikut keperluan.
3.3.4.Sila tick butang ‘Open Item Creditor’ bagi membolehkan fungsi ‘knock-off’ transaksi berfungsi.
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 8
BAHAGIAN C : PROSES TRANSAKSI
1. Penyediaan Batch
1.1. Transaction > Organize Batch
1.2. Klik ‘Add’ bagi menambah batch.
1.3. Isikan maklumat berikut.
1.3.1.Title – nama batch (contohnya Transaksi, Jualan, Belian, Bank, dll) 1.3.2.Pin – kebenaran menggunakan batch (0-4) biasanya 0 bagi admin. 1.3.3.Period (masukkan period bagi bulan batch tersebut.
1.3.4.Sistem akan autosave setiap penambahan. Sila klik ‘Exit’ apabila telah selesai pada bahagian ini.
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 9 2. Memasukkan Transaksi
2.1. Transaction > Maintain Transactions File
2.2. Paparan kerja transaksi adalah seperti berikut.
2.3. Terdapat 2 cara bagi memasukkan transksi iaitu secara ‘double entry’ (Quick)dan secara satu persatu (Add).
2.4. Bagi kaedah ‘Quick’ adalah seperti berikut. 2.4.1.Klik ‘Quick’
2.4.2.Masukkan ‘Master Account’ (Contoh : Bagi memasukkan transaksi invois dan tunai masukkan akaun ‘Sales’ sebagai ‘Master Account’. Setelah itu klik ‘Ok’
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 10 2.4.3.Pada paparan berikut isikan ruangan berikut.
2.4.3.1. Batch No. – masukkan no. batch
2.4.3.2. Period – masukkan period yang sama dengan tarikh transaksi. 2.4.3.3. Date – masukkan tarikh transaksi
2.4.3.4. A/C No. – masukkan akaun kedua yang melibatkan transaksi antara ‘Master Account’.
2.4.3.5. Ref. No. – masukkan no. bill.
2.4.3.6. Debit/Kredit – masukkan nilai amoun pada ruangan yang betul. 2.4.3.7. Setelah selesai sila klik ‘Save’.
2.5. Bagi Kaedah ‘Add’ adalah seperti berikut. 2.5.1.Klik ‘Add’
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 11 2.5.2.1. Batch No. – masukkan no. batch
2.5.2.2. Period – masukkan period yang sama dengan tarikh transaksi. 2.5.2.3. Date – masukkan tarikh transaksi
2.5.2.4. A/C No. – masukkan no. akaun. 2.5.2.5. Ref. No. – masukkan no. bill.
2.5.2.6. Debit/Kredit – masukkan nilai amoun pada ruangan yang betul. 2.5.2.7. Setelah selesai sila klik ‘Save’.
2.5.2.8. Anda perlu memasukkan nilai bagi sebelah credit yang berpasangan dengan transaksi sebelum ini.
2.5.2.9. Perkara yang perlu dimasukkan semula adalah ‘A/C No.’ dan nilai amaun pada sebelah ‘Credit’.
2.5.2.10. Setelah selesai sila ‘Save’ dan klik butang ‘Accept’ bagi menyimpan transaksi yang baru dimasukkan tersebut.
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 12
BAHAGIAN D : LAPORAN PERNIAGAAN
1. Trial Balance
a. Reports > Print Trial Balance
b. Setelah menentukan jenis dan pilihan-pilihan yang dikehendaki sila klik ‘Ok’.
c. Paparan akan kelihatan dibawah. Sila klik ‘Print’ bagi mencetak dokumen berkenaan atau klik ‘Preview’ bagi melihat terlebih dahulu versi cetak sebelum mencetaknya.
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 13 d. Berikut contoh ‘Trial Balance’ bagi versi cetak.
2. Profit & Lost
a. Reports > Print Profit & Lost
b. Pada paparan yang baru muncul di bawah sila pilih jenis report dan pilih ‘Period’ yang dikehendaki. Seterusnya klik ‘Ok’
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 14 c. Paparan berikut akan kelihatan. Sila klik ‘Print’ bagi mencetak dokumen berkenaan
atau klik ‘Preview’ bagi melihat terlebih dahulu versi cetak sebelum mencetaknya.
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 15 3. Balance Sheet
a. Reports > Print Balance Sheet
b. Setelah pilihan dibuat, sila klik butang ‘Ok’
c. Paparan berikut akan kelihatan. Sila klik ‘Print’ bagi mencetak dokumen berkenaan atau klik ‘Preview’ bagi melihat terlebih dahulu versi cetak sebelum mencetaknya.
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 16 d. Berikut contoh ‘Trial Balance’ bagi versi cetak.
zam@nadicom.biz | 019 99 43 079 M/S 17 4. Laporan Berkaitan Debtor
a. Print Statements ; cetak rekod transaksi debit/kredit. b. Print Details Aging
c. List Unpaid Bills 5. Laporan Berkaitan Creditor
a. Print Statements ; cetak rekod transaksi debit/kredit. b. Print Details Aging
