BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling
besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya.Dan bagi
karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator
dalam bekerja.Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan
komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba,
sehingga harus terus menerus diawasi pengelolanya.
Untuk dapat memahami lebih lanjut dari pengertian gaji dan upah, perlu
diketahui definisi dari gaji dan upah berikut ini :
Menurut Soemarso (2009 : 307), Gaji adalah imbalan kepada pegawai yang
diberikan atas tugas-tugas administrasi dan pimpinan yang jumlahnya biasanya
tetap secara bulanan. Sedangkan Upah adalah imbalan kepada buruh yang
melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik dan
biasanya jumlahnya ditetapkan secara harian,satuan atau borongan.
Menurut Mardi, 2011, Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak
yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai tetap.
Sedangkan Upah merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh perusahaan atau
Gaji merupakan hal yang sangat penting karena beberapa alasan. Pertama,
para karyawan sangat sensitive terhadap kesalahan atau ketidakwajaran dalam
gaji. Untuk menjaga moral karyawan, pemberi kerja harus membayar gaji tepat
waktu, dengan jumlah yang akurat. Kedua, gaji merupakan hal yang diatur dengan
berbagai peraturan pemerintah federal atau Negara bagian. Terakhir, gaji dan
pajak yang terkait dengan gaji mempunyaiefek yang signifikan terhadap besar
laba bersih pada sebagian besar usaha. Meskipun jumlah beban sangat bervarisasi,
bukanlah hal yang luar biasa jika gaji atau beban yang terkait dengan gaji setara
dengan sepertiga dari pendapatan perusahaan. Gaji dan upah yang dibayarkan
kepda karyawan termasuk dalam beban pekerja bagi perusahaan. Istilah gaji biasa
digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administrative, atau jasa lain
serupa. Tarif gaji biasanya disampaikan salam satuan, bulanan ataupun tahunan.
Istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pekerja lapangan, baik
yang terlatih maupun tidak terlatih. Tarif upah biasanya diungkapkan dalam
satuan jam atau mingguan. Dalam praktik, istilah gaji dan upah biasa digunakan
saling bergantian.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa gaji adalah pembayaran dengan jumlah
tertentu yang dibayarkan kepada karyawan dan buruh atas jasa yang mereka
2.1.1 Potongan Penghasilan Karyawan
Total penghasilan karyawan dalam satu periode penggajian,
termasuk bonus dan uang lembur, dinamakan dengan pembayaran kotor.
Jumlah ini akan dikurangi dengan satu atau lebih potongan sehingga
menghasilkan pembayaran bersih. Pembayaran bersih adalah jumlah
diterima oleh karyawan dari pemberi kerja.
2.1.2 Pajak Penghasilan
Diwajibkan memotong sebagian penghasilan karyawan untuk
membayar pajak penghasilan. Karyawan yang belum menikah dapat
mengklaim penghasilan tidak kena pajak untuk diri sendiri, sementara
yang telah menikah dapat mengklaim penghasilan tidak kena pajak
tambahan untuk pasangannya. Karyawan juga dapat mengklaim potongan
atas penghasilan tidak kena pajak untuk tanggungan selain istri atau suami.
Setiap klaim tanggungan mengurangi jumlah pajak penghasilan yang akan
dipotong oleh perusahaan atau badan dari cek gaji pegawai.
2.1.3 Tujuan Penggajian
Tujuan penggajian, antara lain : a. Ikatan kerja sama
membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati dan peraturan-peraturan yang berlaku.
b. Kepuasan kerja
Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik, status social, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dan jabatannya.
c. Pengadaan efektif
Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang berkualitas untuk perusahaan akan lebi mudah.
d. Motivasi
Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah memotivasi bawahannya.
e. Stabilitas karyawan
Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompetatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena turnover relatif kecil.
f. Disiplin
Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin karyawan semakin baik. Karyawan akan menyadari serta mentaati peraturan-peraturan yang berlaku.
g. Pengaruh pemerintah
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan
dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan
pengupahan.Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk
memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga
mudah dipahami dan mudah digunakan.
Berikut ini ada beberapa pengertian sistem informasi akuntansi penggajian
dan pengupahan :
Menurut Prianthara (2010:107), Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
dalam perusahaan jasa konstruksi melibatkan fungsi karyawan, keuangan, dan
fungsi akuntansi.
Menurut Mardi (201 :107), Sistem penggajain dan pengupahan merupakan salah
satu aplikasi pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam
bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji
dibayarkan atau dibuat secara periodik (tiap mingguan, dua mingguan , atau
bulanan) demikian pula pembayaran gaji sebagian besar pegawai dibayar pada
waktu bersamaan.
Menurut Wibowo (2010:352), Sistem pembayaran gaji dan upah dibagi menjadi
dua yaitu :
a) Team-based pay
empiris berdasarkan lapangan sangat terbatas dan tidak dapat disimpulkan.
b) Skill-based Pay
Merupakan upah yang dibayar pada tingkat yang diperhitungkan dan berdasar pada keterampilan dimana pekerja menguasai, menunjukan, dan berkembang dalam mewujudkan pekerjaan mereka.
Menurut Mulyadi (2008:17), Sistem informasi akuntansi penggajian dan
pengupahan dirancang untuk menangani transaksi gaji dan upah karyawan dan
pembayaran.
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan
upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah
secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan
sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi
semangat kerja karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk
mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
2.2.1 Sistem Penggajian Secara Manual
Sistem penggajian yang masih bersifat manual, yaitu dengan
pencatatan langsung secara fungsinya akan berjalan lama, dimana sistem
manual masih mengandalkan pada pelaksana pencatatan yang lebih
mengutamakan pengamatan yang tepat. Atau dapat dikatakan pula sistem
pencatatan manual ini lebih mengedepankan suatu subyek manusia sebagai
tumpuan utama dalam proses pelaksanaannya. Dengan demikian, apabila
maka akan berakibat buruk dan menimbulkan ketidak efektifan dalam
pelaksanaan kerja.
Beberapa kesalahan dala perhitungan manual akan menuntut para
pelaku dan pelaksana keuangan untuk mengecek dengan teliti bahkan
mereka harus mengecek ulang hasil keuangan mereka. Hal ini dapat
mengakibatkan kemunduran dalam hal penggajian karyawan. Dengan
adanya kemunduran jadwal penggajian maka para pekerja akanmenurun
kinerjanya.
2.2.2 Fungsi yang Terkait Dalam Gaji dan Upah
Menurut Mulyadi (2008:382), Fungsi penggajian harus mematuhi aturan
dan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku, misalnya upah
minimum, perpajakan dan lembur.Selain mematuhi aturan
perundang-undangan, fungsi penggajian harus juga memenuhi kebutuhan manajerial.
Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan
yang lainnya untuk tujuan tertentu.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai
berikut :
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,
pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian
karyawan. Dalam struktur organisasi pada fungsi kepegawaian berada
ditangan bagian kepegawaian, dibawah Depertment Personalia dan
Umum.
b. Fungsi Pencatatan Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu
hadir bagi semua karyawan perusahaan.Sistem pengendalian intern
yang baik mensyaratkan tugas pencatatan waktu hadir karyawan tidak
boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upah.Dalam struktur organisasi, fungsi pencatatan waktu
berada ditangan bagian Pencatatan Waktu, dibawah Department
Personalia dan Umum.
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang
menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran
gaji.Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada
fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai
sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.Dalam struktur
organisasi, fungsi pembuat daftar gaji berada ditangan Bagian Gaji,
d. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem informasi akuntansi penggajian, fungsi akuntasi
bertanggung jawab untuk menjawab kewajiban yang timbul dalam
hubungan dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji
karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Dalam struktur
organisasi, fungsi akuntansi yang menangani sistem informasi
akuntansi penggajian berada ditangan : Bagian Utang, Bagian Kartu
Biaya, dan Bagian Jurnal.
1. Bagian Utang
Bagian ini memegang fungsi mencatat utang yang dalam sistem
akuntansi informasi, akuntansi penggajian bertanggung jawab
untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam
daftar gaji.Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi
otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji untuk membayar gaji
kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut.
2. Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem
informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat
distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya
berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk
3. Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung
jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
e. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran
gaji dan menuangkan cek tersebut ke bank.Uang tunai tersebut
kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.Dalam struktur
organisasi, fungsi keuangan berada ditangan Bagian Kassa.
2.2.3 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik
untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan
yang sejenis usahanya.Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi
prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang
terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas
transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya. Prosedur
merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu
departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara
sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu:
1. Prosedur untuk bagian personalia
2. Prosedur pencatatan waktu
3. Prosedur penggajian dan pengupahan
2.2.4 Pengertian Prosedur Penggajian dan Pengupahan
Pimpinan suatu instansi pastilah ingin mengetahui keadaan dan
perkembangan instansi yang dipimpinnya. Kebanyakan instansi yang ada,
mempunyai jumlah pegawai yang besar sehingga pimpinan sering kali
mengalami kesulitan dalam mengawasi para pegawainya. Untuk
memudahkan pengawasan dan wewenang pimpinan akan dilimpahkan
kepada orang lain yang ahli yang juga merupakan staffnya. Staff inilah
yang nantinya mengawasi pegawai yang ada pada tanggung jawab
masing-masing staff. Demikian juga dalam hal penggajian. Tidak mungkin
pimpinannya sendiri yang akan langsung memberikan gaji kepada
pegawainya. Terlebih bila pegawai yang dipimpinnya merupakan pegawai
pemerintah atau pegawai negeri seperti oleh Negara. Disinilah
diperlukannya adanya suatu prosedur penggajian yang baik dan benar
sehingga gaji dapat diberikan pada pegawai sesuai dengan haknya.
a) Prosedur pencatatan waktu hadir
Bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu
hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau
pabrik.
b) Prosedur pembuatan gaji
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,
pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di
fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan
kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
c) Prosedur distribusi pembayaran gaji
Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
d) Prosedur pembayaran gaji
2.2.5 Dokumen dalam Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat
peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen sangat
penting dalam akuntansi, sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan
upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.
Sedangkan, dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi
akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi ( 2008 : 374 )
adalah sebagai berikut :
a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi
kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan
karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan
baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat,
pemberhentian sementara dari pekerja (skorsing), pemindahan, dan
lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke
fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan
daftar gaji dan upah.
b. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
setiap jam hadir karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan
ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir
c. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi
pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan
kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah
langsung kepada jenis produk atau pesanan. Seperti telah disebutkan
diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan
yang produksinya berdasarkan pesanan.
d. Daftar Gaji dan Upah
Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi
mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta
jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
e. Rekap Daftar Gaji dan Upah
Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan
gaji per departemen atau bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat
informasi mengenai nama karyawan , nomor identifikasi, dan jumlah
gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
g. Bukti Kas Keluar
Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi
dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi
