BAB II
PENGELOLAAN ARSIP
1. Pengertian Arsip
Kearsipan merupakan surat pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha
yang banyak di lakukan oleh setiap badan usaha baik dalam pemerintahan maupun
usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat atau surat- surat dan dokumen- dokumen lainya. Kearsipan
inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
Menurut undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- Ketentuan
Pokok Kerarsipan,arsip adalah :
1) Naskah yang dibuat dan di terima oleh lembaga- lembaga negara dan
badan pemerintahandalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
pemerintah.
2) Naskah–naskah yang dibuat dan ditrima oleh badan-badan swasta atau
perorangan dalam bentuk corak apa pun,baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok,dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan
(SularsoMuiyono:24)
1). Pengertian Arsip Dinamis
Menurut Wursanto,IG(1991:103) “Arsip dinamisadalah arsip yang masih
digunakan sacara langsung dalam proses penyenggaraan kegiatan adminitrasi dan
manajemen, baik di kalangan pemerintah maupun swasta”.Untuk mempelancar
kegiatan organisasi diperlukan arsip dinamis atau arsipyang masih di gunakan
secara langsung oleh suatu intansi atau lembaga .Sedangakan menurut Wursanto,
1) Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan,pelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumya atau dipergunakaan secara langsung dalam adminitrasi negara.
2) Arsip Nasional RI memberikan defenisi asip dinamis adalah arsip-arsip
yang masih sering digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
3) Departemen Pendidikan dan Kebudayan memberikan arsip yang sama
dengan pengertian yang di berikan oleh arsip nasional.Didalambuku
departemen pendidikan dan kebudayan terdapat pengertian arsip dinamis,
adalah berkas yang masi dipergunakan secara langsung dalam perencanaan
.pelakasanaa kegiatan pada umumya atau dalam peyelenggaraan
ketatausahaan perguruan tinggi.
4) Dalam buku pengurusan surat dan kearsipan yang dikeluarkan
(Departemen Pendidikan dan Kebudayan,1980) arsip dinamis adalah arsip
yang dipergunakan secara langsung dalam prencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan adminitrasi negara.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan arsip dinamis adalah arsip yang
masih dipergunakan secara langsung berbagi keperluan dalam penyusunan
rencana dan pengambilan keputusan ,serta pengendalian yang dilakuan oleh suatu
intansi lembaga.
2). Pengertian arsip aktif
Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang masih berbeda dalam proses
penyelesaian sehingga masih sering digunakaan dalam penyelenggaraan
adminitrasi suatu organisasi. Pada umumnya arsip aktif digunakan sedikitnya
sekali sebulan pada peraturan pemerintah No.34 Tahun 1971dinyatakan bahwa
arsip aktif adalah arsip dinamis yang aktif secara terus- menerus diperlukan
3). Pengertian arsip dinamis in- aktif
Arsip in-aktif adalah arsip dinamis yang secara tidak langsung dan tidak
menerus- menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan adminitrari
sehari-hariserta dikelola oleh pusat arsip.Penertian arsip in-aktif digunakan
sekurang –kurangnya sepuluh tahun.
4). Pengertian arsip statis
Arsip Statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
penyelenggaraan administrasi negara.
Saat menangani suatu arsip diperlukan sebuah sistem penyusunan khusus
sehingga arsip mudah ditemukan kembali dengan cepat ketika diperlukan. Arsip
juga hadir karena adanya kumpulan surat menyurat yang terjadi karena transaksi
tindak tanduk dokumen yang disimpan.
Dalam buku kearsipan 1,(Wursanto1991: 26-237) terdapat beberapa
kutipan mengenai kutipan pengertian arsip statis sebagai berikut:
1) Undang-undang No 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan,pelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumya atau dipergunakaan secara langsung dalam adminitrasi negara.
2) Dalam buku pedoman pelayanan tata usaha untukperguruan tinggi di
pendidikan dan kebudayaan, diberikan suatu urusan bahwa arsip statis
adalah berkas yng tidak digunakan secara langsung untuk
perencanaan,pelaksaan kegiatan untukmenyelenggarakan pelayanan
tatausahaan.
3) Dalam buku Dasar- dasar kearsipan,yang dimaksud dengan arsip statis
arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,
pengurusan surat dan kearsipan,arsipstatis ialah arsip yang tidak digunakan
secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan adminitrasi negara.
2. Fungsi arsip
Menurut Barthos(2007:11),fungsi arsip dibedakan:Arsip dinamis yang
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis, yang tidak diperguakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Dilihat dari pentingnya kegunaan arsip, oleh karena itu arsip dapat juga
difungsikan dengan baik secara mikro maupun makro dalam kesatuan sistem
kearsipan,yakni:
1) Arsip sebagai sumber informasi
2) Arsip sebagai sumber pendidikan
3) Arsip sebagai sumber sejarah
4) Arsip sebagai sumber ingatan
5) Arsip sebagai sumber komunikas
6) Arsip sebagai pengambil keputusan
7) Arsip sebagai alat pembuktian(A.W.Widjaya 1990:103)
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh dan terus berkembang
sejalan dengan tata kehidupan masyarakat dan pemerintahan sehingga diperlukan
pengelolaan yang baik dan benar agar efektif dalam penggunaan nya dan sesuai
dengan tujuan arsip tersebut.
3. PeranaanArsip
Arsip sangat berperan besar sebagai sumber informasi yang di butuhkan
oleh organisasi saat pengambilan keputusan, laporan, analisa, dan pertanggung
jawaban pimpinan organisasi. Sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh
sumber dokumentasi, sebagai sumber informasi maka arsip akan membantu
mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah, sebagai sumber
dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk mengambil
keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi”
4. Tujuan arsip
Pengarsipan mempunyai tujuan agar pemilik suatu perusahaan baik negara
maupun swasta memiliki landasan dasar maupun bahan pertanggung jawaban
dalam setiap keputusan yang telah diambil.Kegiatan yang dilakukan merupakan
sebuah wujud kerja kearsipan yang sesuai dengan apa yang diinginkan. Kegiatan
pengarsipan memungkinkan untuk dilakukan setiap hari sehingga memberikan
kegunaan bagi setiap lembaga swasta maupun pemerintah.
5. Faktor Kearsipan Yang Baik
Penggunaan sistim penyimpanan secara tepatSistim penyimpanan arsip
adalah suatu angkain tata carayang teratur menurut suatu pedoman tentu untuk
menyusun/ menyimpan warkat- warkat hingga bila diperlukan dapat temukan
kembalidaritempat penyimpanan setiap benda arsip.
Ada beberapa kearsipan yang baik antara lain :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Sistem abjad berarti metode penyimpanan dan penemuan kembali
arsip secara alphabetis(kode huruf), atau dengan kata lain disebut Direct
Filing System dimana petugas arsip mencari arsip yang diinginkan ke
tempat penyimpanan hanya berdasarkan alphabet. Biasanya sistem ini
digunakan untuk mengelola arsip aktif, dimana penyusunannya
berdasarkan nama orang, nama lembaga, indstansi, dan perusahaan.
Sebuah organisasi profesi pada bidang Record management bernama
ARMA (the Association of Records Management and Administrators)
membuat suatu standar pemberkasan agar terjadi konsistensi dalam
a) Abjadlah dengan mengatur berkas ke dalam tata urutan unit
per unit dan berurutan abjad dalam masing-masing unit.
b) Masing-masing unit berkas dalam segmen berkas harus
diperhatikan dalam melakukan pemberkasan, hal ini juga
mencakup kata depan, kata sambung, dan kata sandang.
c) Berkaslah sesuai prinsip “Nothing before something”
artinya segmen unit tunggal mendahului unit jamak.
d) Dalam mengabjad, abaikan semua tanda baca seperti: titik,
koma, tanda sambung, tanda hypen dianggap sebagai satu
unit.
e) Angka romawi disejajarkan sebelum huruf, semua angka
arab mendahului angka romawi.
f) Akronim, singkatan dan nama stasiun televisi/radio
diberkaskan sebagai satu unit.
g) Berkaskanlah pada nama atau gelar yang lazim.
h) Standar tentang peraturan-peraturan dimaksud telah
ada,sehingga setiap organisasi tidak perlu bersusah payah
menentukan lagi peraturan-peraturan yang diperlukan,
karena hal ini tidak merupan yang mudah.
2. Sistem Pokok Soal (Subject Filing System)
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip dengan menyusun
berdasarkan topik permasalahan dari arsip tersebut, lalu mengelompokkan
nya menjadi satu subjek dan sub subjek.Seorang arsiparis harus
menentukan terlebih dahulu inti topik dari berkas tersebut,kemudian
mengelompokkannya menjadi satu pokok soal(subjek), selanjutnya inti
topik itu dijadikan sub subjek. Arsiparis harus telah menentukan terlebih
dahulu pokok-pokok soal (subjek) apa saja yang biasanya menjadi inti
Contoh : Kepegawaian
a) Jabatan
b) Lamaran
c) Pelatihan
d) Cuti, dsb. Barthos (2007:45)
3. Sistem Nomor Atau Angka ( Numerical Filing System )
Sistem nomor adalah sistem penyimpana arsip berdasarkan
“Nomor” yang terlebih dahulu telah ditetapkan pada berkas arsip sebagai
kode.Sistem nomor ini biasanya digunakan organisas yang bergerak pada
bidang tertentu yang menginginkan sistem penyimpanan dan temu-balik
arsip klien nya berdasarkan angka. Misalnya: nomor anggota, Nomor
Induk, Rekening dsb.Menurut Amsyah ( 2001: 105 ) sistem numerik
mengenal tiga metode, yakni :
a) Consequtive numbering method
Yaitu memberi kode arsip dengan nomor berurutan. Nomor dapat
diambil dari satu digit( 0, 1, 2, 3, 4, dsb ) atau dua digit ( 00, 10, 20, 30,
dsb ), atau labih dari tiga digit.
Contoh : 100 Kepegawaian
100.01 Jabatan
100.02 Lamaran
100.03 Pelatihan
100.04 Cuti
b) Non Consequtive Numbering
Memberikan kode arsip dengan cara yang tidak berurutan, terbagi
1. Terminal Digit
Metode ini biasanya digunakan untuk arsip yang lebih dari lima
digit,agar menghindari kesalahan dalam pengarsipan karena keterbatasan
sumber daya manusia dan sering terjadi kekeliruan dalam mengingat
nomor yang hampir sama. Contoh : 221101
Angka 01 kode laci ( dua digit dari belakang )
Angka 11 kode guide ( dua digit dari tengah )
Angka 22 kode folder ( dua digit pertama )
2. Middle Digit
Perbedaan antara Middle Digit dan Terminal Digit hanyalah pada
penentuan nomor laci . Untuk Middle Digit, nomor laci nya diambil dari
tengah, nomor guide adalah dua digit di depan dan nomor folder dua digit
dari belakang.
3. Nomor berlompat lompat ( Skip Numbering)
Cara penyimpanan arsip yang menggunakan penyusunan nomor
yang tidak berurutan, berlompat- lompat dan biasanya terdapat jarak untuk
setiap nomor. Cara penyimpanan seperti ini biasanya digunakan untuk filr
yang berjumlah banyak, karena cara ini dapat mengantisipasi pertambahan
arsip.
4. Kode Blok
Cara penyimpanan yang memberikan nomor berjarak pada kategori
tertentu, setiap divisi, yang menjadi pengenal kategori tersebut. Contoh :
Nomor 100-120 digunakan untuk Kepegawaian
5. Kode Kelompok
Hampir mirip dengan cara kerja DDC, metode ini juga
membentukkesatuan kode yang digunakan untuk topik utama, dan sub-sub
bagian nya.
Contoh :
22101000 Kepegaiwaian
22101002 Penggajian
22101003 Libur pegawai
22101004 libur cuti hami
22101005 libur ambil cuti
4. Sistem Wilayah atau Daerah
Sistem wilayah merupakan suatu sistem yang menyimpan arsip dan
mengaturnya berdasarkan tempat atau daerah asal arsip. Hal ini dilakukan
agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama, dapat disimpan
ditempat yang sama pula. Sistem ini juga disebut sebagai sistem
penyimpanan berdasarkan nama tempat. Contoh untuk sistem wilayah atau
daerah adalah nama – nama provinsi din indonesia:
Daerah Istimewa Aceh
Sumatera utara
Jawa Tengah
Bali
Daerah Istimewa Yogjakarta
5. Sistem Tanggal ( Chronological Filling System )
Sistem ini digunakan untuk menyimpan bahan – bahan yang
untuk menyimpan bahan – bahan yang disusun berdasarkan kapan surat itu
diterima atau saat surat itu dikeluarkan tanpa melihat masalah atau perihal
dari surat tersebut.Biasanya arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan
tanggal, bulan, dan tahun. Apabila kegiatan dari organisasi tersebut sudah
mencakup banyak hal,maka disarankan agar mencari sistem penyimpanan
yang lain yang dianggap sesuai karena sistem ini, hanya digunakan untuk
organisasi yang memiliki topik kegiatan yang sama atau sedikit sama
sekalidisusun berdasarkan kapan surat itu diterima atau saat surat itu
dikeluarkan tanpa melihat masalah atau perihal dari surat
tersebut.Biasanya arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan tanggal,
bulan, dan tahun. Apabila kegiatan dari organisasi tersebut sudah
mencakup banyak hal,maka disarankan agar mencari sistem penyimpanan
yang lain yang dianggap sesuai karena sistem ini, hanya digunakan untuk
organisasi yang memiliki topik kegiatan yang sama atau sedikit sama
sekali.
6. Penyimpanan Arsip(Sroeig)
Sebagian diketahui bahwa penyimpanan arsip dengancepat dan tepat
meupakaan dari penataan arsip. Setiap pegawai akan merasa tertunda
penyelesaian pekerjaan,apabila arsip dibutuhkan tidak akan dapat ditemukan pada
waktu yang diperlukan.Menyimpan arsip pada tempat teratur, belum dapat
menjamin bahwa arsip dimaksud dapat ditemukan dengan mudah .
a. Penempatan(placing)
Yang dimaksud dengan penempatan adalah tempat menyimpan arsip-
arsip yang harus di susun oleh suatu badan pemerintah atau swasta,tempat
menyimpan dapat berupa ruangan,bangunan atau gedung (gedung arsip-
archive stroge),rak arsip,lemari terlepas dari jenis bentuk yang digunakan pada
dasarnya sistem kearsipan yang dilakukan jangan terlalu banyak memakan
b. Penemuankembaliarsip
Penemuan kembali arsip adalah cara bagai mana sesuatudokumen atau
arsip dapat dengan mudah ditemukan dengan waktu cepat dan tepat.
Penemuan kembali dokumen atau arsipbukanlah sekedar menemukan berkas-
berkas dari tempat penyimpananya, tetapi akan tetapi yang lebih penting ialah
informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat di temukan guna sesuatu
tindakan pengambilan keputusan.Yang menjadipersoalan ialah hubungan
antara “pertanyaan dan jawaban’’. Hubungan antara jawaban ini menjadi dasar
pengembangan sistim penemuan kenbali arsip. Sering juga kita temukan
dalam praktek masalah mencari dan menemukan sesuatu arsip yangselalu
pertanyan ialah nomor dan tanggal surat,memang nomor surat dan tangagal
dan kode suratdapat dipakai sarna dalam pencarian dan penemuan arsip,akan
tetapi nomor surat atau kode surat hendaklah mempunyai ciri-ciri tertentu
yang memudahkan baik pemakai maupun pegawai yang melayani
,(adminitrasi kearsipan 1993:171-172).
Dalam buku adminitrasi kearsipan karangan A.W.WIDJAJA 1993:171-17
menemukan tiga sarana penemuan kembali arsip yaitu sebagai berikut :
1) Indeks ialah kata tangap (capiton,catech,word) yang dapat berupa
nama orang,nama badanatau organisasi,masalah (subject) dan
nama tempat , negara,propinsi,kota kabupaten,desa dan jalan
selainnya
2) Kode dapatberupa angka,kombinasi angka dengan huruf, huruf
dengan tanda-tanda yang lainya yang mengandung suatu
pengertian tertentu.
3) Petunjuk silang dipergunakan dalm hubungan kata tangkap yang
berupa masalah ,namaorang, nama badan atau organisasi,dan nama
tempat petunjuk siang ini mengandung pengertian bahwakata
7. Pemiliharan arsip
Arsip merupakan warisan masa lalu yag harus dilestarikan sebagai bahan
pembelajaran dan introspeksi diri, oleh karena itu dalam pemeliharaan nya
diperlukan cara yang baik demi menjaga kelangsungan arsip.Menurut Martono,
Boedi (1990: 66) upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut 2 ( dua )
aspek, yaitu :
a) Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung
bersentuhan dengan berbagai musuh arsip.
b) Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.
Sedangkan menurut A.W.Widjaya (1990:74) pemeliharaan arsip dapat
dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1) Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus diatur dengan cara sebagai berikut :
a) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab
b) Ruangan harus terang dan terkena sinar matahari.
c) Ruangan diberi ventilasi yang cukup
d) Ruangan terhindar dari serangan api.
e) Ruangan terhindar dari serangan banjir.
f) Memeriksa ruangan untuk mengetahui adanya talang, saluran air
atau gedung yang bocor.
g) Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama.
h) Lokasi ruangan bebas dari lokasi industri yang menyebabkan
polusi udara.
i) Ruangan hendaknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang
lain, dilihat dari sifat2 kerahasiaannya.
j) Ruangan disesuaikan dengan bentuk arsip yang disimpan
2) Kebersihan
Kebersihan ruangan penyimpanan arsip perlu juga diperhatikan untuk
menjaga arsip tersebut terhinda dari kerusakan, baik yang berasal dari manusia
atau yang diakibatkan oleh alam itu sendiri.
3) Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak
arsip dan almari arsip, usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi,
mengatasi, mencegah dan mengambil langkah – langkah yang bertujuan
