PENGELOLAAN ARSIP PADA KANTOR CAMAT MEDAN BARU KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi
Studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya ( A.Md )
Disusun Oleh :
ALAR TUMANGGER
122201025
PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Pengelolaan Arsip Pada Kantor Camat Medan Baru.
Oleh : Alar Tumangger
Nim : 122201025
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua : Dra. Zaslina Zainuddin, M. Pd
NIP : 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Pengelolaan Arsip Pada Kantor Camat Medan Baru
Oleh : Alar Tumangger
Nim : 122201025
Dosen Pembimbing : Dra. Zaslina Zainuddin, M. Pd
NIP : 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembaca :
NIP :
Tanda Tangan :
Kata Pengantar
Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa , atas berkat dan rahmat dan karunian di limpahkaNYA, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Kertas karya ini berjudul ’’PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR CAMAT MEDAN BARU’’ disusun untuk melengkapi persyaratan dalam menyelesaikan studi pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa apa yang di sajikan dalam kertas karya ini masih jauh dari sempurna, baik materi bahasa maupun penyusunan bahasanya. Maka dengan rendah hati penulis akan selalu menerima saran dan kritik dari para pembaca untuk mencapai arah perbaikan.
Dalam penyelesaian kertas karya ini, penulis telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih yang setulus- tulusnya kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi Perpustakaan D-III Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
3. Terimakasih kepada Ibuk Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd sebagai pembimbing kertas karya ini, yang telah banyak memberikan masukan dan arahan dalam penulisan kertas karya ini.
4. Terimakasih kepada Ibuk Laila Hadri S.sos sebagai dosen pembaca dalam penulisan kertas karya ini yang telah memberikan masukan dan arahan dalam penyelesaian penulisan kertas karya ini.
5. Bapak Mopul .B.S, AP. Msi, selaku Camat Medan Baru 6. Seluruh staf pegawai Kantor Camat Medan Baru
8. Terima kasih penulis ucapkapan kepada abang penulis (Mian Tumangger, Sugido Tumangger, Revi Tumangger), kakak Eci Tumangger dan adek Merdu Tumangger, dan seluruh keluarga yang tidak dapat penulis ucapkan satu persatu yang selalu menyemangati penulis dalam berbagai hal
9. Buat abang kakak stambuk 2010 yang terdiri atas: Priay Hasugian, Ersidto Sidabutar, Saddam Daulay, Elpin Zega, my bro Pahri Zuhri, Fernando GTG dan Lamhot Harahap, yang telah memberikan dorongan 10.Stambuk 2012 terutama untuk Karya Ginting, Hadrian Morang, Juan
Pranata, Parlindungan, Pedrik Tarigan , Shinta Devi Purba, dan yang belum disebutkan namanya penulis ucapkan terima kasih
11.Buat teman yang satu perjuangan Kellengaldo Kabeakan, Edep Boyman Berutu, Jony Berutu, Jamil Berutu, Era Tumangger, Dani Padang, Lisken Angkat, Jamalum Berutu, Sampit Banurea, Ijin Tumangger, Jeki Tumangger dan seluruh teman- teman IKAMPUS (Ikatan Mahasiswa Pakpak Universitas Sumatera Utara) yang selalu bersama dalam keadaan suka dan duka.
12.Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini dapat memberikan manfaat, khususnya bagi penulis sendiri dan umumnya bagi pembaca. Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih jauh dari sempurna, baik dalam isi maupun sistematikanya. Oleh sebab itu, kritik dan saran yang membangun akan diterima untuk menyempurnakan kertas karya ini.
Medan, 07 Juli 2015
Penulis,
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN...1
1. Latar Belakang...1
2. Tujuan Penulisan...2
3. Ruang Lingkup...2
4. Metode Pengumpulan Data...2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA...4
1. Pengertian Arsip...4
2. Fungsi Arsip...7
3. Peranan Arsip...7
4. Tujuan Arsip.....8
5. Faktor Kearsipan Yang Baik....8
6. Penyimpanaan Arsip...13
7. Pemeliharaan Arsip...15
BAB III PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA KANTOR CAMAT MEDAN BARU...17
1. Gambaran Umum Kantor Camat Medan Baru...17
2. Visi Dan Misi Kecamatan Medan Baru...19
3. Struktur Organisasi Kantor Camat Medan Baru...23
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN...31 1. Kesimpulan...31
2. Saran...31
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Di dalam kegiatan suatu Instansi, baik dalam pemerintahan maupun swasta, arsip memiliki peran penting sebagai wakil informasi.Dengan adanya penataan kearsipan yang baik dalam satuan organisasi, arsip dapat dijadikan sebagai pusat ingatan yang bernilai historis.
Dengan pengorganisasian, arsipselalu berhubungan dengan surat,warta dan dokumen, namun kadang kala oleh sebagian orang arsip kurang dipandang, terutama bagi orang yang belummemahami tentang tujuan serta fungsi dan peran dari arsip itu sendiri, sehingga arsip tidak terpilihara dengan sebagai mana mestinya. Agar tidak terjadi hal demikian, maka perlu adanya petugas yangbekerja pada bidang ketatausahaan yang mengelola surat- menyurat.
Agar dapat melaksanakan tujuanya dengan baik petugas kearsipan harus memenuhi syarat- syarat sebagai berikut:
1) Memiliki pengetahuan dibidangnya.
2) Penetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat–menyurat dan arsip.
3) Pengertian tentang seluk-beluk intansinya yakni organisasi beserta tuga- tugas dan tanggung jawabnya.
4) Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
5) Memiliki kemampuan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang di jalankan.(A.W.Widjaja 1986;1040).
satu permasalahanya yang dihadapi oleh bagian unit pengelolaan arsip pada Kantor Camat Medan Baru adalah mengenai :
1. Bagimana sistem pengelolaan arsip pada Kantor Camat Medan Baru ?
2. Bagaimana sistem pemiliharan arsip di Kantor Camat Medan Baru ?
3. Bagaimana cara pengunaan arsip tersebut pada Kantor Camat Medan Baru?
4. Bagaimana cara menemubalikan arsip tersebut?
Berdasarkan permasalahan tersebut maka penulis tertarik untuk membahas kondisi kearsipan Kantor Camat Medan Baru, yang berkaitan dengan “Pengelolaan Arsip di Kantor Camat Medan Baru”
2. Tujuan Penulisan
Adapun yang Menjadi tujuan penulisan kertas karya iniadalah :
1. Untuk mengetahui sistim pengelolaan arsip pada Kantor Camat Medan Baru
2. Untuk mengetahui kendala yang di hadapi oleh Kantor Camat Medan Baru.
3.Ruang lingkup
Sesuaidengan masalah yang di ketengahkan di atas,makaruang lingkup kertas karya ini adalah semua hal yang menyangkut “Pengelolaan Arsip pada Kantor Camat Medan Baru”|
4. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dalam menyusun kertas karya ini adalah:
Yaitu dengan mempelajari bahan bahan dan literatur berupa buku buku yang berhubungandengan penulisan kertas karyaini
2. Penelitian Lapangan (filed research)
BAB II
PENGELOLAAN ARSIP
1. Pengertian Arsip
Kearsipan merupakan surat pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak di lakukan oleh setiap badan usaha baik dalam pemerintahan maupun usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat- surat dan dokumen- dokumen lainya. Kearsipan inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
Menurut undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- Ketentuan Pokok Kerarsipan,arsip adalah :
1) Naskah yang dibuat dan di terima oleh lembaga- lembaga negara dan badan pemerintahandalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.
2) Naskah–naskah yang dibuat dan ditrima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apa pun,baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (SularsoMuiyono:24)
1). Pengertian Arsip Dinamis
1) Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,pelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumya atau dipergunakaan secara langsung dalam adminitrasi negara. 2) Arsip Nasional RI memberikan defenisi asip dinamis adalah arsip-arsip
yang masih sering digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
3) Departemen Pendidikan dan Kebudayan memberikan arsip yang sama dengan pengertian yang di berikan oleh arsip nasional.Didalambuku departemen pendidikan dan kebudayan terdapat pengertian arsip dinamis, adalah berkas yang masi dipergunakan secara langsung dalam perencanaan .pelakasanaa kegiatan pada umumya atau dalam peyelenggaraan ketatausahaan perguruan tinggi.
4) Dalam buku pengurusan surat dan kearsipan yang dikeluarkan (Departemen Pendidikan dan Kebudayan,1980) arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam prencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan adminitrasi negara.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung berbagi keperluan dalam penyusunan rencana dan pengambilan keputusan ,serta pengendalian yang dilakuan oleh suatu intansi lembaga.
2). Pengertian arsip aktif
3). Pengertian arsip dinamis in- aktif
Arsip in-aktif adalah arsip dinamis yang secara tidak langsung dan tidak menerus- menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan adminitrari sehari-hariserta dikelola oleh pusat arsip.Penertian arsip in-aktif digunakan sekurang –kurangnya sepuluh tahun.
4). Pengertian arsip statis
Arsip Statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan administrasi negara.
Saat menangani suatu arsip diperlukan sebuah sistem penyusunan khusus sehingga arsip mudah ditemukan kembali dengan cepat ketika diperlukan. Arsip juga hadir karena adanya kumpulan surat menyurat yang terjadi karena transaksi tindak tanduk dokumen yang disimpan.
Dalam buku kearsipan 1,(Wursanto1991: 26-237) terdapat beberapa kutipan mengenai kutipan pengertian arsip statis sebagai berikut:
1) Undang-undang No 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,pelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumya atau dipergunakaan secara langsung dalam adminitrasi negara. 2) Dalam buku pedoman pelayanan tata usaha untukperguruan tinggi di
pendidikan dan kebudayaan, diberikan suatu urusan bahwa arsip statis adalah berkas yng tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,pelaksaan kegiatan untukmenyelenggarakan pelayanan tatausahaan.
pengurusan surat dan kearsipan,arsipstatis ialah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan adminitrasi negara.
2. Fungsi arsip
Menurut Barthos(2007:11),fungsi arsip dibedakan:Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis, yang tidak diperguakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Dilihat dari pentingnya kegunaan arsip, oleh karena itu arsip dapat juga difungsikan dengan baik secara mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan,yakni:
1) Arsip sebagai sumber informasi 2) Arsip sebagai sumber pendidikan 3) Arsip sebagai sumber sejarah 4) Arsip sebagai sumber ingatan 5) Arsip sebagai sumber komunikas 6) Arsip sebagai pengambil keputusan
7) Arsip sebagai alat pembuktian(A.W.Widjaya 1990:103)
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh dan terus berkembang sejalan dengan tata kehidupan masyarakat dan pemerintahan sehingga diperlukan pengelolaan yang baik dan benar agar efektif dalam penggunaan nya dan sesuai dengan tujuan arsip tersebut.
3. PeranaanArsip
sumber dokumentasi, sebagai sumber informasi maka arsip akan membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah, sebagai sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi”
4. Tujuan arsip
Pengarsipan mempunyai tujuan agar pemilik suatu perusahaan baik negara maupun swasta memiliki landasan dasar maupun bahan pertanggung jawaban dalam setiap keputusan yang telah diambil.Kegiatan yang dilakukan merupakan sebuah wujud kerja kearsipan yang sesuai dengan apa yang diinginkan. Kegiatan pengarsipan memungkinkan untuk dilakukan setiap hari sehingga memberikan kegunaan bagi setiap lembaga swasta maupun pemerintah.
5. Faktor Kearsipan Yang Baik
Penggunaan sistim penyimpanan secara tepatSistim penyimpanan arsip adalah suatu angkain tata carayang teratur menurut suatu pedoman tentu untuk menyusun/ menyimpan warkat- warkat hingga bila diperlukan dapat temukan kembalidaritempat penyimpanan setiap benda arsip.
Ada beberapa kearsipan yang baik antara lain :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
a) Abjadlah dengan mengatur berkas ke dalam tata urutan unit per unit dan berurutan abjad dalam masing-masing unit. b) Masing-masing unit berkas dalam segmen berkas harus
diperhatikan dalam melakukan pemberkasan, hal ini juga mencakup kata depan, kata sambung, dan kata sandang. c) Berkaslah sesuai prinsip “Nothing before something”
artinya segmen unit tunggal mendahului unit jamak.
d) Dalam mengabjad, abaikan semua tanda baca seperti: titik, koma, tanda sambung, tanda hypen dianggap sebagai satu unit.
e) Angka romawi disejajarkan sebelum huruf, semua angka arab mendahului angka romawi.
f) Akronim, singkatan dan nama stasiun televisi/radio diberkaskan sebagai satu unit.
g) Berkaskanlah pada nama atau gelar yang lazim.
h) Standar tentang peraturan-peraturan dimaksud telah ada,sehingga setiap organisasi tidak perlu bersusah payah menentukan lagi peraturan-peraturan yang diperlukan, karena hal ini tidak merupan yang mudah.
2. Sistem Pokok Soal (Subject Filing System)
Contoh : Kepegawaian
a) Jabatan b) Lamaran c) Pelatihan
d) Cuti, dsb. Barthos (2007:45)
3. Sistem Nomor Atau Angka ( Numerical Filing System )
Sistem nomor adalah sistem penyimpana arsip berdasarkan “Nomor” yang terlebih dahulu telah ditetapkan pada berkas arsip sebagai kode.Sistem nomor ini biasanya digunakan organisas yang bergerak pada bidang tertentu yang menginginkan sistem penyimpanan dan temu-balik arsip klien nya berdasarkan angka. Misalnya: nomor anggota, Nomor Induk, Rekening dsb.Menurut Amsyah ( 2001: 105 ) sistem numerik mengenal tiga metode, yakni :
a) Consequtive numbering method
Yaitu memberi kode arsip dengan nomor berurutan. Nomor dapat diambil dari satu digit( 0, 1, 2, 3, 4, dsb ) atau dua digit ( 00, 10, 20, 30, dsb ), atau labih dari tiga digit.
Contoh : 100 Kepegawaian
100.01 Jabatan
100.02 Lamaran
100.03 Pelatihan
100.04 Cuti
b) Non Consequtive Numbering
1. Terminal Digit
Metode ini biasanya digunakan untuk arsip yang lebih dari lima digit,agar menghindari kesalahan dalam pengarsipan karena keterbatasan sumber daya manusia dan sering terjadi kekeliruan dalam mengingat nomor yang hampir sama. Contoh : 221101
Angka 01 kode laci ( dua digit dari belakang ) Angka 11 kode guide ( dua digit dari tengah ) Angka 22 kode folder ( dua digit pertama )
2. Middle Digit
Perbedaan antara Middle Digit dan Terminal Digit hanyalah pada penentuan nomor laci . Untuk Middle Digit, nomor laci nya diambil dari tengah, nomor guide adalah dua digit di depan dan nomor folder dua digit dari belakang.
3. Nomor berlompat lompat ( Skip Numbering)
Cara penyimpanan arsip yang menggunakan penyusunan nomor yang tidak berurutan, berlompat- lompat dan biasanya terdapat jarak untuk setiap nomor. Cara penyimpanan seperti ini biasanya digunakan untuk filr yang berjumlah banyak, karena cara ini dapat mengantisipasi pertambahan arsip.
4. Kode Blok
Cara penyimpanan yang memberikan nomor berjarak pada kategori tertentu, setiap divisi, yang menjadi pengenal kategori tersebut. Contoh :
Nomor 100-120 digunakan untuk Kepegawaian
5. Kode Kelompok
Hampir mirip dengan cara kerja DDC, metode ini juga membentukkesatuan kode yang digunakan untuk topik utama, dan sub-sub bagian nya.
Contoh :
22101000 Kepegaiwaian
22101002 Penggajian
22101003 Libur pegawai
22101004 libur cuti hami
22101005 libur ambil cuti
4. Sistem Wilayah atau Daerah
Sistem wilayah merupakan suatu sistem yang menyimpan arsip dan mengaturnya berdasarkan tempat atau daerah asal arsip. Hal ini dilakukan agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama, dapat disimpan ditempat yang sama pula. Sistem ini juga disebut sebagai sistem penyimpanan berdasarkan nama tempat. Contoh untuk sistem wilayah atau daerah adalah nama – nama provinsi din indonesia:
Daerah Istimewa Aceh Sumatera utara
Jawa Tengah Bali
Daerah Istimewa Yogjakarta
5. Sistem Tanggal ( Chronological Filling System )
untuk menyimpan bahan – bahan yang disusun berdasarkan kapan surat itu diterima atau saat surat itu dikeluarkan tanpa melihat masalah atau perihal dari surat tersebut.Biasanya arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun. Apabila kegiatan dari organisasi tersebut sudah mencakup banyak hal,maka disarankan agar mencari sistem penyimpanan yang lain yang dianggap sesuai karena sistem ini, hanya digunakan untuk organisasi yang memiliki topik kegiatan yang sama atau sedikit sama sekalidisusun berdasarkan kapan surat itu diterima atau saat surat itu dikeluarkan tanpa melihat masalah atau perihal dari surat tersebut.Biasanya arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun. Apabila kegiatan dari organisasi tersebut sudah mencakup banyak hal,maka disarankan agar mencari sistem penyimpanan yang lain yang dianggap sesuai karena sistem ini, hanya digunakan untuk organisasi yang memiliki topik kegiatan yang sama atau sedikit sama sekali.
6. Penyimpanan Arsip(Sroeig)
Sebagian diketahui bahwa penyimpanan arsip dengancepat dan tepat meupakaan dari penataan arsip. Setiap pegawai akan merasa tertunda penyelesaian pekerjaan,apabila arsip dibutuhkan tidak akan dapat ditemukan pada waktu yang diperlukan.Menyimpan arsip pada tempat teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dimaksud dapat ditemukan dengan mudah .
a. Penempatan(placing)
b. Penemuankembaliarsip
Penemuan kembali arsip adalah cara bagai mana sesuatudokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dengan waktu cepat dan tepat. Penemuan kembali dokumen atau arsipbukanlah sekedar menemukan berkas- berkas dari tempat penyimpananya, tetapi akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat di temukan guna sesuatu tindakan pengambilan keputusan.Yang menjadipersoalan ialah hubungan antara “pertanyaan dan jawaban’’. Hubungan antara jawaban ini menjadi dasar pengembangan sistim penemuan kenbali arsip. Sering juga kita temukan dalam praktek masalah mencari dan menemukan sesuatu arsip yangselalu pertanyan ialah nomor dan tanggal surat,memang nomor surat dan tangagal dan kode suratdapat dipakai sarna dalam pencarian dan penemuan arsip,akan tetapi nomor surat atau kode surat hendaklah mempunyai ciri-ciri tertentu yang memudahkan baik pemakai maupun pegawai yang melayani ,(adminitrasi kearsipan 1993:171-172).
Dalam buku adminitrasi kearsipan karangan A.W.WIDJAJA 1993:171-17 menemukan tiga sarana penemuan kembali arsip yaitu sebagai berikut :
1) Indeks ialah kata tangap (capiton,catech,word) yang dapat berupa nama orang,nama badanatau organisasi,masalah (subject) dan nama tempat , negara,propinsi,kota kabupaten,desa dan jalan selainnya
2) Kode dapatberupa angka,kombinasi angka dengan huruf, huruf dengan tanda-tanda yang lainya yang mengandung suatu pengertian tertentu.
7. Pemiliharan arsip
Arsip merupakan warisan masa lalu yag harus dilestarikan sebagai bahan pembelajaran dan introspeksi diri, oleh karena itu dalam pemeliharaan nya diperlukan cara yang baik demi menjaga kelangsungan arsip.Menurut Martono, Boedi (1990: 66) upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut 2 ( dua ) aspek, yaitu :
a) Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh arsip.
b) Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.
Sedangkan menurut A.W.Widjaya (1990:74) pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1) Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus diatur dengan cara sebagai berikut :
a) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab b) Ruangan harus terang dan terkena sinar matahari. c) Ruangan diberi ventilasi yang cukup
d) Ruangan terhindar dari serangan api. e) Ruangan terhindar dari serangan banjir.
f) Memeriksa ruangan untuk mengetahui adanya talang, saluran air atau gedung yang bocor.
g) Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama.
h) Lokasi ruangan bebas dari lokasi industri yang menyebabkan polusi udara.
i) Ruangan hendaknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain, dilihat dari sifat2 kerahasiaannya.
2) Kebersihan
Kebersihan ruangan penyimpanan arsip perlu juga diperhatikan untuk menjaga arsip tersebut terhinda dari kerusakan, baik yang berasal dari manusia atau yang diakibatkan oleh alam itu sendiri.
3) Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
BAB III
PENGELOLAAN ARSIP PADA KANTOR CAMAT MEDAN BARU
1. Gambaran Umum Kantor Camat Medan Baru
Pemerintahan kecamatan adalah salahsatu sistem pemerintahan yang di sudah lama diterapkan di Indonesia.Pemerintahan kecamatan berada di bawah pemerintahan kabupaten, yang dipimpin oleh seorang pimpinan yang di disebut dengan camat. Seorang pimpinana kecamatan atau camat di pilih dan di angkat oleh pemerintahan diatasnya, dimana status camat sendiri adalah seorang pegawai negeri sipil(PNS).Pemerintahan kecamatan merupakan perpanjangan tangan dari pemerintahan kabupaten yang langsung memberikan pelayanan kepada masayarakat yang berada di wilayang sebuah kecamatan.
Medan adalah kota ketiga terbesar di seluruh Indonesia setelah Jakarta dan Surabaya dan merupakan ibukota peropinsi dari peropinsi Sumatera Utara. Wilayang kota medan terdiri dari beberapa kecamatan, salah satu di antaranya adalah KecamatanMedan Baru yang merupakan lokasi atau tempat penelitian ini.
Kecamatan Medan Baru sebagai salah satu kecamatan dari 21 kecamatan yang ada dikota Medan. Berdasarkan peraturan pemerintah Nomor 22 tahun 1973 dan disahkan menjadi kecamatan defenitif dari empat kecamatan yang ada di kota Medan membawahi 18 kelurahan dan berdasarkan peraturan pemerintah nomor 50 tahun 1991 tentang pembentukan kecamatan baru di peropinsidi Sumatera Utara dan pemekaran 8 kecamatan di kota Medan, salah satu kecamatan yang wilayahnya di mekarkan adalah Kecamatan Medan Baru yang membawahi 6kelurahan serta 64 lingkungan sampai saat ini, memeilikiluas wilayang 5,41 KM bujur sangkar.
bisnisyang bernilai ekonomis, apalagi jika dapat di kembangkan secara perofesional.
Namun perkembangan wilayah menurut lain, dimana laju pertumbuhan penduduk menurut kebuthan pokok terutama tempat tinggal dan perasarana sosial lainya. Dalam rangka mengantisipasi lajunya pebangunan perkotaaan yang semakin menyempit sehingga perlu adanya penataaan ruang kecamatan Medanbarukedepanya.
a) . Geogerafis KecamatanMedan Baru
Kecamatan Medan Baru secara geogerafis berada di wilayah barat daya kota Medan merupakan dataran sedang 5-10 M diatas permukaan laut danberbatasan dengan kecamatan :
1. Sebelah utara : kecamatan Medan petisah
2. Sebelah selatan : kecamatan Medan selayang
3. Sebelah timur : kecamatan Medan polonia
4. Sebelah barat : kecamatan Medan sungggal\
Salah sayu faktor penting di wilayah Kecamatan Medan Baru hampir 91% wilayah yang telah terbangun dan hanya 9% lagi merupakan lahankosong itu pun hanya dapat dipergunakan sebagai lahan pekarangan perumahan penduduk dansebagian lagi wilayah terserap oleh lahan kompleks Universitas Sumatera Utara (USU), sehinggga wilayah inimenjadi daerahyang subur dan perimadona bagi dunia usaha yang berhubungan dengan pendidikan di samping aktifitaslainya di kecamatan Medan Baru
b) . Demogerafi Kecamatan Medan Baru
Berdasarkan perhitungan BPS penduduk tahun 2011, penduduk Kecamatan Medan Baru di perkirakan telah mencapai 57.962 jiwa dengan jumblah wanita 30.357 (55,54%)lebih besardari jumblah laki-laki 27.605 (44,46%). Tingkat kepadatan penduduk rata-rata 7.313 jiwa perKM bujur sangkar.
2. Visi Dan Misi Kecamatan Medan Baru
Visi Kecamatan Medan Baru lahirsebagai visi bersama pemerintah kota Medan dalam konteks keinginan membagun kemampuan baru yang bernilai masa depan. Visi Kecamatan Medan Baru merupakan integritas dan harapan dan keinginan yang di yakini maupun menjadi akselerator dalam pelaksanaaan tugas dan fungsi yang di emban Kecamatan Medan Baru.
Visi kecamatan medan baru; “MEWUJUDKAN KECAMATAN MEDAN BARU YANG MODEREN, DAN RELIGIUS”
Kecamatan yang moderen adalah kecamatan yang memiliki jasa,perdagangan, keuangan danpendidikan yang siap bersaing secara regional dan gelobal dengan sistem lalu lintaskeuangan yang efisien dan kompetitif dengan dukungan infrastruktur sosialekonomi yang lengkap, pondasi perekonomian yang kuat, setabilitaskeamanan, sosial politik yang kondusif dan tata pemerintahan yang profesional serta pembangunan yang berfokus pad peningkatan kesejahteraan masyarakat, kwualitas sumberdaya manusia (SDM), ilmu pengetahuan dan teknologi.
Religius yang akan di wujudkan adalah kecamatan dengan masyarakatyang dinamis, menjunjung tinggi nilai ajaran agama sehingga menjadikan agama sebagai landasan etika dan moral. Disamping itu makna pokok dari visi religius adalah terwujudnya sikap toleransi dan kerukunan hidup dalam beragama antara umat beragama dan antara etnik serta umat beragama, etnik dengan pemerintahan tercermin dalam kehidupan sehari-hari..
c) . Misi Pembagunan Kecamatan Medan Baru
Misi adalah sesuatu yang harus di emban atau di laksanakan oleh instansi pemerintahan sesuai denganvisi yang telah di tetapkan agar tujuan organisasi dapat tercapai dan berhasil guna dengan baik, dengan misi tersebut diharapkan seluruh aparatur dan pihak yang berkepentingan dapat mengetahui akan peran dan perogeram-perogeram serta hasil yang hendak di capai di waktu yang akan datang dari visi yang telah di tetapkan tersebut.
Kecaatan Medan Baru mempunyai misi :
Meningkatkan akuntabilitas pemerintahan yang demokeratis, berkeadilan, terasparan dan akuntabel.
a) Meningkatkan sarana dan perasarana kecamatan yang serasi dan seimbang untukseluruh kawasan kecamatan
b) Meningkatkan akselerasi pertumbuhan ekonomi c) Mewujudkan penataan lingkungan
d) Meningkatkan kwalitas masyarakat c. . Sistem Pemerintahan
Untuk menyelengggarakan tugaspokok sebagai mana di maksud, kecamatan menyelengggarakan fungsi :
a) Pelaksanaan kewenangan danpengkordinasian kegiatan peberdayan masyarakat.
b) Pelaksanaan penanganan dan pengkordinasian kegiatan pemberdayaan masyarakat.
c) Pengkordeinasian penyelenggaraan ketenteraman dan ketertiban.
d) Pengkordinasian penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan.
e) Pengkordinasian pemeliharaan perasaran dan fasilitas pelayan umum. f) Pengkordinasian penyelengggaraan kegiatan pemerintah di kecamatan. g) pengkordinasian UPTD dan UPTB.
h) pembinaan penyelenggaraan pemerintah kelurahan.
i) Pelaksanaan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup tugasnya dan yang belum dapat dilaksanakan pemerintahan kelurahan.
j) Pelaksanaaan tugas lain yang di berikan oleh walikota sesuai tugas dan fungsinnya.
Kedudukan kecamatan menurut UU 5/1974,22/1999 dan 32/2004. Keberadan uu nomor 22 tahun 1999 sebagai “kontera-konsep” terhadap uu sebelumnya (uu 5 tahun 1974) dilatarbelakangi adanya perbedaan filosofi serta peradigma yang mendasarinya. Mengapa menunjuk pada uu nomor 22 tahun 1999?
Karena berdasarkan uu tersebut, kedudukan kecamatan termasuk tupoksi dan hubungan kerja dan unit organisasi pemerintahan di bawahnya (desa dan kelurahan)berubah secara derastis yang di tandai dengan beberapa halsebagai berikut :
b) Dari pradigma administeratif yang mengutamakan daya guna dan hasil guna pemerintahan menjadi peradigma demokeratisasi, partisipasi masyarakatserta pelayanan
c) Tugas utama pemerintahan daerah yang semula ebagai peromotor pembagunan berubah menjadi pelayan masyarakat, sehinggga unit-unit pemerintahan yang berhadapan dan memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat perlu diperkuat.
d) Dari dominasi eksekutif (executive heavy) berubah ke arah dominasi legislatif (legislative heavy)
e) Pengaturan terhadap desa yang terbatas, mengggantikan pengaturan yang luas dan seragam secara nasional.
3.Struktur Organisasi Kecamatan Medan Baru
Sumber : Kecamatan Medan Baru 2012 CAMAT MOPUL B.S.,AP.M.Si SUB BAGIAN UMUM RAHNAN KASI TERANTIB MARIBEL HASUGIAN SEKRETARIS
INDRA UTAMA, SSTP
Didalam sebuah organisasi dibangun sebuah struktur untuk pembagian kerja dengan tujuan bersama secara efektif dan efisien. Hal ini sangat diperlukan mengingat kaitannya yang erat dengan kelangsungan dalam suatu organisasi, dan setiap pegawai dapat mengetahui jenjang jabatan dan pekerjaan yang akan dilakukannya serta dapat mempertanggungjawabkannya kepada pimpinannya.
Diagram Konteks Sistem Informasi Surat Masuk Kecamatan Medan Baru
Sumber : Kecamatan Medan Baru, 2012 Surat Masuk
Disposisi
Sekretaris
Sub Bagian Umum
Camat
Sub Bagian Keuangan
a) .Keterangan
Diagram diatas menjelaskan alur surat masuk pada kecamatan medan baru, Kota Medan. Surat yang masuk dari berbagai pihak akan di proses menggunakan surat disposi, lalu diserahkan kepada sekretaris untuk membuat kesimpulan isi surat tersebut kemudian ditandatangani dan diserahkan kepada camat yang akan menunjuk sub bagian mana yang akan menerima surat ,sesuai dengan isi dan tujuan surat masuk tersebut. Setelah itu subbagian akan menyerahkan kepada staf nya untuk mengerjakan hal yang ada pada surat masuk tersebut.
b) .Disposisi
Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah di kantor camat medan baru,kota Medan, perlu disertakan dengan surat disposisi ( routing slip ) pada surat tersebut. Dimana hal ini berguna sebagai tempat dimana camat akan memberikan atau menunjuk ke sub bagian mana surat itu berjalan.
Contoh : Lembar Disposisi kecamatan Medan baru Kota Medan
LEMBAR – DISPOSISI
Indeks Kode Nomor Urut Tgl.Penyelesaian
Perihal
Isi Ringkas
Asal Surat Tanggal Nomor Lampiran
Diajukan / diteruskan Instruksi / Informasi
Diagram Konteks Sistem Informasi Surat Keluar Pada kantor Camat Medan Baru.
Sumber : kecamatan medan baru Kota Medan. 2012
a).Surat Keluar
Alur surat keluar dimulai dari staf yang membuat konsep surat, lalu setelah konsep disetujui lalu diketik sesuai dengan konsep akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat. Setelah semuanya lengkap, maka surat dapat di serahkan kepada Kepala badan untuk ditandatangani. Selanjutnya surat akan diberi nomor sesuai sistem penomoran surat yang ada pada kantor camat Medan baru. Setelah
Stempel Paraf TTD. Sekretaris,
KTU, dan sub bagian
Paraf sub bagian
Penomoran Surat
Surat Disimpan TTD. sub
bagian
Penomoran Surat
itu, surat akan dicatat pada buku ekspedisi dan dapat di kirim keluar kepada yang bersangkutan.
b).Surat Disimpan
Saat konsep surat telah di setujui, maka staf harus membuat pertinggal dari surat keluar tersebut untuk disimpan. Sebelum disimpan, surat akan di bubuhkan stempel paraf dan didalam stempel paraf tersebut di bubuhkan tandatangan sekretaris, Kepala Tata usaha, dan Kepala sub bagian yang bersangkutan dengan surat tersebut.
Setelah surat lengkap ditandatangani, maka surat diantar kepada Kepala sub bagian untuk di paraf, lalu dilakukan penomoran surat yang sesuai dengan sistem penomoran pada badan kantor camat Medan baru. Kemudian surat akan disimpan pada lemari penyimpanan arsip.
4. Fungsi dan Kegiatan Arsip Pada kantor Camat Medan Baru Kota Medan
Disetiap organisasi, kegiatan arsip sangatlah menunjang kelangsungan organisasi tersebut. Arsip berperan sangat vital dalam pola kerja organisasi sebab dapat digunakan sebagai petunjuk apabila ada yang membutuhkannya. Pada kantor camat medan baru Kota medan, arsip berfungsi sebagai bukti nyata atas kegiatan yang selama ini telah dilakukan.
1. Sebagai pertinggal
2. Sebagai bukti bahwa surat telah dibalas apabila terdapat keluhan
3. Sebagai laporan kepada SKPD ( Satuan Kerja Perangkat daerah )
a) Penyimpanan Arsip
Upaya peyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor : a. Tujuan penyimpan anarsip dan layanan arsip;
b. Bentuk fisik dan komposisi; c. Berapa lama akan disimpan; d. Jalan masuk dan pengaruhnya.
Kantor camat Medan baru Kota Medan menyimpan arsip dengan sistem pokok soal,dimana berkas disusun berdasarkan topik permasalahan dari arsip terbsebut,kemudian menyusunnya didalam satu subjek dan sub subjek. Hal ini dilakukan mengingat belum banyak surat yang harus disimpan oleh kantor camat Medan baru Kota Medan itu sendiri. Pada umumnya, setiap Bidang akan menyimpan arsip mereka sendiri – sendiri pada folder lalu meletakkan nya didalam filling Cabinet dan lemari.Termasuk juga untuk file elektronik masih disimpan oleh masing – masing bidang.
b) Pemeliharaan Arsip
Dalam penyimpanan arsip, diperlukan pemeliharaan yang baik pula agar berkas terhindar dari kerusakan, apalagi sampai permanen yang menyebabkan berkas tidak dapat digunakan lagi. Oleh karena itu dilakukan pemeliharaan pada arsip yang disimpan. Hal ini bertujuan untuk menjaga dokumen agar terhindar dari kehancuran. Untuk mencegah hal tersebut, maka kantor camat medan baru Kota medan melakukan beberapa pencegahan.
c) Penyusutan Arsip
Arsip dapat disimpan apabila mengandung informasi yang bisa dipergunakan kembali didalamnya, dan ketika arsip sudah kurang memiliki daya guna maka sebaiknya disarankan untuk dibuang. Dalam hal ini akan dilakukan penyusutan arsip agar mengurangi biaya penyimpanan, ruang dan tenaga. Pada kantor camat Medan baru Kota Medan dalam melakukan penyusutan dengan mengirim ke Badan Arsip setiap berkas mereka dalam jangka waktu 5 tahun sekali.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil observasi pada kantor camat Medan baru Kota Medan dan pemeriksaan data informasi yang diperoleh, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
a) Penyimpanan arsip pada kantor camat Medan baru Kota Medan menggunakan sistem Pokok Soal atau sistem subjek yang disusun berdasarkan inti permasalahan setiap arsip yang disimpan
b) Setiap berkas yang dimiliki kantor camat medan baru Kota Medan di simpan didalam filling cabinet yang tahan karat dan api, menggunakan pengatur suhu, dan melakukan fumigasi agar arsip tidak mengalami kerusakan.
c) Arsip yang dimiliki kantorcamat Medan baru Kota Medan akan dikirim ke Badan Arsip dalam jangka waktu 5 tahun sekali.
d) Kendala yang dimiliki oleh kantor camat Medan baru Kota Medan dalam pengelolaan arsip adalah :
a. Masih kurangnya tenaga arsiparis yang ada
b. Arsip elektronik masih disimpan per bidang sehingga sulit untuk di akses oleh bidang yang lain. c. Masih menggunakan sistem manual
2. Saran
a) dalam pengelolaan arsip hendaknya memperhitungkan penemuan dan penempatan arsip yang lebih efisien dan efektif
DAFTAR PUSTAKA
1. Anastasia, A. 2011. Pemindahan Arsip
Inaktif.http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/pemindahan-arsip-inaktif. (27 agustus 2013)
2. Arsip Nasional Republik Indonesia.2006.Modul Manajemen Arsip Aktif.Jakarta: Pusat Pendidikanan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia.
3. Amsyai,Zulkfli.2001.Manajemen Kearsipan.Jakarta:Gramedia 4. Barthos,Basir.2005.manajemen Kearsipan.Jakarta : Bumi Aksara 5. Hasibuan, Sukri Aidil Fitrah.2012.Penyusutan pemindahan dan
pemusnahan arsi
6. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 tahun 1991.Tentang jadwal Retensi Arsip Departemen Dalam Negeri.jakarta: Departemen Dalam Negeri
7. Martono, Boedi.1990.Sistem Kearsipan Praktis, Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.Jakarta : Pustaka Sinar harapan
8. Republik Indonesia.2009.Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.Tentang Kearsipan. Jakarta
LAMPIRAN
Gambar 1. Kantor Camat Medan Baru
[image:41.595.119.508.465.691.2]Gambar 3. Lemari Tempat Penyimpanan Arsip
[image:42.595.116.508.395.683.2]
