DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, S & Jabar.2004. Evaluasi Program Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara
Tayibnapis, F.Y. (2000). Evaluasi Program. Jakarta: Rineka Cipta
Spencer, Lyle, M.Jr. dan Signe M.Spencer. 1993. Competence at Work. New
York: John
Rahardjo Adisasmita, 2011. Pengelolaan Pendapatan dan Anggaran Daerah.
Yang Menerbitkan Graha Ilmu : Yogyakarta.
Sedarmayanti.2003.Tata Kearsipan:Dengan Memanfaatkan Teknologi
Modern.Bandung:Bandar Maju.
Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Undang Undang nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
kearsipan.
Wursanto,Ig.1991.Kearsipan II.Yogyakarta:Kanasius.
Wursanto,Ig.1991.Kersipan I.Yogyakarta:Kanasius.
Widjaja, A.W.1986.Administrasi Kearsipan:Suatu Pengantar.Jakarta:Rajawali
Press
Widjaja,A.W.1993.Administarsi Kearsipan : Suatu Pengantar.Edisi
Revisi,Jakarta:PT Raja Garffindo Persada.
Barthos, Basir.2007. Mangement Kearsipan : Untuk lembaga Negara, Swasta,
Dan Perguruan Tinggi.Edisi I,Jakarta:Bumi Aksara.
Brichford,maynard.1977.Archives and manuscript :Appraisa/and
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1Gambaran Umum Badan perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
3.1.1Sejarah Berdirinya Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Berdasarkan Perda Provinsi Sumatera Utara No.4 Tahun 2001 tentang
Lembaga Teknis Daerah bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara merupakan
lembaga teknis yang berada dalam perangkat peemerintah Provinsi Sumatera
Utara, yang dulunya bernama Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara.
Perubahan nama tersebut setelah di berlakukannya UU No.22 Tahun 1999
tentang Otonomi Daerah.
Berdasarkan keputusan presiden No. 11 tahun 1999 tentang Perpustakaan
Nasional RI, yang dulunya bernama Perpustakaan Wilayah berubah menjadi
Perpustakaan Daerah Sumatera Utara.Kemudian Setelah Lahirnya Keputusan
presiden No.50 tahun 1997 dan Keputusan kepala Perpustakaan Nasional RI No.
44 tahun 1998 namanya berubah menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi
Sumatera Utara.
Semenjak berdirinya hingga sekarang BPAD Provinsi Sumatera Utara
dipimpin oleh :
1.Pada tahun 1957 sampai dengan 1959 dijabat oleh Daniel Marpaung
2.Pada tahun 1959 sampai dengan tahun 1963 dijabat oleh Bachrun Hutasuhut
3.Pada tahun 1963 sampai dengan 1965 dijabat oleh Tengku Ferial Amiruddin
4.Pada tahun 1965 mengalami dua kali pergantian kepemimpinan , yaitu pertama
dijabat oleh R. Adnan dan yang kedua di jabat oleh R.Adil Musa sampai tahun
5.Pada tahun 1974 juga terjadi dua kali pergantian kepemimpinan , yaitu pertama
dijabat oleh SP.Hutauruk dan yang kedua dijabat oleh contnin Siagian sampai
tahun 1975
6.Pada tahun 1975 sampai dengan tahun 1983 dijabat oleh DRS,Abdul Sani
7.Pada tahun 1983 sampai dengan tahun 1993 dijabat oleh Drs. Sabirin Nasution
8.Pada tahun 1993 sampai dengan tahun 1998 dijabat oleh Dra. Ria Chazana
9.Pada tahun 1998 sampai dengan tahun 1999 dijabat oleh Drs. Idris kamah
10.Pada tahun 1999 sampai dengan tahun 2004 dijabat oleh Drs. Elazar Mangku
Barus, SH
11.Pada tahun 2004 sampai dengan tahun 2007 dijabat oleh Drs. H.Ahmad Raja
Thamrin,MM
12.Pada tahun 2008 Sampai dengan 2010 di jabat oleh Drs. Syaiful Syafri, MM
13.Pada tahun 2010 sampai sekarang dijabat oleh Nurdin Pane, SE,M.AP
3.1.2 Sejarah berdirinya Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara
Sebelum tahun 1994, lembaga yang mengelola, menyelamatkan dan
melestarikan arsip provinsi sumatera utara adalah Sekretariat Wilayah Daerah
provinsi Tingkat I Smatera Utara. Pada tahun 1992 terbitlah peraturan Daerah
Tingkat I Sumatera Utara Nomor 10 Tahun 1992 Tentang Pembentukan
Organisasi dan Tata kerja Kantor Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yang
kemudian pada tahun 1994 peraturan daerah tersebut disahkan oleh Menteri
Dalam Negeri dengan keputusan Nomor 53 tahun 1994 dan Keputusan Gubernur
Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara dengan nomor 05.011/1217/KT/TAHUN
1994 dan sejak saat itu berdirilah kantor Arsip Daerah Provinsi I Sumatera utara
dengan fungsi pengelolaan, penyelamatan , dan pelestarian arsip Provinsi
Pada tahun 2001 terjadi perubahan struktur organisasi dengan keluarnya
peraturan pemerintah tentang penghapusan dan penggabungan Lembaga-Lembaga
Negara. Salah Satu Lembaga Negara yang tergabung adalah Kantor rsip Daerah
Tingkat I provinsi sumatera Utara yang bergabung dengan Perpustakaan Nasional
Sumatera Utara dengan nama Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan peraturan Daerah provinsi Sumatera Utara
Nomor 9 tahun 2001.
Arsip Daerah yang tadinya berdiri sendiri dengan dipimpin oleh seorang
Kepala Kantor menjadi salah satu Bidang pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah Provinsi Sumatera Utara.Walaupun ada penggabungan tersebut tugas
pokok dan fungsi Bidang Arsip tetap untuk mengelola, menyelamatkan dan
melestarikan arsip yang ada di Provinsi Sumatera Utara.
Pada tahun 2009 sampai dengan sekarang nomenklatur Badan
Perpustakaan Dan Arsip Daerah berubah lagi menjadi Badan Perpustakaan, Arsip
Daerah dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan Peraturan
Daerah Provinsi Sumatera Utara nomor 9 tahun 2009.
3.2Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan
Dokumentasi yang Profesional.
3.3 Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
1.Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan
naskah – naskah / dokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa.
3.Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis
teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan
wisata baca.
4.Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan
kearsipan pada instansi pemerintah BUMD, swasta dan masyarakat.
5.Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata
pemerintah yang baik.
3.4 Tugas pokok dan Fungsi
Bidang Arsip Daerah sebagai Lembaga Pembina dan Pengembangan
Kearsipan menyelenggarakan urusan pemerintahadalam bidang pengelolaan
arsip.Dengan perjalanan waktu, Bidang Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara
berupaya untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip
juga peningkatan SDM kearsipan dengan membuat program kerja berupa
3.5 Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP
Untuk bidang arsip daerah di kepalai oleh seorang kepala bidang yang
membawahi tiga sub bidang yakni sub bidang pengelolaan arsip in aktif,
pengelolaan sub bidang arsip statis dan sub bidang pembinaan kearsipan. Bidang
ini adalah merupakan peleburan dari kantor arsip daerah Provinsi Sumatera
Utara. Adapun tugas bidang kearsipan ini mengurus berbagai hal yang berkaitan
dengan masalah kearsipan.
Untuk bagian kesektariatan di kepalai oleh seorang kepala bagian
sekretariat membawahi sub bagian umun, sub bagian keuangan dan sub bagian
program. Adapun yang menjadi tugas di bagian sekretariat ini adalah yang
berkaitan dengan urusan surat menyurat, administrasi, kepegawaian, dan urusan
rumah tangga perkantoran dan urusan perkantoran dann urusan keuangan.
Bidang pengembangan dan pengolahan membawahi dua sub bidang yakni
sub bidang deposit dan sub bidang pengembangan dan pengolahan bahan pustaka.
Tugas bagian ini adalah untuk malakukan pemasyarakatan UU Nomor 4 tahun
1990 tentang serah cetak dan karya rekam serta melakukan pengadaan dan
pengolahan bahan pustaka. Bidang layanan pepustakaan membawahi dua sub
bidang yakni sub bidang layanan dan sub bidang automasi dan multimedia. Tugas
di bagian ini adalah melaksanakan layanan informasi, melakukan kerjasama dan
aotomasi, bibliografi, serta melakukan kegiatan promosi perpustakaan seperti
melakukan pameran, perlombaan, serta membuat literatur sekunder.
Bidang pembinaan ini perpustaka membawahi dua sub bidang yakni sub
bidang sumberdaya manusia dan sub bidang kelembagaan. Adapun tugas dibagian
pembinaan perpustakaan ini adalah melakukan pembinaan sumber daya manusia
3.6 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip pada BPAD Medan 3.6.1 Tahapan Kompetensi Pengelolaan arsip pada BPAD
Kompetensi Arsiparis Membangun Citra Diri Menguatkan
Profesi,mempunyai 3 (tiga) aspek kompetensi yang ada dalam profesi arsiparis.
a. Aspek Pengetahuan:
Aspek pengetahuan, yaitu hal yang berhubungan erat dengan pendidikan
yang sesuai dengan profesi, diklat yang menjadi persyaratan dan dimilikinya
pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasikan.
Aspek pengetahuan sebagai salah satu aspek kewenangan arsiparis nyata
sekali merupakan wujud nyata dari yang dituntut oleh undang-undang terhadap
seorang arsiparis. Baik dalam UU maupun peraturan pemerintah jelas sekali
disebutkan bahwa untuk menjadi seorang arsiparis dituntut memiliki suatu yang
berlatar belakang, baik melalui pendidikan atau lewat pelatihan/diklat. Di sini
diharapkan seseorang yang telah lulus dalam pendidikan kearsipan, bukan terus
berhenti sampai disitu, tetapi seorang arsiparis harus terus mencari dan mencari
untuk mendapatkan pengetahuan baru mengenai hal-hal yang berhubungan dengan
bidang kearsipan, karena bidang ilmu kearsipan bersifat tidak statis melainkan
bersifat dinamis yang senantiasa berkembang dari waktu ke waktu. Karena aspek
pengetahuan tentang kearsipan bukan terbatas pada masalah mengelola
ketatalaksanaan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan arsip, dan pemeliharaan
arsip saja, akan tetapi bidang kearsipan juga menyangkut disiplin ilmu-ilmu
lainnya seperti, ilmu sejarah, informasi, teknologi, budaya, ekonomi dsb.
b.Aspek Keterampilan:
Antara lain keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola
pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan
mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan
Aspek keterampilan , dimana keterampilan dalam hal melaksanakan suatu
pekerjaan, mengatur suatu pekerjaan, mengantisipasi akan segala sesuatu
kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan di dalam mengelola lingkungan
kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan. Pada
sisi keterampilan dimaksud adalah peran serta seorang arsiparis dalam lingkungan
sosialnya harus bisa menyesuaikan diri dalam berinteraksi di lingkungan, baik
yang berupa intrapersonal ataupun interpersonal.
c.Aspek Sikap:
Aspek sikap antara lain penampilan sikap di tempat kerja, tanggapan
lingkungan kerja, penghargaan dan penilaian.
Sehubungan dengan keterkaitannya seorang arsiparis haruslah bersikap
profesional, mandiri, penuh tanggung jawab dalam mengelola dan mengambil
suatu keputusan yang akan diambil dalam melaksanakan tugasnya sebagai seorang
arsiparis. Selain itu seorang arsiparis juga harus memiliki sikap dan kepribadian
yang kuat dalam menghadapi permasalahan yang dihadapi, memiliki komitmen,
pandai memanfaatkan peluang, motivasi yang tinggi, berpartisifasi aktif, dan
mempunyai wawasan yang jauh kedepan. (pendapat Sudarijanto yang dikutip oleh
wahid Nashihuddin). Seorang arsiparis dituntut akan keprofesionalannya dalam
mengelola arsip. Selain profesional, seorang arsiparis harus memiliki kesabaran,
ketelitian, pengetahuan, memiliki wawasan ke depan, semangat yang tinggi dan
juga tanggung jawab di dalam melaksanakan tugas-tugasnya seperti , merawat,
mengelola, menjaga warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang
dan selanjutnya. Di dalam melaksanakan tugas-tugas keseharian, seorang arsiparis
bekerja tanpa ada diskriminasi dalam berbagai hal dan disertai pula kearifan serta
mendayagunakan segenap informasi yang ada demi kepentingan Bangsa dan
3.6.2Kegiatan Pengelolaan Arsip
3.6.2.1Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan Badan Arsip dan DokumentasiPemrovsu
sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada
warkat/dokumen.Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat
dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.Dan sistem
yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
a.Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan
disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b.Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak
dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan
arsipnya.
3.6.2.2 Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat
diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan,
pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.Adalah kegiatan yang di lalukan
Badan Arsip dan Dokumentasi Pemrovsu untuk mempermudah Sistem
penyimpanan yang sesuai diantaranya:
a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat
berdasarkan abjad
b.Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali
menurut isi pokok atau perihal surat.
c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
d.Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,
bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
e.Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk
penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat
ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling
sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain
lain.
Gambar 2 : Penyimpanan arsip sistem subjek
Gambar 3 : Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Sumber : anugerahdino.blogspot.com
3.7 Penyimpanan Arsip
Arsip yang telah di buat label bungkus , arsip ini disimpan kedalam kotak
box dan di tandai dengan label kotak.
Gambar 4 : kotak penyimpanan arsip
Kotak penyimpanan arsip di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
adalah terbuat dari kardus yang di bentuk menjadi segi empat pada bagian bawah
di beri lubang sebagai ventilasi udara dan pada bagian atas di beri label kotak
arsip.
Gambar 5 : Label Kotak Asip
Sumber : Badan Arsip Daerah Sumatera Utara.
Label kotak arsip mempunyai keterangan isi yang sama dengan label
bungkus terdiri dari fond, kode referensi, dan tahun,label kotak arsip di tandai
pada kotak arsip.
3.8 Penempatan Arsip
Semua arsip yang telah disimpan di dalam kotak dan di tandai dengan label
kotak di tempatkan dalam lemari. Penempatan disusun berdasarkan kode angka
untuk memudahkan temu balik arsip yang di simpan
3.9 Pemeliharaan
Pencegahan kerusakan arsip di gunakan penggunaan AC, fumigasi satu
penyemprotan.pemeliharaan arsip di lihat dari segi pengaturan ruangan, tempat
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 kesimpulan
Dari hasil observasi pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
pemprovsu bidang arsip daerah, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai
berikut :
1. badan arsip bukan lah badan yang menciptakan arsip tapi mengkhususkan diri
sebagai badanyang menyelamatkan arsip arsip yang memiliki nilai guna sejarah
dan penelitian sebagai bahan bukti pertanggung jawaban nasional pada generasi
yang akan datang.
2. Sarana dan prasarana belum memadai, seperti tempat atau ruangan
penyimpanan khusus untuk arsip statis belum memadai.
3. Untuk kepentingan penyelamatan arsiparis membuat duplikat arsip atau
mengalih bentukan kedalam media lain seperti scan dan CD.
4.Peralatan dan perlengkapan arsip yang tersedia pada Badan Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara bidang arsip daerah seperti filling
cabinet,ordner,lemari arsip dan sebagainya.
5. Arsiparis pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara semuanya telah mencakup sebagai seorang arsiparis yang berkompetensi
dalam bidang pengelolaan arsip arsip.
6. Pemeliharaan arsip di lakukan dengan fumigasi satu bulan sekali,
penyemprotan, dan kapur barus.
7. Kode klasifikasi di gunakan dengan kode angkadan kode tersebut berdasarkan
bidang kerja.
8. Belum adanya kesadaran dari beberapa badan organisasi dan instansi yang
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas penulis ingin memberikan saran pada
Badan Arsip Daerah Pemprovsu antara lain:
1.Upaya yang di lakukan untuk mengatasi kendala-kendala tersebut adalah dengan
jaringan kerja sama pemerintah, pihak swasta , dan masyarakat
2. Meningkatkan kemmpuan SDM kearsipan, menyediakan peralatan TI lebih
baik, dan terus menerus melakukan pembenahan agar lebih dapat berdaya guna.
3. Perlu menyediakan anggaran untuk pengadaan tempat dan ruangan arsip sesuai
standarisasi penyimpanan arsip
4. Badan Arsip Daerah Pemprovsu lebih giat dan gigih lagi memberitahukan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip
2.1.1 Pengertian Evaluasi
Arikunto (2003) mengungkapkan bahwa evaluasi adalah serangkaian kegiatan yang ditujukan untuk mengukur keberhasilan program
pendidikan.sedangkan menurut Tayibnapis (2000) evaluasi adalah program dalam
konteks tujuan yaitu sebagai proses menilai sampai sejauh mana tujuan pendidikan
dapat dicapai.
Secara umum orang hanya mengidentikkan kegiatan evaluasi sama dengan
menilai, karena aktifitas mengukur biasanya sudah termasuk didalamnya.
Pengukuran, penilaian dan evaluasi merupakan kegiatan yang bersifat hierarki.
2.1.2 Pengertian kompetensi
Kompetensi merupakan landasan dasar karakteristik orang dan
mengindikasikan cara berperilaku atau berpikir, menyamakan situasi, dan
mendukung untuk periode waktu yang lama ( Spencer dan Spencer,1993:9 ).
Spencer dan Spencer dalam Hamzah B. Uno (2007: 63), kompetensi merupakan
karakteristik yang menonjol bagi seseorang dan menjadi cara-cara berperilaku dan
berfikir dalam segala situasi, dan berlangsung dalam periode waktu yang lama.Dari
pendapat tersebut dapat dipahami bahwa kompetensi menunjuk pada kinerja
seseorang dalam suatu pekerjaan yang bisa dilihat dari pikiran, sikap, dan perilaku.
secara garis besar mendefinisikan kompetensi merupakan suatu
karakteristik dasar individu, seperti pengetahuan, keahlian dan kemampuan yang
dipersyaratkan atau sebagai acuan agar individu tersebut profesional, unggul,
2.1.3 Pengelolaan Arsip
2.1.3.1 Pengertian Pengelolaan
Pengertian Pengelolaan menurut Moekijat merupakan rangkaian kegiatan
yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, petunjuk, pelaksanaan,
pengendalian dan pengawasan.
Menurut Hamalik, Pengertian Pengelolaan adalah suatu proses untuk
menggerakkan, mengorganisasikan dan mengerahkan usaha manusia untuk
mencapai tujuannya.
Dari pengertian pengelolaan di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengertian
Penelolan yaitu bukan hanya melaksanakan suatu kegiatan, yang meliputi
fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2.1.3.2 Pengertian Arsip
Dilihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa yunani arche
yang berarti permulaan, jabatan, fungsi atau kuasa hukum.Kata arche berubah
menjadi ta arche yang artinya dokumen, catatan. Terakhir berubah menjadi
archevum yang dalam bahasa latin berarti balaikota. Menurut schellenberg yag
dikutip oleh wursanto (1991 : 14), arsi adalah surat-surat dari suatu badan
pemerintah atau swasta yang di putuskan sebagai dokumen berharga untuk d
awetkan secara tepat guna mencari keterangan, penelitian dan disimpan atau telah
dipilih untuk disimpan pada badan kearsipan.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008: 32) istilah arsip meliputi:
a.Kumpulan naskah atau dokumen.
b.Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
c.Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau
Agus Sugiarto (2005: 5)“Arsip adalah Kumpulan Dokumen yangdisimpan
secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.
Menurut The Liang Gie (200:20) yaitu arsip sebagai kumpulan
warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pada Bab I, Pasal 1 ayat 2
yang di maksud dengan arsip adalah :
“arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan teknologi informasi
dan komunikasi yang di buat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, organisasi, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara”.
Menurut Undang-Undang no. 7 tahun 1971 pasal 1 yang dimaksud dengan
arsip ialah:
a.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan .
2.2Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip 2.2.1 Tujuan Arsip
Arsip mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung
jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan penyelengaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan
Widjaja (1993 : 8) mengemukakan bahwa arsip mempunyai tujuan untuk
menyimpan surat dengan nyaman dan mudah selama diperlukan, menyiapkan
surat setiap saat di perlukan, mengumpulkan bahan-bahan yang bersangkutan
dengan suatu masalah yang diperlukan sebai pelengkap.
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 pada Bab II menjelaskan bahwa
arsip bertujuan sebagai berikut :
1.Menjamin ketersediaan arsip yang auntik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah.
2.Menjamin terwujudnya pngelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3.Menjamin pelindungan kepentingan dan hak hak keperdataan rakyat melalui dan
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
4.Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu.
5.Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
6.Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik,budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
7.Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.
2.2.2 Fungsi Arsip
Arsip punya peranan penting dalam berbagai bidang pekerjaan, karena
arsip di butuhkan dalam mengambil suatu tindakan atas keputusan.Arsip juga
merupakan suatu catatan dan alat komunikasi, serta di butuhkan oleh individu
maupun bagi administrasi atau manager dalam pelaksanaan pekerjaannya.
Oleh karena itu pentingnya arsip data dilihat dari fungsi arsip baik
1. Arsip sebagai sumber informasi
2. Arsip sebagai sumber penelitian
3. Arsip sebagai sumber sejarah
4. Arsip sebagai suber ingatan
5. Arsip sebagai sumber komunikasi
Dari kelima fungsi arsip tersebut arsip harus mempunyai sifat antara lain :
1.Informasi adalah arsip tersebut dapat di gunakan sebagai bahan / data dalam
kegiatan dan arsip tersebut harus dapat menggerakkan baik individu maupun
orrganisasi untuk berbuat sesuatu.
2.Dokumntasi adalah arsip tersebut dapat dengan nyata, data dilihat dan dapat
disebarluaskan dalam pentingnya dan dipertanggungjawaban .
Dari uraian diatas jelaslah bahwa arsip berfungsi sebagai sumber
informasi untuk kegiatan yang dilaksanakan serta dalam pengambilan keputusan
bagi kelangsungan hidup suatu instansi atau organisasi.
Fungsi arsip bagi setiap organisasi menurut Wursanto (1991:33) yaitu
aktifitas yang dimilliki oleh kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancar,
dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis, dapat dijadikan sebagai
bukti-bukti tertulis apabila terkena masalah, dapat dijadikan sebagai bahan
pertanggungjawaban serta dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga.
Adapun fungsi arsip lain adalah sebagai berikut :
1.Menbantu pengambilan keputusan
Dalam mengambil keputusan, para manajer atau pimpinan memerlukan
informasi
2.Menunjang perencanaan
Untuk membuat perencanaan memerlukan informasi, bagi perencanaan jangka
menengah 1-5 tahun informasi terdapat pada arsip aktif, semiaktif dan inaktif
dan untuk jangka pendek informasi terdapat pada arsip aktif.
2.2.3 Peranan Arsip
Barthos, Basir (2007 : 2) menegemukakan bahawa arsip mempunyai
peranan penting sebagai pusat ingatan, sumber infomasi dan alat pengawasan yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembngan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat
tepatnya.
Menurut Sedarmayanti (2003 : 19) peranan arsip adalah alat utama organisasi, bahan atau alat pembuktian, bahan dasar perencanaan dan pengembalian keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi mengingat kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip, bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Oleh karena itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengap, cepat, dan benar harus ada sistem dan prosedur yang baik di bidang kearsipan.
Menurut Wursanto (1991:5) arsip memiliki peranan yang potensial dalam
administrasi yaitu Sebagai pusat daya ingat, Sebagai sumber informasi, Sebagai
ala pengawasan, Sebagai pembuatan keputusan. Arsip mempunyai peranan yang
penting dalam proses penyajian informasi kepada pimpinan yang digunakan dalam
proses pembuatan keputusan dan juga perumusan kebijakan. Oleh sebab itulah
didalam menyajikan informasi yang cepat dan akurat harus ada sistem dan
prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
2.3 Jenis- Jenis Arsip
Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, yang di maksud dengan
arsip dinamis dan arsip aktif adalah sebagai berikut :
1.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
2.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia / atau lembaga kearsipan.
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat di golongkan menjadi arsip
dinamis dan arsip stati. Menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang
dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebaagai berikut :
1.Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnyaatau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah
arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip yang berada pada
masing-masing organisasi pencipta arsip karena masih diperlakukan untuk kepentingan
pelaksanaan tugas perkerjaan sehari-hari.
1.Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang
sudah tidak di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
Menurut Hasugian (1999,14), Jenis arsip dilihat dari beberapa segi
diantaranya :
a. Arsip dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
:Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan adminstrasi sehari-hari serta masih dikelola
oleh unit pengolah. Arsip In-aktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan
tidak terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
b. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.Arsip statis
ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
Sedangkan menurut Widjaja (1986 :16) “penggolongan arsip berdasarkan
fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu arsip
dinamis dan arsip statis”.
1.Arsip dinamis adalah arsip yang masih di pergunakan secara langsung dalam
menyusun perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Arsip dinamis dapat di rinci menjadi :
a.Arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahannya dari suatu organisasi.
b.Arsip semi aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun dari arsip aktif.
c.Arsip in-aktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus
atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya di gunakan sebagai
referensi saja.
2.Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak di pergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara untuk menjalankan
fungsi-fungsi tersebut dengan baik.
2.4 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003: 110), “pemeliharaan arsip/dokumen adalah
kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat
beberapa sebab”.
Dalam Peraturan Bupati Pemalang (2010: 1) menjelaskan bahwa:
“Pemeliharaan adalah suatu usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik
sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip”.
Sedangkan menurut As'ad, et al. (2009: 1) bahwa: “pemeliharaan merupakan
kegiatan mengusahakan agar bahan pustaka yang kita kerjakan tidak cepat
mengalami kerusakan, awet, dan bisa dipakai lebih lama serta bisa menjangkau
lebih banyak pembaca perpustakaan”.
Menurut Sedarmayanti (2003: 111) Tujuan pemeliharaan arsip adalah:
1. Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan
demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus
melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang
seharusnya.
2. Agar pertanggungjawaban arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah
sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
Berdasarkan pendapat di atas dapat diuraikan bahwa pemeliharaan adalah suatu
kegiatan untuk melakukan perawatan terhadap arsip, dengan tujuan untuk
menjamin keamanan dan pencegahan terjadinya kerusakan dalam penyimpanan
arsip.
Untuk pencegahan kerusakan pada arsip yang harus dilakukan dalam
1. Penggunaan Air Condition, dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan
kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi,yaitu menyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi
serangga atau bakteri. Fumugasi dapat dilakukan dengan empat cara yaitu: (a).
fumigasi untuk seluruh gudang, (b). fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip.
(c). fumigasi untuk beberapa bundel arsip. (d). fumigasi rutin.
3. Restorasi arsip, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat
digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada
dua cara, yaitu: (a). tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas”handmade”
dan “chippon”. (b). laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas/ arsip diantara lembar
plastik.
4. Mikrofil adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam
ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya.
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut:
1. Pengatur ruangan, ruangan penyimpanan arsip harus: a). dijaga agar tetap
kering (temperatur ideal antara 60°-75°F, dengen kelembaban antara 50-60%), b).
terang (terkena sinar matahari tak langsung), mempunyai ventilasi yang merata,
d). terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga, dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara
diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu
dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip, salah satunya caranya
adalah meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau
mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala.
4. Larangan-larangan, perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:
penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan
bahaya kebakaran).
5. Kebersihan, arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.
Menurut As'ad, et al. (2009: 1), beberapa cara pencegahan kerusakan:
1. Faktor Biologi
a. Tikus, diupayakan agar setiap pengunjung dilarang membawa makanan dan
minuman ke ruang baca.
b. Serangga
− Diupayakan ruangan tetap selalu bersih
− Susunan buku dalam rak-rak ditata secara rapi, sehingga ada sirkulasi udara udara.
− Rak harus dibuat dari bahan yang tidak disukai oleh serangga (kayu jati/logam)
− Pada rak diberikan bahan yang berbau, dan tidak disukai oleh serangga, seperti kamper, naftalen, dan lain-lain.
− Penyuntikan dengan bahan anti serangga (DTT)
− Fumigasi : mencegah, mengobati dan mensterilkan bahan pustaka
c. Jamur
− memeriksa buku secara berkala
− membersihkan tempat penyimpanan
− menurunkan suhu udara
2. Faktor Fisika
a. Debu
− dilakukan penyedotan debu (vacuum cleaner)
− dipasang AC/filter penyaring udara
− dipasang alat pembersih udara (air cleaner)
− disediakan almari kaca
b. Suhu Udara/Kelembaban
− mengatur suhu udara dalam ruangan menjadi 20– 24 C
− memasang alat dehumidifier (untuk ruangan) atau silicale (untuk almari), untuk mengatur tingkat kelembaban
c. Cahaya
− Matahari, koleksi dihindarkan dari sinar matahari langsung, dengan memasang filter flexy glass atau polyester film.
− Lampu/Listrik, koleksi harus dihindarkan dari sinar ultra violet yang berasal dari lampu neon dengan cara memberikan filter (UV fluorescent light) atau seng
oksida dan titanium oksida.
3. Faktor Kimia
a. Dengan memilih bahan pustaka yang baik dengan teliti, perlu dilihat jenis kertas
dan tulisan.
b. Menetralkan asam yang terkandung dalam kertas dengan deasidifikasi atau
4. Faktor Lain-Lain
a. Manusia
− menumbuhkan kesadaran terhadap pemakai tentang pentingnya peduli terhadap keutuhan bahan pustaka
− memberikan sanksi kepada perusak bahan pustaka.
− memasang rambu-rambu (Tata Tertib).
b. Bencana Alam
− menghindarkan dari bahaya api, banjir, dan listrik.
− dilarang merokok di dalam ruangan
− memeriksa kabel listrik secara berkala
− memasang alarm ( smoke detector)
− menempatkan bahan-bahan yang mudah terbakar ditempat tersendiri.
− mengontrol air setiap ada turun hujan.
Berdasarkan penjelasan di atas maka untuk melakukan perawatan terhadap arsip
atau dokumen, perlu diperhatikan secara rutin bertujuan menjamin mutu atau
kualitas arsip/dokumen.Demikian hal yang perlu dilakukan dalam pencegahan
kerusakan pada arsip adalah dengan menggunakan AC di tempat penyimpanan.
2.5. Penyusutan Arsip
Sedarmayanti (2003: 102) dalam Peraturan Pemerintahan Republik
Indonesia Nomor 34 tahun 1979, maka penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan:
1. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengelolaan ke unit kearsipan dalam
masing-2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional.
Sedangkan Martono (1997: 39) menyatakan bahwa: “penyusutan
merupakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan, kegiatan
ini merupakan upaya mengurangi jumlah arsip yang tercipta”.
Dalam Sedarmayanti (2003: 102) tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
c. Mempercepat penemuan kembali arsip
d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
Sedangkan menurut Dipobharoto dalam Widjaja (1993: 180) tujuan penyusutan
arsip adalah:
a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh
adanya record yang kurang diperlukan.
b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam
filing dan fidingnya.
c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambah record baru
yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan record yang diperlukan.
d.Menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna ditempatkan
dan dirawat di tempat perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak menggangu
ruang tempat bekerja.
e.Agar segera bisa ditentukan nasip record selanjutnya: disimpan sebagai arsip,
diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan
Dan menurut Martono (1997: 39) tujuan penyusutan arsip adalah:
a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b. Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif)
c.Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih
diperlukan dan bernilai tinggi
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Berdasarkan pendapat di atas dapat didefinisikan bahwa penyusutan
merupakan suatu kegiatan yang mengurangi jumlah arsip yang tercipta, atau
pemindahan arsip in-aktif, memusnahkan arsip, atau menyerahkan arsip statis ke
arsip nasional.Yang mana penyusutan bertujuan untuk memudahkan pengawasan,
pemeliharaan, menghemat tempat terhadap arsip yang masih diperlukan dan
bernilai tinggi.Kegiatan penyusutan yang perlu dilakukan adalah penentuan jadwal
retensi. Sedarmayanti (2003: 102) menyatakan bahwa:
Jadwal/daftar retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan
seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.dengan
demikian jadwal/daftar retensi merupakan suatu daftar yang menunjukan: (1).
Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja), sebelum
dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in-aktif), dan (2). Jangka waktu
penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip belum dimusnahkan ataupun
dipindahkan ke arsip nasional.
Sedangkan Martono (1997: 44) menyatakan bahwa: “jadwal retensi
merupakan suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip
dan penetapan simpan permanen dan musnah”. Menurut Abubakar (1996: 99)
bahwa: “jadwal retensi adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
Berdasarkan pendapat di atas dijabarkan bahwa jadwal retensi adalah suatu
daftar kegiatan yang memuat kebijaksanaan dalam menentukan jangka waktu,
sejauh mana arsip dapat digunakan, disimpan, dan dimusnahkan.
2.5.1 Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana suatu
dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu yang cepat dan
tepat. Penemuan kembali arsip atau dokumen sangat erat hubungannya dengan
sistem penataan dan penyimpanan, jika tidak memiliki sistem yang mendukung
dapat mempersulit dalam pencarian arsip atau dokumen yang diinginkan.
Temu balik informasi merupakan kegiatan yang menyediakan informasi
bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan berdasarkan kebutuhan
pemakai.Maka dalam temu balik informasi dibutuhkan suatu alat sistem tertentu
yang dapat membantu dalam mencari atau menemukan bahan informasi yang
diperlukan, alat atau sistem inilah yang merupakan kunci untuk mengetahui segala
isi kekayaan suatu lembaga adalah pembuatan katalog.
Menurut Sulistyo-Basuki (1992: 107) bahwa: “katalog merupakan
himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat pustaka atau koleksi”.
Menurut Suhendar (2005: 1) bahwa: “ katalog diartikan sebagai suatu daftar
barabg atau benda yang terdapat pada tempat tertentu”. Menurut Suhendar (2005:
3) Bentuk fisik katalog dapat dibedakan menjadi katalog buku, katalog berkas,
katalog kartu, komputer. Sedangkan menurut Widjaja (1993: 139) bahwa:
“katalog adalah daftar bahan yang ada di perpustakaan yang disusun menurut
suatu sistem tertentu (secara alphabetis maupun sistematis) untuk memudahkan
mencari dan menempatkan kembali bahan yang dibutuhkan oleh para pembaca
serta petugas perpustakaan”.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa katalog adalah
suatu daftar buku atau media lain dengan segala keterangan dan kelengkapan (data
mencatat secara teratur, dengan tujuan untuk mempermudah mencari atau
menempatkan kembali bahan pustaka, arsip atau dokumen yang diinginkan atau
diperlukan kembali.
Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau memungkinkan pemakaian
mesin otomatis.Sarana yang dapat digunakan atau membantu dalam temu balik
informasi secara efisien yaitu komputer.Penggunaan atau penerapan teknologi
komputer dalam kearsipan merupakan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun
tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual, penggunaan komputer dapat
meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan
organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003: 117) bahwa: “komputer adalah
rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis,
berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan
menampilkan keterangan bilamana diperlukan”.
Menurut Ajoes (2009: 1) dalam buku Computer Today:Komputer adalah
sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang
dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input,
memprosesnya dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu
langkah-langkah/instruksi-instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).
Menurut Masrukhin (2009: 1) bahwa: “komputer merupakan suatu
perangkat elektronika yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi,
menjalankan program yang tersimpan pada memori, serta dapat bekerja secara
otomatis dengan aturan tertentu”. Maka yang perlu diperhatikan pencarian
dokumen atau arsip ialah: klasifikasi, kode, indeks, petunjuk silang.
2.5.2 Klasifikasi Arsip
Menurut Widjaja (1993: 133) bahwa: “klasifikasi atau penggolongan
adalah pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau
ada hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu
“klasifikasi adalah deskripsi isi untuk menentukan subjek utama sebuah dokumen
serta satu atau dua subjek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang
paling tepat dan bahas dokumenter yang digunakan”.
Towa P. Hmakotrda dan J.N.B. Tairas dalam Subrata (2009: 1)
mengatakan bahwa: “klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis daripada
sejumlah obyek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau
golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama. Selanjutnya Sedarmayanti
(2003: 37) menyatakan bahwa: “klasifikasi adalah pengelompokan urusan atau
masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan
instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.
Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat dijelaskan bahwa klasifikasi
adalah penggolongan arsip atau dokumen dengan menentukan deskripsi isi dengan
tujuan memudahkan penemuan kembali secara cepat dan mudah ketika
dibutuhkan.
Untuk mengetahui deskripsi isi yang akan diolah oleh seorang
dokumentalis, prosedur tersebut menggunakan bahasa dokumenter yang
menuangkan bentuk klasifikasi deskripsi isi dalam bentuk angka atau tesaurus.
Menurut Wursanto (1991: 187) bahwa “pencarian dokumen merupakan “salah
satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan menemukan kembali warkat
atau arsip karena akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi”.
Menurut Sulistyo-Basuki (1992: 37) prosedur klasifikasi sama dengan pola
umum deskripsi isi, adapun yang menjadi langka-langkah yang akan ditempuh
yakni:
1. Identifikasi subjek utama dokumen.
2. Penggolongan kelas sesuai dengan subjek dokumen.
3. Indentifikasi karakteristik sekunder (ruang, waktu, bentuk bahasa) bilamana
4. Penelusuran nomor yang sesuai dengan kelas yang telah ditentukan.
5. Pemilihan atau pencantuman nomor berkaitan sesuai dengan peraturan sistem
klasifikasi.
6. Penambahan nomor panggil (call number). Yang terdiri atas nomor kelas, tiga
huruf pertama nama pengarang, dan tahun terbit.
7. Penempelan nomor panggil pada dokumen.
8. Penandaan nomor klasifikasi pada lembar masukan atau cantuman bibliografis
pada ruang yang telah disediakan.
Sedangkan menurut Widjaja (1993: 109) agar pola klasifikasi itu efektif
diperlukan syarat-syarat:
1. Harus ditulis.
2. Golongan masalah dan perinciannya harus sesuai dengan fungsi dan kegiatan
kantor.
3. Perinciannya tidak terlalu terurai dan sebaiknya tidak melebihi dari tiga
tingkatan masalah.
4. Istilah yang dipakai untuk masalah harus singkat tetapi mampu memberikan
pengertian luas, mudah dipergunakan secara teknis ilmiah tertentu.
5. Dilengkapi dengan berbagai penjelasan tentang arti dan ruang lingkup
masing-masing subjek/masalah.
6. Dilengkapi dengan kode (tanda) baik berbentuk huruf atau angka.
7. Bentuk dan susunan pola hendaknya teratur dan luwes
8. Dilengkapi dengan indeks subjek/masalah yang disusun secara alphabetis.
Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam menentukan pola
dokumentalis dalam menentukan subjek yang efektif dan memudahkan penemuan
kembali dokumen.
Menurut Wursanto (1991: 23), sistem klasifikasi terbagi atas dua yakni:
1. Sistem klasifikasi menurut nomor (numerikal) adalah “sistem penyimpanan
arsip dengan mempergunakan kode nomor. Jadi, kode yang dipergunakan dalam
penyimpanan arsip adalah nomor”. Sistem klasifikasi numerik dibagi lagi menjadi:
a. Sistem numerikal seri (serial numbering system) adalah nomor yang
dipergunakan sebagai kode penyimpanan adalah nomor seri.
b. Sistem numerikal blok (blok numbering system) adalah sistem penyimpanan
arsip dengan mempergunakan kode nomor blok, nomor blok adalah nomor untuk
masing-masing fungsi, kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan demikian
kegiatan dalam organisasi dibagi menjadi beberapa kategori atau beberapa blok.
Setiap kategori atau setiap blok memuat sejumlah angka tertentu yang seragam.
c. Sistem numerikal sandi (code numbering sandy system) adalah sistem
penyimpanan arsip dengan mempergunakan nomor kode sandi sebagai kode
penyimpanan.
d. Sistem numerical D.D.C (dewey decimal classification system) adalah sistem
penyimpanan arsip dengan mempergunakan angka sebagai kode penyimpanan
arsip.
e. Sistem numerikal U.D.C (universal decimal classification system)
2. Sistem klasifikasi menurut abjad (alfabetis) adalah sistem peyimpanan arsip
dengan mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan. Sistem ini dapat
dikembangkan lebih lanjut menjadi:
a. Arsip nama adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan abjad
sebagai kode penyimpanan, abjad diambilkan dari abjad nama (nama orang, nama
b. Arsip korespondensi adalah arsip-arsip diklasifikasikan menurut abjad.
c. Arsip informasi, semua arsip diberi kode sesuai dengan isi arsip tersebut.
d. Arsip ihwal adalah arsip-arsip yang diklasifikasikan menurut hal atau menurut
pokok surat atau menurut subjeknya, dengan demikian arsip disimpan
berdasarkan subjek sebagai kode penyimpanan, arsip disimpan dan disusun
menurut susunan abjad subjek surat yang bersangkutan.
Berdasarkan pendapat di atas diuraikan bahwa sistem klasifikasi dapat
mempermudah kinerja seorang dokumentalis dalam pencarian dokumen, sistem
penyimpanan dokumen pada umumnya yang digunakan adalah sistem nomor
(numerikal) dan abjad (alfabetis).
2.5.3 Kode Arsip
Widjaja (1993: 133-141) menyatakan bahwa: “kode merupakan alat untuk
memelihara hubungan dan urusan masalah dalam pola klasifikasi, juga merupakan
alat pengatur susunan dan urutan berkas dalam penyimpanan jika penataannya
berdasarkan masalah secara sistematis (systematic subject filing)”. Sesuai dengan
fungsi kegunaannya kode harus: (a). Sederhana, (b). Singkat, (c). Mudah diingat,
(d). Dapat ditulis, (e) Dapat ditulis, diketik.
Menurut Sedarmayanti (2003: 38-39) bahwa: “kode arsip adalah tanda
pengenal urusan/masalah dari klasifikasi arsip”. Syarat-syarat pemberian kode
harus: a). Sederhana, (b). Mudah diingat, (c). mudah untuk menulisnya.
Sedangkan menurut Wursanto (1991: 196) bahwa: “kode adalah alat untuk
mengenali masalah yang dikandung dalam warkat/arsip”.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa kode merupakan
alat/sarana untuk pengatur susunan atau urutan berkas dalam penyimpanan, maka
penataannya tersusun secara sistematis dan mudah di temu balik
dokumen/arsip.Dan syarat dalam pemberian kode harus sederhana, mudah diingat,
2.5.4 Indeks Arsip
Widjaja (1993: 172) menyatakan bahwa: “ indeks adalah kata tanggap
(caption, catch word) dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi,
masalah (subject) dan nama tempat (negara, provinsi, kota dsb)”.
Menurut Abubakar (1996: 58): Indeks merupakan sarana penemuan
kembali surat atau arsip dengan cara mengindentifisir surat melalui
penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut
dengan lainya atau alat pembantu dalam penemuan informasi dalam arsip.
Syarat-syarat indeks: (a). singkat, jelas dan mudah diingat, (b). kata benda
atau kata pengertian kebendaan, (c). harus berasal dari surat masuk atau
keluar si pemakai, (d). harus berorientasi kepada kebutuhan si pemakai.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003: 27):Indeks merupakan petunjuk
atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan, menentukan tempat
penyimpanan dan penemuan kembali. Syarat-syarat mengindeks yaitu: (a).
singkat, jelas dan mudah diingat, (b). berorientasi kepada kebutuhan pemakai, (c).
merupakan kata yang mudah dimengerti, (d). diambil atau ditentukan dari isi surat.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa indeks
merupakan sarana yang dapat memudahkan penemuan kembali dokumen dengan
cara mengidentifikasikan melalui tanda pengenal, dan dalam mengindeks harus
singkat, mudah dingat, kata mudah mengerti, dan berasal dari surat masuk atau
keluar.
Menurut Widjaja (1993: 147) indek dapat disusun sebagai berikut:
a. Menurut abjad seperti kamus (dictionary arrangement), ataupun secara
kelompok yang sejenis yang tersusun secara abjad, misalnya kelompok nama
orang, nama tempat, nama barang, dan sebagainya.
b. Menurut encyclopedia relative yaitu semua pokok masalah pertama yang
masalah pokok kedua dan seterusnya masing-masing disusun secara abjad sesuai
dengan tingkatnya.
Sedangkan menurut Abubakar (1997: 16) indeks disusun berdasarkan:
a. Nama orang, nama instansi/perusahaan dan nama wilayah.
b. Subyek.
c. Nama orang yang mempunyai gelar bangsawan/gelar/keserjanaan/
pangkat/profesi.
d. Nama keluarga majemuk (compound surname). Indeks nama dan subjek ini
disusun dalam kartu-kartu.
Selanjutnya menurut Sedarmayanti (2003: 28) mengindeks dapat digolongkan
kedalam empat kategori, yaitu:
a. Indeks nama orang
b. Indeks nama badan pemerintah swasta.
c. Indeks organisasi atau badan sosial dan sejenisnya.
d. Indeks nama tempat atau wilayah
Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa indeks disusun untuk
menentukan ciri atau tanda dari suatu arsip, yang dijadikan suatu petunjuk dan
memudahkan penyusunan pada file, yang nantinya dapat ditemukan kembali.
2.5.5 Tunjuk Silang Arsip
Widjaja (1993: 153) menyatakan bahwa: “Tunjuk silang arsip (cross
reference) adalah suatu cara untuk mempertemukan beberapa keterangan yang
berbeda tetapi kesemuanya mengenai satu hal yang sama”. Sedangkan menurut
Abubakar (1996: 58): “ tunjuk silang adalah alat untuk melengkapi indeks dalam
dengan filingnya yang berbeda pula”. Selanjutnya menurut Sedarmayanti (2003:
34), “tajuk silang adalah suatu formulir yang dipergunakan untuk mempertemukan
beberapa keterangan yang berbeda, tetapi mengenai suatu perihal yang sama”.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa tajuk silang adalah suatu
cara untuk melengkapi indeks dalam mempertemukan beberapa keterangan yang
mempunyai arti yang sama atau berbeda.
2.6. Pengertian Media Audiovisual 2.6.1. Media
Menurut Hafied (2000: 8) Media adalah “alat atau sarana yang digunakan
untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak”. Sedangkan
media menurut kamus Online Merriem-Webster dalam Hernandez (2007: 5)
adalah “suatu saluran atau system komunikasi yang dirancang untuk menjangkau
sejumlah besar orang”.Sedangkan menurut Ariyus (2009: 12) Media adalah “alat
untuk menyampaikan atau membuat sesuatu, perantara, atau alat pengantar, suatu
bentuk komunikasi, seperti surat kabar, majalah, atau televisi”.
Dari pendapat di atas berbeda tetapi memiliki tujuan yang sama dalam
mengungkapkan pengertian media tersebut, maka dapat diuraikan bahwa media
merupakan suatu alat yang berfungsi sebagai penyebar atau alat pengantar pesan
atau informasi kepada khalayak umum seperti televisi, surat kabar.
Dalam hal ini media tidak terlepas dari peran dan fungsi dalam penyampaian
pesan Menurut Hafied (2000: 15) fungsi media antara lain:
1. Pengawasan (Surveillance), adalah memberi informasi dan menyediakan berita.
2. Korelasi (Correlation), adalah seleksi dan interpretasi informasi tentang
lingkungan.
3. Penyampaian warisan budaya (Transmission of the Social Heritage), merupakan
4. Hiburan (Entertainment), dimaksudkan untuk memberi waktu istirahat dari
masalah setiap hari dan mengisi waktu luang.
Dari penjelasan di atas maka dapat diuraikan bahwa selain media sarana
yang digunakan untuk menyampaikan pesan pada khalayak, terdapat juga fungsi
media yang mana sebagai sumber pengetahuan, pengawasan, korelasi,
penyampaian warisan budaya, dan hiburan, yang mana media ini dapat
mempengaruhi pola pikir individu.
2.6.2. Audiovisual
Media merupakan komunikasi yang dapat menyebarkan informasi
keseluruh lapisan masyarakat yang dapat dikemas atau dibentuk dalam
audiovisual. Maka, audiovisual menurut Sondjaja (2007: 2) adalah: “alat bantu
dalam kegiatan pembelajaran yang mengandung unsur pendengaran (audio) dan
penglihatan (visual) seperti film, video, VCD, DVD dan media berbasis computer
baik CAI (Computer Assested Instructional ) maupun CMI (Computer Managed
Instructional)”. Sedangkan Nazar (2004: 4) menyatakan bahwa: “audiovisual
adalah berkaitan dengan penglihatan dan bunyi”. Dalam Peraturan Bupati
Pemalang (2010: 1) bahwa: “Arsip audio visual adalah arsip yang dapat dilihat
atau didengar dengan memakai alat khusus serta memiliki bentuk fisik yang
bermacam-macam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat
penciptaannya”.
Menurut Mustolih (2007: 1) dari berbagai ragam dan bentuk dari media,
pengelompokan atas media dapat juga ditinjau dari jenisnya, seperti:
1. Media Audio: radio, piringan hitam, pita audio, tape recorder, dan telepon.
2. Media Visual : (a). Media visual diam : foto, buku, ensiklopedia, majalah, surat
kabar, buku referensi dan barang hasil cetakan lain, gambar, ilustrasi, kliping, film
bingkai/slide, film rangkai (film stip) , transparansi, mikrofis, overhead proyektor,
grafik, bagan, diagram, sketsa, poster, gambar kartun, peta, dan globe. (b). Media
3. Media Audio-visual: (a). Media audiovisual diam : televisi diam, slide dan
suara, film rangkai dan suara , buku dan suara. (b). Media audiovisual gerak :
video, CD, film rangkai dan suara, televisi, gambar dan suara.
4. Media serba aneka: (a). Papan dan display: papan tulis, papan
pamer/pengumuman/majalah dinding, papan magnetic, white board, mesin
pengganda. (b). Media tiga dimensi: realia, sampel, artifact, modeldiorama,
display. (c). Media teknik dramatisasi : drama, pantomim, berm-ain peran,
demonstrasi, pawai/karnaval, pedalangan/pangung boneka simu-lasi (d). Sumber
belajar pada masyarakat: kerja lapangan, studi wisata, perkemahan. (e). Belajar
terprogram (f). Komputer.
Menurut Dikrullah dalam Djamarah (2009: 5), mengelompokkan media ini
berdasarkan jenisnya ke dalam beberapa jenis :
1. Media auditif, yaitu media yang hanya mengandalkan kemampuan suara saja,
seperti tape recorder.
2. Media visual, yaitu media yang hanya mengandalkan indra penglihatan dalam
wujud visual.
3. Media audiovisual, yaitu media yang mempunyai unsur suara dan unsur
gambar.
Jenis media ini mempunyai kemampuan yang lebih baik, dan media ini dibagi ke
dalam dua jenis:
1. Audiovisual diam, yang menampilkan suara dan visual diam, seperti film sound
slide.
2. Audiovisual gerak, yaitu media yang dapat menampilkan unsur suara dan
gambar yang bergerak, seperti film, video cassete dan VCD.
Berdasarkan uraian di atas dapat dijelaskan bahwa audiovisual merupakan
biasanya digunakan untuk dalam kegiatan pembelajaran seperti: presentasi, home
theater, film, video, VCD, DVD.
Menurut Barthos (2007:50) ada beberapa hal yang mestinya diperhatikan
dalam pemeliharaan dan penjagaan arsip.
1. Menghindari beberapa akibat kerusakan seperti,
a. Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan
akibat-akibat seperti timbulnya jamur,pasta/ lem hilang, kertas menjadi lemah dan
merusakkan kulit kertas.
b. Sinar matahari sebagai akibat, kertas menjadi buruk, coklat, dan tintanyapun
luntur
c. Debu, jamur dan sejenisnya, rayap, Gegat (silverfish) yang sering merusakkan
kertas, biasanya terdapat pada dinding-dinding yang basah.
2. Ruangan Penyimpanan Arsip
Menyimpan arsip hendaknya ditempat yang memenuhi syarat,
pergunakanlah rak logam dari pada menggunkan almari yang tertutup.Ukuran
antara rak yang dibawah dengan lantai sekitar enam inci.Karena hal ini
memudahkan udara bergerak dengan bebas, disamping pula itu untuk
memudahkan membersihkan lantai dibawah rak tersebut.
c. Penjagaan
Membersihkan ruangan, pemerikasaan ruangan dan sekitarnya,
penggunaan racun serangga, mengawasi serangan anai-anai, larangan makan dan
merokok dibawa ketempat penyimpanan arsip, pergunakanlah klip plastik dalam
meletakkan arsip, membersihkan arsip.
2.7 Kompetensi arsiparis dalam pengolahan arsip
kesimpulanyang dapat dilakukan dan dipertahankan oleh seseorang pada waktu
periodetertentu. Dari karakteristik dasar tersebut tampak tujuan penentuan
tingkatkompetensi atau standar kompetensi yang dapat mengetahui tingkat kinerja
yangdiharapkan dan mengkategorikan tingkat tinggi atau di bawah
rata-rata.KelompokHay-McBer (1982) mengemukakan tipe-tipe kompetensi
berdasarkan tingkatkesulitan pengkajian dan pengembangan kompetensi itu
sendiri dan memberikansebutan “Model Kompetensi Ice-Berg”. Pada kompetensi
arsiparis yangdikonsepkan oleh ANRI ini akan peneliti lihat dari segi tipe
kompetensi ModelIce-berg. Namun dengan keterbatasan studi hanya dari tipe
kompetensipengetahuan dan tipe kompetensi skill atau keterampilan.
2.7.1. Tipe Kompetensi Pengetahuan
Diukur dengan tipe ini dimulai dari pengetahuan dasar dan pendidikan
yang ditempuh oleh arsiparis.Pengetahuan dasar meliputi pengetahuan mengenai
arsip, jenis-jenisnya, pemahaman pemeliharaan arsip, pengetahuan pengelolaan
dan pemberkasan arsip, penyusutan arsip dan pelayanan
arsip.Sedangkanpendidikan yang ditempuh meliputi jenjang pendidikan terakhir,
keikut-sertaan dalam diklat dan frekuensinya mengikuti diklat-diklat yang
diselenggarakan.
a. Pengetahuan dasar
Untuk pengetahuan dasar, setidak ada 5 poin penting yang harus mereka ketahui
dan pahami.
b.Pendidikan yang ditempuh
Pendidikan kearsipan sangat menunjang seorang arsiparis dalam melaksanakan
tugasnya.Terlihat pada peringkat rata-rata pendidikan berdasarkan data lapangan
kembali didominasi oleh golongan arsiparis ahli.Tampak pada poin jenjang
pendidikan terakhir, pelatihan diklatyang diikuti baik diklat yang diadakan oleh
pusat maupun kalangan sendiri atau kalangan diluar lingkup kerja, beserta
ini menunjukkan pendidikan yang dimiliki oleh golongan arsiparis ahli
memberikan mereka nilai arsiparis sangat ahli karena pendidikan dan semangat
belajar untuk terus mengikuti pelatihan-pelatihan terkait.
2.7.2 Tipe Kompetensi Keterampilan
Kompetensi arsiparis dengan konsep pengembangan dari ANRI dimulai
dari pengalaman mengelola data/arsip, pemanfaatan teknologi dan peran media
sosial dalam pengelolaan, keterlibatan diri dalam pelaksanaan pameran arsip
virtual dan keterlibatan dalam pengembangan dan penerapan konsep kompetensi
yang mudah dikembangkan.Dari hasil lapangan kembali didominasi oleh
golongan arsiparis ahli dengan peringkat rata-rata diatas rata-rta golongan
arsiparis terampil.Hal ini menunjukkan bahwa dalam pengalamannya mengelola
data mulai dari kegiatannya pengelolaan, dan tahap mengelola arsip tematik,
golongan arsiparis ahli sangat berpengalaman hingga sangat ahli dibandingkan
arsiparis terampil.Bahkan dilihat dari pekerjaan sebelumnya, golongan arsiparis
ahli juga termasuk dalam kategori yang sangat berpengalaman.Teknologi yang
semakin berkembang pesat dan semakin canggih sangat membantu manusia untuk
meringan segala pekerjaan yang dirasa berat atau tidak efisien apabila dilakukan
secara manual.Hal ini dirasakan oleh golongan arsiparis terampil dalam
mengalih-mediakan arsip.
Syarat Arsiparis dalam melakukan petugas Arsip :
a. pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat, seluk beluk
tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan.
b.Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan.
c.Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan.
d.Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan.
g.Loyal dan dapAt menyimpan rahasia.
h.Sehat rohani dan jasmani.
BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik
organisasi pemerintah maupun organisasi swasta.Keseluruhan kegiatan organisasi
pada dasarnya membutuhkan informasi.oleh karena itu, informasi menjadi bagian
yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang
berkembang dengan sangat cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses
kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh
aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan
keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain.
Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ad manajemen
atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan
penyusutan.Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan
administrasi agar lebih lancar seringkali di abaikan dengan berbagai macam
alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis ataupun terbatasnya
sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hamper
sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta.
Arsip mempunyai arti yang sangat penting, selain dari pada untuk
menyusun rancana program untuk melaksanakan kegiatan berikutnya ia juga
berfungsi sebagai alat pertanggung jawaban. Karena dengan arsip, dapat diketahui
bermacam-macam informasi yang dimiliki, sehingga dapat di tentukan sasaran
yang akan di capai , dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal.
Selain itu, arsip yang memiliki nilai guna yang tinggi harus disimpan dan di
pelihara secara permanen oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai sejarah
Mengelola arsip tidak semata mata memperlakukannya dari sudut
teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip
sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai
tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi. Di dunia
yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan
pelaksana atau pelakunya.Apa yang harus dilakukan adalah mengelola
informasi melalui pengelolaan arsipnya.
Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen
organisasi, dari perencanaan,pelaksanaan, dan pengawasan. Maka arsip sebagai
salah satu sumber informasi yang harus di kelola dalam suatu sistem/manajemen,
sehingga informasi arsip akan memungkinkan untuk di sajikan secara tepat, kepada
orang yang tepat dan waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin.
Oleh karena itu berdasarkan uraian diatas dan untuk mengatahui lebih jelas
bagaimana evaluasi kompetensi pengelolaan arsip yang dilakukan oleh Badan
Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.Penulis merasa
tertarik untuk mengetahui lebih dalam mengenai Evaluasi Kompetensi Pengelolaan
Arsip Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian kertas karya ini adalah :
1. Untuk mengatahui secara langsung evaluasi kompetensi pengelolaan arsip
pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara.
2. Untuk menambah wawasan penulis mengenai evaluasi kompetensi
pengelolaan arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara.
1.3Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini yaitu membahas
kegatan pengelolaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip
serta kompetensi dalam pengelolaan arsip.
1.4Metode Pengumpulan Data
Metode penulisan kertas karya marupkan cara untuk memperoleh data maupun
informasi yang di butuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu:
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Data yang di peroleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada
kaitannya dengan judul penulisan kertas karya ini yang sifat
teoritis.Misalnya melalui buku-buku, literature dan sumber-sumber lain
yang berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman
untuk menyusun kertas karya ini.
2. Penelitian Lapangan
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke
Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
untuk mendapatkan informasi yang relevan sesuai dengan topik yang akan
EVALUASI KOMPETENSI PENGELOLAAN ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN , ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI
SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Di ajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar ahli madya (Amd) dalam bidang ilmu perpustakaan dan
informasi OLEH:
