STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN
PENJUALAN KREDIT SERVIS DAN SUKU CADANG
PADA PT. NASMOCO PEMUDA SEMARANG
Adora Aline Alfiana, *)
1Didiek Susilo Tamtomo, *)
2Sri Hardiningsih H.S.
Program Studi DIII Akuntansi, Jurusan Akuntansi
Politeknik Negeri Semarang, Jl. Prof. H. Soedarto, S.H. Tembalang, Semarang 50275 ABSTRAK
Tugas Akhir ini disusun dengan tujuan untuk mengidentifikasi pemahaman atas struktur pengendalian intern penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang dan untuk mengaplikasikan komponen struktur pengendalian intern tersebut sesuai dengan kerangka COSO. Pengumpulan data menggunakan metode kuesioner, wawancara dan observasi. Penulisan Tugas Akhir menggunakan metode deskripsi dan eksposisi. Pemahaman pengendalian intern yang diperoleh didokumentasikan dalam bentuk kuesioner pengendalian intern, flowchart dan narasi untuk masing-masing prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit servis dan suku cadang. Hasil pembahasan menunjukkan pengaplikasian struktur pengendalian intern penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang sesuai kerangka COSO yang memuat lima komponen pengendalian.
Kata Kunci: Struktur Pengendalian Intern, Penjualan Kredit.
ABSTRACT
The purposes of this Final Project are to identify the comprehension of internal control structure of service and spare part credit sales at PT. Nasmoco Pemuda Semarang and to apply the component of its internal control structure based on COSO Framework. The data collection methods are questionnaire, interview and observation. The writing methods of this final project are description and exposition. The comprehension of internal control structure is documented in comprehension of internal control questionnaire, flowchart and narrative memorandum for each procedure which composes the service and spare part credit sales system. Study result showed the application of internal control structure of service and spare part credit sales at PT. Nasmoco Pemuda Semarang based on COSO Framework which consist of five internal control structure components.
Keywords: Internal Control Structure, Credit Sales.
1 Dosen Pembimbing I
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
PT. Nasmoco Pemuda Semarang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bisnis penjualan mobil Toyota dan menyediakan layanan purna jualnya (after sales) serta penjualan suku cadang kendaraan. Dalam rangka meningkatkan pelayanan servis kendaraan dan mempermudah transaksi dengan pelanggan, PT. Nasmoco Pemuda membuat kebijakan berupa pemberian kredit untuk penjualan jasa servis dan suku cadang kendaraan. Kebijakan tersebut selain menambah penghasilan PT. Nasmoco Pemuda, namun juga menimbulkan beberapa risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan perusahaan.
Risiko yang timbul dari adanya penjualan kredit servis dan suku cadang dapat disebabkan oleh faktor internal perusahaan seperti buruknya sistem penjualan kredit dan faktor eksternal seperti debitur yang tidak dapat melunasi kewajibannya. Risiko-risiko yang timbul dapat diminimalisir dengan menerapkan pengendalian yang baik terhadap sistem penjualan kredit.
COSO (Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision) telah menerbitkan sebuah model pengendalian intern yang dapat digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk menilai sistem pengendalian mereka. Pengendalian intern yang diaplikasikan sesuai dengan kerangka COSO dapat memberikan gambaran yang utuh atas kelima komponen unsur pengendalian yang saling berhubungan. Sistem penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda memerlukan suatu struktur pengendalian intern yang diaplikasikan sesuai dengan kerangka COSO dan harus dipahami oleh seluruh personil perusahaan yang terlibat.
Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Jurnal Ilmiah ini adalah untuk mengidentifikasi pemahaman terhadap struktur pengendalian intern penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang serta untuk mengaplikasikan komponen struktur pengendalian intern penjualan kredit servis
dan suku cadang di PT. Nasmoco Pemuda Semarang sesuai dengan kerangka COSO.
TINJAUAN PUSTAKA
Struktur Pengendalian Intern
Salah satu tujuan dibentuknya sebuah sistem ialah membantu manajemen dalam mengorganisir berjalannya aktivitas bisnis. Pengendalian terhadap sistem yang dibentuk sangat diperlukan untuk menjamin bahwa sistem tersebut telah dilaksanakan secara efektif. COSO mendefinisikan pengendalian intern sebagai sebuah proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan. Dari definisi pengendalian intern yang telah dibahas sebelumnya, terdapat konsep dasar yang dapat ditarik, salah satu konsep dasar tersebut menurut Mulyadi (2009:180) ialah
“pengendalian intern ditujukan untuk
mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan dan
operasi”.
Komponen Pengendalian Intern Menurut COSO
COSO (Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision) dalam kerangka pengendalian internnya menyebutkan bahwa terdapat lima komponen pengendalian, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian 2. Penaksiran Risiko 3. Aktivitas Pengendalian 4. Informasi dan Komunikasi 5. Pemantauan
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan pondasi keberhasilan pengendalian intern suatu organisasi. Lingkungan pengendalian mencakup sub unsur berikut:
1. Integritas dan Nilai Etika
Nilai etika dalam organisasi dituangkan dalam bentuk aturan atau standar perilaku bagi personil organisasi. 2. Komitmen terhadap Kompetensi
3. Dewan Direksi dan Komite Audit Keterlibatan dan keaktifan manajemen puncak dan dewan direksi memainkan peranan penting dalam pengendalian intern.
4. Filosofi dan Gaya Operasi
Filosofi memuat apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan dan menjadi sebuah keyakinan dasar perusahaan dan para personilnya. Sedangkan gaya operasi merupakan gagasan manajer tentang bagaimana menjalankan operasional suatu entitas. 5. Struktur Organisasi
Sebuah struktur organisasi perusahaan mendefinisikan garis wewenang, tanggung jawab dan pelaporan.
6. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab
Adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang jelas akan dapat mengalokasikan sumber daya yang dimiliki untuk mempercepat pencapaian tujuan organisasi.
7. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia
Perusahaan harus lebih memperhatikan prosedur rekruitmen, mutasi dan pengembangan karir untuk para karyawannya, sehingga secara tidak langsung dapat menumbuhkan loyalitas dan efisiensi kerja.
Penaksiran Risiko
Penilaian risiko merupakan kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap berbagai risiko yang dihadapinya. Oleh karena itu, sebuah organisasi harus menetapkan serangkaian tujuan yang terintegrasi dengan kegiatan operasionalnya sehingga organisasi dapat beroperasi sebagaimana mestinya.
Aktivitas Pengendalian
Suatu entitas memerlukan kebijakan dan prosedur untuk memberikan keyakinan bahwa tujuan organisasi akan tercapai.
“Aktivitas pengendalian adalah kebijakan
dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat manajemen telah dilaksanakan.” (Mulyadi, 2009:189).
Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi memungkinkan personil organisasi untuk memperoleh dan menukar informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan, mengelola dan mengendalikan kegiatan organisasi. Kehandalan dan relevansi informasi harus diidentifikasi, ditangkap, diproses dan dikomunikasikan dengan pihak yang berhubungan dengan operasi, keuangan dan ketaatan sehingga memungkinkan untuk menjalankan dan mengendalikan organisasi.
Pemantauan
Seluruh kegiatan operasional organisasi harus dipantau dan dilakukan modifikasi seperlunya. “Pemantauan pengendalian intern adalah suatu proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern dalam suatu
periode tertentu.” (Pusdiklatwas BPKP, 2009:51).
Pemahaman atas Pengendalian Intern
Struktur pengendalian intern harus dipahami tidak hanya oleh manajemen puncak maupun pimpinan organisasi saja melainkan
oleh seluruh personil organisasi. “Setiap
orang dalam organisasi bertanggung jawab terhadap, dan menjadi bagian dari,
pengendalian intern organisasi” (Mulyadi,
2009:181). Dikarenakan setiap personil organisasi mempunyai tanggung jawab dalam pelaksanaan pengendalian intern, maka pemahaman yang baik mengenai pengendalian intern itu sendiri wajib dimiliki oleh seluruh personil.
Dokumentasi atas Pemahaman Pengendalian Intern
personil organisasi yang memiliki pemahaman yang baik akan pengendalian intern tercermin dari informasi yang mampu mereka berikan mengenai rancangan berbagai kebijakan dan prosedur dalam setiap unsur pengendalian serta pelaksanaan kebijakan dan prosedur tersebut dalam kegiatan operasional organisasi. Menurut Mulyadi (2009:200), ada tiga cara yang biasa digunakan oleh auditor untuk mendokumentasikan informasi mengenai pengendalian intern yang berlaku dalam perusahaan yaitu:
1. Kuesioner pengendalian intern
siklus pendapatan, siklus penggajian, siklus pembelian, siklus biaya dan siklus kas.
2. Bagan alir atau flowchart
Pendokumentasian pemahaman pengendalian intern dalam bentuk bagan alir dilakukan dengan menggambarkan deskripsi pengendalian intern suatu organisasi dengan simbol-simbol tertentu.
3. Uraian tertulis atau narasi
Informasi tentang pengendalian intern dapat dikumpulkan dengan cara membuat uraian tertulis atau narasi mengenai arus transasksi, catatan-catatan yang diselenggarakan dan pembagian tanggung jawab yang ada di perusahaan.
Penjualan Kredit
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa yang dapat dilakukan secara tunai maupun kredit.
Menurut Mulyadi (2014:202), “Dalam
transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang
kepada pelanggannya”.
METODOLOGI
Pengertian Metodologi
Metodologi berasal dari kata “Metode” dan “Logos” sehingga dapat diartikan sebagai
cara melakukan sesuatu dangan mengunakan pikiran secara seksama untuk mencapai suatu tujuan (Narbuko dan Ahmadi, 2012:1).
Klasifkasi Data
Ditinjau dari jenis data menurut sifatnya, data yang digunakan berupa data kualitatif. Data kualitatif yang digunakan berupa gambaran umum PT. Nasmoco Pemuda Semarang dan komponen struktur pengendalian intern penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Namsoco Pemuda Semarang.
Ditinjau dari jenis data menurut sumbernya, data yang digunakan berupa data primer dan sekunder. Data primer yang digunakan yaitu hasil observasi dan wawancara mengenai komponen pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit servis dan suku cadang pada PT. Nasmoco Pemuda Semarang dan kuesioner pengendalian intern.
Dikarenakan bahan pembahasan tidak dapat seluruhnya diperoleh dari data primer, maka digunakan pula data sekunder. Data sekunder yang digunakan yaitu data olahan berupa gambaran umum perusahaan.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu:
1. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan karyawan di bagian purna jual dan administrasi PT. Nasmoco Pemuda Semarang.
2. Kuesioner
Pertanyaan pada kuesioner yang diajukan, ditujukan untuk lingkup penjualan kredit servis dan suku cadang pada PT. Nasmoco Pemuda Semarang. 3. Observasi
Pengamatan langsung dilakukan terhadap penerapan sistem penjualan kredit servis dan suku cadang oleh para personil PT. Nasmoco Pemuda Semarang serta dokumen-dokumen yang terkait.
Metode Penulisan
Metode penulisan yang digunakan yaitu:
1.
Metode DeskripsiMelalui metode ini dapat diuraikan mengenai gambaran umum PT. Nasmoco Pemuda Semarang termasuk di dalamnya sejarah singkat, struktur organisasi, visi, misi dan filosofi.
2.
Metode EksposisiMetode ini digunakan untuk menjelaskan struktur pengendalian intern penjualan kredit servis dan suku cadang dan pemahaman karyawan PT. Nasmoco Pemuda Semarang terhadap struktur pengendalian tersebut.
PEMBAHASAN
Sejarah Singkat PT. Nasmoco Pemuda Semarang
meningkatkan pelayanan bagi pelanggan, PT. Ratna Dewi Motor Company menawarkan jasa purna jual (pelayanan bengkel dan suku cadang) disamping penjualan unit. Tekad ini diwujudkan dengan membuka showroom, bengkel dan penjualan suku cadang di Jl. M.H. Thamrin 14-16 Semarang pada tahun 1984.
Seiring dengan berkembangnya usaha, pada tanggal 1 April 1972 PT. Ratna Dewi Motor Company menempai gedung baru di Jl. Pemuda 72 Semarang dan pada tanggal 30 Agustus 1972 PT. Ratna Dewi Motor ditunjuk sebagai dealer utama PT. Toyota Astra Motor untuk wilayah Jawa Tengah – Daerah Istimewa Yogyakarta. Untuk membuat perusahaan lebih responsif serta menciptakan dinamisasi berorganisasi, PT. Ratna Dewi Motor Company pada tanggal 22 Desember 1973 mengubah nama menjadi PT. New Ratna Motor. Nasmoco merupakan singkatan dari New Asiatic Motor Company dan termasuk dalam anak perusahaan PT. New Ratna Motor.
Unit Usaha
PT. Nasmoco Pemuda Semarang beroperasi pada tiga sektor usaha yaitu:
1. Penjualan (Sales)
PT. Nasmoco Pemuda Semarang sebagai cabang dari Nasmoco Group menjual mobil merek Toyota dan menjadi dealer yang menyalurkan kendaraan langsung kepada pembeli.
2. Servis (Service)
Terdapat dua jenis servis di PT. Nasmoco Pemuda Semarang, yaitu general repair dan body repair. General repair merupakan pelayanan servis berkala dan perbaikan umum. Sedangkan body repair merupakan servis khusus untuk perbaikan body kendaraan. 3. Suku Cadang (Spare Part)
Dalam rangka mendukung pelayanan servis, PT. Nasmoco Pemuda juga menyediakan kebutuhan suku cadang bagi pelanggan.
Visi, Misi dan Filosofi
Visi PT. Nasmoco Pemuda Semarang ialah menjadi pelaku bisnis di bidang otomotif yang profesional, berkualitas dan sebagai pemimpin pasar di era globalisasi.
Misi PT. Nasmoco Pemuda Semarang ialah:
1. Meningkatkan profesionalisme karyawan dengan berbasiskan teknologi modern untuk memberikan totalitas kepuasan pelanggan dan menghasilkan keuntungan yang optimal bagi pemegang saham. 2. Terus berupaya meningkatkan
kesejahteraan karyawan, serta ikut berperan dalam kepedulian lingkungan dan sosial.
Selain Visi dan Misi, PT. Nasmoco Pemuda Semarang memiliki Catur Marga yang dijadikan sebagai filosofi atau pedoman karyawan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Filosofi tersebut yaitu:
1. Perusahaanku adalah sawah ladangku. 2. Pembaharuan untuk kemajuan harus
kulakukan,
3. Hari ini saya harus lebih baik dari hari kemarin.
4. Kemajuan perusahaan adalah kesejahteraan bagi karyawan.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi PT. Nasmoco Pemuda Semarang memuat seluruh divisi dan entitas yang ada di PT. Nasmoco Pemuda Semarang. Struktur organisasi PT. Nasmoco Pemuda Semarang terdapat pada gambar berikut
Pemahaman Mengenai Struktur Pengendalian Intern Penjualan Kredit Servis dan Suku Cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang
dilakukan wawancara terhadap entitas yang bersangkutan dan observasi secara langsung terhadap dokumen dan catatan yang digunakan serta pembuatan kuesioner.
Kuesioner Pengendalian Intern
Kuesioner pengendalian intern atas penjualan kredit servis dan suku cadang disusun dalam bentuk pertanyaan dengan
jawaban “ya” atau “tidak”. Kuesioner
diberikan kepada responden yang merupakan entitas yang terkait dalam kegiatan penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang khususnya bagian purna jual (after sales) dan administrasi.
Kuesioner disusun berdasarkan jawaban dari responden yang merupakan entitas yang terkait dengan penjualan kredit servis dan suku cadang dan dianggap memiliki kapasitas yang sesuai dengan komponen pengendalian yang dimuat dalam kuesioner tersebut. Jumlah pertanyaan dalam kuesioner berjumlah 22 pertanyaan, dengan seluruh
pertanyaan terjawab “ya”.
Pendokumentasian pemahaman melalui kuesioner tersebut menunjukkan bahwa struktur pengendalian intern penjualan kredit servis dan suku cadang pada PT. Nasmoco Pemuda Semarang telah dipahami dengan baik serta telah diterapkan secara memadai karena telah memenuhi lima komponen pengendalian intern, baik oleh pihak manajemen maupun karyawan PT. Nasmoco Pemuda Semarang.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Untuk memudahkan pendokumentasian pemahaman pengendalian intern dalam bentuk bagan alir atau flowchart, perlu diketahui terlebih dahulu jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit servis dan suku cadang. Berdasarkan hasil dari kegiatan wawancara terhadap entitas yang terkait serta hasil pengamatan atas kegiatan penjualan kredit servis dan suku cadang, dapat diketahui jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit dan suku cadang tersebut yaitu:
1. Prosedur Pengajuan Kredit Servis dan Suku Cadang.
Prosedur ini memuat aktivitas pengajuan persetujuan kredit servis oleh calon debitur kepada pihak PT. Nasmoco Pemuda Semarang.
2. Prosedur Pengerjaan Servis.
Prosedur pengerjaan servis merupakan tahapan pengerjaan servis kendaraan termasuk di dalamnya tahapan user menyampaikan pesanan pekerjaan servis untuk kendaraannya kepada petugas, distribusi dan pemakaian suku cadang. 3. Prosedur Pencatatan Biaya dan
Penagihan.
Prosedur ini dilaksanakan setelah pekerjaan servis diselesaikan. Pada tahap ini, petugas mencatat biaya pekerjaan servis dan suku cadang, adanya tahapan otorisasi atas dokumen keluaran oleh kepala bagian, penyusunan dokumen tagihan, pengirimannya kepada debitur dan penagihan piutang servis.
4. Prosedur Pencatatan Pelunasan Piutang Servis.
Prosedur pencatatan pelunasan piutang servis merupakan tahapan pencatatan pelunasan piutang ke dalam sistem.
Bagan Alir atau Flowchart
Bentuk pendokumentasian atas pemahaman pengendalian intern dapat dilakukan dengan penyusunan bagan alir atau flowchart. Flowchart berikut ini disusun berdasarkan hasil observasi kegiatan penjualan kredit servis dan suku cadang di PT. Nasmoco Pemuda Semarang serta wawancara terhadap entitas yang bersangkutan, dikarenakan tidak semua prosedur dapat dipahami melalui kegiatan observasi. Melalui flowchart, dapat dilihat secara menyeluruh alur kegiatan dan alur dokumen yang terdapat dalam sistem penjualan kredit servis dan suku cadang.
Pendokumentasian pemahaman pengendalian intern kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang melalui flowchart dapat dilihat pada gambar berikut
2. Flowchart pengerjaan servis kendaraan.
3. Flowchart pencatatan biaya dan penagihan.
4. Flowchart pencatatan pelunasan piutang servis.
Uraian Tertulis atau Narasi
Pendokumentasian pemahaman pengendalian intern menggunakan uraian tertulis atau narasi disusun berdasarkan hasil observasi dan wawancara di lingkungan PT. Nasmoco Pemuda Semarang. Banyaknya prosedur dan dokumen yang membentuk sistem penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang membuat penyusunan narasi dijabarkan dalam tiap-tiap prosedur, sehingga dapat mempermudah dalam menangkap alur kegiatan dan dokumen dalam sistem tersebut.
Komponen Struktur Pengendalian Intern Penjualan Kredit Servis dan Suku Cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang sesuai dengan Kerangka COSO
Komponen struktur pengendalian intern penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang yang telah dipenuhi dan diaplikasikan sesuai dengan kerangka COSO yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian terbentuk dari perilaku manajemen serta seluruh karyawan PT. Nasmoco Pemuda Semarang dan mempengaruhi kesadaran mereka akan pentingnya penerapan pengendalian intern tersebut di setiap kegiatan operasional perusahaan. Lingkungan pengendalian penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang terdiri atas sub unsur berikut:
a. Integritas dan nilai etika
cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang, yaitu bagian purna jual (after sales) dan administrasi, memiliki peraturan yang sudah ditetapkan oleh manajemen baik secara tertulis maupun dalam bentuk konvensi. Peraturan tersebut mencakup hal mendasar mengenai kepegawaian, jam kerja, dan etika-etika lain.
b. Komitmen terhadap kompetisi Sistem perekrutan dan pengembangan karir di PT. Nasmoco Pemuda Semarang senantiasa menggunakan basis kompetensi. Latar belakang pendidikan yang disyaratkan pihak manajemen PT. Nasmoco Pemuda Semarang untuk karyawan bagian purna jual dan administrasi sangat jelas untuk tiap entitasnya, yaitu minimal SLTA atau sederajat untuk bagian purna jual dan Diploma III untuk bagian administrasi. Hal tersebut telah diterapkan secara konsisten dalam setiap perekrutan karyawan.
c. Partisipasi dewan direksi dan komite audit
Di lingkungan PT. Nasmoco Pemuda Semarang belum terdapat suatu dewan direksi maupun komite audit. Hal tersebut dikarenakan PT. Nasmoco Pemuda Semarang belum termasuk perusahaan go public sehingga peran komite audit dirasa belum diperlukan. Namun dalam rangka pengawasan berlangsungnya pengendalian intern di PT. Nasmoco Pemuda Semarang, terdapat audit internal yang dilakukan setiap 3 bulan sekali. Audit internal ini dilakukan oleh kantor pusat PT. New Ratna Motor untuk setiap kantor cabangnya.
d. Filosofi dan gaya operasi
Terdapat sebuah Catur Marga di PT. Nasmoco Pemuda Semarang yang dijadikan sebagai filosofi atau keyakinan dasar para karyawan dalam bekerja. Catur Marga tersebut telah menjadi bagian dari kegiatan operasional perusahaan, terbukti dengan selalu dilafalkannya Catur Marga dalam setiap sesi apel pagi. e. Struktur organisasi
PT. Nasmoco Pemuda Semarang memiliki struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan dikepalai seorang Kepala Cabang, struktur organisasi PT. Nasmoco Pemuda Semarang membagi entitas menjadi tiga bagian utama yaitu Penjualan (Sales), Administrasi dan Servis atau Bengkel.
f. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
Sebagai bentuk perluasan atau pengembangan dari struktur organisasi yang telah ada, pihak manajemen PT. Nasmoco Pemuda Semarang secara jelas menjabarkan dan memisahkan fungsi mulai dari proses pengajuan kredit servis, pencatatan biaya servis hingga pencatatan pelunasan, dengan melibatkan bagian administrasi dan purna jual yang masing-masing dikepalai oleh seorang kepala bagian.
g. Kebijakan dan praktik SDM
Pentingnya peran karyawan dalam pencapaian tujuan perusahaan membuat PT. Nasmoco Pemuda Semarang sangat memperhatikan prosedur rekruitmen, mutasi dan pengembangan karir karyawan. Terbukti dari diberlakukannya standar minimal pendidikan untuk calon karyawan PT. Nasmoco Pemuda Semarang, adanya pelatihan atau training berkala untuk para karyawan dan mutasi sesuai dengan bagian dan kompetensi masing-masing karyawan secara konsisten. 2. Penaksiran risiko
Risiko-risiko tersebut juga memiliki pengaruh yang besar terhadap ketercapaian tujuan perusahaan.
3. Aktivitas pengendalian
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diketahui terdapat beberapa aktivitas pengendalian dalam kegiatan penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang, antara lain sebagai berikut:
a. Adanya dokumen perjanjian servis yang mengikat secara hukum dalam proses registrasi pemberian kredit. Dalam dokumen tersebut dijelaskan pula persyaratan, termin kredit, teknis penagihan beserta dokumen yang perlu dilampirkan dalam proses servis.
b. Dilakukannya follow up kepada debitur yang memiliki catatan kredit buruk oleh bagian piutang secara tegas.
c. Mewajibkan user melampirkan SPK (Surat Perintah Kerja) untuk setiap pengerjaan servis kendaraan. Sehingga meminimalisir adanya ketidaksesuaian pengerjaan servis dengan pemintaan pelanggan. d. Data pelanggan kredit telah
dilindungi oleh sistem, sehingga meminimalisir adanya user yang memalsukan identitas.
e. Adanya proses otorisasi dan pengecekan untuk setiap jenis dokumen penagihan.
f. Terdapat pemisahan fungsi dalam sistem penjualan kredit servis dan suku cadang. Pemisahan fungsi dimulai dari fungsi persetujuan kredit, fungsi penjualan servis, fungsi piutang, fungsi pencatatan pelunasan dan fungsi akuntansi.
g. Pelunasan piutang dianjurkan melalui transfer ke rekening perusahaan. h. Pengendalian melalui sistem NIS
Service dan NIS Accounting. Tidak semua karyawan dapat mengakses sistem tersebut dan setiap transaksi terekam identitas petugas yang menginput.
4. Informasi dan komunikasi
Bentuk informasi berupa bukti atau dokumen yang terkait dalam aktivitas penjualan kredit servis dan suku cadang. Dokumen tersebut antara lain dokumen perjanjian kerjasama servis atau PKS,
Surat Perintah Kerja (SPK), Service Order, Service Invoice, Supply Sip, Surat Tagihan, Kwitansi, Faktur Pajak dan Tanda Terima Pembayaran. Bagian-bagian yang terlibat dalam aktivitas komunikasi dan penyampaian informasi penjualan kredit servis dan suku cadang i. Wakil Kepala Bengkel j. ADH
k. Kepala Cabang 5. Pemantauan
Pemantauan pelaksanaan penjualan kredit servis dan suku cadang dilakukan oleh manajemen puncak perusahaan, dalam hal ini ialah Kepala Cabang dan Kepala Bagian PT. Nasmoco Pemuda Semarang, khusunya bagian administrasi (ADH) dan bagian servis (Kepala Bengkel). Kepala Cabang bertanggung jawab atas kegiatan operasional kantor cabang termasuk di dalamnya ialah kegiatan penjualan kredit servis dan suku cadang. Sedangkan Kepala Bagian bertanggung jawab atas kinerja karyawan di bawah arahannya. Pemantauan juga dilakukan oleh kantor pusat PT. New
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan, kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut:
pengendalian intern dalam bentuk kuesioner pengendalian intern dengan
seluruh jawaban “ya”, penyusunan
diagram alir atau flowchart tiap-tiap prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit servis dan suku cadang dan uraian tertulis atau narasi yang disusun secara sistematis.
2. Struktur pengendalian intern penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang telah diaplikasikan sesuai dengan kerangka COSO, terbukti dengan telah termuatnya lima komponen pengendalian yang terdiri dari lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta pemantauan. Pelaksanaan struktur pengendalian tersebut telah dilakukan secara memadai, dilihat dari kuesioner pengendalian intern penjualan kredit servis dan suku cadang yang mendapat
jawaban “ya” untuk seluruh pertanyaan
yang diajukan.
DAFTAR PUSTAKA
Alek dan Achmad H.P. 2011. Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi. Jakarta: Kencana.
Arens, Alvin A., Randal J. Elder, dan Mark S. Beasley. 2008. Auditing dan Jasa Assurance Pendekatan Terintegrasi Jilid 1 Edisi Keduabelas. Jakarta: Erlangga.
COSO. 2013. Internal Control – Integrated Framework Executive Summary. New York: AICPA.
Hadi, Syamsul. 2009. Metodologi Penelitian Kuantitatif untuk Akuntansi dan Keuangan. Yogyakarta: Ekonisia.
Institut Akuntan Publik Indonesia. 2011. Standar Profesional Akuntan Publik. Jakarta: Salemba Empat.
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
Mulyadi. 2014. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
--- . 2009. Auditing Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.
Mustafa, Zainal. 2009. Mengurai Variabel Hingga Instrumentasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Narbuko, Cholid dan Abu Achmadi. 2012. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT. Bumi Aksara.
Pusdiklatwas BPKP. 2009. Modul 1 Gambaran Umum SPIP & Modul 2 Lingkungan Pengendalian Diklat Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Bogor: Pusdiklatwas BPKP.
