Analisis Teknologi Informasi Menggunakan Framework TOGAF 9.1 (Studi Kasus: Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (BAPUSIPDA).

(1)

vi

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Analisis mengenai teknologi informasi dibutuhkan sebagai cerminan untuk memperbaiki dan mengusahakan penerapan teknologi informasi yang lebih baik ke depannya. Analisis teknologi informasi menggunakan framework TOGAF 9.1 dianggap sebagai salah satu upaya optimal untuk mewujudkan visi dari perusahaan. Analisis ini dilakukan pada Bidang Sekretariat subbidang kepegawaian dan umum pada fungsi layanan otomasi dan kearsipan di BAPUSIPDA Jawa Barat dengan menggunakan Framework TOGAF 9.1. Tujuan dari analisis ini guna mengidentifikasi penerapan teknologi informasi yang ada dan membuat usulan architecture vision yang ada pada fungsi layanan otomasi dan kearsipan dengan fokus pada proses pengelolaan kearsipan dinamis.

(2)

vii

ABSTRACT

Analysis of information technology is needed to improve and undertake the application of information technology to be better in the future. Analysis of information technology using TOGAF framework 9.1 is considered as one of an optimal methods to realize the vision of the company. The analysis was conducted on the functions of archival and automation services under the Secretariat Field in BAPUSIPDA West Java using TOGAF Framework 9.1. The purpose of this analysis is to identify existing information technology implementation and make proposals of architecture vision in automation functions and archival services with a focus on the process of dynamic archival management.

(3)

viii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii

PRAKATA ... iv

DAFTAR SINGKATAN ... xiii

DAFTAR ISTILAH ... xiv

BAB 1. PENDAHULUAN ... 1

1.6 Sistematika Penyajian... 5

BAB 2. KAJIAN TEORI ... 7

2.1. Teknologi Informasi ... 7

2.1.1. Konsep Teknologi... 7

2.1.2. Konsep Informasi ... 8

2.1.3. Konsep Teknologi Informasi ... 8

2.2. Enterprise ... 9

2.3. Architecture ... 9

2.4. Enterprise Architecture ... 10

2.4.1. Elemen-elemen Enterprise Architecture secara umum ... 11

(4)

ix

2.5. The Open Group Architecture Framework 9.1 (TOGAF 9.1) ... 12

2.6. Fase Preliminary ... 19

2.7. Fase Architecture Vision ... 22

2.8. Value Chain Diagram ... 25

BAB 3. ANALISIS TEKNOLOGI INFORMASI ... 27

3.1. Fase Preliminary ... 27

3.1.1. Profil Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (BAPUSIPDA) ... 27

3.1.2. Profil Bidang Sekretariat Subbagian Kepegawaian dan Umum, dan Fungsi Layanan Otomasi dan Kearsipan ... 29

3.1.3. Deskripsi Pekerjaan pada Bidang yang Berhubungan dengan Pengelolaan Kearsipan ... 33

3.1.4. Visi, Misi dan Prinsip Bisnis ... 34

3.1.5. Proses Bisnis ... 35

3.1.6. Stakeholder ... 38

3.2. Fase A: Architecture Vision ... 39

3.2.1. Visi Arsitektur ... 39

3.2.2. Ruang Lingkup dan Perencanaan ... 40

3.2.3. Proses dan Tujuan Bisnis Kearsipan Dinamis ... 40

3.3. Keadaan Arsitektur Teknologi Informasi ... 42

3.4. Output Fase Architecture Vision ... 50

BAB 4. SIMPULAN dan SARAN ... 70

4.1. Simpulan ... 70

4.2. Saran ... 70

(5)

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Phase of Architecture Development Method [11] ... 14

Gambar 2. Foundation Architecture (Enterprise Continuum) [11] ... 17

Gambar 3. Fase Preliminary [13] ... 19

Gambar 4. Fase Architecture Vision [13] ... 22

Gambar 5. Value Chain Diagram ... 26

Gambar 6. Struktur Organisasi BAPUSIPDA ... 28

Gambar 7. Deskripsi Alur Kerja BAPUSIPDA dari Sudut Pandang Kearsipan ... 36

(6)

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Profil Bidang Sekretariat di BAPUSIPDA ... 29

Tabel 2. Deskripsi Pekerjaan di BAPUSIPDA ... 33

Tabel 3. Stakeholder ... 39

Tabel 4. Gap Analysis IT Management ... 42

Tabel 5. Gap Analysis Sistem Informasi ... 44

Tabel 6. Gap Analysis Teknologi Informasi ... 46

(7)

xii

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A. VISI, MISI, STRUKTUR ORGANISASI DAN DESKRIPSI PEKERJAAN... 74 LAMPIRAN B. PROSES BISNIS KEARSIPAN ... 79 LAMPIRAN C. PERATURAN PEMERINTAH YANG MENGATUR

MENGENAI KEARSIPAN ... 81 LAMPIRAN D. DAFTAR WAWANCARA SPESIFIKASI PERANGKAT

(8)

xiii

DAFTAR SINGKATAN

ADM Architecture Development Method

BAPUSDA Badan Perpustakaan Daerah

BASIPDA Badan Kearsipan Daerah

BAPUSIPDA Badan Perpustakaan dan Kearsipan

Daerah

OPD Organisasi Perangkat Daerah

SOP Standar Operasional Prosedur

SOTK Susunan Organisasi dan Tata Kerja

(9)

xiv

DAFTAR ISTILAH

Arsiparis Seseorang yang memiliki kompetensi di bidang

kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiataan kearsipan

Framework Suatu struktur konseptual dasar yang digunakan untuk

memecahkan atau menangani suatu masalah kompleks

Stakeholder Individu, sekelompok manusia, atau masyarakat baik

secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap perusahaan.

Retensi Arsip Jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan

terhadap suatu jenis arsip

Unit pengolah Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai

(10)

1

BAB 1. PENDAHULUAN

Bab pendahuluan ini membahas mengenai latar belakang masalah,

rumusan masalah, tujuan, ruang lingkup kajian, sumber data serta sistematika

penyajian dalam pengerjaan tugas akhir dengan judul Analisis Teknologi

Informasi Menggunakan Framework TOGAF 9.1 (Studi Kasus: Badan

Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (BAPUSIPDA)).

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi ini teknologi informasi merupakan salah satu hal

yang dapat dikatakan sudah menjadi bagian dari kehidupan sosial.

Macam-macam teknologi maupun informasi terus berkembang dari hari ke hari dilihat

dari ragamnya kebutuhan masyarakat akan teknologi terbaru dan kebutuhan

informasi. Teknologi sendiri dapat dikatakan sebagai bagian yang dibutuhkan

agar informasi dapat tersampaikan dengan jelas dan baik, dengan kata lain

teknologi informasi yang baik akan dapat tercipta dari hasil kolaborasi

penyampaian informasi yang valid dan penggunaan teknologi yang baik.

Banyak cara untuk mendapatkan informasi yang valid, contohnya melalui

perpustakaan.

Perpustakaan kini tidak lagi dicap sebagai tempat yang membosankan

melainkan tempat yang menarik karena telah didukung oleh sarana teknologi

yang membuat masyarakat memanfaatkan fasilitas yang ada untuk

memperoleh sumber informasi yang dibutuhkan secara lebih efektif dan

efisien. Perpustakaan tentunya memiliki banyak data maupun sumber

informasi yang berguna dalam hal penelitian, pendidikan, maupun sarana

berbagi informasi lainnya. Data-data tersebut disimpan baik dan menjadi

sebuah susunan arsip yang berguna untuk dipakai kembali dan diperbaharui

sesuai dengan ketentuan dan kebutuhan informasi terbaru yang akan

(11)

2

Universitas Kristen Maranatha Perpustakaan dan kearsipan merupakan dua hal yang kini menjadikan

teknologi informasi sebagai bagian pendukung dalam melakukan kegiatannya.

Dalam salah satu kegiatan utama perpustakaan yaitu pengolahan bahan

pustaka yang ada di perpustakaan tentunya dibutuhkan juga bidang yang

berfokus dalam pengarsipan data-data yang ada di perpustakaan. Bidang

tersebut yaitu bidang kearsipan yang didalamnya memiliki fungsi untuk

menunjang proses perencanaan, sebagai memori sebuah perusahan,

mendukung proses pengambilan keputusan serta sebagai bukti akuntabilitas

kinerja organisasi dan aparatur.

Badan yang menaungi bidang perpustakaan dan kearsipan pada studi

kasus ini adalah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (BAPUSIPDA).

BAPUSIPDA merupakan lembaga pemerintah yang terbentuk sebagai

gabungan dari dua badan, yaitu Badan Perpustakaan Daerah (BAPUSDA)

dan Badan Kearsipan Daerah (BASIPDA) sejak tahun 2009. BAPUSIPDA

Provinsi Jawa Barat ini berlokasi di Jalan Kawaluyaan II No. 4,

Soekarno-Hatta, Bandung. BAPUSIPDA sendiri memiliki tujuh buah bidang dan telah

disempitkan menjadi lima buah bidang utama, pada studi kasus ini hanya

berfokus pada fungsi Layanan Otomasi dan Kearsipan. Pada BAPUSIPDA

khususnya pada fungsi layanan otomasi dan kearsipan, data kearsipan dan

pengolahan arsip dapat dikatakan sebagai hal utama yang menentukan

apakah arsip tersebut dapat tercipta dengan baik atau tidak. Sesuai dengan

komponen sebuah arsip yang memiliki tiga buah bagian yaitu, struktur, isi, dan

konten, sedangkan arsip yang baik memiliki kriteria utuh, otentik, dan dapat

dipertanggung jawabkan. Selain mengenai data kearsipan, juga dapat dilihat

dari sumber daya manusia yang terlatih dalam melakukan kegiatan

pengolahan arsip sehingga mampu menyampaikan informasi dengan baik di

bidang kearsipan.

Teknologi informasi merupakan salah satu hal yang dapat menjadi faktor

keberhasilan arsip dapat tercipta dengan baik, dilihat dari segi perangkat yang

digunakan dan sistem yang dibuat untuk mengembangkan bidang kearsipan

(12)

3

Universitas Kristen Maranatha yang ada di BAPUSIPDA dianggap masih belum bisa menerapkan teknologi

informasi secara maksimal karena adanya sarana informasi yang dapat

dipublikasikan seperti website resmi yang belum diaplikasikan dengan baik, integrasi data yang belum maksimal, serta perangkat yang harus dianalisis

lebih lanjut apakah sesuai dengan kebutuhan yang akan diterapkan di

BAPUSIPDA.

Melihat permasalahan yang ada dan pentingnya peranan teknologi

informasi disini sebagai penunjang dalam melakukan hal-hal utama dalam

kearsipan, maka dilakukanlah analisis terhadap arsitektur perusahaan pada

BAPUSIPDA dengan menggunakan framework TOGAF 9.1. Analisis ini

diharapkan dapat membantu perusahaan agar proses bisnis yang diinginkan

dapat tercapai sesuai dengan visi “Perpustakaan Mencerdaskan Masyarakat,

Kearsipan Pilar Akuntanbilitas” serta memudahkan dalam menilai dan

memutuskan apakah teknologi dan informasi yang telah diterapkan sesuai

dengan kebutuhan sehingga dapat menjadi acuan untuk perencanaan

perusahaan yang lebih baik.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang ada pada analisis teknologi informasi

menggunakan framework TOGAF 9.1 pada BAPUSIPDA adalah:

1. Bagaimana mengidentifikasi teknologi informasi yang diterapkan pada

fungsi layanan otomasi dan kearsipan di BAPUSIPDA?

2. Bagaimana membuat arahan usulan architecture vision pada fungsi

layanan otomasi dan kearsipan di BAPUSIPDA?

1.3 Tujuan Pembahasan

Adapun tujuan pembahasan pada analisis teknologi informasi

(13)

4

Universitas Kristen Maranatha 1. Mengidentifikasi penerapan teknologi informasi pada Bidang

Sekretariat Subbidang Kepegawaian dan Umum (Fungsi: Layanan

Otomasi dan Kearsipan) yang ada di BAPUSIPDA.

2. Membuat usulan architecture vision menggunakan langkah-langkah

pada fase preliminary dan fase architecture vision.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Adapun ruang lingkup kajian pada analisis teknologi informasi

menggunakan framework TOGAF 9.1 pada BAPUSIPDA adalah:

1. Pembuatan analisis teknologi informasi pada BAPUSIPDA hanya

dilakukan pada Bidang Sekretariat Subbidang Kepegawaian dan Umum

(Fungsi: Layanan Otomasi dan Kearsipan).

2. Analisis teknologi informasi hanya berfokus pada proses pengelolaan

arsip dinamis.

3. Hasil akhir dari Tugas Akhir untuk mendokumentasikan keadaan teknologi

informasi saat ini dan dapat menjadi saran serta kritik untuk teknologi

informasi yang akan diterapkan di masa yang mendatang bagi

BAPUSIPDA.

1.5 Sumber Data

Berikut adalah sumber data yang digunakan dalam pembuatan tugas

akhir ini :

1. Studi Literatur/kepustakaan

Yaitu dengan cara pengumpulan data dengan cara membaca dan

mempelajari buku-buku, serta sumber-sumber yang terkait dengan tugas

akhir mengenai Analisis Teknologi Informasi Menggunakan Framework

The Open Group Architecture Framework (TOGAF).

2. Observasi dan Wawancara

Yaitu tahap di mana mengumpulkan data-data dengan melakukan

pengamatan dan berkomunikasi dengan divisi terkait dan manajerial pada

(14)

5

Universitas Kristen Maranatha berhubungan dengan Analisis Teknologi Informasi Menggunakan

Framework The Open Group Architecture Framework (TOGAF) 9.1.

3. Studi Internet

Yaitu dengan cara melakukan browsing dan pengamatan pada situs-situs

yang terkait dengan topik yang dibahas.

4. Diskusi dan Konsultasi

Yaitu dengan cara berdiskusi dengan pembimbing eksternal/internal

maupun pihak-pihak yang dapat memberikan saran mengenai Tugas

Akhir yang akan dibuat.

1.6 Sistematika Penyajian

Adapun sistematika penyajian pada analisis teknologi informasi dengan

menggunakan framework TOGAF 9.1 pada BAPUSIPDA adalah sebagai

berikut:

BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bagian BAB 1 menjelaskan mengenai pendahuluan yang terdiri

dari latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang

lingkup kajian, dan sumber data yang digunakan, serta sistematika penyajian

yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir.

BAB 2 KAJIAN TEORI

Pada bagian BAB 2 menjelaskan mengenai teori-teori atau

pengetahuan dasar yang telah ada dari sumber-sumber lainnya yang dapat

membantu dalam menganalisa dan memecahkan masalah pada penulisan

Tugas Akhir.

BAB 3 ANALISIS DAN EVALUASI

Pada bagian BAB 3 menjelaskan mengenai hasil dari analisis yang

telah dilakukan untuk melakukan tahapan-tahapan analisis teknologi

(15)

6

Universitas Kristen Maranatha BAB 4 SIMPULAN DAN SARAN

Pada bagian BAB 4 menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran dari

(16)

70

BAB 4. SIMPULAN dan SARAN

Berdasarkan hasil penelitian dan analisis mengenai teknologi informasi

menggunakan framework TOGAF 9.1 pada fungsi layanan otomasi dan

kearsipan di BAPUSIPDA yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, berikut

ini merupakan kesimpulan dan saran bagi fungsi layanan otomasi dan

kearsipan di BAPUSIPDA.

4.1. Simpulan

Kesimpulan dari penelitian dan analisis teknologi informasi

menggunakan framework TOGAF 9.1 pada fase preliminary dan fase

architecture vision adalah sebagai berikut:

1. Teknologi informasi bukan merupakan hal atau komponen utama yang

dipakai dan diimplementasikan dengan optimal di BAPUSIPDA,

khususnya di bidang sekretariat subbidang kepegawaian dan umum

dalam fungsi layanan otomasi dan kearsipan. Karena tanpa adanya

implementasi yang optimal, proses bisnis tetap dapat berjalan dengan

baik demi mencapai visi yang dituju.

2. BAPUSIPDA belum menerapkan proyek pekerjaan arsitektur

menggunakan framework. Hal tersebut dilihat dari kedua fase yang telah dianalisis yaitu fase preliminary dan fase architecture vision yang masih

belum dapat diuraikan dengan rinci. Hal lainnya dikarenakan adanya gap

atau kesenjangan yang terdapat pada beberapa bagian mengenai

architecturevision yang ada di BAPUSIPDA (fungsi layanan otomasi dan

kearsipan).

4.2. Saran

Berdasarkan analisis teknologi informasi yang telah dilakukan dengan

(17)

71

architecture vision, didapat beberapa saran yang berfungsi untuk

mengarahkan fungsi layanan otomasi dan kearsipan di BAPUSIPDA menjadi

lebih baik lagi, yaitu sebagai berikut:

1. Diharapkan BAPUSIPDA mulai merencanakan penerapan enterprise

architecture agar segala proses bisnis yang berkaitan dengan

perpustakaan dan kearsipan dapat dijalankan lebih terstruktur dan

maksimal.

2. Sebaiknya BAPUSIPDA khususnya pada fungsi layanan otomasi dan

kearsipan menambah jumlah SDM yang kompeten di fungsi tersebut,

khususnya di bidang IT yang memang diperlukan dalam menjalankan

proses bisnis hampir di setiap bidang.

3. Pengelolaan mengenai teknologi informasi pada perusahaan masih

terbilang belum maksimal sehingga perlu peningkatan dalam

pengelolaannya.

4. Pelatihan IT perlu dilakukan dan disosialisasikan menyeluruh ke setiap

bidang agar pegawai yang berada di fungsi IT dapat menjalankan

(18)

72

DAFTAR PUSTAKA

[1] Bernard, S. A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. United States America: Author House.

[2] E. Wainright, C. V. (2005). Managing Information Technology (Fifth Edition). USA: Pearson Prenctice-Hall.

[3] Gaol, C. J. (2008). Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo.

[4] Group, O. (2015, Desember 29). Open Group (Definitions). Diambil kembali dari Open Group: http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9-doc/arch/index.html

[5] Group, T. O. (2011). Togaf 9.1 Version Enterprise Edition (12th ed.). San Fransisco: The Open Group.

[6] Group, T. O. (2015, Desember 29). An Overview of TOGAF Version 9.1. Diambil kembali dari An Overview of TOGAF Version 9.1:

http://www.opengroup.org/public/member/proceedings/q312/togaf_intro_weism an.pdf

[7] Minoli, D. (2008). Enterprise Architecture A to Z: Frameworks, Business Process Modeling, SOA, and Infrastructure Technology. CRC Press.

[8] Prof. Dr. Yusufhadi Miarso, M. (2007). Menyemai Benih Teknologi Pendidikan.

Jakarta: Kencana.

[9] Setiawan, E. B. (2009). Pemilihan EA Framework. Prosiding SNATI. Yogyakarta.

[10] The Open Group. (2015, Oktober 1). Dipetik Oktober 1, 2015, dari http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9-doc/arch/index.html: http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9-doc/arch/index.html

[11] The Open Group. (2015, September 12). Diambil kembali dari www.pubs.opengroup.org: www.pubs.opengroup.org

[12] The Open Group. (2015, Oktober 10). Dipetik Oktober 1, 2015, dari http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9-doc/arch/index.html: http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9-doc/arch/index.html

[13] The Open Group. (2015, September 29). Diambil kembali dari

http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf-9-doc/arch/chap06.html: http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf-9-doc/arch/chap06.html

(19)

73

Universitas Kristen Maranatha [15] Togaf-Modeling.org. (2015, Oktober 3). Diambil kembali dari

togaf.html: http://www.togaf-modeling.org/features/4-togaf.html

[16] Togaf-Modeling.org. (2016, Januari 2). Togaf-Modeling.org. Diambil kembali dari Togaf-Modeling.org: http://www.togaf-modeling.org/models/architecture-vision-menu/value-chain-diagrams-menu.html

[17] William, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology A Practical Introduction to Computers And Communications. Mc-Graw-Hill.