45 BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
A. Prosedur Pengelolaan Arsip Pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta
Dalam bab ini, penulis akan menyajikan hasil pengamatan mengenai Prosedur Pengelolaan Arsip Pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama magang di PT.
Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta, pada tanggal 7 Agustus 2017 sampai dengan 8 September 2017.
PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta bertugas sebagai perusahaan yang mengelola dana pensiun dan melayani peserta yang mengajukan klim pensiun. Pengajuan klim pensiun membutuhkan arsip pensiun sebagai alat pembanding sehingga perlu adanya prosedur pengelolaan arsip pensiun. Prosedur pengelolaan arsip pensiun memiliki peranan penting membantu kelancaran proses pelayanan klim pensiun di bagian pelayanan.
Terkait dengan prosedur pengelolaan arsip pensiun Bapak Muhammad Awal Haryono mengatakan:
“Prosedur pengelolaan arsip pensiun di PT. Taspen Persero dilaksanakan berdasarkan SOP yang telah ditetapkan oleh Kantor Pusat sehingga menjadi pedoman bagi kantor cabang PT. Taspen (Persero) di seluruh Indonesia. Prosedur pengelolaan arsip mempunyai peranan penting dalam menunjang kelancaran pelayanan pengajuan klim pensiun. Setiap peserta yang mengajukan berkas klim pensiun akan menambah arsip sehingga perlu adanya pengelolaan, apabila arsip tersebut diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat”. (Sumber : Wawancara, 10 Agustus 2017 pukul 10.35 WIB)
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta sudah memenuhi ciri-ciri prosedur pengelolaan arsip yang baik sesuai dengan Standar Operasional Perusahaan (SOP) PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
Berikut ini hasil pengamatan penulis di tempat magang mengenai pengelolaan arsip pensiun di PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta adalah sebagai berikut :
Dalam pengelolaan arsip pensiun langkah pertama yang diamati oleh penulis yaitu penerimaan arsip pensiun. Penerimaan arsip pensiun di mulai dari pengembalian arsip pensiun yang dipinjam oleh petugas pelayanan untuk mengurus hak peserta pensiun, setelah selesai diproses kemudian petugas pelayanan mengembalikan ke petugas arsip. Petugas arsip menerima arsip pensiun tersebut dengan nomor arsip yang acak-acakan sehingga diperlukan pengurutan nomor arsip untuk mempermudah proses pengelolaan.
Untuk lebih detailnya akan dijelaskan penulis dibawah ini : 1. Penerimaan Arsip Pensiun
Sebelum arsip pensiun diterima oleh petugas arsip, arsip pensiun tersebut diproses terlebih dahulu oleh bagian Pelayanan, setelah selesai diproses arsip pensiun diturunkan ke bagian Arsip dengan nomor arsip pensiun yang acak-acakan sehingga diperlukan pengelolaan.
Berdasarkan uraian diatas dan hasil pengamatan langsung penulis dalam penerimaan arsip pensiun di tempat magang maka pengelolaan arsip pensiun dapat dibedakan menjadi enam langkah yaitu :
a. Pemilahan Arsip Pensiun
Pemilahan arsip pensiun dilakukan berdasarkan kondisi arsip.
Kondisi arsip yaitu arsip pengembalian atau arsip lama proses baru dan arsip baru pensiun pertama. Arsip lama proses baru berarti arsip tersebut dipinjam oleh bagian pelayanan sebagai alat pembanding berkas yang diajukan, setelah selesai proses pelayanan arsip pensiun dikembalikan karena adanya peminjaman arsip sebelumnya sedangkan
arsip baru pensiun pertama berarti arsip tersebut baru pertama kali dilakukan proses pengajuan hak pensiun pertama sehingga membutuhkan map baru serta dilakukan proses pengelolaan arsip dari awal.
b. Pengurutan Nomor Arsip Pensiun
Arsip pensiun diurutkan berdasarkan nomor arsipnya mulai dari yang terbawah besar ke atas nomor arsip kecil untuk mempermudah penataan arsip ke box file. Dengan urutan nomor arsip tersebut memudahkan mencari letak nomor arsip di box file maupun petunjuk nomor arsip di dekat rak arsip sehingga cepat dalam meletakkannya.
c. Sterilisasi Arsip Pensiun
Arsip pensiun disterilkan steplesnya untuk memudahkan dalam melakukan scan berkas, karena steples dapat menghambat proses scanner.
d. Penyiangan berkas
Penyiangan berkas dilakukan untuk membuang berkas fotocoppy data yang double atau berlebihan.
Jenis arsip pensiun yang diterima dan dikelola oleh bagian Arsip PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta sebagai berikut : 1) Surat Permohonan Pembayaran Pensiun Peserta (SP4A) 2) Uang Duka Wafat (UDW)
3) Lembar Perhitungan dan Tanda Terima atau Asuransi Kematian e. Scan Arsip
Arsip di scan dengan cara berkas diberi pembatas (barcode) di tata kanan kiri, yang pertama scan dokumen Lembar Perhitungan dan Tanda Terima atau Asuransi Kematian diberi kode angka 1, SP4A atau Uang Duka Wafat (UDW) diberi kode angka 4, informasi data peserta taspen dan lampiran-lampiranya.
Setelah selesai di scan kemudian ditata tengkurap dan diurutkan kembali kemudian di steples, dilakukan stempel (telah direkam dan tanggal, hari scan). Jika arsip lama maka arsip tidak diberi map karena ada proses pembaruan dan mengambil arsip asli untuk menggabungkannya sedangkan arsip baru diberi map baru dengan ditulisi nomor arsip di depan sampul map.
f. COMPRESS DAN ELO (Electronic Leitz Ordner)
Proses Compress di komputer dilakukan sebelum ELO (Electronic Leitz Ordner). Compress dilakukan untuk merampingkan berkas sehingga berkas mudah serta cepat dalam pengiriman data ke server. Proses ELO (Electronic Leitz Ordner) dilakukan untuk pengiriman data ke pusat, ELO (Electronic Leitz Ordner) digunakan untuk mempercepat penampilan penanyangan monitor dokumen, supaya tidak mengambil dokumen aslinya. Tetapi kenyataannya pegawai masih meminjam arsip asli ke bagian arsip karena sistem IT yang kurang mendukung dan responnya tidak memadai. Arsip asli digunakan sebagai pembanding jika peserta pensiun lama ada proses klaim baru.
Berikut ini tampilan dari aplikasi ELO sebagai berikut
Gambar 4. 1 Tampilan Aplikasi ELO
(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Gambar 4. 2 Tampilan dari Compress
(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Gambar diatas menampilkan hasil dari scanner yang di Compress dan ELO untuk dikirimkan ke pusat agar seluruh cabang dapat membuka datanya dan memperingan pekerjaan petugas arsip dalam menemukan kembali tetapi kenyataannya banyak petugas pelayanan meminjam arsip ke bagian arsip.
MULAI
MENERIMA DOSIR PENSIUN
MEMILAH DOSIR
DOSIR BARU?
MENG-UPDATE TANGGAL KEMBALI
MEMBERIKAN BERKAS KE MAP DOSIR DAN
MENCANTUMKAN NOMOR DOSIR
MELAKUKAN SCAN DOSIR
SELESAI
Berikut ini bagan Prosedur Penerimaan Arsip Pensiun sebagai berikut:
Bagan 4. 1 Penerimaan Arsip Pensiun
(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta) TIDAK
YA
Penjelasan Bagan 4.1 :
Petugas arsip menerima arsip pensiun dari bagian pelayanan kemudian petugas arsip memilah arsip baru dan arsip lama. Apabila arsip lama maka petugas arsip meng-update tanggal kemudian melakukan scan dosir selesai sedangkan arsip baru berkas diberikan map dosir dan mencantumkan nomor dosir kemudian dilakukan scan dosir setelah itu prosedur penerimaan arsip telah selesai.
Berdasarkan uraian diatas, penulis melakukan wawancara dengan Bapak Muhhammad Awal Haryono selaku petugas arsip pensiun menanyakan tentang tahapan pengelolaan arsip pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu:
“Dalam pengelolaan arsip pensiun nomor arsip yang kami terima acak- acakan untuk mempermudah dalam pengelolaan selanjutnya maka nomor arsip kami urutkan terlebih dahulu mulai dari yang bawah nomor arsip terbesar ke atas nomor arsip terkecil untuk mempermudah penataan arsip ke boks file kemudian berkas arsip kami sterilisasi steplesnya agar tidak menghambat proses scanner, setelah itu kami melakukan penyiangan dengan membuang berkas fotocoppy data yang double atau berlebihan. Langkah selanjunya berkas kami scan dengan cara memberikan pembatas (barcode) yang pertama scan dokumen Lembar Perhitungan dan Tanda Terima atau Asuransi Kematian kami beri kode angka 1, SP4A atau Uang Duka Wafat (UDW) kami beri kode angka 4, kemudian kami scan informasi data peserta tapen serta lampiran-lampirannya. Setelah selesai kami scan kemudian kami tata dan urutkan kembali serta kami berikan stempel (telah direkam dan tangal, hari scan), langkah selajutnya kami compress untuk merampingkan berkas sehingga cepat dalam pengiriman data keserver dan ELO untuk mempercepat penampilan penayangan monitor dokumen supaya tidak mengambil dokumen aslinya. Tetapi kenyataannya petugas pelayanan banyak yang meminjam arsip dari kami karena system IT yang tidak mendukung dan responnya tidak memadai. Arsip asli digunakan sebagai pembanding jika peserta pensiun lama ada proses klaim baru.” (Sumber : Wawancara, 15 Agustus 2017 pukul 10.30 WIB)
Setelah langkah penerimaan arsip pensiun selesai kemudian langkah selanjutnya penulis melakukan pengamatan berupa penyimpanan arsip pensiun ke rak arsip. Penataan arsip dimulai dari memasukkan berkas arsip pensiun ke map yang diberi nomor urut arsip pensiun. Setelah itu map arsip di masukkan ke boks file berdasarkan nomor yang tertera di map arsip tersebut dan diatata pada rak arsip.
Berdasarkan hasil pengamatan penulis mengenai penyimpanan arsip pensiun untuk lebih detailnya akan dijelaskan di bawah ini :
2. Penyimpanan Arsip Pensiun
Penataan arsip PT TASPEN (Persero) berdasarkan prinsip fungsional, atau arsip yang tercipta merupakan hasil dari berjalannya fungsi dan tugas PT TASPEN (Persero) yang melayani pengajuan klaim bagi pensiun PNS. Pengajuan klaim asuransi ini akan mendapat nomor arsip yang akan dijadikan sebagai acuan dalam penataan arsip. Penerapan prinsip ini akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
Berkas pensiun berupa arsip yang dimasukkan ke dalam map. Map antara lain berisi lembar perhitungan hak, fotocopy KTP, SK, pengangkatan pertama, fotocopy surat nikah, dan lain –lain. Kemudian map akan diberi identitas nomor arsip yang diperoleh dari Customer Service. Nomor arsip diperoleh sesuai urutan penginputan data pensiun yang mengajukan klaim yang dilakukan oleh Customer Service. Nomor ini hanya diperoleh satu kali pada saat pengajuan program pensiun pertama dan nomor yang diperoleh peserta tidak akan sama dengan peserta lainnya.
Nomor arsip terdapat pada lembaran voucer yang menjadi pedoman dalam penyimpanan ke dalam boks file. Penataan dosir PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta berdasarkan pada urutan nomor (numeric).
Contoh Map arsip
Gambar 4. 3 Map Arsip Pensiun
(Sumber PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Setelah dimasukkan ke dalam map kemudian dimasukkan ke dalam boks file dan ditata pada rak arsip yang terlebih dahulu diurutkan berdasarkan nomor boks dan nomor dosir. Di dalam satu boks terdapat 20 map dengan nomor dosir yang berurutan. Misalnya 116.201, 116.220, 116.
221, 116.240, 116.241, 116.260 dan seterusnya.
Contoh boks file yang diurutkan tertata dari kiri ke kanan
Gambar 4. 4 Boks File Arsip Pensiun
(Sumber PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Rak arsip ditata secara horizontal. Rak penyimpanan terdiri atas tujuh tingkat, satu tingkat dapat menampung sepuluh boks file.
Penyimpanan di rak ditata dari kanan atas nomor arsip kecil ke kiri nomor arsip besar.
Gambar 4. 5 Ruang Arsip Pensiun
(Sumber PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Rak arsip diberi nomor rak atau biasa disebut lajur, yang terletak di pinggir rak. Setiap lajur terdiri atas dua rak yang diletakkan berjajar. Pada sertiap lajur depan menyimpan 2700 dosir pensiun aktif.
Gambar 4. 6 Rak Arsip Pensiun
(Sumber PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Arsip pensiun aktif PT TASPEN (Persero) Cabang Surakarta sudah cukup teratur, tetapi belum dikelola secara optimal karena kekurangan sumber daya manusia dalam mengelola arsip. Selain itu, gedung arsip yang sudah penuh membuat penataan arsip menjadi kurang efektif. Dalam pengelolaan arsip pensiun sebagai arsip vital, PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta menggunakan sarana-sarana antara lain, ruang penyimpanan arsip, map, rak, filling cabinet, scanner.
PT TASPEN (Persero) telah menggunakan sistem ELO (Electronic Leitz Ordner) untuk membantu pertukaran informasi antar kantor cabang PT TASPEN dan kantor pusat. ELO (Electronic Leitz Ordner) adalah proses pengalih mediaan arsip ke dalam sistem komputer untuk membantu pengoptimalan pelayanan di PT TASPEN (Persero) agar kebutuhan pengaksesan berkas dapat terpenuhi tanpa harus datang ke kota pensiunan.
Penerapan sistem ini juga dapat membantu proses penemuan kembali dengan memasukkan nomor arsip tanpa harus menuju ruang arsip. Namun sistem ini belum sepenuhnya diterapkan, karena sistem komputer memiliki kelemahan yaitu terkadang mengalami maintenance server.
Wawancara selanjutnya penulis menanyakan kepada pegawai arsip tentang tahapan penyimpanan arsip pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu :
“Penyimpanan arsip pensiun dimulai dari memberikan nomor arsip di map kemudian berkas-berkas dimasukkan ke map sesuai urutan lembar perhitungan hak, SP4A, dan lampiran-lampiran lainnya.
Setelah selesai map tersebut kami masukkan ke boks file dan kami tata pada rak arsip berdasarkan urutan nomor boks dan nomor arsip tersebut.” (Sumber : Wawancara, 22 Agustus 2017 pukul 9.45 WIB) Dalam pengurusan hak pensiun, petugas pelayanan membutuhkan berkas-berkas yang sudah diarsipkan sebagai alat pembanding untuk memperlancar proses pelayanan sehingga petugas pelayanan melakukan peminjaman arsip pensiun dengan cara menelpon petugas arsip dan meminta nomor arsip yang dibutuhkan kemudian petugas arsip mencatat nama peminjam, tanggal peminjaman dan nomor arsip yang dipinjam di buku peminjaman. Petugas arsip meminta petugas pelayanan untuk menginput peminjaman arsip di aplikasi Si Dosir. Setelah itu petugas arsip mencarikan nomor arsip yang dibutuhkan kemudian di antar ke petugas pelayanan yang meminjam arsip tersebut.
Berdasarkan hasil pengamatan penulis mengenai peminjaman arsip pensiun untuk lebih detailnya akan dijelaskan di bawah ini :
3. Peminjaman Arsip Pensiun
Peminjaman biasanya dilakukan oleh bagian pelayanan. Bagian pelayanan meminjam arsip pensiun aktif untuk melengkapi dan mencocokkan informasi yang terdapat dalam arsip pensiun aktif.
Permintaan arsip sudah ditunjang oleh aplikasi dengan sistem ELO (Electronic Leitz Ordner). Arsip yang sudah di scan sebenarnya bisa di monitor oleh pihak lain namun karena keterbatasan loading sehingga meminta langsung ke bagian arsip. Peminjaman dilakukan dengan cara menelpon ke ruang arsip dan menyebutkan nomor arsip yang diinginkan.
Petugas ruang arsip mencatat di buku peminjaman meliputi nomor arsip, nama peminjam, dan tanggal peminjaman untuk keperluan intern petugas arsip. Peminjam menginput di Si Dosir Peminjaman menggunakan ID pegawai masing-masing.
Berikut ini tampilan peminjaman dosir menggunakan aplikasi layanan satu titik yaitu Si Dosir sebagai berikut:
Gambar 4. 7 Aplikasi Si Dosir
(Sumber PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
MULAI
MENELPON KE RUANG DOSIR UNTUK MEMINJAM/
MEMINTA DOSIR PENSIUN PENSIUN
MENGINPUT PEMINJAMAN/
PERMINTAAN DOSIR PENSIUN MENGGUNAKAN ID PEGAWAI DI
APLIKASI SI DOSIR
MENGKONFIRMASIKAN KE PEMINJAM
PETUGAS MENGECEK DISPLAY DATA DOSIR
PENSIUN
PETUGAS MENCARI NOMOR DOSIR YANG AKAN DIPINJAM KE BOX
FILE
MASIH DIPINJAM
?
SELESAI
A
Berikut ini langkah-langkah peminjaman arsip pensiun, sebagai berikut :
Bagan 4. 2 Peminjaman Arsip Pensiun
(Sumber : PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta) YA
TIDAK
MENGAMBIL DOSIR PENSIUN
MEREKAM PEMINJAMAN DOSIR
MENYERAHKAN DOSIR PENSIUN KE USER
MENYIMPAN DOKUMEN
SELESAI A Penjelasan bagan 4.2 :
Petugas pelayanan menelpon ke ruang arsip untuk meminjam arsip pensiun kemudian petugas pelayanan menginput data peminjaman arsip pensiun menggunakan ID pegawai masing-masing di aplikasi Si Dosir. Petugas arsip mengecek display data dosir pensiun kemudian petugas arsip mencari nomor dosir yang dibutuhkan ke boks file apabila arsip pensiun tidak ditemukan di boks file maka masih dipinjam petugas lain dan petugas arsip konfirmasi ke peminjam untuk peminjaman kolektif sedangkan arsip pensiun yang masih ada di boks file maka akan diantar serta diserahkan ke peminjam arsip.
Berikut ini langkah-langkah Perekaman Peminjaman Dosir Pensiun
Bagan 4. 3 Perekaman Peminjaman Arsip Pensiun
(Sumber : PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Penjelasan Bagan 4.3 :
Petugas pelayanan meminjam arsip pensiun ke bagian arsip kemudian petugas arsip mengambil arsip pensiun dan petugas pelayanan menginput peminjaman di Si Dosir menggunakan ID petugas masing-masing setelah itu petugas arsip menyerahkan arsip pensiun ke peminjam serta menyimpan dokumen selama belum dikembalikan ke bagian arsip. Perekaman peminjaman arsip selesai.
Perekaman Peminjaman Arsip Pensiun menggunakan Aplikasi Layanan Satu Titik yang disebut Si Dosir sebagai berikut:
Gambar 4.1 Tampilan Aplikasi Si Dosir
(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Keterangan Gambar 4.8:
1. Display Data Dosir digunakan untuk pengecekan data pensiun yang sudah di pinjam atau belum dipinjam sehingga mempermudah dalam penemuan kembali secara langsung ke boks file.
2. Peminjaman Dosir yang berwenang mengisi peminjaman yaitu semua bagian yang akan meminjam dosir sebagai alat pembanding dengan data pensiun sebelumnya.
3. Perubahan Nomor Dosir dilakukan oleh bagian pelayanan (Customer Service)
4. Perubahan Nomor Dosir dilakukan oleh petugas dosir dengan menempatkan nomor dosir punah ke nomor dosir yang baru
5. Pengisian nomor dosir yang tersedia dilakukan oleh petugas dosir dengan memberikan nomor dosir yang tersedia ke nomor dosir baru yang belum mendapat nomor dosir dari bagian pelayanan.
6. Informasi nomor dosir yang tersedia dilakukan oleh petugas dosir untuk mengecek nomor dosir yang tersedia sudah di pakai oleh dosir lain atau belum jika sudah dipakai maka akan digantikan apabila belum dipakai maka nomor dosir tersebut akan digunakan.
Keterangan di atas yang sering digunakan oleh petugas dosir dalam melakukan pekerjaannya.
Berikut ini gambar display data dosir dengan cara mengklik by nomor dosir akan muncul semua data-datanya sebagai berikut:
Gambar 4.2 Display Data Dosir
(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Penulis melakukan wawancara dengan Bapak Muhhammad Awal Haryono selaku petugas arsip pensiun menanyakan tentang bagaimana tahapan peminjaman arsip pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu :
“Peminjaman arsip pensiun dimulai dari petugas pelayanan yang menelpon kami dan mengatakan nomor dosir yang akan dipinjam kemudian kami mencatat nomor dosir, tanggal peminjaman, nama peminjam. Setelah itu kami meminta petugas peminjam untuk menginput data peminjaman di Aplikasi Si Dosir.” (Sumber : Wawancara, 31 Agustus 2017 pukul 9.30 WIB)
Setelah adanya peminjaman arsip pensiun maka langkah selanjutnya penemuan kembali arsip pensiun yang dimulai dari pencarian nomor arsip yang dibutuhkan ke aplikasi Si Dosir untuk mengetahui arsip tersebut sudah dipinjam atau belum. Jika arsip belum dipinjam maka petugas arsip akan mencari langsung ke rak arsip sedangkan arsip yang sudah di pinjam oleh petugas lain maka petugas arsip akan mengkonfirmasikan ke peminjam dan meminta untuk melakukan peminjaman kolektif.
Berdasarkan hasil pengamatan penulis mengenai penemuan kembali arsip pensiun untuk lebih detailnya akan dijelaskan di bawah ini:
4. Penemuan Kembali Arsip Pensiun
Penemuan kembali arsip pensiun aktif di PT TASPEN (Persero) dimulai dengan mencari nomor dosir ke dalam aplikasi Si Dosir untuk mengetahui arsip tersebut sudah dipinjam atau belum. Jika arsip tersebut sudah dipinjam maka petugas arsip konfirmasi ke pihak yang bersangkutan dan apabila arsip belum dipinjam maka dicari langsung ke rak arsip. Petugas mencari nomor arsip sesuai dengan nomor yang diinginkan. Jika arsip tidak ada maka di cek ke Si Dosir peminjaman dosir atau di buku peminjaman.
Map arsip diberi nama peminjam dan tanggal peminjaman untuk mempermudah proses pengembalian arsip. Arsip diantar oleh kurir ke peminjam. Arsip yang dipinjam biasanya akan dikembalikan setelah dua hari. Petugas ruang arsip mencocokkan tanggal yang tertera di map dan di buku peminjaman, kemudian setelah cocok diberi tanda bahwa arsip telah kembali serta petugas arsip menginput nomor arsip di Si Dosir Pengembalian Dosir.
A
MENERIMA DAN MEREKAM PENGEMBALIAN DOSIR
MENYIMPAN DOKUMEN
SELESAI
Berikut ini pengembalian arsip pensiun sebagai berikut:
Bagan 4. 4 Pengembalian Arsip Pensiun
(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Penjelasan Bagan 4. 4 :
Petugas pelayanan menyerahkan/mengembalikan arsip yg dipinjam ke bagian arsip. Petugas arsip menerima dan merekam pengembalian arsip di Si Dosir Pengembalian Dosir Pensiun setelah itu petugas arsip menyimpan dokumen/arsip pensiun. Pengembalian arsip pensiun telah selesai.
MULAI
MENCATAK DAFTAR DOSIR BELUM
KEMBALI
CEK DAFTAR DOSIR BELUM KEMBALI
MENUNGGU
PENGAJUAN KLIM USULAN JANDA?
SELESAI MELAKUKAN
KONFIRMASI KE PEMINJAM
SELESAI DIPINJAM?
MENJADWAL ULANG
A
Berikut ini pencetakan listing arsip belum kembali sebagai berikut :
Bagan 4. 5 Pencetakan listing arsip belum kembali (Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Berikut ini display data pensiun dipinjam oleh bagian pelayanan yang belum dikembalikan ke bagian dosir
Gambar 4. 8 Display Peminjaman Arsip Pensiun (Sumber : PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Jika arsip pensiun masih dipinjam oleh pegawai yang lain untuk keperluan pengurusan hak pensiun maka peminjaman dilakukan secara kolektif dan yang bertanggung jawab atas arsip pensiun tersebut adalah nama pegawai yang terinput di display pinjaman Si Dosir.
Berdasarkan uraian diatas, penulis melakukan wawancara dengan Bapak Muhhammad Awal Haryono selaku petugas arsip pensiun menanyakan tentang tahapan penemuan kembali arsip pensiun di PT.
Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu :
“Penemuan kembali arsip pensiun dimulai dari mencari nomor dosir yang dibutuhkan pada Si dosir terlebih daluhu untuk memastikan arsip tersebut sudah dipijam atau belum. Jika sudah di pinjam maka kami akan menelpon kembali dan mengkonfirmasikan arsip sudah dipinjam serta meminta untuk meminjam secara kolektif ke petugas yang meminjam sebelumnya sedangkan arsip yang belum dipijam maka kami akan mencarikan nomor dosir yang dibutuhkan langsung ke rak arsip dan kami beri tanda di map tanggal peminjaman, nama peminjam dan akan kami antarkan ke petugas yang meminjam.”
(Sumber : Wawancara, 5 September 2017 pukul 11.15 WIB)
Setelah arsip pensiun tersebut lama disimpan maka akan mengalami penyusutan. Penyusutan ditandai dengan menemukan nomor dosir yang sama, petugas arsip mengecek pada aplikasi Si Dosir tahun Stop Permanen Punah. Dikatakan punah jika pensiun tersebut sudah lama stop permanen punah dan sudah tidak memiliki ahli waris yang berhak menerima pensiun tersebut. Sedangkan untuk nomor arsip tersebut akan di gunakan oleh pensiun baru. Untuk menjaga informasi yang nantinya akan di butuhkan maka petugas arsip memilah dan menyimpan selama 5 tahun sebelum di lakukan pemusnahan. Arsip pensiun yang punah akan dilakukan pengelolaan dengan mengubah nomor dosir ke dalam 7 digit untuk membedakan dosir aktif dan punah.
Berdasarkan hasil pengamatan penulis mengenai pemusnahan arsip pensiun untuk lebih detailnya akan dijelaskan di bawah ini :
5. Pemusnahan Arsip Pensiun
Arsip pensiun di PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta disusutkan secara berkala oleh Bidang Umum. Petugas ruang dosir akan melakukan pengecekan arsip punah. Pengecekan dilakukan dengan cara memeriksa nama-nama dalam arsip lalu dicocokan dalam daftar peserta yang sudah meninggal dan sudah habis haknya maupun ahli warisnya untuk menerima uang pensiun.
Arsip-arsip yang sudah layak punah akan dikumpulkan dan diletakkan di basement selama sepuluh tahun untuk mengantisipasi akan kebutuhan informasi tentang peserta yang sudah meninggal namun masih ada ahli waris yang mengaku masih berhak menerima tunjangan pensiun. Arsip tersebut kemudian di cek ulang untuk mengetahui arsip pensiun punah yang harus disusutkan oleh bagian Umum. PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta menggunakan JRA sebagai pedoman dalam penyelenggaraan penyusutan dosir pensiun. JRA akan mempermudah dalam menetapkan jangka simpan arsip. Segala informasi yang terkandung dalam arsip dituangkan dalam JRA. Hal ini mempermudah petugas dalam melakukan penyeleksian terhadap arsip pensiun yang sudah sampai masanya untuk dimusnahkan.
MULAI
MENCETAK DAN MENELITI DAFTAR PENERIMA PENSIUN
STOP PERMANEN
MENGELUARKAN DOSIR DARI BOX FILE DOSIR
SUDAH DI SCAN?
MELAKUKAN SCAN DOSIR
MELAKUKAN PEREKAMAN INFORMASI NOMOR DOSIR YANG
TERSEDIA
A 1
Berikut ini pemeliharaan arsip pensiun punah sebagai berikut :
Bagan 4. 6 Pemeliharaan arsip pensiun punah
(Sumber : PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta) YA
TIDAK
Penjelasan Bagan 4.6:
Petugas arsip mencetak dan meneliti daftar penerima pensiun stop permanen kemudian petugas arsip mengeluarkan arsip dari boks file apabila sudah di scan selesai sedangkan belum di scan maka petugas arsip melakukan scan arsip kemudian melakukan perekaman informasi nomor dosir yang tersedia di Si Dosir. Arsip sudah tidak dibutuhkan diserahkan ke bagian umum untuk dimusnahkan.
Penulis mengkaji dokumen berupa daftar penerima pensiun stop permanen sebagai berikut :
Gambar 4. 9 Daftar penerima pensiun stop permanen (Sumber:PT.TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Penulis melakukan kajian dokumen dengan mencocokan nomor dosir di display data dengan dokumen di atas setelah nomor dosir di cek ada kesamaan dengan nomor dosir lain atau nomor dosir sudah ditempati dosir baru maka nomor dosir yang stop permanen punah diubah ke dalam 7 digit nomor dosir yang tersedia.
Berikut ini gambar tampilan Si Dosir untuk mengubah nomor dosir ke nomor dosir yang tersedia :
Gambar 4. 10 Tampilan Si Dosir Mengubah Nomor Dosir (Sumber: PT.TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
Setelah nomor dosir diganti 7 digit, dosir dinyatakan stop permanen punah dan akan disimpan selama satu tahun di ruang dosir untuk mengantisipasi apabila ada pihak yang mengurus hak pensiunnya dan datanya akan dijadikan sebagai bukti jika terjadi permasalahan dari pihak keluarga serta setelah dosir sudah tidak digunakan maka dosir akan diserahkan ke bagian umum untuk dimusnahkan.
Penulis melakukan wawancara dengan Bapak Muhhammad Awal Haryono sebagai petugas arsip pensiun menanyakan tentang tahapan pemusnahan arsip pensiun di PT. Taspen (Perero) Kantor Cabang Surakarta yaitu :
“Pemusnahan arsip pensiun kami mulai dari penemuan arsip stop permanen punah kemudian kami cek pada Aplikasi Si Dosir untuk memastikan nomor tersebut diduduki oleh dua peserta pensiun atau tida jika diduduki dua peserta pensiun maka kami akan mengecek keduanya. pensiun lama yang sudah stop permanen punah akan kami ganti nomor arsipnya ke tujuh digit nomor untuk membedakan dengan arsip yang masih aktif sedangkan nomor arsip yang tadi diduduki oleh peserta pensiun baru. Arsip punah tersebut akan kami simpan selama 5 tahun untuk menghindari adanya pengakuan hak pensiun dari ahli waris. Setelah informasi tersebut sudah tidak dibutuhkan lagi maka akan kami serahkan ke bagian umum untuk melakukan pemusnahan.”
(Sumber : Wawancara, 7 September 2017 pukul 10.45 WIB)
B. Kelebihan dalam Mengelola Arsip Pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta
Berdasarkan pengamatan penulis selama magang, penulis menemukan kelebihan dalam pengelolaan arsip pensiun yaitu arsip pensiun tertata dengan rapi di rak arsip, adanya rekapan arsip stop permanen punah sebulum dilakukan pemusnahan setiap tahunnya sehingga memudahkan petugas arsip pensiun dalam menyerahkan arsip yang akan dimusnahkan oleh bagian umum, apabila arsip dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah, informasi- informasi yang terdapat dalam arsip pensiun tersimpan dengan aman.
C. Kekurangan dalam Mengelola Arsip Pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta
Berdasarkan pengamatan penulis selama magang, penulis menemukan kekurangan dalam pengelolaan arsip pensiun yaitu petugas arsip belum bisa menerapkan manajemen waktu yang baik sehingga dalam proses mengentry data petugas arsip mengalami keterlambatan pengiriman menggunakan ELO ke server pusat sehingga setiap hari petugas arsip belum bisa mentarget pengentryan data secara berkala dan belum bisa mengatur waktu secara merata antara mengentry data serta pengelolaan arsip secara manual.
