Dokumen ini tidak terkendali bila diunduh

(1)

(2)

(3)

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL PUSAT TEKNOLOGI BAHAN GALIAN NUKLIR

No. : SOP 019.002/OT 01 01/BGN No. Revisi /Terbitan : 2/1

KAJI ULANG PERMINTAAN TENDER DAN KONTRAK

Tgl Berlaku : 25 Juni 2021 Halaman : 3 dari 15

DAFTAR DISTRIBUSI

NOMOR SALINAN JABATAN

Copy 1 Manajer Teknis I

Copy 2 Manajer Teknis II

Copy 3 Manajer Administrasi

Asli Manajer Mutu

(4)

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... 2

DAFTAR DISTRIBUSI ... 3

DAFTAR ISI ... 4

1. TUJUAN ... 5

2. RUANG LINGKUP ... 5

3. TANGGUNG JAWAB ... 5

4. DEFINISI ... 5

5. REFERENSI ... 5

6. TAHAPAN PROSEDUR ... 5

7. SOP ... 7

8. REKAMAN ... 12

9. LAMPIRAN ... 12

Lampiran 1. Penetapan Persyaratan Teknis FM 001 SOP 019.002/OT 01 01 /BGN ... 13

Lampiran 2. Formulir Kaji Ulang Permintaan FM 002 SOP 019.002/OT 01 01/BGN ... 14

Lampiran 3. Surat Tugas FM 003 SOP 019.002/OT 01 01/BGN ... 15

(5)

1. TUJUAN

Sebagai pedoman pelaksanaan kaji ulang permintaan, tender dan kontrak pengujian untuk memastikan bahwa persyaratan pelanggan terpenuhi.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini berisi persyaratan permintaan tender dan kontrak, Formulir kaji ulang, penyimpangan dari kontrak, amandemen kontrak, dan Surat Tugas pelaksanaan pengujian.

3. TANGGUNG JAWAB

3.1. Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan bertanggung jawab atas informasi kepada pelanggan terkait persyaratan teknis yang sesuai dan dapat memenuhi persyaratan pelanggan.

3.2. Deputi Manajer Teknis bertanggung jawab atas hasil kaji ulang permintaan

4. DEFINISI

4.1. Pelanggan adalah individu atau perusahaan yang membeli barang atau jasa yang dihasilkan

4.2. Permintaan adalah setiap permintaan jasa pengujian dari pelanggan atau individu yang memerlukan

4.3. Kontrak adalah kesepakatan antara dua

orang

atau lebih mengenai hal tertentu yang disetujui oleh mereka.

4.4. Tender adalah tawaran resmi dan terstruktur untuk mencari mitra yang mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang dan jasa.

4.5. Kaji ulang permintaan tender dan kontrak adalah pemeriksaan kelayakan dalam memenuhi permintaan, tender dan kontrak pengujian bahan menggunakan fasilitas peralatan uji yang dimiliki Laboratorium Pengujian Bahan Galian.

5. REFERENSI

5.1. Panduan Mutu Laboratorium Pengujian Bahan Galian 5.2. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

6. TAHAPAN PROSEDUR

6.1. Deputi Manajer Teknis menetapkan dan menyampaikan informasi persyaratan teknis, antara lain persyaratan bahan uji, metode pengujian yang digunakan, kemampuan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan pelanggan

(6)

kepada Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan melalui formuir Penetapan Persyaratan Teknis (FM 001 SOP 019.002/KN 09 06/BGN).

6.2. Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan memberikan informasi kepada pelanggan terkait persyaratan teknis yang telah ditetapkan dan informasi apabila terjadi penyimpangan yang berkaitan dengan kontrak.

6.3. Pelanggan mengisi dan menandatangani formulir penerimaan sampel (FM 001 SOP 020.002/OT 01 01/BGN) dan menyerahkan formulir tersebut kepada Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan

6.4. Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan mengisi Formulir Kaji Ulang Permintaan (FM 002 SOP 019.002/KN 09 06/BGN) pada bagian yang terkait dengan identitas pelanggan sesuai dengan data pada formulir penerimaan sampel yang telah ditandatangani pelanggan dan kemudian diverifikasi oleh Penyelia Administrasi Personel dan Layanan.

6.5. Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan menyerahkan formulir Kaji Ulang Permintaan yang telah diisi kepada Deputi Manajer Teknis

6.6. Deputi Manajer Teknis melakukan kaji ulang permintaan melalui rapat Teknis terkait kesesuaian antara permintaan pelanggan dan kemampuan laboratorium. Hasil kaji ulang permintaan dikembalikan ke Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan.

6.7. Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan mengirimkan hasil kaji ulang permintaan kepada Pelanggan. Apabila pelanggan tidak setuju dengan hasil kaji ulang tersebut maka pengujian tidak dilakukan dan sampel dikembalikan kepada pelanggan.

Apabila pelanggan setuju dengan hasil tersebut, maka pelangan menandatangani formulir Kaji Ulang Permintaan dan mengembalikan formulir yang telah ditandatangani kepada Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan. Proses pengujian sampel akan dilakukan setelah formulir Kaji Ulang Permintaan telah ditandatangani oleh Pelanggan dan Deputi Manajer Teknis.

6.8. Deputi Manajer Teknis membuat surat tugas pelaksanaan pengujian dan menyerahkan sampel, Lembar Kontrol Uji (FM 002 SOP 020.002/OT 01 01/BGN), Kaji Ulang Permintaan Tender dan Kontrak, dan Surat Tugas Pelaksanaan Pengujian (FM 003 SOP 019.002/KN 09 06/BGN) kepada Pelaksana Pengujian untuk dilakukan pengujian terhadap sampel.

6.9. Deputi Manajer Teknis dan Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan merekam dan memelihara hasil kaji ulang, termasuk perubahan yang berarti, diskusi yang berkaitan dengan pelanggan, persyaratan pelanggan dan hasil pekerjaan selama periode pelaksanaan kontrak

(7)

Tgl Berlaku : 25 Juni 2021 Halaman : 7 dar 15

7. SOP

Dasar Hukum/ Referensi : Kualifikasi Khusus :

1. Peraturan Kepala BATAN No. 14 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja BATAN

2. Peraturan Kepala BATAN No. 12 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyusunan dan Pengendalian SOP

Disesuaikan dengan tindakan perbaikan yang dilakukan

Keterkaitan : Peralatan / Perlengkapan khusus :

- SOP Penerimaan Sampel

- SOP Pengaduan/Keluhan Pelanggan

- Laptop/PC - ATK

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

- Apabila SOP ini tidak dijalankan, maka permintaan pelanggan akan terabaikan

Penetapan Persyaratan Teknis Formulir Kaji Ulang Permintaan Surat Tugas Pelaksanaan Pengujian

(8)

(9)

Pelaksana Mutu Baku

Deputi Manajer Teknis

Pelaksana Adm.

Personel dan Layanan

Pelanggan Kelengkapan Waktu Output Keterangan Proses

No

Menetapkan dan

menyampaikan informasi persyaratan teknis, (persy aratan bahan uji, metode pengujian yang digunakan, kemampuan sumber daya yang diperlukan) untuk memenuhi persyaratan pelanggan kepada Pelaksana adm.

Personel dan layanan Sampel melalui formuir Penetapan Persyaratan Teknis (FM 001 SOP 019.002/KN 09 06/BGN).

1.

Mulai

2. Memberikan informasi kepada pelanggan terkait persyaratan teknis yang telah ditetapkan dan informasi apabila terjadi

penyimpangan yang berkaitan dengan kontrak.

Informasi persyaratan teknis

1 Hari

Mengisi dan

menandatangani formulir penerimaan sampel (FM 001 SOP 020.002/OT 01 01/BGN) dan

menyerahkan formulir tersebut kepada 3.

Persyaratan teknis

Persyaratan

teknis Persyaratan

teknis

Persyaratan teknis

Penerimaan Sampel 30 menit

30 menit

(10)

Pelaksana Mutu Baku

Pelaksana adm.

Personel dan layanan Pelanggan Kelengkapan Waktu Output Keterangan Proses

No

4. Mengisi Formulir Kaji Ulang Permintaan (FM 002 SOP 019.002/KN 09 06/BGN) bagian terkait identitas pelanggan sesuai data pada formulir penerimaan sampel yang telah

ditandatangani pelanggan dan

diverifikasi Penyelia adm.

Personel dan layanan 5. Menyerahkan formulir

Kaji Ulang Permintaan yang telah diisi kepada Deputi Manajer Teknis

Kaji Ulang Permintaan yang berisi data pelanggan 30 Menit

1 hari

Melakukan kaji ulang permintaan melalui rapat Teknis terkait

kesesuaian antara permintaan pelanggan dan kemampuan laboratorium. Hasil kaji ulang permintaan dikembalikan ke Pelaksana adm.

Personel dan layanan 6.

1 jam Penerimaan

Sampel

Kaji Ulang Permintaan yang berisi data pelanggan

Kaji Ulang Permintaan yang berisi data pelanggan dan hasil rapat teknis

(11)

Pelaksana Mutu Baku

Pelaksana adm.

Personel dan layanan Pelanggan Kelengkapan Waktu Output Keterangan Proses

No

Mengirimkan hasil kaji ulang permintaan kepada Pelanggan.

7.

9.

Setuju

Tidak setuju

Membuat surat tugas pelaksanaan pengujian kepada Pelaksana Pengujian untuk dilakukan pengujian terhadap sampel

Surat Tugas Pelaksanaan Pengujian Selesai

1 hari tidak setuju dengan hasil

kaji ulang maka

pengujian tidak dilakukan dan sampel

dikembalikan. setuju dengan hasil tersebut, maka menandatangani rekaman dan

mengembalikan rekaman Kaji Ulang Permintaan yang telah

ditandatangani kepada Pelaksana Adm.

Personel dan Layanan.

Pengujian dilakukan setelah Kaji Ulang Permintaan ditandatangani Pelanggan dan Deputi Manajer Teknis.

8.

Selesai

Kaji Ulang Permintaan yang berisi data pelanggan dan hasil rapat teknis

Kaji Ulang Permintaan yang berisi data pelanggan dan hasil rapat teknis yang telah ditanda tangani pelanggan

Kaji Ulang Permintaan yang telah ditanda tangani pelanggan

1 hari 1 Jam

Dokumen ini tidak terkendali bila diunduh

(12)

Tgl Berlaku : 25 Juni 2021 Halaman : 12 of 15

8. REKAMAN

No Nama Rekaman Uraian Lokasi

Penyimpanan Masa Simpan 1. Penetapan

Persyaratan Teknis

Berisi persyaratan teknis

Manajer Teknis 3 Tahun

2. Kaji Ulang Permintaan

Berisi kaji ulang permintaan pelanggan

3. Surat Tugas Pelaksanan Pengujian

Berisi nama pelaksana pengujian dan penyelia

9. LAMPIRAN

Lampiran 1 : Penetapan Persyaratan Teknis (FM 001 SOP 019.002/OT 01 01/BGN) Lampiran 2 : Formulir Kaji Ulang Permintaan (FM 002 SOP 019.002/ OT 01 01/BGN) Lampiran 3 : Surat Tugas Pelaksanaan Pengujian (FM 003 SOP 019.002/ OT 01 01/BGN)

(13)

Lampiran 1. Penetapan Persyaratan Teknis

FM 001 SOP 019.002/ OT 01 01/BGN

PENETAPAN PERSYARATAN TEKNIS

Metode

Sampel Padat Sampel Cair

Ukuran Butir Berat (g) Volume (ml) Tingkat Kejernihan

ICP-OES Minimal 74 mikron (lolos mesh 200)

Minimal

10 gram Minimal 25 ml

Jernih tanpa endapan, tidak mengandung zat organik

UV-Vis Minimal 74 mikron (lolos mesh 200)

Minimal

10 gram Minimal 25 ml Jernih tanpa endapan

XRF Minimal 74 mikron (lolos mesh 200)

Minimal

10 gram - -

AAS Minimal 74 mikron (lolos mesh 200)

Minimal

10 gram Minimal 50 ml

Jernih tanpa endapan, tidak mengandung zat organik

Bahan uji yang tidak memenuhi syarat jenis bahan dapat diterima dengan syarat adanya penambahan waktu dan biaya pengujian.

Tanggal : ……….

Deputi Manajer Teknis 1 Deputi Manajer Teknis 2

--- ---

NIP. NIP.

(14)

Lampiran 2. Formulir Kaji Ulang Permintaan

FM 002 SOP 019.002/ OT 01 01/BGN KAJI ULANG PERMINTAAN TENDER DAN KONTRAK

Identitas Pelanggan : _

(nomer formulir pelanggan)

Pelaksana Administrasi

Personel dan Layanan

: _

(Nama Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan)

Tanggal Terima : _

(Tanggal diterima sampel)

No. Deskripsi Kegiatan Biaya (Rp)

Satuan Total

Riwayat sampel misal batubara, air limbah, air laut

Harga satuan Harga Total

Catatan :

1. Pelanggan yang telah menandatangani formulir ini dianggap telah menyetujui ketentuan di atas 2. Proses pengujian sampel akan dilakukan setelah ketentuan di atas disetujui oleh pelanggan dan

formulir dikembalikan kepada Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan

Jakarta, Deputi Manajer Teknis

NIP.

Pelangan

tanda tangan tanpa nama

No Bahan Kajian Persyaratan

permintaan Pelanggan

Kemampuan untuk memenuhi persyaratan

Keterangan Lab Pengujian Bahan

Galian

1. Lingkup Pengujian Unsur yang akan diuji Unsur yang mampu diuji di lab

2. Metode Pengujian

Metode yang akan digunakan misal XRF, Gravimetri

Metode yg digunakan di lab

3. Lama waktu pengujian

Jangka waktu

pengujian smp diterima LHU

Tanggal Estimasi penyelesaian dr lab Kemampuan lab melakukan pekerjaan

(15)

Lampiran 3. Surat Tugas

FM 003 SOP 019.002/OT 01 01/BGN

Dokumen ini tidak terkendali bila diunduh

DAFTAR DISTRIBUSI

DAFTAR ISI

orang

Dokumen ini tidak terkendali bila diunduh

(nomer formulir pelanggan)

(Nama Pelaksana Administrasi Personel dan Layanan)

(Tanggal diterima sampel)

No. Deskripsi Kegiatan Biaya (Rp)

Satuan Total

SURAT TUGAS PENGUJIAN SAMPEL

Identitas Pelanggan : (nomer formulir pelanggan)

No Kode Sampel Parameter Uji

Mengetahui, Jakarta, 20

Manajer Teknis Deputi Manajer Teknis

__________________________

NIP.

_______________________________

NIP

Metode Uji : Jumlah :

Penyelia : Tanggal Penerimaan :

Pelaksana : Tanggal Mulai Pengujian :

Jenis Sampel : Tanggal Perkiraan Selesai :