BUKU SAKU ADMINISTRASI
DISUSUN OLEH DIVISI RTO
(RUMAH TANGGA ORGANISASI)
HIMPUNAN MAHASISWA ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL ILMU POLITIK
UNIVERSITAS LAMPUNG
i KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat- Nya kami telah dapat menyelesaikan pembuatan Buku Saku Administrasi.
Buku Saku Administrasi ini merupakan rangkuman dari tata cara dan pengetahuan mengenai surat-menyurat yang kami buat sesederhana mungkin agar dapat dipahami secara mudah. Kami berharap dengan adanya Buku Saku Administrasi ini dapat membantu anggota Himagara untuk lebih mengetahui tentang tata cara administrasi pembuatan surat dan lainnya. Terimakasih kepada tim pembuat Buku Saku Administrasi yang telah menyusun Buku Saku Administrasi.
Bandar Lampung , Mei 2021
Penyusun
1 I
PENGERTIAN SURAT
Pengertian surat menurut Hisyam dalam Mustiastri (2015:10), adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pertanyaan secara tertulis kepada pihak lain baik itu atas nama sendiri ataupun atas nama jabatannya dalam organisasi. Sedangkan menurut Purwanto (2015:10), surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis.
Menurut Finoza (2010: 3), secara umum surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Sedangkan menurut Yatimah (2013:123), surat adalah salah satu sarana komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi atau orang organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi). Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.
Mariskha (2015:2) berpendapat bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode dan notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi suatu berita dari satu pihak ke pihak lain dengan memiliki suatu maksud atau isi yang terdapat pada surat, baik itu berupa pemberitahuan,kerjasama dan lain sebagainya.
2 II
BENTUK BENTUK SURAT
Bentuk surat merupakan pola surat menurut susunan letak dan bagian-bagian surat.
Bentuk surat biasa digunakan untuk jenis surat resmi pada suatu instansi atau organisasi.
Bagian-bagian bentuk surat ini,yaitu:
1. Kop surat 8. Salam Penutup
2. Nomor Surat 9. Nama lembaga yang pembuat surat
3. Tanggal surat 10. Nama tanda tangan
4. Alamat 11. Jabatan tanda tangan
5. Hal/ Kepentingan 12. Lampiran
6. Salam Pembuka 13. Tembusan
7. Isi Surat 14. Inisial pembuat surat dan pencatat
Berikut ini macam-macam bentuk surat , yaitu:
1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) 2. Bentuk Lurus (Block Style)
3 3. Bentuk Setengah Lurus 4. Bentuk lekuk (Indented Style)
5. Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph)
4 III
FUNGSI TATA USAHA DALAM ORGANISASI
1. Pelayanan informasi, yaitu pemberian informasi yang dibutuhkan anggota organisasi atau pihak diluar organisasi yang membutuhkan informasi terkait organisasi
2. Pelaksanaan urusan keuangan
3. Koordinasi penyusunan rencana, evaluasi program dan anggaran, serta laporan dalam masa periode kepengurusan organisasi selama 1 tahun
4. Penyusunan organisasi dan tata laksana
5. Pengelolaan urusan anggota organisasi terkait kebutuhan administrasi yang diperlukan
6. Penyusunan peraturan, pencatatan dan pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, perlengakapan, dan pengelolaan barang milik organisasi
5 IV
CARA PENULISAN SURAT RESMI YANG BAIK
A. Kepala Surat
Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut:
• Nama instansi atau lembaga.
• Lambang atau logo instansi atau lembaga.
• Alamat.
• Kode surat.
• Nomor telepon; nomor faksimile.
• Kode Pos.
B. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhatikan contoh penulisan tanggal surat berikut ini.
• Bantaeng, 20 November 2013
• 28 November 2013 C. Nomor Surat
D. Lampiran E. Hal atau Perihal
Cara penulisan judul karangan biasa, yakni sebagai berikut:
• Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.
• Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.
• Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh;
Hal: Jadwal Ujian Sekolah
• Hal dalam surat berguna sebagai berikut.
• Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalan surat.
• Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.
6 F. Penulisan Alamat pada Surat
1. Alamat Luar pada Sampul: Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut.
• Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
• Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,
• Penulisan alamat didahului kata kepada.
• Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).
Contoh:
Kepada
Yth. Direktur PT Zakapedia Jalan Bungung Barania 34 Bantaeng
2. Alamat Dalam pada Surat: Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut.
• Tidak didahului kata Kepada.
• Menggunakan kata Yth.
• Menggunakan unit kerja.
• Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.
Contoh:
Yth. Lurah
Kelurahan Jetis Jalan Samanhudi 14, Semarang G. Salam Pembuka
Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (Jianqan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris- baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.
H. Isi Surat
Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat.
7 I. Penutup Surat
Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Contoh penutup surat sesuai dengan isinya : Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat- kalimat penutup; Atas perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
J. Salam Penutup
Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan mencantumkan hal-hal berikut:
• Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).
• Tanda tangan.
• Nama terang.
• Nomor Induk Penduduk (NIP).
K. Tembusan
Tembusan adalah salinan-salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri.
Contoh: .
Tembusan kepada:
• Camat Tarakan Barat
• Lurah Kelurahan Karang Balik Tarakan Barat L. Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar
Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa yang dipergunakannya. Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku, dan bahasa efektif (Suprapto, 2006:5).
8 V
TATA CARA PENOMORAN SURAT SECARA UMUM (Organisasi Publik dan Privat/Perusahaan)
Penulisan nomor surat bertujuan untuk memberikan informasi mengenai jenis surat, pembuat surat, bulan dan tahun pembuatan surat, serta jumlah surat yang telah dibuat.
Nomor surat digunakan untuk mempermudah penyimpanan, pencarian dan pencatatan surat masuk dan keluar serta hal lainnya yang dibutuhkan dalam pengarsipan.
Penomoran surat resmi bervariasi dan tergantung dari kebijakan instansi atau perusahaan. Nomor surat umumnya terletak di sebelah kiri bawah kepala surat.
Komponen penulisan nomor surat :
• Kode nomor surat,
• Nomor urut surat yang dikeluarkan (dalam kurun waktu satu tahun),
• Profil lembaga yang mengeluarkan surat,
• Bulan penulisan surat (dituliskan dengan angka romawi),
• Tahun penulisan surat.
Dalam penulisan nomor surat resmi, ke-5 komponen tersebut harus dipisahkan oleh garis miring (/) . Penomoran surat resmi bervariasi dan tergantung dari kebijakan instansi atau perusahaan. Nomor surat umumnya terletak di sebelah kiri bawah kepala surat.
Format kode nomor surat. Kode nomor surat bertujuan untuk menginformasikan jenis surat.
1. Surat Keputusan (SK) : 01
2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03 4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04 5. Surat Peminjaman (SPp) : 05 6. Surat Pernyataan (SPn) : 06
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09 10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
9
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14 15. Surat Pengantar (SPeng) : 15 Contoh penulisan nomor surat:
02.014/DP-KM/IV/2021
02 : Kode nomor Surat Undangan
014 : Nomor urut (surat keempat belas yang dikeluarkan)
DP-KM : Profil lembaga yang mengeluarkan surat (Dinas Pendidikan Kota Malang)
IV : Bulan pembuatan surat 2021 : Tahun pembuatan surat
Nomor : 22/DP/KSP.KMS/VII/2019 Lampiran : -
Perihal : Undangan Pengambilan Sumpah Jabatan dan pelantikan
22 : Nomor urut surat.
DP : Jabatan dalam instansi (Dewan pimpinan/pengurus) KSP.KMS : Nama lembaga
VII : Bulan pembuatan surat 2019 : Tahun pembuatan surat
10 PENUTUP
Demikian yang dapat kami paparkan mengenai materi yang menjadi pokok bahasan dalam Buku Saku Administrasi, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya.
Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis akan lebih fokus dan details dalam menjelaskan tentang buku saku di atas dengan sumber- sumber yang lebih banyak tentunya dapat di pertanggungjawabkan. Penulis banyak berharap pada para pembaca buku ini bisa dapat memberikan kritik dan saran yang membangun kepada tim penulis demi kesempurnaannya buku saku ini dan juga untuk penulisan buku di kesempatan berikutnya. Semoga buku saku ini dapat berguna bagi para pembaca. Sekian dan terimakasih.
Penyusun
