BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Pada saat melakukan praktik kerja magang di PT Narasi Citra Sahwahita, penulis mengisi posisi intern atau karyawan magang di divisi Marketing Communication (Marcomm). Pada divisi Marketing Communication Narasi, terdapat tiga anggota Marcomm dan satu anggota Marcomm intern sehingga pada divisi Marcomm ini terdapat empat anggota. Selama magang, penulis berada di bawah bimbingan Ryggie Phillip sebagai pembimbing lapangan. Selain itu penulis juga ikut membantu anggota tim Marcomm lainnya, yaitu Iqbal Tawakal dan Virgian Aspara.
Dalam melakukan pelaksanaan program kerja magang, penulis melakukan komunikasi secara dua arah dengan anggota tim Marcomm pada saat pemberian tugas. Dimana pada proses awalnya penulis diberi briefing mengenai pekerjaan dan juga diberikan kebutuhan pendukung seperti file, kontak, dan lain-lain untuk dapat menyelesaikan tugas tersebut. Setelah diberikan brief serta materi pendukung, penulis melaksanakan tugas tersebut dimana pada prosesnya terdapat koordinasi dua arah secara berkala serta terdapat group discussion dengan tim Marcomm apabila terdapat hambatan atau kendala.
Divisi Marcomm yang terdapat di Narasi juga melakukan koordinasi dengan berbagai pihak, seperti melakukan koordinasi dengan divisi pendukung seperti divisi legal dikarenakan pada divisi tersebut menyediakan beberapa kebutuhan lain yang tidak bisa dilakukan oleh divisi Marcomm seperti penyediaan dan pengelolaan surat perjanjian (MoU) agar perjanjian antara kedua belah pihak dapat berjalan dengan baik dan benar sesuai dengan hukum yang ada. Selain itu terdapat juga divisi sosial media yang diperlukan untuk membantu untuk melakukan up content.
Hal tersebut diperlukan karena pada divisi Marcomm juga melakukan hubungan dengan pihak eksternal, khususnya dengan brand agar proses kerjasama dengan brand tersebut dapat terlaksana dengan baik.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Pada pelaksanaan kegiatan kerja magang di Narasi, jenis pekerjaan yang dilakukan oleh penulis adalah pengenalan, proses pengadaptasian lingkungan kerja dari Narasi, observasi, serta melakukan lobbying dan negosiasi dengan beberapa partner. Tujuan dilakukan aktivitas Marketing Communication di Narasi adalah agar masyarakat dapat aware dan melakukan enggament dengan Narasi. Berikut ini merupakan tabel yang berisi uraian pekerjaan selama 70 hari menjalani magang di PT Narasi Citra Sahwahita:
Tabel 3.1 Uraian Pekerjaan Magang
NO PEKERJAAN AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER
1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Community
Rewards 2 Production
Support 3 Merchandise 4 Distribution
Partner
(Sumber: Data Olahan Peneliti, 2021)
Tugas yang dilakukan oleh penulis secara garis besar selama menjadi anggota dari divisi Marketing Communication adalah sebagai berikut:
1. Community Rewards, melakukan pencarian partner untuk hadiah
2. Production Support, melakukan pencarian partner dalam bentuk support untuk program-program di Narasi
3. Merchandise, membantu melakukan penjualan terhadap merchandise 4. Distribution Partner, membantu menghubungi partner untuk melakukan
pembahasan mengenai kolaborasi untuk konten-konten di Narasi
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
Dari beberapa tugas yang sudah dijabarkan pada tabel diatas, berikut ini merupakan uraian mengenai pelaksanaan kerja magang penulis di PT Narasi Citra Sahwahita:
3.3.1 Community Rewards
Pada scope community rewards, kegiatan kerja magang yang dilakukan oleh penulis merupakan pencarian sebuah hadiah yang diberikan kepada pemenang dari lomba short movie PlayCinema Film Festival (PFF), dimana PFF sendiri merupakan sebuah rangkaian acara road to Playfest sebuah event tahunan Narasi dalam pilar art yang ditujukan kepada para movie maker dan audiens Playfest yang memiliki interest dalam bidang film.
Dalam melakukan approaching partner, tentunya perusahaan juga perlu menentukan strategi komunikasi yaitu Customer Relationship Management (CRM). Menurut (Kotler & Keller, 2012) kegiatan Customer Relationship Management (CRM) merupakan sebuah proses dimana melakukan pengelolaan terhadap informasi rinci mengenai pelanggan serta dengan cermat melakukan pengolahan semua “titik kontak” untuk dapat memaksimalkan loyalitas pelanggan. Tujuan dilakukan kegiatan CRM adalah agar para anggota komunitas dan masyarakat lainnya yang menikmati konten-konten di Narasi dapat tetap melakukan enggagement dengan Narasi.
Lebih lanjut (Peppers & Rogers, 2016) menyatakan bahwa terdapat dua tahapan dalam CRM, yaitu analysis (identify dan differentiate) dan action (interact dan customize) yang dijabarkan sebagai berikut:
1. Identify
Merupakan tahap dimana perusahaan terlebih dahulu mencari tahu mengenai informasi mendalam dari partner. Hal tersebut memiliki tujuan agar dapat memberikan pelayanan yang dibutuhkan dengan baik serta agar lebih mudah dimengerti.
2. Differentiate
Tahapan dimana melakukan pembagian partner terhadap dua hal, yaitu nilai dan kebutuhan dikarenakan adanya perbedaan antara nilai dan kebutuhan yang unik.
3. Interact
Pada tahap ini merupakan tahap dimana mulai melakukan penawaran yang telah disesuaikan. Dimana tentunya perusahaan juga mulai melakukan interaksi dengan partner dimana memiliki tujuan untuk mencari tahu kebutuhan dan nilai untuk perusahaan. Tentunya dengan adanya interaksi bertujuan untuk menciptakan kepercayaan dari partner sendiri.
Hal tersebut dapat membuat partner menjadi loyal terhadap perusahaan sehingga dapat membangun hubungan jangka panjang.
4. Customize
Tahap ini merupakan tahap dimana perlu melakukan penyesuaian terhadap layanan atau program berdasarkan nilai dan kebutuhan dari setiap partner sehingga memiliki program yang berbeda-beda.
Berdasarkan teori-teori diatas, penulis telah melaksanakan kedua tahapan dari CRM untuk melakukan pencarian partner hadiah. Dimana pada awalnya, penulis membuat sebuah database yang berisikan nama perusahaan serta contact person dari potential partner sehingga nantinya memudahkan tim untuk melakukan pengecekan serta update. Kriteria dari perusahaan yang dijadikan potential partner merupakan perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan event, yaitu perusahaan yang bergerak di bidang photography dan videography.
(Sumber: Data Olahan Peneliti, 2021)
Gambar 3.1 List Database Mengenai Potential Partner
Setelah melakukan pengisian database, penulis mulai menghubungi satu persatu perusahaan tersebut, dimana terdapat perusahaan Canon Indonesia dan Lumix Indonesia. Penulis menghubungi kedua perusahaan tersebut terlebih dahulu melalui email perusahaan, dimana kemudian diteruskan kepada perwakilan marketing dari masing-masing perusahaan.
Selanjutnya penulis terlebih dahulu menghubungi via WhatsApp untuk melakukan proses negosiasi dan lobbying dengan perusahaan Canon. Dari hasil negosiasi dan lobbying dengan perusahaan Canon, penulis tidak menemukan kata sepakat dikarenakan adanya ketidaksesuaian mengenai barter value yang ditawarkan oleh pihak Canon dan Narasi.
Oleh karena itu, penulis kemudian melakukan set meeting dengan perusahaan Lumix agar bisa menjelaskan lebih detail mengenai maksud dan tujuan dari pelaksanaan event PlayCinema Film Festival (PFF). Dari hasil meeting dengan Lumix, penulis kemudian melakukan follow up secara berkala dikarenakan pada saat pelaksanaan meeting, Lumix memberikan respons yang cukup positif mengenai tawaran yang diajukan oleh Narasi untuk menjadi partner. Hingga pada akhirnya, Lumix mau melakukan support hadiah kepada pemenang dari lomba short movie PlayCinema Film
Festival (PFF). Lumix sendiri memberikan support hadiah berupa 3 unit kamera dan 3 unit lensa dikarenakan terdapat 3 pemenang.
(Sumber: Instagram @playfestnarasi, 2021) Gambar 3.2 Hadiah yang diberikan Lumix
Selanjutnya setelah menemukan kata sepakat di antara kedua pihak, penulis kemudian melakukan pengurusan data-data dan berkas yang selanjutnya akan digunakan untuk pembuatan Memorandum of Understanding (MoU) sebagai bentuk bukti perjanjian kerjasama antara Narasi dengan Lumix. Selain mengurus MoU, penulis juga melakukan monitoring mengenai kewajiban dengan Lumix seperti social media exposure dan kewajiban pada saat sesi workshop dan movie screening.
Kemudian semua bukti dari kewajiban yang telah dilaksanakan akan dijadikan satu dimana nantinya akan diserahkan kepada Lumix sebagai bukti dan tanggung jawab dari Narasi mengenai kewajiban yang sudah dilaksanakan. Penulis tentunya juga melakukan update secara berkala dengan Lumix untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik dan lancar tanpa ada kekurangan dan kesalahan satupun.
(Sumber: Data Olahan Peneliti, 2021)
Gambar 3.3 Lampiran Bukti Kewajiban PFF dengan Lumix
3.3.2 Production Support
Pada scope production support, kegiatan kerja magang yang dilakukan penulis adalah melakukan kerjasama dengan brand. Dimana nantinya brand tersebut akan memberikan support kepada program- program yang berada di Narasi. Penulis pada awalnya ditugaskan untuk mencari contact person terhadap beberapa brand terlebih dahulu, hingga pada akhirnya penulis ditugaskan untuk mengurus segala bentuk kerjasama terhadap brand makeup.
Penulis ditugaskan untuk menghubungi beberapa brand makeup yaitu Inez Cosmetics, Ivan Gunawan Cosmetics, Y.O.U, dan Make Over.
Penulis menghubungi semua brand tersebut dan hingga pada akhirnya berhasil untuk melakukan kerjasama dengan Inez Cosmetics dan Ivan
Gunawan Cosmetics dikarenakan mereka berada di satu perusahaan yang sama. Tetapi dikarenakan tidak dapat melakukan kerjasama dengan kedua brand tersebut secara bersamaan, Narasi melakukan kerjasama terlebih dahulu dengan brand Inez Cosmetics.
Pada tahap awal, penulis terlebih dahulu menghubungi dan mengirimkan proposal via email serta menjelaskan mengenai tujuan kerjasama partnership antara Narasi dengan Inez Cosmetics melalui tim marketing dari Inez Cosmetics terlebih dahulu. Selanjutnya setelah berhasil dihubungkan dengan perwakilan dari tim marketing Inez Cosmetics, penulis menghubungi via WhatsApp untuk menjelaskan lebih lanjut mengenai detail dan maksud tujuan dari kerjasama antara Narasi dengan Inez Cosmetics.
(Sumber: Data Olahan Peneliti, 2021)
Gambar 3.4 Proses Approaching dengan Inez Cosmetics
Penulis selanjutnya menjelaskan lebih lanjut secara rinci bahwa jenis kerjasama yang akan dilakukan antara Narasi dengan Inez Cosmetics merupakan kerjasama dalam bentuk full barter, dimana nantinya barang- barang makeup yang diberikan oleh Inez Cosmetics akan digunakan oleh Narasi pada saat melakukan syuting program-program yang berada di Narasi. Sebagai in return, Narasi akan meletakkan logo dari Inez Cosmetics di setiap video apabila terdapat penggunaan produk makeup dari Inez
Cosmetics. Selain itu, periode kerjasama berlangsung selama kurang lebih 3 bulan.
Setelah mencapai kata sepakat di antara kedua belah pihak, penulis melakukan pengurusan data-data yang bertujuan untuk pembuatan Memorandum of Understanding (MoU) sebagai bentuk bukti perjanjian kerjasama antara Narasi dengan Inez Cosmetics. Penulis juga mengirimkan list makeup yang dibutuhkan oleh tim Narasi. Setelah mengirimkan MoU, penulis juga melakukan update secara berkala mengenai pengiriman barang dan perihal kerjasama lainnya.
Dari hasil kerjasama yang dilakukan antara Narasi dan Inez Cosmetics, hal tersebut dapat dikategorikan sebagai product placement.
Dimana menurut (Belch & Belch, 2017), product placement merupakan tools dimana memiliki tujuan untuk memperlihatkan brand tersebut kepada penonton. Selain itu product placement juga dapat digunakan untuk melakukan promosi terhadap brand, juga dapat digunakan untuk meningkatkan brand knowledge terhadap konsumen di media yang digunakan.
Menurut (Shimp & Andrews, 2013), terdapat beberapa jenis dimensi dalam mengkategorikan sebuah product placement. Pada kerja sama dengan brand Inez Cosmetics sendiri, masuk pada kategori visual dimension (penempatan visual), dimana memiliki tujuan untuk menampilkan secara visual pada layar dengan tingkatan yang beragam. Lebih lanjut (Titany, 2021) mengatakan apabila ingin menunjukkan visual yang lebih mudah dilihat oleh penonton, terdapat beberapa faktor yang perlu diperhatikan:
1. Exposure, dimana merupakan penglihatan mengenai produk di publik dalam layar. Semakin besar dan jelas produknya, masyarakat akan menjadi mengetahui produk tersebut.
2. Seberapa sering produk ditayangkan, apabila semakin sering produk ditampilkan dalam scene, semakin sering juga produk tersebut diingat oleh penonton.
Oleh karena itu, berdasarkan teori diatas hasil kerjasama partnership antara Narasi dengan Inez Cosmetics masuk di dalam product placement.
Dikarenakan menampilkan hasil makeup menggunakan produk dari Inez Cosmetics serta terdapat penampilan logo dari Inez Cosmetics.
(Sumber: Youtube Narasi Newsroom, 2021) Gambar 3.5 Bentuk Placement yang Dilakukan
3.3.3 Merchandise
Pada scope merchandise, kegiatan kerja magang yang dilakukan oleh penulis adalah membantu melakukan penjualan merchandise dari event tahunan Narasi, yaitu Playfest. Terdapat beberapa jenis merchandise yang di jual pada website khusus penjualan merchandise Playfest. Penulis memiliki tugas dimana melakukan input mengenai merchandise yang akan dijual, melakukan monitoring terhadap penjualan selama berlangsungnya event Playfest, membantu pelaksanaan promosi saat live shopping, serta
melakukan rekapitulasi data mengenai daftar pembelian serta melakukan update mengenai stock dari merchandise.
(Sumber: Instagram @playfestnarasi, 2021)
Gambar 3.6 Merchandise yang Dijual saat Pelaksanaan Playfest
Tentunya apabila ingin mencapai target dari penjualan, perusahaan perlu kegiatan promosi atau yang lebih dikenal dengan sales promotion.
Menurut (Kotler, Armstrong, Harris, & He, 2020) sales promotion merupakan kegiatan jangka pendek yang dilakukan untuk mendorong pembelian serta percobaan produk atau jasa dimana terdapat promosi untuk perdagangan (iklan dan display), promosi untuk customer (kupon, sampel, dan premi), serta promosi untuk bisnis tenaga (kompetisi, dan giveaway).
(Belch & Belch, 2017), menyatakan bahwa seiring berkembangnya teknologi, banyak perusahaan yang menggunakan digital marketing untuk melakukan aktivitas sales promotion untuk dapat mendorong atau menarik para customer untuk melakukan sebuah action yaitu pembelian terhadap barang tersebut. Kegiatan sales promotion dalam dunia digital marketing yang cenderung dilakukan oleh perusahaan antara lain berbentuk kupon, diskon, giveaway, serta lain sebagainya yang bertujuan untuk menarik minat beli customer.
Jenis sales promotion yang dilakukan oleh divisi marketing communication Narasi saat melakukan penjualan merchandise Playfest adalah pemberian diskon saat pelaksanaan live shopping. Pemilihan diskon dianggap paling sesuai dikarenakan dilakukan hanya pada saat live shopping, dimana berlangsung selama kurang lebih 30 menit dan terdapat 3 sesi sehingga tergolong exclusive.
(Sumber: Data Olahan Peneliti, 2021) Gambar 3.7 Detail Discount yang Diberikan
3.3.4 Distribution Partner
Pada scope distribution partner, penulis ditugaskan untuk melakukan approaching partner untuk dapat melakukan kerjasama kepada beberapa partner dimana tujuannya untuk dapat memperluas reach audience dari konten-konten yang dihasilkan oleh Narasi. Beberapa partner yang berhasil penulis hubungi untuk dapat melakukan pembahasan lebih lanjut adalah Mommies Daily, Fimela, Female Daily Network dan Popbela.
Pada tahap awal, penulis menghubungi keempat partner tersebut terlebih dahulu melalui email, dimana berisi mengenai tujuan untuk melakukan kerjasama dengan keempat partner tersebut. Selanjutnya
penulis menghubungi via WhatsApp untuk dapat melakukan set meeting untuk dapat membahas lebih lanjut. Dari meeting pertama dengan keempat partner tersebut lebih membahas bentuk kerjasama yang mungkin dilakukan antara kedua belah pihak. Lalu selanjutnya hasil meeting tersebut akan dibawa ke pihak internal agar dapat dibahas lebih lanjut.
(Sumber: Data Olahan Peneliti, 2021) Gambar 3.8 Meeting dengan Mommies Daily
Selanjutnya penulis ditugaskan kembali untuk melakukan set meeting dengan Mommies Daily dan Fimela dimana pada meeting kedua ini bertujuan untuk membahas lebih lanjut mengenai konten-konten apa saja yang sekiranya dapat dilakukan cross promotion di kedua belah pihak antara Narasi dan partner. Dari hasil meeting tersebut, penulis ditugaskan untuk melakukan pengiriman berkas-berkas pendukung yang nantinya akan di review oleh partner serta keperluan data untuk pembuatan Memorandum of Understanding (MoU).
(Sumber: Data Olahan Peneliti, 2021) Gambar 3.9 Meeting dengan Fimela
Dari hasil pekerjaan yang penulis lakukan diatas, termasuk dalam bentuk partnership. Partnership menurut (Juliane, 2021) adalah sebuah strategi yang dilakukan dalam bisnis yang terdapat dua pihak atau lebih dimana dilakukan dalam jangka waktu tertentu dimana tujuannya untuk mencapai keuntungan secara bersama dengan menggunakan prinsip saling membutuhkan dan saling membesarkan, dikarenakan termasuk dalam strategi bisnis sehingga hal tersebut wajib dijalankan dalam etika bisnis antara pihak yang bermitra.
3.4 Kendala yang Dialami
Selama melakukan program kerja magang sebagai divisi Marketing Communication di Narasi, penulis dihadapkan dengan beberapa kendala sebagai berikut.
1. Adanya partner yang memberikan respon atau update cukup lama, sehingga membuat penulis menjadi kesulitan untuk memberikan update kepada divisi Marcomm.
2. Adanya kejadian miskomunikasi antara tim internal atau dengan partner sehingga dapat mempengaruhi beberapa hal.
3.5 Solusi Atas Kendala yang Dialami
Dalam menghadapi kendala yang terjadi, terdapat beberapa solusi yang dapat dijadikan jawaban dari kendala tersebut.
1. Melakukan follow up secara terus-menerus dengan partner sehingga dapat melakukan update secara berkala kepada divisi Marcomm.
2. Melakukan koordinasi secara lebih dalam serta melakukan diskusi untuk dapat memastikan semua pesan dapat tersampaikan dengan baik.
