Jurnal TIPS : Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer Politeknik Sekayu E-ISSN 2654-5071
Volume 11, No. 1, Januari-Juni 2021, h.17-24
Page 17 SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA PUSKESMAS LAIS
Ali Subhan Afrizal, S.T., M.Kom
Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Sekayu Email: [email protected]
ABSTRAK
Puskesmas Lais merupakan unit pelaksanaan fungsional yang berfungsi sebagai pusat layanan masyarakat yang ada di Kecamatan Lais. Dalam pelayanan masyarakat banyak surat masuk dan surat keluar seperti surat tugas, surat dinas, dan surat undangan. Saat ini sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada puskesmas lais masih menggunakan map dan disimpan di lemari penyimpanan. Karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi arsip surat pada puskesmas lais yang dapat memudahkan petugas dalam penyimpanan arsip surat sehingga sistem ini dapat menghemat lemari penyimpanan arsip surat. Selain itu, Sistem ini dapat memudahkan petugas dalam pencarian arsip karena data dapat dikelompokan berdasarkan waktu, bulan dan tahun. Dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah metode waterfall yang terdiri dari beberapa tahap yaitu : Requirement Analysis, System Design, Implementation, Integration and Testing, Operation and Maintenance. Sistem Informasi Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar pada puskesmas lais dapat mendukung aktifitas staff dalam mengelompokan arsip surat. Sistem ini dapat memudahkan pimpinan dalam mengecek Arsip surat masuk dan surat keluar dari jarak jauh. Sistem ini juga memudahkan dan menghemat waktu staff dalam pencarian arsip surat masuk dan surat keluar pada Puskesmas Lais.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Waterfall, Arsip Surat.
I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Puskesmas Lais adalah unit pelaksana fungsional yang berfungsi sebagai pusat layanan masyarakat yang ada di Kecamatan Lais. Dalam pelayanan masyarakat banyak surat masuk dan surat keluar seperti surat tugas, surat dinas, surat undangan. Semua surat tersebut perlu di arsipkan sebagai bukti pelaksanaan kinerja pegawai, yang mana pengarsipan suratnya belum terkomputerisasi.
Namun dizaman digital ini kearsipan surat perlu diolah dengan baik agar mempermudah pekerjaan pegawai dalam mengelola dan menyimpan arsip surat.
Permasalahan yang sering muncul pada penyimpanan Arsip di Puskesmas Lais yaitu sulitnya menemukan kembali arsip surat masuk dan surat keluar, karena penataan dan penyimpanan masih menggunakan kertas sebagai Arsip utama.
Tidak hanya itu, penyimpanan arsip berupa arsip
kertas dapat menimbulkan berbagai masalah terkait dengan tempat penyimpanan, biaya pemeliharaan, tenaga pengelola, fasilitas, atau pun faktor lain yang menyebabkan kerusukan.
Pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Puskesmas Lais selama ini menggunakan map besar yang disusun sesuai Abjad di lemari penyimpanan.
Namun sering kali terjadi kesusahan dalam pencarian arsip karena kesalahan dalam penempatan arsip. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar juga pernah dilakukan dengan menggunakan Microsoft office namun masih banyak kendala yang dialami salah satunya dalam pencarian arsip surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan permasalahan tersebut penulis mengambil judul “Sistem Informasi Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Puskesmas Lais”.
Page 18 1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukan, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
1) Bagaimana membangun Sistem Informasi Arsip Surat yang memudahkan pihak Puskesmas Lais ?
2) Bagaimana membangun Sistem Informasi Arsip Surat untuk melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar ?.
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan
Tujuan dari pembuatan aplikasi edukasi perpajakan ini adalah :
a) Sistem Informasi Arsip Surat ini akan membantu mempermudah pekerjaan pegawai Puskesmas Lais dalam menata Arsip Surat.
b) Menjadikan pengarsipan surat lebih terkomputerisasi.
c) Menjadikan laporan pengarsipan surat lebih terperinci dan menghemat waktu dalam menyusun arsip surat.
1.3.2. Manfaat
a) Dapat mempermudah dalam pencarian arsip surat pada Puskesmas Lais
b) Menghemat lemari penyimpanan karena surat di simpan dalam bentuk soft file.
c) Dapat mencegah terjadi kerusakan surat akibat penyimpanan yang terlalu lama karena biasanya disimpan dalam bentuk hard copy.
1.4 Metodologi Penelitian 1.4.1. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan cara sebagai berikut :
1. Observasi
Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat secara
sistematik gejala-gejala yang diselidiki pada objek penelitian secara langsung.
2. Wawancara
Pengumpulan data yang dilakukan melalui tatap muka untuk mendapatkan informasi dengan cara tanya jawab langsung secara sistematis kepada responden atau pihak-pihak yang berkepentingan dalam penelitian dan berlandaskan kepada tujuan penelitian.
3. Studi Kepustakaan
Pengumpulan data dari buku-buku yang sesuai dengan tema permasalahan, misalnya buku tentang rekayasa system berorientasi objek dan sebagainya.
4. Studi Dokumentasi
Pengumpulan data dari literatur-literatur dan dokumentasi dari internet dan sumber informasi lain.
1.4.2. Metode Perancangan Sistem
Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem ini adalah Software Development Life Cycle (SDLC) dengan Metode Waterfall . Metode ini dalam pengembangan software dimana pengerjaannya harus dilakukan secara berurutan yang dimulai dari tahap perencanaan konsep, pemodelan(design), implementasi, pengujian dan pemeliharaan.
Tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut : 1) Requirement Analysis
Pada tahap ini pengembang sistem diperlukan suatu komunikasi yang bertujuan untuk memahami software yang dibutuhkan pengguna dan batasan software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, survey atau diskusi.
2) System Design
Pada proses desain, dilakukan penerjemahan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan desain perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuatnya proses pengkodean (coding).
Page 19 Proses ini berfokus pada struktur data, arsitektur
perangkat lunak, representasi interface, dan detail algoritma prosedural.
3) Implementation
Pada tahap ini terjadi proses menerjemahkan perancangan desain ke bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, dengan menggunakan kode kode bahasa pemrograman. Kode program yang dihasilkan masih berupa modul-modul kecil yang nantinya akan digabungkan pada tahap berikutnya.
4) Integration & Testing
Pada tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan pengujian untuk mengetahui apakah software yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan fungsi pada software terdapat kesalahan atau tidak.
5) Operation & Maintenance
Ini merupakan tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang sudah jadi dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya.
II. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Infromasi
Menurut Elisabet Yunaeti Anggraeni dan Rita Irvani (2017:2) Sistem Infromasi merupakan suatu kombinasi teratur dari orang – orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Krismaji (2016:16) , Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, dan mengolah serta menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.2 Arsip
Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan rumusan tentang arsip (Buku Pedoman Tata Surat Menyurat dan Kearsipan. 1972) didalam buku bahwa arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofon, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen –dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur, pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya (Lembaga Administrasi Negara. 1972).
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. (UU Nomor 43/2009 Tentang Kearsipan).
2.3 PHP (Hypertext Preprocessor)
Menurut anhar (2011) PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embedded scripting). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang di terima client selalu yang terbaru/up to date.
Semua script PHP dieksekusi pada server dimana script tersebut dijalankan.
Page 20 Menurut Jubilee Enterprise (2018) PHP
merupakan bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat website dinamis dan interaktif.
Dinamis artinya website bisa berubah-ubah tampilan dan kontennta sesuai dengan kondisi tertentu.
2.4 Basis Data
Menurut Adyanata Lubis (2016) Basis data merupakan gabungan file data yang dibentuk dengan hubungan/relasi yang logis dan dpat diungkapkan dengan catatan serta bersifat independen. Atau bisa dikatakan sebagai tempat berkumpulnya data yang saling berhubungan dalam suatu wadah (organisasi/perusahaan) bertujuan agar dapat mempermudah dan mempercepat untuk pemanggilan atau pemanfaatan kembali data tersebut.
Menurut Robi Yanti (2016) Basis data memiliki prinsip kerja yang sama dengan lemari arsip dengan tujuan utamanya kebutuhan dan kecepatan dalam pengambilan kembalid ata atau arsip dengan penyimpanan elektronis seperti disk (flashdisk, hardisk, MicroSD).
2.5 MySQL
Menurut Jubilee Enterprise (2018) MySQL merupakan server yang melayani database. Untuk membuat dan mengolah database, kita dapat mempelajari pemrograman khusus yang disebut query (perintah) SQL. Database sendiri dibutuhkan jika kita ingin menginput data dari user menggunakan form HTML untuk kemudian diolah PHP agar bisa disimpan ke dalam database MySQL.
Menurut Rahimi Fitri (2020) MySQL adalah database server yang gratis dengan lisensi GNU General Public License (GPL). yang merupakan database engine atau server database yang mendukung bahasa database SQL sebagai bahasa interaktif dalam mengelola data. MySQL adalah
sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau DBMS yang multithread, multi-user.
III. ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Analisa Kebutuhan
Pada tahap ini di bentuk spesifikasi kebutuhan dari pembangunan aplikasi pengolahan data kehadiran karyawan yang terdiri dari kebutuhan perangkat lunak (softrware) dan perangkat keras (hardware).
3.1.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) a) Sistem Operasi Windows 10
b) Web Editor (Sublime)
c) Web Browser (Mozila Firefox) d) Web Server (Apache)
e) File Server, Filezila f) Basis Data, MySQL
3.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) a) Processor : Intel Core i3-5005U CPU 2.00
GHz
b) Memory : 2 GB RAM c) Harddisk : 500 GB d) Monitor : 14.00”.
3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Use Case Diagram
Gambar 3.1 Use Case Diagram
Perancangan Sistem yaitu menggambarkan mengenai sistem yang akan dibuat maka alat bantu yang digunakan dalam perancangan sistem berupa Unifed Modelling Language (Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram).
System
Pimpinan Staff
Melihat Arsip
Mengelola Surat Masuk
Mengelola Surat Keluar
Mengelola Disposisi Mencetak Arsip
Login
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
Page 21 3.2.2 Activity Diagram
1) Activity Diagram Login
Gambar 3.2 Activity Diagram Login Menjelaskan alur login Staff dan Kepala Puskesmas dimana Staff dan Kepala Puskesmas melakukan input username dan password lalu sistem memverifikasi, dimana jika username dan password benar maka akan menampilkan halaman utama namun jika username dan password yang di input salah maka akan kembali form input username dan password.
2) Activity Diagram Surat Masuk
Gambar 3.3 Activity Diagram Surat Masuk Pada gambar 3.3 menjelaskan Staff membuka halaman surat masuk kemudian sistem akan menampilkan halaman tersebut, Staff dapat melakukan tambah, edit, hapus dan download pada surat masuk
3) Activity Diagram Surat Keluar
Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Keluar
Pada gambar 3.4 menjelaskan Staff membuka halaman surat keluar kemudian sistem akan menampilkan halaman tersebut, Staff dapat melakukan tambah, edit, hapus dan download pada surat keluar.
4) Class Diagram
Gambar 3.5 Class Diagram
Class Diagram dibuat berdasarkan kebutuhan database yang diperlukan, Pada gambar 3.5 di atas terdapat empat class, yaitu Admin,Surat Masuk, Surat Keluar ,dan Disposisi. Masing- masing class mempunyai keterhubungan dengan class lainnya sehingga menjadikan sebuah class menjadi database relasional.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dari pengerjaan dan pengujian penelitian ini yaitu sistem informasi arsip surat masuk dan surat keluar pada Puskesmas Lais.
Sistem informasi ini terdiri 2 halaman utama yaitu halaman staff dan pimpinan. Sebelum masuk ke halaman staff akan tampil form login untuk staff.
Setelah staff login terdapat beberapa menu yang bisa di akses yaitu home, surat masuk, surat keluar, profil, pengaturan, logout. Kemudian staff dapat melakukan aksesnya yaitu input, edit, dan delete data pada menu profil, surat masuk, surat keluar, pengaturan . Sedangkan pada halaman Pimpinan terdapat beberapa menu yang bisa di akses yaitu surat masuk, surat keluar dan ganti password. Dan sebelum masuk ke halaman Pimpinan akan tampil form login untuk Pimpinan. Setelah berhasil login, Pimpinan dapat melihat dan mencetak data surat masuk dan surat keluar.
Staff/Pimpinan Sistem
Membuka Aplikasi
Masukan Username dan Password Menverifikasi Data
Menampilkan Halaman Utama
Staff Sistem
Membuka Halaman Surat Masuk Menampilkan Data Surat Masuk
Hapus Download
Memperbarui Data Surat Masuk Edit Tambah
Staff Sistem
Membuka Halaman Surat Keluar Menampilkan Data Surat Keluar
Hapus Download
Memperbarui Data Surat Keluar Edit Tambah
User +Id_user +Username +Password +Level Surat Masuk
+no_surat +no_agenda +tgl_surat +tgl_terima +asal_surat +perihal +keterangan +file +tambah() +edit() +hapus() +lihat()
Surat Keluar +no_surat +no_agenda +tgl_surat +tgl_keluar +asal_surat +perihal +keterangan +file +tambah() +edit() +hapus() +lihat()
Page 22 4.1 Antarmuka Aplikasi
Dari antarmuka yang telah dirancang, penulis berhasil membangun seluruh antarmuka tersebut. Berikut merupakan antarmuka-antarmuka dari aplikasi yang telah dibangun :
4.1.1 Antarmuka Login
Gambar 4.1 Antarmuka Splash Screen Pada halaman login pengguna diminta untuk memasukkan username dan password agar bisa mengakses halaman utama dari aplikasi.
4.1.2 Antarmuka Halaman Utama
Halaman utama adalah halaman yang akan muncul jika pengguna berhasil login atau jika username dan password yang dimasukkan benar.
Pada halaman ini akan menampilkan beberapa menu yang bisa diakses oleh pengguna sesuai dengan hak akses masing – masing.
Gambar 4.2 Antarmuka Halaman Utama
4.1.3 Antarmuka Surat Masuk
Antarmuka surat masuk menampilkan tabel yang berisi data surat masuk yang tersimpan pada database. Pada tabel surat masuk terdapat beberapa tombol yaitu tambah, edit , detil, dan hapus.
Gambar 4.3 Antarmuka Data Surat Masuk
4.1.4 Antarmuka Surat Keluar
Antarmuka Tabel data Surat keluar menampilkan data surat keluar yang tersimpan pada database. Pada tabel surat keluar terdapat beberapa tombol yaitu tambah, edit , detil, dan hapus.
Gambar 4.5 Antarmuka Surat Keluar
4.1.5 Form Input
Pada form berikut menampilkan halaman yang bisa digunakan untuk menambahkan data surat masuk untuk disimpan kedalam database.
Form input ini terdapat di surat masuk maupun surat keluar dengan fungsi yang sama untuk menambahkan data baru.
Page 23 Gambar 4.4 Form Tambah Data
4.1.6 Form Edit
Gambar 4.4 Form Tambah Data
Pada form diatas menampilkan halaman yang difungsikan untuk mengedit surat masuk atau surat keluar yang tersimpan ke dalam database.
4.1.7 Form Cetak Surat
Gambar 4.6 cetak Surat Masuk
Halaman ini akan menampilkan review dari arsip surat masuk yang bisa di langsung dicetak.
V. PENUTUP 5.1 Kesimpulan
Berbagai permasalahan yang muncul telah diupayakan untuk dapat ditangani dengan sistem yang baru ini, adapun kesimpulan yang dapat diambil antara lain :
1) Sistem yang dirancang ini adalah sistem informasi arsip surat masuk dan surat keluar.
Sistem ini memiliki beberapa kelebihan dibanding dengan sistem berjalan sebelumnya.
Kelebihan sistem ini diantaranya yaitu mempermudah dalam penyimpanan arsip surat, menghemat lemari penyimpanan.
2) Dengan adanya Sistem Informasi arsip surat ini dapat membantu staff dalam menyimpan arsip dari jarak jauh.
3) Dengan adanya sistem ini staff / pimpinan Puskesmas Lais dapat mempermudah dalam mengelolah data arsip surat masuk dan surat keluar.
5.2 Saran
Penulis menyadari bahwa pada sistem informasi arsip surat masuk dan surat keluar ini masih memiliki beberapa kekurangan, untuk itu apabila penelitian ini ingin dilanjutkan, penulis akan memberikan beberapa saran mengenai bagian- bagian yang sebaiknya ditingkatkan, yaitu : 1) Melakukan pengembangan keamanan sistem.
2) Perlu adanya pengembangan, penambahan fitur lainnya dan pemeliharaan yang lebih baik lagi terhadap sistem yang telah dibuat, sehingga sistem dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan.
3) Perlu adanya pengembangan pada desain tampilan agar lebih menarik.
4) Perlu adanya pengembangan lagi terhadap hak akses user.
Page 24 DAFTAR PUSTAKA
Anggraeni, Elisabeth Yunaeni & Irvani Rita.
Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta:
Penerbit Andi.2017.
Anhar. Panduan Menguasai PHP & MySql Secara Otodidak. Jakarta: Mediakita. 2011.
Enterprise, Jubilee. HTML,PHP, dan MYSQL untuk Pemula. Yogyakarta: Elex Media Komputindo. 2018.
Fitri, Rahimi. Pemrograman Basis Data Menggunakan Mysql. Yogyakarta: Poliban Press. 2020.
Lubis, Adyanata. Basis Data Dasar. Yogyakarta:
Deepublish.2016.
Sattar. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta:
Deepublish. 2019.
Yanto, Robi. Manajemen Basis Data menggunakan MySql. Yogyakarta:
Deeppublish.2016
