ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANG DALAM KELANCARAN
PENDISTRIBUSIAN PADA PT. INDACO WARNA DUNIA SURABAYA
Putri Nur Amalia, Tri Lestari, Siti Rosyafah
Progam Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya putriamaliaamel@gmail.com
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis dan mengevaluasi perancangan dan penerapan sistem informasi akuntansi persediaan yang terdapat pada perusahaan. Lokasi kajian dalam penelitian ini adalah Gudang Distributor PT. Indaco Warna Dunia Surabaya. Untuk memperoleh data yang diperlukan maka penulis menggunakan metode pengumpulan data berupa wawancara, observasi dan kepustakaan sedangkan metode analisis yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif. Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data primer dan sekunder.Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa peranan sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang dalam kelancaran pendistribusian pada gudang distributor PT. Indaco Warna Dunia Surabaya masih kurang memadai sehingga penulis memberikan usulan sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan prosedur pengeluaran barang dagang yang memadai.
Kata kunci: : Sistem informasi akuntansi, kelancaran proses pendistribusian, analisis, persediaan
ABSTRACT
The purpose of this study was to analyze and evaluate the design and implementation of information systems inventory accounting contained in the company. Location study in this research is the Warehouse Distributor PT.
Indaco Warna Dunia Surabaya. To obtain the necessary data, the authors use data collection methods such as interviews, observation and literature while the method of analysis used is descriptive qualitative method. In this study, the type of data used is primary data and sekunder.Dari It can be concluded that the role of accounting information system merchandise inventory in the smooth distribution of the warehouse distributor PT. Indaco Warna Dunia Surabaya is still inadequate so the authors propose that the accounting information system in accordance with the procedures of merchandise adequate expenditure
Keywords: accounting information system, the smooth process of distribution, analysis,inventory.
PENDAHULUAN
Pada era globalisasi saat ini dunia usaha dihadapkan pada situasi atau kondisi persaingan yang semakin ketat yang menuntut perusahaan untuk menjalankan usahanya dengan lebih efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Menurut Bodnar dan Hopwood (2006: 3), perusahaan sebagai organisasi bergantung pada sistem informasi untuk dapat bersaing dan
mempertahankan bisnisnya. Terutama pada persediaan barang dagang (inventory) dianggap sangat penting oleh perusahaan, khususnya dibidang industri dan perdagangan. Dimana Rengkuti (2004:1), mengatakan bahwa persediaan merupakan aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaanya dalam suatu proses produksi.
Untuk dapat mewujudkan kelancaran pendistribusian, diharuskan bergerak maju dengan cepat dalam aktifitas perusahaan agar berjalan dengan baik. Oleh karena itu proses order sangat penting dalam menentukan ketersediaan barang dagang. Dari banyaknya item barang dagang yang tersedia, melancarkan dalam proses pemenuan dan pendistibusian barang. Akan tetapi yang terjadi pada gudang pendistribusian cat PT. Indaco Warna Dunia Cabang Surabaya, persediaan barang dagang sering kali tidak mencukupi permintaan dan pemenuan barang yang tidak tepat waktu mengakibatkan terjadinya penumpukan order sehingga sering kali mengalami kurang barang dan keterlambatan dalam pendistribusian barang.
Setiap perusahaan diharuskan mempunyai sistem yang saling terkait dan memiliki fungsi untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi secara relevan dalam manajemen perusahaan dimana informasi itu dapat dijangkau dan berguna sesuai kebutuhan perusahaan. Selain itu, sistem informasi memudahkan fungsi-fungsi operasional dan mendukung pengambilan keputusan manajemen melalui penyediaan informasi yang dapat digunakan untuk merencanakan dan mengontrol aktifitas-aktifitas perusahaan.
Seperti halnya peneliti sebelumnya yang menganalisis penerapan system informasi akuntansi terhadap aktivitas pengiriman barang untuk menunjang tercapainya efektifitas dan efisiensi. Oleh karena itu perusahaan terus dituntut untuk dapat meningkatkan seluruh aktifitas sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.
Perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi yang dapat berperan penting dalam mencapai tujuannya. Krismiaji (2005:4) “sistem informasi akuntasi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan memproses bisnis”. Definisi Persediaan menurut Suharli (2006:227) “Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan normal persediaan. Pada bisnis manufaktur, persediaan meliputi bahan mentah,
barang dalam proses produksi, barang jadi”. Akan tetapi tidak adanya sistem informasi akuntansi yang memadai dalam penerimaan dan pengeluaran persediaan barang dagang pada gudang distribusi cat PT. Indaco Warna Dunia Surabaya menyebabkan keterlambatan pendistribusian pada anak cabang.
Dengan adanya sistem informasi akuntasi persediaan barang dagang yang diterapkan oleh perusahaan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pimpinan dan manajer perusahaan terutama dalam pengambilan sebuah keputusan dan dalam menentukan langkah-langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan terutama dalam melaksanakan aktivitas proses penyediaan barang dagang agar pendsitribusian berjalan dengan lancar. Seperti halnya peneliti sebelumnya yang menganalisis system informasi akuntansi persediaan bahan baku dalam kelancaran proses produksi.
Sehingga berdasarkan uraian diatas penulis memandang pentingnya sistem informasi akuntasi persediaan barang dagang dalam hubungannya dengan kelancaran proses pendistribusian dengan mengangkat sebuah judul “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang Dalam Kelancaran Pendistribusian (Studi Kasus Pada Gudang Distributor PT. Indaco Warna Dunia Cabang Surabaya)”.
TUJUAN PENELITIAN
Maksud dari penelitian ini adalah untuk memperoleh data tentang peranan sistem informasi akuntasi persediaan barang dagang dalam kelancaran proses pendistribusian. Sedangkan tujuan penulis melakukan penelitian adalah untuk menganalisis perencanaan sistem informasi akuntasi persediaan barang dagang agar menunjang kelancaran proses pendistribusian pada Gudang Distributor PT.
Indaco Warna Dunia Cabang Surabaya.
Persediaan
Persediaan didefinisikan sebagai barang jadi yang disimpan atau digunakan untuk dijual pada periode mendatang, yang dapat berbentuk bahan baku yang disimpan untuk diproses. Barang dalam proses dan barang jadi yang disimpan untuk dijual maupun diproses lebih lanjut. Persediaan diterjemahkan dari kata “inventory” yang merupakan timbunan barang (bahan baku, komponen, produk setengah jadi, atau produk akhir, dll) yang secara sengaja disimpan sebagai cadangan (safety atau buffer-stock) untuk menghadapi kelangkaan pada saat proses produksi berlangsung”.
Fungsi-Fungsi Persediaan a) Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaanya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga “kebebasanya”. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para pelnggan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.
b) Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya.
Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko, dan sebagainya).
c) Fungsi Antisipasi
Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasional inventories).
Tujuan Dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan dan manfaat dari sistem informasi akuntansi Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:7), adalah sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun struktur informasi.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
METODE PENELITIAN
Dalam penyusunan skripsi ini, fokus hanya akan mengacu pada system informasi akuntansi persediaan barang dagang dalam kelancaran pendistribusian PT. Indaco Warna Dunia Cabang Surabaya. Oleh karena itu metodologi penelitian yang digunakan adalah metodelogi kualitatif, yaitu suatu metode yang menggunakan data berupa kalimat tertulis atau lisan, perilaku, fenomena peristiwa-peristiwa, pengetahuan atau obyek studi yang bertujuan untuk menggambarkan keadaan perusahaan berdasarkan fakta nyata pada situasi yang diselidiki.
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif karena metode ini menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara peneliti dengan responden, hal ini sesuai dengan penyataan Moloeng (2004:4), bahwa ada beberapa karakteristik dalam pendekatan penelitian, yaitu peneliti harus turut berperan serta pada waktu pengumpulan data sehingga peneliti tidak selamanya berada diluar obyek studi, tetapi sebagai bagian obyek studi. Peneliti menggunakan metodi studi kasus karena metode ini sesuai dengan tujuan peneliti yang akan memecahkan masalah perusahaan yang berhubungan dengan kelancaraan proses persediaan barang dagang mengenai mengendalikan barang dagang dengan tepat agar tidak terjadi kekurangan stok barang dagang pada PT. Indaco Warna Dunia cabang Surabaya. Studi kasus dilakukan langsung ke obyek peneliti yaitu bagian persediaan dan proses pengadaan barang untuk pengambilan data terhadap obyek yang diteliti.
TEKNIK ANALISIS DATA
Teknik analisis data merupakan alat atau metode yang digunakan dalam rangka memecahkan masalah. Data yang diperoleh dari pengumpulan data diolah dan dianalisis untuk dapat disajikan ke dalam bentuk yang lebih mudah dipahami agar dapat menjawab rumusan masalah dan menarik kesimpulan. Adapun langkah-langkah yang ditempuh adalah sebagai berikut :
1. Wawancara dan observasi langsung sebagai sumber data primer. Data primer yang didapatkan berupa data yang berkaitan dengan kegiatan penerimaan dan pengeluaran, baik contoh order permintaan serta pengeluaran persediaan.
2. Menggunakan sumber tertulis yang terbagi atas sumber ilmiah, sumber dari arsip dan dokumen resmi dari PT. Indaco Warna Dunia Cabang Surabaya sebagai data sekunder.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan fungsi-fungsi persediaan yang dikemukakan oleh Rengkuti yaitu:
a) Fungsi Decoupling
Fungsi Decoupling adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung supplier. Dalam mengendalikan persediaan barang dagang gudang cabang PT Indaco Warna Dunia Surabaya sudah memenuhi fungsi Decoupling ini. Karena dalam pemesanan stok gudang cabang PT Indaco Warna Dunia Surabaya ada kepastian barang tersebut akan dipesan terus menerus sehingga PT Indaco Warna Dunia di Pusat selalu menyediakan.
b) Fungsi Economic Lot Sizing
Gudang cabang PT Indaco Warna Dunia Surabaya belum melakukan fungsi lot size ini. Hal ini dikarenakan dalam pengadaan barang dagang langsung di suplai oleh gudang pusat PT Indaco Warna Dunia.
c) Fungsi Antisipasi
Berdasarkan pengalaman dan data-data masa lalu, gudang cabang PT Indaco Warna Dunia Surabaya memiliki barang yang terus menerus dalam beberapa periode atau permintaan musiman. Dalam menghadapi permintaan anak cabang yang seperti ini, gudang cabang telah mengadakan persediaan untuk stok barang dagang tersebut. Karena terdapat beberapa jenis barang dagang yang musiman maka gudang cabang tidak menyediakan stok dalam jumlah besar.
Karena banyaknya jenis produk yang dijual maka pemanfaatan ruang sangat diperlukan sehingga gudang cabang dapat memanfaatkan tempat untuk produk
yang selalu dipesan terus menerus tanpa mengalami kekurangan stok. Oleh karena itu, jika permintaan musiman dalam suatu periode lebih banyak dari perkiraan data-data masa lalu, dalam proses ketersediaan barang terdapat kekosongan barang dagang sehingga menghambat kelancaran dalam proses pendistribusian.
HASIL IDENTIFIKASI
Selain fungsi-fungsi persediaan, dalam penerimaan dan pengeluaran persediaan barang dagang, gudang cabang PT Indaco Warna Dunia Surabaya telah mempunyai sistem informasi akuntansi yang memadai namun terdapat beberapa sistem yang perlu diperbaiki, sering terjadinya kelebihan dan kekurangan stok pada gudang cabang. Hal ini disebabkan karena operator gudang sering tidak mengupdate data kartu stok pada gudang cabang PT Indaco Warna Dunia.
Sehingga, menyebabkan ketidaksesuaian atau terdapat selisih antara jumlah fisik barang dengan data kartu stok gudang. Yang seharusnya setiap proses penerimaan dan pengeluaran barang kartu stok selalu dilakukan pengupdetan yang untuk selanjutnya di gunakan kepala gudang sebagai patokan proses order ke pusat.
Keadaan seperti ini merugikan gudang cabang, karena ruang yang seharusnya dapat di isi produk yang permintaanya terus menerus menjadi tidak efisian dalam stok persediaan.
HASIL USULAN PEMECAHAN MASALAH
Berdasarkan hasil analisis yang dijelaskan oleh penulis maka agar gudang cabang PT Indaco Warna Dunia Surabaya dapat menciptakan kelancaran dalam proses pendistribusiannya dan juga agar dapat mengefisiensi ketersediaan barang dagang, maka penulis memberikan usulan sebagai berikut:
1. Perusahaan lebih meningkatkan fungsi persediaanya agar tidak lagi terdapat selisih barang pada saat proses pengiriman. Sehingga, perusahaan akan terus mendapatkan ketepatan jumlah barang dan ketepatan waktu dalam proses pengiriman. Dalam hal ini, perusahaan dapat memberi tugas tambahan kroscek kartu stok gudang dengan fisik, jika ditemukan selisih pada saat itu juga, dan jika di temukan barang yang secara fisik mengalami jumlah stok minimum, maka dapat langsung dibuatkan daftar order barang ke pusat. Sehingga, jika pada proses permintaan barang dari anak cabang perusahaan dapat mengantisipasi masalah tersebut.
2. Agar tidak terus menerus terdapat kelebihan dan selisih stock dalam penerimaan dan pengeluaran barang. Perusahaan seharusnya lebih tegas kepada
bagian Gudang agar lebih bertanggungjawab lagi. Dalam hal kelebihan stok barang, bagian gudang dapat segera menginformasikan ke bagian admin agar melakukan pembatalan order item tersebut. Dan melakukan stock opname setiap satu bulan sekali.
3. Dalam kelancaran proses pendistribusian barang dagang akan lebih efektif dan efisien jika perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi yang memadai.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan oleh peneliti, maka simpulan hasil penelitian dapat dikemukakan bahwa prosedur pengiriman barang gudang cabang PT. Indaco Warna Dunia Surabaya belum memadai dari bagian gudang pada sistem dan prosedur pengirimanya. Tidak adanya prosedur dan sistem informasi akuntansi pengeluaran barang dalam gudang yang memadai menyebabkan terjadinya selisih stok pada gudang cabang.
Tidak adanya tanggung jawab dari bagian gudang dalam perhitungan kartu stok dengan stok (fisik) akan berpengaruh pada kerugian anak cabang dalam meminimalisasi stok slow moving dan fast moving.
SARAN
Berdasarkan pembahasan dan evaluasi terkait simpulan diatas, adapun beberapa saran dari penulis yang dapat menjadi bahan pertimbangan bagi PT.
Indaco Warna Dunia Surabaya yaitu:
a. Prosedur pengiriman barang pada gudang cabang PT. Indaco Warna Dunia Surabaya akan memadai, jika bagian gudang melakukan prosedur pengeluaran barang yang sesuai dengan sistem dan prosedur pengiriman barang gudang cabang PT Indaco Warna Dunia Surabaya yang dimulai dari bagian gudang kepada bagian pengiriman harus disetujui oleh bagian admin gudang cabang.
Sehingga akan lebih baik lagi dalam tercapainya tujuan perusahaan.
b. Selisih stok yang selama ini terjadi dapat diminimalisasi dengan sistem informasi akuntansi pengeluaran barang dagang yang diusulkan oleh peneliti dan pengeluaran barang dibuatkan sistem secara komputerisasi yang tepat, agar perusahaan dapat lebih meningkatkan sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang dalam kelancaran proses pendistribusian dan juga mendapatkan ketepatan waktu dalam proses pengiriamn dan efisiensi terhadap persediaan barang dagang.
c. Perusahaan harus meningkatkan rasa tanggung jawab pada bagian gudang dengan memberikan data barang untuk digunakan sebagai acuan dalam menetukan stok minimum dan maksimum. Sehingga, gudang cabang dapat mengefisiensi jumlah ketersediaan barang dagang yang slow moving dan fast moving.
DAFTAR PUSTAKA
Boodnar, George.H dan Hopwood William S 2006, Sistem Informasi Akuntansi Yogyakarta
Krismiaji 2005, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Yogyakarta.
Moleong, LJ 2004, Metodologi Penelitian Kualitatif, PT. Remaja Rosdakarya, bandung.
Rangkuti, Freddy 2007, Manajemen Persediaan, Aplikasi di Bidang Bisnis, Raja Grafindo Persada, jakarta.
Suharli, 2006, Akuntansi Untuk Bisnis Jasa Dan Dagang, Yogyakarta: Graham Ilmu.
