SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERHADAP PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU SEBAGAI SARANA PENGENDALIAN INTERN PT. BUKIT JAYA ABADI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERHADAP PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU SEBAGAI SARANA PENGENDALIAN INTERN

PT. BUKIT JAYA ABADI

Risty Nurzaizah

ristyzaizah@yahoo.com

Sapari

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya

ABSTRACT

The purpose of this research is to find out whether the internal control system and procedure of the business’

debt that has been applied by the company is already effective and running well, because by the growing of the company, the system and the procedure applied will be more complicated. Every company has a different procedure and system depends on the needs of each company, the internal control system planning and the company’s procedure is one of the keys in order to achieve the company’s goal in all areas. Therefore, it requires to compare whether the system and procedure of the business’ debt which is applied by PT. Bukit Jaya Abadi is in accordance with the existing theories.

The internal control system and procedure which will be discussed in this research is related to the system and procedure of the business debt, which are procedure and purchase system, procedure and order system as well as receiving the goods.

The result of this research is expected to give a clear description related to the implementation of internal control system and procedure of business’ debt which is applied by the company, system and procedure of business’ debt applied is running well by assigning each task and responsibility into several separate sub sections. By applying a good system and procedure, it will control the business’ debt to become safe and controllable in order to minimize any cheatness that can be occurred.

.

Key words: Internal Control, System and Procedure, Accounting Information System.

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah pengendalian internal atas sistem dan prosedur hutang usaha yang diterapkan oleh perusahaan sudah efektif dan berjalan dengan baik, karena dengan semakin berkembangnya sebuah perusahaan sistem dan prosedur yang diterapkan akan semakin rumit. Setiap perusahaan pasti memiliki sistem dan prosedur yang berbeda beda tergantung kebutuhan yang diperlukan oleh setiap perusahaan, perencanaan pengendalian intern sistem dan prosedur sebuah perusahaan merupakan salah satu kunci dalam pencapaian sasaran perusahaan di segala bidang, untuk itu perlu dibandingkan apakah sistem dan prosedur khususnya di sistem dan prosedur hutang usaha yang diterapkan oleh PT. Bukit Jaya Abadi sudah sesuai dengan teori yang ada.

Pengendalian intern atas sistem dan prosedur yang akan dibahas dalam kajian ini adalah terkait sistem dan prosedur hutang usaha, antara lain sistem dan prosedur pembelian, sistem dan prosedur pemesanan serta penerimaan barang.

Hasil penelitian diharapkan bisa memberikan gambaran yang lebih jelas terkait pelaksanaan pengendalian intern dalam sistem dan prosedur hutang usaha yang diterapkan perusahaan, sistem dan prosuder hutang usaha yang diterapkan sudah baik dengan membagi tugas dan tanggung jawab ke beberapa sub bagian yang terpisah. Dengan sistem dan prosedur yang baik akan menjadikan kontrol terhadap hutang usaha menjadi aman dan terkendali hal tersebut juga meminimalisir terjadinya kecurangan kecurangan yang bisa terjadi.

Kata Kunci : Pengendalian intern, Sistem dan Prosedur, Sistem Informasi Akuntansi.

PENDAHULUAN

Persaingan yang terjadi pada lingkungan bisnis terutama pada bidang konstruksi merupakan sesuatu yang sangat berpengaruh pada setiap perusahaan yang terlibat didalamnya, seperti PT. Bukit Jaya Abadi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi besi baja yang menghasilkan produk tower telekomunikasi dan jembatan yang sampai saat ini masih menjalankan kegiatan rutinnya yang semuanya merupakan suatu kegiatan yang penting demi kemajuan perusahaan, yang mana kedepannya membawa dampak yang positif untuk perusahaan terutama untuk kegiatan pembeliannya.

Sistem merupakan kumpulan dari bagian baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan, yang merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh sistem itu sendiri, selain itu juga sistem merupakan suatu tolak ukur dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian, agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik, didalam kegiatan perusahaan sistem memerlukan informasi.

Perusahaan biasanya memiliki pedoman yang semuanya harus berjalan dengan sistem yang ada terutama sistem informasi pembelian. Sistem informasi pembelian hendaknya dilaksanakan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dimana yang tujuannya adalah untuk menetapkan pertanggungjawaban serta untuk memberikan informasi yang lengkap mengenai barang yang diterima dan dipesan karena kecermatan dalam pencatatan akuntansi akan membantu terwujudnya efisiensi dan efektifitas kerja, oleh karena itu dirasa sangat perlu untuk mengetahui bagaimana sistem informasi pembelian dari suatu kegiatan usaha. Salah satunya adalah pengeluaran untuk biaya pembelian barang/ jasa yang merupakan pengeluaran rutin serta mempunyai nilai yang sangat besar.

Sistem informasi pembelian melibatkan beberapa bagian yang menangani masalah pembelian. Apabila setiap bagian tidak bekerja dengan baik sesuai sistem yang berlaku, maka cenderung akan melakukan kesalahan, baik itu kegiatan pembeliannya maupun pencatatan. Sistem yang ada dan prosedur pembelian yang baku sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan pembelian, agar kedepannya kegiatan pembelian dapat dipertanggungjawabkan dengan benar. Memiliki sistem yang baik agar prosedur dan aturan yang ada dapat berjalan dengan baik sesuai kebutuhan yang diperlukan oleh bagian terkait.

Pembelian ini tidak dapat dikesampingkan begitu saja didalam aktivitas operasional suatu perusahaan, karena pembelian merupakan suatu pengadaan barang yang dapat digunakan untuk kebutuhan perusahaan atau dapat dijual kembali kepada pihak lain. Setiap perusahaan baik perusahaan jasa, perusahaan dagang, maupun perusahaan manufaktur, didalam menjalankan kegiatan operasionalnya selalu memerlukan barang-barang yang pengadaannya harus dibeli dari pihak lain (pemasok) dan itu semua dilaksanakan untuk menunjang efektifitas kerja setiap bagian terkait.

Efektifitas merupakan melakukan pekerjaan dengan benar berarti melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dan tepat waktu agar sistem yang telah ada dapat dijalankan seiring dengan sistem informasi akuntansi kegiatan pembelian yang mana kedepannya dapat berjalan sesuai ketetapan dan fungsi masing – masing yang apabila disatukan dapat dijadikan jalan bagi suatu perusahaan demi terciptanya kegiatan yang terarah, tersusun dan sesuai standar yang telah ditetapkan perusahaan.

Untuk mencapai tujuan perusahaan manajemen bertanggung jawab terhadap praktek

pembelian bahan baku dalam perusahaan yang dikelola dan harus secara terus-menerus

mengawasi sistem pengendalian intern yang sudah ditetapkan

Aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi menjadi semakin kompleks. Untuk dapat melakukan aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi sebagai penghasil informasi.

Berdasarkan latar belakang diatas dapat diketahui bahwa sistem pembelian memilki peranan penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Oleh sebab itu penulis tertarik mengambil judul ”Sistem Informasi akuntansi terhadap prosedur pembelian bahan baku sebagai sarana pengendalian intern PT Bukit Jaya Abadi ”

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui jaringan prosedur sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi yang telah diterapkan di PT. Bukit Jaya Abadi, dan untuk mengetahui kendala – kendala apa saja yang di hadapi dalam melaksanakan sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dan produksi di PT. Bukit Jaya Abadi.

TINJAUAN TEORETIS

Pengertian Sistem dan Prosedur

Menurut Sutabri (2004:18) mengemukakan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiataan pokok perusahaan”.

Sedangkan prosedur menurut Sutabri (2004:18), didefinisikan sebagai berikut: “Prosedur adalah suatu urutan kegiataan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam dalam satu departement atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang”.

Dari pengertian diatas yang telah dikemukakan maka dapat di tarik kesimpulan bahwa sistem dan prosedur merupakan bagian integral tugas manajemenen sehingga tampak adanya keterkaitan pertimbangan – pertimbangan dalam pengambilan keputusan dengan sistem dan prosedur.

Menurut Susanto (2004:5), Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar supaya target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya.

Dari pengertian diatas yang telah dikemukakan maka dapat ditarik kesimpulan bahwa tujuan sistem adalah suatu target atau sasaran akhir yang ingin dicapai dengan mengetahui ciri-ciri dan kriterianya sebagai tolak ukur suatu keberhasilan dan menjadi dasar suatu pengendalian.

Krismiaji (2005:4) konsep sistem dikelompokan sebagai berikut (a) sistem tertutup; (b) sistem relative tertutup; (c) sistem terbuka; (d) sistem umpan balik.

Menurut Winarno (2006:6) Informasi adalah data yang sudah diolah sehingga berguna untuk pembuatan keputusan. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan pengolahan suatu data yang telah di olah yang memberikan arti dan manfaat dalam pengambilan keputusan yang tepat. Menurut Krismiaji (2005:15) karakteristik informasi yang diantaranya sebagai berikut: (a) Relevan; (b) Dapat dipercaya; (c) Lengkap;

(d) Tepat waktu; (e) Mudah di pahami; (f) Dapat diuji kebenarannya.

Pengertian Akuntansi menurut Winarno (2006:8) adalah proses mencatat dan megolah data transaksi dan menyajikan infomrasi kepada pihak- pihak yang berkepentingan.

Menurut Sutabri ( 2004:2) Akuntansi adalah bahasa bisnis yang dapat memberikan informasi

tentang kondisi ekonomi suatu bisnis dan hasil usahanya pada suatu waktu periode

tertentu.

Dari kedua pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa akuntansi adalah bahasa bisnis dalam proses mencatat dan mengolah data transaksi berupa informasi untuk pihak-pihak yang berkepentingan.

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi merupakan bagian terbesar dari sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan atau yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan. Pada dasarnya sistem informasi akuntansi merupakan integrasi dari berbagai sistem atau siklus pengolahan transaksi.

Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:3) sistem informasi akutansi merupakan kumpulan sumber daya,seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.

Dari pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu kumpulan sumber daya yang memproses data dan transaksi agar menjadi sebuah informasi yang bermanfaat untuk merencanakan dan mengoperasikan bisnis.

Fungsi –Fungsi Sistem Informasi

Setiap Perusahaan memiliki unit organisasi yang terkait sistem informasi akuntansi dan biasanya setiap unit tersebut menggunakan alat bantu seperti Komputer sebagai tempat penginputan data transaksi, oleh karena itu adapun fungsi Sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut.

pertama, Melakukan pemrosesan data tentang transaksi perusahaan secara efisisen dan

efektif dengan mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut.

Agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang terjadi.

Kedua, Memberikan informasi yang bermanfaat untk pembuatan pembuatan pihak

manajemen.

Ketiga, Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset – asset

organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia yang dibutuhkan, akurat dan andal.

Tujuan Sistem Infomasi Akuntansi

Tujuan umum penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: pertama, Untuk memperbaiki informasi yang diberikan oleh sistem dalam kualitas, ketepatan waktu atau struktur dari informasi tersebut.

Kedua, Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yang

berarti memperbaiki daya andal informasi akuntansi dan menyediakan catatan yang lengkap sebagai pertanggungjawaban dalam melindungi harta perusahaan.

Ketiga, Untuk menurunkan biaya dalam menyelenggarakan catatan akuntansi.

Dari ketiga tujuan tersebut harus dipertimbangkan pada waktu penyusunan suatu sistem informasi akuntansi, sehingga dapat diharapkan tidak ada salah satu tujuan yang terlewatkan.

Faktor–Faktor Yang Dipertimbangkan Dalam Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi

Penyusunan sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan

beberapa faktor penting antara lain : : pertama, Sistem informasi akuntansi yang disusun

harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan

informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai.

Kedua, Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem

informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.

Ketiga, Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang

berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.

Teknologi Informasi

Dalam era globalisasi informasi yang berkembang sangat pesat, sistem informasi akuntansi mengalami banyak perubahan dalam tahun-tahun terakhir ini. Penggunaan teknologi komputer mendapat perhatian yang sangat besar karena memungkinkan manajemen informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat.

Sistem komputer merupakan kombinasi yang terintegrasi dan terpadu dari lima komponen yaitu hardware, software, communication,procedure dan personnel.

Tujuan dari adanya teknologi informasi dalam akuntansi adalah menyediakan informasi yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan ekonomi, bisnis, atau investasi.

Namun, bahwa pemrosesan data-data dalam perusahaan akan lebih efisien apabila diproses secara komputerisasi, mengingat beragam macam informasi dalam perusahaan menjadikan pihak manajemen tidak lagi memanfaatkan sistem manual dikarenakan banyak kekurangannya jika dibandingkan dengan sistem komputerisasi.

Sistem Pengendalian Intern

Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:23) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun komputer.

Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut : (1) Menjaga catatan dan kekayaan organisasi; (2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi; (3) Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal; (4) Mendorong efisiensi; (5) Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien; (6) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur.

Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar

kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan.

Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Unsur - unsur pengendalian intern adalah sebagai berikut : (1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas; (2) Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan; (3) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan , hutang, pendapatan dan biaya; (4) Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi; (5) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku

Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah: (1) Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya tidak diperlukan; (2) Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan; (3) Mencegah pembelian fiktif; (4) Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang.

Fungsi- Fungsi Yang Terkait Dalam Prosedur Pembelian Bahan baku

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: (1) Fungsi gudang yang bertujuan bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang; (2) Fungsi pembelian yang bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih; (3) Fungsi penerimaan yang bertujuan untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan;

(4) Fungsi Akuntansi yang bertujuan untuk bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Fungsi-fungsi yang terkait jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: (1) prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku/purchase requisition dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku /purchase order kepada bagian pembelian/Procurment;

(2) Prosedur permintaan penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini,

fungsi pembelian/Procurment mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada

supplier /pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk mendapatkan

informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk

memungkinkan pilihan supplier/pemasok yang akan dituju oleh perusahaan; (3) prosedur

order pembelian/purchase order ini, fungsi pembelian/Procurment mengirimkan surat

order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kapada unit-unit

organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan; (4)

penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas ,Jumlah dan mutu

barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan

barang/Receiving; (5) Prosedur Pencatatan Hutang/Account payable fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang; (6) Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Pengendalian Intern Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku

Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: (1) Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan, fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan barang; (2) Perlu adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data akuntansi yang berkaitan dengan pembelian, sistem otorisasi dan prosedur pembelian; (3) Adanya praktek yang sehat di dalam sistem pembelian bahan baku.

Pengendalian Intern Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku

Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: (1) Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan, fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan barang; (2) Perlu adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data akuntansi yang berkaitan dengan pembelian, sistem otorisasi dan prosedur pembelian; (3) Adanya praktek yang sehat di dalam sistem pembelian bahan baku.

Pengertian Sistem dan Prosedur Produksi

Menurut Yusuf (2000:11) proses produksi adalah cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan baku dan dana yang ada.

Menurut Yusuf (2000:13) Produksi adalah suatu proses pengubahan bahan baku menjadi produk jadi. Sistem produksi adalah sekumpulan aktivitas untuk pembuatan suatu produk, di mana dalam pembuatan ini melibatkan tenaga kerja, bahan baku, mesin, energi, informasi, modal dan tindakan manajemen.

Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Produksi

Fungsi – fungsi yang terkait dalam produksi sebagai berikut: (1) Bagian order penjualan bertanggung jawab atas penerimaan order dari langganan dan meneruskan order tersebut ke departemen produksi untuk diproses sesuai dengan formulir yang disediakan; (2) Departemen produksi berfungsi untuk membuat perintah produksi bagi bagian-bagian yang ada di bawahnya yang terkait dalam pelaksanaan proses produksi dari bagian order penjualan; (3) Bagian produksi bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi sesuai surat order produksi yang diterima dari departemen produksi dan daftar bahan serta daftar kegiatan produksi yang melampiri surat order produksi tersebut; (4) Bagian perencanaan dan pengawasan produksi berfungsi sebagai staff pembantu departemen produksi dalam merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi; (5) Bagian gudang bertanggung jawab atas pelayanan permintaan bahan baku, bahan penolong dan barang lain yang digudang.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Produksi

Jaringan proseur yang terkait dalam sistem pengendalian produksi sebagai berikut: (1)

Prosedur Order Produksi dimana surat order produksi dikeluarkan untuk

mengkoordinasikan pengolahan bahan baku menjadi barang jadi; (2) Prosedur Permintaan

dan Pengeluaran Barang Gudang; (3) Prosedur Pencatatan Jam Kerja Tenaga Kerja Langsung

Pelaksanaan kegiatan produksi memerlukan prosedur pencatatan jam tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan order produksi yang bersangkutan; (4) Prosedur Produksi Selesai merupakan prosedur penyerahan produksi selesai dari fungsi produksi ke fungsi gudang.

Penelitian ini mengevaluasi penerapan sisitem pengendalian intern dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku pada PT Bukit Jaya Abadi. Langkah yang dilakukan diawali dengan analisa keberadaan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang seharusnya berlaku pada PT Bukit jaya Abadi dengan analisa keberadaan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang seharusnya berlaku pada PT Bukit Jaya Abadi dengan berdasar pada standar operasional perusahaan dan membandingkannya menurut teori kajian pustaka.

Penelitian terdahulu

Pada penelitian terdahulu pernah diteliti tentang Evaluasi struktur pengendalian intern dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku PT Wijaya Perdana oleh Lis Mardiyah dari Sekolah tinggi ilmu ekonomi Indonesia Tahun 2002.

Hasil penelitian tersebut diatas dapat diketahui bahwa penerapaan struktur pengendalian intern dalam penggunaan sistem informasi dalam pembelian bahan baku sudah memadai.

Hal ini berdasarkan lima komponen struktur pengendalian intern yaitu lingkungan pengendalian , pengendalian resiko , pengendalian informasi dan akuntansi, serta pemantauan secara umum telah mendukung adanya pengendalian dan tindakan pengamanan pada pembelian bahan baku dan memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap pengendalian intern manajemen.

METODE PENELITIAN Populasi dan Jenis Penelitian

Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh data operasional pembelian bahan baku perusahaan PT Bukit Jaya Abadi . Jenis penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif.

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan jenis penelitian yang langsung dilakukan terhadap pengumpulan data-data aktivitas operasional perusahaan dan dokumen-dokumen yang sesuai dengan masalah yang akan dibahas, kemudian dianalisis dan dibandingkan dengan teori yang ada agar menghasilkan metode yang baik sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan

Teknik Pengumpulan Data Sumber Data

a. Data Primer

merupakan data yang diperoleh secara langsung dari perusahaan yang diteliti dan diolah sendiri oleh peneliti. Data ini berupa hasil observasi dan wawancara langsung terhadap pihak manajemen dan karyawan perusahaan di lokasi penelitian. Adapun pihak yang terkait dalam proses penelitian tersebut adalah bagian gudang, akunting dan procurement.

b. Data sekunder

merupakan data yang telah diolah yang dapat juga diperoleh melalui studi kepustakaan, serta teori-teori yang telah diperoleh dari berbagai macam literatur yang berkaitan dengan permasalahan yang dikemukakan.

Prosedur dan teknik pengumpulan data 1. Observasi

yaitu mengumpulkan data dengan mengamati secara langsung poada sumber data yang akan dianalisis. Data yang dianalisis dalam penelitian adalah data yang terkait dalam pembelian bahan baku.

2. Wawancara

yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara membuat daftar pertanyaan yang diajukan penulis kepada pihak yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

3.Mengumpulkan data lainnya dengan cara pengumpulan dokumen dan catatan adminitrsasi perusahaan terkait dengan obyek yang diteliti.

Teknik Analisa Data

Analisa permasalahan dilakukan berdasarkan data-data yang telah diperoleh dari perusahaan untuk menemukan permasalahan yang ada, kemudian dibandingkan dengan teori yang diperoleh dari berbagai literatur untuk selanjutnya ditarik kesimpulan permasalahan. Langkah-langkah teknik analisa yang digunakan pada penelitian ini adalah sebagai berikut: (1) Mengidentifikasi dan merumuskan permasalahan yang dipahami perusahaan; (2) Mengumpulkan data yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi yang diterapkan perusahaan; (3) Mengevaluasi struktur pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi kemudian membandingkannya dengan teori-teori yang diperoleh dari literatur; (4) Menyimpulkan kelemahan dan menyarankan perbaikan terhadap sistem pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi yang selama ini dijalankan perusahaan.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi PT Bukit Jaya Abadi merupakan struktur organisasi yang garis daerah wewenang masing –masing direktorat ditujukan dengan garis yang menghubungkan direktur dari masing – masing direktorat dengan unit lain terletak langsung secara vertikal.

Dengan adanya struktur organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan diselesaikan dengan ketentuan yang berlaku. Oleh karena itu, kita telah mengetahui struktur organisasi bukanlah merupakan tujuan tetapi merupakan alat untuk menempatkan personil/pegawai sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing, sehingga memudahkan bagi pimpinan untuk mengadakan pengawasan terhadap tujuan yang telah di rencanakan sebelumnya.

pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing – masing jabatan struktur organisasi yang

ada : (1) Presiden direktur group merupakan pimpinan tertinggi dari PT Bukit jaya Abadi

yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dan kebijakan dalam memperlancar

operasi perusahaan; (2) Monitoring dan project control Merupakan satuan pengawas internal

project yang berfungsi bertanggung jawab untuk mengawasi dan memonitoring setiap

project perusahaan yang di kerjakan; (3) Corporate legal Merupakan bagian hukum

perusahaan yang berfungsi dan bertanggung jawab dalam mengurusi masalah – masalah

perijinan dan dokumen legal; (4) Senior Advisor Merupakan bagian penasihat/konsultan

perusahaan yang berfungsi dan bertanggung jawab sebagai penasihat perusahaan mengenai

aspek operasional perusahaan; (5) QHSE ISO management representative Merupakan bagian

Quality kontrol yang berfungsi dan bertanggung jawab untuk mengkontrol keselamatan, kesehatan, keamanan, dan lingkungan sesuai dengan standart ISO Management; (6)

Directorat Business Development

Yang berfungsi dan bertanggung jawab untuk fungsi bisnis yang menyangkut pengembangan bisnis PT Bukit Jaya Abadi; (7) Directorat Procurement Yang berfungsi dan bertanggung jawab untuk membuat surat pembelian barang/Purchase order (PO) berdasarkan surat permintan barang/Purchase requisition (PR) yang diterbitkan oleh peminta barang (User ),serta membeikan persetujuan mengenai surat permintaan barang itu sendiri; (8) Directorat plant operational and development Berfungsi dan bertanggung jawab menyangkut pengembangan dan operasional pabrik di plant warugunung, plant panjangjiwo, plant kedung anyar (KA); (9) Directorat Operational Berfungsi dan bertanggung jawab menyangkut operasional bisnis perusahaan; (10) Directorat Commercial Berfungsi dan bertanggung jawab menyangkut keseluruhan terhadap aspek komersial perusahaan; (11)

Directorat Strategic development

Berfungsi dan bertanggung jawab menyangkut pengembangan strategi bisnis perusahaan.

Analisis dan Pembahasan

Dalam sebuah sistem pembelian membutuhkan alat bantu yang mempermudah sistem pembelian yang dijalankan perusahan.okumen transaksi merupakan alat bantu dalam sistem pembelian yang mempunyai banyak fungsi. Dokumen dapat menjadi sebuah bukti bahwa sebuah transaksi telah terjadi. Selain hal tersebut dokumen juga dibutuhkan oleh beberapa fungsi yang terkait sebagai informasi untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta wewenang dari dokumen itu sendiri. Berikut adalah dokumen-dokumen yang digunakan dalam PT Bukit Jaya Abadi : (1).Faktur Pembelian (Invoice) ,Faktur pembelian merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan akuntansi untuk hutang yang merupakan dokomen tagihan untuk membayar bagi perusahaan; (2) Faktur pajak pembelian (FP),Faktur pajak standar (pengenaan pajak pertambahan nilai sebesar 10 % x dasar pengenaan pajak setelah dikurangi oleh potongan harga dan uang muka yang diterima) dibuat 2 rangkap dengan pendistribusian sebgai berikut: a) Lembar pertama diperuntukan bagian akuntansi pajak; (b) Lembar kedua dibagian akuntansi untuk di arsip;

(3) Surat permintaan pembelian/Purchase Requistion (PR), Surat permintaan pembelian dibuat oleh pengguna (User) dan diberikan kepada bagian pembelian/Procurement untuk dibuat surat pembelian barang/Purchase order (PO). Terdiri atas 2 rangkap yang mana pendistibusianya sebagai berikut: (a) Lembar pertama diberikan kepada bagian pembelian barang; (b) Lembar kedua diarsipkan,Isi dari surat permintaan barang ini ialah : no surat,nama barang, jumlah, tipe, ukuran dan spesifikasi; (4) Bukti Serah Terima Barang (

Delivery order/Shipping list) Merupakan dokumen yang menyatakan bahwa barang terlah

dikirim dan telah diterima oleh bagian gudang. Terdiri dari 2 rangkap :(a)Lembar pertama untuk pemasok; (b)Lembar kedua diberikan kepada gudang; (5) Surat pembelian barang/Purcahse order (PO),surat ni dibuat berdasrkan surat permintaan pembelian, surat pembelian barang/Purchase order (PO). Dibuat atas 3 rangkap yang mana pendistibusianya sebagai berikut: (a) Lembar pertama warna kuning diberikan kepada supplier; (b) Lembar kedua warna merah diperuntukan di bagian pembelian sebagai dasar verifikasi; (c) Lembar ketiga diperuntukan bagian hutang (Account payable).

Sedangkan uraian fungsi yang terlibat dalam kegiatan pembelian di PT.Bukit Jaya Abadi

adalah sebagai berikut: (1) Fungsi Procurement sebagai pembuat surat perintah penawaran

harga kepada rekanan atau supplier dan sekaligus sebagai penerima barang yang akan

dipesan perusahaan; (2) Fungsi Account payable Fungsi administrasi dan keuangan yang

menerima dokumen penagihan serta sebagai pencatat segala transaksi dan pembayaran.dan

melakukan pembayaran berdasarkan outstanding account payable yang ada dan melakukan pembayaran terhadap hutang sesuai dengan termin yang tekah dicatat di bagian hutang; (3) Fungsi Penerimaan Barang sebagai pemeriksa barang/jasa yang masuk dan sekaligus sebagai pembuat laporan penerimaan barang/Receiving (RCV); (4) Fungsi Budget Control Fungsi pendanaan dan korporasi sebagai pembuat surat perintah pembayaran ke Bank atas L/C yang jatuh tempo dengan mendebet rekening perusahaan dan sebagai penerima bukti- bukti pengeluaran keuangan seperti nota debet yang nantinya akan diserah ka ke fungsi akuntansi dan anggaran; (5) Fungsi Akuntansi sebagai pencatat atas segala pembayara atau transaksi; (6) Fungsi Operasi sebagai pemeriksa atas kedatatangan impor yang dipesan dan sebagai penerbit Laporan penerimaan barang/Receving(RCV).

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian pada PT Bukit Jaya Abadi

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian meliputi : (1) Prosedur permintaan Barang/Purchase Requistions (PR) Pembelian dimulai dengan adanya pemesanan atau permintaan pembelian barang yang dibutuhkan dan mengajukannya ke bagian department

procurement,kemudian logistik lapangan mengisi formulir permintaan pegadaan barang dan

telah di otorisasi manajer proyek ke aplikasi program ORACLE (Purchase requisition); (2) Prosedur pembelian Barang/Purchase Order (PO) Bagian procurement mengadakan kesepakatan harga dengan supplier,kemudian dibuatkn order pembelian/purchase order (PO);

(3) Prosedur pembayaran tagihan supplier Setelah barang terkirim supplier dapat melakukan tagihan dengan melengkapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam proses penagihan;

(4) Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini bagian gudang menerima barang yang dikirimkan oleh supplier dan mencocokan dengan PO yang ada. Dibagian ini juga terjadi adanya otorisasi membuat tanda terima penerimaan barang/Receiving (RCV) yang dilakukan oleh bagian gudang sebagai kelengkapan dokumen yang nantinya akan dikirimkan ke bagian akuntansi; (5) Prosedur Pencatatan Hutang Dalam prosedur ini bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan transaksi hutang berdasarkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi hutang dan dokumen yang telah dijurnal akan diarsipkan; (6) Prosedur pencatatan akuntansi Menangani masalah pencatatan atau penjurnalan transaksi pembelian barang yang terjadi.

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Barang/ Jasa di PT.Bukit Jaya Abadi

Sistem informasi pembelian pada PT.Bukit jaya Abadi terdiri dari pokok- pokok prosedur, dokumen yang tekait kegiatan pembelian dan fungsi setiap departemen terkait sebagai pengerak kegiatan pembelian barang/jasa di perusahaan, yang mana arus alir dokumen tersebut dibuat didalam pokok prosedur yang berlaku. Barang yang didapat oleh PT. Bukit jaya Abadi berasal dari pemasok/supplier luar negeri dan pemasok/supplier dalam negeri.

Kegiatan pembelian di PT. Bukit Jaya Abadi untuk sistem informasi akuntansi yang telah ditetapkan oleh perusahaan didalam pokok prosedurnya untuk operasional pembelian barang yang didapat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan didukung oleh dokumen yang lengkap sesuai kebutuhan serta fungsi- fungsi yang terkait.

Begitu pula dengan sistem informasi akuntansi pembelian barang/ jasa luar negeri sama

halnya dengan pembelian dalam negeri yang membedakan adalah sistem pengirimannya

ada yang dilakukan melalui darat atau laut menggunakan pesawat atau kapal oleh karena

itu didalam pokok prosedurnya untuk fungsi administrasi dan keuanganya disertai Purcahse

order,Packing List,dan Invoice untuk kegiatan luar negeri, Selain itu pada pembelian luar

negeri adanya permohonan pembukaan Leter of Credit (L/C) didalam setiap transaksinya

yang diajukan oleh fungsi Administrasi dan Keuangan ke bank.

Dari pembahasan yang telah dipaparkan oleh penulis tentang sistem informasi akuntansi pembelian di PT.Bukit Jaya Abadi diatas mulai dari pokok- pokok prosedur, dokumen terkait kegiatan pembeliannya, sampai fungsi yang terlibat dan ternyata permasalahan yang timbul di PT. Bukit Jaya Abadi dimulai timbul dari pokok prosedur yang mana didalam pokok prosedur tersebut dijelaskan bahwa setiap barang yang dipesan dan setelah melakukan proses hingga akhirnya masuk ke fungsi gudang dan dilakukan pengecekan yang akhirnya dicatat oleh bagian sistem informasi pembelian mengalami permasalahan yang berakibat penundaan pada pencatatan di bagian sistem yang secara tidak langsung berpengaruh kepada efektifitas kerja fungsi terkait lainnya seperti fungsi akuntansi, fungsi administrasi sebagai pencatat keuangan perusahaan mulai dari penyampaian dokumen yang terlambat seperti laporan penerimaan barang/Receiving (RCV) yang didalam perjanjian dimana setelah pengecekan barang berita acara penerimaan barang harus ditanda tangani oleh kedua belah pihak baik perusahaan sebagai pembeli maupun pemasok, dan setelah dokumen penerimaan barang/Receiving(RCV) dikirim kepemasok disinilah yang membutuhkan waktu yang tidak sedikit sehingga berakibat penundaan pada pencatatan baik difungsi akuntansi, keuangan, dan fungsi terkait berakibat banyaknya outstanding jumlah hutang yang bekum terbayar untuk hutang – hutang yang sudah jatuh tempo akibat permasalahan tersebut.

Maka dari penjelasan mulai dari prosedur,fungsi terkait hingga dokumen yang terlibat dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi pembelian di PT.Bukit Jaya Abadi belum dapat berjalan dengan baik sesuai dengan standar operasional perusahaan yang telah ditetapkan melalui pokok prosedur siklus pembelian

Kendala - Kendala Sistem Informasi Akuntasi Pembelian Barang/ Jasa di PT.Bukit Jaya Abadi

Kendala merupakan suatu penghambat bagi perusahaan untuk melakukan kegiatannya oleh karena itu perusahaan harus memikirkan setiap resiko yang dihadapi untuk setiap kegiatannya terutama kegiatan pembeliannya yang merupakan suatu kegiatan yang apabila tidak dijalankan dengan benar akan berakibat buruk bagi perusahaan karena setiap persediaan yang dibeli baik barang/jasa merupakan sesuatu pengendalian perusahaan untuk tetap bertahan dan dapat mempertanggungjawabkan laporan keuangannya yang baik.

Seperti PT.Bukit Jaya Abadi mengapa sistem informasi akuntansi pembelian di perusahaan

belum berjalan dengan baik karena kegiatan yang seharusnya diterapkan dan dipergunakan

oleh setiap bagian yang terkait belum dijalankan dengan baik seperti sistem yang saat ini

dijalankan perusahaan merupakan salah satu usaha untuk mempertahankan kegiatan

pembelian sebagai tolak ukur keberhasilan suatu perusahaan dalam memperoleh

keuntungan dan kualitas yang baik. dan perusahaan pun saat ini telah mengurangi kegiatan

manualnya mengapa karena untuk kegiatan manual biasannya data yang telah masuk

kebagian sistem informasi akuntansi pembelian tidak akan dapat diinput kembali sedangkan

apabila menggunakan sistem informasi pembelian yang diterapkan perusahaan seperti

PT.Bukit Jaya Abadi saat ini didalam pencatatanya apabila mengalami kesalahan data yang

telah masuk bagian sistem informasi akan dapat menginput kembali datanya jadi laporan

yang semestinya harus dipertanggungjawabkan tidak dapat dipertanggungjawabkan sesuai

dengan waktu yang telah ditentukan dengan data yang sebenarnya itu pun harus didukung

dengan keefektifan sistem informasi pembelian di PT.Bukit Jaya Abadi baik itu dukungan

dari bagian terkait maupun dari hubungan kerjasama dengan rekanan perusahaan sebagai

pemasok atau supplier. Namun dengan demikian kendala yang dihadapi perusahaan di

setiap harinya dapat diatasi dengan baik walau itu menjadi sesuatu yang kurang baik bagi

suatu pengendalian perusahaan namun setiap bagian yang terkait dapat memakluminya dan perusahaan dapat terus memaksimalkan setiap kegiatannya yang tidak keluar dari aturan yang telah disepakati bersama.

Upaya Mengatasi Kendala Pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian di PT.Bukit Jaya Abadi

Setiap perusahaan didalam melakukan setiap kegiatannya biasanya selalu menghadapi kendala, baik itu kendala yang kecil ataupun kendala yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan, namun kendala tersebut ada yang dapat diupayakan dan tidak, apabila kendala tersebut dapat diupayakan berarti kendala yang terjadi di perusahaan dapat terus berjalan dengan aturan yang berbeda tetapi harus tetap memperhatikan standar operasional perusahaan yang tidak merubah setiap pokok – pokok prosedur yang telah ada, agar setiap kegiatan atau transaksi yang dilakukan lebih terlihat profesional dan tidak jauh melampaui setiap aturan yang dapat mempengaruhi suatu pengendalian perusahaan, adapun upaya yang dilakukan merupakan sesuatu yang telah dilakukan perusahaan yang tidak mengubah setiap prosedur atau aturan yang ada, seperti penggunaan sistem yang sampai saat ini sedang diupayakan untuk tetap menggunakan sistem yang telah ditetapkan, tanpa mengurangi kegiatan manual yang memang seharusnya dilakukan secara manual dan upaya ini telah dilakukan untuk sehari- harinya dan setiap karyawan yang terkait kegiatan tersebut dapat memakluminya karena sebagai suatu usaha perusahaan didalam mempertahankan kegiatan operasionalnya.mengubah setiap prosedur atau aturan yang ada, seperti penggunaan sistem yang sampai saat ini sedang diupayakan untuk tetap menggunakan sistem yang telah ditetapkan, tanpa mengurangi kegiatan manual yang memang seharusnya dilakukan secara manual dan upaya ini telah dilakukan untuk sehari- harinya dan setiap karyawan yang terkait kegiatan tersebut dapat memakluminya karena sebagai suatu usaha perusahaan didalam mempertahankan kegiatan operasionalnya.

ke fungsi gudang dan dilakukan pengecekan yang akhirnya dicatat oleh bagian sistem informasi pembelian mengalami permasalahan yang berakibat penundaan pada pencatatan di bagian sistem yang secara tidak langsung berpengaruh kepada efektifitas kerja fungsi terkait lainnya seperti fungsi akuntansi, fungsi administrasi sebagai pencatat keuangan perusahaan mulai dari penyampaian dokumen yang terlambat seperti laporan penerimaan barang/Receiving (RCV) yang didalam perjanjian dimana setelah pengecekan barang berita acara penerimaan barang harus ditanda tangani oleh kedua belah pihak baik perusahaan sebagai pembeli maupun pemasok, dan setelah dokumen penerimaan barang/Receiving(RCV) dikirin ke pemasok disinilah yang membutuhkan waktu yang tidak sedikit sehingga berakibat penundaan pada pencatatan baik difungsi akuntansi, keuangan, dan fungsi terkait. Maka dari penjelasan mulai dari prosedur,fungsi terkait hingga dokumen yang terlibat dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi pembelian di PT.Bukit Jaya Abadi belum dapat berjalan dengan baik sesuai dengan standar operasional perusahaan yang telah ditetapkan melalui pokok prosedur siklus pembelian.

Untuk bagian departemen keuangan upaya yang dilakukan untuk mengurangi outstanding hutang – hutang pembelian yang lama– lama dengan cara menganggarkan dengan mempriotaskan pembelian yang jatuh tempo nya tanggal lama- lama sehingga tidak ada kompalin dari paara supplier dalam menyuplai bahan baku.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan

Simpulan hasil penelitian ini dapat dikemukakan sebagai berikut : (1) Jaringan

prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku di PT. Bukit

Jaya Abadi sudah efisien dan cukup baik karena melibatkan berbagai fungsi yang terdiri dari prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan dan penawaran harga dan pemilihan supplier pemasok ,prosedur order pembelian ,prosedur penerimaan barang, dan prosedur pencatatan pembelian; (2) Bagian –bagian yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku pada PT.Bukit Jaya Abadi yaitu bagian procurement,bagian keuangan, bagian produksi,bagian gudang yang memiliki tugas dan tanggung jawab masing –masing sehingga berpengaruh terhadap pengendalian interen perusahaan terutama di dalam penginputan data pembelian bahan baku dan dilengkapi dengan dokumen lengkap serta fungsi-fungsi yang mendukung oleh pihak yang menerbitkan dokumen tersebut; (3) Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku pada PT.Bukit Jaya Abadi adalah surat permintaan pembelian,surat order pembelian(purchase

order),bukti kas keluar ,laporan penerimaan barang(Receiving),faktur invoice. Dan

membentuk jaringan prosedur dokumen yang dikeluarkan oleh suatu fungsi yang terkait diberi nomor urut tercetak dan merupakan acuan untuk penerbitan dokumen lainnya sehingga tercipta pengecekan interen antara fungsi satu dengan fungsi lainnya sehingga jaringan prosedur sistem informasi data yang dihasilkan valid; (4) Bagan alir dokumen dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku pada PT.Bukit Jaya Abadi terdiri dari bagan alir dokumen pada saat proses terjadinya permintaan pembelian ,pemesanan bahan baku sampai barang diterima di gudang; (5) Kendala – kendala yang timbul dalam prosedur pembelian bahan baku pada PT.Bukit Jaya Abadi antara lain mengenai kurang kontrol manajemen yaitu keterlambatan pembuatan laporan penerimaan barang atas pembelian barang yang terjadi sehingga pihak fungsi yang terkait terlambat dalam penginputan data sistem informasi pembeliannya sehingga menjadi kurang baik sistem pengendaliannya yaitu pengakuan data outstanding antara persediaan di gudang dengan data inputan program ORACLE yang tidak sama sehingga perlu adanya perbaikan dalam penerapan pengendalian interennya sehingga tidak terjadi kecurangan dan manipulasi data yang akan merugikan perusahaan yang akan berpengaruh pada bagian produksinya.

Saran

Berdasarkan dari penelitian ini, maka penulis mengajukan saran sebagai berikut : (1)

Sistem pengendalian intern yang dibentuk jaringan prosedur pembelian harus dilaksanakan

oleh semua fungsi yang terlibat sehingga pengendalian intern dalam perusahaan dapat

berjalan dengan efektif dan efisien; (2) Perlu adanya sosialisasi dan training karyawan yang

terlibat sehingga mempunyai kemampuan atau keahlian dalam penguasaan program

ORACLE ; (3) Struktur pengedalian intern dalam sisitem informasi akuntansi merupakan

suatu faktor penting yang perlu diterapkan untuk memaksimumkan laba perusahaan ; (4)

Untuk kendala yang dihadapi perusahaan terutama untuk keterlambatan penginputan data

penerimaan barang yang terjadi, perusahaan harus mengeluarkan aturan perusahaan yang

bersifat mengikat demi kelancaran prosedur operasional perusahaan terutama pada bagian

penerimaan barang sehingga tidak terjadi keterlambatan pembuatan laporan penerimaan

barang sehingga fungsi-fungsi yang terkait menjalin hubungan kerja yang baik agar kegiatan

operasional perusahaan bisa mencapai efektivitas dan efisiensi kerja yang optimal; (5) Untuk

upaya yang dilakukan perusahaan selama itu semua demi kemajuan perusahaan dan tidak

mengubah aturan yang ada dan tidak mempengaruhi kegiatan didalam aktivitasnya upaya

tersebut harus terus dilakukan dengan cara jadikan upaya tersebut sebagai suatu aturan

yang harus dijalankan; (6) Perlunya dilakukan pengecekan ulang atas bahan baku oleh

fungsi gudang sebeluam dilakukan proses produksi oleh fungsi produksi,sehingga jumlah

persediaan bahan baku yang tersedia bersifat valid sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan

dengan adanya pengecekan tersebut bagian gudang tidak akan mengalami kekurangan dan

kelebihan bahan baku; (7) Untuk bagian gudang dengan fungsi pencatatan laporan

penerimaan barang perlu adanya tambahan karyawan yang kompetitif agar laporan penerimaan barang dapat terselesaikan lebih cepat sehingga dokumen pembelian segera bisa dibayarkan sehingga tidak ada hutang yang outstanding; (8) Perlu adanya klarifikasi yang baik atas pemberian informasi dari pihak gudang dengan pihak produksi sehingga tidak ada kesalahpahaman terhadap stok persediaan bahan baku yang ada di gudang dengan data yang ada di program ORACLE; (9) Mendahulukan Purchase order yang pembeliannya sudah jatuh tempo di dahulukan dahulu dalam membuat anggaran pembayaran tiap periode minggu supaya outstanding hutang bisa tereralisasi pembayarannya sehingga tidak menumpuk outstanding yang pembeliannya lama – lama.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, G. H. and W. S. Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Indonesia.

Terjemahan. Salemba Empat. Jakarta.

Harahap, S. S. 2005. Teori Akuntansi. Edisi Revisi. Rajagrafindo Persada. Jakarta.

Hartono, J. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta.

Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta.

Marom, C. 2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Grasindo Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta.

Romney, M. dan Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Buku Kesatu.Salemba Empat.

Jakarta.

Mcleod, J. R. dan G. Schell. 2001. Management Information System. Edisi Ketujuh. Prentice Hall International Inc. New Jersey.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta.

Soemarso. 2004. Pengantar Akuntansi. Rineka Cipta. Jakarta.

Soeparlan, S. 1996. Sistem Informasi Akuntansi. Gunadarma. Jakarta.

Susanto, A. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Linggar Jaya. Bandung.

Sutabri, T. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Andi Offset. Yogyakarta.

Wing W. W. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Yogyakarta.

Yusuf, A. A. dan R. M. Tambunan. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Jilid Kesatu. Salemba Empat. Jakarta.

●●●