ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM PENJUALAN TUNAI
Studi Kasus Pada Toko Merah Jalan Affandi Nomor 1 Yogyakarta Sri Wahyuni
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2010
Penelitian ini bertujuan untuk: 1) mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan, 2) mengetahui pengendalian intern sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan.
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara dokumentasi, wawancara, observasi, dan kuesioner. Analisis data dilakukan dengan cara 1) membandingkan sistem penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan dengan teori yang ada. 2) menganalisis secara kritis penjualan tunai dan sistem pengendalian intern dengan membandingkan sistem yang diterapkan oleh perusahaan dengan teori yang ada.
Dari analisis data dan pembahasan dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan kurang baik. Hal tersebut dapat dilihat dari tidak tersedianya faktur penjualan pada setiap transaksi sehingga perusahaan masih menggunakan kertas kosong dan tidak menggunakan formulir formal sebagai media otorisasi pada setiap transaksi. Pengendalian yang dapat mencegah dan mengevaluasi kecurangan serta kesalahan yang mungkin timbul juga masih terdapat kelemahan. Hal ini terlihat dari pemberian cap “lunas“ yang sangat mudah dipalsukan. Melihat dari kondisi-kondisi tersebut dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian intern sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang dilaksanakan oleh perusahaan kurang baik.
ix ABSTRACT
THE INTERNAL CONTROL SYSTEM EVALUATION ON THE CASH SALES SYSTEM
A Case Study in Toko Merah, at 1 Jl. Affandi, Yogyakarta Sri Wahyuni
Sanata Dharma Yogyakarta University 2010
This research aims to figure out: 1) the cash sales accounting information system used by the firm, 2) the internal control of the cash sales accounting information system used by the firm.
The data gathering techniques in this research were documentation, interview, observation, and questionnaire. The techniques to analyse the date were: 1) comparing the cash sales system used by the firm with the related theories, 2) critically analyzing the cash sales and the internal control system by comparing the system used by the firm with the related theories.
From the data analysis and discussion, it was found that the cash sales accounting information system used by the firm was low. It was represented by the absence of sales invoice for every transaction that the firm still used blank paper instead of formal form as an authorization media for every transaction. Besides, the avoidance and evaluation control of possible corruption and mistakes was low too. It could be figured out from the false “paid” stamp given. For these reasons, it can be concluded that the internal control system of the cash sales accounting information system used by the firm was low.
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN
TERHADAP SISTEM PENJUALAN TUNAI
Studi Kasus Pada Toko Merah
Jalan Affandi Nomor 1
Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan
Program Studi Pendidikan Akuntansi
Oleh:
SRI WAHYUNI NIM: 061334009
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN AKUNTANSI JURUSAN PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
iv
PERSEMBAHAN
Skripsi ini kupersembahkan kepada:
Allah Bapa, Putra dan Roh Kudus
Bapakku Y.Suyono dan Ibuku F.Narni
Adikku E. Sri Handayani
Seluruh keluarga untuk segala dukungan
Almamaterku
Sahabat dan semua orang yang mengenal dan menolong aku,
MOTTO
Sebab Aku ini mengetahui rancangan-rancangan apa yang ada pada-Ku mengenai kamu, demikianlah firman Tuhan, yaitu rancangan damai sejahtera dan bukan rancangan kecelakaan, untuk memberikan kepadamu hari depan yang penuh harapan.
(Yeremia 29:11)
TUKANG
SAPU
PUN
MAMPU
MENJADIKAN
vi
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA
Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi yang saya tulis ini tidak
memuat karya atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam
kutipan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.
Yogyakarta, 25 Agustus 2010 Penulis
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:
Nama : Sri Wahyuni
Nomor Mahasiswa : 061334009
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul :
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM PENJUALAN TUNAI.
Studi Kasus Pada Toko Merah Jalan Affandi Nomor 1 Yogyakarta.
beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di Yogyakarta
Pada Tanggal : 27 Agustus 2010
Yang menyatakan
viii ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM PENJUALAN TUNAI
Studi Kasus Pada Toko Merah Jalan Affandi Nomor 1 Yogyakarta
Sri Wahyuni
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2010
Penelitian ini bertujuan untuk: 1) mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan, 2) mengetahui pengendalian intern sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan.
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara dokumentasi, wawancara, observasi, dan kuesioner. Analisis data dilakukan dengan cara 1) membandingkan sistem penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan dengan teori yang ada. 2) menganalisis secara kritis penjualan tunai dan sistem pengendalian intern dengan membandingkan sistem yang diterapkan oleh perusahaan dengan teori yang ada.
Dari analisis data dan pembahasan dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan kurang baik. Hal tersebut dapat dilihat dari tidak tersedianya faktur penjualan pada setiap transaksi sehingga perusahaan masih menggunakan kertas kosong dan tidak menggunakan formulir formal sebagai media otorisasi pada setiap transaksi. Pengendalian yang dapat mencegah dan mengevaluasi kecurangan serta kesalahan yang mungkin timbul juga masih terdapat kelemahan. Hal ini terlihat dari pemberian cap “lunas“ yang sangat mudah dipalsukan. Melihat dari kondisi-kondisi tersebut dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian intern sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang dilaksanakan oleh perusahaan kurang baik.
ABSTRACT
THE INTERNAL CONTROL SYSTEM EVALUATION ON THE CASH SALES SYSTEM
A Case Study in Toko Merah, at 1 Jl. Affandi, Yogyakarta
Sri Wahyuni
Sanata Dharma Yogyakarta University 2010
This research aims to figure out: 1) the cash sales accounting information system used by the firm, 2) the internal control of the cash sales accounting information system used by the firm.
The data gathering techniques in this research were documentation, interview, observation, and questionnaire. The techniques to analyse the date were: 1) comparing the cash sales system used by the firm with the related theories, 2) critically analyzing the cash sales and the internal control system by comparing the system used by the firm with the related theories.
From the data analysis and discussion, it was found that the cash sales accounting information system used by the firm was low. It was represented by the absence of sales invoice for every transaction that the firm still used blank paper instead of formal form as an authorization media for every transaction. Besides, the avoidance and evaluation control of possible corruption and mistakes was low too. It could be figured out from the false “paid” stamp given. For these reasons, it can be concluded that the internal control system of the cash sales accounting information system used by the firm was low.
x
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Allah Bapa yang telah melimpahkan berkat dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul EVALUASI
SISTEM PENJUALAN TUNAI, studi kasus pada Toko Merah Jalan Affandi
Nomor 1 Yogyakarta. Tujuan penyusunan skripsi adalah untuk memenuhi salah
satu syarat memperoleh gelar Sarjana Pendidikan sesuai program studi yang di
tempuh di Universitas Sanata Dharma.
Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada
semua pihak yang memberikan bimbingan, dorongan, dan bantuan moral maupun
material hingga skripsi ini dapat terselesaikan. Ucapan terima kasih ini khususnya
penulis tujukan kepada:
1. Bapak Drs. Tarsisius Sarkim, M.Ed., Ph.D., selaku Dekan Fakultas Keguruan
dan Ilmu Pendidikan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
2. Bapak Yohanes Harsoyo, S.Pd., M.Si., selaku Ketua Jurusan Ilmu
Pengetahuan Sosial Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
3. Bapak Laurentius Saptono, S.Pd., M.Si., Selaku Ketua Progaram Studi
Pendidikan Akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
4. Bapak Drs. Bambang Purnomo, S.E., M.Si., selaku doesen pembimbing yang
telah memberikan saran dan pengarahan kepada penulis dalam penyusunan
skripsi ini sampai dengan selesai.
5. Dosen dan karyawan Universitas Sanata Dharma, khususnya Prodi PAK yang
6. Bapak, ibu, dan adikku tercinta, serta seluruh keluargaku yang sangat
memberi dukungan.
7. Teman-teman PAK angkatan 2006, terima kasih atas dukungan dan
kebersamaan kita selama ini.
8. Teman kostku, Dyah, mbak Sari, Hana, Anggi, martina, terima kasih atas
kebersamaan menemaniku dalam proses penyusunan skripsi ini. Teman
ngobrol, gosip, nongkrong, dll. Khususnya mbak Sari, makasih banget dah
bantuin buat abstract.
9. Temanku Arni, Lina, Novy, Dian, Nita, Vivin, Suci, Pristi kalian adalah
sahabatku yang sering menunjukkan batang hidung di kostku. Teman-teman
alumni dan guru-guru SMA PL St Yosef……Hidup!!!!!
10. Orang-orang yang secara khusus mendukung aku Alexander serta keluarga,
Y. Rezky serta keluarga, Ghopoer, Adi Melon, Nick Puma, Sindu, kalian
adalah motivasiku.
11. Teman-teman di Perkampungan Sosial Pingit: Fr Yayan, Fr Beny, Fr Eko, Fr
Fajar, Rm Bamb’s, Rm In, mas Gembong, mas Kris,Bu Sum, Ditya, Monik,
Putri, Lisa, Rosa, Devy, Jalu, mas Leo, Gloria, Santy, Mbak Riri, mas Ari,
anak Pingit dll. Kapan kita refreshing ke Solo lagi?.
12. Teman-teman OMK St Maria Kartasura, Vokal grup St John, Paguyuban
pemazmur St Pius X, bersamamu kuhabiskan waktu. Senang bisa mengenal
kalian.
xii
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan skripsi ini jauh dari
sempurna, sehingga masih perlu dikaji dan dikembagkan lebih lanjut. Oleh karena
itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang bersifat konstruktif. Akhir
kata penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang
berkepentingan.
Yogyakarta, 09 Agustus 2010
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN MOTTO ... v
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ... vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLUKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... vii
ABSTRAK ... viii
ABSTRACT... ix
KATA PENGANTAR... x
DAFTAR ISI... xiii
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR... xvi
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Identifikasi Masalah ... 4
C. Batasan Masalah ... 4
D. Rumusan Masalah... 5
xiv
F. Manfaat Penelitian ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 7
A. Tinjauan Teoritik ... 7
1. Sistem ... 7
2. Sistem Informasi Akuntansi ... 10
3. Sistem Akuntansi ... 11
4. Sistem Penjualan Tunai... 13
5. Sistem Pengendalian Intern ... 22
6. Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Tunai ... 25
B. Kajian Hasil Penelitian yang Relevan ... 27
C. Kerangka Berfikir ... 28
D. Hipotesis ... 28
BAB III METODE PENELITIAN ... 29
A. Jenis Penelitian ... 29
B. Tempat dan Waktu Penelitian... 29
C. Subjek dan Objek Penelitian... 29
D. Data yang Dibutuhkan ... 30
E. Teknik Pengumpulan Data ... 30
F. Teknik Analisis Data ... 31
BAB IV GAMBARAN UMUM ... 38
A. Gambaran Umum Perusahaan ... 38
2. Lokasi Perusahaan ... 40
3. Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan ... 40
4. Sumber Daya Manusia atau Personalia ... 41
5. Pemasaran ... 42
6. Jam Kerja ... 43
7. Struktur Organisasi ... 43
B. Gambaran Umum Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ... 46
1.Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ... 47
2.Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ... 51
3.Bukti Transaksi Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ... 52
4.Prosedur Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ... 54
5.Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ... 55
6.Bagan Arus Sistem Akuntansi P enjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ... 58
BAB V ANALISIS DATA... 59
xvi
B. Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko
Merah Yogyakarta ... 65
C. Jaringan Prosedur yang Membentuk Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta... 67
D. Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta 70 E. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ... 71
F. Praktek yang Sehat Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ... 73
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ... 75
A. Kesimpulan... 75
B. Keterbatasan Penelitian ... 76
C. Saran ... 76
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Rangkuman Analisis Dokumen dan Catatan Akuntansi dalam
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ... 32
Tabel 3.2 Rangkuman Analisis Fungsi yang terkait dalam Sistem
Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ... 32
Tabel 3.3 Rangkuman Analisis Jaringan Prosedur yang Membentuk
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ... 33
Tabel 3.4 Rangkuman Analisis Struktur Organisasi dan Pembagian
Wewenang dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai
Toko Merah ... 35
Tabel 3.5 Rangkuman Analisis Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah... 36
Tabel 3.6 Rangkuman Analisis Praktek yang Sehat dalam Sistem
Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ... 37
Tabel 5.1 Hasil Analisis Dokumen dan Catatan Akuntansi dalam
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ... 59
Tabel 5.2 Hasil Analisis Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi
Penjualan Tunai Toko Merah... 65
Tabel 5.3 Hasil Analisis Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ... 67
Tabel 5.4 Hasil Analisis Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang
xviii
Tabel 5.5 Hasil Analisis Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan dalam
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ... 71
Tabel 5.6 Hasil Analisis Praktek yang Sehat dalam Sistem Akuntansi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 5.1 Faktur Penjualan Tunai untuk Pembeli ... 64
Gambar 5.2 Faktur Penjualan Tunai untuk Kasir ... 64
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perusahaan dagang dalam bentuk toko, swalayan, mini market,
departemen store, dan lain-lain telah banyak kita temukan. Semakin banyak
perusahaan dagang menyebabkan adanya persaingan yang kuat dalam dunia
perdagangan. Perusahaan memerlukan informasi agar dapat bekerja dengan
efektif dan efisien serta dapat mencapai tujuan perusahaan yang salah
satunya adalah memperoleh laba yang optimal. Informasi yang dibutuhkan
tersebut sebagian besar dihasilkan oleh sistem informasi yang disebut sistem
informasi akuntansi.
Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya dan nyata atau berupa nilai
yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan
(Jogiyanto, 1997: 24). Informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga
siap digunakan untuk membuat kesimpulan, argumen, peramalan, keputusan
atau tindakan. Untuk mempertahankan eksistensinya dan untuk mencapai
tujuannya, perusahaan memerlukan penyediaan informasi yang cukup.
Sistem akuntansi diciptakan untuk menangani transaksi-transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sistem akuntansi mengorganisasi
formulir, catatan, dan laporan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
1989: 4). Salah satu faktor yang dapat menentukan dapat dipercaya
tidaknya laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan adalah sistem
pengendalian intern yang terdapat pada perusahaan tersebut.
Sistem pengendalian intern dari suatu sistem akuntansi mempunyai
tujuan dan berguna untuk menjaga keamanan harta milik suatu organisasi,
memeriksa ketelitian dan keandalan data akuntansi, memajukan efisiensi
dalam operasi, dan membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari
kebijakan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu (Baridwan, 1992:
2). Dalam sistem penjualan tunai maupun sistem penjualan kredit,
perusahaan melakukan transaksi penjualan produk kepada konsumen.
Penjualan ini merupakan sumber pendapatan bagi perusahaan. Perusahaan akan
lebih menyukai jika penjualan dapat dilakukan secara tunai karena perusahaan
akan segera menerima kas dan kas tersebut dapat segera digunakan kembali
untuk mendatangkan pendapatan selanjutnya. Sedangkan di pihak
konsumen umumnya lebih menyukai bila perusahaan melakukan penjualan
kredit karena pembayarannya dapat ditunda dan ini akan lebih
menguntungkan konsumen.
Pihak manajemen harus tepat dalam menerapkan sistem akuntansi
penjualan pada perusahaan karena sistem akuntansi penjualan merupakan
salah satu sarana untuk mendukung dan memantau efektifitas kegiatan
penjualan, sistem itu dapat mencegah kemungkinan terjadinya kesalahan dan
penggelapan yang material dalam proses akuntansi. Apabila sistem akuntansi
3
yang merupakan salah satu kegiatan pokok untuk menghasilkan laba dalam
perusahaan diharapkan dapat berjalan dengan lancar.
Toko Merah sebagai organisasi entitas yang aktivitasnya di bidang
perdagangan. Kegiatan penjualan yang dilaksanakan Toko Merah adalah
penjualan tunai. Toko Merah terletak di jalan Affandi nomor 1, Mrican,
Yogyakarta. Lokasi Toko Merah sangat strategis karena berada di
kawasan kampus yang mudah dijangkau. Toko Merah bergerak dalam
penjualan peralatan, perlengkapan sekolah dan penjualan barang
kebutuhan sehari-hari. Pelaksanaan sistem penjualan di Toko Merah
masih sederhana dan belum menggunakan faktur penjualan dengan nomor
urut tercetak.
Sistem penjualan di Toko Merah masih berbasis manual. Dari
pengamatan awal di lokasi, sistem yang dilaksanakan Toko Merah
terdapat beberapa kelemahan. Kelemahan yang dapat ditemukan antara
lain:
a. Pada Toko Merah belum ada faktur penjualan yang dibuat secara
formal.
b. Pada saat pembayaran, bagian kassa hanya membubuhkan cap ”lunas”.
Cap lunas ini menjadi suatu kelemahan karena cap ”lunas” mudah
ditiru oleh orang lain. Jika penyimpangan ini terjadi maka besar
kemungkinan harta akan hilang.
Hal ini berkaitan dengan pengadaan sistem pengendalian intern
menimbulkan penyalahgunaan, maka sistem yang dilaksanakan sekarang
dapat dikatakan sudah efektif, dan jika yang terjadi menggambarkan
keadaan yang sebaliknya, maka sistem penjualan yang diterapkan dirasa
tidak efektif bahkan perlu diperbaiki. Sistem penjualan dan sistem
pengendalian ini perlu diperhatikan dalam suatu perusahaan supaya tujuan
yang telah diharapkan dapat tercapai. Bertitik tolak dari pernyataan di
atas, maka penulis tertarik untuk mengevaluasi apakah perusahaan telah
melaksanakan sistem pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penjualan
tunai secara efektif.
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka penulis dapat
mengidentifikasi permasalahan sebagai berikut:
1. Ada beberapa kelemahan yang dapat ditemukan dari sistem penjualan
yang dilaksanakan di Toko Merah.
2. Ada perbedaan sistem pengendalian intern terhadap sistem penjualan tunai
yang dilaksanakan sekarang dengan teori yang ada.
C. Batasan Masalah
Agar pembahasan dalam penelitian ini tidak terlalu luas dan dapat lebih
terfokus, maka penulis membatasi penelitian ini hanya pada sistem akuntansi
5
adanya transaksi penjualan tunai pada Toko Merah jalan Affandi No. 1
Yogyakarta.
D. Rumusan Masalah
Dalam penelitian ini, penulis mengajukan rumusan masalah sebagai
berikut:
1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah?
2. Bagaimana pelaksanaan sistem pengendalian intern sistem akuntansi
penjualan tunai di Toko Merah?
3. Apakah sistem penjualan tunai dan sistem pengendalian intern di Toko
Merah sudah memenuhi syarat pengamanan harta?
E. Tujuan Penelitian
Penelitian yang dilakukan pada Toko Merah bertujuan untuk:
1. Mengetahui bagaimana sistem akuntansi penjualan tunai di Toko
Merah.
2. Mengetahui efektivitas sistem pengendalian intern sistem akuntansi
penjualan tunai di Toko Merah.
3. Mengetahui keadaan keamanan harta di Toko Merah dengan adanya
F. Manfaat Penelitian
1. Bagi Perusahaan
Hasil yang diperoleh dari penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan
bagi perusahaan. Lebih dari itu, hasil dari penelitian ini diharapkan dapat
membawa langkah-langkah perbaikan dalam menjalankan sistem
pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penjualan tunai di masa
yang akan datang.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi tentang
analisis sistem pengendalian intern penjualan tunai terutama bagi
mahasiswa Universitas Sanata Dharma.
3. Bagi Peneliti
Dengan adanya penelitian ini, penulis dapat memperdalam dan
7 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A.Tinjauan Teoritik
1. Sistem
a. Pengertian Sistem
Mulyadi (1989: 3) mengemukakan pengertian sistem adalah
sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya
yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan
Wilkinson (1997: 32) mengemukakan bahwa sistem adalah suatu
kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berkaitan dan
mempunyai satu atau beberapa tujuan yang sama. Pengertian sistem
yang dikemukakan oleh Wahana (2003: 28) adalah suatu kesatuan
yang utuh yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan
dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Pada dasarnya sesuatu dapat disebut sistem bila memenuhi dua
syarat. Pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi
dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu, yang disebut sebagai
subsistem. Agar sistem dapat berfungsi secara efektif dan efisien,
subsistem-subsistem itu harus saling berinteraksi antara satu dengan
lainnya. Interaksi ini bisa tercapai terutama melalui komunikasi
informasi yang relevan antar subsistem. Namun, biasanya antara satu
pemisahnya secara tegas, karena interaksi yang terjalin antar subsistem
itu demikian kuatnya dan sering kali saling tumpang tindih.
Syarat yang kedua adalah bahwa suatu sistem harus memiliki 3
unsur, yaitu input, proses dan output. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan. Sedangkan output adalah hasil operasi. Dalam pengertian sederhana, output berarti yang menjadi tujuan, sasaran, atau target pengoperasian suatu sistem.
Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input menjadi output.
b. Karakteristik Sistem
Karakteristik yang terkandung dalam sistem yang dikemukakan
oleh Jogiyanto (1999: 3) adalah memiliki komponen-komponen, batas
sistem (boundary), lingkungan luar sistem, penghubung (interface), input, output, proses dan sasaran atau tujuan. Suatu sistem terdiri dan sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerjasama
membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem
mempunyai sifat-sifat dan sistem untuk menjalankan fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses secara keseluruhan. Misal, bila perusahaan
dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah
subsistemnya.
Suatu sistem mempunyai batas sistem yang merupakan daerah
9
dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang
lingkup dari suatu sistem. Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar
batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan tetapi
dapat juga bersifat merugikan sistem. Bila bersifat menguntungkan,
maka lingkungan tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Namun bila
bersifat merugikan maka harus ditahan dan dikendalikan karena dapat
mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. Penghubung sistem
merupakan media yang menghubungkan antar subsistem, yang
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke
subsistem lainnya.
Input adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input terdiri dari dua macam, yaitu maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Contohnya adalah program komputer dalam sistem
komputer. Sedangkan signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan output, contohnya data yang diolah menjadi informasi. Sedangkan keluaran atau output adalah hasil dan energi yang diolah, contohnya informasi keuangan.
Pengolah sistem merupakan bagian dari sistem yang akan
merubah input menjadi output. Misalnya, sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan lain
sasaran, karena sasaran dan sistem akan sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan output yang akan dihasilkan sistem.
2. Sistem Informasi Akuntansi
Nugroho (2001: 4) mengemukakan bahwa sistem informasi
akuntansi adalah susunan berbagai formulir, catatan, peralatan, termasuk
komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga
pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat dan didesain
untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang
dibutuhkan manajemen. Sistem informasi akuntansi juga berperan sebagai
pengaman harta kekayaan perusahaan. Apabila melihat pengertian sistem
di atas, bahwa suatu sistem terdiri dari rangkaian input, proses dan output. Sistem informasi akuntansi memegang peran penting dalam
perusahaan, karena sistem informasi akuntansi memberi informasi
keuangan dalam bentuk laporan keuangan dan laporan-laporan kegiatan
ekonomi lain yang digunakan manajer dalam pengambilan keputusan.
Keluaran dari sistem informasi akuntansi adalah laporan keuangan.
Pengguna informasi akuntansi dapat dibagi ke dalam dua kelompok yaitu
internal dan eksternal. Kelompok internal adalah pihak menejemen dan
11
3. Sistem Akuntansi
a.Pengertian Sistem Akuntansi
Mulyadi (1989: 4) mengemukakan bahwa sistem akuntansi adalah
organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan. Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem
akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dan jurnal, buku besar
dan buku pembantu, serta laporan.
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Formulir sering disebut pula sebagai media,
karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang
terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Jurnal merupakan catatan
akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,
mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
Buku besar terdiri dan rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas
data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Buku
pembantu terdiri dan rekening-rekening pembantu yang merinci data
keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
Laporan merupakan hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat
berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan harga
pokok penjualan, daftar umur piutang, dan lainnya. Laporan berisi
b.Pengembangan Sistem Akuntansi
Jogiyanto (1999: 35) mengemukakan bahwa pengembangan
sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk
mengganti sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki
sistem yang telah ada. Beberapa hal yang menyebabkan sistem lama
perlu diperbaiki, antara lain:
1. Adanya permasalahan dari sistem lama
Permasalahan dari sistem lama yang dapat dibagi menjadi
dua yaitu:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dapat berupa kecurangan-kecurangan disengaja
yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan
dan kebenaran data kurang terjamin, kesalahan-kesalahan yang
tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dan
data kurang terjamin, tidak efisietmya operasi, tidak ditaatinya
kebijaksanaan manajemen y ang telah diterapkan.
b. Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang berupa kebutuhan akan informasi
semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Teknologi informasi telah
berkembang dengan cepatnya dan organisasi mulai merasakan
13
penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses
pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi-instruksi. Penyusunan sistem baru dapat juga
terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari pimpinan ataupun
dan luar organisasi.
4. Sistem Penjualan Tunai
a. Pengertian Penjualan Tunai
Penjualan adalah suatu proses penyerahan hak seseorang atas
sesuatu benda kepada orang lain yang biasanya diteruskan dengan
pembayaran sejumlah uang dan orang yang menerima hak atas barang
tersebut (Mulyadi, 2001: 202). Penjualan tunai adalah penjualan yang
dilakukan perusahaan dengan menyerahkan atau mengirimkan
barang/jasa kepada pembeli setelah fungsi penerimaan kas perusahaan
menerima uang dari pembeli (Mulyadi, 2001: 202).
b. Fungsi yang Terkait Dengan Penjualan Tunai
Dalam sistem informasi akuntansi penjualan, pada umumnya
terdapat empat fungsi dasar yang membentuk sistem penjualan tunai
antara lain (Mulyadi, 1989: 202):
1. Fungsi penjualan
Fungsi ini bertugas untuk menerima order atau melayani kebutuhan
barang dari pelanggan, mengisi faktur penjualan tunai dan
menyerahkan kepada pelanggan untuk kepentingan pembayaran
2. Fungsi kassa
Fungsi ini bertanggung jawab untuk pengumpulan kas dari
pelanggan.
3. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang
dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi
pengiriman.
4. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang yang
kemudian diserahkan ke pembeli.
5. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan
dan penerimaan kas dan menyajikan informasi kepada manajemen.
Data sumber yang dipergunakan sebagai input dalam sistem informasi akuntansi penjualan sangat berdasarkan pada pelanggan,
dalam hal ini adalah order pelanggan dan pembayaran kas dari pelanggan
yang ditangani oleh bagian kassa sehingga dihasilkan suatu bukti
otorisasi untuk pelanggan oleh bagian akuntansi. Penjualan dan
penerimaan kas tersebut akan dicatat dan dari data tersebut akan
dihasilkan informasi bagi pihak manajemen.
lnformasi yang umumnya diperlukan oleh pihak manajemen dari
kegiatan penjualan tunai adalah ikhtisar data transaksi penjualan
15
jumlah harga pokok penjualan yang dijual, namun pada dasarnya
informasi yang dibutuhkan satu perusahaan dengan perusahaan lain akan
sangat berbeda tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan
itu sendiri. Laporan-laporan yang dibutuhkan manajemen penjualan
antara lain:
1. Laporan total penjualan, laporan ini memuat tentang jumlah
penjualan barang dalam jangka waktu tertentu, laporan ini
berguna untuk pihak manajemen tingkat atas untuk mengetahui
jumlah penjualan dan pendapatan perusahaan.
2. Laporan penjualan menurut jenis barang, laporan ini berisi data
penjualan yang lebih spesifik dimana tercantum spesifikasi
barang yang telah dijual dalam jangka waktu tertentu, laporan ini
dapat membantu manajemen untuk mengetahui peningkatan dan
penurunan penjualan barang dalam perusahaan.
3. Laporan retur barang, laporan ini berisi tentang barang yang
dikembalikan oleh konsumen beserta dengan keterangan untuk
retur tersebut dalam jangka waktu tertentu, laporan ini dapat
membantu manajemen untuk meningkatkan layanan konsumen
yang lebih baik.
4. Laporan persediaan berjalan, laporan ini memuat informasi tentang
jumlah persediaan barang yang ada di bagian gudang. Laporan ini
masih tersedia dan menentukan barang yang akan dipesan kembali
kepada bagian pembelian.
5. Laporan harga pokok penjualan, laporan ini berisi harga pokok barang
dagangan yang telah dijual oleh perusahaan dalam jangka waktu
tertentu, laporan ini berguna untuk membantu manajemen dalam
mengetahui laba kotor perusahaan untuk per jenis barang.
c. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah
(Mulyadi,1989: 198):
1. Faktur penjualan tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi
yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan
tunai. Faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam
data mengenai nama pembeli dan alamat pembeli, tanggal
transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah
harga, nama dan kode wiraniaga, otorisasi terjadinya berbagai
tahap transaksi. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan
yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli
kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk
pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.
2. Pita register kas
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara
17
merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas
dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang
dicatat dalam jurnal penjualan.
3. Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran
kas ke bank. Bukti setor ini dibuat 3 lembar dan diserahkan
oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari
hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta
kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank
sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan
oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi
akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi
penerimaan kas dari penjualan tunai.
4. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
Data yang direkam dalam dokumen ini berasal dari kolom jumlah
harga dalam kolom pemakaian pada formulir kartu persediaan.
d. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai
adalah: jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu
1.
Jurnal PenjualanJurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
dan meringkas data penjualan. Dalam jurnal penjualan disediakan
satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi
penjualan menurut jenis produk tersebut.
2.
Jurnal Penerimaan KasJurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat penerimaan kas dan berbagai sumber, diantaranya dari
penjualan tunai.
3.
Jurnal UmumDalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini
digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok
produk yang dijual.
4.
Kartu PersediaanKartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
berkurangnya harga pokok dari produk yang dijual. Selain itu,
kartu ini juga digunakan untuk mengawasi mutasi dan persediaan
barang yang ada di gudang.
5.
Kartu GudangCatatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat
19
e. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Tunai
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai
adalah prosedur order penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur
penyerahan barang, prosedur pencatatan penjualan tunai, prosedur
penyetoran kas ke bank, prosedur pencatatan penerimaan kas, dan
prosedur pencatatan harga pokok penjualan (Mulyadi, 1989: 203).
1. Prosedur Order Penjualan.
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli
dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan
pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan
untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman
menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
2. Prosedur Penerimaan Kas.
Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang
dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita
register kas dan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai) kepada
pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan
barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
3. Prosedur Penyerahan Barang.
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai.
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan
transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal
penerimaan kas, selain itu fungsi akuntansi juga mencatat
berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu
persediaan.
5. Prosedur Penyetoran Kas Ke Bank.
Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari
penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas.
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke
dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang
diterima dari bank melalui fungsi kas.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan.
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga
pokok penjualan berdasar data yang dicatat dalam kartu persediaan,
yang kemudian dijadikan sebagai dokumen sumber untuk
pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.
f. Unsur Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Tunai
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam
sistem penjualan tunai dapat dikelompokkan menjadi 3 yaitu (Mulyadi,
21
1. Dari segi organisasi, ada 3 pengendalian antara lain :
a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
b. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi
penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, ada 5 pengendalian yaitu:
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan
dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara
membubuhkan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai dan
penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
c. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
membubuhkan cap "sudah diserahkan" pada faktur penjualan
tunai.
d. Pencatatan kedalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi
akuntansi dengan cara memberi tanda pada faktur penjualan
tunai.
3. Praktik yang sehat, ada tiga pengendalian yaitu :
a. F aktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
b. Jumlah kas yang diterima dan penjualan tunai disetor
seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi
c. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara
periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa
intern.
5. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 1993: 165). Menurut Zaki
Baridwan (1991: 13), Pengendalian intern meliputi struktur organisasi
dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan
di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta
milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
memajukan efisiensi di dalam operasi dan membantu menjaga
dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih
dahulu. Pengendalian internal merupakan kerangka yang terdiri dari
beragam tindakan pengendalian dan pengamanan yang bersifat
internal yang meliputi semua transaksi serta praktek–praktek organisasi,
operasi, dan bahkan manajemen perusahaan.
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut definisi di atas, tujuan dari sistem pengendalian intern
23
a. Menjaga kekayaan organisasi.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c. Mendorong efisiensi.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
3. Unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Jogiyanto (1997: 165), unsur pokok sistem
pengendalian intern adalah:
a. Struktur organisasi yang mencerminkan tanggungjawab
fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi
yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok
perusahaan. Pembagian tanggungjawab fungsional didasarkan pada
prinsip-prinsip berikut ini (Mulyadi, 1989: 162):
1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan
dari fungsi akuntansi.
2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab perusahaan untuk
melaksanakan semua tahap akuntansi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar
terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, penggunaan formulir
harus diawasi karena formulir merupakan dokumen yang dipakai
sebagai dasar pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur
pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam
formulir yang kemudian dicatat dalam catatan akuntansi dengan
tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
organisasi.
A dapun cara-cara yang umu mnya ditempuh
perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
2. Pemeriksaan mendadak (surprised audit).
3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur
tangan dari orang atau unit organisasi lain.
4. Perputaran jabatan (job rotation).
5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya.
7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
25
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya
Mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian
intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan
yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat
dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap
mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat
diandalkan.
6. Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Tunai
1. Pengertian Pengendalian Intern
Penerapan sistem pengendalian intern sangat penting dalam sistem
penjualan tunai pada perusahaan. Pengendalian intern merupakan
kerangka yang terdiri dari beragam tindakan pengendalian dan
pengamanan yang bersifat internal yang meliputi semua transaksi serta
praktek-praktek organisasi, operasi, dan bahkan manajemen perusahaan
(Wilkinson, 1997: 97).
Pengendalian intern adalah sistem yang meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen (Mulyadi, 1989: 161).
2. Tujuan Pengendalian Intern
Tujuan pengendalian internal diterapkan dalam perusahaan
a. Melindungi aset perusahaan, yaitu sumber daya, termasuk data dan
informasi.
b. Memastikan ketepatan dan keandalan data dan informasi akuntansi
artinya, menjaga agar data dan informasi bebas dari kesalahan dan
menyediakan hsil yang konsisten bila memproses data yang
serupa.
c. Mendorong efisiensi di semua operasi perusahaan.
d. Mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang
ditetapkan manajemen.
Sedangkan Mulyadi (1989: 162) mengemukakan tujuan
pengendalian internal adalah untuk :
1.
Menjaga kekayaan organisasi2.
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi3.
Mendorong efisiensi4.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.3. Jenis-jenis Pengendalian
Mulyadi (1989: 163) membagi pengendalian intern menurut tujuannya
menjadi dua macam: pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control).
1. Pengendalian interen akuntansi, yang merupakan bagian dari
sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan
27
organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin
keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan
dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan
yang dapat dipercaya.
2. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi,
metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutarna untuk
mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
B.Kajian Hasil Penelitian yang Relevan
Dalam penelitian yang berjudul: Evaluasi Sistem Penjualan Tunai
pada PT. Gelael Supermarket Yogyakarta. Mengemukakan bahwa sistem
informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan sudah
baik. Hal tersebut dapat dilihat dari prosedur yang dijalankan untuk proses
transaksi penjualan tunai dan juga dilengkapi dengan sejumlah pengendalian
yang dapat mencegah dan mengevaluasi kecurangan serta kesalahan yang
mungkin timbul.
Pada pengendalian intern sistem informasi akuntansi penjualan tunai
yang diterapkan oleh perusahaan, dapat dilihat bahwa pengendalian umum
yang meliputi organisasi, pemisahan fungsi, kepegawaian, pengendalian
dilaksanakan dengan baik. Sehingga dari kondisi-kondisi tersebut dapat
dikatakan bahwa sistem pengendalian intern sistem informasi akuntansi
penjualan tunai yang dilaksanakan oleh perusahaan sudah baik (Sukmana Tri
Atmaja, 2003: 75).
C.Kerangka Berfikir
Sistem akuntansi penjualan merupakan bagian penting dalam
pengoperasian suatu perusahaan. Sistem akuntansi penjualan ini berpengaruh
pada tingkat penerimaan pendapatan. Efektivitas penjualan terlaksana jika
pimpinan mengawasi dan mengendalikan kegiatan penjualan dengan
menerapkan sistem informasi penjualan yang memadahi. Demi mewujudkan
pengelolaan aktivitas-aktivitas perusahaan secara efektif, efisien dan
ekonomis diperlukan pengendalian intern yang dapat memberikan informasi
yang akurat dan dapat dipercaya. Pengendalian intern atas penjualan ini
ditujukan untuk mencegah adanya penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi pada aktivitas penjualan.
D.Hipotesis
Hipotesis yang dapat dirumuskan dari observasi pra penelitian yaitu
sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah belum efektif dalam menjaga
29 BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian berupa studi kasus, yaitu penelitian terhadap objek tertentu
yang populasinya terbatas sehingga kesimpulan yang diambil berdasarkan
penelitian ini hanya terbatas pada objek yang diteliti.
B. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat Penelitian : Toko Merah Jalan Affandi No.1 Yogyakarta.
2. Waktu Penelitian : Bulan Februari – Maret 2010
C. Subjek dan Objek Penelitian
1. Subjek penelitian
Subjek dalam penelitian ini adalah:
a. Kepala bagian penjualan.
b. Kepala bagian gudang.
c. Kepala bagian akuntansi.
d. Kepala bagian internal audit.
2. Objek penelitian
Objek dalam penelitian ini adalah sistem akuntansi penjualan tunai dan
D. Data yang Dibutuhkan
1. Sejarah perusahaan.
2. Struktur organisasi perusahaan.
3. Bagan organisasi.
4. Personalia dan pemasaran.
5. Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai.
6. Dokumen sumber, formulir, catatan-catatan dan dokumen
pendukung dalam sistem akuntansi penjualan tunai.
7. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai.
8. Bagan alir sistem akuntansi penjualan tunai.
9. Sistem pengendalian intern penjualan tunai.
E. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara.
Wawancara adalah metode tanya jawab secara langsung dengan
pihak yang mempunyai kaitan terhadap objek penelitian. Adapun
data yang diperoleh dalam metode ini adalah gambaran umum
perusahaan, dan struktur organisasi.
2. Dokumentasi.
Metode ini dilakukan dengan melihat, mempelajari dan meneliti
kegiatan perusahaan melalui dokumen dan data yang ada di perusahaan.
31
formulir-formulir, dan rangkap-rangkapnya yang berhubungan dengan
sistem akuntansi penjualan tunai.
3. Kuesioner.
Kuesioner adalah teknik pengumpulan data dengan menyusun daftar
pertanyaan secara tertulis, kemudian pertanyaan tersebut harus dijawab
sesuai dengan keadaan yang ada di perusahaan. Teknik ini dilakukan
untuk memperoleh tanggapan tertulis atas data yang diperlukan, yang
berkaitan dengan subjek dan objek penelitian.
4. Observasi.
Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara melakukan
pengamatan secara langsung terhadap obyek penelitian.
F. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis
deskriptif. Teknik analisis deskriptif adalah teknik statistik yang berfungsi
untuk mendeskripsikan atau memberi gambaran terhadap objek yang diteliti.
Pada penelitian di Toko Merah ini, dilakukan dengan cara mendeskripsikan
sistem akuntansi penjualan tunai yang sudah ada di dalam perusahaan, yang
meliputi prosedur yang sudah dilaksanakan di dalam perusahaan, dokumen dan
catatan sistem akuntansi penjualan tunai yang dipakai dalam perusahaan dan
Uji beda antara sistem pengendalian intern terhadap penjualan tunai pada
teori dan pada keadaan sesungguhnya, dilakukan dengan menyusun kuesioner
seperti di bawah ini:
Tabel 3.1
Rangkuman Analisis Dokumen dan Catatan Akuntansi dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah.
Praktek
Rangkuman Analisis fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah.
Praktek
No. Teori
Ada Tidak Keterangan
1 Fungsi Penjualan.
a. Menerima order dari pembeli.
b. Mengisi faktur penjualan tunai
c. Menyerahkan faktur penjualan tunai
kepada pelanggan untuk
kepentingan pembayaran harga
33
2 Fungsi Kassa.
a. Mengumpulkan kas yang diterimakan
dari pelanggan.
b. Menyerahkan copy bukti
pembayaran/penyetoran kas ke bank
pada fungsi akuntansi.
3 Fungsi Gudang.
a. Menyiapkan barang yang dipesan
oleh pembeli.
b. menyerahkan barang dan dokumen
pencatatan ke fungsi pengiriman.
4 Fungsi Pengiriman.
a. Membungkus barang yang dipesan
oleh pembeli.
b. Menyerahkan barang tersebut kepada
pembeli.
5 Fungsi Akuntansi.
a. mencatat transaksi penjualan.
b. mencatat transaksi penerimaan kas
c. menyajikan informasi kepada
manajemen.
Tabel 3.3
Rangkuman Analisis Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah.
Praktek
No. Teori Ada Tidak Keterangan
1 Prosedur order penjualan.
a. Fungsi penjualan menerima order dari
pembeli dan membuat faktur
penjualan tunai.
b. Pembeli melakukan pembayaran harga
barang ke fungsi kassa.
c. Fungsi pengiriman menyiapkan barang
yang akan diserahkan kepada pembeli.
2 Prosedur penerimaan kas.
a. Fungsi kas menerima pembayaran
harga barang dari pembeli dan
memberikan tanda pembayaran berupa
pita register kas dan cap "lunas" pada
faktur penjualan tunai kepada pembeli
b. Pembeli melakukan pembayaran harga
barang ke fungsi kassa.
3 Prosedur pengiriman.
Fungsi pengiriman menyerahkan
barang kepada pembeli.
4 Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai.
a. Fungsi akuntansi melakukan
pencatatan transaksi penjualan tunai
dalam jurnal penjualan dan jurnal
penerimaan kas.
b. Fungsi akuntansi juga mencatat
berkurangnya persediaan barang
yang dijual dalam kartu persediaan.
5 Prosedur Penyetoran Kas Ke Bank.
Fungsi kas menyetorkan kas yang diterima
dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah
35
6 Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas.
Fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas
ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar
bukti setor bank yang diterima dari bank
melalui fungsi kas
7 Prosedur Pencatatan Harga Pokok
Penjualan.
Fungsi akuntansi membuat rekapitulasi
harga pokok penjualan berdasar data yang
dicatat dalam kartu persediaan, yang
kemudian dijadikan sebagai dokumen
sumber untuk pencatatan harga pokok
penjualan ke dalam jurnal umum.
Tabel 3.4
Rangkuman Analisis Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah.
Praktek
No. Teori Ada Tidak Keterangan
1 Fungsi penjualan terpisah dari fungsi
penerimaan kas.
2 Fungsi pencatat penerimaan kas
terpisah dari fungsi akuntansi.
3 Transaksi penjualan dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi.
Tabel 3.5
Rangkuman Analisis Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah.
Praktek
No. Teori Ada Tidak Keterangan
1 Penerimaan order dari pembeli
diotorisasi oleh fungsi penjualan.
2 Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi
kas dengan cara membubuhkan cap
"lunas" pada faktur penjualan tunai dan
penempelan pita register kas pada
faktur.
3 Penyerahan barang diotorisasi oleh
fungsi pengiriman dengan cara
membubuhkan cap ”barang sudah
diambil” pada faktur penjualan tunai.
4 Pencatatan ke dalam buku jurnal
diotorisasi oleh fungsi akuntansi
dengan cara memberi tanda pada faktur
penjualan tunai.
5 Pencatatan ke dalam catatan akuntansi
37
Tabel 3.6
Rangkuman Analisis Praktek yang Sehat Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah.
Praktek
No. Teori Ada Tidak Keterangan
1 Faktur penjualan bernomor urut
tercetak dan pe makaianny a
dipertanggungjawabkan oleh fungsi
penjualan.
2 Jumlah kas yang diterima dan
penjualan tunai disetor seluruhnya
ke bank pada hari yang sama dengan
transaksi penjualan tunai atau pada
hari kerja berikutnya.
3 Penghitungan saldo kas yang ada di
tangan fungsi kas secara periodik dan
secara mendadak oleh fungsi
BAB IV
GAMBARAN UMUM
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Perusahaan
Penulis mengambil tempat penelitian di Toko Merah Yogyakarta
dikarenakan letaknya yang strategis di dekat kampus Universitas Sanata
Dharma dan kebetulan peneliti tertarik dengan sistem penjualan tunai dan
sistem pengendalian intern di Toko Merah Yogyakarta sehingga merasa
ingin lebih mengenal tempat tersebut sekaligus melakukan penelitian.
Toko Merah didirikan oleh Ibu Hj. Sri Sunarti Rusdi di jalan
Gejayan/Mrican No.1 Yogyakarta, yang sekarang dinamakan jalan
Affandi atas modal sendiri dan mulai beroperasi pada tanggal 4 Agustus
1996. Ibu Rusdi tertarik berjualan alat tulis dan kantor serta kebutuhan
sehari-hari karena terinspirasi oleh keinginan bekerja sekaligus
mendapat tambahan uang belanja atau penghasilan.
Sejarah Toko Merah sendiri dimulai sekitar tahun 1975 saat Bapak
Rusdi masih bekerja sebagai karyawan di Hotel Ambarukmo. Setiap
bulan beliau menyisihkan sedikit gajinya sebagai modal berjualan
kelontong. Setiap sore beliau dibantu istrinya berjualan kelontong di
sepanjang jalan Colombo (dulu Samirono) dengan menggunakan
39
konsumen yang kebanyakan warga sekitar dan mahasiswa yang
menyebut gerobak merahnya. Hingga akhirnya beliau dapat menyewa
tanah dan membuat kios di pertigaan Jalan Colombo dan membuka
toko kelontong dan sebagian besar menjual sembako. Kemudian beliau
mengembangkan usahanya untuk berjualan kebutuhan sehari-hari, alat
tulis dan perlengkapan kantor. Akhirnya berkembang hingga kini
dan setelah beliau meninggal, usahanya dilanjutkan oleh istri dan
anak-anaknya.
Beliau memang lebih menitikberatkan pada kebutuhan alat tulis
dan kantor serta kebutuhan sehari-hari dikarenakan lokasi usahanya di
jalan Gejayan yang strategis di dekat pusat pertokoan, sekolah dan
universitas dan agar sesuai dengan visi dan misinya.
Saat ini Toko Merah mempunyai tiga cabang yang dikelola
keluarga sendiri, yaitu :
1. Toko Merah Cabang Jalan Kaliurang yang berdiri 15 Juni
2000 dan dikelola oleh putra pertama Ibu Rusdi yaitu Bapak H.
Eksa Adhaparda.
2. Toko Merah Cabang Condong Catur yang berdiri 27 September
2004 dan dikelola oleh Ibu Rusdi sendiri selain Jalan Affandi.
3. Toko Merah Cabang Besi yang berdiri 15 Oktober 2004 dan
dikelola oleh Bapak H. Eksa Adhaparda. Sehingga pada
tahun 2004, Ibu Rusdi membuka dua cabang Toko Merah
mempunyai bagian Administrasi dan Personalianya sendiri.
Toko Merah me mpunyai motto 3M yaitu MERAH,
MU RAH, MERIAH. Motto ini sekaligus mencerminkan harga dan
pelayanan karyawannya kepada konsumen. Toko Merah mampu bertahan
dan berkembang hingga kini tentunya karena dukungan dan pelayanan
karyawannya yang ramah kepada konsumen. Ini juga dikarenakan
pemilik dan staff Toko Merah sangat menghargai karyawannya dengan rasa kekeluargaan. Staff Toko Merah juga melatih karyawan baru dengan disiplin, contoh pelatihan karyawan dengan pengenalan toko, visi, misi,
tujuan, dan semua dilakukan dengan rasa kekeluargaan, sehingga
karyawan merasa betah dan dianggap sama.
2. Lokasi Perusahaan
Penentuan lokasi Toko Merah sangat strategis, karena dekat
dengan universitas, sekolah, pusat perbelanjaan dan perkantoran.
Sehingga memudahkan konsumen yang akan berkunjung dan berbelanja
di Toko Merah. Konsumen Toko Merah kebanyakan pelajar dan
mahasiswa yang berada di sekitar Toko Merah. Semua cabang Toko
Merah memiliki lokasi yang strategis, tetapi karena munculnya lebih
dahulu Toko Merah 1 sebagai pelopor maka seringkali konsumen
hanya mengenal Toko Merah Jalan Gejayan/Affandi No 1 Yogyakarta.
3. Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan
Visi: Ingin mengembangkan sebuah toko yang mudah dikenal
41
Misi: Ingin membantu mahasiswa dalam pelayanan kebutuhan
sehari hari dengan harp. murah.
Tujuan: Ingin membantu mahasiswa dalam pelayanan kebutuhan
sehari-hari dengan harga murah dan mendapatkan laba
sehingga kelangsungan Toko Merah dapat bertahan.
4. Sumber Daya Manusia atau Personalia
Sumber daya manusia atau personalia merupakan salah satu faktor
yang sangat menentukan berjalannya operasional perusahaan dari
perencanaan sampai realisasinya. Kualitas dari tenaga kerja
mempengaruhi perkembangan perusahaan.
Manajemen personalia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas
sumber daya manusia dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk
memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif. Untuk
mencapai tujuan tersebut, diperlukan pengembangan, penggunaan,
evaluasi dan pemeliharaan karyawan dalam jumlah atau kuantitas, dan
tipe atau kualitas yang tepat. Kegiatan manajemen personalia adalah
tindakan-tindakan yang diambil untuk memberikan kepada organisasi
satuan kerja yang efektif. Efektivitas manajemen personalia
berkaitan dengan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.
Sumber Daya Manusia atau karyawan pada Toko Merah
berjumlah sekitar 70 orang minimal lulusan SMA. Karyawan Toko
Merah mayoritas adalah wanita yang dianggap lebih fleksibel dalam
berumur sekitar 30-40 tahun dan merupakan karyawan tetap. Toko Merah
merekrut karyawannya atas dasar bantuan dari mulut ke mulut atau jika
mereka membutuhkan tambahan karyawan, mereka meminta bantuan
karyawan tetapnya untuk mencarikan jika ada orang atau teman yang
membutuhkan pekerjaan. Syarat yang diajukan sebagai karyawan tidak
sulit karena mereka harus lulusan SMA dan sederajad, ramah, bisa
bergaul, dan bisa bekerja dalam satu tim kerja.
Toko Merah juga memberikan fasilitas kepada karyawannya
antara lain :
1. Makan siang.
2. Bonus insentif
Bonus intensif ini dapat diperoleh jika dalam satu bulan karyawan
tidak pernah ijin baik sakit atau cuti. Toko Merah juga memberikan
sanksi bila dalam sebulan kerja, karyawan sering tidak masuk maka
insentif atau bonus hilang.
3. Karyawan yang telah bekerja > 6 tahun diberi hadiah cincin emas.
4. Karyawan yang telah bekerja 6 tahun diberi cuti 3 hari.
5. Pemasaran
Toko Merah tidak mempunyai manajemen pemasaran yang khusus
diterapkan bagi organisasi. Bentuk pemasaran masih secara tradisional
melalui mulut ke mulut seperti halnya perekrutan karyawan, tidak
ada promosi maupun iklan. Toko Merah berdiri pada tahun 1996, dan
43
Apalagi didukung dengan banyaknya anak cabang di Yogyakarta, yang
jumlah konsumennya cukup banyak, Toko Merah mampu bersaing
dengan toko-toko lainnya.
6. Jam Kerja
Sistem penggajian karyawan berdasar waktu shift atau jam kerja. Sistem kerja pada Toko Merah adalah shift atau kerja paruh waktu, agar tidak memberatkan karyawan dan sesuai dengan gaji yang
diberikan. Waktu kerja diatur setiap hari Senin–Minggu. Sistem kerja
dibagi menjadi dua shift, yaitu:
a. Shift pagi pukul 07.45 -16.00 WIB. b. Shift sore pukul 13.15 - 21.30 WIB.
Pada shift pagi dan sore hari terdapat selisih 3 jam, maksudnya, karyawan yang bertugas jaga pada shift pagi akan tetap berjaga sampai pukul 16.00 walaupun karyawan yang bertugas shift sore sudah datang. Dikarenakan waktu kerja pada semua swalayan memang demikian,
sehingga karyawan yang berjaga pagi dan sore dapat bertemu dan
bekerja sama dalam selisih waktu tersebut. Pukul 16.00 WIB hanya
menunjukkan waktu pulang karyawan shift pagi. 7. Struktur Organisasi
Struktur organisasi di Toko Merah sangatlah sederhana. Ada
beberapa orang yang tidak termasuk di dalam struktur organisasi, mereka
