Lindawati_PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR

(1)

PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS

₅₆

PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS

Lindawati

MPK - Politeknik Negeri Sriwijaya

Abstract

Correspondence is one of the language activities done in written communication. In this activity, there are three components involved; a writer, body, and a reader. The writer can achieve his target effectively in case the langauge used can express the body of the letter which is similar with the letter characteristics, a letter position, and a reder of the letter. To make a letter effective and good, the writer should know kinds of letter. The other thing a writer should know is understanding the writing guides using correct Indonesian language. In the business letter, a writer should know parts of a letter; heading, date, number, enclosure, subject, inside address, salutation, body, complimentary closing, signature, typed name, position, copy, and typist initial. Block style, intended style, and semi block style are commonly used in business correspondence. Knowledge of correspondence can increase one’s competency needed by private companies, business and industrilization sectors.

Key words : form letter, business letter, writings, enhanced spelling

PENDAHULUAN Latar belakang

Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Dalam kegiatan ini terlibat tiga komponen yakni: penulis, isi, dan pembaca surat. Penulis surat dapat mencapai sasarannya secara efektif bila bahasa yang dipergunakannya dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis, dan pembaca surat. Bahasa sebagai alat komunikasi dalam surat memegang peranan penting, disamping bentuk-bentuk nonbahasa. ”Dengan surat orang dapat memberitahukan, menanyakan, menyatakan, meminta, melaporkan, atau menyampaikan buah pikiran

(2)

₅₇

bahasa perlu diterapkan ke dalam bahasa surat, khususnya surat-surat bisnis/niaga, surat resmi dan surat dinas.” (Sudarsa, dkk., 1991). Dalam praktek berkomunikasi dengan menggunakan surat, ternyata masih banyak instansi, organisasi, perusahaan (swasta/BUMN) yang bergerak dalam dunia bisnis atau niaga, perdagangan eksport-import, yang kurang memperhatikan pentingnya penulisan (khususnya dalam pemakaian huruf-huruf kapital atau huruf kecil, Ejaan Yang Disempurnakan/EYD, tanda baca, dll) yang benar dalam surat-menyurat. “Berdasarkan kenyataan di lapangan atau kenyataan riil sehari-hari, kegiatan surat-menyurat hingga saat ini masih memperlihatkan banyak kelemahan-kelemahan yang berkaitan dengan masalah bentuk surat dan

penggunaan bahasa. Masalah yang sering timbul dalam penulisan surat saat ini adalah pemakaian huruf dan tanda baca yang menyalahi kaidah-kaidah penulisan, ejaan, bentuk dan pilihan kata yang kurang cermat, pemakaian kata, penggunaan ungkapan dan istilah yang tidak baku, pemakaian kalimat kurang lengkap atau terpenggal-penggal, bentuk perincian yang tidak bernalar, pemakaian laras bahasa yang kurang tepat, dan penggunaan bentuk surat yang tidak efektif.” (Sudarsa, dkk., 1991).

Perumusan Masalah

Masalah yang dibahas dalam tulisan ini adalah bagaimana penulisan bahasa Indonesia yang benar dalam surat-menyurat, khususnya dalam surat-surat bisnis.

Tujuan dan Manfaat

Karya tulis (ilmiah) ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan memberikan tuntunan kepada para pembaca di manapun berada, tentang tata-cara pemakaian Bahasa Indonesia yang benar dalam pembuatan surat resmi (surat bisnis khususnya), serta memberikan tuntunan tentang cara-cara pemakaian kaidah-kaidah umum yang berlaku dalam pembuatan surat-menyurat. Manfaat yang dapat diambil antara lain, adalah dapat memperlancar semua urusan administrasi (surat-menyurat) di instansi atau di organisasi yang sedang kita bina, serta dapat meningkatkan keterampilan (kompetensi profesional) seseorang, seperti: profesi Administrator Perusahaan (Swasta/BUMN), profesi Sekretaris (Swasta/BUMN), profesi Guru atau Dosen, profesi Tata Usaha di sekolah-sekolah (mulai dari TK s/d Sekolah Tinggi). Untuk mengelola surat-menyurat ini, dibutuhkan orang-orang yang punya skill, kecakapan khusus, lancar mengetik dan handal dalam menyusun kata-kata dalam lembaran surat-menyurat.

TINJAUAN PUSTAKA Arti dan Fungsi Surat

Surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan (secara tertulis/tersurat) dari pihak kesatu kepada pihak yang lain, dengan bahasa yang santun. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, pemikiran, sanggahan, laporan dan lain sebagainya. “Dewasa ini teknologi komunikasi dan informasi sudah maju pesat, sehingga lalu-lintas informasi

(3)

₅₈

alat-alat teknologi cangih di atas hanya dapat menyampaikan informasi yang bisa didengar atau secara pendek (seperti e-mail, esemes), maka surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan merupakan bukti “hitam di atas putih”. Lagi pula surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia dan dapat menghilangkan perasaan; efektif, karena biaya pembuatan dan pengirimannya relatif murah.” (Bratawijaya, 1990).

Membuat atau melaksanakan komunikasi melalui surat ternyata tidaklah sesederhana yang dibayangkan banyak orang. Persiapan yang perlu dilakukan antara lain adalah menyiapkan alat-alat tulis, harus mempunyai ide, dan punya ketrampilan dalam hal merumuskan surat secara sistematis dan logis, menyiapkan mesin ketik atau mesin komputer (berikut printernya), mengetahui tata cara pengiriman surat, kemudian mengethui tata cara penyimpanan surat/arsip, pemakaian tenaga manusia, dan alat kelengkapan

kantor (meja kursi, dan ruangan), dan lain sebagainya. Surat dinilai efektif apabila (masalah) yang dikomunikasikan penulis itu dapat sampai ketujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim surat. Oleh sebab itu, isi surat harus jelas dan terang, logis dan tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak yang menerima surat. Tanda-tanda bahwa penerima surat itu tidak ragu-ragu atau tidak memperoleh kesan yang keliru atas isi surat yang dikirimkan ialah penerima surat segera memberikan jawaban-jawaban sebagaimana yang diinginkan oleh si pengirim surat. “Banyak orang menganggap surat sebagai utusan atau “duta” dari organisasi/instansi pengirim surat.” Surat dipandang sebagai citra, cermin mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu, pengonsep surat dan para penata administrasi / sekretaris kantor harus hati-hati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan yang buruk atas organisasinya. Di samping sifat-sifat yang telah disebutkan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai beberapa fungsi, antara lain:

 sebagai tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian (penyewaan ruko, pembelian mobil, bisnis eksport/import alat berat, bisnin eksport/import makanan kemasan kaleng, dll);

 sebagai alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan;

 sebagai dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan (bisnis) di masa lampau;

 sebagai jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan (surat jalan);

 sebagai pedoman atau dasar bertindak, mislanya surat keputusan, surat perintah, surat panggilan, surat pengangkatan, dan sebagainya. (Bratawidjaya, 1990).

Jenis Surat

(4)

₅₉

(klaim), dan sebagainya ); (ke-3) menurut wujudnya (dikenal bentuk-bentuk surat seperti nota atau memo, kartu pos, warkat pos, surat bersampul, telex, telegram, dsb.); (ke-4) menurut banyaknya sasaran yang hendak dicapai (dikenal surat edaran, surat pengumuman, surat undangan); (ke-5) menurut jaminan dan keamanan isinya (surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial/terbatas, surat biasa); (ke-6) menurut urgensi penyelesaian/pengirimannya (surat khusus, surat amat segera (kilat), surat segera, dan surat biasa).

Bentuk Surat

Bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian surat tersebut itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada banyak bentuk surat, yang satu dan lainnya berbeda, terutama dalam hal pemakaiannya, tergantung dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat/bangsa tertentu. Pada dasarnya hanya ada dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan bentuk-bentuk lainnya hanya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi atas kedua bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama tersebut adalah bentuk surat lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). Sedangkan variannya yang berdiri di antara kedua bentuk surat di atas, ialah bentuk setengah lurus (semi block style). Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model atau bentuk surat Eropa dan model Amerika, bentuk lekuk (indented style) adalah model Eropa Lama, bentuk lurus

(block style) adalah model Amerika. Sejalan dengan kemajuan zaman terbit bentuk surat setengah lurus (semi block style) di kenal dengan model Eropa Baru, dan saat ini banyak dipakai di dunia perdagangan/niaga (bisnis). Dalam kesempatan ini kita akan membahas bentuk surat lurus atau bentuk balok (block style) saja.

Syarat dan Ciri Surat yang Baik Menulis surat yang baik tidaklah gampang, harus banyak latihan, karena banyak sekali persayaratan yang harus dipenuhi. Di samping itu harus menerapkan prinsip-prinsip efektivitas dan efisiensi dalam menuliskan ide-ide yang ingin disampaikan. Untuk mampu membuat (menyusun) surat yang baik, menarik dan modern, penulis harus menguasai syarat-syarat dan ciri surat yang baik, sebagai

(5)

₆₀

sopan dan simpatik. Usahakan agar tidak menyinggung, merendahkan pembaca surat. Dalam menulis surat, penulis hendaknya bersikap seolah-olah sedang berbicara dengan sipenerima surat; (4) Surat hendaknya ditulis tidak terlalu panjang. Surat yang pendek lebih banyak memberi manfaat, misalnya: praktis, estetis, dan menghindarkan salah pengertian; (5) Surat harus bersih. Sebaiknya dipergunakan kertas yang baik, dan warnanya yang sesuai. Ketikkan rapi dan cermat, tidak boleh ada bekas tip ex., tidak ada huruf yang bertumpuk.

Berikut ini tips atau langkah-langkah penyusunan surat bisnis (sesuai tujuan kita saat ini) yang perlu diperhatikan adalah: a. membuat perencanaan dan persiapan yang

baik; menetapkan dan menguasai masalah yang akan diungkapkan ke dalam surat; b. pokok masalah itu disusun, lalu diuraikan

secara sistematis, kronologi/runtut dan konsisten; menetapkan bahan dan data untuk menyusun surat;

c. mengetahui siapa yang akan dituju; d. menyadari dan menentukan posisi penulis; e. menggunakan kelengkapan (fasilitas) yang

memadai;

f. penggunaan bentuk surat;

g. jenis kertas; warna kertas; ukuran kertas; amplop surat dan cara melipat surat; pengetikan surat, serta pengiriman surat;

h. meneliti kembali surat yang sudah dibuat, apakah sudah betul dan layak dikirimkan? atau belum layak? – lakukan tindakan koreksi segera jika belum layak – lalu check and recheck sekali lagi, jika sudah betul, segera diajukan untuk ditandatangani pimpinan atau yang berhak, diberi cap perusahaan/instansi, materai (jika perlu), tulis alamat yang dituju, lalu dikirim secepatnya.

PEMBAHASAN

Menurut Bratawidjaya (1984) penulisan surat bisnis yang benar adalah seperti yang akan dibahas secara detail di bawah ini:

Bagian-bagian Surat Bisnis

Setiap surat bisnis mempunyai bagian-bagian surat dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada bentuk surat yang akan dipakai oleh penulis surat. Dalam karya ilmiah ini bagian-bagian surat yang akan dibicarakan/dibahas terdiri dari:

 kepala surat,  tanggal surat,  nomor surat,  lampiran,  hal/perihal,

 alamat yang dituju,  salam pembuka,

 paragraph pembuka surat,  paragraph penutup surat,  salam penutup,

(6)

₆₁

 jabatan penanda tangan,

 tembusan, dan  inisial.

Penulisan Bahasa Indonesia yang Benar dalam Bagian-bagian Surat Bisnis

Kepala Surat atau Kop Surat: Dalam Kepala surat atau Kop Surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak), terdiri dari: Nama instansi/badan, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faximile, dan logo atau lambang instansi/badan. Misalnya:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA

JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA TIMUR 13228 KOTAK POS : 2625

TELEPON : 4896558, 4894584

---

Bahkan jika instansi/badan tersebut bergerak dalam bidang usaha (BUMN, BUMD), bidang bisnis (Perbankan, Asuransi, Eskport/import, Moneter, dll) selain data di atas, dalam kepala surta tercantum: alamat kantor cabang, nama bank, jenis usaha, NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), dan Logo tanda lulus Standar ISO. Cetaklah nama instansi atau badan usaha yang bersangkutan dengan huruf kapital, letakkan semua tulisan itu pada bagian atas kertas, posisinya di tengah-tengah secara simeteri kiri-kanan. Alamat kantor dituliskan dengan huruf kapital pada awal kata, tetapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama instansi/badan usaha. Unsur-unsur kalimat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda penghubung. Kata jalan dituliskan lengkap “Jalan”, jangan disingkat Jl., atau Jln., Jika, kantor tersebut memiliki nomor telepon, dituliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula Telp. Kemudian, nomor telepon tidak perlu diberi tanda titik, karena bukan merupakan suatu angka penjumlahan. (Telepon 4896558, bukan 4.896.558). Tuliskan kata Kotak Pos jika di kantor tersebut memilikinya, bukan PO Box..

Tanggal Surat: Tanggal surat bisnis tidak perlu didahului dengan nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada Kop Surat. Selanjutnya, nama bulan, itu jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November disngkat menjadi Nov. Atau ditulis 11, Februari menjadi Feb. atau dilis 2 atau 02). Tahun juga ditulis lengkap, tidak boleh disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat tidak boleh dibubuhkan tanda baca apapun, baik titik maupun tanda hubung. Misalnya:

KOP SURAT

20 September 2009

(7)

₆₂

Nomor Surat: Kata nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua (Nomor : ...) atau jika nomor itu disingkat menjadi No. penulisannya diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda titik dua (No. : ...) Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan diikuti spasi. Kemudian, angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun. Contohnya:

Penulisan nomor surat dan kode surat yang salah. Nomor:

3241/F8/UI.5/87,--No: 3241/F8/UI.5/1987,--

Penulisan nomor surat dan kode surat yang benar.

Nomor: 3241/F8/UI.5/1987 (tahun dituliskan lengkap, tanda baca dibuang)

No. : 3241/F8/UI.5/1987 (Kata Nomor disingkat menjadi No. : ..., dan tanda baca di belakang tahun dibuang)

Lampiran: Kata Lampiran atau Lamp.: ... diikuti tanda titik dua. Kemudian, cantumkan jumlah yang dilanpirkan dan nama barang yangdilampirkan, tidak diikuti tanda baca apapun. Contoh:

Penulisan yang salah

Lampiran : Satu berkas. Lamp. : satu berkas.

Penulisan yang benar

Lampiran : Satu berkas Lamp. : Satu berkas

Ketentuan di atas berlaku jika pada surat tersebut dilampirkan sesuatu. Jika tidak ada yang dilampirkan, maka kata Lampiran tidak perlu dituliskan/dicantumkan, sehingga tidak akan terdapat kata lampiran yang diikuti tanda hubung atau angka nol seperti contoh di bawah ini.

Lampiran : - Lamp. : 0

Hal / Perihal: Dalam kaitan dengan ini, kita sering juga menjumpai kata perihal dalam surat bisnis, dalam surat-surat dinas (khusunya surat dari instansi pemerintah). Walaupun kata Hal dan Perihal itu sinonim (berarti sama), sebaiknya digunakan kata hal, karena lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan dalan bagian ini hendaknya diawali dengan huruf kapital, sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil. Pokok surat tidak dituliskan berpanjang-panjang, singkat saja dan jelas, serta mencakup seluruh pesan yang ada dalam surat. Contohnya:

Penulisan hal yang salah Hal : Penentuan tugas pameran

(dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II)

Yang akan diselenggarakan tanggal 5 – 10 November 1987

Penulisan hal yang benar

Hal : Petugas Pameran Dies Natalis

(8)

₆₃

diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari, karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal). Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik). Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan : Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. .... Jika nama orang yang dituju bergelar akademik, yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., Hj. Atau H. (haji), maka kata sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. Tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti Sersan, Kapten, Mayor Jendral, kata sapaan itu tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut, kata sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. Tidak berhimpit dengan gelar, dengan pangkat atau dengan jabatannya. Contoh:

Penulisan alamat yang salah Yth. Bpk Lurah Desa Tajur Yth. Bapak Kapten Sumijo Yth. Sdri. Dra. Suciwati Yth. Sdr. Ir. Noerdin, M.M.

Penulisan alamat yang benar Yth. Bapak Dahlan Muid Yth. Lurah Desa Tajur Yth. Kapten Sumijo Yth. Sdri. Suciwati Yth. Ir. Noerdin, M.M.

Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Kemudian nama gang, nomor RT dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan nama kabupaten dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu digaris bawahi atau diberi tanda baca apapun. Contoh:

Penulisan alamat yang salah, Kepada Yth. Bpk Ir. Suparno Jl. Buntar V No. 2

Bandung JAWA BARAT

Penulisan alamat yang benar Yth. Ir. Suparno

Jalan Buntar V No. 2 Bandung

Jawa Barat

Salam Pembuka: Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri, satu garis lurus vertikal di tepi halaman kertas, sama dengan nomor, lampiran, hal dan alamat surat. Huruf pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan dengan huruf kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma. Ungkapan yang lazim dipakai sebagai salam pembuka dalam surat-menyurat bisnis yang netral adalah:

Dengan hormat, (D kapital untuk kata Dengan, dan h kecil untuk kata hormat)

(9)

₆₄

Saudara... Saudara Komaruddin yang terhormat, (Komaruddin dapat diganti nama lain)

Saudari Maryati yang terhormat, (Maryati dapat diganti nama lain)

Isi surat

Paragraf Pembuka Surat: adalah pengantar pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat (orang yang dituju) agar menyesuaiakan diri/perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka pada surat bisnis yangberisi pemberitahuan, adalah sebagai berikut:

Dengan ini perkenankan kami melaporkan kepada Bapak tentang pengiriman dana bantuan untuk pembangunan pasar yang rusak akibat gempa yang lalu.

atau

Bersama ini kami kirimkan contoh bahan textile yang Saudara minta...

atau

Sehubungan dengan surat kami tanggal 5 Mei 2009 No. 4477/F-8/1995, dengan ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan surat keterangan lolos butuh dari pimpinan Saudara

Contoh pengantar kalimat pada paragraf pembuka surat balasan:

Surat Anda tanggal 27 juni 2008, No.1002/U/2008 sudah kami terima dengan senag hati. Bertalian dengan itu, kami beritahukan hal-hal sebagai berikut:

atau

Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Juni 2008, No. 347/HM/2008 tentang syarat-syarat pembayaran sewa ruko ...

Catatan: Kata kami digunakan jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi, kelompok, instansi, perusahaan. Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah saya.

Paragraf Isi Surat yang Sesungguhnya: Setiap paragraf isi surat hanya menguraikan satu masalah saja, dan apabila ada masalah lain, maka masalah itu harus dituangkan dalam paragraf yang berikutnya (beda paragraf). Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf isi surat hendaknya singkat-singkat saja, tetapi harus jelas. Rumusan isi surat itu harus menarik, tidak membosankan, tetapi tetap hormat dan sopan. Penulis harus benar-benar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena itu, penulis hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi menghina atau mempermainkannya. Terutama dalam surat bisnis, hendaknya dibuat dengan nuansa saling percaya, saling hormat dan saling support/mendukung. Agar bisnis yang dibina kedua pihak itu berjalan lancar.

Paragraf Penutup: berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan surat. Contoh paragraf penutup, adalah sebagai berikut:

Atas kerja sama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.

Kami harap agar kerjasama kita dapat membuahkan hasil yang baik dan berkembang terus.

(10)

₆₅

Salam Penutup: Salam penutup befungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Huruf awal kata dalam salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibutuhkan tanda koma ( , ). Contohnya:

Salam takzim, Salam kami, Hormat kami, Wasalam,

Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan: Surat bisnis dianggap sah, jika surat tersebut ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang jabatan pimpinan suatu instansi, perusahaan, organisasi, atau lembaga. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis dengan huruf kapital, tanpa diberi tanda baca apapun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabaran (sebagai identitas penanda tangan tersebut). Contoh:

Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang salah.

(DRS. SUNGAJI ACHMAD)

Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang benar.

Drs. Sungadji Achmad Kepala

Tembusan: Kata tembusan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan kata nomor, lampiran, hal dan sejajar dengan penanda tangan surat. Kata Tembusan : ..., (T huruf kapital) diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi. Jika pihak yang ditembusi surat ini lebih dari satu, nama-nama instansi diberi nomor surat. Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nama instasi itu tidak diberi nomor. Kemudian, dalam tembusan tidak perlu digunakan kata-kata Yth. ... atau Kepada Yth. ..., sebagai laoran, atau sebagai undangan resmi. Selanjutnya, pencantuman kara arsip pada nomor terakhir tidak dibenarkan. Hal itu tidak ada manfaatnya, karena sudah pasti setiap surat bisnis itu wajib memiliki arsip yang harus disimpan (dokumen). Contoh:

Penulisan tembusan yang salah Tembusan:

1. Kepada Yth. Direktur Sarana Pendidikan (sebagai laporan) 2. Yth. Kepala Bagian Tata

Usaha (sebagai laporan) 3. Sdr. Sukijo Djarot (agar dilaksanakan)

4. Arsip,-

Penulisan tembusan yang benar Tembusan:

(11)

₆₆

Inisial: Initial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama orang yang mengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat, sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi sengan mudah. Inisial ditempatkan pada bagian paling bawah disebelah kiri.

Contohnya:

SR/gr, : yang artinya adalah

SR : singkatan nama pengonsep, Siti Rayati

gt : singkatan nama pengetik, Gatot.

KESIMPULAN

Dari pembahasan mengenai surat-menyurat yang cukup panjang ini, dapatlah ditarik kesimpulan dan pokok pemikiran sebagai rangkuman ini dan misi dari makalah ini. Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi ini dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, sanggahan, pemikiran dan sebagainya. Surat sering dipandang sebagai utusan atau duta organisasi pengirim surat. Ia merupakan citra, cermin mentalitas, jiwa serta petunjuk kondisi intern dari organisasi pengirim surat. Mengingat bahwa surat merupakan duta organisasi, maka surat mempunyai kedudukan yang sangat penting dalam komunikasi antar organisasi. Kedudukan surat semakin penting karena surat juga berfungsi sebagai tanda bukti tertulis yang autentik, sebagai alat pengingat dan berpikir bilamana diperlukan, sebagai dokumen historis, sebagai jaminan keamanan, sebagai pedoman bertindak, dan sebagainya.

Dengan membaca dan mencermati uraian di atas, maka penulis berharap kepada semua pihak, mulai dari pimpinan instansi, pimpinan lembaga atau organisasi serta staf karyawan/karyawati di bawahnya dapat lebih memahami arti penting dari sebuah surat, serta dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuannya tntang surat-menyurat. Tentu, pada akhirnya penulis juga berharap agar ilmu yang sudah diperoleh (tentang surat) tersebut dapat diterapkan secara benar oleh semua pihak dalam aktivitas (komunikasi) sehari-hari.

SARAN

(12)

₆₇

Contoh Surat bentuk balok atau bentuk lurus (block style)

DAFTAR PUSTAKA

Arifin, E. Zainal, 1970, Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Cetakan III, Jakarta : Medyatama Sarana Perkasa.

Bratawijaya, T.W., 1990. Surat Bisnis Modern. Cetakan V, Jakarta: Pustaka Banaman Precindo.

Lindawati_PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

₅₆

₅₇

₅₈

₅₉

₆₀

₆₁

₆₂

₆₃

₆₄

₆₅

₆₆

₆₇