KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI EN

KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI

ENTERPRISE

RESOURCE PLANNING

(ERP) DAN CONTOH STUDI KASUS

PT SEMEN GRESIK & FOX MEYER

Sistem Informasi Manajemen

Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc

DEWI MARGARETH L TORUAN (PO56132372.48)

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Abstract

An increasingly rapid economic development led to the increasingly stringent business competition. Especially with the development of increasingly sophisticated technology, these companies are competing in utilizing technology to enhance competitive advantage and efficiency of their company’s performance than its competitors. One of the investment in information technology that is popular today is the Enterprise Resource Planning (ERP) system, is an application package that offers best practice of doing business by using a single database that is accessible by all divisions within the company. There are many advantages that can be felt by companies to implement ERP systems, such as reducing production costs, improve data integration, and reduce inventory levels. For many research results, it was found that ERP implementation can be quickly improve enterprise performance but some of the enterprise was fail. The success of ERP implementation was caused by key users (ERP project team) and one of the factors that caused the failure is the presence of user resistance to change. Resistance from users has also led the company can not maximize the benefits of ERP system implementation.

Abstrak

Perkembangan ekonomi yang semakin cepat menyebabkan persaingan bisnis yang

semakin ketat. Apalagi dengan adanya perkembangan teknologi yang semakin canggih,

perusahaan-perusahaan tersebut berlomba-lomba dalam memanfaatkan teknologi untuk

meningkatkan keunggulan kompetitif dan efisiensi kinerja perusahaan mereka dibandingkan

pesaingnya. Salah satu investasi teknologi informasi yang populer saat ini adalah system

Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu paket aplikasi yang menawarkan “best practice” dalam menjalankan bisnis dengan menggunakan satu basis data yang dapat diakses oleh

semua divisi dalam perusahaan. Terdapat banyak keuntungan yang dapat dirasakan oleh

perusahaan dengan mengimplementasikan system ERP, seperti mengurangi biaya produksi,

meningkatkan integrasi data, dan mengurangi level inventori. Dari beberapa penelitian

didapatkan bahwa implementasi ERP dapat meningkatkan dengan cepat kinerja perusahaan

dan beberapa mengalami kegagalan, sehingga dapat merusak sistem perusahaan. Keberhasilan

ini dicapai dengan kesuksesan implementasi ERP yang ditentukan oleh key users (tim project

ERP) dan salah satu faktor yang menyebabkan kegagalan ini adalah adanya resistensi

pengguna terhadap perubahan. Resistensi dari pengguna ini juga menyebabkan perusahaan

tidak dapat memaksimalkan keuntungan dari implementasi system ERP.

DAFTAR ISI

3.1 Contoh Studi Kasus Implementasi ERP yang sukses (PT Semen Gresik) ... 20

3.1.1 Latar Belakang Implementasi ERP ... 20

3.1.2 Proses Implementasi ERP ... 21

3.1.3 Kendala-Kendala Dalam Implementasi ... 24

3.1.4 Hasil Implementasi ERP ... 25

3.2 Contoh Studi Kasus Implementasi ERP yang gagal (Fox Meyer) ... 25

DAFTAR GAMBAR

Hal

Gambar 1. Siklus Informasi ... 5

Gambar 2. Model Umum Suatu Sistem ... 6

Gambar 3. Informasi dan SIM untuk semua tingkatan Manajemen ... 8

DAFTAR TABEL

Hal

Tabel 1. Faktor Keberhasilan ERP (Nah, Islam & Tan) ... 12

Tabel 2. Faktor Keberhasilan ERP (Supramaniam & Kuppusamy) ... 13

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Persaingan global meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang

ada di dunia. Persaingan global cukup ketat sehingga perusahaan yang tidak memiliki daya

saing, lamban dan menghasilkan produk yang kurang berkualitas akan tergerus di pasaran.

Pada akhirnya perusahaan tersebut akan bangkrut. Perusahaan yang mampu bersaing dan

selalu meningkatkan kualitas produk dan internal perusahaannya akan dapat berkembang.

Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat mempertahankan

competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan

perusahaan adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.

Sistem informasi diperlukan untuk membantu dan menunjang kinerja perusahaan.

Tujuan sistem informasi yaitu memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam

perusahaan atau dalam sub-unit perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi

pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Sistem

informasi terdiri dari enam komponen yaitu : komponen input, komponen model, output,

teknologi, basis data dan kontrol. Setiap komponen diidentifikasi dan dievaluasi apakah

sudah sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sinergi antar komponen ini diperlukan agar

kegagalan sistem informasi dapat dihindari.

Efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan.

Dengan adanya sistem informasi, diharapkan perusahaan yang menerapkannya mampu

masuk ke dalam persaingan dan unggul di dalamnya. Sistem informasi diharapkan dapat

meningkatkan produktivitas, mencapai tujuan dan efisien dalam perusahaan.

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah teknologi komputerisasi

sistem informasi terintegrasi yang digunakan oleh perusahaan kelas dunia dalam

meningkatkan kinerjanya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan

untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan yang

meliputi penjualan dan pemasaran, pemeliharaan, produksi/ manufakturing, pengadaan/

logistik, gudang, SDM, Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data (server) dan dapat

dengan mudah diakses oleh semua unit kerja yang membutuhkan. Manfaat ERP bagi suatu

1. Proses bisnis “Best Practice” 2. Integrasi dan real time

3. Fungsi Pengendalian

4. Proses lebih cepat dan efisien (tidak ada duplikasi)

5. Ketepatan posting jurnal akuntansi

6. Pencatatan dari sumber transaksi

7. Flexible dan mudah dalam pemakaian

8. Paperless

Terlepas dari semua manfaat yang dapat dirasakan dengan penggunaan ERP,

implementasi ERP merupakan permasalahan kompleks yang masih menjadi isu hingga saat

ini. Pada dasarnya keberhasilan sistem ERP terletak pada bagaimana sistem ERP yang telah

diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, mampu membantu

pemecahan masalah dan memberikan manfaat.

Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk

berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses.

Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan yang

tergiur untuk mengimplementasikan. Satu hal yang penting ketika mengimplementasikan

ERP adalah perlu mempertimbangkan 3 komponen penting dalam sistem informasi yaitu

business process, people dan IT.

Banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi.

Rata-rata kegagalan implementasi software ERP didunia berdasarkan hasil survey adalah 50 persen sampai 70 persen. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan ”standar” kegagalan yang dapat diterima bersama dalam proyek IT. Selanjutnya, Standish Group menyatakan

hanya 10 persen perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35 persen proyek dibatalkan dan

55 persen mengalami keterlambatan. Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di

Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri yaitu mengalami

kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalan tersebut

jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detil kegagalan yang

akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumen dan shareholdersnya

1.2. Tujuan Penulisan

Penulisan Makalah ini bertujuan untuk :

1. Menjelaskan secara umum faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan atau

kegagalan dalam implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

2. Memberikan contoh studi kasus implementasi ERP pada PT Semen Gresik dan

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen

Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau

subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu

sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai

suatu tujuan.

Sistem menurut O’Brien (2005) adalah suatu kumpulan dari komponen yang saling berhubungan tetapi memiliki batasan-batasan yang jelas, saling bekerjasama untuk mencapai

tujuan tertentu dengan cara menerima input dan menghasilkan output dalam proses

pengolahan yang terorganisir. Terdapat tiga komponen dengan fungsi berbeda yang

mendukung kelancaran kerja sistem yaitu:

1. Input, merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi yang

akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem,

2. Pengolahan (processing), merupakan kegiatan yang mentransformasi dan mengubah

input menjadi output, dan terakhir

3. Output, merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai

tujuan akhir yang diinginkan.

Informasi merupakan bagian yang paling kritis dalam suatu operasi dan manajemen

dalam suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan, dan pengontrolan membutuhkan informasi-informasi tertentu yang harus

didapatkan pada waktunya. Jika kebutuhan akan informasi ini dipenuhi dalam waktu yang

telah ditentukan, maka perusahaan atau organisasi akan mampu menjalankan kegiatan

operasinya dengan lebih baik dan dapat bertahan dalam lingkungan yang kompetitif.

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti

bagi yang menerimanya.

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :

 Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan

 Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan

 Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :

 Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang

sesuai

 Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan

 Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi

 Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi.

Siklus informasi dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 1 Siklus Informasi

Informasi memiliki karakteristik yang relevan, timeliness, akurat, cost effective, dapat

diandalkan dan dapat diperbaharui dan dikumpulkan (Babu, 2000). Menurut McLeod (1995),

perusahaan. Jika penurunan ini dirasakan oleh konsumen maka akan berakibat pada

menurunnya tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Kegagalan penerapan

sistem informasi ini juga dapat menurunkan produktivitas perusahaan. Keberhasilan dalam

penerapan sistem informasi akan meningkatkan kualitas perusahaan sehingga pada akhirnya

meningkatkan penerimaan perusahaan, menurunkan biaya, pertumbuhan perusahaan dan

tentu saja akan meningkatkan pandangan konsumen terhadap perusahaan.

Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang

tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu

sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan.

Umumnya, sumberdaya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, modal dan

material. Dalam sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber

daya tersebut ditambah dengan sumberdaya berupa informasi. Menurut Paradigma Anthony

dalam pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang

ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh

manajemen madya, terakhir, level operasi yang dikelola penyelia

Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam

membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi

yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk

mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas

masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh

gambar berikut:

Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling

berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara-cara

tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa

data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa

informasi denagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai

nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang,

mendukung kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan

berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.

Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras (hardwere), perangkat lunak

(softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing,

output, storage, dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi.

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting

bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan

yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung maupun tidak langsung. Suatu informasi

dapat mempunyai beberapa fungsi antara lain:

 Menambah pengetahuan  Mengurangi ketidakpastian  Mengurangi resiko kegagalan

 Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan

 Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.

SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan

data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai

kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung

setiap kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu

memberikan dukungan pada proses-proses berikut:

 Proses perencanaan  Proses pengendalian

2.2 Peran Sistem Informasi dalam Bisnis

Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga

penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama:

1. Mendukung proses bisnis dan operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen

3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan

pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi

yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan

pemakai berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi

seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.

Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat

atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen.

Keempat kelompok tersebut sering digambarkan dalam bentuk piramida sebagaimana

diperlihatkan pada Gambar 2.3.

Gambar 3 Informasi dan SIM untuk semua tingkatan manajemen

Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen

pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis

ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah

manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan taktis, yaitu

keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen

tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan

operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan

melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai

non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam non-manajemen.

Arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus

informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah.

Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi

vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

2.3. Enterprise Resource Planning (ERP)

2.3.1. Defenisi ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu sistem yang terintegrasi yang

mengatur dan menggambarkan seluruh sumberdaya yang ada baik dari sisi keuangan

(finance), marketing, sales, pelayanan dan pendukung lainnya (CRM) untuk memfasilitasi

dan mendukung kinerja semua elemen terkait di dalam perusahaan dan juga sebagai

penghubung bagi seluruh stakeholder terkait.

Dengan kata lain, “ERP” adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh model software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan”

(McGraw-Hill, 2002).

Lebih jauh, McGraw-Hill menjelaskan bahwa ERP merupakan core-technology (teknologi

inti) dari suatu bisnis elektronik (e-business), dimana merupakan kerangka kerja transaksi

secara menyeluruh dari suatu perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan

penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi

serta keuangan. Gambar di bawah merupakan gambaran ERP sebagai pendekatan lintas

Gambar 4 Enterprise Resource Planning

Dari sisi production planning, ERP bisa dilihat sebagai suatu alat untuk memberikan tampilan

ataupun proses bisnis pada intinya dimana proses planning merupakan salah satu proses

bisnis yang sangat menentukan, misalnya pemrosesan pemesanan dan manajemen persediaan

yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara oleh Data

Base Management System (DBMS). Lebih jauh, sistem ERP menelusuri sumberdaya bisnis

(seperti kas, bahan baku dan kapasitas produksi), serta status dari berbagai komitmen yang

dibuat perusahaan.

ERP dari sisi integrated logistics merupakan alat yang membantu dan berfungsi sebagai

mesin software penting yang dapat mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi

yang dihasilkannya.

Accounting/Finance dan Human Resources, ERP memegang peranan penting untuk

perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensi, kelincahan dan responsivitas yang dibutuhkan

dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis pada saat ini. Dengan ERP

dapat menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman dan pembuatan faktur serta

perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumberdaya manusia, dari perencanaan kebutuhan

personel hingga administrasi penggajian dan tunjangan, serta dapat menyelesaikan sebagian

besar aplikasi pencatatan keuangan serta akuntansi manajerial yang dibutuhkan.

Terakhir, ERP dalam kaitannya dengan sales distribution dan order management merupakan

rangkaian yang sangat vital, mengingat dengan ERP menciptakan kerangka kerja untuk

mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan

peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan

2.3.2. Implementasi ERP

Dengan persaingan bisnis yang semakin kompleks, semakin banyak

perusahaan-perusahaan yang mencoba meningkatkan konsumennya dengan melakukan pelayanan yang

cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Salah satu cara untuk

mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem

informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang

lebih efisien dalam business process. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan

meningkatkan daya saingnya di pasar bisnis (Suprjanto, 2006). Data yang diintegrasikan

dapat membantu proses bisnis yang efisien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh

manajemen perusahaan.

Teknologi ERP dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi

logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang

sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke

pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oeh semua bagian yang membutuhkan.

Integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry (sebuah departemen

memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada

perusahaan).

ERP merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan

menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yaang dilengkapi dengan hardware dan

software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area

business process untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena

menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time,

laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki

bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang

terbagi. Business process merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau

lebih input yang akan menghasilkan sebuah input dimana output ini merupakan value untuk

konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efsien dari business process dengn

cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing,

manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.

Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan untuk

mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar.

merupakan masalah yang dihadapi antara lain pertama, manajemen tidak menyediakan

proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim,

kredibilitas, dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim,

tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggung jawab yang tumpang tindih pada

tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek. Kedua,

manajmen tidak mampu membedakan bahwa ERP bukanlah sekedar investasi teknologi

informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung oleh

teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi yang ditanamkan tidak bisa kembali, karena

banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa ERP adalah sekedar investasi

teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi. Ketiga,

manajemen kurang memahami proses imlementasi yang benar, manajemen tidak memberikan

dukungan efektif terhadap impelementasi ERP di perusahaannya sendiri.

2.3.3. ERP Critical Success Factor

Rockart (1979) adalah orang pertama yang melakukan penelitian untuk implementasi

kesuksesan IT. Menurut Rockart faktor-faktor kesuksesan adalah jika hasil kerja memuaskan

maka akan menjamin kesuksesan kinerja kompetitif bagi organisasi.

ERP yang sukses didukung oleh beberapa model yang memiliki pandangan yang

berbeda untuk setiap modelnya. Berikut ini adalah beberapa contoh model kesuksesan ERP :

Strategic Tactical

 Perubahan manajemen organisasi yang efektif

 Skala proyek manajemen yang baik

 Tim komposisi proyek yang memadai

 Penanggulangan komprehensif proses bisnis

 Proyek yang unggul

 Keterlibatan dan partisipasi pengguna

 Kepercayaan antar mitra

 Dedicated staff dan konsultan

 Komuniksi yang jelas antara keluar dan

Te ch nol og y

 Strategi implementasi ERP yang memadai

 Avoid Customization

 Versi ERP yang memadai

 Konfigurasi perangkat lunak yang memadai

 Pengetahuan sistem

Tabel 1 Faktor keberhasilan ERP (Nah, Islam, & Tan, 2007)

Critical Success Factors

1. Top managemetn support 2. Project team competence

3. Interdepartmental cooperation 4. Clear goals and objectives

5. Project management 6. Interdepartmental communication

7. Management of expectations 8. Project champion

9. Vendor Support 10. Careful package selection

11. Data analysis and conversion 12. Dedicated resources

13. Use of steering committee 14. User training on software

15. Education on new business processes 16. Business process reengineering

17. Minimal customization 18. Architecture choices

19. Change management 20. Partnership with vendor

21. Use of vendors’ tools 22. Use of consultants

Tabel 2 Faktor Keberhasilan ERP (Supramaniam & Kuppusamy, 2011)

1. Rencana bisnis dan visi

3. Komunikasi

a. Target dan komunikasi efektif b. Komunikasi antar stockholders

c. Harapan komunikasi di semua level

d. Kemajuan proyek komunikasi

4. Tim komposisi, ketrampilan, dan g. Pengetahuan bisnis, anggota tim, dan

konsultan

a. Persetujuan dan dukungan dari top management

b. top management publik dan secara eksplisit mengidentifikasi proyek sebagai prioritas utama

7. Analisis Sistem, seleksi, dan teknis

d. Pengujian yang canggih dan ketat e. Integrasi

i. Seleksi data yang akan dikonversi j. Data konversi

k. Metode permodelan yang tepat l. Penyelesaian masalah

Tabel 3 Faktor Keberhasilan ERP (Fui-Hoon & Santiago, 2006)

2.3.4. Organization Culture

Budaya organisasi yaitu kumpulan asumsi yang diadakan, relatif sama dan diambil

untuk diberikan dalam sebuah organisasi. Itu termasuk pengalaman kolektif, nilai-nilai,

kepercayaan, dan norma-norma perilaku (Nah, Islam, & Tan, 2007). Budaya organisasi yang

mempromosikan pembelajaran dan inovasi dapat sangat berpengaruh terhadap keberhasilan

maupun kegagalan sebuah teknologi informasi dan strategi organisasi. Memberikan bukti

studi kasus untuk menunjukkan bahwa budaya organisasi dapat mempengaruhi keberhasilan

atau kegagalan implementasi ERP, budaya organisasi mendorong keterlibatan atau partisipasi

dan adaptasi. Mendukung bahwa budaya organisasi berguna dalam memahami kesuksesan

implementasi ERP. Melihat pentingnya budaya serta perubahan proses bisnis. Masalah ERP

umumnya terletak pada karyawan yang merasa tidak nyaman dengan perubahan yang terjadi,

dan yang mengikuti dari proses perubahan dalam implementasi ERP (Nah, Islam, & Tan,

2007). Dengan demikian, kecuali budaya organisasi mempromosikan keterbukaan dalam

komunikasi dan fasilitas belajar, mungkin para karyawan dapat berperilaku dengan cara yang

Selama sepuluh tahun terakhir telah terjadi cukup banyak penelitian yang

dipublikasikan pada implementasi Enterprise Systems(ES), beberapa diantaranya telah

diekplorasi faktor budaya yang dapat mempengaruhi pelaksanaan dan keberhasilan relatif.

Hal ini termasuk dampak nilai – nilai budaya yang terlihat dalam proses bisnis dibentuk oleh

perangkat lunak, yang fungsinya untuk mendukung beberapa proses bisnis yang diperlukan

dalam budaya yang berbeda lingkungan dari orang – orang dari pengembang software

(Grainger & Mickey, 2007).

2.3.5. Critical Success Factor terhadap Implementasi ERP

Top Management Support sebagai faktor utama dan yang paling penting dalam

implementasi ERP. Didukung oleh komitmen yang kuat dari pemimpin menjadi suatu kondisi

yang penting untuk implementasi kesuksesan ERP. Komitmen top management adalah

sebagian besar faktor yang dipelajari dalam kesuksesan implementasi sistem informasi dan

sekaligus sumber yang sulit dalam implementasi sistem informasi. Top Management Support

bahkan lebih penting dalam kasus ERP karena skala dari proyek dan jumlah sumber daya

yang dibutuhkan untuk enterprise-wide project (Nah, Islam, & Tan, 2007).

Anggota tim ERP harus terdiri dari orang-orang yang terbaik dalam organisasi untuk

memaksimalkan peluang keberhasilan proyek. Tim harus memiliki cross-functional atau

bersama-sama untuk mencapai tujuan dan memiliki ketrampilan teknis dan fungsional yang

diperlukan untuk desain, implementasi, asimilasi. Tim harus dapat mengintegrasikan fungsi

bisnis dengan kemapuan perangkat lunak serta perlu memiliki credentials atau surat

kepercayaanuntuk mempengaruhi perubahan proses bisnis. Selain itu penggunaan konsultan

juga meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek. Kompensasi, insentif, dan tugas untuk

implementasi kesuksesan sistem, tepat waktu dan anggaran harus diberikan kepada tim untuk

membantu perkembangan kerja sama tim dalam proyek (Nah, Islam, & Tan, 2007).

Komunikasi diberbagai tingkat dan fungsi organisasi diperlukan untuk sukses dalam

implementasi ERP. Komunikasi merupakan faktor yang kompleks, namun tidak terbatas pada

spesifikasi peran individu dan tanggung jawab, definisi yang jelas dan penting dari proyek,

pra-implementasi, training, definisi dari time horizon sudah jelas. Komunikasi ini

membutuhkan dua cara untuk mengjindari kesenjangan desain yang dapat terjadi jika

kebutuhan bisnis yang tepat atau komentar dan persetujuan dari atasan. Juga mencatat bahwa

kedua komunikasi, terdiri dari komunikasi ke luar dan komunikasi ke dalam. Komunikasi ke

komunikasi untuk tim proyek. Menjaga semangat yang tinggi dan meyakinkan pengguna

untuk manfaat sistem ERP, dan meyakinkan mereka untuk meninggalkan sistem yang lama

sehingga dibutuhkan sistem persuasif dan keahlian dari tim implementasi. Para pengguna

harus menegetahui bahwa feedback yang mereka berikan akan dipertimbangkan dan

ditindaklanjuti (Nah, Islam, & Tan, 2007).

Pengelolahan manajemen yang tepat dan efektif dari proyek ERP sangat penting untuk

keberhasilan implementasi ERP. Program manajemen proyek ERP memerlukan tugas-tugas,

akuntansi untuk sumber alokasi, mengontrol proyek yang merupakan kecenderungan proyek

untuk memperoleh persyaratan perangkat lunak tambahan dan kustomisasi dan untuk

mengungkap masalah tersembunyi seiring berjalannya waktu. Seorang manajer yang

berkompeten adalah faktor yang paling penting kedua dalam implementasi sistem informasi.

Ruang lingkup proyek harus jelas dan ditetapkan, dikelola, dan dikendalikan. Cakupan

program untuk membangun sistem adalah kunci untuk implementasi ERP yang sukses. Serta

perubahan yang diusulkan harus dievaluasi terhadap manfaat bisnis, dan ruang lingkup

permintaan ekspansi harus diberikan waktu tambahan dan biaya perubahan yang diusulkan.

Selain itu perubahan yang disetujui perlu dikoordinasikan ke semua pihak yang terkena

dampaknya. Mengusulkan agar implementasi sistem ERP dapat dilengkapi dengan Total

Quality Management (TQM) dan merancang proses bismis untuk mempersiapkan organisasi

untuk menjadi lebih reseptif terhadap sistem ERP yang baru (Nah, Islam, & Tan, 2007).

2.3.6. Faktor – Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ERP

Dari hasil penelitian terhadap berbagai implementasi ERP di perusahaan-perusahaan

di seluruh dunia, pada akhirnya di-simpulkan bahwa yang menjadi penyebab utama

kegagalan implementasi dan instalasi ini ada beberapa faktor yaitu:

1. Tidak ada atau kuranngya support dan sponsorship dari Top Executive

Seperti diketahui bahwa instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang

harus diambil dan dimulai oleh para Top Executive, artinya keputusan harusnya adalah

Top Down. Apalagi dengan implementasi dan instalasi ini akan berakibat perubahan

terhadap proses business. ERP adalah crossfuction dalam satu perusahaan.

Orang-orang harus komit untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang

ini yang pada awalnya tentu kelihatan seperti hal yang tidak berguna sama sekali.

Disinilah dibutuhkan support dan sponsorship dari Top Executive.

2. Proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja

Sudah disebutkan diawal bahwa implemntasi dan instalasi ERP adalah crossfunction,

artinya proyek tidak akan berjalan semestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini hanya

milik satu bagian atau departemen saja, misalnya saat implementasi di Departemen

Finance, maka deparetemen lain merasa tidak berkepentingan dan jika terjadi fail,

dianggap adalah fail tersebut hanya milik depertemen yang bersangkutan. Padahal

dengan ERP ini nantinya akan terjadi keterkaitan yang erat antar departemen dan terjadi

transparansi dan juga sinergi antara satu bagian dengan bagian yang lain. Sebagai contoh

misalnya saat permintaan hasil produksi besar atau trendnya lagi meningkat maka

otomatis bagian produksi akan segera mengetahuinya dan kapasitas produksi bisa

ditingkatkan dan bagian raw material bisa menyediakan kabutuhan yang dibutuhkan

dengan tepat dan online.

3. Tidak ada yang diserahkan untuk menjadi Person In Charge (PIC) atau project Manager

yang full time

Untuk satu proyek seperti ini maka sangat dibutuhkan seseorang yang memang

ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager atau owner project. Hal ini untuk

meningkatkan komitmen dan mampunya terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan

schedule yang direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu

dan resources yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung

jawab.

4. Segala proses dan prosedur implementasi diserahkan hanya ke team IT saja.

Hal ini sangat umum terjadi, dimana para anggota team yang terlibat di proyek

implementasi umunya suka menyerahkan saja untuk pengambilan keputusan atau

perubahan prosedur ke pihak IT dengan alasan mereka orang teknikal yang menguasai

secara baik bidang teknikal. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar dibagian

masing-masing adalah pihak yang terlibat utama didalamnya, misalnya orang finance

5. Vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan

kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi.

Disini dibutuhkan vendor yang akan melakukan instalasi dan implementasi sudah

memiliki jam terbang yang baik sehingga sudah mengetahui kira-kira problem yang akan

muncul dan memiliki kemampuan untuk melakukan memecahkan permasalahan sesuai

dengan pengalaman yang telah didapat sebelumnya.

6. Tidak adanya dokumentasi untuk prosedur implementasi

Dalam implementasi ERP, dokumentasi adalah salah satu kata kunci. Setiap pihak yang

terlibat didalamnya harus melakukan dokumentasi sehingga bisa diketahui sudah sampai

dimana proses dan prosedur implemnatsi yang dilakukan. Ibarat system ISO, maka

dokumtasi haruslah sesuatu yang utama dilakukan.

7. Kekurangan atau kegagalan di Training

Training memberikan peran yang besar untuk menentukan sukses tidaknya implementasi

dan instalasi dari ERP. Karyawan yang selama ini bekerja dengan prosedur yang telah

ada dan akan berubah tentu sesuatu yang sulit, tapi perubahan bisa dilakukan dengan

meberikan training bagi para implementor dan user sehingga saat system dijalankan

maka para user sudah mengetahui kira-kira apa yang akan dilakukan.

8. Kesulitan perubahan cultur di organisasi

Orang biasanya cenderung mempertahankan comfort zone, dimana jika sudah merasa

nyaman akan sangat sulit untuk melakukan perubahan, apalagi jika sampai saat tersebut

semua operasi dan prosedur dirasa sudah cukup baik tanpa perlu memakai suatu system

baru dalam hal ini ERP. Salah satu kendala terbesar dalam implementasi ini adalah

merubah cultur ini. Jika seseorang terlambat atau salah dalam melakukan entry data,

maka dampaknya akan sangat panjang kedepannya. Cultur ini yang mesti diubah dan

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Studi Kasus Implementasi ERP yang sukses (PT Semen Gresik)

3.1.1. Latar Belakang Implementasi ERP pada PT. Semen Gresik

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak

tahun 1957. Bicara soal semen, orang mungkin langsung mengasosiasikannya dengan truk

pengangkut, adukan, dan tukang-tukang bangunan. Namun, bagi manajemen PT Semen

Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem informasi yang kompleks dan rantai pasok

yang mesti terintegrasi. Dengan kata lain, bisnisnya perlu ditangani dengan bantuan teknologi

informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan menjadi lebih simpel dengan diterapkannya

sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses

yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial.

Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di

bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan

ERP (Garside, 2004), yaitu :

1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.

2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan

sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi

tersebut diantaranya adalah :

 Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan

sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan

dipenuhi.

 Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari

distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu

 Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk

mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang

terutama dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house

development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya,

aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat

departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya,

sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan — khususnya para user —

yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user.

Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka.

Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang

lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir. Manajemen Grup Semen Gresik sangat

berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek

operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan,

kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok,

pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta

stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek

Sistem Informasi Grup Semen Gresik.

3.1.2. Proses Implmentasi ERP pada PT. Semen Gresik

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

a. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses

bisnis sesuai tujuan perusahaan.

b. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan

sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.

c. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi

Perusahaan.

d. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.

e. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan

oleh Direksi.

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen

Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini

merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan.

Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge,

Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder

analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana

tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi.

Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan

resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi

ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang

mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan

LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi

dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul

Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian

modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa

diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas.

Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada

sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user

dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi

modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari

kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko,

dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan

tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi

SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses

sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing

kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi

(bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya

sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen

Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.

b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.

c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.

d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.

e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.

f. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan

oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards

2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)

3. Membangun infrastruktur server dan database

4. Membangun tata ruang sistem informasi

5. Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta

perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak

lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.

2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan

bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua

kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya.

Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan

pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses

pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses

J.D.Edwards.

3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan

dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru

4. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

3.1.3. Kendala-kendala dalam Implementasi ERP

Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi

dikategorikan menjadi 3 aspek :

a. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi

model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama

sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di

Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris.

Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional

dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani

tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses

Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).

b. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut

perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware

terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).

c. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen

IT sendiri dan dari luar departemen.

 Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan

sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat

aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen.

Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan

berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh

software ERP.

 Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.

 Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan”

terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan

bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen

Gresik :

1. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola

perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.

2. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi

untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.

3. Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

3.1.4. Hasil Implementasi ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang

diperoleh diantaranya :

 Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.

 Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima

belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.  Meningkatkan keakuratan informasi

 Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.

 Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku

puas.

3.2. Studi Kasus Implementasi ERP yang gagal (Fox Meyer)

3.2.1. Latar Belakang Implementasi ERP pada FoxMeyer

Fox Meyer Drug (FMD) adalah salah satu perusahaan farmasi terbesar di dunia yang

mengalami kebangkrutan pada tahun 1996. Salah satu penyebab kebangkrutan FMD adalah

karena sebuah kesalahan implementasi pada system enterprise resource planning (ERP) yang

mereka punya. FMD memilih SAP R/3 sebagai aplikasi ERP mereka. Pada bulan September

1993, FMD menandatangani kontrak dengan konsultan SAP yaitu Andersen Consulting

(Accenture), untuk mengimplementasikan SAP pada proses bisnis mereka. Proyek ini

meliputi Supply Chain, Inventory Control, Customer Service, Strategic Planning, Information

Karena kompetisi yang ketat, FMD membutuhkan solusi bisnis yang mampu

mengakomodasi segala macam kebutuhan bisnisnya. Dengan solusi ini juga diharapkan

perusahaan akan mampu mengelola pesanan, persediaan, dan aktivitas penjualan di dalam

satu streamline operation serta menyediakan distribusi yang efektif dan efisien dari resep

obat yang merupakan sebuah komponen penting di dalam sebuah industry farmasi.

3.2.2. Kegagalan Implementasi ERP

Berikut ini adalah beberapa faktor yang menyebabkan kegagalan dalam implementasi

ERP :

1. Keselarasan antara Sistem Informasi, People, dan Business Process

Hal-hal yang menjadi penyebab kegagalan di dalam implementasi ERP ini adalah

tidak adanya keterlibatan dari pengguna akhir atau end user. Perencanaan tentang

pengimplementasian hanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas (upper management) dari

FMD, Andersen Consulting, serta orang-orang teknis yang berkepentingan

lainnya.Orang-orang yang menjadi end user tidak dilibatkan sehingga terjadi gap yang besar antara

pengguna dengan perencana sistem.Kurangnya kerjasama diantara end user juga menjadi

salah satu penyebab lainnya.Tidak ada pelatihan khusus untuk para pengguna SAP di FMD.

2. Metode Pengembangan Sistem

Pendekatan implementasi yang digunakan oleh FMD adalah pendekatan bertahap.

Pada musim panas tahun 1994, FMD melakukan kontrak dengan Andersen untuk menambah

aplikasi pada 6 gudang baru. FMD dan Andersen berencana untuk mengimplementasikan

aplikasi pada gudang tersebut untuk January dan February 1995. Salah satu keuntungan yang

didapat dari pengembangan sistem secara bertahap ini adalah perusahaan dapat dengan cepat

mengidentifikasi jika ada suatu kesalahan pada sistem.Tetapi yang terjadi pada FMD adalah

kesalahan itu sudah tidak dapat lagi ditanggulangi karena sudah terlanjur banyak terjadi

kesalahan yang mengakibatkan perusahaan rugi sekitar US$ 100 juta.

3. Pemanfaatan Project Management

Project team yang ada tidak dapat bekerja dengan optimal karena tidak adanya

komunikasi antara pihak manajemen, tim proyek, dengan pengguna akhir. Hal pertama yang

menyebabkanproject team tidak bekerja maksimal adalah kesalahan dalam memilih jenis

wholesalers terutama yang membutuhkan banyak transaksi dalam proses bisnisnya. Hal lain

dari kegagalan project team ini adalah tidak adanya restrukturisasi proses bisnis yang

dikerjakan (change management). SAP tidak terintegrasi karena ketidakmampuan dari FMD

untuk merestrukturisasi proses bisnis yang mereka jalankan dengan adanya SAP.

4. Keselarasan antara Company Direction dengan IS Direction

Perusahaan menginginkan solusi yang tepat yang bisa membantu untuk membuat

rantai keputusan yang rumit dan meningkatkan penekanan cost. Berdasarkan analisis pada

aktivitas Supply Chain, ERP akan memberikan solusi terbaik pada FMD untuk menyediakan

informasi yang up-to-date, otomatis, dan mampu untuk mengintegrasikan sistem persediaan

barang (inventory). Idealnya adalah perusahaan mampu untuk mengelola pesanan,

persediaan, dan aktivitas penjualan ke dalam satu sistem serta menyediakan distribusi yang

efektif dan efisien. Kenyataan yang terjadi adalah aplikasi SAP R/3 tidak mampu untuk

mengakomodir semua yang menjadi tuntutan dari proses bisnis FMD karena aplikasi SAP

R/3 hanya cocok untuk perusahaan murni manufaktur, bukan perusahaan yang juga bertindak

sebagai wholesalers dimana banyak terjadi transaksi disana.

5. Tantangan yang Dihadapi Oleh Pengelola Sistem Informasi

Ekspektasi yang tinggi dihadapi oleh para manajer bisnis di FMD sehingga

penggunaan SAP R/3 (yang pada masa itu merupakan suatu software yang paling populer)

menjadi sedikit dipaksakan. Seiring dengan kebutuhan bisnis yang semakin meningkat, ada

semacam keterpaksaan bagi pihak pengembang Sistem Informasi untuk

mengimplementasikan SAP R/3 di FMD yang tidak terencana dengan baik. Seharusnya

sebelum pengimplementasian dilakukan semacam blueprint bagi rencana yang nantinya akan

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan budaya

organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus menerus

untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real

time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan

budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru.

Implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola

perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :

1. Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan

mengadopsi CAP.

2. Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk

mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka

akan menggunakan dan mendukung sistem ERP.

Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan

implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal pihak

manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini.

Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis

proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat

memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah

mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem

ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang

maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa

bisnis proses ada yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.

Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci

kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang,

manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan

perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan

Keputusan yang dilakukan oleh Fox Meyer Drug untuk mengimplementasikan SAP

R/3 perlu dikaji ulang agar segala sesuatunya dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan

kebutuhan bisnisnya.Perusahaan perlu untuk melibatkan end user secara lebih mendalam

karena perusahaan tidak boleh melupakan B2E atau business to employment.People perlu

dikelola untuk dapat mengerti IS. Perencanaan yang baik akan menghindari perusahaan dari

sebuah kegagalan implementasi sistem informas.

4.2. Saran

Implementasi ERP memang membutuhkan dan perlu mempertimbangkan tiga

komponen penting dalam sistem informasi yaitu business process, people dan information

technology. Dalam ERP juga memerlukan keterlibatan (engagement) top management,

project leader yang “veteran” (sangat berpengalaman), dibutuhkan pihak ketiga untuk

memberikan pengetahuan dan keahlian, adanaya change management yang dipersiapkan

secara matang yang selaras dengan project planning, dan bagaimana manajemen mampu

menciptakan pola pikir tentang kepuasan yang disesuaikan dengan progress dari project

tersebut. Implememntasi ERP pun perlu dilihat sebagai sesuatu hal yang memiliki implikasi

strategis yang dapat membawa perusahaan menjadi lebih baik dan mampu bersaing.

Ketika akan mengadopsi sebuah aplikasi pasti terjadi discrepancy sehingga ada tiga

alternatif pilihan solusi yaitu mengubah/memodifikasi aplikasi, mengikuti aplikasi yang ada

dan merubah prosedur atau hidup dalam perbedaan. Idealnya memang mengikuti aplikasi

yang ada karena sesuai dengan best practice (desain yang terbaik dalam industri) dan

mengubah prosedur yang ada dalam perusahaan. Hal ini akan lebih praktis dan mudah untuk

diimplementasikan, kecuali jika business process-nya unik.

Evaluasi vendor sangat dibutuhkan mulai dari review vendor, proses demo, adanya

referensi (testimony dari perusahaan lain), dan ada tim yang berfungsi untuk mengevaluasi

kemampuan teknis atau fungsi-fungsinya (perlu dicoba dulu). Selain itu, pertimbangkan

adanya beberapa penyesuaian dan pahami akan membutuhkan biaya berapa seberapa besar,

sehingga hal ini sudah jelas di awal. Baru kemudian mengambil keputusan yang tepat.

Vendor yang dipilih adalah yang memiliki track record yang baik dan expert di bidangnya.

RFP yang dibuat oleh perusahaan kepada vendor merupakan formal document untuk

Yang paling penting adalah bagaimana implementasi ERP diterima oleh user dan user

merasa nyaman atas hal baru ini, sehingga dibutuhkan training secukupnya kepada mereka.

Alangkah lebih jika user diikutsertakan dalam proses uji coba dengan vendor sehingga

mereka juga bisa melakukan assessment. Peranan SDM disini menjadi salah satu faktor kritis,

karena berbicara tentang ERP adalah tentang sebuah sistem yang terintegrasi sehingga jika

terjadi kesalahan di berbagai titik akan berdampak signifikan bagi proses bisnis perusahaan.

Sehingga, fasilitas TI ini tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu semata, tapi juga bisa

DAFTAR PUSTAKA

Babu, A. Ramesh., Y. P. Singh, R.K. Sachdeva. 2000. Establishing a Management

Information System.

McLeod, Raymond Jr,. 1995. Management Information System, sixth edition. Prentice-Hall

Inc, New Jersey.

O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.

Martin, E. Wainright, et al., 2005. Managing Information Technology. Pearson Prentice Hall.

USA.

Shanks G. Parr A, et al, “Differences in Critical Success Factors in ERP systems Implementation in Australia and China : A Cultural Analysis” 8th European Conference on Information Systems, Vienna, 2000

Nah, Fiona Fuihoon, Zahidul Islam, Metthew Tan, 2007, Empirical Investment of Factors

Influencing of Success of Enterprise Resource Planning Implementation, Journal of

Database Management, 18 (4)

Fiona Fui-Hoon Nah, dkk, 2011. ERP Implementation : Chief Information Officers

Perceptions of Critical Success Factors. International Journal of Human-Computer

Interaction, vol 6 No 1 pp. 5-22

Supramaniam, M, & Kuppusamy, M (2006) ERP System Implementation : A Malaysia

perspective Journal of Information Tecjnology Management volume XXI, No 1, 35-48

Garside, Annisa Kesy. 2004. Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi Enterprise Resource

Planning (ERP) di PT. Semen Gresik.

Sugiarsono, Joko. 2003. Sajian Utama, Potret Kebingungan Investasi TI. SWA Edisi

02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003. P. 24 – 31.

Humaedi, Dedi. 21 Agustus 2003. Ketika Sang Juragan Semen Ingin Naik Kelas.

http://www.swa.co.id/swamajalah/swadigital/details.php?cid=1&id=1973