PROSEDUR KEUANGAN UNTUK PENGELUARAN
KEGIATAN PERUSAHAAN
1) TUJUAN
a) Tertibnya mekanisme pelaksanaan kegiatan mulai dari persiapan sampai dengan penutupan kegiatan dengan melakukan koordinasi unit kerja dan personil yang terlibat.
b) Untuk memastikan bahwa pembayaran pelaksanaan kegiatan/program dapat dilakukan secara efektif, efisien, dan akuntabel.
c) Untuk memastikan bahwa pembayaran pelaksanaan kegiatan/program sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
2) RUANG LINGKUP
Pembayaran pelaksanaan kegiatan/program di lingkungan Perusahaan.
3) DEFINISI :
a) Kegiatan yang dimaksud adalah kegiatan yang dilakukan dimana sifatnya tidak rutin. Contohnya adalah kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penyelenggaraan event, pengiriman top management atau karyawan untuk mengikuti pelatihan management skill serta kegiatan lainnya yang dibutuhkan oleh Manager of Department, Head of Department atau pejabat lain yang ditunjuk.
b) Penanggung jawab kegiatan adalah Head of Department.
c) Skala Prioritas: Urutan menurut pentingnya pelaksanaan kegiatan/program. d) Pemohon: Pihak-pihak yang akan melaksanakan kegiatan/program.
e) Surat Rencana Kegiatan (SRK): Dokumen yang dibuat oleh pemohon yang berisi tentang rincian kegiatan yang akan dilaksanakan.
4) DISTRIBUSI :
a) Chief Executive Officer (CEO) b) Director of department
c) Head of department d) Manager of Department e) Coordinator of Department
5) KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI):
a) Kegiatan dapat dilaksanakan dengan biaya terjangkau tanpa mengabaikan kualitas.
b) Pembayaran dilakukan tepat waktu.
c) Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan anggaran.
6) PROSEDUR :
a) Pemohon mengisi formulir surat rencana kegiatan (SRK) dengan dilampiri proposal kegiatan yang ditujukan kepada penanggung jawab kegiatan untuk diperiksa sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
b) Penanggung jawab kegiatan akan melakukan verifikasi atas perhitungan anggaran dan kemudian melakukan pengecekan kepada Head of Accounting & Finance terkait dengan jumlah anggaran dan menentukan skala prioritas.
c) Setelah mendapat persetujuan dari penanggung jawab kegiatan, (SRK) dan proposal kegiatan disampaikan kepada Director of Department untuk disetujui dan diketahui oleh Chief Executive Officer (CEO).
d) Setelah kegiatan/program selesai dilaksanakan, maka pemohon wajib menyerahkan laporan pelaksanaan kegiatan dan laporan realisasi keuangan kepada bagian keuangan.
7) TINDAK LANJUT :
