MANAJEMEN PROYEK BERBASIS EFISIENSI WAKT

MANAJEMEN PROYEK BERBASIS EFISIENSI WAKTU

PELAKSANAAN PEMBANGUNAN GEDUNG POLRES

KABUPATEN PROBOLINGGO

Adhi Muhtadi ST.,SE.,MSi. ABSTRAK

Proyek pembangunan Gedung Polres Kabupaten Probolinggo seluas 1575 m2berlantai 2 ini direncanakan akan selesai 6 bulan, dengan biaya sebesar Rp. 4.009.091.255,00. Karena dalam pembangunan gedung ini terjadi keterlambatan selama 3 minggu yang disebabkan oleh masalah non teknis yaitu keterlambatan pengajuan dana yang akan digunakan pada proyek tersebut. Akan tetapi pemilik proyek menginginkan proyek ini selesai sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Atas keterlambatan diatas maka pada proyek ini perlu adanya manajemen proyek berbasis efisiensi waktu. Dalam penelitian ini akan dibahas tentang manajemen proyek berbasis efisiensi waktu supaya pembangunan bisa selesai tepat waktu. Dalam melakukan efisiensi waktu dipilih dengan cara menambah jumlah tenaga kerja dan jam kerja. Adapun jenis pekerjaan yang dipercepat adalah, pekerjaan tanah/urugan dipercepat 1 minggu, pekerjaan pasangan dan plesteran dipercepat 2 minggu, dan pekerjaan besi dan beton dipercepat 3 minggu. Dari hasil perhitungan besarnya pekerjaan penulis mendapatkan hasil penjadwalan baru dan kenaikan biaya sebesar Rp 116.987.086,0

Kata Kunci: efisiensi, tenaga kerja, jam kerja, penjadwalan

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Berkaitan dengan masalah pelayanan kepada masyarakat di Kabupaten Probolinggo untuk memberikan suasana yang kondusif, aman, dan tentram serta menurunkan tingkat kecelakaan lalu lintas, maka Instansi Kepolisian memberikan wujud nyata dalam hal pelayanan kepada masyarakat dengan dibangunnya Gedung Polres di Kabupaten Probolinggo yang letaknya strategis dan mudah dijangkau oleh masyarakat setempat.

Proyek ini mengalami keterlambatan dikarenakan masalah non teknis. Keterlambatan tersebut berdampak pada pekerjaan-pekerjaan selanjutnya. Oleh karena itu dengan sisa waktu yang ada diharapkan pembangunan gedung ini bisa selesai atau dengan kata lain proyek tersebut dapat selesai sesuai dengan rencana awal.

Permasalahan

Dalam pembahasan penelitian ini akan dilakukan kajian: “Bagaimana merencanakan percepatan waktu pelaksanaan akibat perubahan tersebut?”

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian yang utama adalah:

1. Dapat merencanakan percepatan waktu pelaksanaan akibat agar sesuai dengan waktu yang telah direncanakan atau ditentukan (sesuai dengan kontrak ).

Batasan Penelitian

Dalam perencanaan proyek pembangunan gedung Polres Kabupaten Probolinggo perlu dibuat batasan permasalahan diantaranya :

1. Merencanakan jadwal pekerjaan akibat percepatan waktu pelaksanaan agar selesai sesuai dengan waktu yang telah direncanakan.

2. Perhitungan volume (BQ), Rencana Anggaran Biaya (RAB), penjadwalan kurva ‘S’, perhitungan jumlah bahan dan pekerja, menggunakan Precendence Diagram Method dengan aplikasi softwareMS Project untuk waktu yang dipercepat.

TINJAUAN PUSTAKA

Manajemen Proyek

Tujuan dari manajemen dalam rekayasa sipil adalah pencapaian beberapa sasaran yang dikenal sebagai sasaran sekunder dan bersifat kendala. Adapun kendala-kendala yang terlihat dalam proyek-proyek sipil biasanya berhubungan dengan kinerja, waktu pelaksanaan, batasan biaya, mutu dan kualitas pekerjaan serta keselamatan pekerjaan.

Selain itu ada delapan fungsi dasar dari manajemen yang merupakan tahap yang harus dipenuhi. Karena berhasil tidaknya suatu proyek tergantung dari berjalan tidaknya kedelapan fungsi dasar tersebut. Delapan fungsi dasar tersebut kemudian dikelompokkan lagi menjadi tiga kelompok kegiatan yaitu :

1. Kegiatan Perencanaan

a. Penetapan Tujuan (Goal Setting) b. Perencanaan (Planning)

c. Pengorganisasian (Organizing) 2. Kegiatan pelaksanaan

a. Pengisian Staf (Staffing) b. Pengarahan (Directing) 3. Kegiatan pengendalian

a. Pengawasan (Supervising) b. Pengendalian (Controling) c. Koordinasi (Coordinatting)

(Sumber: Ervianto, 2002:4)

Definisi

a. Manajemen Proyek merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran biaya yang ditetapkan (Sumber: Reksohadipradjo, 1997:8)

b. Proyek

Manajemen proyek mengelola sumber daya. Sumber daya harus dioptimalkan sehingga tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Sumber daya tersebut meliputi:

1. Manusia / Tenaga kerja 2. Money / Uang

3. Material / Bahan 4. Machine / Alat 5. Method / Cara

(Sumber: Ervianto, 2002:4)

Analisa Keterlambatan Dalam Pelaksanaan Proyek

Membuat jadwal pelaksanaan pekerjaan adalah inti dalam membuat rencana dan pelaksanaan pekerjaan. Oleh sebab itu setiap manajer lapangan/manajer proyek bahkan setiap tenaga teknis dianjurkan untuk menguasai pembuatan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Kunci pokok dalam hal ini adalah saat membuat kurva “S” karena melalui kurva “S” ini kegiatan dipantau setiap saat (Sumber: Trisnowardono, 2002). Pemakaian diagram kurva menitik-beratkan pada analisa kemajuan proyek secara keseluruhan, dari segi waktu, biaya, dan prestasi kerja.

Tabel 1: Bagan Balok Terinci (Austen dan R.H Neale 1984 : 78) No Pekerjaan Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV

1 Fondasi 2 Dinding 3 Atap 4 Plesteran 5 Pipa Air 6 Listrik

7 Perlengkapan 8 Pekerjaan Halaman 9 Pembersihan

Sumber: Austen dan R.H Neale (1984 : 78)

Bila kurva ‘S’ dari rencana progress dan pelaksanaan (aktual) dibandingkan maka dapat diketahui secara visual besarnya dan kecenderungan dari penyimpangan (progress) yang terjadi, apakah pelaksanaan, lebih cepat atau lebih lambat dari rencana yang telah disepakati.Dengan mengetahui hal ini tentu dapat dimulai tindakan-tindakan koreksi sehingga pekerjaan dapat dilakukan sesuai dengan yang dikehendaki atau rencana (Sumber: Trisnowardono, 2002)

Rencana Anggaran Biaya

Rencana anggaran biaya suatu bangunan atau proyek adalah perhitungan banyaknya biaya yang diperlukan untuk bahan dan upah serta biaya-biaya lain yang berhubungan dengan pelaksanaan bangunan atau proyek tersebut. Pada dasarnya anggaran biaya ini merupakan bagian terpenting dalam menyelenggarakan pembuatan bangunan itu. Membuat anggaran biaya berarti menaksir atau memperkirakan harga dari suatu barang, bangunan atau benda (Sumber: Ibrahim, 2001).

Penyusunan anggaran biaya yang dihitung dengan teliti didasarkan/didukung oleh bestek, gambar bestek dan harga satuan pekerjaan

Perhitungan anggaran biaya biasanya terdiri dari 5 hal pokok, yaitu :

a. Menghitung banyaknya bahan yang dipakai dan harganya (Sumber: Lock, 1990) b. Menghitung jam kerja buruh (jumlah dan harga) yang diperlukan (Sumber: Austen

dan Neale, 1984)

c. Menghitung jenis dan banyaknya peralatan (Sumber: Austen dan Neale, 1984) d. Menghitung biaya-biaya yang tidak terduga perlu diadakan (Sumber: Lock, 1990) e. Menghitung prosentase keuntungan, waktu, tempat dan jenis pekerjaan (Sumber:

Suharto,1999:3)

Tahap-tahap penyusunan RAB

Dalam penyusunan RAB proyek terdiri dari beberapa tahapan, yaitu : 1. Bill of Quantity (BQ)

2. Analisa biaya konstruksi (SNI) 3. Harga Satuan Pekerjaan (HSP) 4. Rencana Anggaran Biaya (RAB) 5. Rekapitulasi

Gambar 2: Tahapan Penyusunan RAB

sumber: Ibrahim (2001)

Penjadwalan

Penjadwalan adalah suatu proses yang mengurutkan tugas/jenis-jenis pekerjaan pada suatu rangkaian pekerjaan yang akan dilaksanakan. Penentuan jadwal dimulai dari mulainya pekerjaan, durasi pekerjaan dan tanggal penyelesaian dari suatu kegiatan.

Precendence Diagram Method(PDM)

Diagram precedencemerupakan salah satu cara penjadwalan proyek yang

menunjukkan visualisasi dari suatu rencana kegiatan proyek yang digambarkan dalam bentuk segi empat sebagai suatu kegiatan, panah sebagai ketergantungan.

Daftar Harga Satuan Bahan Daftar Harga Satuan Bahan

Daftar Harga Satuan Upah

Daftar Harga Satuan Bahan dan

Gambar 3: Diagram Precedence

Sumber: Soeharto (1999)

Keterangan :

1. Waktu paling awal untuk memulai suatu kegiatan (Earliest start) 2. Waktu paling akhir untuk memulai suatu kegiatan (Latest start) 3. Nama kegiatan

4. Nomor kegiatan 5. Waktu

Untuk mempercepat suatu rangkaian kegiatan proyek perlu melihat metode penjadwalan yang digunakan. Apabila menggunakan metode precedence diagram maka langkah-langkah untuk mempercepat rangkaian kegiatan proyek adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk percepatan dengan mempertimbangkan :

 Kemampuan percepatan untuk masing-masing pekerjaan, khususnya pekerjaan yang terletak pada lintasan kritis.

 Waktu penyelesaian pekerjaan disesuaikan dengan kemampuan pelaksanaannya sekaligus penetapan besarnya percepatan yang diijinkan

2. Meninjau jalur kritis dan mempercepat secara maksimum sesuai dengan batasan yang diperkenankan.

3. Meninjau dan mengontrol pada setiap percabangan yang terkena pengaruh khususnya EET nya.

4. Mengontrol pada setiap pertemuan antara jalur kritis dengan yang tidak kritis

5. Kontrol kembali semua rangkaian yang sudah dipercepat dan jumlahkan biaya percepatan maka kita akan dapat melihat besarnya biaya percepatan yang paling murah / optimal dengan cara membandingkan dibeberapa alternatif.

Kurva S

Diambil contoh waktu bar chart pada pekerjaan jalan. Untuk dapat menghitung progress kita perlu mengetahui biaya yang diperlukan tiap kegiatan. Kemudian prosentase setiap kegiatan dihitung dengan cara membagi harga tiap kegiatan dengan jumlah total. Misalnya untuk kegiatan pembuatan direksi keet.

Konstruksi biaya

Total

Kegiatan Harga

= 1946 1000

= 0,51387 % dibulatkan 0,514 %

Jadi prosentase untuk pekerjaan tersebut 0,514 ditulis (0,514) dibelakang bar chart. Nilai tersebut dibagi dengan jumlah minggu, maka kita dapat mengetahui kegiatan dalam minggu. Prosentase tersebut tiap minggu dijumlahkan. Kemudian progress rencana tiap mingguan dapat diketahui yaitu jumlah komulatif dari prosentase mingguan diatas. Jika panjang kolom dari gambar bar chart dibagi 100 (0% sampai dengan 100%) maka kita akan melakukan plotting untuk setiap minggu progress untuk dapat menggambarkan kurva ‘S’ (Sumber: Trisnowardono, 2002).

1 2

3

Percepatan Jadwal Proyek

Untuk menganalisa lebih lanjut hubungan antara waktu dan biaya kegiatan dipakai definisi berikut :

a. Kurun Waktu Normal b. Biaya Normal

c. Kurun waktu dipersingkat (Crash Time)

Adalah waktu tersingkat untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang secara teknis masih mungkin. Disini dianggap sumber daya bahan merupakan hambatan.

d. Biaya untuk waktu dipersingkat (Crash Cost)

Adalah jumlah biaya langsung untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kurun waktu tersingkat.

Gambar 4: Hubungan Waktu-Biaya Normal dan Biaya Dipersingkat (Sumber: Soeharto, 1999 : 294)

Biaya

Waktu B (Titik Dipersingkat)

A (Titik Normal)

Waktu Normal Waktu

dipersingkat Biaya

METODE PENELITIAN

IDENTIFIKASI MASALAH

PENGUMPULAN DATA

Analisa BOW dan SNI

Daftar Harga Satuan Bahan dan Upah

ANALISIS DATA

Volume Pekerjaan

Waktu Normal: Kebutuhan Bahan

Jumlah Pekerja Anggaran Biaya

Waktu Dipercepat: Kebutuhan Bahan

Jumlah Pekerja Anggaran Biaya

Perbandingan Antara Hasil Waktu Normal dgn Waktu yg Dipercepat

KESIMPULAN DAN SARAN

PEMBAHASAN

Analisa Kurva “S” Rencana

Di dalam kurva “S” rencana jadwal pelaksanaan proyek selama 6 bulan, Akan tetapi 3 minggu awal pelaksanaan proyek masih belum ada realisasi dikarenakan masalah non teknis maka pemilik proyek menginginkan adanya suatu percepatan sehingga harus dilakukan penjadwalan ulang. Berikut analisa yang dilakukan:

1. Pekerjaan Tanah dan Urugan

Pada pekerjaan ini waktu pelaksanaan selama 3 minggu dan akan dipercepat menjadi 2 minggu.

2. Pekerjaan Beton

Waktu pelaksanaan pekerjaan juga dipercepat menjadi 6 minggu dari rencana awal selama 8 minggu.

3. Pekerjaan Pasangan dan Plesteran

Pada pekerjaan ini waktu pelaksanaan menyesuaikan dengan pekerjaan sebelumnya. Percepatan juga dilakukan pada pekerjaan ini, khususnya pada lantai I.

Tabel 1: Pekerjaan yang Mengalami Percepatan Waktu

Uraian Pekejaan Waktu Awal (Minggu)

A. PEKERJAAN LANTAI I 1. PEK. PERSIAPAN 2. PEK. TANAH/URUGAN

3. PEK. PASANGAN DAN PLESTERAN 4. PEK. BESI & BETON

5. PEK. BESI 6. PEK. PLAFON

7. PEK. PENUTUP LANTAI (KERAMIK) 8. PEK. PINTU & JENDELA

9. PEK. CAT DAN PLITURAN 10. PEK. FIXTURE DAN SANITAIR 11. PEK. MECHANICAL & ELECTRICAL

B. PEKERJAAN LANTAI II 1. PEK. TANAH/URUGAN

2. PEK. PASANGAN DAN PLESTERAN 3. PEK. BESI & BETON

4. PEK. BESI

5. PEK. RANGKA TAP & PLAFON 6. PEK. PENUTUP LANTAI (KERAMIK) 7. PEK. PINTU & JENDELA

8. PEK. CAT DAN PLITURAN 9. PEK. FIXTURE DAN SANITAIR 10. PEK. MECHANICAL & ELECTRICAL 11. PEK. LAIN - LAIN

Kenaikan Biaya Akibat Percepatan

Kenaikan biaya akibat percepatan (cost slope) dapat ditentukan dengan menghitung terlebih dahulu biaya pekerjaan akibat percepatan dengan rumus :

Contoh :

Pekerjaan : Pekerjaan Pembetonan Lantai 2 Waktu normal : 5 minggu = 35 hari

Waktu dipercepat : 1 minggu = 7 hari Biaya normal : Rp 153.333.092,44 Biaya dipercepat = xRp

7 35

153.333.092,44 = Rp 766.665.462

Setelah biaya dipercepat diketahui maka dapat ditentukan kenaikan biaya akibat percepatan (cost slope) dengan menggunakan rumus :

cepat

Pekerjaan : Pekerjaan Pembetonan Lantai 2 Waktu normal : 5 minggu = 35hari

Waktu dipercepat : 1 minggu = 7 hari Biaya normal : Rp 153.333.092,44 Prosentase Percepatan Terhadap Durasi Normal

Untuk mengetahui prosentase percepatan terhadap durasi normal dapat dilakukan perhitungan sebagai berikut:

Contoh:

Waktu normal proyek = 28 minggu Waktu proyek setelah dipercepat = 20 minggu

Durasi percepatan total = (28-20) minggu = 8 minggu Prosentase Percepatan = x 100%

25 8

= 32 % Penjadwalan Kebutuhan Tenaga Kerja dan Bahan

Merupakan perhitungan dan penjadwalan untuk mengetahui kebutuhan tenaga kerja dan bahan perharinya. Kebutuhan tenaga kerja/ hari dan bahan dapat dihitung dengan cara :

Kebutuhan tenaga kerja = koefisien x volume pekerjaan durasi

Kebutuhan bahan = koefisien x volume pekerjaan durasi

KESIMPULAN

Dari hasil perhitungan Anggaran Biaya Percepatan Pembangunan Gedung Polres Kabupaten Probolinggo, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Pemilihan pekerjaan yang akan dipercepat harus dilakukan dengan teliti sehingga kenaikan biaya yang ditimbulkan akibat percepatan waktu penyelesaian masih dalam batas yang dianggap ekonomis.

2. Penambahan tenaga kerja dan jam kerja merupakan usaha untuk mempercepat pelaksanaan pekerjaan.

3. Dari hasil perhitungan dan penjadwalan, pekerjaan yang dipercepat: pekerjaan tanah & urugan, pekerjaan pasangan dan plesteran, dan pekerjaan besi dan beton. 4. Setelah pekerjaan dipercepat 3 minggu dari 23 minggu menjadi 20 minggu

diperoleh kenaikan biaya sebesar Rp. 116.987.086,- atau naik 2,91% dari biaya normal, sehingga anggaran biaya percepatan adalah Rp. 4.126.078.341,61 dari anggaran biaya normal sebesar Rp. 4.009.091.255,-.

Tabel 2: Perbandingan Biaya Waktu Normal dgn Waktu yang Dipercepat

URAIAN NORMAL PERCEPATAN SELISIH

Waktu 23 minggu 20 minggu 3 minggu

Tenaga 23.722 orang 28.767 orang 5.045 orang

Biaya Rp 4.009.091.255,00 Rp 4.126.078.341,61 Rp 116.987.086,00

Sumber: Data Diolah

DAFTAR PUSTAKA

Anonim (2002), Kumpulan Analisa Biaya Konstruksi Bangunan Gedung dan Perumahan, Bandung: Badan Standardisasi Nasional

Soeharto, Iman (1999), Manajemen Proyek: Dari Koseptual Sampai Operasional, Bandung: PT. Gelora Aksara Pratama

Zainal (2001),Menghitung Rencana Anggaran Biaya, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Istimawan Dipohusodo (1996), Manajemen Proyek dan Konstruksi Jilid 1, Cetakan ke-1,

Yogyakarta: Penerbit PT. Kanisius

Reksohadipradjo, Sukanto (1997),Manajemen Proyek,Yogyakarta: BPFE

Ervianto, Wufram I (2002),Manajemen Proyek Konstruksi, Yogyakarta: Penerbit Andi Trisnowardono, Nono (2006),Menuju Usaha Jasa Konstruksi yang Handal,Jakarta:

Penerbit Abdi Tandur

Austen, RH Neale (1994),Memanajemeni Proyek Konstruksi, Pedoman, Proses dan Prosedur,Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo

Ibrahim, Bahtiar (2003), Rencana dan Estimate Real of Cost, Jakarta: PT. Bumi Aksara Lock, Dennis (1990), Manajemen Proyek, Berikut Kepres 29/30 Tahun 1984, Edisi ke 3,

Jakarta: Penerbit Erlangga