PROGRAM KERJA BIDANG HUMAS DAN PROMOSI RUMAH SAKIT UNIVERSITAS TANJUNGPURA TAHUN 2016
A. Pendahuluan
Bidang Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura dibentuk berdasarkan Keputusan Rektor Nomor 3840 / UN22/ KP / 2016 tanggal 1 Juni 2016 tentang Perubahan atas Keputusan Rektor Nomor 953/ UN22 / KP / 2016
Bidang Humas dan Promosi merupakan salah satu bidang yang berada dibawah direktur Rumah Sakit Universitas Tanjungpura, yang mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pemberian informasi , promosi kesehatan, dan pengelolaan complaint pasien .
Fungsi dari bidang Humas dan Promosi adalah :
1. Penyusunan program kerja bidang Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura.
2. Mengurusi fungsi-fungsi Organisasi, seperti menghadapi media, komunitas dan konsumen.
3. Menyampaikan informasi pada publik, mengenai kebijakan, aktivitas dan prestasi dari Rumah Sakit Universitas Tanjungpura .
4. Menyiapkan Press Release dan menghubungi orang-orang di media, yang sekiranya dapat menerbitkan atau menyiarkan Materi Promosi Rumah Sakit.
5. Sebagai Complaint-Mediation di Rumah Sakit.
6. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas di bidang Humas dan Promosi.
Agar bidang Humas dan Promosi dapat melaksanakan tugas dan fungsinya sebagaimana yang telah disebutkan diatas , diperlukan suatu upaya strategis dan sistematis untuk dapat melaksanakannya . Upaya tersebut tertuang dalam program kerja bidang Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura yang akan dilaksanakan pada periode tahun 2016 .
B. Tujuan
Tujuan dibuatnya program kerja bidang Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura adalah :
1. Merupakan upaya untuk meningkatkan kelola mutu dalam pelaksanaan tugas .
2. Memberikan arah dan pedoman bagi pelaksanaan tugas dan fungsi bidang Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura.
3. Merupakan rangkaian kegiatan atau aktivitas yang akan dilakukan oleh bidang Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura di tahun 2016 .
4. Mempermudah proses monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan tugas dan fungsi Bidang Humas dan Promosi di Rumah Sakit Universitas Tanjunngpura.
5. Memberikan informasi masukan dan pertimbangan bagi manajemen dalam proses pengambilan keputusan dalam menangani complaint pasien.
C. Program Kerja
Adapun program kerja yang akan dilaksanakan oleh bidang Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura periode tahun 2016 adalah sebagai berikut :
1. Peran Humas dan Promosi dalam kegiatan Internal Rumah Sakit Universitas Tanjungpura
Kegiatan ini meliputi kegiatan Internal dan Komunikasi Internal di lingkungan Rumah Sakit Universitas Tanjunpura.
1.1 Kegiatan Internal
Dalam menjalankan fungsi internal, Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura melakukan berbagai macam kegiatan internal. Kegiatan – kegiatan internal Humas dan Promosi dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura bertujuan menjalin komunikasi dan relasi yang baik antar publik internal Rumah Sakit Untan.
a. Program menjalankan Hubungan Baik Dengan Dokter
setiap akhir tahun. Kalender tersebut berisikan atau menggambarkan tentang profil Rumah Sakit Universitas Tanjungpura secara singkat dan pelayanan – pelayanan kesehatan serta alat – alat medis yang dimiliki oleh Rumah Sakit Universitas Tanjungpura. Selain sebagai wujud perhatian terhadap para dokter, kalender ini secara tidak langsung juga merupakan media promosi yang dilakukan Humas dan Promosi. Sedangkan bulletin berisikan tentang artikel yang ditulis sendiri oleh para dokter serta kegiatan – kegiatan yang dilakukan, dan prestasi – prestasi media yang telah diraih oleh Rumah Sakit Universitas Tanjungpura.
b. Kegiatan Press Release
c. Kegiatan advertorial
Advertorial merupakan bentuk periklanan yang disajikan dengan bahasa jurnalistik. Advertorial berasal dari dua kata dalam bahasa inggris advertising dan editorial. Periklanan (Editorial) adalah penyajian materi secara persuasif kepada publik melalui media massa dengan tujuan untuk mempromosikan barang atau jasa. Editorial adalah pernyataan tentang opini yang merupakan sikap resmi dari redaksi.
Advertorial merupakan salah satu bentuk periklanan yang ada di media massa dengan menggunakan gaya bahasa jurnalistik. Tujuan utama dari advertorial adalah untuk memperkenalkan serta mempromosikan kegiatan, produk, atau jasa dari Rumah Sakit kepada khalayak ramai. Fungsi utama dari advertorial adalah untuk pendamping, penerjemah, sekaligus penafsir iklan yang terdapat di media massa.
Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura membuat iklan advertorial mengenai jasa atau produk yang dipromosikan melalui media cetak yaitu surat kabar lokal seperti Pontianak Post, Tribun Pontianak Pontianak , Harian Pemred, atau Thetanjungpuratimes.com.
d. Laporan bulanan
Humas dan Promosi setiap bulan berkewajiban membuat laporan bulanan yang berisi mengenai kegiatan Public Relations, media promosi, dan publikasi media. Setiap kegiatan atau acara yang diselanggarakan oleh Rumah Sakit Universitas Tanjungpura, Humas dan Promosi wajib melaporkan. Kegiatan Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura berisi mengenai nama kegiatan yang diselenggarakan, tanggal, tempat, dan subjek di dalam kegiatan tersebut. Media promosi yaitu media yang digunakan untuk mempromosikan acara atau kegiatan Humas dan Promosi seperti jumlah brosur, jumlah poster, dan biaya untuk menggandakan media tersebut. Dan publikasi media berisi mengenai nama media atau media cetak yang meliput atau memuat berita mengenai Rumah Sakit Universitas Tanjungpura baik yang berjenis berita maupun advertorial, serta mencantumkan tanggal publikasi media tersebut.
e. Mengalisis dan mengkliping berita
kegiatan kliping berita dan dilakukan dengan urutan prosedur mengecek isi atau inti berita yang dimuat di surat kabar, kemudian melakukan input hasil pengecekan tersebut dalam bentuk data / resume ke dalam komputer. Mengkliping berita adalah salah satu tugas yang cukup penting bagi seorang Humas dan Promosi. Ini merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh Humas dan Promosi setiap hari terutama pagi hari. Semua pemberitaan di media tentang Rumah Sakit Universitas Tanjungpura selalu dirangkum untuk dianalisis. Kegiatan ini dilakukan sebagai bentuk monitoring media dan bertujuan untuk mengevaluasi informasi atau berita apa saja yang beredar dimasyarakat sehingga Rumah Sakit Universitas Tanjungpura bisa mengontrol pemberitaan dan melakukan kegiatan - kegiatan yang sesuai untuk mempertahankan atau bahkan memperbaiki citra baik di mata publik.
1.2 Komunikasi internal Humas dan Promosi
a. Komunikasi antara Humas dan Promosi dengan karyawan
Seringkali kasus terjadi antara Humas dan Promosi dengan karyawan adalah adanya kesalahpahaman dalam berkomunikasi. Kesalah pahaman yang terjadi diakibatkan oleh informasi atau pesan yang disampaikan acapkali disalahartikan, yaitu didengar secara semu dan cepat dilupakan. Informasi harus selalu diberikan kepada karyawan,baik itu informaasi mengenai program – program baru di rumah sakit ataupun informasi mengenai isu yang beredar di karyawan, serta sosialisasi pelatihan untuk para karyaan(perawat), akan tetapi kerapkali informasi yang disampaikan kepada karyawan tidak diterima dengan baik sehingga munculnya kesalahpahaman informasi yang diterima oleh karyawan.
b. Rapat manajemen dan karyawan
c. Sistem informasi melalui SMS
Untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang sosialisasi,pengumuman ataupun jadwal rapat, Rumah Sakit Universitas Tanjungpura menggunakan SMS untuk menyampakan informasi kepada karyawan. Hal hal yang berkaitan dengan informasi yang bersifat urgent dan penting dapat melalui Melalui SMS, diharapkan informasi yang akan disampaikan dapat berjalan dengan cepat dan jelas, tetapi kenyataannya masih sering informasi yang disampaikan masih belum bisa diterima dengan baik oleh para penerima. Dalam penyampaian informasi kepada karyawan bukan merupakan tugas Humas dan Promosi karena yang bertanggung jawab menyampaikan informasi adalah pihak yang mengadakan rapat.
d. Majalah internal
Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura membuat majalah internal yang berisi berita –berita internal Universitas Tanjungpura. Ada pula tips – tips dari dokter, penemuan – penemuan yang berhubungan dengan kesehatan, profil dokter Rumah Sakit Universitas Tanjungpura, berita mengenai segala sesuatu yang telah di capai oleh Rumah Sakit Universitas Tanjungpura. Majalah ini diperuntukan pasien yang menjalani rawat inap dan karyawan Rumah Sakit Universitas Tanjungpura, agar mereka dapat lebih tahu tentang Rumah Sakit Universitas Tanjungpura tidak hanya segala sesuatu yang bersifat promosi.
e. Papan pengumuman di lingkungan Rumah Sakit Universitas Tanjungpura
Universitas Tanjungpura, artikel kesehatan, dan program – program baru Rumah Sakit Universitas Tanjungpura. Dengan begitu karyawan bisa membaca dan mengetahui kegiatan Humas dan Promosi. Dan ketika pengunjung bertanya mengenai isi pengumuman tersebut karyawan dapat menjelaskan.
2. Peran Humas dan Promosi dalam kegiatan eksternal Rumah Sakit Universitas Tanjungpura
Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura selain berperan dalam kegiatan internal rumah sakit, Humas dan Promosi juga berperan dalam kegiatan eksternal rumah sakit. Adapun contoh beberapa kegiatan eksternal Humas dan Promosi yang berguna untuk meningkatkan citra positif rumah sakit yaitu: Kegiatan Pontianak Tersenyum, Kegiatan Bakti Sosial, Seminar Kesehatan, Kegiatan Donor Darah. Adapun kegiatan kegiatan yang pernah dilakukan adalah rangkaian kegiatan Dies Natalis Universitas Tanjungpura.
2.1. Kegiatan eksternal Humas dan Promosi
a. Kegiatan Pontianak tersenyum
Rumah Sakit Universitas Tanjungpura memberikan operasi gratis, misalnya operasi gratis untuk pasien dengan katarak. Pasien Pontianak Tersenyum ini adalah orang – orang yang kurang mampu yang tidak punya cukup biaya. Humas dan Promosi bertugas membantu pasien untuk mendapatkan operasi gratis ini. Pasien harus di survey dan wajib mengumpulkan data– data yang telah ditentukan. Seluruh data – data yang diperlukan dikumpulkan ke ruangan Humas dan Promosi, kemudian Humas dan Promosi mengirimkan ke Pimpinan.
b. Kegiatan bakti sosial
Humas dan Promosi mengadakan bakti sosial yang dilakukan secara rutin setiap satu tahun sekali atau lebih. Dengan cara inilah diharapkan citra rumah sakit Universitas Tanjungpura dapat meningkat baik.Contoh kegiatan bakti sosial yang mungkin bisa rutin diadakan adalah Senam khusus Lansia khusus bagi komnitas Lansia Rumah Sakit Universitas Tanjungpura. Adapaun kegiatan yang pernah dilakukan adalah : Pengobatan Gratis yang bekerjasama dengan IDI-PDGI dan pemerintah daerah.
Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura sebaiknya bekerjasama dengan IDI-PDGI dalam menyelenggarakan seminar kesehatan . Untuk tema– tema yang menarik bisa didiskusikan bersama, Humas dan Promosi mempublikasikan ke media massa agar masyarakat mengetahui kegiatan tersebut. Cara mendaftar seminar bisa melalui Humas dan Promosi / Panitia yang terbentuk. Masyarakat yang ingin mengikuti kegiatan seminar harus mendaftarkan diri dengan menhubungi pihak Humas dan Promosi. Kemudian Humas dan Promosi mencatat seluruh peserta dan membuat daftar hadirnya. Selain itu Humas dan Promosi juga bertugas mencari sponsor, konsumsi, publikasi, dan dokumentasi. Dalam kegiatan ini Humas dan Promosi bekerjasama dengan IDI-PDGI, sehingga kegiatan akan lebih maksimal.
d. Kegiatan donor darah
Kegiatan donor darah dilakukan oleh Humas dan Promosi rumah sakit Universitas Tanjungpura yang bekerjasama dengan PMI cabang kota Pontianak. Humas dan Promosi berperan sebagai penyedia tempat dan sarana lain yang mendukung kegiatan tersebut seperti daftar pendonor darah, souvenir bagi para pendonor, serta snack untuk petugas PMI. Donor darah sebaiknya dilakukan setiap 3 bulan sekali.
2.2. Komunikasi eksternal Humas dan Promosi
a. Menjalin hubungan baik dengan wartawan
b. Poster
Berisi kegiatan – kegiatan yang akan dilakukan Rumah Sakit Universitas Tanjungpura. Seperti poster donor darah, poster IBU ASI, poster kesehatan, dan lain sebaigainya. Poster di tempel di lingkungan rumah sakit seperti di lift, sekitar rawat inap, sekitar rawat jalan, dan diberikan pada rekam medik (Informasi). Ditempeli lift karena setiap pengunjung yang naik lift akan lebih mudah membaca.
c. Brosur
Rumah Sakit Universitas Tanjungpura menggunakan brosur untuk membantu mempromosikan dan memperkenalkan rumah sakitnya. Brosur terdiri dari brosur jadwal dokter, brosur CT SCAN, brosur promo pelayanan , brosur katarak, dan brosur lain sebagainya. Brosur – brosur tersebut diberikan di ruang perawat, informasi, di bagian rawat inap dan rawat jalan. Brosur sengaja di sebar dibanyak tempat agar memudahkan pengunjung mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Apabila pengunjung belum jelas mengenai info di dalam brosur dapat bertanya di informasi atau di counter – counter yang diberi brosur.
d. Banner
Banner yang dibuat oleh Rumah Sakit Universitas Tanjungpura dianteranya banner Perawatan Mata, Perawatan Kulit, Perawatan Gigi, Kesehatan ibu dan anak, Pelayanan 24 jam, dan banner lain sebagainya. Baner – baner tersebut banyak diletakkan pada poli spesialis dan di depan ruangan – ruangan yang ada pada banner tersebut.
e. Spanduk
Saat ini Rumah Sakit Universitas Tanjungpura memasang spanduk yang mempromosikan kegiatan atau pelayanan baru Universitas Tanjungpura.
f. Website dan Social Media
Tanjungpura , Akan tetapi yang bertugas mengupdate isi website dan campaign fanspage tersebut tidak sepenuhnya tugas dari Humas dan Promosi, namun tata usaha ataupun tim IT yang melengkapi informasi di website rumah sakit.
3. Peran Humas dan Promosi dalam penanganan krisis
a. Mengadakan Ruangan Informasi
Ruangan Informasi akan di gunakan sebagai ruangan Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura, dimana ruangan tersebut akan di pusatkan sebagai ruang informasi dan tempat penangan complaint pasien.
b. Mengusulkan adanya SDM yang mewakili Bidang Humas dan Promosi
Dengan adanya aktivitas dan kegiatan Humas dan Promosi yang begitu banyak paling tidak harus di tambahkan beberapa SDM yang cakap dalam komunikasi dan mempunyai dedikasi besar terhadap Rumah Sakit Universitas Tanjungpura. Agar penanganan complaint pasien dapat teratasi dengan baik dan citra positif Rumah Sakit Universitas Tanjungpura dapat selalu di pertahankan.
c. Tindak lanjut complaint
Bidang Pelayanan medik ataupun pihak terkait. dan kemudian memberikan Form Tindak Lanjut Keluhan Pasien untuk meminta pertanggung jawaban dari unit tersebut. Setelah mendapat tindak lanjut dari unit terkait, Humas dan Promosi menyampaikan penyelesaian dari masalah tersebut kapada pihak yang melakukan complaint. Namun apabila pihak yang melakukan komplain belum merasa puas dengan penyelesaian tersebut, maka Humas dan Promosi akan mengundang pihak – pihak terkait untuk melakukan meting complaint. Meeting complaint dilakukan untuk mencari solusi atas complaint yang terjadi. Melalui meeting complaint diharapkan dapat menciptakan win win solution atau kedua belah pihak sama - sama menang sehingga permasalahan yang ada dapat ditangani dengan baik dan tidak tersebar.
d. Penyelesaian masalah Rumah Sakit
Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura tidak memiliki peran untuk menjalankan perannya sebagai penyelesai masalah karena yang berhubungan dengan permasalahan karyawan dengan atasan ataupun bawahan diselesaikan oleh kepegawaian bersama direktur sebagai pimpinan tertinggi agar pengambilan keputusan lebih cepat dan bijaksana.
D. Kriteria Keberhasilan
Kriteria keberhasilan dari program kerja yang telah disusun berdasarkan kegiatan pelayanan masing-masing bagian yang berupa laporan kegiatan rutin .
Untuk kegiatan internal , laporan kegiatan dibuat setiap awal bulan berikutnya , sementara kegiatan eskternal laporannya dilakukan setiap 3 (tiga) bulan sekali . Sementara kegiatan penanganan krisis,dibuat sesuai jadwal pelaporan yang ada .
E . Monitoring dan Evaluasi
direncanakan akan terpantau dan permasalahan yang dihadapi dapat dengan segera diselesaikan.
F. Pelaporan
Dalam melaksanakan tugas Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura, Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura membuat laporan pelaksanaan dan pengendalian kegiatan Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura kepada Direktur Rumah Sakit Universitas Tanjungpura dalam bentuk laporan pertanggung jawaban tahunan .
G. Penutup
Demikian program kerja ini dibuat untuk dilaksanakan sehingga dapat meningkatkan kinerja Humas dan Promosi Rumah Sakit Universitas Tanjungpura . Dengan harapan untuk memberikan citra positif Rumah Sakit Universitas Tanjungpura dan kepuasan kepada pasien Rumah Sakit Universitas Tanjungpura menjadi lebih baik .
Pontianak, 12 Juni 2016
Koordinator Bidang Humas dan Promosi
