MAKALAH
PENERAPAN DESAIN DAN STUKTUR
ORGANISASI DALAM SEBUAH PERUSAHAAN
BINUS UNIVERSITY
JAKARTA
TAHUN AJARAN 2014/2015
PENERAPAN DESAIN DAN STUKTUR
ORGANISASI DALAM SEBUAH PERUSAHAAN
Disusun Oleh :
Loviana – 1701316922
Tiffani Hendro - 1701337725
Viliana Wijaya – 1701316216
Wiryani – 1701317162
Yenny – 1701314892
Kelas : LA21
BINUS UNIVERSITY
JAKARTA
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI...3
BAB 1...4
PENDAHULUAN...4
1.1 Latar Belakang...4
1.2 Rumusan Masalah...5
1.3 Tujuan Pembahasan...5
BAB 2...6
PEMBAHASAN...6
2.1 Stuktur Organisasi...6
2.2 Kultur Organisasi...8
2.3 Klasifikasi Organisasi...11
2.4 Flat Organizational Structure...12
2.5 Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi Struktur Organisasi...12
2.6 Desain Organisasi...17
2.7 Efektivitas Organisasi...18
BAB 3...19
PENUTUP...19
3.1 Kesimpulan...19
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun latar belakang diatas mempunyai perumusan masalah yakni mengenai “Struktur dan Desain Organisasional, serta Pengelolaan Perubahan Organisasional“
1.3 Tujuan Pembahasan
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1 Stuktur Organisasi
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur Organisasi adalah suatu susunan atau hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan.
Struktur organisasi hanya mengacu pada bagaimana organisasi tersebut dirancang . Yang dimaksud disini adalah tentang cara di mana bagian-bagian dari organisasi ini dirancang ( Hall di Gortner, Nichols, dan Ball , 2007). Hal ini juga dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi yang mengatur pembagian kewenangan dan tanggung jawab tugas dalam organisasi ( Gortner, Nichols, dan Ball , 2007) .
Desain struktur pada organisasi dapat meliputi susunan organisasi yaitu daftar kantor, departemen, posisi, dan program ( Mayer and Rowan, 1977, p.342). Unsur-unsur ini merupakan desain untuk menyusun arti, kegiatan, dan akhir dari tujuan organisasi yang dimana unsur tersebut berkaitan erat dengan tujuan dan kebijakan yang harus di buat dalam suatu organisasi. Hal ini disebut sebagai pengaturan impersonal . Inti dari lapisan birokrasi modern pada struktur organisasi terletak pada tujuannya. Struktur dapat juga diidentifikasi sebagai refleksi dari aturan kelembagaan yang dirasionalisasikan, menurut Meyer dan Rowan.
dimana melalui saluran pesan mengalir , dan beberapa harapan permanen. Struktur adalah pesan. Sebagai organisasi yang lingkungannya lebih kompleks, banyak digunakan sinyal sebagai struktur organisaninya, baik secara internal maupun eksternal " ( Meyer , 1979,p.482-483 ) . Penggambaran pesan dan sinyal dalam struktur organisasi yang nyata adalah pesan sebagai struktur dan sinyal dari organisasi mengacu kepada karyawan serta orang luar .
Struktur meliputi lapisan pengawasan, rantai komando, rentang dari kontrol, departementalisasi, pembagian kerja, sentralisasi atau desentralisasi, prinsip fungsional, jaringan formal, metode komunikasi formal dan seterusnya. Seseorang mungkin berpendapat bahwa desain struktur dapat dilihat dari menerima prinsip untuk mencapat tujuan dari organisasi.
Menurut Herbert A. Simon, Donald W. Smithburg, dan Victor A. Thompson , Organisasi adalah suatu sistem terencana mengenai usaha kerjasama dimana setiap peserta mempunyai peranan yang diakui untuk dijalankan dan juga kewajiban-kewajiban atau tugas-tugas untuk dilaksanakan.
Ada beberapa bagian dari organisasi, yaitu: 1. The Operating Core.
Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.
Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff).
2.2 Kultur Organisasi
Kultur organisasi adalah sebuah sistem makna bersama yang di anut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi lainnya. Kultur adalah sebuah istilah deskriptif dan berbeda dengan konsep kepuasan kerja karena kepuasan kerja berusaha mengukur respon efektif terhadap lingkungan kerja. Kepuasan kerja berhubungan dengan bagaimana karyawan merasakan ekspektasi organisasi, praktik – praktik imbalan dan sebagainya dengan kata lain kepuasan kerja bersifat evaluatif.
Kultur organisasi mewakili sebuah persepsi yang sama dari para anggota organisasi oleh karena itu bahwa individu – individu yang berbeda atau berada pada tingkatan yang sama dalam organisasi akan memahami kultur organisasi dengan
Kultur yang mengungkapkan nilai- nilai inti yang di hayati bersama oleh mayoritas anggota organisasi.
Sub Kultur
Kultur di dalam sebuah organisasi, biasanya di definisikan berdasarkan department dan factor geografis.
Nilai – Nilai Inti
Nilai-nilai utama atau dominan yang di terima di seluruh organisasi.
kepada kelompok pada waktu tertentu .Ketentuan dari sistem, bentuk, kategori, dan gambar menafsirkan situasi masyarakat sendiri untuk diri mereka sendiri ( Pettigrew di Glick, 1985).
Budaya organisasi mendefinisikan pembagian , tidak tertulis , dan nilai konstan sistem dalam suatu organisasi . Menurut Schein (1984 ) , budaya organisasi terdiri dari artefak , didukung nilai-nilai , dan dasar asumsi yang mendasarinya . Artefak merupakan aspek yang terlihat dari organisasi seperti arsitektur dan teknologi . Nilai-nilai yang dianut mengacu pada keyakinan bahwa merasionalisasi perilaku para anggota organisasi .Mendasari dari asumsi yang mengandung postulasi yang menentukan bagaimana anggota kelompok berpikir , merasa , dan melihat .
Budaya organisasi memiliki empat karakteristik inti (Langan-Fox, 1997)
Stabil dan tahan terhadap perubahan
Diambil untuk diberikan pada yang kurang kesadaran dalam penanganan
Berasal dari anggota organisasi
Kumpulan dari penggabungan pemahaman bersama
Budaya organisasi secara substansial mempengaruhi anggotanya dan kegiatan organisasi. Dapat dikatakan juga bahwa budaya mengidentitaskan organisasi yang satu dengan yang lain ( Schein di Prajogo dan McDermott , 2005) . Budaya organisasi membentuk perilaku anggota organisasi .Mengubah budaya suatu organisasi adalah hal yang sulit semenjak semua aspek adalah stabil dan sulit untuk diubah.( Langan - Fox dan Tan , 1997) . Dengan kata lain,budaya organisasi adalah cermin dari tradisi dalam semua organisasi .
Karena budaya organisasi merupakan karakter yang menjiwai para individunya, maka struktur organisasi yang ada yang relatif kaku harus dibuat lebih fleksibel, khususnya ketika dilaksanakan.
Untuk menjadikan budaya organisasi dan struktur organisasi lebih fleksibel, maka dibutuhkan upaya serius dari civitas academicasekolahan, yakni melalui kebijakan-kebijakan maupun sikap-sikap dalam proses kegiatan di sekolahan. Kita tahu, bahwa dalam hubungan suatu organisasi dan dalam kinerjanya, dikenala dengan sebutan kolektif kolegial, yang artinya bahwa, dalam setiap kebijakan, kegiatan, atau pun dalam menjalankan suatu proses di dalam sekolahan, harus berpijak pada kebersamaan. Dimana seluruh stake holder yang ada dalam lingkungan sekolahan dilibatkan.
Hal ini juga akan bermanfaat untuk membangun dan mereduksi sebuah sistem yang lebih bertitik tolak pada pengambilan kebijakan yang partisipatif, artinya bahwa seluruh komponen stake holder-stake holder dilibatkan dan diakui keberadaannya untuk memberikan masukan.
Sikap partisipatif yang dijalankan ini akan berimplikasi pada sinergisitas dari civitas academica sekolahan dalam menjalankan kegiatannya serta dalam mencapai suatu tujuan bersama yang telah disepakati. Sinergisitas ini sangat urgen mengingat suatu kegiatan tidak akan berjalan hanya dilakukan oleh kepala sekolah, atau semata oleh guru. Tetapi akan melibatkan para siswa, komite sekolah, serta para wali murid. Sehingga akan tercipta pula sistem yang transparansi.
2.3 Klasifikasi Organisasi
Organisasi dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai karakteristik dalam tipologi atau taksonomi , meskipun ada perdebatan tentang arti dari masing-masing pendekatan (Carper & Snizek , 1980; McKelvey , 1975; Meyer , Tsui , & Hinings , 1993; Kaya , 1992) . Lihat Tabel 2 untuk perbandingan ringkasan prosedur klasifikasi . Tipologi adalah klasifikasi berdasarkan intuisi atau proposisi teoritis yang belum menunjukkan secara empiris . Mereka berfungsi sebagai sarana bagi para peneliti untuk mengkategorikan organisasi untuk kepentingan perbandingan , teori , dan analisis (Rich , 1992) . Namun, tidak adanya pedoman untuk hasil klasifikasi tersebut dalam inkonsistensi dan kritik dengan beberapa alasan bahwa tipologi -fail untuk lulus bahkan tes yang paling dasar logika dan sedikit lebih dari tautologies ( hlm. 759 ) .‖
Taksonomi mengandalkan temuan empiris untuk lebih obyektif mengatur organisasi ke dalam kelompok dengan karakteristik yang sama . Tantangan dengan taksonomi adalah bahwa sangat sulit untuk membuat keputusan yang benar-benar obyektif tentang klasifikasi didasarkan pada temuan empiris ( McKelvey , 1975) .
Prosedur Klarifikasi Organisasi
Tipe Prosedur Standart Prosedur Hasil dari Prosedur
Tradisional Common Sense Gagal untuk menentukan isi kelompok organisasi ditugaskan .
Theoritical A Priori/Heuristic Kelas Organisasi terbentuk sebelum
penempatan organisasi ke dalam kelas-kelas ini . Organisasi diurutkan ke dalam kelas berdasarkan teori sebelumnya daripada metode empiris.
Emperical A Posteriori/Arithmetic Kelas organisasi muncul dari prosedur empiris yang digunakan untuk memilah fitur organisasi atas dasar kesamaan atau kontras.
2.4 Flat Organizational Structure
(flate).Dalam struktur organisasi datar jumlah orang yang dikelola oleh satu personalia tugas – tugas itu saling berkaitan.
Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif struktur disebut desain organisasi. Pembentukan struktur organisasi dihadapka pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas bagaimana cara organisasi membagi tugas diantara anggota organisasi dan menghasilkan koordinasi diantara tugas-tugas tersebut.
2.5 Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi Struktur Organisasi
Pengambilan keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah dan kesempatan kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian vital dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan yang menentukan bagaimana suatu cara organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya dan meraih sasaran.
Keputusan manajerial sebagai pembentuk struktur organisasi meliputi :
kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat keterkaitan karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah kepada ketidakefisienan. structural.Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization), berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan produk (product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer departementalization).
Semakin besar dan kompleks suatu organisasi, akan sangat logis bila digunanakan tipe Departementasi organisasi kombinasi berbagai tipe diatas, yang dikenal segabai desain organisasi campuran (hybird design) atau sering juga disebutmixed departementation. Sebagai contoh, suatu perusahaan industri besar mungkin diorganisasi menurut wilayah pada tingkat horizontal pertama, dan tingkatan-tingkatan selanjutnya diorganisasi atas dasar produk, fungsi, peralatan dan waktu.
Departementasi fungsional. Pendekatan fungsional untuk mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tipe Departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Departementasi fungsional dapat dijumpai dalam semua tipe organisasi. Kebaikan utama Departementasi fungsional adalah berkaitan denan aspek-aspek positif spesialisasi . Secara teoritis, fungsionalisme akan mengingkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan karyawan dan peralatan paling ekonomis.
dan memasarkan sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.
Departementasi wilayah bila organisasi beroperasi diwilayah-wilayah yang tersebar, maka Departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang beroperasi dibanyak daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer pemasaran tersendiri (Area Manajer) untuk setiap lokasi.
Tiga Dimensi Struktur Organisasi
1) Kompleksitas
Kompleksitas merujuk pada tingkat differensiasi yang ada didalam sebuah organisasi. Differensiasi horizontal mempertimbangkan tingkat pemisahan horizontal diantara unit-unit.Differensiasi vertical merujuk pada kedalaman hierarki organisasi.Differensiasi spasial meliputi tingkat sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar secara geografis.
Differensiasi horizontalmerujuk pada pengelompokan berdasarkan spesialisasi-spesialisasi yang ada dalam sebuah organisasi, baik spesialisasi fungsional maupun sosial.Pembagian departemen-departeman dalam organisasi dapat dilakukan berdasarkan jumlah orang, fungsi, produk atau jasa, klien, geografis, atau proses (Kusdi, 2009:169).
Differensiasi vertical Merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi meningkat, demikian pula kompleksitasnya, karena jumlah tingkatan hierarki didalam organisasi bertambah(Robbins, 1994 : 95).Organisasi dengan jumlah pegawai yang sama, tidak perlu mempunyai tingkat diferensiasi vertikal yang sama. Organisasi dapat berbentuk tinggi (tall), dengan banyak lapisan hierarki, atau mendatar (flat), dengan sedikit tingkatan. Faktor yang menentukan adalah Rentang Kendali (Robbins, 1994 : 96).
spasial, yang merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
2) Sentralisasi
Penjelasan terkait sentralisasi secara lebih khusus yaitu jenjang kepada siapa kekuasaan formal untuk membuat pilihan-pilihan secara leluasa dikonsentrasikan pada seorang individu, unit, atau tingkatan (biasanya berada tinggi pada organisasi), dengan demikian mengizinkan para pegawai (biasanya pada tingkat rendah dalam organisasi) untuk member masukan yang minimal ke dalam pekerjaan mereka (Robbins, 1994 :118).
tingkat kerumitan. Jika kita berbicara mengenai formalisasi maka kita merujuk pada peraturan tertulis organisasi.
“Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan, maka pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya, dan bagaimana ia harus melakukannya”(Robbins, 1994:103). Para manajer mempunyai sejumlah teknik formalisasi yang diambil dari pendapat StepenP.Robbins dalam Kusdi (2009:173), untuk dapat menstandarisasikan perilaku para pegawai. Teknik-teknik yang digunakan dalam menstandarisasikan adalah:
1) Proses Seleksi (selection) Organisasi memilih pegawainya bukan secara acak. Para pelamar diproses melalui sejumlah rintangan yang dirancang untuk membedakan para individu yang mungkin dapat berprestasi dengan baik dari mereka yang mungkin tidak akan berhasil.
2) Persyaratan Jabatan (role requirement) Para individu di dalam organisasi mempunyai jabatan.Setiap pekerjaan membawa serta harapan mengenai bagaimana si pemegang jabatan seharusnya berperilaku.
3) Peraturan, Prosedur, dan Kebijakan (rules, procedures, and policies) Peraturan merupakan pernyataan eksplisit yang ditujukan kepada seorang pegawai tentang apa yang harus atau tidak boleh dilakukan. Prosedur adalah rangkaian langkah yang saling berhubungan satu sama lain secara sekuensial yang diikuti pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Kebijakan adalah pedoman yang menetapkan hambatan terhadap pengambilan keputusan yang dibuat oleh pegawai.
4) Proses pelatihan (training) Pelatihan ada yang bersifat on-the-job-training (misalnya pemagangan, pendampingan (coaching), atau penugasan-penugasan yang bersifat studi), ada pula yang bersifat off-the-job-training (ceramah, demonstrasi, simulasi, atau instruksi terprogram).
2.6 Desain Organisasi
Desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi. Menurut Burns dan Stalker ada dua jenis struktur organisasi yang sangat kontras yaitu desain organisasi mekanistik dan desain organisasi mekanik. Lingkungan eksternal berkaitan dengan struktur organisasi.Ketika lingkungan eksternal stabil, internal organisasi dikelola dengan peraturan, prosedur dan hirarki wewenang yang jelas. Semua keputusan manajerial dibuat pada tingkat puncak, dan sentralisasi wewenang yang kuat, atau struktur organisasi mekanistik.
Namun jika organisasi menghadapi perubahan lingkungan yang cepat, memiliki struktur organisasi yang berbeda, organisasi bersifat adaptif dan spontan. Aturan umumnya tidak tertulis, hirarki wewenang tidak jelas, danwewenang pengambilan keputusan tersebar luas, maka disebut struktur organisasi organik.
2.7 Efektivitas Organisasi
Ada pertanyaan timbul bagaimana menilai tingkat keberhasilan organisasi yang sifatnya relatif, serta apa yang diupayakan manajer dan pegawainya untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut beberapa para ahli bahwa yang salah satunya, yaitu “Efektivitas Organisasi didefinisikan sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya” (Robbins, 1994:53).Adapun pendapat yang serupa dengan definisi Robbins yaitu, “Efektivitas Organisasi merupakan tingkat ketepatan pencapaian suatu sasaran dengan memanfaatkan sumber daya-sumber daya yang ada” (Mohyi, 2012:197).
Berdasarkan kedua pendapat mengenai efektivitas organisasi peneliti mendefinisikan efektivitas organisasi merupakan ketepatan dalam pencapaian organisasi dalam meraih tujuan-tujuannya dengan memberdayakan sumber daya organisasi.“mempelajari efektivitas organisasi ialah memadukan faktor-faktor organisasi, seperti struktur dan teknologi, dengan faktor-faktor individual, seperti motivasi, rasa keterikatan, dan prestasi kerja” (Steers, 1984:XI). Jadi apabila ada sesuatu atau tujuan yang dicari oleh sebuah organisasi untuk dilaksanakan dengan catatan bahwa sinergi dari faktor organisasi dan perilaku sumber daya manusia yang ada untuk berupaya dalam mencapai tujuan organisasi dan mempertahankan kelangsungan hidupnya.
BAB 3
3.1 Kesimpulan
Struktur organisasi berkaitan dengan hubungan yang relatif tetap diantara berbagai tugas yang ada dalam organisasi. Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan alternative struktur disebut desain organisasi.Pembentukan struktur organisasi dihadapkan pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebur. Ada beberapa bagian dari organisasi, yaitu: TheOperating Core, The Strategic Apex, The Middle Line, The Technostructure, danThe Support Staff. Ada lima keputusan desain yang diperlukan untukmenciptakan struktur organisasi yaitu: Pembagian tugas (division of labor),Departementasi, Rentang kendali, Delegasi wewenang, dan Mekanismekoordinasi
Bentuk struktur organisasi terdiri dari struktur sederhana, strukturfungsional, struktur divisional, struktur matriks dan struktur organisasiinternasional berbasis area geografis.Variabel penting yang mempengaruhi desain organisasi adalah umur atau kematangan organisasi. Struktur organisasi, gayakepemimpinan, dan sistem administrasi mengikuti pola perkembangan dan perubahan yang diperkirakan sejalan dengan kemajuan organisasi. Ada empat tahapan utama untuk menjelaskan siklus kehidupan organisasi : entrepreneur, kolektivitas, formalisasi, dan elaborasi
Abouzeedan ,Adli Abouzeedan ; Thomas Hedner, 2012, “Organization structure theories and open innovation paradigm”. World Journal of Scienc. Volume 9, No.1
Barnett, William P;Carroll, Glenn R, 1995,“Modeling Internal Organizational Change”. Annual Review of Sociology. Volume 36
G. Esworthy David, August 2011, “Subcultures in a Flat Organizational Structure”. ProQuest LLC
Gultekin ,Kubra, PhD, March 2014,”The Reform Era Of Policing: How Does Organizational Structure Influence Organizational Culture?”. European Scientific Journal. Volume 10, No.8 Miner, John B, November 2005,”Organizational behavior 2; essential theories of process and structure”.Trade Journals. Volume20, No. 4
