MANUAL PROSEDUR KEUANGAN

(1)

(2)

16

MANUAL PROSEDUR

KEUANGAN

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA

2016

(3)

17

DAFTAR ISI

MP. Pembayaran LS Gaji ……….1

MP. Pembayaran LS Non-Gaji ………. 7

MP. Pembayaran LS Pihak Ketiga ……… 11

MP. Pengisian UP ……….. 17

MP. Penggantian UP (GUP) ………...…………. 23

MP. Tambahan UP (TUP) ………. 26

MP. Pembayaran dengan UP ………... 30

MP. Pertanggungjawaban Dana UP/TUP ……… 34

MP. Setoran ke Kas Negara ……… 38

MP. Pengembalian ke Kas Negara ………. 41

MP. Pengajuan dan Pencairan Dana (RM dan PNBP) ……….. 44

MP. Pembagian Pagu Alokasi DIPA Fakultas Pertanian ……….. 47

MP. Evaluasi Serapan DIPA ………. 49

(4)

1 Manual Prosedur Pembayaran LS Gaji Kode : MP.FP.UTM-2.1-01 Revisi : Halaman : 1.Prosedur Kerja

1. PPABP melakukan penyusunan Daftar Tagihan Gaji. Pembuatan daftar gaji memperhatikan Perubahan status kepegawaian.

2. Staf Pengelola RM melakukan verifikasi kelengkapan dan kebenaran tagihan . Kemudian diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran. Atas verifikasi tersebut diterbitkan SPTJM. Untuk belanja pegawai yang diteliti adalah sesuai ketentuan yang di atur dalam subbab 2.3 pasal 5.

3. Pejabat Pembuat Komitmen membuat konsep SPP berdasarkan bukti-bukti yang diterima. Pejabat kemudian menyerahkan SPP dan SPTJM kepada bendahara pengeluaran.

4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujuan terhadap bukti-bukti tersebut, kemudian meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk ditandatangani.

5. Pejabat Pembuat Komitmen menandatangani dan mengirimkan dokumen SPP beserta lampiran kepada Pejabat Penerbit SPM.

6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujuan terhadap SPP yang diterima. Dengan aktivitas sebagai berikut :

a. Memeriksa secara rinci dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Memeriksas ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh keyakinan bahwa tagihan tidak melampaui batas pagu anggaran.

c. Memeriksa kesesuaian rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai dengan indikator keluaran

d. Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain:

1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/perusahaan, alamat, nomor rekening dan nama bank);

(5)

2

2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikais teknis yang tercantum dalam kontrak).

3) Jadwal waktu pembayaran

e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indicator keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang sudah ditetapkan dalam kontrak.

7. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalm 3 rangkap, dengan rincian

a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN.

b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada satker yang bersangkutan c. Lengkapi dengan ADK.

8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN.

9. Bendahara pengeluaran mengambil/menerima SP2D dari KPPN dan mencatatnya dalam buku kas umum dan pembantu sebagai pengesahan atas pengeluaran/belanja tersebut. Untuk pembayaran belanja pegawai. PPABP melakukan pembukuam ke kartu kuning masing-masing pegawai.

(6)

3 5.4A. Pembayaran LS Gaji

PPABP Pejabat Pembuat Komitmen Bendahara Pengeluaran Pejabat Penerbit SPM Durasi Pem b ukuan Pene rb it an SP M Pengaj uan SPP 1 2 hari 2 1 hari 5 1 hari 4 1 hari 6 1 hari Daftar Gaji Induk/Susulan/Ke kurangan Daftar Pembayaran Perhitungan Lembur/Honor Vakasi Penyusunan daftar Tagihan Gaji mulai 2. Verifikasi Tagihan Rencana PNBP Unit Kerja 3. Pembuatan SPP SPP 5. Tanda Tangan SPP 4. Pembuatan SPP 8. Kirim SPM Ke KPPN SP2D 6. Pembukuan Selesai SPM (ttd) 7. Pembuatan dan Tanda Tangan SPM 6. Pengajuan SPP 2.Diagram Alur

(7)

4 MP Pembayaran LS Gaji

No Prosedur Periode Otorisasi Ukuran

Waktu

Dokumen Akses Keterangan

1

Penyusunan daftar tagihan gaji

Setiap bulan maksimal setiap tanggal 10

PPABP 2 hai -Daftar gaji

Induk/susulan -Tanggung Jawab Mutlak PPABP, Bendahara Pengeluaran, PPK

Pembutana daftar gaji memperhatikan perubahan status kepegawaian

2 Verifikasi Daftar Tagihan Gaji

1 hari setelah dok daftar tagihan gaji diterima

(Verifikator Berkas) Pembuku RM

1 hari -Daftar gaji

Induk/susulan -Tanggung Jawab Mutlak

Jika dok benar,

Pembuku menyerahkan dok ke Bendahara pengeluaran

3 Validasi Daftar Tagihan

Gaji

1 hari setelah dok daftar tagihan gaji diterima

(validator Berkas) Bendahara

Pengeluaram

1 hari -Daftar gaji

Jika dok benar,

Bendahara pengeluaran membubuhkan tanda tangan pada daftar tagihan

4 Pembuatan SPP 1 hari setelah dok daftar

tagihan gaji diterima

Petugas SPP 1 hari -Daftar gaji

-SPP

5 Validasi SPP 1 hari setelah dok daftar

tagihan gaji diterima

Penanggung jawab Kegiatan

1 hari -Daftar gaji

(8)

5

SPTB yang tanda tangan hanya PPK

Waktu

6 Penandatanganna Draft Tagihan PPK -Daftar gaji Induk/susulan -Tanggung Jawab Mutlak -SPP 7 Pembuatan SPM Verifikator SPM -SPP -SPM 8 Penandatanganan SPM Pejabat SPM -SPP -SPM

9 Pengiriman SPM Petugas Pengantar

SPM

-Surat Pengantar -SPM

(9)

6

3 Standar Waktu Penyelesaian

1. Tahap Pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dar penerimaan hak

2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6-7 hari kerja. Dengan rincian sebagai berikut:

a. SLS untuk pembayaran belanja pegawai oleh PPK dan disampaikan kepada PP-SPM paling lambat 4 (empat) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS untuk pembayaran belanja pegawai diterima secara lengkap dan benar dari PPABP b. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM

disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan.

(10)

7 Manual Prosedur Pembayaran LS Non-Gaji Kode : MP.FP.UTM-2.1.02 Revisi : Halaman : 1. Prosedur Kerja

1. Bendahara Pengeluaran Pembantu melakukan penyusunan Daftar Tagihan. Sesuai dengan Bukti-bukti tagihan yang diterima. Daftar Tagihan harus ditandatangani atasan langsung BPP.

2. Staf Pengelola RM/PNBP (tergantung sumber dananya) melakukan verifikasi kelengkapan dan kebenaran tagihan, kemudian diserahkan kepada PPK. Atas verifikasi tersebut menerbitkan SPTB. Unttuk belnja non-pegawai. Yang diteliti adalah sesuai ketentuan yang diantar dalam sub bsb 2.3 pasal 6.

3. Pejabat Pembuat Komitmen membuat konsep SPP berdasarkan bukti-bukti yang diterima. Pejabat Pembuat Komitmen melengkapi SPP dengan lampiran sesuai ketentuan pada Subbab 2.3, kemudian menyerahkan SPP dan SPTB kepada Bendahara Pengeluaran

4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujian terhadap bukti-bukti tersebut. Kemudian meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada pejabat Pembuat Komitmen untuk ditandatangani

5. Pejabat Pembuat Komitmen kemudian menandatangani dan mengirimkan dokumen SPP beserta lampiran kepada pejabat Penerbit SPM.

6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujuan terhadap SPP yang diterima, dengan aktivitas sebagai berikut:

b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh keyakinan bahwa tagihan tadi melalmpaui batas pagu anggaran

c. Memeriksa kesesuain rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai dengan indikator keluaran.

(11)

8

1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/ perusahaan, alamat, nomor rekening dan nama bank);

2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikasi teknis yang tercantum dalam kontrak).

e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang sudah ditetapkan dalam kontrak.

7. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalam 3 rangkap, dengan rincian:

b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada satker yang bersangkutan. c. Lengkapi dengan ADK.

8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN.

9. Bendahara Pengeluaran mengambil/menerima SP2D dari KPPN dan mencatatnya dalam Buku Kas Umum dan Buku Pembantu sebagai pengesahan atas pengeluaran/be;anja tersebut

(12)

9 MP PEMBAYARAN LS BENDAHARA PENGELUARAN (NON GAJI)

No. Prosedur Periode Otorisasi Ukuran

Waktu

1 Penyusunan daftar

tagihan

Setiap saat BPP 2 hari -Daftar tagihan

-SPTB

-BPP Atasan Langsung

Daftar tagihan harus ditandatangani atasan lansgung

2 Verifikasi Daftar

Tagihan

1 hari setelah dok daftar tagihan diterima

(Verifikator Berkas) Pembuku RM

1 hari -Daftar tagihan

-SPTB

Jika dok benar, pembuku menyerahkan dok ke Bendahara pengeluaran

3 Verifikasi Daftar

Tagihan

(Validator Berkas) Bendahara

Pengeluaran

-SPTB

Jika dok benar, Bendahara pengeluaran hanya

membubuhkan paraf pada daftar tagihan (SPTB LS yang ttd hanya PPK)

4 Pembuatan SPP 1 hari setelah dok

daftar tagihan diterima

Petugas SPP 1 hari -Daftar tagihan

-SPTB -SPP

5 Validasi SPP 1 hari setelah dok

diterima

Penanggung jawab kegiatan

-SPTB -SPP

Jika dok benar, penanggung jawab membubuhkan paraf SPP

6 Penandatanganan SPP PPK -Daftar tagihan

-SPTB -SPP 7 Pembuatan SPM Verifikator SPM -SPP -SPM 8 Penandatanganan SPM Pejabat SPM -SPP -SPM 9

Pengiriman Petugas Pengantar

SPM

-Surat Pengantar -SPM

(13)

10

2. Standar Waktu Penyelesaian

1. Tahap Pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dari Penerima hak.

2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6 – 7 hari kerja dengan rincian sebagai berikut :

a. SPP-LS untuk non belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada PP- SPM paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP_LS diterima secara lengkao dan benar dari penerima hak

b. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapu dengan ADK SPM

disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan.

(14)

11 Manual Prosedur

Pembayaran LS Pihak Ketiga Kode :

MP.FP.UTM-2.1.02

Revisi : Halaman :

1.Prosedur Kerja

1. Penerima Hak memberikan tagihan kelengkapannya kepada Bendahara Pengeluaran pembantu (BPP) untuk kemudian diversifikasi. Jika dokumen benar, BPP kemudian: a. Membuatkan SPTB

b. Membuatkan Surat Pengantar Pencairan yang ditujukan kepada Pejabat Pembuat Komitmen dan dimintakan tantangan atasan langsung BPP.

2. Staf Pengelola RM/PNBP (tergantung sumber dananya) melakukan verifikasi kelengkapan dan kebenaran tagihan, kemudian diserahkan kepada PPK. Untuk belanja non-pegawai, yang diteliti adalah sesuai ketentuan yang diatur dalam subbab 2.3 pasal 6.

3. Pejabat Pembuat Komitmen membuat konsep SPP berdasarkan bukti-bukti yang diterima. Pejabat pembuat Komitmen melengkapi SPP dengan lampiran sesuai ketentuan pada sub bab 2.3, kemudian menyerahkan SPP dan SPTB kepada bendahara Pengeluaran

4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujian terhadap bukti-bukti tersebut, kemudian meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk ditandatangani.

5. Pejabat Pembuat Komitmen kemudian menandatangani dan mengirimkan dokumen SPP beserta lapiran kepada pejabat Penerbit SPM.

6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujian terhadap SPP yang diterima, dengan aktivitas sebagai berikut:

b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran DIPA untuk memperoleh keyakinan bahwa tagihan tidak melampaui batas pagu anggaran.

c. Memeriksa kesesuaian rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai dengan indikator keluaran.

(15)

12

1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/ perusahaan, alamat, nomor rekenong, dan nama baik);

2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikasi teknis yang tercantum dalam kontrak);

e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang sudah ditetapkan dalam konttrak.

7. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalam 3 rangkap, dengan rincian:

a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN

b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada Satker yang bersangkutan c. Lengkapi dengan ADK

8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN

Bendahara Pengeluaran ,menngambil/menerima SP2D dan KPPN dan mencatatnya dalam buku Kas Umum dan Buku Pembantu srbagai pengesahan atas

(16)

13 5.4C. Pembayaran LS Pihak Ketiga

PPABP Pejabat Pembuat Komitmen Bendahara Pengeluaran Pejabat Penerbit SPM Durasi Pem b ukuan Pene rb it an SP M Pengaj uan SPP 1 2 hari 2 1 hari 5 1 hari 4 1 hari 6 1 hari 1. Verifikasi permohonan Pencairan dana pembuatan Surat Pengantar Selesai mulai _2. Verifikasi Tagihan SPTB 3. Pembuatan SPP SPP 5. Tanda Tangan SPP 4. Pembuatan SPP 8. Kirim SPM Ke KPPN SP2D 9. Pembukuan SPM (ttd) 7. Pembuatan dan Tanda Tangan SPM 6. Pengajuan SPP Kontrak SPK Berita Acara

Faktur Pajak & SPP

Kwitansi

Tagiham

(17)

14 MP PEMBAYARAN LS PIJAK III

Waktu

1 Memasukkan

pengauan pencairan ke BPP

Setiap saat Pihak III -Berkas Pencairan -BPP

Atasan Langsung

Berkas pencairan terdiri: -Surat permohonan pihak III -SPK

Referensi Bank Kwitansi -SPP

-Copy NPWP Faktur

2 Verifikasi dok

permohonan pencairan

BPP 1 hari -Berkas Pencairan Jika dok benar, BPP

membuatkan SPTB

3 Pembuatan SPTB &

Surat Pengantar

BPP 1 hari -Berkas Pencairan

-Surat Pengantar -SPTB

BPP, Atasan langsung BPP

Jika dok lengkap diserahkan ke atasan langsung untuk divalidasi & minta tanda tangan surat pengantar 4 Validasi &

Penandatanganan Surat Pengantar Dok

pencairan LS pihak III

1 hari setelah dok diterima

Atasan langsung 1 hari -Surat Pencairan

-Surat Pengantar -SPTB

Atasan Langsung

Jika dok sudah benar segera dikirim ke PPK

5 Pengiriman dok

pencairan LS pihak III ke PPK

1 hari setelah dok divalidasi & surat pengantar ditandatangani

BPP/Pembuku 1 hari -Surat Pengantar

-Berkas Pencairan -SPTB

Dokumen diterima oleh petugas pembuat SPP

6 Pembuatan SPP 1 hari setelah dok

diterima

Petugas SPP 1 hari -Berkas Pencairan

-SPTB -SPP

Dok benar diserahkan ke Bendahara pengeluaran untuk diverifikasi

(18)

15

Waktu

7 Verifikasi SPP 1 hari setelah dok

diterima

Bendahara Pengeluaran

1 hari -Berkas Pencairan

-SPTB -SPP

Jika benar, Bendahara pengeluaran membubuhkan paraf si SPTB

8 Validasi SPP 1 hari setelah dok

diterima Penanggungjawab Kegiatan -Berkas Pencairan -SPTB -SPP 9 Penandatanganan SPP PPK 10 Pembuatan SPM Verifikator SPM 11 Penandatanganan SPM Verifikator SPM

12 Pengiriman SPM Petugas Pengantar

(19)

16 3. Standar Waktu Penyelesaian

1. Tahap pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dari penerima Hak.

2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6 – 7 hari kerja, dengan rincian sebagai berikut :

a. SPP-LM untuk pembayaran belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada PP-SPM paling lambat 4 (empat) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS untuk pembayaran belanja pegawai diterima secara lengkap dan benar dari PPABP.

b. SPP-LS untuk non belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada PP-SPM paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dari penerima Hak.

c. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2 (dua ) hari kerja setelah SPM.

(20)

17 Manual Prosedur Pengisian UP Kode : MP.FP.UTM-2.1.04 Revisi : Halaman : 1.Prosedur Kerja

1. Bendahara Pengeluaran Pembantu menerbitkan Surat Permintaan UP/TUP

2. Jika jumlah UP yang diminta melebihi Rp. 200 juta, maka lanjutkan ke prosedur (Tambahan UP). Bendahara Pengeluaran meneruskan surat permintaan UP/TUP kepada pejabat pembuat Komitemen.

3. Pejabat pembuat Komitmen membuat konsep SPP sesuai dengan anggaran yang tersedia dalam DIPA dan batas penyediaan UYHD (Uang Yang Dipertanggungjawabkan) dalam poin 2.5.c, dan melengkapi lampiran sesuai ketentuan pada Subbab 2.3

4. Pejabat pembuat komitmen kemudian menandatangani dokumen SPP.

5. Pejabta penerbit SPM kemudian melakukan pengujian terhadap SPP yang diterima, dengan aktivitas sebagai berikut;

a. Memeriksa secara rinsi dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh keyakinan bahwa tagihan tidak melapaui batas anggaran.

c. Memeriksa kesesuaian rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai dengan indikator keluaran.

d. Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain:

1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/ perusahaan, alamat, nomor rekening dan nama bank)

2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan prestasi kerja yang dicapai sesuai denga spesifikasi teknis yang tercantum dalam kontrak).

3) Jawal waktu pembayaran

e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang sudah ditetapkan dalam kontrak

6. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalam 3 rangkap, dengan rincian;

(21)

18

b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada Satker yang bersangkutan c. Lengkapi dengan ADK

7. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN

8. Setelah ada berita SP2D telah terbit, maka bendahara pengeluaran menerima dan meneliti SP2D, kemudian mencatat ke dalam Buku Kas Umum.

9. Setelah terjadi pemindahbukuan ke rekening Bendahara Pengeluaran, uang maka didistribusikan dalam bentuk pemindahbukuan kepada BPP yang mengajukan. Bendahara Pengeluaran membuat Bukti Pengeluaran Uang Muka (BPUM) dan meminta tanda tangan dari BPP sesudah melakukan pemindahbukuan.

a. Dalam hal TUP, pemindahbukuan TUP kepada BPP yang mengajukan dilakukan secara termin (tidak sekaligus 100 %). Hal ini dilakukan agar BPP tertib segera mengirimkan SPTB beserta bukti-bukti pengeluaran.

10. BPP menandatangani BPUM dari Bendahar Pengeluaran, dan mencatat penerimaan uang muka

(22)

19 P em buku an Pe nca ir an Pen gaj uan YA 3 2 hari 7 7 hari 8 1 hari 9 1 hari 10 1 hari 11 1 hari 5.5 Pengisian Uang Persediaan (UP)

mulai Selesai 3. Pembuatan SPP Lampiran SPP Tanda Tangan SPP 5. Pengujian SPP 7. Kirim SPM Ke KPPN SP2D 8. Pembukuan SPM (ttd) 6. Pembuatan dan Tanda Tangan SPM 1 Pembuatan Surat Permintaan UP/TUP Surat Permintaan UP/TUP 2. Jumlah TUP >200jt 5.7 Permintaan Tmabhan TUP SPP 9. Pemindahbukuan 11. Pembukuan 10. Tanda Tangan Bukti Pengeluaran Uang Muka Bendahara Pengeluaran Pembantu Bendahara Pengeluaran Pembantu

Bendahara Pengeluaran Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Penerbit SPM Pejabat Penerbit SPM Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pembuat Komitmen Durasi 2. Diagram Alur

(23)

20 MP PENGISIAN UANG PERSEDIAAN (UP)

No Prosedur Periode Otorisator &

Otorisasi

Ukuran Waktu Dokumen Akses Keteragan

1 Mulai 2 Pembuatan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) UP/TUP Setelah SPTB siap BPP: -Menyampaikan SPTB -Mengajukan/ membuat SPP UP/TUP - -Membuat SPP UP/TUP 1 jam/dokumen SPTB dilengkapi bukti Surat Permohonan SPP UP/TUP Membuat SPP UP/TUP BPP Atasan BPP Dokumen disampaikan ke Bendahara Pengeluaran

3 Secara periodik Bendahara

-Menghitung jumlah permintaan UP/TUP>200jt? -Memproses permintaan TUP -Entry data/informasi 1 jam/dokumen 1 hari untuk penyiapan SPP Membuat SPP UP/TUP BP PPK BPP Atasan langsung BPP

SPP dan lampiran diserahkan kepada PPK 4 Setelah SPP Diterima Pejabat Pembuat Komitmen -Menguji SPP -Rekomendasi “Ya/Tidak” -Menandatangani SPP 1 jam/SPP SPP yang di ttd BP PPK BPP Atasan langsung BPP

Jika “tidak” dikembangkan ke BP Jika “Ya”., SPP yang ttd diserahkan kepada pejabat penerbit SPM

(24)

21

No Prosedur Periode Otorisator &

Otorisasi

Ukuran Waktu Dokumen Akses Keteragan

5 Setelah SPP diterima Pejabat Penerbit SPM: -Pengajuan SPP -Rekomendasi “Ya/Tidak” -Membuat dan ttd SPM -Entry data/informasi 1 jam/SPM SPP yang d ttd BP PPK BPP Atasan langsung BPP Jika “tidak” dikembalikan ke BP. Jika “Ya”, SPM yang ttd diserahkan BP untuk dikirim kepada KPPN 6 Proses penerbitan SP2D di KPPN Setelah SPM diterima - KPPN/ Bendahara Umum UTM : Pemberthuan apakah SPM diterima / revisi SP2D BP PPK Atasan PPK BPP Atasan langsung BPP Jika BLU, SP2D PNBP diproses oleh Bendahara Umum UTM 7 Pembukuan Pemindahbukuan Setelah SP2D diterima Bendahara Pengeluaran - Pembukuan dan pemindahbukuan SP2D

Buku kas umum

Buku kas pembantu BP PPK & atasan PPK BPP Atasan langsung BPP BPP 8 Selesai

(25)

22

3. Standar Waktu Penyelesaian

1. SPP-UP diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada PP-SPM paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya permintaan UP dari bendahara Pengeluaran 2. Pengujian SPP-UP/TUP sampai dengan penerbitan SPM-UP//TUP oleh PP-SPM

diselesaikan paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPP-UP/TUP beserta dokumen pendukung diterima secara lengkap dan benar dari PPK

3. Tahap pncairan (Peerbitan SPM) diselesaikan paling lambat 6-7 hari kerja, dengan rincian sebagai berikut :

a. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan.

(26)

23 Manual Prosedur Pengagantian UP (GUP) Kode : MP.FP.UTM-2.1.05 Revisi : Halaman : 1.Prosedur kerja

1. Bendahara pengeluaran mengecek di buku pembantu UYHD bila dana telah habis/ atau pengguna Dana UP telah mencapai 75 % dari Dana UP yang diterima

2. Bendahar pengeluaran menyusin bukti-bukti pengeluaran sesuai kegiatan, sub kegiatan dan Mata Anggaran Pengeluaran (MAK) masing-masing, serta membuat konsep SPP-GUP dan SPM-GUP dan membuat rencana penggunaan dengan melampirkan semua bukti pengeluaran yang bersangkutan

(27)

24

2 Diagram Alur

5.6 Ganti Uang Persediaan (UP) Bendahara Pengeluaran Durasi Ya Tidak 2 2 hari 1 2 hari Mulai Cek Saldo Buku Pembantu UP Penggunaan >75 % 2. Mengumpulkan SPTB sesuai MAK Pengisian UP Selesai SPTB (ttd) Bukti Pengeluaran

(28)

25

Otorisasi

1 Mulai

2 Cek Saldo Buku

Pembantu UP

Secara Periodik - Bendahara - Pengeluaran :

- -Cek Saldo buku pembantu UP - -Apakah penggunaan >75 % - -Mengumpulkan SPTB sesuai MAK - -Verifikasi 1 hari SPTB Buku pngeluaran BP PPK Atasan PPK BPP Atasan langsung BPP

Jika “tidak” maka revisi. Jika “Ya” maka pengisian UP

3 Selesai

(29)

26 Manual Prosedur Tambahan UP (TUP) Kode : MP.FP.UTM-2.1.06 Revisi : Halaman : 1. Prosedur Kerja

1. Bendahara pengeluaran menerima permintaan tambahan dana karena adanya pengeluaran yang sangat besar, yang tidak dapat tertampung dalam mekanisme pembayaran GUPyang dimintakan, kemudian membuat konsep persetujuan kepada KPPN apabila k=jumlahnya kurang atau sama dengan Rp. 100.000.000,00 apabila lebih maka persetujuan di ajukan kepada kantor wilayah perbendaharaan . Selanjutnya konsep surat ermintaan permintaan persetujuan tambahan uang persediaan disampaikan kepada pejabat penerbit SPM

2. Pejabat penerbit SPM meneliti, memberi paraf konsep surat permintaan persetujuan tambahan uang presiden kemudian menyampaikan lkepada pejabat pembuat komitmen 3. Pejabat pembuat komitmen meneliti dan menandatangani surat permintaan persetujuan

tambahan uang persediaan

4. Bendahara pengeluaran mengirimkan surat permintaan persetujuan tambahan uang persediaan ke KPPN

5. Setelah mendapatkan berita telah ada persetujuan dari KPPN, bendahara pengeluaran mengambil persetujuan dari KPPN

6. Proses dilanjutkan sesuai prosedur kerja pada subbab 3.2.1 (pengisian UP)

7. Jika pada akhir pelaksanaan kegiatan terdapat sisa dana TUP, maka sisa dana tersebut harus disetorkan ke atas negara melalui mekanisme sesuai prosedur kerja pada sub bab 3.7.1 (pengembalian ke kas negara)

(30)

27

5.7 Permintaan Tambahan UP

Pejabat Pembuat Ko Bendahara Pengeluaran Pejabat Penerbit

SPM Durasi 1 1 hari 2 1 hari 4 3 hari 6 1 hari Mulai 1 Pembuatan Surat Permintaan Persetjuan TUP Pembuatan Surat Permintaan Persetujuan TUP Surat Permintaan Persetujuan TUP 2. Verifikasi Surat Permintaan Persetujuan 3.

Tanda Tangan Surat Permintaan Persetujuan TUP Surat Permintaan Persetujuan TUP (ttd) 4.

Kirim Surat permintaan Persetujuan TUP ke KPPN 5 Persetujuan TUP 6. Pengisian UP Ada sisa Dana TUP Tidak Selesai Ya 7. Pengambilan ke Kas Negara 2. Diagram Alur

(31)

28

No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi Ukuran

Waktu

Dokumen Akses Keterangan

1 Mulai

2 Mengajukan TUP BPP/Unit

- Mengajukan TUP

Rekening koran BPP Atasa

langsung BPP

Permintaan kepada

Bendahara Pengeluaran

3 Verifikasi dukumen Setelah diterima

TUP

Bendahara Pengeluaran (BP) - Verifikasi dokumen - Rekomendasi “Ya/Tidak” - Membuat surat persetujuan

TUP dan SPP - Entry data/informasi 2 jam Surat permintaan persetujuan TUP BP Atasan langsnu BP BPP Atasan langsung BPP

Jika “tidak”, dikembalikan kepada BPP

Jika “Ya” direkomnendasikan kepada pejabat penerbit SPM

4 Verifikasi Surat Permintaan Persetujuan TUP Setelah diterima Surat permintaan persetujuan TUP Pejabat Penerbit SPM: -Verifikasi dokumen - Rekomendasi “Ya/Tidak” - Membuat SPM - entry data/informasi 1 jam Surat permintaan persetujuan TUP BP Atasan langsnu BP BPP Atasan langsung BPP

Jika “Tidak” dikembalikan BP

Jika “Ya” direkomendasikan ke PPK untuk di ttd

5 Tanda tangan surat

permintaan persetujuan TUP Setelah diterima rekomendasi surat permintaan persetujuan TUP PPK: - Tanda tangan - Entry data/informasi 3 hari Surat permintaan persetujuan TUP (ttd) dilampiri : Rincian SPP dan SPM TUP PPK BP Atasan langsung BP BPP Atasan langsung BPP Dikirim ke KPPN 6 Penerbitan SP2D KPPN SP2D PPK BP Atasan langsung BP BPP Atasan langsung BPP Dierima oleh BP

7 Register Pengisian Setelah SP2D Bendahara Pengeluaran 2 jam SP2D BP Dana TUP diserahkan ke

(32)

29 UP diterima Maksimut 1 bulan -Register8 -Pengisian UP -entry data/informasi

- verifikasi apakah ada sisa dana TUP

Daftar isian UP Atasan

langsung

BPP/ pelaksana kegiatan dana TUP dikembalikan 10 Pertanggung jawaban TUP Maksimum 1 bulan BPP Menyusun SPTB Paling lambat H-3 hari aktig SPTB bukti-bukti BP Atasan langsung

(33)

30 Manual Prosedur Pembayaran dengan UP Kode : MP.FP.UTM-2.1.07 Revisi : Halaman : 1. Prosedur Kerja

1. Berdasarkan tagihan dan lampiran dari penerima Hak, bendahara pengeluaran membuat slip pencairan beserta daftar pencairan slip, kemudian meneruskannya kepada atasan BPP :

a. Daftar pencairan slip ini akan memuat apa saja pembayaran yang dilakukan secara tunai maupun pemindahbukuan (sesuai kontrak non – LS, sesuai kriteria penggunaan dana UP

2. Atasan BPP menilai daftar pencairan slip menandatangani slip pencairan bersama BPP

(joint account)

3. Bendahara pengeluaran pembantu menerima dan mencairkan slip ke Bank

4. Bendahara pengeluarkan mempersiapkan kuitansi UP, dan memotongkan pajak atas tagihan yang kemudian dibuatkan bukti potong PPh/PTN. Bendahara pengeluaran menyerahkan kuitansi UP kepada pejabat pembuat komitmen.

5. Pejabat pembuat komitmen menandatangani kuitansi UP

6. Bendahatra pengeluaran menyerahkan uang ke penerima hak, memotongkan pajaknya, dan meminta agar menandatangani kuitansi UP

(34)

31 2. Diagram Alur 5.8 Pembayaran dengan UP Pem b ay ar an Pen ca ir an Per siap an Pejabat Pembuat Komitmen Atasan langsung BPP Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)

Penerima Hak Durasi

1 1 hari 3 1 hari 5 1 hari 7 1 hari Mulai 1. Mempersiapkan slip pencairan Daftar kebutuhan pencairan Tagihan dari penerima hak 2. Verifikasi daftar pencairan slip 2a. Tandatangan slip pencairan 3. Pencairan uang UP dari rekening BPP 4. Mempersiapkan kuitansi Kuitansi (ttd Benda) Bukti potong PPh, PPN 5. Tandatangan kuitansi Kuitansi (ttd PPK) 6. Pembayaran kepada penerima hak Kuitansi (ttd Penerima) 7. Pembukuan Selesai

(35)

32

Otorisasi

1 Mulai

2 Penerima hak

melakukan tagihan

Sesuai dengan skedul RKT

Penerima Hak Diserahkan kepada BPP

3 Mempersiapkan slip pencairan Setelah menerima tagihan dari penerima hak BPP - Menugaskan Kasubag keuangan/staf memeriksa dokumen 1 jam/DKP 1 hari untuk semua DKP yang masuk hari ini Surat tagihan dilengkapi proposal/TOR kegiatan SK Rektor/dekan/kepala unit Atasan langsung BPP Arsip

Jika “Ya” diteruska kepada atasan langsung.

Jika “tidak” dikembalikan kepada kepada penerima Hak

Verifikasi daftar pencairan slip dan tandatangan slip pencairan Setelah menerima daftar kebutuhan pencairan Atasan lansgung BPP

tanda tangan slip

pencairan dengan

memperhatikan rekomendasi BPP

1 jam Daftar kebutuhan

pencairan (DKP) rekomendasi “Ya”/”tidak” Atasan lansguung BPP Dekan

Slip pencairan yang telah di ttd diserahkan kepada BPP Pencairan uang UP dari rekening BPP Setelah menerima slip slip pencairan dari atasan langsung BPP menugaskan Kasubag kwuangan /Staf mempersiapkan

kuitansi bukti potonh PPh dan PPN

1 jam Slip pencairan yang

dilengkapi dengan DKP yang telah direkomendasikan Atasan langsung BPP Arsip Menyerahkan dokumen kepada bendahara pengeluaran Verifikasi rekening dari BPP (dilanjutkan ke prosedur/MP pertanggungjawaban UP/TUP Setelah menerima dokumen dari BPP Bendahara pengeluaran verifikasi “Ya”/Tidak” entry data/informasi 1 jam/dokumen 1 hari untuk semua dokumen yang masuk hari ini Kuitansi (ttd bendahara) bukti potong PPh, PPN DKP yang direkomendasikan Atasan langsung BPP BPP

Jika” Ya” diserahkan ke

pejabat pembuat

komitmen.

Jika ”Tidak” dikembalikan ke BPP

Tandatangan kuitansi Setelah menerima

Pejabat pembuat

komitmen (PPK)

menandatangani

kuitansi yang telah

direkomendasi 1 hari untuk semua kuitansi yang masuk hari ini Kuitansi yang di tandatangani Pembantu rektor 2 Diteruskan ke bendahara pengeluaran untuk disiapkan MP PEMBAYARAN DENGAN UP

(36)

33

No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi Ukuran

Waktu

Dokumen Akses Keteragan

1 Mulai Pencairan 2 Menyiapkan pembayaran Setelah menerima kuitansi yang di ttd PPK Bendahara pengeluaran -menyipakna pencairan -entry informasi pencairran -pemberitahuan 1 hari untuk semua kuitansi yang di ttd dan diteriam hari ini

Dana / dokumen transfer Pembantu rektor 2 PPK Bendahara Pengeluaran BPP Dibayarkan kepada BPP

atau langsing kepada

penerima hak 3 Pembayaran dan pembukuan Setelah menerima bukti transfer dana BPP/bendahara Unit - Membayarkan kepada penerima Hak - Pemberitahuan kepada penerima hak - Pembukuan

1 hari Bukti transfer Atasan langsung

BPP BPP Dekan/Pimpinan unit Selesai

(37)

Pertanggung jawaban Dana UP/TUP Kode :

MP.FP.UTM-2.1.08

1. Prosedur Kerja

1. Bendahara pengeluaran pembantu mengumpulkan bukti-bukti transaksi selama

pelaksanaan kegiatan dan membuat SPTB. Dalam pengumpulan bukti

mengoptimalkan ketua dan bendahara kegiatan, kasub bag keuangan dan staf pembuku. SPTB beserta lampiran diserahkan kepada penerima berkas

2. Penerima berkas membuatkan tanda terima penerimaan berkas kepada BPP. Pencairan berkas kemudian menyerahkan berkas kepada pembantu pejabat pembuat komitmen (pembantu staff pengelola RM atau PNBP) sesuai dengan sumber dana kegiatan 3. Pembantu staf pengelola RM atau PNBP melakukan verifikasi terhadap kebenaran

berkas, kemudian meneruskan kepada staf pengelola RM atau PNBP.

4. Staf pengelola RM atau PNBP melkaukan validasi terhadap kebenaran berkas kemudian meneruskan kepada bendahara pengeluaran

(38)

35

5.9 Pertanggungjawaban Dana UP/PT Bendahara

Pengeluaran Pembantu

Penerima Berkas Pembantu

PPK (Pembantu Staf Pengelola RM) Pembantu PPK (Pembantu Staf Pengelola PNBP) Pembantu PPK (Staf Pengelola RM) Pembantu PPK (Staf Pengelola PNBP) Bendahara Pengeluaran Durasi 1 7 hari 2 1 jam 2 1 jam 4 1 jam 5 1 jam Mulai 5.8 Pembayaran dengan UP Mengumpulkan buktibukti membuat SPTB 2. Sumber Dana 3. Verifikasi 3. Verifikasi 4. Validasi 4. Validasi 5. Pembuktian Selesai PNBP RM 2. Diagram ALur

(39)

36

No Prosedur Periode Otorisator&Otorisasi Ukuran

Waktu

Dokumen Akses Keterangan

1 Mulai

2 Pembayaran denagn UP Setelah UP

diterima BPP melakukan pembayaran dengan UP: - Sesuai dengan akun dan kegiatan dalam PO Dipa 3 Mengumpulkan bukti dan membuat SPTB Persiapan kegiatan, saat kegiatan, setelah kegiatan BPP sebagai pembuat. Dalam pengumpulan bukti mengoptimalkan ketua dan bendahara

kegiatan, kasubag

keuangan dan staf pembeku Maksimal 7 hari setelah kegiatan SPTB dilampiri bukti-bukti transasksi yang valid dan andal Pembantu Dekan 2 BPP Menyerahkan dokumen kepada penerima berkas. Memperoleh tanda terima penerimaan berkas 4 Penerima Berkas: -Menerima berkas Memberi tanda terima Entry data 1 jam/ SPTB SPTB dan lampiran bukti Tanda terima Ka BAUK Pembantu Dekan 2 BPP Menyerahkan dokumen kepada pembantu PPK 5 Pembantu PPK (pembuat staf A jam/ SPTB 1 hari untuk Rekomendasi “Ya/Tidak"

Ka BAUK Jika “Ya”

maka 3.8.2 Diagram Alur

(40)

37 pengelola RM/PNBP) -Verifikasi berkas Rekomnedasi “Ya/Tidak”

-entry dan informasi

rekomendasi “ Ya/Tidak” semua SPTB yang masuk hari ini Pembantu Dekan 2 BPP dokumen diteruskan kepada pembantu PPK (staf pengelola RM/PNBP Selesai

(41)

Setoran ke Kas Negara

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.09

1. Bendahara Penerimaan menerima bukti transfer (salinan slip) atau salinan rekening koran dari bank

2. Bendahara penerima melakukan verifikasi transfer rekening rektor

3. Bendahara penerima membuat dokumen SSBP (Surat Setoran Bukan Pajak), kemudian diteruskan kepada Supervisor

4. Supervisor bendahara penerimaan mememriksa dokumen SSBP dan

menandatanganinya. Supervispr kemudian menyerahkan kembali dokumen SSBP kepada bendahara penerimaan

5. Bendahara penerimaan memproses pemindahbukuan dari rekening rektor ke rekening kas negara, kemudian membawa SSBP beserta bukti pemindahbukuan ke kantor pos atau Bank Persepsi.

6. Bendahara penerimaan menerima kembali SSBP lembar ke-1 dan 3 yang telah ditandatangani dan diberi cap oleh petugas, serta diberi NTPN (Nomor Transaksi Penerima Negara). Berkas berkas ini sebagai Bukti Penerimaan Negara (BPN) 7. Bendahara penerimaan membukukan BPN kedalam Buku Kas Umum.

(42)

39

2. Diagram Alur

5.10 Setoran ke Kas Negara (PNBP)

Bendahara Penerimaan Supervisor Bendahara

Penerimaan Rektor Durasi 1 1 jami 2 1 hari 4 1 hari 5 1 Jam 6 1 hari 7 1 Jam 8 1 Jam Mulai 1. Verifikasi Rekening Rektor 2. Pembuatan LPJ 4. Pembuatan SSBP SSPB 5. Pembuatan Cek Cek 7. Pemindahbukuan ke Kas Negara 8. Pembukuan Selesai 3. Saldo Valid? Ya Tidak

6. Tanda tangan cek

Cek (ttd Rektor)

(43)

40 MP PENYETORAN KE KAS NEGARA (SSBP)

Waktu

1 Verifikasi rekening bendahara penerimaan Setiap bulan setiap tanggal 5 Bendahara penerimaan 1 jam Rekening Koran Ka BAUK, Bendahara Penerimaan

Copy rekening koran diserahkan ke BAUK untuk di validsai

2 Penyusunan LPJ bendahara penerimaan Setiap bulan setiap tanggal 5 Bendahara penerimaan 1 hari Dok LPJ Bendahara penerimaan Bendahara penerimaan, Kasubag Keuangan, Kabag Keuangan, Ka BAUK, PR II dan Rektor

Dok LPJ diserahkan ke BAUK untuk di validasi (jika terdapat saldo yang disetujui di setor dibuatkan SSBP)

3 Pembuatan SSBP 1 hari setelah

ada persetujuan penyetoran dari atasan langsung bendahara penerimaan Bendahara penerimaan

1 hari Berita acara

penyetoran ke kas Negara & Dokumen SSBP Kasubag Keuangan, Kabag Keuangan, Ka BAUK, PR II dan Rektor

Berita acara diverifikasi kasubag keunagan, divalidasi Kabag Keuangan, ditandatangani ka.BAUK disetujui PR II. Dok SSBP dilampirkan dalam BA diserahkan ke Rektor. 4 Permohonan pencairan Rek Bendahara penerimaan untuk penyetoran ke kas negara 1 hari setelah dokumen BA & SSBP diterima bendahara penerimaan Bendahara penerimaan

1 hari Cek berita

acara & SSBP

Bendahara Penerimaan dan Kasubag Keuangan

Rektor mennadatangani Cek penyetoran dari rekening bendahara Penerimaan 5 Penyetoran ke kas Negara Setelah cek ditandatangani rektor Bendahara penerimaan 1 hari Bukti penyetoran dan SSBP yang sudah di validasi Bank Bendahara Penerimaan dan Kasubag Keuangan

SSBP diserhakan ke Bank untuk penyetoran ke kas Negara

6 Pencatatan SSBP dalam BKU bendahara penerimaan 1 hari setelah penyetoran ke Kas Negara Bendahara penerimaan 1 jam BKU

(44)

Pengembalian ke Kas Negara

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.10

1. Bendahara pengeluraan membuat dokumen SSBP (Surat Setoran Pengembalian Belanja)

2. Bendahara pengeluaran menandatangani dokumen SSPB

3. Bendahhara pengeluaran memroses pemindahbukuan dari rekening Rektor ke rekening Kas Negara, kemudian membawa SSPB beserta bukti pemindahbukuan ke kantor Pos atau Bank Persepsi

2. Bendahar pengeluaran menerima kembali SSBP lembar ke 1 dan 3 yang telah ditandatangani dan diberi cap oleh petugas, serta diberi NTPN (Nomor Transaksi Penerimaan Negara). Berrkas berkas ini sebagai Bukti Penerimaan Negara (BPN) 3. Bendahara pengeluaran membukukan BPN kedalam Buku Kas Umum

(45)

42

2 Diagram Alur

5.11 Pengembalian ke Kas Negara

Bendahara Pengeluaran Bendahara Pengeluaran Durasi

1 1 hari 2 2 hari 3 1 hari 4 1 jam 5 1 hari 6 1 Jam Mulai 1. Melaporkan kelebihan realisasi belanja Lampiran Surat Pemebritahuan kelebihan realisasi belnaja 2. Verifikasi dan Laporan Berita acara Verifikasi 4. Pembuatan SSPB SSPB 3. Setoran dana ke Bendahara Pengeluaran Tanda Terima 5. Pemindahbukuan ke Kas Negara 6. Pembukuan Selesai

(46)

43 MP PENGEMBALIAN KE KAS NEGARA (SSPB)

Waktu

1 Untuk melaporkan

kelebihan atas belanja yang sudah direalisasikan ke bendahara penegluaran Setiap terjadi kelebihan realisasi belanja BPP 1 jam Surat pemeberitahua n kelebihan realisasi belanja BPP dan bendahara pengeluaran 2 Verifikasi laporan kelebihan realisasi belanja unit 1 hari setelah mendapat pemberitahuan dari BPP Bendahara penerimaan

2 hari Berita acar

verifikasi BPP, atasan langsung BPP dan Bendahara Pengeluaran, PPK 3 Penyetoran dana kelebihan belanja ke bendahara pengeluaran 1 hari setelah BA verifikasi diterima BPP

BPP 1 hari Tanda terima

dari bendahara pengeluaran BPP, atasan langsung BPP, Bendahara Pengeluaran, PPK

Pengembalian dengan nilai dibawah 10 juta dalam bentuk tunai, dan lebih dari 10 juta ditransfer ke rekening Bendahara pengeluaran

4 Pembuatan SSBP 1 hari setelah

dana diterima Bendahara pengeluaran 1 jam BA penyetoran SSPB & Dok SSPB Bendahara Pengeluaran, PPK

Penyetoran di atas 10 juta harus dilakukan penandatanganan bukti pencairan Rek Bendahara

Pengeluaran oleh PPK 5 Penyetoran ke kas Negara Setelah Dok SSPB dibuat & BA ditandatangani PPK Bendahara pengeluaran 1hari Bukti penyetoran dan SSBP yang sudah di validasi Bank Bendahara Pengeluaran, PPK

Copy SSPB diserahkan ke unit

6 Pencatatan SSBP dalam BKU bendahara pegeluaran 1 hari setelah penyetoran ke kas Negara Bendahara pengeluaran

1 jam BKU Bendahara

Pengeluaran & Kasubag Keuangan

(47)

Pengajuan & Pencairan Dana (RM / PNBP) Kode :

MP.FP.UTM-2.1.11

A. Tujuan

1, untuk menertibkan proses pengajuan pencairan dana dari program studi atau unit kegiatan di Fakultas Pertanian

B. Ruang Lingkup Pekerjaan

Kegiatan ini dimulai sejak unit kegiatan ataupun program studi mengajukan surat permintaan pencairan berupa LPJ kegiatan hingga mendapat disposisi dan PBP mencairkan dana yang diajukan

C. Definisi

Pencairan dana adalah proses pengajuan dana kegiatan yang telah dilaksanakan oleh program studi ataupun unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian dengan menyerahkan surat permohonan dan laporan pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan

D. Referensi

MP keuangan Universitas Trunojoyo Madura E. Uraian Prosedur

No Sub Kegiatan

Langkah-langkah

pelaksanaan Penanggung jawab/

unit kerja Hasil Waktu

1 Persiapan a. Membuat surat pengajuan LPJ b. Menyerahkan surat pengajuan Fakultas /Prodi Fakultas / Prodi Surat Surat 15 meit 1 menit

2 Pelaksanaan a. Menerima surat pengajuan b. Mencatat surat & memberi

lembar disposisi c. Menyerahkan surat

pengajuan kpd Dekan d. Menerima surat pengajuan e. Mendisposisi surat ke PD II f. Menerima surat disposisi g. Menyerahkan disposisi ke

Kabag

h. Menerima disposisi utk ditindaklanjuti

i. Menyerahkan disposisi kpd Kasubbag

j. Menerima disposisi utk diproses k. Memverifiasi LPJ l. Menyerahkan disposisi ke BPP Sekretaris Dekanat Sekretaris Dekanat Sekretaris DEkanat Dekan Dekan PD II PD II Kabag Kabag Kasubbag Kasubbag Kasubbag Surat Surat Surat Surat Surat Surat Surat Surat Surat Surat LPJ LPJ Surat & LPJ SPTB 1 menit 5 menit 2 menit 1 menit 3 menit 1 menit 3 menit 1 menit 3 menit 1 menit 10 menit 1 menit

(48)

45

m. Menerima surat disposisi LPJ n. Membuat SPTB o. Menandatangani SPTB p. Menyerahkan SPTB ke BAUK q. Menindaklanjuti pengajuan pencairan r. Memberitahukan ke Fakultas pencairan sdh cair s. Menyiapkan tanda terima

dana

t. Menandatangani slip pengambilan pencairan dana u. Mengarsip berkas pengajuan

dan pencairan dana

BPP BPP BPP, Kasubbag, Kabag BPP BAUK BAUK BPP BPP, Kasubbag, Kabag, Prodi BPP SPTB SPTB Slip Pencairan Surat Slip penciran Slip Pencairan Arsip 1 menit 30 menit 5 menit 15 menit 10 menit 5 menit 3 menit

(49)

46

F. Bagan Alur Uraian Prosedur

PRODI/FAKULTAS SEKRETARIS

DEKANAT

DEKAN PD II KABAG KASUBBAG

KEUANGAN BPP BAUK Menerima surat pengajuan Mencatat dan memberi lembar disposisi surat kpd Dekan Meneri ma surat pengaju an Mendispo sisi surat ke PD II Menerima surat disposisi Menyerah kan disposisi ke Kabag Menerima disposisi utk ditindakla njuti Menyera hkan disposisi kpd Kasubbag Menerima disposisi utk diproses Menyerah kan disposisi ke BPP Menerim a surat disposisi LPJ Memverifi kasi LPJ Membuat SPTB Menyerahkan SPTB ke BAUK Mulai Membuat surat pengajuan LPJ Menyerah kan syrat Pengajuan Menindakl anjuti pengajuan pencairan Memberit ahukan ke Fakultas pencairan sdh cair Menandatanganin Slip

pengambilan pencairan Dana

Menyiapkan tanda Terima dana Menandata ngani anda Terima Dana Mengarsip berkas pengajuan dan pencairan dana Menyerah kan surat pengajuan kpd Dekan Menandatangani SPTB

(50)

Pembagian Pagu DIPA Fakultas Pertanian Kode :

MP.FP.UTM-2.1.12

A. Tujuan

Untuk menertibkan proses pembagian alokasi dana DIPA dari program studi atau unit kegiatan di Fakultas Pertanian

Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas menetapkan jumlah besaran dana DIPA yang diperuntukkan pada Fakultas Pertanian untuk satu tahun anggaran berjalan, kemudian pihak PD II mengundang para Ketua Program Studi dan unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk rapat membicarakan proses pembagian dana DIPA yang akan dikelola oleh masing-masing unit

C. Definisi

Pembagian pagu didefinisikan sebagai proses penetapan jumlah besaran dana DIPA yang akan dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh program Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasionalnya untuk satu tahun anggaran.

D. Referensi

No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan Penanggung jawab/

1 Persiapan a. Penetapan Dipa oleh Universitas

b. Membuat undangan rapat kepada semua ketua program studi dan unit kegiatan

Universitas Fakultas / Prodi

Surat Surat

2 Pelaksanaan a. Rapat koordinasi antara pihak Fakultas dengan semua Ketua Program Studi dan Unit Kegiatan

b. Melakukan pembagian alikasi dana DIPA sesuai ketentuan yang telah baku.

c. Pengisian Alokasi DIPA oleh Fakultas dan Prodi

d. Kompilasi DIPA Fakultas dan Prodi

e. Menyerahkan RAB DIPA FP ke Universitas untuk disahkan

Dekan dan PD II Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP PD II PD II Notulensi Rancangan RAB Rancangan RAB RAB FP

(51)

48

F. Diagram Alir

MP. PEMBAGIAN PAGU DIPA FAKULTAS PERTANIAN

Penetapan pagu DIPA masing-masing Prodi berdasarkan

Universitas menetapkan alokasi DIPA untuk Fakultas Pertanian

Rapat koordinasi pembagian DIPA fakultas dan Program Studi

Operasional fakultas (30 %)

Operasional Program Studi Fakultas Pertanian (70 %)

Penetapan pagu DIPA masing-masing Prodi berdasarkan data :

- Jumlah mahasiswa - Jumlah laboratorium - Jumlah praktikum

Pengisian DIPA oleh Fakultas dan masing-masing Program Studi

Kompilasi DIPA fakultas dan Program studi

DIPA FP

`disetorkan ke Universitas untuk disahkan

(52)

Evaluasi Serapan DIPA Kode :

MP.FP.UTM-2.1.13

A. Tujuan

Untuk pedoman pelaksanaan evaluasi serapan DIPA Fakultas Pertanian UTM

Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas mengesahkan PO DIPA UTM yang di dalamnya terdapat juga PO Fakultas Pertanian. Masing-masing unit diharapkan mengecek ulang PO DIPA tersebut dan segera mengajukan revisi jika ada kesalahan atau ada tambahan kegiatan unit. Setelah itu masing-masing unit melakukan kegiatan dengan menyerap dana DIPA. Penggunaan dan serapan dana DIPA ini dievaluasi secara berkala oleh Fakultas Pertanian.

C. Definisi

Evaluasi serapan DIPA didefinisikan sebagai proses evaluasi berkala dari serapan dana DIPA yang dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh program Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasionalnya untuk satu tahun anggaran.

D. Referensi

No Sub

Kegiatan

Langkah-langkah pelaksanaan Penanggung jawab/

1 Persiapan c. Penetapan Dipa oleh Universitas d. Membuat undangan rapat kepada

semua ketua program studi dan unit kegiatan

Surat Surat 2 Pelaksanaan f. Rapat koordinasi antara pihak

Fakultas dengan semua Ketua Program Studi dan Unit Kegiatan g. Melakukan pelaporan serapan dana

DIPA masing-masing unit. h. Evaluasi serapan dilakukan 4 bulan

sekali

i. Kompilasi serapan DIPA Fakultas dan Prodi

j. Evaluasi kendala k. Tindakan perbaikan untuk

melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal kegiatan dan jadwal serapan anggaran Dekan dan PD II Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP PD II Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP Notulensi Serapan dana, Laporan Kegiatan Serapan dana, Laporan Kegiatan Laporan kendala Rencana tindak lanjut

(53)

Pengalokasian DIPA FP dalam Kegiatan Kode :

MP.FP.UTM-2.1.14

A. Tujuan

Untuk menertibkan proses pembagian alokasi dana DIPA dari program studi atau unit kegiatan di Fakultas Pertanian menjadi bentuk kegiatan dan jumlah dananya.

Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas menetapkan jumlah besaran dana DIPA yang diperuntukkan pada Fakultas Pertanian untuk satu tahun anggaran berjalan, kemudian pihak PD II mengundang para Ketua Program Studi dan unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk rapat membicarakan proses pembagian dana DIPA yang akan dikelola oleh masing-masing unit.

C. Definisi

Pembagian pagu didefinisikan sebagai proses penetapan jumlah besaran dana DIPA yang akan dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh program Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasionalnya untuk satu tahun anggaran. Pengalokasian DIPA harus disesuaikan dengan aturan baku, minimal terdapat kegiatan: pengajaran, praktikum, penjaminan mutu, peningkatan penelitian dan pengabdian, peningkatan kerjasama, rapat rutin, pengelolaan jurnal.

D. Referensi

No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan Penanggung jawab/

1 Persiapan a. Penetapan Dipa oleh Universitas

b. Membuat undangan rapat kepada semua ketua program studi dan unit kegiatan

Surat Surat

2 Pelaksanaan a. Rapat koordinasi antara pihak Fakultas dengan semua Ketua Program Studi dan Unit Kegiatan

b. Melakukan pembagian alokasi dana DIPA sesuai ketentuan yang telah baku, minimal terdapat kegiatan: pengajaran, praktikum, penjaminan mutu, peningkatan penelitian dan pengabdian, peningkatan kerjasama, rapat rutin, tracer study, pengelolaan jurnal.

Dekan dan PD II Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP Notulensi Rancangan RAB

(54)

51

c. Pengisian Alokasi DIPA oleh Fakultas dan Prodi

d. Kompilasi DIPA Fakultas dan Prodi

e. Menyerahkan RAB DIPA FP ke Universitas untuk disahkan

Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP PD II PD II Rancangan RAB RAB FP