Berikut adalah pengertian dokumen dari beberapa sumber, antara lain : 1. Kamus Umum Bahasa Indonesia, menyebutkan :

(1)

(2)

•• Pengertian Dokumen

Pengertian Dokumen

1

•• Pengertian Dokumentasi

Pengertian Dokumentasi

2

•• Perbedaan Dokumen &

Perbedaan Dokumen &

3

Materi Presentasi

•• Perbedaan Dokumen &

Perbedaan Dokumen &

Dokumentasi

3

•• Jenis

Jenis--jenis Dokumen

jenis Dokumen

4

4 •• Ruang Lingkup Dokumen

Ruang Lingkup Dokumen

5

5 •• Kegunaan, Peranan & Kegiatan

Kegunaan, Peranan & Kegiatan

Dokumentasi

6

(3)

(4)

Dokumen DokumenDokumen

Dokumen DokumentasiDokumentasiDokumentasiDokumentasi

Berikut adalah pengertian dokumen dari beberapa sumber, antara lain : 1. Kamus Umum Bahasa Indonesia, menyebutkan :

menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

2. Kamus Kepegawaian mengartikan dokumen sebagai berikut : • Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak

• Segala benda yang mempuyai keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan,disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

(5)

Dokumen Dokumen Dokumen

3. Kamus Bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai berikut : • Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.

• Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

tesis.

4. Ensiklopedia menyebut dokumen sebagai surat, akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian pembuktian-pembuktian dengan dokumen.naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan

(6)

Berdasarkan UU No.8 tahun 1997

(tentang dokumen perusahaan)

Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana laiN maupun terekam dalam bentuk

Dokumen DokumenDokumen

baik tertulis di atas kertas atau sarana laiN maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar .

Berdasarkan UU No.43 tahun 2009

(tentang dokumen perusahaan)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyara-katan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

(7)

Rekaman kegiatan Rekaman kegiatan Rekaman kegiatan

Rekaman kegiatan dikatakan ArsipArsipArsipArsip jika mengalami proses :

dibuat

dikirim

diterima

dan yang menimbulkan

efek dari tujuan arsip

(8)

1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat

digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod.

2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim

melalui pos.

3. Rekaman suara atau gambar dalam film dan

sebagainya

yang

dapat

dijadikan

sebagai

bukti

keterangan.

4. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagi

sidang pengadilan.

5. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah,

perusahaan dan lain-lain.

(9)

(10)

Pngertaian dokumentasi dari beberapa organisasi antara lain :

1) Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah

kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan

keperluan perpustakaan khusus.

2) Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi

dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya

dalam bentuk microfilm.

3) Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah

suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan

menyajikan

hasil

pengolahan

bahan-bahan

dokumentasi

yang

bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar

kementrian pada tanggal 28 Februari s/d Maret 2005)

(11)

4) Menurut FID (Federation Internasional Documentation)

dokumentasi

adalah

pekerjaan

pengumpulan, penyusunan, dan

penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas

manusia.

5)

Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), Dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang

5)

Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), Dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang

didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.

(12)

Beberapa pemgertian tentang Dokumentasi dari sumber lainnya

Dokumentasi adalah :

• Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo. • Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang

pengetahuan. kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan se-bagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.

bagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.

• Arsip kliping surat, photo-photo dan bahan referensinya dapat digunakan

sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau laporan dalam perusahaan.

• penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program komputer. • Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan. umumnya berarti

pencarian , penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pema-kaian, dan penyediaan. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan refe-rensi yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Persusahaan.

(13)

(14)

Dokumen

Dokumentasi

1. Di fokuskan pada benda/informasinya 1. Di fokuskan pada kegiatannya

2. Tidak merupakan unit kerja 2. Merupakan unit kerja

3. Bersifat pasif 3. Bersifat aktif

4. Digunakan sebagai alat bukti 4. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru

5. Menunjang penelitian 5. Menyiapkan keterangan untuk penelitian

(15)

(16)

1. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya a. Dokumen pribadi

Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.

b. Dokumen niaga

Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi.

c. Dokumen pemerintah c. Dokumen pemerintah

Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.

2. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya a. Dokumen literer (di bidang perpustakaan)

Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film.

b. Dokumen korporil (di bidang permuseuman)

Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno. c. Dokumen privat (di bidang kearsipan)

(17)

3. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya a. Dokumen dinamis

Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis :

• Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor

• Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun • Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan • Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan b. statis

Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor. 4. Dokumen Menurut Sifatnya

a. Dokumen Tekstual

Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll.

b. Dokumen Nontekstual

Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks. misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.

(18)

5. Dokumen Menurut Jenisnya a. Dokumen Fisik

Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.

b. Dokumen Intelektual

Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

6. Dokumen Menurut Dokumentasi a. Dokumen Primer

Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi. b. Dokumen Sekunder

Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.

c. Dokumen Tersier

Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.

(19)

(20)

Ruang Lingkup Dokumen meliputi : 1) Dokumen literal

Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain

a. Buku-buku e. majalah b. Laporan f. koran b. Laporan f. koran c. Disertasi g. brosur d. Tesis h. leaflet 2) Dokumen kolporal

Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, candi, mata uang kuno, pakaian adat

3) Dokumen privat

(21)

(22)

Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :

a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan.

b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.

c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi

dokumen.

d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan. e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para

ilmuwan.

f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara

g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

(23)

Peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :

a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau

seminar ilmiah

d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog

(24)

Kegiatan dokumentasi adalah sebagai berikut : 1) Mencari dan mengumpulkan dokumen

2) Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen 3) Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi 4) Memproduksi dokumen

5) Menyortir

6) Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen 7) Menyimpan dan memelihara dokumen

(25)