PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN
TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. TRI
SAKTI LAUTAN MAS DENGAN
MENGGUNAKAN METODE ENTERPRISE
ARCHITECTURE
Michael Immanuel Putra Kapoyos
Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969,michael_2kap@yahoo.co.id
Herawati Hardi
Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969, selvina.hera@yahoo.com
Cici Permata Belisa
Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969, mei.rin30@gmail.com
Wahyu Sardjono
Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969, wahyusardjono@gmail.com
Abstract
RESEARCH OBJECTIVES,
are to analyze the strategic information system and technology at PT. Tri Sakti Lautan Mas and to make a strategic planning of information system and technology that can help to improve the business process of PT. Tri Sakti Lautan Mas efficiently. The METHODSused in this research are trough the study of literature, observation and interview with the company, also the analysis method used in this study is Enterprise Architecture approach (Scoot A. Bernard, 2005).The RESULTS of this research are strategy and planning of information system and technology to solve problem. The CONCLUSIONS are a new business process and make system documentation process of report accordance with the requirement so that they can expand the system efficiently and effectively.
TUJUAN PENELITIAN,
adalah untuk menganalisa strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. Tri Sakti Lautan Mas dan membuat perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dapat membantu meningkatkan efisiensi proses bisnis PT. Tri Sakti Lautan Mas. METODE PENELITIAN yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah melalui studi pustaka, observasi dan wawancara terhadap pihak perusahaan, serta metode analisis menggunakan pendekatan Enterprise Architecture. HASIL YANG DICAPAI dalam penelitian ini adalah sebuah strategi dan perencanaan sistem dan teknologi informasi untuk menyelesaikan masalah yang ada. SIMPULAN tugas akhir adalah menghasilkan proses bisnis dan membuat proses dokumentasi laporan sesuai dengan kebutuhan sehingga proses pengembangan sistem menjadi lebih efisien dan efektif.
Kata Kunci : Perencanaan Strategi,EA Framework, PT.Tri Sakti Lautan Mas
PENDAHULUAN
Pesatnya perkembangan teknologi saat ini tentunya mampu memberikan dampak positif bagi perusahaan seperti mudahnya mendapatkan informasi sehingga, memudahkan kinerja para staff dan mampu meningkatkan pendapatan perusahaan, namun informasi yang banyak dan mudah didapatkan, bukan berarti baik bagi perusahaan tetapi akan menjadi suatu masalah bagi perusahaan bila tidak dapat mengelola informasi yang ada. Strategi dalam sistem dan teknologi infromasi dibutuhkan bagi perusahaan karena bukan hanya mampu mengendalikan aliran informasi yang ada juga mampu membantu para top level management dalam mengambil suatu keputusan sehingga perusahaan dapat bersaing dan berkompetisi dengan pesaingnya dan tetap menjadi pilihan pelanggan.
Perumusan masalah yang akan dibahas yaitu strategi bisnis internal yang menyangkut proses pencacatan transaksi di PT. Tri Sakti Lautan Mas, analisis sistem pada proses pencatatan transaksi yang sedang berjalan sekarang ini pada PT. Tri Sakti Lautan Mas untuk mengetahui masalah yang terjadi, usulan rencana strategi dan sistem informasi kepada perusahaan dari hasil penelitian yang telah dilakukan untuk mendukung tercapainya visi dan misi dari PT. Tri Sakti Lautan Mas.
Tujuan yang ingin dicapai adalah solusi yang diusulkan dari hasil penelitian yang telah dilakukan sebelumnya yang dapat membantu perusahaan untuk berkembang dan unggul dalam persaingan.
METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian yang digunakan yaitu studi kepustakaan yang dilakukan dengan mencari sumber pengetahuan berupa buku yang terkait dengan penulisan skripsi ini agar analisis dan perancangan sesuai dengan metode-metode yang ada. Dilakukan juga survey dengan mendatangi objek penelitian, melakukan wawancara, dan observasi untuk mengetahui proses operasional perusahaan dan proses bisnis perusahaan.
HASIL DAN BAHASAN
1.1 Analisis Masalah pada Sistem yang Berjalan
Berdasarkan hasil analisis yang Penulis lakukan dari proses bisnis yang sedang berjalan saat ini pada PT. Tri Sakti Lautan Mas, maka dapat disimpulkan permasalahan yang terjadi pada perusahaan ini adalah :
1. Proses pengambilan keputusan perusahaan yang dilakukan Managing Directorterganggu
karena harus menunggu hasil laporan keuangan perusahaan melalui email dari bagian keuangan.
2. Managing Director kekurangan data pendukung untuk proses pengambilan keputusan
karena pada saat ini proses pengambilan keputusan hanya berdasarkan kondisi keuangan perusahaan dan permintaan pasar (permintaan dari PT. ASDP)
3. Proses pencatatan laporan (nota penyetoran per trip, penjualan tiket per hari dan pendapatan bersih per bulan)terjadi berulang – ulang sehingga waktu pengerjaaan lebih lama daripada menggunakan sistem berbasis aplikasi desktop dan barcode scanner. 4. Data yang dikelola dan disimpan dalam bentuk dokumen (nota penyetoran dan berita
acara pendapatan) memiliki tingkat kerusakan yang lebih tinggi dibandingkan dengan penyimpanan melalui database berbasis komputer.
1.2 Solusi Permasalahan
Berikut ini adalah beberapa solusi usulan atas permasalahan yang ada di PT. Tri Sakti Lautan Mas :.
1. Menggunakan database dan sistem berbasis komputer yang dapat menghasilkan laporan
keuangan yang dapat diakses Managing Director
2. Membuat aplikasi berbasis desktopuntuk pencatatan form – form seperti jadwal berlayar, penjualan tiket, pendapatan bersih dan barcode scanneruntuk pencatatan barangagar proses input data lebih singkat (satu kali input).
Berikut ini adalah CONOD diagram yang sedang berjalan di PT. Tri Sakti Lautan Mas :
Keterangan :
1. Pihak OPP (Otoritas Penyelenggara Pelabuhan) yang bernaung dibawah Kementrian
Perhubungan Laut memberikan jadwal serta lokasi pelayaran kepada pihak PT. Trisakti Lautan Mas.
2. Bagian administrasi dari PT. Tri Sakti Lautan Mas menerima jadwal dan lokasi penyebrangan, lalu mendistribusikan jadwal tersebut dengan mencetak jadwal menjadi 3 rangkapyang dibagikan kepada :
1. Pihak Pelabuhan awal
2. Bagian Operasional dan tiket PT. Tri Sakti Lautan Mas 3. Bagian kapal PT. Tri Sakti Lautan Mas
3. Bagian administrasi mengurus dokumen permohonan surat persetujuan berlayar
4. Setelah dokumen dibuat maka dokumen tersebut dikirim ke KSOP (Kantor Standar
Operasional Pelayaran)
5. KSOP menerima dokumen permohonan surat persetujuan berlayar dan memeriksa kondisi kapal
1. Jika kondisi kapal tidak layak berlayar atau dokumen permohonan surat persetujuan berlayar tidak lengkap, maka bagian administrasi akan melengkapi dokumen permohonan surat persetujuan berlayar dan melakukan konfirmasi kelayakan kapal oleh bagian kapal.
2. Jika kondisi kapal layak dan dokumen permohonan surat persetujuan berlayar lengkap maka KSOP akan membuat SPB( Surat Persetujuan Berlayar) dan clearance.
6. KSOP membuat Surat Persetujuan Berlayar (portclearance) dan mengirim dokumen
tersebut kepada bagian administrasi PT. Tri Sakti Lautan Mas.
7. Setelah itu, Bagian Kapal akan menyiapkan kapal setelah menerima konfirmasi dari bagian administrasi
8. Bagian Operasional dan tiket memeriksa tiket masuk customer dan konfirmasi ulang tiket masuk
1. Jika tiket tidak sesuai customer harus membeli tiket masuk ulang 2. Jika tiket sesuai customer masuk dermaga
9. STC memberikan konfirmasi waktu kapal masuk dermaga
10. Bagian Kapal menerima konfirmasi pelayaran
11. Bagian Kapal menyandarkan kapal di dermaga
12. Setelah selesai, maka kapal melakukan bongkar muat penumpang selama 60 menit. 13. Setelah itu, kapal berlayar
14. Bagian operasional dan tiket melakukan rekapitulasi penjualan tiket dan mengirim hasil rekapitulasi tiket kepada ASDP
15. ASDP melakukan verifikasi jumlah penjualan tiket
1. Jika tidak valid, maka bagian operasional dan tiket melakukan rekapitulasi ulang
2. Jika valid, maka ASDP mencetak berita acara pendapatan 16. Bagian operasional menerima berita acara pendapatan dari ASDP
17. Bagian operasional mengirim berita acara pendapatan ke bagian administrasi 18. Bagian administrasi menyimpan berita acara pendapatan
19. Bagian administrasi input jumlah pendapatan bersih
20. Bagian administrasi mengirim laporan pendapatan bersih via email kepada Bagian keuangan
21. ASDP melakukan pembayaran berdasarkan laporan penjualan tiket
22. Bagian keuangan melakukan konfirmasi pembayaran kepada ASDP
23. Bagian keuangan membuat laporan pendapatan bersih keseluruhan
Berikut ini adalah usulan CONOD diagram pada PT. Tri Sakti Lautan Mas :
Gambar 1.2 Rekomendasi Concept of Operation Diagram (Sumber : Hasil Analisis Mahasiswa, 2014) Keterangan :
1. Pihak OPP (Otoritas Penyelenggara Pelabuhan) yang bernaung dibawah Kementrian Perhubungan Laut memberikan jadwal serta lokasi pelayaran kepada pihak PT. Trisakti Lautan Mas.
2. Bagian administrasi dari PT. Tri Sakti Lautan Mas menerima jadwal dan lokasi penyebrangan, lalu mendistribusikan jadwal tersebut dengan mencetak jadwal menjadi tiga rangkapyang dibagikan kepada :
1. Pihak Pelabuhan awal
2. Bagian Operasional dan tiket PT. Tri Sakti Lautan Mas 3. Bagian kapal PT. Tri Sakti Lautan Mas
3. Bagian administrasi mengurus dokumen permohonan surat persetujuan berlayar, setelah dokumen dibuat maka dokumen tersebut dikirim ke KSOP (Kantor Standar Operasional Pelayaran)
4. KSOP menerima dokumen permohonan surat persetujuan berlayar dan memeriksa kondisi kapal
1. Jika kondisi kapal tidak layak berlayar atau dokumen permohonan surat persetujuan berlayar tidak lengkap, maka bagian administrasi akan melengkapi dokumen permohonan surat persetujuan berlayar dan melakukan konfirmasi kelayakan kapal oleh bagian kapal.
2. Jika kondisi kapal layak dan dokumen permohonan surat persetujuan berlayar lengkap maka KSOP akan membuat SPB( Surat Persetujuan Berlayar) dan clearance. 5. KSOP membuatSurat Persetujuan Berlayar (portclearance) dan mengirim dokumen tersebut kepada bagian administrasi PT. Tri Sakti Lautan Mas.
6. Setelah itu, Bagian Kapal akan menyiapkan kapal setelah menerima konfirmasi dari bagian administrasi
7. Bagian Operasional dan tiket memeriksa tiket masuk customerdengan alat scanner 1. Jika tiket tidak sesuai customer harus membeli tiket masuk ulang
2. Jika tiket sesuai customer masuk dermaga dan sistem akan secara langsung memperbarui data penjualan tiket
8. Divisi lalu lintas pelayaran (STC) memberikan konfirmasi waktu kapal masuk dermaga 9. Bagian Kapal menyandarkan kapal di dermaga
10. Setelah selesai, maka kapal melakukan bongkar muat penumpang selama 60 menit. 11. Setelah itu, kapal berlayar
12. Bagian operasional dan tiket mencetak hasil kalkulasi penjualan tiket berdasarkan pemeriksaan tiket masuk sebelumnya
13. ASDP melakukan verifikasi jumlah penjualan tiket
1. Jika tidak valid, maka bagian operasional dan tiket melakukan rekapitulasi ulang 2. Jika valid, maka ASDP mencetak berita acara pendapatan
14. 1. Bagian operasional menerima berita acara pendapatan dari ASDP.
2.PT. ASDP melakukan pembayaran
15. Bagian operasional mengirim berita acara pendapatan ke bagian administrasi 16. Bagian administrasi menyimpan berita acara pendapatan
17. Bagian administrasi input jumlah pendapatan bersih perhari, lalu sistem akan secara langsung memperbarui dan menyimpan jumlah pendapatan bersih perhari.
18. Bagian Keuangan Melakukan Konfirmasi Pembayaran kepada PT.ASDP berdasarkan berita acara pendapatan yang ada pada database.
19. Direktur dapat secara langsung mengakses laporan pendapatan bersih pada sistem.
SIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil perencanaan strategi, operasi, dan teknologi informasi pada PT. Tri Sakti Lautan Mas dengan metode Enterprice Architecture, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Proses bisnis dapat dikembangkan untuk mencapai keunggulan bersaing bagi perusahaan
3. Sistem baru dapat diimplementasikan yang meliputi penggunaan barcode, sistem aplikasi berbasis desktop, dan DSS.
Berikut adalah beberapa saran yang penulis berikan kepada PT. Tri Sakti Lautan Mas, yaitu: 1. Implementasi strategi usulan dapat dikerjakan untuk tiga tahun ke depan
2. Perusahaan membentuk EA project team dan merekrut SDM IT untuk
melaksanakan proyek pengembangan
REFERENSI
Ahmed, I., Beg, M. R., Gupta, K. K., & Mansoori, M. I. (2012). A Novel Approach
of Query Optimization for Genetic Population, diakses tanggal 1 November 2014 dari IJCSI International Journal of Computer Science Issues, Vol.9 , 85.
Al-Bahra Bin Ladjamudin. (2013). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu, Yogyakarta.
Ari Wedhasmara, (2007), : Langkah-Langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan
Menggunakan Metode Ward And Peppard, hal 9, from :
http://digilib.unsri.ac.id/download/JurnalSI%20Ari%20Wedhasmara.pdf Bentley, Lonnie D., Whitten, Jeffrey L. 2007.Systems Analysis and Design for the
Global Enterprise. Seventh Edition.New York: McGraw Hill. International Edition. Bernard, Scott A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. 2nd Edition.
Author House, Bloomington, IN, the United States of America.
Bryson, John M (2008). Perencanaan Strategis Bagi Organisasi Sosial. Pustaka Pelajar, Yogyakarta. Hitt, Michael A, Ireland, R. Duane, Hoskisson, and Robert E. ( 2005 ). Strategic Management:
Competitiveness and Globalization: Concepts and Cases. SouthWestern , Thompson. Kotler, P. dan Armstrong, G. (2008). Prinsip-Prinsip Pemasaran. Edisi 12. Jilid 1. Erlangga, Jakarta. Kotler, Philip. (2009). Marketing Management,Millenium Edition. Pearson Custom Publishing, . New
Jersey.
Laudon, K.C. dan Laudon, J.P. (2010). Essentials of Management Information System, 6th Edition. Pearson Prentice Hall.
Martin, E. Wainright; et al. (2005). Managing Information Technology.(5th ed.), Pearson Prentice Hall, New Jersey
Mertz, M., Gryning, M., & Khan, A. (2010). Coherency Management in Carlsberg. Carlsberg, Copenhagen.
Mokoginta, Deydi,(2010). Konsep Teknologi Informasi, diakses tanggal 1 November 2014 dari
http://www.ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2010/11/Konsep-Teknologi-Informasi.pdf.
Norman L.Enger. S.Prajudi Atmosudirdjo. Sutabri (2012).
O’Brien.James. (2012), Introducti,n to Information Systems. The McGraw-Hill Companies, Untited States of America.
O’Brien, JA . Marakas, george. (2009). Management Information sistem. Ninth edition. Mc Graw Hill, Inc Boston.
Pearce II, John A dan Robinson Richard B.Jr. (2008). Manajemen Strategis 10. Salemba Empat, Jakarta.
Informasi Akuntansi. Salemba Empat, Bandung.
Rangkuti,Freddy. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Rangkuti, Freddy. (2009). Strategi Promosi yang Kreatif dan Analisis Kasus Integrated Marketing Communication. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Rozanek, Alenca.(2010)Anintegratedapproach for development and implementation of IS/IT strategic
plans and enterprise architectures, diakses tanggal 1 November 2014
darihttps://go.galegroup.com/ps/i.do?id=GALE%7CA246014043&v=2.1&u=kpt04054&it=r& p=GPS&sw=w&asid=0ea5ffc1ba4479a92a9f58aa3aab5044
Satzinger, John & Jackson, Robert & Burd, Stephen. (2005). Object Oriented Analysis & Design, ( 3rd Edition). Course Technology, Change Learning, USA.
Satzinger, John W., Jackson, Robert B., and Burd, Stephen D. (2008). The Analyst As a Project Manager. Thomson Course Technology, Canada
Satzinger, John W., Jackson, Robert B., Burd, Stephen D. (2009). Systems analysis and design in a changing world, 5th Edition . Course Technology, New York.
Stair, Ralph, and Reynolds, George. (2010). Principle of Information Systems 9th Edition.Course – Technology. Cengage Learning, USA.
Tata Sutabri. (2012), Analisis Sistem Informasi. :Andi.Yogyakarta, Indonesia
Turban, Rainer, Potter. (2009). Introduction to Information Technology. John Wiley & Sons, Inc. USA
Wheelen, Thomas L and Hunger, J. David., (2006) Strategic Management and Business Policy. Pearson, Prentice Hall.
William, B. K& Sawyer (2010). Using Information Technology ; A Practical Introduction to Company & Communication 9 th edition . McGraw-Hill.
RIWAYAT PENULIS
Michael Immanuel Putra Kapoyos lahir di Jakarta pada 26 januari 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara pada bidang Sistem Informasi pada Tahun 2015. Herawati Hardi lahir di Jakarta pada 14 November 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara pada bidang Sistem Informasi pada Tahun 2015.
Cici Permata Belisa lahir di Batu Basa pada 31 May 1994. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara pada bidang Sistem Informasi pada Tahun 2015.
