1 1.1 Latar Belakang
Pengelolaan data di rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam mewujudkan suatu sistem informasi di rumah sakit. Pengelolaan data secara manual mempunyai banyak kelemahan. Selain membutuhkan waktu yang lama, keakuratannya juga kurang dapat diterima karena kemungkinan kesalahan yang besar. Dengan dukungan teknologi informasi yang ada sekarang ini, pekerjaan pengelolaan data secara manual dapat digantikan dengan menggunakan suatu sistem informasi secara komputerisasi. Selain lebih cepat dan mudah, pengelolaan data juga menjadi lebih akurat.
Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA) Prima Medika merupakan suatu badan usaha yang menyediakan pelayanan di bidang kesehatan. Rumah sakit ini masih tergolong rumah sakit kecil dan belum mempunyai layanan rumah sakit yang lengkap. RSIA Prima Medika memiliki pelayanan poli umum dan UGD, poli anak, poli kebidanan dan kandungan, poli bedah, poli kesehatan ibu dan anak (KIA) oleh bidan, poli gigi serta laboratorium.
RSIA Prima Medika memiliki poli gigi yang setiap harinya dapat melayani lebih dari 30 pasien. Poli gigi dibuka setiap hari Senin hingga Sabtu dan dimulai pada pukul enam sore.Pelayanan yang dapat dilakukan meliputi cabut gigi, skelling, bleaching, behel, bor, tambal gigi dan sebagainya.RSIA Prima Medika sudah mempunyai sistem informasi yang terintegrasi mulai dari bagian akuntansi, pendaftaran rawat jalan, rawat inap, kasir dan farmasi, namun RSIA Prima Medika belum mempunyai sistem informasi khusus di bagian poli gigi untuk mengelola pelayanan pasien gigi.
RSIA Prima Medika tidak memiliki sistem informasi gigi sehingga timbul beberapa permasalahan. Salah satu permasalahan yang ada ialah pemborosan waktu dan tenaga untuk proses pendaftaran. Petugas registrasi akan membuka pendaftaran pasien gigi pada jam satu siang setiap harinya. Oleh karena itu, pasien harus datang ke rumah sakit dua kali jika ingin mendapatkan nomor antrian awal. Pasien datang untuk mendaftar dan mengambil nomor antrian dan mereka akan kembali lagi pada sore harinya untuk pemeriksaan. Hal ini dapat menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga, baik dari pihak pasien maupun pihak registrasi.
Permasalahan kedua yang timbul ialah adanya pemborosan tempat dan waktu dalam pencarian dokumen rekam medis. Petugas registrasi harus mencari dokumen rekam medis pasien di rak dokumen yang cukup banyak. Selain itu, jika ada pasien baru maka
petugas akan membuat rekam medis baru sehingga ke depannya akan dibutuhkan ruang penyimpanan rekam medis pasien yang lebih besar lagi. Bahkan, petugas registrasi terkadang mengalami kehilangan dokumen rekam medis karena terselip pada rekam medis yang lain ataupun tidak pada urutan rekam medis yang lain. Hal ini dapat mengakibatkan dokter dan pasien kehilangan riwayat perawatan yang telah dilakukan.
Permasalahan ketiga yang ada di poli gigi RSIA Prima Medika ialah pasien tidak dapat mengingat perawatan yang telah dilakukannya dan jadwal perawatan yang harus dilakukannya. Keterangan mengenai perawatan dan jadwal berikutnya dituliskan di rekam medis dan pasien tidak membawa pulang rekam medis tersebut. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan jadwal baik keterlambatan pemeriksaan ataupun perawatan yang terlalu cepat.
Permasalahan lain yang timbul ialah asisten dokter gigi tidak dapat menentukan alat dan bahan apa saja yang harus dibeli. Stok alat dan bahan perawatan gigi dicek secara manual setiap akhir minggu. Hal ini dapat menimbulkan stok tidak dapat terkontrol dengan baik. Selain itu, proses pelaporan masih dilakukan secara manual menggunakan buku laporan. Terkadang terjadi ketidak cocokan jumlah antara buku di poli gigi dan buku di bagian pendaftaran atau kasir.
Selain permasalahan di atas, penelitian tentang sistem informasi kesehatan gigi telah banyak dilakukan sebelumnya. Salah satunya ialah penelitian yang dilakukan oleh Ennike Angtriswono dengan judul Sistem Informasi pada Praktik Gigi Ingnawati tahun 2013. Dalam penelitian tersebut sistem informasi yang dibangun telah menghasilkan sebuah informasi untuk melakukan pendataan pasien, jadwal pemeriksaan pasien, riwayat pemeriksaan pasien, jadwal SMS pasien, transaksi serta pelaporan kegiatan.
Penelitian lain di bidang sistem informasi gigi ialah penelitian yang dilakukan oleh Parvathi Devi dengan judul Automated Dental Identification System: An Aid to
Forensic Odontology tahun 2011. Penelitian ini menghasilkan rekam medis khusus rontgen gigi untuk merekam data gigi pasien.
Dengan latar belakang tersebut, penulis mengadakan penelitian dengan judul: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Kesehatan Gigi Berbasis Web (Studi Kasus: Rumah Sakit Ibu Dan Anak (RSIA) Prima Medika). Semoga dengan adanya penelitian ini, hasil yang diperoleh dapat membantu RSIA Prima Medika dalam pengelolaan manajemen pasien gigi dan dapat membantu meningkatkan pelayanan di rumah sakit.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut maka dapat ditarik identifikasi masalah untuk RSIA Prima Medika yaitu:
1. Apakah yang dapat dilakukan untuk mengatasi pemborosan waktu dan tenaga pada proses pendaftaran RSIA Prima Medika yang masih belum memiliki sistem informasi khusus?
2. Bagaimana caranya untuk mengurangi pemborosan waktu dan tempat dalam pencarian dan penyimpanan dokumen rekam medis pasien gigi?
3. Bagaimana tindakan yang dapat dilakukan agar pasien maupun dokter dapat melihat secara langsung riwayat perawatan yang telah dilakukan dalam rekam medis?
4. Apakah yang dapat dilakukan untuk mengontrol stok alat dan bahan perawatan gigi selain dengan cara manual?
5. Apakah yang dapat dilakukan untuk mengurangi adanya ketidak cocokan jumlah antara buku di poli gigi dan buku di bagian pendaftaran atau kasir?
Dari uraian tersebut, maka dapat diambil rumusan masalah dalam penelitian ini, yaitu: bagaimana membuat perancangan sistem informasi kesehatan gigi pada Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA) Prima Medika untuk membantu meningkatkan pelayanan rumah sakit khususnya di poli gigi.
1.3 Batasan Masalah
Sistem informasi kesehatan gigi mempunyai berbagai macam jenis. Untuk itu penulis memberikan batasan pada:
1. Sistem informasi kesehatan gigi yang dirancang merupakan sistem informasi manajemen pelayanan dokter gigi yang terdiri dari modul data pendaftaran, rekam medis, pasien, dokter, alat dan bahan, pelayanandan laporan. Sehingga sistem informasi kesehatan gigi yang dirancang tidak membahas pada sistem pakar kesehatan gigi, sistem pendukung keputusan diagnosis gigi dan informasi perkembangan kesehatan gigi.
2. Tingkat keamanan sistem yang dirancang hanya terbatas pada tingkat session (login).
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan analisis dan perancangan sistem informasi kesehatan gigi pada RSIA Prima Medika untuk membantu poli gigi dalam:
1. Menyelesaikan permasalahan pada bagian pendaftaran yang masih menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga.
2. Mengurangi pemborosan waktu dan tempat dalam pencarian dan penyimpanan dokumen rekam medis.
3. Membantu pasien dan dokter dalam mengontrol riwayat pemeriksaan yang telah dilakukan.
4. Membantu mengontrol stok bahan bahan perawatan gigi.
5. Menghindari ketidakcocokan jumlah laporan antara buku di poli gigi dan buku dibagian pendaftaran atau kasir.
b. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini terdiri dari dua macam, yaitu manfaat praktis dan teoritis. Manfaat praktis dari penelitian ini ialah terbentuknya sistem informasi kesehatan gigi yang dapat digunakan oleh poli gigi RSIA Prima Medika untuk mendukung pelayanan rumah sakit. Sedangkan manfaat teoritis dari penelitian ini ialah sebagai referensi untuk penelitian sistem informasi kesehatan gigi selanjutnya.
1.5 Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan terdiri dari dua macam, yaitu: 1. Metode pengumpulan data
a. Wawancara
Kegiatan wawancara yang akan dilakukan ialah mengadakan tanya jawab dengan pihak RSIA Prima Medika yang berhubungan dengan penelitian seperti Dokter, Registrasi dan Pasien. Ringkasan hasil wawancara terlampir di lampiran 2.
b. Observasi
Observasi yang akan dilakukan ialah mempelajari proses kerja pengelolaan data di poli gigi RSIA Prima Medika.
c. Studi Pustaka
Studi pustaka yang akan dilakukan ialah mempelajari penelitian sejenis dan mempelajari dokumen-dokumen yang ada di RSIA Prima Medika yang berhubungan dengan dokumen rekam medis, buku laporan dan mempelajari jurnal nasional dan internasional.
2. Metode pengembangan sistem
Metode pengembangan sistem yang akan digunakan ialah Metode Waterfall (Pressman, 2010). Metode Waterfall terdiri dari komunikasi, perancangan, pemodelan, konstruksi, penyerahan sistem/perangkat lunak ke para pelanggan/pengguna. Jadwal pengembangan sistem terdapat pada lampiran 3.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan memuat uraian secara garis besar isi tiap bab yang akan dibahas dalam tugas akhir. Secara garis besar tugas akhir yang nanti akan dibuat dibagi menjadi 5 bab yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab I ini berisi tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penulisan, tujuan dan manfaat, metodologi, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bagian ini berisi teori-teori yang mendukung dalam analisa perancangan sistem informasi kesehatan gigi di rumah sakit.
BAB III ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi penjelasan tentang analisa pada sistem berjalan dan rancangan sistem informasi yang akan dibuat dengan menggunakan usecase diagram,
activity diagram, sequence diagram, dan class diagram. Bab ini juga berisi
tentang analisa perancangan sistem informasi kesehatan gigi, mulai dari perancangan tampilan yang akan dibuat serta konsep perancangan sistem informasi kesehatan.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Pada bab IV akan membahas mengenai rancangan yang akan diimplementasikan dan diuji apakah sesuai dengan hasil rancangan pada bab sebelumnya, meliputi kebutuhan aplikasi, implementasi basis data, implementasi program, implementasi tampilan layar, job description actor, skenario pengujian, hasil pengujian dan analisa hasil pengujian.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi kesimpulan dari analisa perancangan sistem informasi kesehatan gigi rumah sakit yang dilakukan dan saran yang berguna bagi pihak terkait untuk pengembangan lanjutan.
