EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA ORGANISASI NONPROFIT
Studi Kasus di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Hedwigis Risa Yudaisti NIM: 092114017
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
i
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA ORGANISASI NONPROFIT
Studi Kasus di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Hedwigis Risa Yudaisti NIM: 092114017
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
iv
Serahkanlah segala kekuatiranmu kepada-Nya, sebab Ia yang
memelihara kamu. (1Petrus 5:7)
Life is like riding a bicycle. To keep your balance, you must keep
moving (Albert Einstein)
Kemalasan adalah musuh terbesar jiwa (St. Benediktus dari Nursia)
Don’t wait until everything is just right; it will never be perfect. There will always be
challenges, obstacles and less than perfect conditions. But with each step you take, you will grow stronger and stronger, more skilled, more confident, and more
successful (I Hate Quotes)
Skripsi ini kupersembahkan untuk:
Ayahku Antonius B. Mulyana
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat
dan karunia yang telah dilimpahkan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan
skripsi ini. Skripsi ini disusun untuk melengkapi persyaratan untuk memperoleh
gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas
Sanata Dharma.
Penulis sepenuhnya menyadari dalam menyelesaikan skripsi ini tidak
terlepas dari dukungan dan bimbingan dari pihak lain, oleh karenanya pada
kesempatan ini penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Tuhan Yang Maha Esa atas berkat-Nya selama penyelesaian skripsi.
2. Dr. Ir. P. Wiryono Priyotamtama, SJ selaku Rektor Universitas Sanata
Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan
mengembangkan kepribadian kepada penulis.
3. Dra. YFM. Gien Agustinawansari, M.M., Akt., selaku Pembimbing yang
telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Romo Bernardinus Saryanto Wiryaputra, Pr selaku Pastor Paroki dan
Catarina Bintarti Novi Suryani selaku Bendahara I Paroki Fransiskus
Xaverius Kidul Loji Yogyakarta yang telah membantu kelancaran penelitian
ini.
5. Antonius B. Mulyana dan Yohana Fransiska sebagai orang tua penulis yang
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
1. Pengertian Prosedur dan Sistem Akuntansi ... 8
2. Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi ... 9
B. Sistem Pengendalian Intern ... 9
C. Kebijakan dan Sistem Akuntansi Kas ... 12
1. Kas ... 12
a. Pengertian kas ... 12
b. Kas Kecil ... 14
2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ... 14
a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ... 15
b. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Menurut Ketentuan PTKAP ... 15
c. Catatan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Menurut Ketentuan PTKAP ... 18
d. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas ... 20
e. Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ... 35
3. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ... 37
a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ... 37
x
c. Catatan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Menurut Ketentuan PTKAP ... 39
d. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas ... 42
e. Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ... 56
D. Organisasi Non Profit ... 57
E. Paroki ... 59
1. Tujuan, Fungsi, Wewenang dan Tanggungjawab dalam Struktur Organisasi ... 60
2. Harta Benda dan Keuangan Paroki ... 62
3. Pedoman Keuangan dan Akuntansi Paroki nomor 0100/C/I/a-4/08 ... 63
a. Sumber Keuangan Paroki ... 63
b. Akuntansi Paroki... 64
c. Proses Akuntansi... 66
d. Laporan Keuangan ... 67
F. Review Penelitian Terdahulu ... 68
BAB III METODE PENELITIAN ... 70
A. Sejarah Singkat Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji ... 79
B. Profil Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji ... 80
C. Lokasi Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji ... 82
D. Struktur Organisasi Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji ... 83
E. Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat yang Berwenang Atas Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 86
BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 93
A. Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Yogyakarta ... 93
1. Struktur Organisasi yang Berkaitan dengan Pembagian Tugas ... 93
2. Prosedur Pencatatan Transakasi Penerimaan Kas ... 95
xi
c. Catatan dalam Akuntansi Sistem Penerimaan Kas di
Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji ... 114
3. Praktik yang Sehat ... 117
B. Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Yogyakarta ... 120
1. Struktur Organisasi yang Berkaitan dengan Pembagian Tugas ... 120
2. Prosedur Pencatatan Transaksi Keuangan ... 123
a. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas ... 123
b. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji ... 145
c. Catatan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji ... 147
3. Praktik yang Sehat ... 150
C. Pembahasan Fakta yang Belum Mengacu pada PTKAP ... 153
1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ... 153
a. Teori dan Fakta yang Belum Mengacu ... 153
b. Analisis Akibat ... 155
c. Rekomendasi ... 161
2. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ... 165
a. Teori dan Fakta yang Belum Mengacu ... 165
b. Analisis Akibat ... 166
c. Rekomendasi ... 167
BAB VI PENUTUP ... 168
D. Kesimpulan ... 168
E. Keterbatasan Penelitian ... 169
F. Saran ... 169
DAFTAR PUSTAKA ... 171
LAMPIRAN ... 173
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Nama Lingkungan dan Perkembangan Jumlah Umatnya
Tahun 2010-2013 ... 79 Tabel 5.1 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Fungsi
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji ... 94 Tabel 5.2 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Prosedur
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji ... 97 Tabel 5.3 Perbandingan Dokumen dalam Sistem Akuntansi
Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius
Kidul Loji dengan PTKAP ... 111 Tabel 5.4 Perbandingan Catatan dalam Sistem Akuntansi
Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius
Kidul Loji dengan PTKAP ... 114 Tabel 5.5 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Praktik
yang Sehat dalam Sistem Penerimaan Kas ... 118 Tabel 5.6 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Fungsi
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji ... 121 Table 5.7 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Prosedur
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji ... 126 Tabel 5.8 Perbandingan Dokumen dalam Sistem Akuntansi
Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius
Kidul Loji dengan PTKAP ... 145 Tabel 5.9 Perbandingan Catatan dalam Sistem Akuntansi
Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius
Kidul Loji dengan PTKAP ... 147 Tabel 5.10 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Praktik
yang Sehat dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ... 150 Tabel 5.11 Perbandingan Teori dengan Fakta yang Belum Mengacu
mengenai Struktur Organisasi dan Pemisahan Tanggung Jawab dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ... 153 Tabel 5.12 Perbandingan Teori dengan Fakta yang Belum Mengacu
Mengenai Prosedur Pencatatan dan Transaksi Keuangan
dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ... 154 Tabel 5.13 Perbandingan Teori dengan Fakta yang Belum Mengacu
Mengenai Praktik yang Sehat dalam Sistem Akuntansi
Penerimaan Kas ... 155 Tabel 5.14 Perbandingan Teori dengan Fakta yang Belum Mengacu
Mengenai Praktik yang Sehat dalam Sistem Akuntansi
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Prosedur Pencatatan Penerimaan Hasil Kolekte ... 24 Gambar 2.2 Prosedur Pencatatan Penerimaan Hasil Kolekte (Lanjutan) ... 25 Gambar 2.3 Prosedur Pencatatan Penerimaan APBU dari
Ketua Lingkungan ... 26 Gambar 2.4 Prosedur Pencatatan Penerimaan APBU dari
Ketua Lingkungan (Lanjutan) ... 27 Gambar 2.5 Prosedur Pencatatan Penerimaan APBU dari
Ketua Lingkungan (Lanjutan) ... 28 Gambar 2.6 Prosedur Pencatatan Penerimaan APBU dari
Kotak Persembahan Gereja ... 32 Gambar 2.7 Prosedur Pencatatan Penerimaan APBU dari
Kotak Persembahan Gereja (Lanjutan) ... 33 Gambar 2.8 Prosedur Pencatatan Penerimaan APBU dari
Kotak Persembahan Gereja (Lanjutan) ... 34 Gambar 2.9 Prosedur Pencatatan Pengeluaran untuk Biaya Tim Kerja ... 46 Gambar 2.10 Prosedur Pencatatan Pengeluaran untuk
Biaya Tim Kerja (Lanjutan) ... 47 Gambar 2.11 Prosedur Pencatatan Pengeluaran untuk
Biaya Tim Kerja (Lanjutan) ... 48 Gambar 2.12 Prosedur Pencatatan Pengeluaran untuk Biaya Kepanitiaan ... 53 Gambar 2.13 Prosedur Pencatatan Pengeluaran untuk
Biaya Kepanitiaan (Lanjutan) ... 54 Gambar 2.14 Prosedur Pencatatan Pengeluaran untuk
Biaya Kepanitiaan (Lanjutan) ... 55 Gambar 4.1 Peta Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji
Yogyakarta ... 83 Gambar 4.2 Skema Dewan Paroki ... 86 Gambar 5.1 Flowchart Prosedur Penerimaan APBU dari
Ketua Lingkungan ... 101 Gambar 5.2 Flowchart Prosedur Penerimaan APBU dari
Ketua Lingkungan (Lanjutan) ... 102 Gambar 5.3 Flowchart Prosedur Penerimaan APBU dari
Kotak Persembahan Gereja ... 105 Gambar 5.4 Flowchart Prosedur Penerimaan APBU dari
Kotak Persembahan Gereja (Lanjutan) ... 106 Gambar 5.5 Flowchart Prosedur Penerimaan Hasil Kolekte... 109 Gambar 5.6 Flowchart Prosedur Penerimaan Hasil Kolekte (Lanjutan) ... 110 Gambar 5.7 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas
untuk Biaya Tim Kerja ... 130 Gambar 5.8 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas
untuk Biaya Tim Kerja (Lanjutan) ... 131 Gambar 5.9 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas
xiv
Gambar 5.10 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas
untuk Biaya Tim Kerja (Lanjutan) ... 133 Gambar 5.11 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas
untuk Biaya Kepanitiaan ... 137 Gambar 5.12 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas
untuk Biaya Kepanitiaan (Lanjutan) ... 138 Gambar 5.13 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas
untuk Biaya Kepanitiaan (Lanjutan) ... 139 Gambar 5.14 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas
untuk Biaya Kepanitiaan (Lanjutan) ... 140 Gambar 5.15 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas
untuk Penyetoran Dana ke Keuskupan Agung Semarang ... 143 Gambar 5.16 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas
untuk Penyetoran Dana ke Keuskupan Agung Semarang
xv
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA ORGANISASI NONPROFIT
STUDI KASUS PADA PAROKI SANTO FRANSISKUS XAVERIUS KIDUL LOJI YOGYAKARTA
Hedwigis Risa Yudaisti NIM: 092114017 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2013
Penelitian ini bertujuan untuk: mengevaluasi apakah pelaksanaan sistem sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan oleh Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji sudah mengacu dengan ketentuan dalam Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki.
Langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian adalah: (1) melakukan analisis deskriptif tentang sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan Paroki, (2) melakukan teknik komparasi yaitu membandingkan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang telah diterapkan Paroki dengan ketentuan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang terdapat dalam Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki, lalu (3) melakukan analisis akibat terhadap dari fakta belum mengacu dengan ketentuan dalam Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki.
xvi
ABSTRACT
AN EVALUATION ON THE ACCOUNTING SYSTEM OF CASH REVENUE AND SPENDING
IN NON-PROFIT ORGANIZATION
A Case Study At Franciscus Xavier Parish, Kidul Loji YOGYAKARTA
Hedwigis Risa Yudaisti NIM: 092114017 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2013
This research aims to discover whether the implementation of accounting systems of cash revenue and spending applied by Franciscus Xavier Parish, Kidul Loji, has referred to the Technical Guide of Finance and Accounting provided by the Parish.
Steps undertaken to achieve the purpose are: (1) preparing a descriptive analysis on the accounting systems of cash revenue and spending applied in the Parish, (2) comparing the applied accounting system with the technical guide provided by the Parish (3) further impact assessment on items found as not referring to the Technical Guide provided by the Parish.
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Saat ini organisasi nonprofit atau nirlaba tidak lagi menjadi
sesuatu yang langka. Sudah banyak ditemui organisasi-organisasi yang
tidak berorientasi laba di sekitar kita. Perbedaan yang mendasar pada
organisasi nonprofit dengan organisasi yang berorientasi pada profit atau
laba adalah cara organisasi d a l a m memperoleh sumber daya yang
dibutuhkan untuk melakukan kegiatan operasional dan pada tujuan
organisasinya. Dalam menjalankan kegiatannya organisasi nonprofit
tidak mencari keuntungan ekonomis.
Dalam melakukan kegiatannya organisasi nonprofit memperoleh
dana melalui para penyumbang, anggota organisasi, kreditur, dan
pihak-pihak lain. Sehingga timbul transaksi-transaksi yang berbeda dengan yang
terdapat dalam organisasi profit. Pada organisasi nonprofit timbul
transaksi yang tentu jarang atau bahkan tidak pernah terjadi dalam
organisasi yang berorientasi pada laba.
Suatu organisasi baik itu nonprofit maupun profit pasti terdapat
suatu sistem akuntansi untuk mengatur prosedur pencatatan akuntansi.
Hal ini dimaksudkan agar organisasi dapat memberikan
pertanggungjawaban kepada pihak intern dan ekstern dalam bentuk
organisasi nonprofit maupun organisasi profit membutuhkan pengendalian
intern. Pengendalian intern dibutuhkan untuk memastikan bahwa tidak ada
penyelewengan yang terjadi dalam sistem pengelolaan keuangan organisasi.
Salah satu akun yang paling rawan untuk disalahgunakan adalah
kas. Saldo kas terdiri dari penerimaan kas yang ada ditangan (belum
disetor ke bank), kas di bank, tabungan yang dapat diambil setiap saat,
dan kas kecil. Kas merupakan kekayaan organisasi yang sangat
menarik dan mudah untuk disalahgunakan. Salah satu alasannya
adalah karena kas mudah untuk dipindahtangankan. Untuk
memperkecil kemungkinan terjadinya penyalahgunaan maka
diperlukan sistem pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran
kas yang baik. Kebutuhan sistem pengendalian intern penerimaan dan
pengeluaran kas pada suatu organisasi dapat berbeda dengan organisasi
lainnya tergantung pada organisasi tersebut.
Sistem pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas pada
suatu organisasi tidak hanya dibutuhkan pada organisasi yang berorientasi
pada laba saja namun juga pada organisasi nonprofit seperti Paroki. Paroki
tetap mempunyai penerimaan dan pengeluaran kas walaupun tidak
berorientasi pada laba. Suatu sistem pengendalian intern kas yang baik
diperlukan Paroki untuk mengatur setiap penerimaan dan pengeluaran kas.
Paroki yang berada di bawah naungan Keuskupan Agung Semarang
mempunyai aturan untuk mengatur sistem akuntansi dan sistem pengendalian
Akuntansi Paroki-Keuskupan Agung Semarang”. Paroki Santo Fransiskus
Xaverius Kidul Loji yang berada di bawah naungan Keuskupan Agung
Semarang harus menerapkan aturan yang terdapat di dalam buku “Petunjuk
Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki-Keuskupan Agung Semarang”
(PTKAP). Penerapan aturan dalam PTKAP dapat disesuaikan dengan kondisi
dari masing-masing Paroki. Tidak semua aturan dalam PTKAP harus
diterapkan asalkan aturan yang ditetapkan Paroki dalam sistem penerimaan
dan pengeluaran kas tidak menimbulkan terjadinya penyalahgunaan kas.
Penerimaan dan pengeluaran kas adalah transaksi yang sangat sering
terjadi dalam Paroki. Sistem akuntansi dan sistem pencatatan yang baik
sangat dibutuhkan untuk mengatur transaksi kas yang rutin terjadi. Siklus
penerimaan dan pengeluaran kas yang rutin ini menyebabkan Paroki harus
menerapkan pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas yang baik,
agar tidak terjadi penyalahgunaan kas. Pengendalian intern penerimaan dan
pengeluaran kas tersebut harus sesuai dengan petunjuk atau aturan yang terdapat di dalam “Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
-Keuskupan Agung Semarang”. Untuk itulah peneliti tertarik untuk
melakukan penelitian dengan judul Evaluasi Sistem Akuntansi Penerimaan
dan Pengeluaran Kas Pada Organisasi Non Profit: Studi Kasus di Paroki
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan, maka penulis
merumuskan masalah dalam penelitian yaitu apakah sistem akuntansi
penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan Paroki Santo Fransiskus
Xaverius Kidul Loji sudah mengacu dengan PTKAP?
C. Batasan Masalah
Dalam penelitian ini penulis membatasi masalah pada penilaian sistem
akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas dalam Paroki berdasarkan anjuran
yang terdapat dalam buku Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
yaitu penilaian prosedur penerimaan dan pengeluaran kas. Prosedur
penerimaan kas tersebut adalah prosedur penerimaan kas yang berasal dari
APBU yang dikoordinir Ketua Lingkungan, APBU yang berasal dari kotak
persembahan dan kolekte. Sedangkan prosedur pengeluaran kas terdiri dari
prosedur pengeluaran kas untuk biaya tim kerja, biaya kepanitiaan dan
penyetoran dana ke Keuskupan Agung Semarang.
Penulis beranggapan bahwa pada prosedur penerimaan kas dari
Amplop Persembahan Bulanan Umat (dikoordinir Ketua Lingkungan),
jumlah uang yang diterima Kasir dari Ketua Lingkungan telah sesuai dengan
yang dicatat di CPAP. Jumlah uang yang diterima oleh Bendahara I dari Kasir
telah sesuai dengan yang dicatat pada CPLL, BKH serta Tanda Terima.
Penulis beranggapan bahwa pada prosedur penerimaan APBU dari
sesuai dengan BAKG dan BAKG. Begitu juga dengan jumlah uang yang
diterima Bendahara I telah sesuai dengan jumlah yang dicatat kasir di BKH.
Penulis beranggapan bahwa dalam prosedur penerimaan kolekte,
jumlah uang yang diterima Kasir dari Tim Penghitung telah sesuai dengan
yang dicatat di BAPK dan dan jumlah uang yang diterima oleh Bendahara I
dari Kasir telah sesuai dengan yang dicatat pada BAPK dan BKH
Penulis beranggapan bahwa pada prosedur pengeluaran kas untuk
biaya tim kerja dan kepanitiaan, tidak ada kelebihan atau kekurangan bayar
dalam Buku Laporan Kegiatan (BLK) setelah Tim Kerja melaksanakan
kegiatan dan dalam LPJ setelah panitia melaksanakan kegiatan.
Penulis juga beranggapan bahwa jumlah uang yang diambil kasir
untuk biaya penyetoran dana ke Keuskupan Agung Semarang telah sesuai
dengan jumlah yang ditentukan dan yang dicatat di Tanda Bayar dan BKH.
D. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah penulis ingin mengevaluasi apakah
pelaksanaan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang
diterapkan di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji sudah mengacu
dengan teori yang ditetapkan Keuskupan Agung Semarang dalam Petunjuk
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan
pemikiran bagi Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Yogyakarta
mengenai penerapan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma
Hasil dari penelitian ini dapat memberikan tambahan ilmu
pengetahuan bagi pihak-pihak yang memanfaatkan dan dapat menambah
referensi pustaka bagi universitas.
3. Bagi Penulis
Hasil dari penelitian ini sebagai sarana berlatih penulis untuk
mengimplementasikan pengetahuan selama mengikuti kegiatan
perkuliahan ke dalam praktek yang sesungguhnya di lapangan.
F. Sistematika Penulisan
Bab I : Pendahuluan
Pada bab ini akan diuraikan latar belakang masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, dan sistematikan penulisan.
Bab II : Landasan Teori
Bab ini berisi teori-teori yang menjadi dasar untuk
Bab III : Metode Penelitian
Bab ini akan menguraikan jenis penelitian, tempat dan
waktu penelitian, subjek penelitian, data yang
diperlukan, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis
data.
Bab IV : Gambaran Umum Organisasi
Bab ini menguraikan sejarah singkat gereja, program
atau pelayanan kegiatan paroki, serta struktur Dewan
Paroki.
Bab V : Analisis Data dan Pembahasan
Bab ini akan dilakukan analisis data yang diperoleh dari
hasil penelitian serta pembahasannya.
Bab VI : Penutup
Pada bab terakhir ini akan disajikan kesimpulan dari
hasil analisis dan pembahasan, serta saran yang berguna
8
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Prosedur dan Sistem Akuntansi
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan secara
berulang-ulang. Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat
menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan (Mulyadi, 2001: 5). Sedangkan pengertian sistem akuntansi
menurut Mulyadi (2001: 3) sebagai berikut:
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Pengertian tersebut menyatakan bahwa unsur dari sistem
akuntansi yang paling penting adalah formulir, catatan yang terdiri dari
jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta laporan. Jadi, dapat ditarik
kesimpulan bahwa sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur
akuntansi meliputi organsisasi, formulir, catatan, dan laporan yang
saling terkait untuk mencapai tujuan, yaitu menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh pengguna yang berwenang
khususnya manajemen dalam mengelola perusahaan menjadi lebih
2. Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi
Menurut Arens (dalam Yusuf, 1991: 310), kegunaan dari sistem
akuntansi satu satuan usaha adalah untuk mengidentifikasikan,
menggabungkan, mengklasifikasikan, mencatat, dan melaporkan
transaksi satu satuan usaha, dan untuk mengelola akuntabilitas (tanggung
gugat) atas aktiva terkait. Sistem akuntansi yang efektif harus memenuhi
semua dari tujuh tujuan rincian pengendalian intern.
Menurut Mulyadi (2001: 19-20) suatu sistem akuntansi
dikembangkan dengan tujuan untuk penyediaan informasi bagi
pengelolaan kegiatan usaha baru, memperbaiki informasi yang dihasilkan
oleh sistem yang sudah ada, memperbaiki pengendalian akuntansi dan
pengecekan intern untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi
akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai
pertanggungjawaban perlindungan kekayaan perusahaan dan untuk
mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
B. Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2006: 163).
Tujuan sistem pengendalian intern (Mulyadi, 2001: 163-164) adalah
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur pengendalian intern terdiri dari
struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggung jawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pemisahan tanggung jawab didasarkan
pada prinsip bahwa fungsi operasi dan penyimpanan harus dipisahkan dari
fungsi akuntansi kemudian suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab
penuh untuk melakukan semua tahap suatu transaksi.
Unsur pengendalian intern selanjutnya yaitu sistem wewenang dan
prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap
kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam sebuah organisasi, setiap
transaksi yang terjadi harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang
berwenang. Pembagian sistem otorisasi wewenang harus terdapat dalam
sebuah organisasi atas setiap transaksi yang terjadi. Pencatatan yang baik
dapat juga menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan
akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya yang tinggi.
Praktik yang sehat perlu dilakukan dalam melaksanakan tugas dan
fungsi setiap unit organisasi. Praktik yang sehat dapat dilakukan dengan
menggunakan nomor urut tercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Formulir merupakan alat
untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian
intern pemakaian dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat
Setiap transaksi yang terjadi tidak boleh dilakukan oleh satu orang
atau satu unit organisasi dari awal sampai akhir tanpa campur tangan dari
orang atau unit organisasi lain. Adanya campur tangan dari pihak lain secara
tidak langsung akan menimbulkan internal check terhadap pelaksanaan tugas
setiap unit organisasi yang terkait.
Perputaran atau rotasi jabatan juga harus dilaksanakan untuk menjaga
independensi jabatan dalam melaksanakan tugasnya,sehingga persekongkolan
di antara mereka dapat dihindari. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan
mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti tersebut jabatan karyawan
yang bersangkutan akan digantikan sementara oleh pejabat lain sehingga
seandainya terjadi kecurangan atau penyalahgunaan dalam departemen yang
bersangkutan diharapkan dapat diungkap oleh pejabat sementara tersebut.
Pemeriksaan mendadak dilaksanakan dengan jadwal yang tidak diatur.
Jika pemeriksaan mendadak ini dilakukan diharapkan akan mendorong
karyawan untuk melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah
diterapkan. Perusahaan juga harus mengadakan pencocokan fisik kekayaan
dengan catatannya secara periodik dan pembentukan unit organisasi yang
bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang
lain (Mulyadi, 2001: 164-172).
Unsur yang terakhir adalah karyawan yang mutunya sesuai dengan
tanggungjawabnya. Dari keempat unsur pokok pengendalian intern tersebut,
unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang
organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, serta cara-cara yang lain
yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya bergantung
pada manusia yang melaksanakannya. Merekrut karyawan yang kompeten
dan dapat dipercaya dilakukan dengan menyeleksi calon karyawan
berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaanya kemudian
pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan,
sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya (Mulyadi, 2001: 168-173).
C. Kebijakan dan Sistem Akuntansi Kas 1. Kas
a. Pengertian Kas
Baridwan (1990: 4) memberikan pengertian kas sebagai berikut:
Kas merupakan elemen aktiva yang paling likuid dan hampir semua transaksi pada akhirnya akan berhubungan dengan kas. Kas di dalam pengertian akuntansi didefinisikan sebagai alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. Kas adalah uang tunai dan yang setara dengan uang tunai serta saldo rekening giro yang tidak dibatasi penggunaannya untuk membiayai kegiatan entitas.
Setara kas (cash equivalent) adalah investasi jangka pendek dan
sangat likuid yang siap dikonversikan menjadi kas dengan jumlah
tertentu, tergantung pada risiko perubahan nilai yang tidak signifikan
Sedangkan menurut Ferdinan (2012: 104) setara kas diartikan
sebagai berikut:
Setara kas merupakan investasi jangka pendek yang sangat likuid yang selalu siap dikonversi menjadi sejumlah kas dan yang akan jatuh tempo dalam waktu dekat, sehingga tidak terpengaruh oleh perubahan tingkat bunga.
Setara kas dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek,
bukan untuk investasi atau tujuan lain. Untuk memenuhi persyaratan
setara kas, investasi harus segera dapat diubah menjadi kas dalam
jumlah yang telah diketahui tanpa menghadapi risiko perubahan nilai
yang signifikan. Kas terdiri dari uang kertas, uang logam, dan simpanan
di bank dalam bentuk rekening giro (demand deposit atau checking
account). Instrumen-instrumen seperti money order, bank draft, cek
terjamin, cek kasir, dan cek pribadi.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dikemukakan bahwa kas
merupakan alat pertukaran yang berupa uang atau yang dapat
dipersamakan dengan uang baik yang ada di perusahaan maupun yang
ada di bank yang dapat diambil sewaktu-waktu tanpa mengurangi nilai
nominalnya. Kas sangat mudah dipindahtangankan dan tidak dapat
dibuktikan kepemilikannya, sehingga kas sangat mudah untuk
diselewengkan atau disalahgunakan. Oleh karena itu perlu diadakan
pengawasan yang tepat terhadap kas dengan menerapkan sistem
b. Kas Kecil
Menurut Hery (2011: 2), pada umumnya sebuah perusahaan atau
organisasi membagi kas menjadi dua kelompok, yaitu uang yang
tersedia di kasir perusahaan (cash on hand) dan uang yang tersimpan di
bank (cash in bank). Sisa uang di perusahaan yang tidak tersimpan di
bank umumnya tersedia kasir perusahaan untuk memenuhi
pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relative kecil (sebagai dana
kas kecil/petty cash fund) dan juga untuk memenuhi keperluan
pembayaran khusus.
Baridwan (1990: 197) menjelaskan bahwa kas kecil digunakan
untuk melakukan pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil dan tidak praktis dibayar dengan cek harus
dibayar dengan uang tunai. Sedangkan menurut Ferdinan (2012)
pengertian kas kecil atau dana kas kecil adalah sebagai berikut:
Kas kecil atau dana kas kecil adalah dana yang dibentuk membiayai pengeluaran-pengeluaran rutin perusahaan yang jumlahnya relatif kecil.
2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Penerimaan kas meliputi transaksi-transaksi yang mengakibatkan
bertambahnya saldo kas tunai dan atau rekening bank milik entitas, baik
yang berasal dari pendapatan tunai, penerimaan sumbangan, penerimaan
pinjaman maupun penerimaan lainnya. Penerimaan kas dicatat pada saat
terjadinya sebesar nominal yang diterima. Prosedur pengendalian
pertanggungjawaban penerimaan kas yang berasal dari penerimaan
sumbangan dan untuk transfer dana cukup memadai.
a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi
penerimaan kas (Mulyadi, 2001: 455) terdiri dari fungsi kas, fungsi
penerimaan kas dan fungsi akuntansi. Fungsi penerima kas
bertanggung jawab atas penerimaan kas. Fungsi ini berasa di tangan
Kasir. Fungsi kas bertanggung jawab atas penyimpanan kas yang
diterima. Sedangkan, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas
pembukuan ke dalam catatan dan dokumen akuntansi.
b. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Menurut
Ketentuan PTKAP
Pelaksanaan proses akuntansi yang baik diperlukan dokumen
dan catatan akuntansi yang memudahkan proses pencatatan dan
pemeriksaan atas transaksi penerimaan kas yang terjadi. Formulir
yang digunakan harus dibuat sedemikian rupa sehingga
mencerminkan sistem pengendalian intern yang baik dan memadai
sehingga dapat berfungsi sebagai alat bantu yang memudahkan
pelaksanaan proses akuntansi.
Dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem penerimaan
kas yang disarankan Keuskupan (PTKAP, 2008: 176) adalah APBU
(Amplop Persembahan Bulanan Umat). APBU diisi oleh umat saat
yang dimasukkan ke dalam kotak persembahan gereja. Dokumen
dalam bentuk Tanda Terima berfungsi sebagai bukti penerimaan
sumbangan dan penerimaan lain-lain secara tunai/wesel/cek/BG.
Tanda terima ditandatangani oleh penyetor, kasir dan Bendahara
Dewan Paroki. Tanda Terima ini dibuat rangkap tiga, asli untuk
Paroki dan rangkap kedua yang sudah distempel/cap Paroki diberikan
kepada penyetor/penyumbang, serta rangkap terakhir disimpan sebaga
arsip cadangan.
Dokumen dalam bentuk berita acara penerimaan kas terdiri
dari BAHP (Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan Hasil Kotak
Parkir), BAHM (Berita Acara Pengitungan dan Penyerahan Hasil
Panduan Misa), dan BAHL (Berita Acara Penghitungan dan
Penyerahan Hasil Kotak Lilin). Masing-masing petugas pengitung
kotak persembahan gereja,hasil kolekte, hasil kotak parkir, hasil
panduan misa dan hasil kotak lilin terdiri dari minimal dua orang dan
harus mempertanggungjawabkan penghitungannya dengan
membubuhkan tanda tangan di tempat yang telah disediakan. Kasir
sebagai penerima hasil penghitungan, juga wajib membubuhkan tanda
tangan pada tempat yang disediakan. Selain itu terdapat BAPK (Berita
Acara Perhitungan dan Penyerahan Kolekte). Penerimaan hasil
kolekte harus dilaksanakan secara transparan, oleh sebab itu
penghitung kolekte wajib membuat Berita Acara Perhitungan dan
Dokumen BKM (Bukti Kas Masuk) merupakan dokumen yang
penting. Bukti Kas Masuk digunakan sebagai bukti intern untuk
mencatat semua penerimaan uang oleh Kasir dalam rangka
memudahkan pengelompokan dan penginputan transaksi ke dalam
program aplikasi akuntansi. Bendahara Dewan Paroki membuat Bukti
Kas Masuk hanya untuk transaksi pengambilan uang bank untuk
mengisi saldo Kas Dewan Paroki, serta pencairan Investasi dan
Deposito yang diterima tunai. Bukti Kas Masuk dibuat per tanggal dan
mencantumkan kode rekening/pos, keterangan transaski, jumlah uang
yang diterima, tanda tangan Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki,
Kasir, dan Operator. Bukti Kas Masuk dibuat oleh Kasir. Bukti Kas
Masuk yang rusak (sobek, salah tulis, dan lain-lain) harus disimpan.
Dokumen penting lainnya yaitu BBM (Bukti Bank Masuk) yang
digunakan sebagai bukti intern untuk mencatat semua penerimaan
uang melalui bank oleh Bendahara Dewan Paroki dalam rangka
memudahkan pengelompokan dan penginputan transaksi ke dalam
program aplikasi komputer. Bukti Bank Masuk dibuat per tanggal dan
mencantumkan kode rekening/pos, keterangan transaski, jumlah uang
yang diterima, tanda tangan Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki
dan Operator. Bukti Bank Masuk dibuat oleh Bendahara Dewan
Paroki. Bukti Bank Masuk yang rusak (sobek, salah tulis, dan
c. Catatan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Menurut Ketentuan
PTKAP
1) BTST (Buku Bank Terikat Sementara-Tabungan). Catatan ini
digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat
sementara-tabungan masuk secara kronologis (urut tanggal)
dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak
terikat sementara-tabungan masuk yang terjadi dan saldo bank
tidak terikat sementara-tabungan masuk yang dimiliki. Buku
Bank Tidak Terikat Sementara-Tabungan, memudahkan
pemeriksaan transaksi bank tidak terikat sementara-tabungan
masuk dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi
akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat
Sementara-Tabungan) dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki.
2) BTSG (Buku Bank Terikat Sementara-Giro) digunakan untuk
mencatat semua transaksi bank tidak terikat sementara-giro masuk
secara kronologis (urut tanggal) dengan tujuan untuk mengetahui
secara cepat transaksi bank tidak terikat sementara-giro masuk
yang terjadi dan saldo bank tidak terikat sementara-giro masuk
yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Giro,
memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat
sementara-giro masuk dan memudahkan entry data ke dalam program
aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak
3) BKDP (Buku Kas Dewan Paroki) digunakan untuk mencatat
semua transaksi kas masuk secara kronologis (urut tanggal)
dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi yang
terjadi dan saldo kas yang dimiliki. Buku Kas Dewan Paroki
memudahkan pemeriksaan transaksi penerimaan kas yang terjadi
dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi
yang digunakan. Pencatatan Buku Kas Dewan Paroki dilakukan
oleh Bendahara Dewan Paroki.
4) BBTT (Buku Bank Tidak Terikat) yang digunakan untuk
mencatat semua transaksi bank tidak terikat masuk secara
kronologis (urut tanggal) dengan tujuan untuk mengetahui secara
cepat transaksi bank tidak terikat yang terjadi dan saldo bank
tidak terikat yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat
memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat masuk dan
memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi
yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat dilakukan
oleh Bendahara Dewan Paroki.
5) CKPTL ( Catatan Penerimaan Hasil Kolekkte, Parkir, Teks Misa
Dan Kotak Lilin) yangBerdasarkan BAPK, BAHP, BAHM dan
BAHL digunakan kasir untuk mencatat hasil kolekte, parkir, teks
misa dan kotak lilin pada CKPTL, sebelum disetorkan ke
Bendahara Dewan AProki. CKPTL dibuat sesuai urutan tanggal
segera diketahui jumlah penerimaan-penerimaan tersebut untuk
suatu bulan tertentu.
6) CPLL (Catatan Penerimaan Lain-Lain). Penerimaan uang oleh
kasir yang tidak bisa dicatat ke dalam CKPTL, oleh kasir dicatat
ke dalam CPLL. CPLL diantaranya digunakan untuk mencatata
Persembahan Bulanan Umat, Sumbangan Beban dan penerimaan
lain-lain. CPLL dibuat sesuai urutan tanggal kejadian untuk setiap
bulan, dengan melihat catatan ini dapat segera diketahui jumlah
penerimaan-penerimaan tersebut untuk suatu bulan tertentu.
7) BAKG (Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan Dana Kotak
Persembahan Gereja). Penerimaan hasil dari kotak persembahan
yang disediakan di paroki harus dilakukan secara transparan, oleh
sebab itu penghitung kolekte wajib membuat Berita Acara
Perhitungan dan Penyerahan Kotak Persembahan Gereja. Berita
Acara Perhitungan dan Penyerahan Dana Kotak Persembahan
Gereja wajib dilampiri Rincian Berita Berita Acara Perhitungan
dan Penyerahan Dana Kotak Persembahan Gereja (RBAKG).
d. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Tujuan dari prosedur pencatatan transaksi keuangan adalah
supaya setiap transaksi keuangan yang terjadi dicatat melalui
langkah-langkah tertentu yang ditetapkan sehingga hal-hal yang tidak
dikehendaki dapat dihindari. Oleh karena itu, prosedur pencatatan
mencerminkan adanya sistem pengendalian intern yang memadai.
Bastian (2006: 119) menyebutkan bahwa tujuan dari prosedur kas
pada organisasi nonprofit adalah untuk memberikan prosedur yang
baku atas aktivitas yang berkaitan dengan perolehan informasi
mengenai kas dari pengakuan sampai proses penerimaannya, untuk
mendapatkan data atau catatan yang akurat tentang kas sesuai dengan
input dari masin-masing unit kerja, dan untuk mendukung pembuatan
keputusan personel yang mengendalikan fungsi kas. Kas diakui
sebesar nilai nominal dari uang tunai atau yang dapat dipersamakan
dengan uang tunai, serta rekening giro di bank yang tidak dibatasi
penggunaanya. Perubahan pada saldo kas dipengaruhi oleh dua
aktivitas, yaitu penerimaan dan pengeluaran kas.
Prosedur sistem penerimaan kas yang terdapat dalam
organisasi nonprofit khususnya Paroki terdiri dari prosedur pencatatan
penerimaan kas hasil kolekte, prosedur pencatatan penerimaan
persembahan bulanan umat dan prosedur pencatatan penerimaan uang
Berikut ini adalah prosedur penerimaan kas menurut PTKAP:
1) Prosedur Pencatatan Hasil Kolekte
Prosedur Pencatatan Hasil Kolekte menurut Petunjuk Teknis
Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang
(2008), sebuah paroki harus melakukan bebarapa hal yaitu :
a)Petugas atau Tim penghitung Kolekte setelah selesai misa,
melakukan penghitungan kolekte ditempat yang ditentukan dan
setelah selesai wajib mengisi dan menandatangani Berita Acara
Penghitungan dan Penyerahan Kolekte (BAPK).
b)BAPK dibuat masing-masing untuk Kolekte pertama dan
Kolekte kedua.
c)Petugas atau Tim kolekte selanjutnya meneyerahkan BAPK
beserta uang hasil kolekte kapada Kasir.
d)Kasir mencocokan jumlah uang dengan yang tertulis pada
BAPK, kemudian menandatanganani BAPK.
e)Kasir selanjutnya mencatat penerimaan uang hasil kolekte
tersebut pada Catatan Penerimaan Hasil Kolekte, Parkir, Teks
Miasa dan Kotak lilin (CKPTL) pada kolom yang disediakan.
f) Beradasarkan BAPK, Kasir membuat Bukti Kas Masuk (BKM)
dan menyerahkan uang kolekte, BAPK, BKM dan CKPTL,
kepada Bendahara Dewan Paroki.
g)Bendahara Dewan Paroki mencocokkan jumlah uang dengan
h)Kemudian Bendahara Dewan Paroki menandatanganai CKPTL
dan menyerahkan CKPTL kepada Kasir.
i) Bendahara Deawan Paroki menandatangani BKM dan mencatat
penerimaan kas pada Buku Dewan Paroki (BKD).
j) Bendahara Dewan Paroki selanjutnya membuat dan
menandatangani Bukti Kas keluar (BKK) menyetorkan uang
kolekte ke bank dan mencatat pengeluaran kas pada BKDP.
k)Berdasarkan bukti setoran bank, Bendahara Dewan paroki
membuat dan menandatangani Bukit Bank Masuk (BBM) dan
mencatat pada Buku Bank Tidak Terikat (BBTT).
l) Berdasarkan BKM, BKK, dan BBM yang telah ditandatangani
Pastor Paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Operator
Akuntansi Paroki memesukkan atau entry data ke komputer
dengan menggunakan program akuntansi yang telah
disediakan.
m) Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKM, BKK dan
Gambar 2.1
Gambar 2.2
2) Prosedur Pencatatan Penerimaan Persembahan Bulanan Umat yang Dikoordinir Ketua Lingkungan
Gambar 2.3
Gambar 2.4
Gambar 2.5
3) Prosedur Pencatatan Penerimaan Persembahan Bulanan Umat yang Dikumpulkan dari Kotak Persembahan
Prosedur Pencatatan Penerimaan Uang Kotak Persembahan
Paroki menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
Keuskupan Agung Semarang (2008) sebuah paroki harus
melakukan bebarapa hal yaitu :
a) Kotak Persembahan yang di sediakan, wajib dibuka minimal
2 (dua) kali dalam sebualan, kecuali untuk Paskah dan Natal
dibuka pada akhir misa atau ibadat.
b) Pembukaan kotak persembahan minimal dilakukan oleh 2
(dua) orang.
c) Petugas yang membuka kotak persembahan bertugas sebagai
penghitung uang.
d) Kotak persembahan yang ada di paroki secara umum berisi,
Amplop Persembahan Bualanan Umat (APBU), Amplop
persembahan Paskah dan atau Amplop Persembahan Natal,
Sumbangan Untuk Maksud Tertentu dan Sumbangan Bebas.
e) Isi Kotak Persembahan tersebut diatas harus dipilah-pilah
untuk dikelompokkan berdasarkan jenisnya masing-masing.
f) Petugas penghitung membuka setiap APBU, mencocokkan
uang atau bliyet giro atau cequee yang ada di dalamnya
dengan yang tertulis pada APBU, serta membubuhkan tanda
tangan pada kartu atau phetuk APBU pada kolom yang
g) Petugas Penghitung selanjutnya menghitung uang atau bliyet
giro atau cequee dari Amplop Persembahan paskah dan atau
Amplop Persembahan Natal, Sumbangan Untuk Maksud
tertentu dan Sumbangan Bebas.
h) Setelah proses nomor f dan g dialaksanakan, Petugas
Penghitung membuat dan mengisi secara lengkap Berita
Acara penghitungan dan Penyerahan Dana Kotak
Persembahan Paroki (BAKG) dan Rincian Berita Acara
Perhitungan dan Penyerahan Dana Kotak Persembahan
Paroki (RBAKG) serta menandatanganainya.
i) Kemudian Petugas Penghitung menyerahkan uang kepada
Kasir beaserta BAKG, RBAKG, dan kartu atau pethuk
APBU.
j) Kasir mencocokkan jumalah uang dengan yang tertulis pada
BAKG, RBAKG dan kartu atau pethuk APBU.
k) Kasir memilah-milah APBU per lingkungan untuk kemudian
membagiakan ke masing-masing Ketua Lingkungan
(biasanya melalui kotak lingkungan di paroki).
l) Kasir selanjutnya mencatat penerimaan uang tersebut pada
CPLL pada kolom yang disediakan.
m) Kasir membuat BKM dan menyerahkan uang kotak
n) Bendahara Dewan Paroki mencocokkan jumlah uang dengan
yang tertulis pada BAKG, CPLL dan BKM.
o) Kemudian Bendahara Dewan Paroki menandatangani CPLL
dan menyerahkan CPLL kepada Kasir.
p) Bendahara Dewan Paroki menandatangani BKM dan
mencatat penerimanaan kas pada BKDP.
q) Selanjutnya Bendahara Dewan Paroki membuat dan
menandatangani BKK, menyetorkan uang kotak
persembahan ke Bank dan mencatat pengeluaran kas pada
BKDP.
r) Berdasarkan bukti setoran Bank, Bendahara Dewan Paroki
membuat dan menandatangani BBM dan mencatat pada
BBDP.
s) Berdasarkan BKM, BKK, dan BBM yang telah
ditandatangani Pastor Paroki dan bukti-bukti pendukungnya,
Opearator Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke
komputer dengan menggunakan program akuntansi yang
telah disediakan.
t) Opearator Akuntansi Paroki menyimpan BKM, BKK, dan
Gambar 2.6
Gambar 2.7
Gambar 2.8
e. Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
1) Struktur Organisasi
a ) Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi kas. Fungsi
penerimaan berfungsi untuk menerima kas sedangkan fungsi
kas berfungsi untuk menyimpan kas yang diterima oleh Paroki
dari sumbangan.
b ) Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi
akuntansi disini bertanggung jawab untuk membuat laporan
keuangan dan mencatat laporan-laporan yang berhubungan
dengan kas
c ) Transaksi penerimaan kas harus dilaksanakan oleh fungsi kas,
fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.
a ) Penerimaan hasil kolekte, hasil kotak persembahan gereja,
hasil parkir, hasil teks misa dan hasil kotak lilin harus disertai
bukti penerimaan kas.
b ) Pencatatan ke dalam BKDP diotorisasi oleh fungsi akuntansi
dengan cara menandatangani BKDP.
c ) Tanda terima ditandatangani oleh penyetor, kasir, dan
Bendahara Dewan Paroki.
d ) BKM khusus untuk penerimaan tunai dibuat oleh kasir dan
ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki,
e ) BBM dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki dan ditandatangani
oleh Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki, Kasir dan
Operator.
f ) Kasir memberikan tanda tangan pada BAPK, BAHP, BAHM,
BAHL,BAKG dan RBAKG.
g ) Petugas penghitung kotak persembahan gereja wajib
membubuhkan tanda tangan pada BAKG dan RBAKG di
tempat yang disediakan.
3) Praktik yang Sehat
a ) Pencatatan transaksi dalam BKDP, BBTT, BTST dan BTSG
dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki sesuai dengan urut
tanggal.
b ) Nomor urut bukti tanda terima dibuat tercetak dan dicetak
rangkap tiga dan bila rusak (sobek, salah tulis, dan lain-lain)
harus diarsipkan.
c ) Warna blanko tanda terima, BKM, BKK, BBM dan BBK
dibuat dan dicetak dengan warna yang berbeda.
d ) Dewan paroki memberikan ucapan terimakasih secara tertulis
kepada donatur atau mengumumkan melalui media Paroki
sebagai mekanisme check dan recheck.
e ) BKM dan BBM dibuat per tanggal, bernomor urut tercetak,
tanda tangan di dalamnya harus lengkap dan bila rusak (sobek,
f ) Petugas penghitung kolekte, penghitung hasil kotak parkir,
penghitung hasil panduan misa, penghitung hasil kotak lilin
dan penghitung kotak persembahan gereja masing-masing
dilakukan minimal oleh dua orang dan masing-masing petugas
tersebut membubuhkan tanda tangan sebagai bentuk
pertanggungjawaban.
g ) Setiap penerimaan kas yang telah dicatat pada CKPTL harus
segera diserahkan kepada Bendahara Dewan Paroki dengan
dilampiri BKM.
3. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi
pengeluaran kas (Mulyadi, 2001: 455) terdiri dari fungsi yang
memerlukan kas, fungsi pengeluaran kas, fungsi akuntansi dan fungsi
pemeriksaan intern. Fungsi yang memerlukan kas berkaitan dengan
pihak yang mengajukan permintaan pengeluaran kas kepada fungsi
akuntansi. Fungsi kas bertanggung jawab dalam menyerahkan kas
kepada pihak yang mengajukan permintaan pengeluaran kas. Fungsi
akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas ke
dalam dokumen dan catatan akuntansi pengeluaran kas. Sedangkan
fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab untuk melakukan
penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil
b. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Menurut
Ketentuan PTKAP
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
pengeluaran kas terdiri dari bukti kas keluar, cek dan permintaan cek.
Teori pendukung tentang dokumen terkait yang disarankan
Keuskupan (PTKAP, 2008: 176) antara lain: Dokumen Tanda Bayar
harus terdapat dalam sistem pengeluaran kas. Tanda bayar secara
tunai/wesel/Cek/BG, berfungsi sebagai media otorisasi Pastor Paroki
serta Bendahara Dewan Paroki atas pengeluaran uang yang dilakukan
dan sebagai bukti eksternal.
Selain itu ada Bon Sementara yang berfungsi sebagai bukti
pengeluaran uang yang bersifat masih sementara, sehingga belum
dicatat/dibebankan sebagai beban/biaya/pengeluaran lainnya dalam
Buku Kas Dewan Paroki. Pertanggungjawaban Bon Sementara harus
diatur secara tegas dalam Pedoman Pelaksanaan Keuangan dan
Akuntansi Paroki (PPKAP).
BKK (Bukti Kas Keluar) dan BBK (Bukti Bank Keluar)
merupakan bukti penting yang digunakan sebagai bukti intern untuk
mencatat semua pengeluaran uang oleh Kasir dalam rangka
memudahkan pengelompokan dan penginputan transaksi ke dalam
program aplikasi akuntansi. Bukti Kas Keluar dibuat per tanggal dan
mencantumkan kode rekening/pos, keterangan transaski, jumlah uang
Kasir, dan Operator. Bukti Kas Keluar dibuat oleh Kasir, sedangkan
Bukti Bank Keluar dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki.
c. Catatan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Menurut Ketentuan
PTKAP
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
pengeluaran kas adalah jurnal pengeluaran kas dan register cek. Teori
pendukung tentang catatan akuntansi terkait yang disarankan
Keuskupan (PTKAP, 2008: 154, 158, 162) adalah BKDP (Bukti Kas
Dewan Paroki) yang digunakan untuk mencatat semua transaksi kas
keluar secara kronologis (urut tanggal) dengan tujuan untuk
mengetahui secara cepat transaksi yang terjadi dan saldo kas yang
dimiliki. Buku Kas Dewan Paroki memudahkan pemeriksaan transaksi
pengeluaran kas yang terjadi dan memudahkan entry data ke dalam
program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Kas
Dewan Paroki dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki.
Selain itu terdapat Bukti Bank Tidak Terikat (BBTT) yang
digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat keluar
secara kronologis (urut tanggal) dengan tujuan untuk mengetahui
secara cepat transaksi bank tidak terikat keluar yang terjadi dan saldo
bank tidak terikat yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat
memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat keluar dan
memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang
Terdapat juga BTST (Buku Bank Terikat
Sementara-Tabungan). BBST digunakan untuk mencatat semua transaksi bank
tidak terikat sementara-tabungan keluar secara kronologis (urut
tanggal) dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank
tidak terikat sementara-tabungan keluar yang terjadi dan saldo bank
tidak terikat sementara-tabungan keluar yang dimiliki. Buku Bank
Tidak Terikat Sementara-Tabungan, memudahkan pemeriksaan
transaksi bank tidak terikat sementara-tabungan keluar dan
memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang
digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Tabungan
dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki.
BTSG (Buku Bank Terikat Sementara-Giro) adalah catatan
yang digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat
sementara-giro keluar secara kronologis (urut tanggal) dengan tujuan
untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak terikat
sementara-giro keluar yang terjadi dan saldo bank tidak terikat sementara-sementara-giro
keluar yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Giro,
memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat sementara-giro
keluar dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi
akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat
Sementara-Giro dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki.
Catatan lain yaitu LKKP (Laporan Kas Kecil Dewan Paroki).
pengeluaran kas sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau
sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. LKKD
(Laporan Kas Kecil Devosionalia) yang digunakan oleh Kasir
Devosionalia untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas
devosionalia sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau
sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. LKKW
(Laporan Kas Kecil Wisma Paroki) digunakan oleh Kasir Wisma
Paroki untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas Wisma
Paroki sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau sejumlah
pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. LKKP, LKKD dan
LKKW dicatat dengan metode Saldo Dana Tetap (Imprest Fund
System) dan dipertanggungjawabkan setiap akhir periode tertentu
(mingguan, dua minggu sekali, setiap dana yang ada kurang dari
setengah saldo dana yang ditetapkan).
Catatan Bon Sementara (CTBS). CTBS ini dibuat oleh
Bendahara Dewan Paroki untuk mencatat pengeluaran Bon Sementara
dan Bon Sementara yang telah dipertanggungjawabkan. Bon
Sementara yang belum dipertanggungjawabkan sampai dengan akhir
bulan, harus dipindahkan ke dalam CBTS sampai dengan bulan
d. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas
Sama halnya dengan prosedur sistem akuntansi penerimaan
kas, prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas dilakukan untuk
mencatat transaksi pengeluaran kas dapat mencerminkan adanya
sistem pengendalian intern yang memadai. Prosedur sistem
pengeluaran kas yang terdapat dalam organisasi nonprofit khususnya
Paroki terdiri dari:
1) prosedur pencatatan pengeluaran biaya tim kerja
Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja menurut
Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan
Agung Semarang (2008) sebuah paroki harus melakukan
bebarapa hal yaitu :
a. Tim Kerja wajib membuat proposal kegiatan sebelum
meminta uang dari Bendahara Dewan Paroki.
b. Proposal kegiatan minimal mencakup tujuan kegiatan, target
atau sasaran peserta yang mencakup kelompok peserta yang
dituju dan jumlah peserta yang diharapkan, penanggung
jawab, pelaksana kegiatan, waktu atau lama penyelenggaraan,
tempat kegiatan, teknis pelaksanaan, rancangan anggaran
penerimaan dan biaya kegiatan, ditandatangani oleh
c. Proposal dibuat rangkap 2 (dua) dan diserahkan kepada
Bendahara Dewan Paroki paling lambat 14 (empat belas) hari
sebelum kegiatan dilaksanakan serta disimpan sebagai arsip.
d. Proposal kegiatan harus mendapat persetujuan tertulis dari
Ketua dan Bendahara Dewan Paroki.
e. Bendahara Dewan Paroki memerikasa apakah kegiatan yang
akan dilaksanakan terdapat dalam program kegiatan yang
telah disahkan dalam rapat Bendahara Dewan Paroki Pleno.
f. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung
memberikan persetujuan proposal kegiatan, apabila proposal
kegiatan tersebut tercantum dalam program kerja yang telah
disahkan dan anggaran baiaya dalam proposal kegiatan sama
atau lebih kecil daripada RAPB Paroki.
g. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan
persetujuan proposal kegiatan setelah melalui rapat Dewan
Paroki Harian, apabila proposal kegiatan tersebut tidak
tercantum dalam program kerja yang telah disahkan atau
anggaran biaya dalam proposal kegiatan lebih besar daripada
RAPB Paroki.
h. Setelah proposal kegiatan disetujui, pelaksana kegiatan dapat
menerima uang yang diperlukan secara bertahap sesuai
i. Untuk menerima uang, pelaksana kegiatan mengajukan
permintaan dengan mengisi bon sementara rangkap 2 (dua).
j. Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan
bon sementara ke kepada pelaksana kegiatan.
k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki
mencatat pada catatan bon sementara.
l. Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana
kegiatan paling lambat 7 (tujuh) hari setelah kegiatan tersebut
selesai dilakukan.
m. Setelah selesai dilakukan, pelaksana kegiatan wajib membuat
laporan pertanggungjawaban yang mencakup laporan
pelaksanaan kegiatan dan laporan anggaran penerimaan dan
biaya kegiatan yang disertai dengan bukti-bukti.
n. Bardasarkan laporan pertanggungjawaban tersebut,
Bendahara Dewan Paroki membuat dan menandatangani
BKK untuk semua kegiatan yang dikeluarkan, membuat dan
menandatangani BKK untuk semua penerimaan yang
diperoleh dari kegiatan tersebut, membukukan atau mencatat
transaksi tersebut dalam BKD, mengembalikan bon
sementara asli kepada pelaksana kegiatan dan mencatat
realiasasi pada cartatan bon sementara asli.
o. Berdasarkan BKK dab BKM yang telah ditandatangani oleh
Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke dalam
komputer dengan menggunakan program akuntansi yang
telah disediakan
p. Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKK dan BKM
Gambar 2.9
Gambar 2.10
Gambar 2.11
2) Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan
Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan menurut
Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan
Agung Semarang (2008) sebuah paroki harus melakukan
bebarapa hal yaitu :
a. Panitia, yang dibentuk oleh Bendahara Dewan Paroki wajib
membuat proposal kegiatan kepanitiaan sebelum meminta
uang dari Bendahara Dewan Paroki.
b. Proposal kegiatan kepanitian minimal mencakup, tujuan
kegiatan, target atau sasaran peserta yang mencakup kelompok
peserta yang dituju dan jumlah peserta yang di harapkan,
susunan panitia, waktu atau lama penyelenggaraan, tempat
kegiatan, teknis pelaksanaan (misalnya dengan mengundang
pembicara dari luar paroki), rancangan anggaran penerimaan
dan biaya kegiatan, ditandatangani oleh ketua dan bendahara
panitia.
c. Proposal kegiatan kepanitiaan dibuat rangkap 2 (dua) dan
diserahkan kepada Bendahara Dewan Paroki paling lambat 14
(empat belas) hari sebelum kegiatan dilaksanakan serta
disimpan sebagai arsip.
d. Proposal kegiatan kepanitiaan harus mendapat persetujuan
e. Bendahara Dewan Paroki memeriksa apakah kegiatan
kepaniatian yang akan dilaksanakan terdapat dalam program
kegiatan yang telah disahkan dalam rapar Dewan Paroki Pleno.
f. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung
memberikan persetujuan proposal kegiatan kepanitiaan,
apabila proposal kegiatan kepanitiaan tersebut tercantum
dalam program kerja yang telah disahkan dan anggaran baiaya
dalam proposal kegiatan kepanitiaan sama atau lebih kecil
daripada RAPB Paroki.
g. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan
persetujuan proposal kegiatan kepanitiaan setelah melalui rapat
Dewan Paroki Harian, apabila proposal kegiatan kepanitiaan
tersebut tidak tercantum dalam program kerja yang telah
disahkan atau anggaran biaya dalam proposal kegiatan
kepanitiaan lebih besar daripada RAPB Paroki.
h. Setelah proposal kegiatan kepanitiaan disetujui, pelaksana
kegiatan dapat menerima uang yang diperlukan secara
bertahap sesuai dengan kebutuhan.
i. Untuk menerima uang, bendahara panitia mengajukan
permintaan dengan mengisi bon sementara rangkap 2 (dua).
j. Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan bon
k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki
mencatat pada catatan bon sementara.
l. Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh panitia
kegiatan paling lambat 7 (tujuh) hari setelah kegiatan tersebut
selesai dilakukan.
m.Setelah selesai dilakukan, ketua panitia wajib membuat laporan
pertanggungjawaban kegiatan yang mencakup laporan
pelaksanaan kegiatan dan laporan realisasi anggaran dan biaya
kegiatan yang disertai dengan bukti-bukti pendukung dengan
batas waktu sesuai yang ditetapkan dan diserahkan kepada
Dewan Paroki
n. Laporan Pertanggungjawaban panitia dibahas secara khusus
dalam rapat yang dihadiri Dewan Paroki Harian dan Panitia
untuk memutuskan penerimaan atau penolakan atas laporan
pertanggungjawanban panitia.
o. Kepanitiaan dibubarkan setelah laporan pertanggungjawaban
kegiatan diterima oleh Dewan Paroki.
p. Berdasarkan laporan pertanggungjawaban tersebut, Bendahara
Dewan Paroki membuat dan menandatangani BKK untuk
semua kegiatan yang dikeluarkan, membuat dan
menandatangani BKK untuk semua penerimaan yang diperoleh
dari kegiatan tersebut, membukukan/ mencatat transaksi
