7 BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Satzinger et al. (2010, p6), sistem adalah sekumpulan dari komponen yang terpisah yang bekerja sama untuk mencapai suatu hasil.
Berdasarkan pendapat O’Brien dan Marakas (2008, p24), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama ke arah tujuan bersama dengan menerima inputan – inputan dan menghasilkan output dalam proses pengelolaan transformasi atau perubahan.
Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari beberapa komponen yang terpisah tetapi saling berhubungan dan terintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu yang sama.
2.1.2 Pengertian Informasi
Pendapat O’Brien dan Marakas (2008, p24), mengatakan bahwa informasi adalah data yang ditempatkan dalam konteks yang berarti dan berguna untuk pengguna terakhir.
Menurut Satzinger et al. (2010, P7), informasi adalah data yang telah dikumpulkan, disimpan, dan diproses untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi orang lain.
Definisi informasi menurut Oz (2009, p10), informasi adalah fakta atau kesimpulan yang mempunyai makna dalam konteks tertentu. Data mentah jarang sekali memiliki makna atau berguna seperti informasi. Untuk menjadi
informasi, data harus di olah terlebih dahulu melalui tabulasi, analisis statistik, atau kegiatan lain yang dapat mengarah kepemahaman yang lebih baik.
Dari beberapa definisi yang dipaparkan di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data mentah atau fakta-fakta yang telah diolah sehingga memiliki suatu arti dan nilai bagi penerimanya. Adapun nilai-nilai yang terkandung dalam informasi tersebut dapat dilihat dari beberapa dimensi yaitu informasi tersebut relevan, akurat, tepat waktu, dan lengkap.
Adapun karakteristik informasi menurut Oz (2009, p11) meliputi:
Tabel 2.1 Karakteristik Informasi
Sumber: Oz (2009, p11). Management Information Systems.
Karakteristik Deskripsi
1. Relevan Informasi harus sesuai dengan masalah yang dihadapi dan memenuhi suatu tujuan serta harus disajikan dalam bentuk yang dapat membantu seseorang memahaminya dalam konteks tertentu.
2. Lengkap Informasi harus disajikan secara lengkap.
3. Akurat Informasi yang disajikan harus bebas dari kesalahan-kesalahan.
4. Tepat Waktu Informasi yang disajikan harus up-to-date dan tepat waktu.
5. Ekonomis Biaya yang diperlukan untuk mendapatkan suatu informasi harus dianggap sebagai salah satu elemen biaya yang terlibat dalam pengambilan keputusan apapun.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Satzinger et al. (2010, p6), sistem Informasi adalah suatu kumpulan komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas bisnis.
Menurut O’Brien dan Marakas (2006, p5), sistem informasi adalah kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.
Menurut Turban et al. (2006, p36), sistem informasi adalah sistem yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling terkait, yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan infomasi dalam sebuah organisasi untuk membantu dalam penyelesaian tugas bisnis dan pengambilan keputusan.
Gambar 2.1 Information Systems and Subsystem
Sumber: Satzinger et al. (2010, p7), Sistems Analysis and Design in a Changing World
Jenis-jenis Sistem Informasi menurut Satzinger et al. (2010, p9), sebagai berikut:
1. Customer Relationship Management System
Sistem CRM adalah sistem yang mendukung pemasaran, penjualan, dan operasi pelayanan pelanggan baik langsung maupun tidak langsung. 2. Supply Chain Management Sistem
Sistem SCM adalah sistem yang mengintegrasikan pengembangan produk, akuisisi produk, manufaktur dan manajemen persediaan produk. 3. Accounting and Financial Management System
Sistem AFM adalah sebuah sistem yang mencatat informasi akuntansi yang diperlukan untuk membuat laporan keuangan dan laporan-laporan
lainnya yang diperlukan oleh pihak berkepentingan, baik investor maupun kreditor.
4. Human Resource Management System
Sistem HRM adalah sebuah sistem yang mendukung tugas-tugas yang berhubungan dengan para karyawan seperti penggajian, tunjangan, perekrutan, dan pelatihan karyawan.
5. Manufacturing Management System
Sistem Manajemen Manufaktur adalah sebuah sistem yang mengontrol proses produksi internal yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi. 6. Knowledge Management System
Sistem Manajemen Pengetahuan adalah sebuah sistem yang mendukung penyimpanan dan akses ke dokumen-dokumen dari semua bagian organisasi.
7. Collaboration Support System
Sistem CSS adalah sistem yang memungkinkan pendistribusian personil secara geografis untuk berkolaborasi dalam proyek dan tugas.
8. Business Intelligence System
Sistem BIS adalah sebuah sistem yang mendukung perencanaan strategis dan pengambilan keputusan eksekutif.
2.1.4 Pengertian Evaluasi
Menurut Davidson (2005, p1), Evaluasi merupakan aktivitas terpenting yang memungkinkan kita untuk berkembang, mengembangkan, meningkatkan sesuatu dan bertahan di dalam lingkungan yang selalu berubah.
Menurut Boulmetis dan Dutwin (2005, p4), Evaluasi adalah proses yang sistematis dalam mengumpulkan data yang membantu mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan suatu program atau proyek.
Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan, evaluasi adalah proses pembelajaran akan suatu hal, yang akan menjadi tolak ukur untuk langkah selanjutnya dalam menanggapi suatu hal tersebut.
2.1.5 Enterprise Resource Planning (ERP)
2.1.5.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Yahia, Z. M. (2010, p1), sistem ERP (Enterprise resource planning) adalah solusi perangkat lunak terintegrasi yang dijual oleh vendor sebagai sebuah paket yang mendukung integrasi semua informasi agar terdistribusi ke semua unit dalam perusahaan, yang memungkinkan pihak manajemen untuk memiliki data yang cukup untuk keperluan analisis.
Sedangkan menurut Kumar (2010, p264), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem manajemen bisnis yang terintegrasi dan operasi bisnisnya sudah memiliki standar. ERP dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. ERP merupakan nama dari sistem software manajemen yang diciptakan melalui pemikiran korporasi diseluruh dunia untuk meningkatkan kemampuan fungsi bisnis yang penting. Sistem ERP menyatukan, memberikan standarisasi, dan meluruskan semua aktivitas bisnis kedalam satu sistem yang akan mencapai standar tertinggi untuk informasi yang aman, dipercaya, mudah diakses, dan real time. Setiap orang yang berpartisipasi didalam aktivitas
bisnis baik didalam maupun di luar organisasi dapat mengakses sistem menggunkan struktur yang sama. Proses terus di-update dan disederhanakan serta redudansi di minimalkan.
Berdasakan pandangan beberapa para ahli diatas, bisa disimpulkan bahwa ERP adalah suatu konsep sistem terintegrasi yang mampu untuk menghubungkan seluruh bagian fungsional perusahaan sehingga setiap bagian dapat saling berbagi informasi dan sumber daya yang di perlukan secara real time.
2.1.5.2 Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP) Dalam paparan Leon (2008, p18-20), sejarah perkembangan ERP dibagi kedalam 4 tahap, yakni sebagai berikut :
1. Material Requirement Planning (MRP)
MRP merupakan suatu konsep yang biasa di gunakan dalam industri manufaktur dan menjadi konsep dasar dari manajemen produksi dan kontrol pada pertengahan tahun 1970-an. MRP merupakan hasil dari pemoresesan bill of material (BOM), yang merupakan daftar berbagai bahan baku atau komponen yang di perlukan dalam industri. MRP muncul pada tahun 1960-an dan mulai di kenal pada tahun 1970-an. Bagian manufaktur dan perencanaan produksi mencari metode yang lebih baik dan efisien untuk pemesanan material dan komponen. Mereka melihat bahwa MRP merupakan solusi sempurna untuk kebutuhan mereka. MRP mampu memecahkan masalah - masalah utama dalam bidang manufaktur dan perencanaan produksi.
2. Closed-Loop MRP
MRP berkembang menjadi sesuatu yang lebih dari sekedar mencari cara terbaik untuk memesan material. Evolusi MRP terjadi dengan sangat cepat, sama halnya dengan bertambahnya pengguna MRP dan mereka menginginkan hal yang lebih. Mereka menyadari bahwa MRP mempunyai kemampuan lebih dari sekedar menghasilkan jadwal pemesanan material.sistem MRP dapat mengelola tanggal jatuh tempo dari pemesanan dan dapat digunakan untuk mendeteksi dan memberi peringatan ketika suatu barang tidak diterima pada saat jatuh tempo. Kemampuan baru ini dapat membantu mengurangi ketidakpastiaan dalam proses produksi.
Dengan segera, beberapa teknik perencanaan kapasitas kebutuhan akan digabungkan dengan MRP. Beberapa tools di kembangkan untuk mendukung perencanaan penjualan dan level produksi, pengembangan jadwal produksi, forecasting, perencanaan kapasitas dan pemrosesan pemesanan. Teknik-teknik penjadwalan berbagai pabrik, produksi, dan supplier untuk mengotomatisasi proses di luar dan di dalam organisasi akan dibangun didalam sistem MRP. Pengembangan ini menciptakan closed-loop MRP.
Close-loop MRP tidak hanya sekedar perencanaan kebutuhan material namun berupa sekumpulan fungsi untuk mengotomatisasi proses produksi. Close-loop MRP terdiri dari tools dan teknik – teknik untuk mengatasi prioritas dan kapasitas serta mendukung perencanaan dan pelaksanaan.
3. Manufacturing Resource Planning II (MRP II)
MRP II merupakan sebuah metode untuk perencanaan yang efektif dari semua sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan manufaktur. MRP II dapat mengatasi perencanaan operasional di unit – unit, perencanaan finansial, dan lain sebagainya. MRP II terbentuk dari kumpulan fungsi yang saling terkait : perencanaan bisnis, perencanaan operasional dan penjualan, manajemen permintaan, perencanaan produksi, mastering scheduling, perencanaan kebutuhan material, perencanaan kebutuhan kapasitas, dan pelaksanaan sistem pendukung untuk kapasitas dan material. Hasil dari sistem tersebut akan terintegrasi dengan laporan finansial seperti perencanaan bisnis, laporan komitmen pembelian, biaya pengiriman, proyeksi inventory, dan sebagainya.
4. Enterprise Resource Planning (ERP)
Konsep dasar ERP sebenarnya sama dengan konsep pada MRP II, namun perusahaan pembuat aplikasi perangkat lunak menciptakan ERP dengan sekumpulan proses bisnis yang lebih luas dalam hal ruang lingkup, mempunyai kemampuan untuk menangani beberapa fungsi bisnis tambahan serta memiliki integrasi yang lebih baik dan erat dengan fungsi finansial dan akuntansi. Sistem ERP juga mampu mengintegrasikan tools seperti Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), dan lain sebagainya. Sistem ERP juga mampu mendukung aktivitas bisnis yang melibatkan pihak eksternal perushaan.
2.1.6 Teknik Pengumpulan Data
Data yang dipakai dalam penelitian harus merupakan data yang benar, karena apabila data yang digunakan salah, akan menghasilkan informasi yang salah sehingga penelitian yang dilakukan hasilnya akan salah, untuk itu diperlukan suatu teknik dalam mengumpulkan data penelitian yang dapat dilakukan melalui beberapa cara, setting, dan sumber.
Menurut Sugiyono (2008, p137), teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket), observasi (pengamatan) dan gabungan ketiganya.
Metode pengumpulan data merupakan cara-cara untuk memperoleh data dan keterangan yang diperlukan dalam penelitian. Untuk menunjang hasil penelitian, maka penulis melakukan pengumpulan data yang diperlukan dengan dua cara, yaitu penelitian lapangan dan studi pustaka, yang dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Penelitian Lapangan (Field Reasech)
Yaitu penelitian yang dilakukan secara langsung di perusahaan yang menjadi objek penelitian. Data yang diperoleh merupakan data primer yang diperoleh dengan cara :
a. Observasi (Pengamatan Langsung) yaitu dengan cara melakukan pengamatan secara langsung dilokasi untuk memperoleh data yang diperlukan. Hasil dari observasi dapat dijadikan data pendukung dalam menganalisis dan mengambil kesimpulan.
b. Wawancara yaitu teknik pengumpulan data dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan masalah yang dibahas. Dalam teknik wawancara didalamnya
terdapat kegiatan tanya jawab kepada sumber yang dapat memberikan data atau informasi yang berkaitan.
c. Dokumentasi merupakan pengumpulan data dilakukan dengan menelaah dokumen-dokumen yang terdapat pada perusahaan. Mulai dari literatur-literatur, buku-buku, yang ada dan digunakan untuk menunjang data sekunder.
d. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk kemudian dijawabnya. Kuesioner yang digunakan adalah kuesioner tertutup yang telah diberi skor, dimana data tersebut nantinya akan dihitung secara statistik Kuesioner tersebut berisi daftar pertanyaan yang ditunjukkan kepada responden yang berhubungan dalam penelitian ini
2. Studi pustaka (Library Research)
Yaitu mengumpulkan data dan mempelajari atau membaca pendapat para ahli yang berhubungan dengan permasalahan yang akan diteliti untuk memperoleh landasan teori-teori yang tepat.
2.1.7 Systems Applications and Products in Data Processing (SAP) 2.1.7.1 Pengertian SAP
Menurut Dewanto dan Falahah (2007, p171), SAP adalah software ERP yang terintegrasi antara berbagai modulnya seperti Sales Distribution, Material Management, Financial dan Controlling, Human Resource dan masih banyak lagi. Karena keintegrasiannya dan sifatnya
yang sangat generik membuat software ini banyak digunakan oleh perusahaan besar di seluruh dunia.
Menurut Dalota dan Tanasoaica (2010,p1), SAP menyediakan obyek bisnis sampel dan proses bisnis yang bertujuan untuk memberikan praktik bisnis terbaik ditemukan di perusahaan-perusahaan yang sukses dan yang baik dapat digunakan "sebagaimana adanya" atau diperpanjang dan disesuaikan oleh setiap perusahaan sesuai dengan kebutuhan spesifik.
Umumnya perusahaan akan mengimplementasikan modul Financial dan Controlling, yang kemudian bisa dilanjutkan dengan modul lainnya sesuai dengan kebutuhan. Modul Financial dan Controlling (FICO) akan menangani segala transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran dan pemasukan uang dan akan membantu dalam pencatatan dan pembuatan laporan keuangan. Untuk pembayaran pajak, biasanya perlu dilakukan pengembangan aplikasi sendiri, terutama di Indonesia karena SAP belum mendukung transaksi pajak di Indonesia. Hal ini disebabkan karena hukum perpajakan di Indonesia masih belum stabil.
Dalam implementasinya, kita harus mengingat bahwa yang ada di SAP adalah semua proses generik, sehingga bila suatu perusahaan mempunyai bisnis proses yang unik, maka mereka perlu melakukan sedikit modifikasi, mereka dapat melakukan enhancement dengan mengembangkan beberapa aplikasi dengan menggunakan pemograman
ABAP. ABAP adalah bahasa pemograman yang digunakan di SAP software. ABAP yang digunakan biasanya mempunyai sedikit perbedaan di beberapa modul, seperti ABAP untuk HR module dan FI module akan sedikit berbeda, karena di HR module kita mengenal istilah infotype dimana tidak kita temukan di FI module. Tapi bagi perusahaan yang tidak melakukan modifikasi, SAP menyediakan cukup fleksibilitas dengan banyak konfigurasi yang bisa dilakukan. Konfigurasi ini agak sulit dipelajari. Cara terbaik adalah dengan langsung terjun ke proyek implementasi SAP. Orang yang melakukan konfigurasi biasa dikenal dengan functional consultant.
Selain bisnis proses yang terdapat di SAP, perlu diperhatikan juga supporting hal lainnya, seperti pengadaan server dan interface. Hal-hal yang berhubungan dengan pengadaan server, biasa dikenal sebagai BASIS. Sedangkan interface, biasanya digunakan bagi perusahaan yang menggunakan software lain selain SAP untuk kebutuhan yang tidak bisa dilakukan SAP dengan baik.
2.1.7.2 Produk-produk SAP
Menurut Dewanto dan Falahah (2007, p173), produk yang ditawarkan oleh SAP antara lain :
1. mySAP Business Suite : digunakan untuk perusahaan yang sangat besar dan modul-modul di dalamnya sudah sangat komplit.
2. mySAP All in One : digunakan untuk perusahaan menengah ke atas, untuk kelengkapan modulnya biasanya disesuaikan dengan perusahaan.
3. SAP Business One : dikembangkan untuk perusahaan kecil dan modul yang ada di dalamnya hanyalah berupa modul dasar saja.
2.1.7.3 Modul-modul dalam SAP
SAP dalam masing-masing sistem juga terdiri dari banyak modul. Contohnya SAP R/3 yang populer dan udah digunakan hampir sebagian besar perusahaan-perusahaan kelas dunia untuk mendukung kegiatan bisnis prosesnya sehari-hari.
Menurut Dewanto dan Falahah (2007, p172), modul-modul yang disediakan dalam SAP R/3 antara lain :
1. Financials
1.1 Financial Accounting (FI)
1.2 Controlling (CO)
1.3 Fixed Assets Management (AM)
1.4 Project System (PS)
1.5 Enterprise Controlling (EC)
1.6 Real Estate Management
2. Logistics
2.2 Materials Managament (MM)
2.3 Quality Management (QM)
2.4 Plant Maintenance (PM)
2.5 Customer Service (CS)
2.6 Production Planning and Control (PP)
2.7 SAP Retail
3. Human Resources
3.1 Personnel Management (PA)
3.2 Personnel Time Management (PT)
3.3 Payroll (PY)
3.4 Training and Event Management (PE)
Berbagai modul dari SAP ini dapat mendukung bisnis proses pada perusahaan umumnya (manufacturing, retail, oil and gas, electricity, health care, pharmaceutical, banking, insurance, telecommunications, transport, automotive, chemical, dan masih banyak lagi). Berbagai modul tersebut tidak harus diimplementasikan seluruhnya, melainkan sesuai dengan kebutuhan bisnis proses dari perusahaan tersebut. Selain itu, modul dan setting yang diimplementasikan juga berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Ini disebabkan karena adanya perbedaan bisnis proses antar perusahaan meskipun bergerak di bidang usaha yang sejenis.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 mySAP Human Capital Management
Untuk bersaing secara efektif, perusahaan perlu untuk menyelaraskan semua sumber daya perusahaan, termasuk karyawan dengan tujuan bisnis. Untuk melakukan hal tersebut, perusahaan perlu untuk mengubah fungsi SDM tradisional menjadi sebuah program yang komprehensif untuk Human Capital Management (HCM).
mySAP ERP Human Capital Management menangani daftar fungsi-fungsi yang luas, termasuk perekrutan dan mempekerjakan karyawan, menentukan keuntungan dan kompensasi, memproses penggajian, dan banyak area lainnya. Dengan mySAP ERP HCM, nilai dari karyawan dapat dimaksimalkan dan penyelaraskan keahlian, aktivitas, dan insentif karyawan dengan tujuan dan strategis karyawan dapat dilaksanakan. mySAP ERP HCM juga menyediakan sarana untuk mengatur, mengukur, dan memberikan penghargaan bagi kontribusi individu dan tim. ([Anonim 1)]
Gambar 2.2 mySAP ERP Human Capital Management Sumber : Anonim 1. (2006, p327), SAP01 Fundamental.
2.2.1.1 Organizational Management
Organizational Management digunakan untuk menggambarkan struktur organisasi dan proses laporan dalam organisasi dengan objek organisasi yang tepat. Beberapa hal yang terdapat dalam organizational management adalah :
A. Organizational unit menggambarkan berbagai unit bisnis dalam organisasi. Beberapa organizational unit, bersama dengan hubungan-hubungannya, membentuk struktur organisasi. Contohnya: organizational unit dapat dibagi berdasarkan kriteria fungsional atau regional.
B. Job adalah gambaran umum atau template yang berlaku bagi beberapa posisi dengan kebutuhan, tugas, dan karakteristik yang sebanding.
C. Position adalah organizational unit yang paling kecil dari struktur organisasi. Position menggambarkan distribusi tugas diantara karyawan individu dalam organisasi. Position dikerjakan oleh person. Position mewarisi tugas dan kebutuhan dari job yang sesuai dengan position.
D. Person menempati posisi dalam struktur organisasi. Person menggambarkan karyawan dalam perusahaan. Dengan menentukan pekerja ke position, maka telah dispesifikasikan karyawan mana yang menempati position. ([Anonim 1)]
Gambar 2.3 Organizational Management
Sumber : Anonim 1. (2006, p328), SAP01 Fundamental.
2.2.1.2 Recruitment
Komponen Recruitment digunakan untuk menjalankan keseluruhan proses perekrutan mulai dari mencatat data pelamar kerja sampai dengan menempatkan karyawan pada position. Proses ini menggunakan baik pelamar eksternal dan karyawan internal yang berubah posisinya. Kebutuhan akan mempekerjakan karyawan digambarkan dengan lowongan. Lowongan adalah position yang harus diisi. mySAP ERP HCM memberikan dukungan mengenai kebutuhan akan staf, iklan, mengatur dan memilih para pelamar, dan korespondensi pelamar.
Proses dalam requirement terdiri dari tahap-tahap di bawah ini :
A. Position yang kosong akan diberitahukan dalam iklan lowongan pekerjaan.
B. Data para pelamar dicatat dalam sistem (nama, alamat, kualifikasi, dan lain-lain).
C. Proses pemilihan dilakukan, kemudian keputusan dibuat.
D. Kontrak kerja dibuat bagi pelamar yang dipekerjakan atau direkrut.
E. Data pelamar dikirimkan ke master data HCM. ([Anonim 1)]
Gambar 2.4 Proses dari membuka lowongan sampai merekrut Sumber : Anonim 1. (2006, p329), SAP01 Fundamental.
2.2.1.3 Personnel Management
Integrasi antara submodul Recruitment dan Personnel Administration memungkinkan data pelamar dipindahkan sebagai data karyawan, yang dapat ditambahkan kemudian. Data karyawan disimpan
dalam mySAP ERP HCM sebagai infotype. Data tersebut dapat ditampilkan, digandakan, dikoreksi dan dihapus.
HCM administrator dapat memilih infotype yang ingin mereka lihat atau edit dari menu infotype pengguna. Dari sudut pandang teknis, infotypes dan struktur data tersebut mencerminkan satu set catatan data terkait.
Infotypes dapat dikelola dengan tiga cara, yaitu:
A. Single-screen maintenance (satu infotype untuk satu orang) B. Personnel actions (urutan infotypes untuk satu orang)
C. Fast entry (satu infotype untuk beberapa orang) ([Anonim 1)]
Gambar 2.5 Infotypes
Sumber : Anonim 1. (2006, p331), SAP01 Fundamental.
2.2.1.4 Personnel Development
Di dalam personnel Development, perusahaan dapat merencanakan dan merealisasikan pengembangan personil di perusahaan tersebut dan memberikan pelatihan, dengan mengintegrasikan komponen ini dengan
Training and Event Management. Pengembangan personil membutuhkan hasil perbandingan dan kulifikasi karyawan tertentu yang disimpan dalam profile qualifying action yang dapat ditentukan bagi karyawan menggunakan development plan. Performa karyawan dapat dinilai, dan akan memberikan hasil untuk perencanaan pengembangan karyawan. Perusahaan dapat menggunakan personnel actions untuk situasi yang lebih kompleks yang mengharuskan perusahaan mengelola beberapa infotypes. Bila perusahaan menjalankan personnel action, sistem akan mengusulkan semua infotypes yang relevan sehingga dapat dikelola secara berurutan.
Ketika mempekerjakan karyawan, perusahaan harus mencatat semua data yang berhubungan dengan karyawan dalam sistem, termasuk master data dan data yang relevan dengan time management dan payroll. Untuk dapat menjalan proses ini dapat menggunakan hiring action.
Daftar di bawah ini adalah beberapa infotype yang dibuat ketika mempekerjakan karyawan. Perusahaan dapat mengubah jumlah dan urutan infotypes dalam personnel action sesuai kebutuhan perusahaan: A. Organizational assignment
B. Personal data C. Address
D. Planned working time E. Basic pay
Ketika menjalankan hiring action, HCM master data yang baru atau personnel file, dibuat untuk karyawan. Jika perusahaan tidak memiliki semua informasi karyawan yang dibutuhkan, perusahaan dapat menambahkan informasi yang kurang di lain waktu untuk melengkapinya. ([Anonim 1)]
Gambar 2.6 Personnel Development
Sumber : Anonim 1. (2006, p334), SAP01 Fundamental.
2.2.1.5 Training and Event Management
Training and Event Management adalah komponen yang sangat terintegrasi yang mendukung perusahaan untuk merencanakan, menjalankan, dan mengatur kursus pelatihan dan business event. Integrasi tingkat tinggi dengan komponen SAP lain mengartikan bahwa Training and Event Management adalah alat yang ideal untuk secara tetap meningkatkan dan memperbarui pengetahuan para karyawan. ([Anonim 1)]
Gambar 2.7 Training and Event Management Sumber : Anonim 1. (2006, p336), SAP01 Fundamental.
2.2.1.6 Time Management
Komponen Time Management mendukung semua proses mengenai perencanaan, pencatatan, dan menilai kehadiran dan waktu absen para karyawan. Jika perusahaan mengintegrasikan Training and Event Management dengan Time Management, maka booking (pemesanan) akan menyebabkan pencatatan waktu yang akan dianggap sebagai kehadiran. Jika seorang karyawan yang telah tercatat pada suatu kursus tidak hadir, karena liburan misalnya, maka sistem akan memberitahu bahwa orang tersebut tidak hadir.
Informasi mengenai kehadiran karyawan dan pekerjaan yang ditampilkan oleh karyawan adalah elemen yang penting dalam sumber daya manusia. Ini juga digunakan pada area lain, seperti Controlling dan Logistic, dan dengan demikian mempengaruhi keputusan keseluruhan perusahaan. Time Management menawarkan pilihan fleksibel untuk menampilkan dan merekam data. Special time evaluation program dapat
mengevaluasi master data, time data dan update time. Informasi mengenai pekerjaan yang ditampilkan dimasukkan dalam penghitungan gaji kotor dalam Payroll. Selain itu, data mengenai waktu dapat diintegrasikan dengan area lain HCM seperti Training dan Event Management dan komponen lainnya (seperti alokasi kegiatan di Controlling).
Ada berbagai pilihan yang tersedia untuk mencatat data mengenai waktu, seperti jam kerja, liburan, off-site work, atau pergantian:
A. Secara Online oleh administrator waktu (contohnya menggunakan Time Manager’s Workplace).
B. Menggunakan sistem pencatatan waktu front-end.
C. Menggunakan mySAP ERP Cross-Application Time Sheet (CATS). D. Menggunakan aplikasi Employee Self Service (ESS).
Data mengenai waktu disimpan dalam infotype waktu, dalam cara yang sama dengan HCM master data disimpan. Infotype Planned Working Time adalah infotype pengaturan waktu pusat. Ini terdiri dari waktu kapan karyawan dijadwalkan untuk bekerja menurut jadwal kerja yang ditentukan. Jadwal kerja menspesifikasikan kapan karyawan harus bekerja dan kapan mereka diijinkan untuk beristirahat. Jadwal kerja juga meliputi hari libur kerja dan liburan bersama (public holidays). ([Anonim 1)]
Gambar 2.8 Time Management
Sumber : Anonim 1. (2006, p337), SAP01 Fundamental.
2.2.1.7 Appraisals
Fungsionalitas Appraisals dalam Personnel Development mencakup proses penghargaan yang fleksibel, sehingga dapat digunakan untuk menjalankan penghargaan yang terstandarisasi dengan tingkat objektivitas tertinggi. Penerapan ini tidak hanya ditujukan untuk penghargaan personil, tetapi juga untuk penghargaan-penghargaan kejadian bisnis atau bahkan karyawan online atau peninjauan pelanggan menggunakan layanan internet atau intranet. ([Anonim 1)]
Gambar 2.9 Appraisals
Sumber : Anonim 1. (2006, p338), SAP01 Fundamental.
2.2.1.8 Payroll
Dalam istilah umum penggajian adalah mengenai penghitungan setiap upah karyawan untuk pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih spesifiknya, ini meliputi banyak proses, seperti pembuatan laporan penggajian dan hasil daftar gaji, transfer bank, dan pembayaran dengan cek. Proses ini termasuk sejumlah aktivitas, seperti mengirim hasilnya ke mySAP ERP Financial.
Gaji karyawan dihitung dalam dua tahap :
A. Mengelompokkan elemen-elemen gaji, yaitu daftar gaji kotor. B. Potongan menurut undang-undang dan sukarela, yaitu daftar
gaji bersih tertentu di suatu negara.
Gaji karyawan terdiri dari semua pembayaran dan potongan yang ditentukan untuk karyawan selama satu periode penggajian. Pembayaran
dan pemotongan dimasukkan dalam penghitungan gaji dengan bantuan tipe gaji. Pembayaran kemudian, sebagai contoh, dilakukan dengan pentransferan bank atau cek, dan karyawan dikirim pemberitahuannya dalam surat bukti pembayaran gaji, atau dapat melihat informasinya secara online menggunakan aplikasi Employee Self Service. ([Anonim 1)]
Gambar 2.10 Payroll
Sumber : Anonim 1. (2006, p340), SAP01 Fundamental.
2.2.1.9 Personnel Cost Planning
Personnel Cost Planning mendukung proses bisnis yang menjangkau di luar batas dari departemen dan aplikasi. Informasi tentang pembayaran dapat berasal dari berbagai sumber untuk membuat rencana biaya personil. Sebagai contoh, hasil penggajian dapat digunakan sebagai sumber data untuk Personnel Cost Planning. Data pembayaran yang terencana untuk posisi dan pekerjaan di
Organization Management juga digunakan sebagai basis data. Setelah proses perencanaan telah dilaksanakan, manajer dapat melakukan penyesuaian tambahan untuk rencana. Mereka juga dapat membuat penyesuaian-penyesuaian dengan menggunakan front end website sebagai antarmuka pengguna yang sederhana untuk perencanaan.
Setelah rencana telah dirilis, data dapat digunakan untuk proses seperti:
A. Membuat anggaran pelatihan untuk Training and Event Management
B. Mentransfer data untuk Controlling
C. Mengekstrak proyeksi biaya untuk analisis lebih lanjut dalam SAP Business Information Warehouse. ([Anonim 1)]
Gambar 2.11 Personnel Cost Planning and Simulation Sumber : Anonim 1. (2006, p341), SAP01 Fundamental.
2.2.2 Fit / Gap Analysis
2.2.2.1 Pengertian Analisis Fit / Gap
Menurut Pol dan Paturkar. (2011,p2), Fit Gap Analysis (FGA) adalah metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses bisnis dengan fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di urutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah terjadi kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap).
Menurut Hoffman dan Bateson (2006, p334), Gap Analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut.
Gap analy sis dapa t dilihat melalui beberapa pespektif, y aitu : 1. Organisasi (sumber day a manusia)
2. Arah bisnis p erusahaan 3. Proses bisnis p erusahaan 4. Teknologi informasi
Menurut Hoffman dan Bateson (2006, p335), dalam penggunaan Gap analysis dengan service quality, terdapat 5 quality perspective dari service quality yaitu :
1. Service Gap, yaitu mengindikasikan bahwa adanya perbedaan antara pengharapan antara keinginan yang diinginkan oleh pelanggan dengan keadaan yang telah mereka terima sekar an g.
2. Knowledge Gap, yaitu pengharapan yang diinginkan oleh pelanggan dan pengharapan yang diinginkan oleh manajemen perusahaan.
3. Standard Gap, adalah terjadiny a ketimpangan antara persep si manajemen perusahaan dengan p elan ggan, y an g dimaksud disini adalah standard dari delivery standard.
4. Delivery Gap, adalah terjadinya persepsi yang diinginkan perusahaan kepada pelanggan dengan keadaan yang telah terjadi sebenarnya di perusahaan tersebut.
5. Communication Gap, adalah terjadinya antara kesenjangan pelanggan dengan komunikasi yang terdapat atau yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, dalam hal ini adalah mengantarkan informasi yang akurat, tepat dan jelas kepada pelanggan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.
2.2.2.2 Tujuan Analisis Fit / Gap
Dalam bisnis dan ekonomi, fit/gap analysis merupakan alat yang dapat membantu perusahaan dalam membandingkan performa saat ini dengan performa potensial. Sebagai dasarnya terdapat dua pertanyaan : “Dimana kita berada?” dan “Dimana kita ingin berada?”. Fit berarti kebutuhan / requirement terpenuhi oleh sistem. Sedangkan Gap berarti kebutuhan / requirement tidak terp enuhi oleh sistem. Jika perusahaan atau organisasi tidak memanfaatkan secara maksimal sumber daya yang ada atau melepaskan investasi pada modal dan teknologi, maka dapat menghasilkan performa pada tingkat dibawah potensialnya.
Tujuan dari antara Fit/Gap adalah :
1. M engump ulkan requirement dari p erusahaan.
2. Lan gkah awal untuk menentukan p eny esuaian (customization) yang diperlukan.
3. M emastikan sistem y ang baru memenuh i kebutuhan proses bisnis perusahaan.
4. Memastikan bahwa p roses bisnis akan menjad i Best Practice. 5. Mengidentifikasikan p ermasalahan y ang membutuhakan p erubahan
kebijak an. ([http 2])
2.2.2.3 Fase - Fase dalam Analisis Fit /Gap Report
Langkah-langkah y ang ak an dilakuk an dalam analisis Fit / Gap Report :
A. Ranking Requirements
Requirement adalah spesifikasi dari apa yang harus diimplementasikan, deskripsi bagaimana sistem harusnya berkerja atau bagian-bagian yang ada didalam sistem, bisa juga dijadikan batasan dalam proses pengembangan sistem.
Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasi selama implementasi sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatakan proses
bisnis. Requirement harus diidentifikasikan sesuai dengan tingkat prioritasnya.
Ada pun tingkat prioritasnya akan dijelaskan sebagai berikut : •••• H = High Critical Requirement : merupakan requirement
yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.
•••• M = Medium Crtical Requirement : merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.
•••• L = Low Critical Requirement : merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.
Adapun requirement tersebut akan dikelompokan berdasarkan kategori, y aitu :
1. Operasional : requirement pada kategori operasional merupakan requirement yang bersifat sebagai peningkatan produktivitas karyawan seperti efisiensi waktu, dan penyempurnaan operasioanal.
2. Strategis : requirement pada kategori strategis merupakan requirement yang bersifat sebagai alat pendukung
pengambilan keputusan bagi pihak manajemen. ([http 1])
B. Degree of Fit
Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari : Fit, Gap, Partia l Fit. ([http 1])
Tabel 2.2 Degree of Fit dalam analisis Fit/Gap Sumber : ([http 1])
Kode Keterangan
F FIT - kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software. G GAP - software tidak dapat memenuhi kebutuhan.
Diperlukan komentar, alternatif saran, dan rekomendasi yang dibuat untuk menghasilkan suatu customizaton terhadap software
P Partial fit - software mempunyai fungsi yang memenuhi kebutuhan namun berlum maksimal. Perubahan sementara, laporan khusus, atau customizations akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secar a maksimal.
C. Resolusi Gap
Ketika gap diidentifikasi, tim akan menyediakan alternatif dan sebuah solusi yang direkomendasikan untuk menyelesaikan gap ini. Terdapat beberapa cara yang berbeda untuk menyelesaikan gap seperti mengubah sebuah proses bisnis, merancang work-around, mengkostumisasi perangkat lunak atau bertatap muka dengan sistem utama. Hal yang perlu dimengerti adalah bahwa kostumisasi terhadap fungsionalitas dari perangkat lunak akan meningkatkan biaya dari implementasi proyek dan sebuah dampak negatif yang lebih besar pada kemampuan untuk upgrade keluaran
SAP atau sistem terbaru. Sebagai akibatnya, tim proyek mengambil pendekatan berikut ketika melihat resolusi gap yang potensial.
Berikut penjelasan dari berbagai pilihan untuk resolusi gap, antara lain:
1. Package Work-around – Tim pertama-tama akan
mengidentifikasi cara-cara alternatif untuk mencapai kebutuhan dalam proses SAP.
2. Make the Business Fit the Package – Jika package work-around tidak memungkinkan, tim akan merekomendasikan perubahan potensial untuk proses bisnis untuk menyesuaikan proses SAP dan menghilangkan gap.
3. Customization as a Last Resort – Apa kostumisasi yang dibutuhkan, ini merupakan strategi yang lebih disenangi digunakan untuk membangun fungsionalitas eksternal SAP yang baru dan menghubungkan antarmuka paket daripada menkostumisasi paket itu sendiri.
2.2.2.4 Fase-Fase dalam Analisis Fit/Gap Phase
Pada fase ini, package tersebut diinstal dalam pengembangan atau daerah uji, dan stakeholder berkumpul dalam satu ruangan untuk membandingkan fitur dan fungsi dari package dengan kebutuhan yang teridentifikasi pada tahap analisis sistem dari tahap seleksi. Setiap fungsi yang diperlukan yang tidak termasuk dalam paket diidentifikasi, selain perubahan pada paket yang diperlukan. Jika perlu, analisis sistem
mungkin perlu ditinjau kembali, untuk menggabungkan fungsi dari paket. ([http 3])
Peserta utama dalam fase ini adalah tim inti dan seluruh stakeholder tambahan diidentifikasi sebagai anggota tim diperpanjang dan dijadwalkan dalam tahap Perencanaan Fit / Gap Analisis.
Langkah-langkah y ang ak an dilakuk an dalam analisis Fit / Gap Phase :
A. Instalasi Paket
Melakukan install paket dalam area pengembangan/pengujian untuk penilaian fungsional.
B. Use Case dan Skenario
Adalah contoh spesifik dari proses bisnis. Skenario adalah instruksi langkah tiap langkah untuk menilai fungsionalitas. Pada saat ini, tidak ada template atau sampel untuk item ini.
C. Model Proses Bisnis yang Diperbarui
Model-model ini menunjukkan triggering event, keluaran utama dan tambahan dan input dari sistem yang diinginkan. Model ini harus diperbarui dari model proses bisnis awal untuk mencerminkan paket yang dikostumisasi, dan setiap proses baru harus dimodelkan.
D. Dokumen Proses Bisnis yang Diperbarui
Dokumen adalah tulisan yang mendampingi model proses bisnis. Melakukan pembaruan dokumen awal dengan proses yang baru, dan ubah seperlunya proses yang telah didefinisikan sebelumnya.
E. Diagram Alur Aktivitas yang Diperbarui
Diagram ini mendokumentasikan alur aktivitas untuk sebuah proses bisnis atau subproses. Melakukan pembaruan diagram alur aktivitas yang ada sesuai dengan kebutuhan untuk mencerminkan paket yang dikostumisasi.
F. Model Objek Entitas Tambahan yang Diperbarui
Model objek tambahan meliputi agregasi dan pewarisan, seperti yang dibutuhkan. Jika paket sangat berbeda dari sistem yang diproyeksikan yang didefinisikan dalam Analisis Sistem, harus dibuat sebuah model yang baru, atau, model yang ada dapat diperbarui untuk mencerminkan paket yang dikostumisasi.
G. Model Siklus Hidup Objek
Jika objek baru telah ditambah, atau sebuah objek yang telah ada memiliki sebuah siklus hidup yang berbeda dalam paket daripada sistem yang diproyeksikan, sebuah model baru mungkin dibutuhkan. Model ini diciptakan dalam Microsoft Visio.
H. Customization Report
Ini adalah sebuah penjelasan singkat dari adaptasi dan penyesuaian yang dibutuhkan untuk membuat paket bekerja.
I. Rencana Proyek yang Diperbarui
Dengan seksi tahapan untuk perancangan logis. Rencana proyek yang dihasilkan dalam Tahap Analisis Sistem diperbarui dengan informasi yang dapat disampaikan, sumber daya, dan jadwal yang dikumpulkan dari Fit/Gap Analysis. Tahapan ini dihasilkan untuk tahap perancangan logis dan dilampirkan ke rencana proyek.
J. Formulir Pemenuhan Metodologi
Formulir ini diinisialisasi oleh tim proyek, dan diselesaikan oleh sebuah pewakilan metodologi yang telah meninjau ulang dokumentasi proyek dan menemukan proyek dapat diteima. Ini diselesaikan dalam Microsoft Word.
K. Formulir Rekomendasi
Formulir ini diselesaikan oleh tim proyek, dan mengandung rekomendasi kepada pihak yang mempunyai hak untuk menyetujui apakah proyek seharusnya dilanjutkan. Formulir ini diselesaikan dalam Microsoft Word. ([http 3])
2.2.3 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Menurut Black (2009, p32), Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) adalah sebuah teknik untuk memahami dan memberi prioritas pada failure mode (symptom bug) atau risiko kualitas yang mungkin pada fungsi, fitur, atribut, behaviour, komponen, dan interface sistem. Pada dasarnya, FMEA adalah sebuah prosedur dalam pengembangan produk dan manajemen operasi untuk menganalisis failure mode yang mungkin pada suatu sistem dengan klasifikasi berdasarkan prioritas dan kemungkinan kegagalan. Aktifitas FMEA yang berhasil membantu sebuah tim mengidentifikasikan failure mode yang mungkin berdasarkan pengalaman sebelumnya dengan proses atau produk yang serupa. Ini memungkinkan tim untuk menghindari kegagalan-kegalan tersebut dengan usaha dan pengeluaran yang minimum.
FMEA adalah teknik desain yang sistematis mengidentifikasikan dan menyelidiki kelemahan sistem potensial (produk atau proses). Ini terdiri dari metodologi untuk memeriksa semua cara dimana kegagalan sistem dapat terjadi, efek-efek potensial dari kegagalan pada kinerja sistem dan keamanan, dan besarnya dampak dari efek tersbut. FMEA ditujukan untuk menentukan keandalan desain dengan mempertimbangkan potensi penyebab kegagalan dan efeknya pada sistem yang diteliti. Tujuan dari FMEA adalah untuk mencegah kegagalan yang tidak dapat diterima oleh user atau pelanggan dan untuk membantu manajemen dalam alokasi sumber daya yang lebih efisien. FMEA digunakan dalam program manajemen risiko perusahaan untuk mencegah user atau pelanggan menjadi sasaran kesalahan yang tidak dapat diterima dan untuk menghindari ketidakpuasan user atau pelanggan (Shirouyehzad et al., 2011, p1).
A. Severity. Kolom ini menunjukkan efek dari kegagalan (langsung atau tertunda) pada sistem. Rex Black menggunakan skala 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya), sebagaimana berikut ini:
1. Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, atau masalah keamanan.
2. Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi. 3. Kehilangan fungsionalitas yang masih memiliki solusi. 4. Kehilangan fungsionalitas parsial.
5. Kosmetik atau trivial.
B. Priority. Pada kolom ini didefinisikan efek dari kegagalan tersebut pada user , pelanggan, atau operator. Rex Black menggunakan skala dari 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya), seperti berikut ini:
1. Kehilangan total dari nilai sistem.
2. Kehilangan yang tidak bisa diterima dari nilai sistem. 3. Kehilangan yang mungkin dapat diterima pada nilai sistem. 4. Kehilangan yang dapat diterima pada nilai sistem.
5. Kehilangan yang dapat diacuhkan pada nilai sistem.
Nomor ini tidak didefinisikan dengan pasti, dan oleh karena itu membuat staf testing sulit meng-estimasinya. Rex Black menyarankan untuk melibatkan sales, marketing, techiniccal support, dan business analyst.
C. Likehood. Kolom ini merepresentasikan kerentanan, dari 1 (paling rentan) sampai 5 (paling jarang), dari sudut pandang: a) keberadaan dalam produk (berdasarkan faktor risiko teknis seperti kompleksitas dan histori kecacatan); b) di luar proses pengembangan saat ini; dan, c) intrusi pada operasi user. Skala yang digunakan sebagai berikut:
1. Pasti mempengaruhi semua user.
2. Sepertinya akan mempengaruhi beberapa (banyak) user. 3. Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user.
4. Pengaruh terbatas pada beberapa (sedikit) user. 5. Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan nyata.
Penomoran ini memerlukan baik penilaian teknis maupun pemahaman akan komunitas user. Oleh karena itu partisipasi programmer dan insinyur lain berasama business analyst, technical support, marketing dan sales sangat penting.
2.2.4 World Wide Web (WWW)
Menurut Satzinger et al. (2010, p336), World Wide Web (WWW) adalah kumpulan sumber daya (program, file, dan jasa) yang dapat diakses melalui internet oleh sejumlah protokol standar.
2.2.5 Dashboard
Dashboard adalah perangkat visualisasi yang berpengaruh tinggi dan memberikan pengetahuan yang lebih baik lagi untuk mengambil keputusan yang lebih tepat. Tampilan grafis yang sederhana akan memberikan infromasi
penting secara langsung sehingga dapat memperlihatkan apa yang terjadi hanya dalam sekilas. ([http 4])
2.2.6 Rich Picture
Menurut Lars Mathiassen (2000,p26), Rich Picture adalah gambaran informal yang menampilkan situasi yang dideskripsikan oleh illustrator. Rich Picture fokus pada aspek yang penting pada situasi. Rich picture harus memberikan sebuah deskripsi yang luas dari situasi yang memungkinkan.
2.2.7 Activity Diagram
Menurut Satzinger et al. (2010, p141), Activity Diagram adalah sebuah diagram alur kerja sederhana yang menjelaskan tentang aktivitas sejumlah user (atau system), orang yang melakukan setiap aktivitas, dan alur sekuensial dari aktivitas-aktivitas tersebut.
Gambar 2.12 Simple Activity Diagram Example
Sumber: Satzinger et al. (2010, p143), Systems Analysis and Design in a Changing World.
2.2.8 Domain Model Class Diagram
Menurut Satzinger et al. (2010, p187), Domain model class diagram adalah sebuah UML class diagram yang menunjukkan hal-hal penting didalam pekerjaan pengguna, yaitu problem domain classes, hubungannya dan atributnya. Problem domain classes bukan merupakan software classes, meskipun akan digunakan untuk mendesain software classes ketika sistem didesain dan diimplementasikan.
Gambar 2.13 Domain class diagram
Sumber: Satzinger et al. (2010, p188), Systems Analysis and Design in a Changing World.
2.2.9 Use Case Diagram
Use case diagram adalah sebuah diagram yang menunjukkan peran-peran pengguna dan interaksi antara pengguna dengan sistem (Satzinger et al., 2010, p242).
Use case memiliki 3 notasi, yaitu:
A. Aktor : Orang atau sesuatu yang benar-benar menyentuh atau berinteraksi dengan sistem.
B. Use Case Diagram : Merupakan suatu skenario yang merupakan tanggapan dari sistem terhadap akses yang telah dilakukan oleh aktor.
C. Connecting Line : Mengindikasikan aktor yang menggunakan atau mengakses use case.
D. Automation Boundary : Menunjukkan batas antara lingkungan, dimana letak aktor dan internal components pada sistem komputer.
Gambar 2.14 An use case diagram of the order-entry subsystem for RMO Sumber: Satzinger et al. (2010, p244), Systems Analysis and Design in a
Changing World.
2.2.10 Use Case Description
Menurut Satzinger et al. (2010, p171), Use case description adalah penjelasan yang lebih rinci mengenai urutan langkah-langkah dari sebuah use case. Sebuah use case meliputi keseluruhan urutan dari langkah-langkah untuk melengkapi suatu proses bisnis, dan seringkali, beberapa variasi dari langkah-langkah bisnis terdapat dalam sebuah use case.
2.2.10.1 Fully Developed Description
Menurut Satzinger (2005, p. 221), Fully developed description merupakan metode yang paling formal untuk mendokumentasikan use case. Meskipun pembuatan fully developed description memerlukan usaha yang sedikit lebih besar untuk menetapkan atau mendefinisikan seluruh komponen-komponen pada tingkat ini. Namun, fully developed description merupakan metode yang disukai dalam menggambarkan
aliran atau aktivitas internal. Salah satu dari kesulitan utama adalah bahwa pengembang perangkat lunak (software developers) harus berjuang untuk mendapatkan pemahaman yang dalam mengenai kebutuhan pengguna (user) dan berarti pemahaman tentang proses bisnis dan cara sistem mendukungnya akan meningkat.
Gambar 2.15 Fully developed description of create new order via telephone Sumber: Satzinger et al. (2010, p. 174) Systems Analysis and Design in a Changing
World. 2.2.11 Three-Layer Sequence Diagram
Menurut Satzinger et al. (2010, p434), three-layer sequence diagram menggambarkan urutan pesan-pesan antara aktor dengan sistem yang terdiri dari 3 layer (view layer,business layer dan data access layer) selama dalam melaksanakan sebuah use case atau skenario.
Gambar 2.16 Three-layer sequence diagram of create new customer use case Sumber: Satzinger et al. (2010, p. 435) Systems Analysis and Design in a
Changing World.
2.2.12 User Interface
User Interface adalah bagian-bagian dari sebuah sistem informasi yang memerlukan interaksi dengan user untuk menghasilkan input dan output. Sebuah user interface memperbolehkan user untuk berinteraksi dengan komputer untuk mencatat transaksi. Terkadang output dihasilkan setelah interaksi dengan user, seperti informasi yang ditampilkan setelah permintaan user terhadap status sebuah perintah. (Satzinger et al., 2010, p531).
Gambar 2.17 Rocky mountain outfitters’ home page
Sumber: Satzinger et al. (2010, p. 560) Systems Analysis and Design in a Changing World.
2.2.13 Persistent Class
Menurut Satzinger et al. (2010, p410), Persistent class merupakan suatu class yang menampung atribut yang bersifat tetap walaupun sistem tidak aktif.
2.2.14 Kerangka Pikir
Proses Evaluasi dilakukan dengan metodologi Fit/Gap Analysis. Pada awal evaluasi, pertama kali dibutuhkan suatu Fit/Gap Analysis Report yang nantinya akan menjadi dasar dalam menjalankan Fit/Gap Analyis Phase.
Fit/Gap Analysis Report bertujuan untuk mengidentifikasi requirement dari sistem dan mengetahui apakah requirement tersebut sudah terpenuhi atau belum. Untuk mengetahui apa saja requirement dari perusahaan maka perlu dilakukannya penelusuran terhadap fungsi-fungsi SAP pada Recruitment, Personnel Administration, dan Payroll dan fungsi sistem pendukung lainnya untuk modul Human Capital Management melalui buku dan Internet. Requirement ini diidenfitikasikan melalui fungsi-fungsi yang ditawarkan oleh SAP dan Sistem pendukung lainnya, dikarenakan tujuan dari penelitian ini adalah mengevaluasi fungsi SAP dan kinerja sistem atau operasional dari modul Human Capital Management (Personnel Administration, Recruitment, dan Payroll), sementara pihak perusahaan pada umumnya belum mengetahui tentang fungsi-fungsi yang dapat ditawarkan oleh SAP dan sistem pendukung lainnya yang dapat digunakan untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Di samping itu, dari pihak perusahaan pasti menginginkan agar semua proses bisnis didukung oleh sistem yang sudah ada secara penuh.
Cara mengidentifikasi requirement diawali dengan melakukan observasi terhadap sistem yang berjalan untuk menemukan apakah sistem yang berjalan saat ini sudah memenuhi kebutuhan perusahaan dan penggambaran terhadap requirement yang sudah dipenuhi oleh sistem yang berjalan. Terdapat 3 kondisi yang mungkin diidentifikasi dari setiap kebutuhan yang ada, yaitu fit (F), gap (G), atau partial (P). Fit (F) merupakan proses bisnis yang sudah didukung sepenuhnya oleh fungsi SAP dan sistem pendukung lainnya, Gap (G)
merupakan proses bisnis yang tidak didukung sama sekali oleh fungsi SAP dan fungsi sistem pendukung lainnya dan proses dalam business bluepirnt yang tidak direalisasikan dalam sistem yang berjalan atau sebaliknya, dan Partial (P) merupakan proses bisnis yang baru sebagian didukung atau belum sepenuhnya didukung oleh fungsi SAP dan sistem pendukung lainnya. Penentuan kondisi requirement didasarkan pada hasil wawancara atau business blueprint dengan tetap mengacu pada prosedur proses bisnis PT. Djarum. Lalu, penggambaran dari setiap kondisi requirement dijelaskan dalam komentar (comments) untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai bagaimana kondisi kebutuhan dalam proses bisnis yang berjalan saat ini, baik fit, partial, maupun gap.
Kemudian setiap requirement dengan kondisi ”Gap” dan ”Partial” akan ditentukan peringkat kebutuhannya. Peringkat kebutuhan ini ditanyakan secara langsung kepada pengguna sistem.
Peringkat kebutuhan terdiri dari tiga tingkat antara lain :
H = High/Mission Critical Requirements - adalah requirement yang penting bagi misi organisasi, dibutuhkan untuk operasi dan tanpa requirement ini organisasi tidak dapat berfungsi, requirement ini juga mencakup kebutuhan pelaporan internal dan eksternal yang penting.
M = MEDIUM/Value Add Requirements - adalah requirement yang jika terpenuhi, akan secara signifikan meningkatkan proses, kebutuhan-kebutuhan ini sering merupakan proses bisnis yang tidak berhubungan dengan misi dari bisnis organisasi, tetapi jika terpenuhi dapat menyediakan biaya dan manfaat yang signifikan untuk organisasi.
L = LOW/Desirable Requirements - adalah requirement yang perlu dimiliki dan akan menambah sedikit nilai untuk proses bisnis dan mungkin dipenuhi melalui perubahan terhadap proses bisnis.
Selanjutnya, requirement dengan rangking high (H) dan medium (M) yang memiliki kondisi gap (G) dan partial fit (F) dianalisis untuk mengidentifikasi solusi (alternative) yang dapat digunakan sebagai cara untuk meminimalkan bahkan menghilangkan gap dengan melakukan evaluasi terhadap fungsi-fungsi sistem yang mendukung bagian Human Resource PT. Djarum pada skripsi ini yaitu Personnel Administration, Recruitment, dan Payroll. Kemudian untuk mengidentifikasi solusi, juga perlu dilakukannya identifikasi terhadap keinginan dari pengguna sistem dan juga perencanaan di masa yang akan datang dari hasil wawancara kepada pihak yang terkait dalam departemen Human resource PT. Djarum.
Setelah Fit/Gap Analysis Report dihasilkan, maka diperoleh requirement yang belum didukung oleh fungsi SAP dan sistem pendukung lainnya, peringkat requirement, dan solusi dan alternative untuk memenuhi requirement. Kemudian pada proses berikutnya, akan dijalankan Fit/Gap Analysis Phase terhadap alternative yang memiliki peringkat ”High” dan ”Medium” yang bertujuan untuk memberikan rekomendasi proses bisnis untuk memenuhi requirement dengan menggunakan fungsi SAP dan sistem pendukung lainnya secara penuh.
Selanjutnya dilakukan analisis mengenai bagaimana cara untuk merealisasikan alternative yang telah diidentifikasi pada Fit/Gap Analysis Report melalui rancangan proses bisnis yang diperbarui dengan tetap memperhatikan keseluruhan proses bisnis yang ada, juga berdasarkan
keinginan dari pengguna sistem dan juga perencanaan di masa yang akan datang. Selain itu juga digambarkan mengenai alur aktivitas yang akan menjadi prosedur dalam menjalankan proses bisnis dengan mempertimbangkan saran dari pengguna sistem dalam perusahaan. Kemudian, laporan-laporan yang dihasilkan dari proses yang diusulkan diidentifikasi dan didokumentasikan. Setelah digambarkannya alur aktivitas dan kostumisasi terhadap laporan, maka berikutnya adalah melakukan proses implementasi terhadap rekomendasi tersebut pada divisi human resource PT. Djarum. Proses yang diimplementasi adalah proses yang memang dibutuhkan dan harus segera diimplementasi pada divisi tersebut.
