TEMUAN AUDIT TIDAK BISA DIJADIKAN TOLAK UKUR
EFEKTIFITAS SYSTEM
Seringkali perusahaan menetapkan jumlah temuan audit sebagai tolak ukur keberhasilan sistem:
• Jika temuan audit sedikit, maka dianggap sistem sudah berjalan efektif. ISO 9001 pada perusahaan dianggap berhasil jika temuan audit badan sertifikasi hanya sedikit.
• Jika temuan audit banyak, maka dianggap sistem tidak berjalan efektif. ISO 9001 pada perusahaan dianggap kurang berhasil jika temuan audit badan sertifikasi banyak.
o Padahal jumlah temuan audit tidak bisa dijadikan tolak ukur keberhasilan sistem. Seringkali kita menemukan kondisi sistem sudah compliance (sesuai) namun masih belum efektif, dan atau perusahaan sudah memiliki sertifikasi ISO 9001, tetapi performancenya masih kurang baik
IQ
A
I
S
O/
T
S
1
69
49
16Sesuai Belum Tentu Efektif
Persyaratan ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 (berisi aturan/ regulasi)
Pelanggaran Sesuai (compliance)
Efektif
Tidak efektif
P ersyaratan Implementasi
Pelang-garan Sesuai efektif Sesuai tidak efektif Harus memiliki sasaran mutu
Sasaran mutu P T A : on time delivery 75% (perusahaan se jenis sasaran mutu nya 100%)
x
Harus ada p engecekan
Pengecekan difokuskan pada pengecekan produk, produk rej ect terdeteksi, namun reject tetap tinggi
x Dimanakah posisi perusahaan Anda ??
IQ
A
I
S
O/
T
S
1
69
49
17Sesuai Belum Tentu Efektif
(Case : Sasaran Mutu)
Sesuai tapi kurang efektif
Sasaran mutu produksi Reject 0,5 % Rencana vs aktual 90%
Sasaran mutu jalan tol : transaksi pembayaran 10 detik
Efektif
• Untuk sasaran rencana vs aktual kurang efektif, karena
– Pencapaian 1 : Rencana 200, aktual 190, plan vs aktual 95%
– Pencapaian 2 : Rencana 150, aktual 145, plan vs aktual 96%
– Secara prosentase; pencapaian 2 lebih baik, padahal secara kecepatan pencapaian 1 lebih baik (output 190 vs output 145)
• Tuntutan Customer : tidak macet di gerbang tol
– Jika volume kendaraan dan jumlah gerbang kurang, walaupun sasaran tercapai tetap terjadi antrian yang panjang
– Sebaiknya : Sasaran mutu panjang antrian
IQ
A
I
S
O/
T
S
1
69
49
19Sesuai Belum Tentu Efektif
P ersyaratan Implementasi
Pelang-garan Sesuai efektif Sesuai tidak efektif Harus melakukan Internal A udit
Internal audit dilakukan untuk persiapan sebelum diaudit Customer atau badan sertifikasi. Wal aupun banyak masalah disalah satu area, audit tetap dilakukan 6 bulan sekali P elaksanaan
corrective action
Problem : Part salah kirim Corrective action : Part yang salah kirim ditarik dan diganti dengan part yang benar
S eleksi supplier Seleksi hanya berdasarkan questionare, banyak supplier yang nilainya bagus, kenyataannya tidak bisa mengirim produk tepat waktu dan kualitasnya tidak baik
Oleh karena itu kita tidak bisa menjadikan temuan audit sebagai tolak ukur keberhasilan sistem. Tolak ukur keberhasilan sistem adalah :
1. Pencapaian performa.
a. Jika sistem produksi sudah baik, maka seharusnya Customer claim dan reject internal perusahaan rendah
b. Jika sistem penjualan sudah baik, seharusnya target performa penjualan bisa tercapai
c. Jika sistem purchasing sudah baik, seharusnya performa keterlambatan kedatangan barang dan kualitas barang akan baik.
d. Dst
2. Berkurangnya masalah pada perusahaan.
Jika perusahan telah memiliki sistem (telah memiliki ISO 9001) namun performa perusahaan tidak membaik, dan atau masih banyak masalah pada perusahaan, hal tersebut mengindikasikan sistem manajemen pada perusahaan masih belum efektif dan perlu diperbaiki.
Kondisi perusahaan yang telah memiliki sistem namun performa tidak membaik dan atau masih banyak masalah yang tidak terselesaikan, mendasari kami (Sentral Sistem)
mengembangkan sistem audit improvement, dimana audit tidak difokuskan untuk memeriksa kesesuaian tetapi difokuskan untuk melihat kefektifan sistem manajemen.
IQ
A
I
S
O/
T
S
1
69
49
Audit Compliance
Sistem Manajemen(kendaraan bagi perusahaan) Persyaratan ISO 9001,ISO/TS 16949, ISO 14001, OHSAS 18001 (berisi aturan/ regulasi)
Pelanggaran Sesuai (compliance)
Efektif
Tidak efektif
IQ
A
I
S
O/
T
S
1
69
49
23Audit Improvement
Memeriksa Efektifitas Sistem
Ukuran Efektifitas adalah pencapaian performa
Persyaratan ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO 14001, OHSAS 18001 (berisi aturan/ regulasi)
Pelanggaran Sesuai (compliance) Efektif Tidak efektif
IQ
A
I
S
O/
T
S
1
69
49
24Apa Ukuran Efektifitas dari Suatu Proses ?
1. Suatu proses dikatakan efektif bila sasaran (objectives prosesnya tercapai)
• Proses Manajemen review
• Objectives proses : Mereview pencapaian performa
perusahaan sehingga ketika terjadi penyimpangan terhadap performa tindakan perbaikan bisa segera dilakukan
• Contoh ketidakefektifan : Performa claim cenderung naik
tetapi tidak ada tindakan untuk mengatasi masalah tersebut
• Proses Corrective Action
• Objectives proses : Menganalisa masalah hingga ke akar
masalah, sehingga masalah tidak terulang
• Contoh ketidakefektifan : Masalah yang sama masih sering
Perbedaan mendasar antara audit compliance (audit yang biasa dilakukan oleh perusahaan yang telah ISO 9001) dengan audit improvement terletak pada “Evaluasi pencapaian performa dan atau masalah pada perusahaan”. Pada audit improvement kita tidak langsung melakukan audit, tetapi terlebih dahulu mereview pencapaian performa dan atau masalah pada perusahaan. Berdasarkan input permasalahan inilah kita kemudian melakukan investigasi kelemahan sistem manajemen pada perusahaan.
IQ
A
I
S
O/
T
S
1
69
49
75Pembuatan check list berdasarkan inputan
pencapaian performa dan atau permasalahan
No Tahapan Audit
improvement Case
1 Identifikasi problem Performa delivery rendah 2 Investigasi
‘Kemungkinan’ asal proses penyebab problem
Kemungkinan asal proses penyebab problem: 1. Proses perencanaan produksi (scheduling
dan monitoring produksi kurang baik) 2. Penjualan (menerima order tanpa
memperhatikan kapasitas/ lead time produksi)
3. Proses produksi (down time yang tak terduga tinggi)
3 Penyusunancheck
list investigasi 1. Possibility penyebab problem:1. Permasalahan pada input 2. Permasalahan pada proses
IQ
A
I
S
O/
T
S
1
69
49
76Audit Improvement (problem
Æ
identifikasi
‘kemungkinan’ asal proses penyebab problem)
Sistem Manajemen(kendaraan bagi perusahaan)
Sasaran perusahaan • Sasaran keuangan • Sasaran mutu • Sasaran Lingkungan • Sasaran delivery • dll Sistem Manajemen, adalah alat bantu
untuk mencapai sasaran perusahaan
Performa delivery rendah, sering kirim terlambat Possibility kelemahan sistem ada
diproses apa ?
-Perencanaan produksi
1 2
Alur proses audit
Berikut contoh studi kasus audit improvement :
IQ
A
I
S
O/
T
S
1
69
49
Studi Kasus : Pengarahan Audit pada perusahaan
asuransi kendaraan PT ABC
Berdasarkan laporan manajemen review, dalam waktu 3 bulan terakhir terjadi lonjakan customer claim yang cukup besar, dari rata-rata 1 kasus/ minggu, menjadi 3 -4 kasus per minggu. Bahkan terdapat 3 keluhan yang berasal dari pelanggan yang berbeda di koran Kompas, Media Indonesia dan Tempo. Berdasarkan rincian data claim, diketahui bahwa claim banyak terjadi pada:
Kurang lebih 70% customer claim terjadi pada produk A (produk baru), yang baru saja dipasarkan oleh PT ABC, yaitu asuransi mobil plus jaminan derek gratis
Dalam 3 bulan terakhir, terdapat 3 kasus yang terulang sampai 4 kali, 4 kasus terulang 3 kali,
IQ
A
I
S
O/
T
S
1
69
49
84 Performaperusahaan Dugaan kelemahan Detil “ Dugaan “ permasalahan Customer
claim tinggi Customer claim Penanganan claim lambat, tidak tertangani dengan tuntas, claim customer tersumbat ??, sehingga customer menyalurkan claimnya ke surat kabar
Design produk Tidak dilakukan atau terdapat kelemahan pada proses evaluasi/ review/ validasi produk baru, sebelum produk baru diluncurkan. Tidak mereview kesiapan infrastuktur dengan adanya tambahan servis derek gratis.
Akibatnya muncul banyak masalah dari produk baru.
Corrective action Analisis kurang detil sampai ke akar masalah. Sehingga masalah yang sama terulang hingga 3 sampai 4 kali
Jawaban Studi Kasus : Investigasi kelemahan
pada perusahaan asuransi kendaraan
IQ
A
I
S
O/
T
S
1
69
49
Contoh Cek List Audit
Nama Process P erform ance Process Target
vs A ctual
Persyaratan
ISO terkait Cek List
Uraian Hasil Temuan audi t, potensi penyi mpangan dan aktual penyim pangan
Klasifikasi : - Butuh Investi gasi lanjut - Peluang Peningkatan - Penyim pangan (NC) Customer clai m Rata-rata claim
3 bulan terakhi r naik dari rata-rata 1 cl aim/ minggu menjadi 3 claim / minggu 7.2.3; 8.2.1; 8.5.2 1 . A pa ka h se mu a c la im ya n g ma su k di fo ll ow u p h i ng ga tu n ta s ? U n tu k m em as ti ka n cu stom er s ud ah se tu ju d en g an pe na n ga na n ya n g d il aku ka n o le h p er usa h aa n 2 . A pa ka h co rre ctive ac ti on di la ku ka n d en g an ba ik a tas se mu a c la im y an g m asu k, tid ak h an ya s ek ed ar m em be rik an ko mp en sa si a ta u m en ja wa b c la im d a ri cu stom er ? 3 . A pa ka h a da ti nd a kan kh us us d ari m an aj em en un tuk m en yi kap i tre nd cu sto me r cla im yan g n ai k ? --> ce k tin d aka n p a da ma na je me n re vi ew ata u re co rd m ee tin g m em ba ha s cu stom er cl ai m
4 . C e k efe ktifita s co rrec ti ve acti on ata s cl ai m p ro du k A (cl ai m ya ng ser in g te rul an g )
Metode audit improvement sudah kami terapkan dalam beberapa kesempatan training. Feedback (umpan balik) dari peserta yang telah mempraktekkan metode ini juga cukup memuaskan. Audit menjadi lebih tajam. Karena audit berawal dari ketidaktercapaian performa dan/ atau permasalahan, kelemahan sistem menjadi lebih terlihat. Hanya saja setelah kelemahan sistem terungkap, temuan audit menjadi semakin banyak. Pada perusahaan yang menjadikan temuan audit sebagai salah satu item penilaian dan atau pada perusahaan yang menganggap audit sebagai suatu kegiatan yang “mencari-cari kesalahan”, kondisi ini menyebabkan ketidaknyamanan. Oleh karena itulah saya menyarankan untuk tidak menjadikan temuan audit sebagai item penilaian performa. Seharusnya Manajemen tidak terfokus pada temuan audit (departemen dianggap tidak baik jika temuannya banyak), tetapi harus lebih terfokus pada perbaikan sistem, bagaimana untuk menjadi lebih baik.
“Kita tidak bisa merubah masa lalu tapi bisa menciptakan masa depan”
