LAPORAN
TEMUAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN tahun 2017
yang masih berstatus ‘Open’
I. Pendahuluan
Sistem manajemen merupakan suatu alat yang diterapkan dalam suatu organisasi, yang diterapkan untuk memberikan suatu transparansi mengenai aktivitas suatu organisasi. Kegiatan diharapkan dapat memberikan kepuasan, dan dapat memenuhi kebutuhan para pelanggan dan pasar.
Sistem manajemen yang dipakai dalam Perusahaan (SMI) meliputi ISO 9001 (sebagai dasar perbaikan yang akan dilakukan dalam Perusahaan), ISO 14001 (diterapkan oleh Perusahaan yang berpotensi mencemari lingkungan sekitarnya dari hasil olahan produknya), SMK3 dan OHSAS 18001 (sistem manajemen keselamatan), ISO 17025 (sistem manajemen yang mengatur manajemen laboratorium), SMKP (sistem manajemen keselamatan Pertambangan) serta sistem lainnya yaitu LSP (sertifikasi profesi) dan ISPS Code (kapal serta fasilitas pelabuhan yang melayani jasa kepelabuhanan terhadap kapal yang beroperasi secara internasional).
II. Tujuan Audit SMSI
Sistem manajemen (mutu) bertujuan untuk menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu; memberikan kepuasan kepada pelanggan (konsumen) melalui pemenuhan kebutuhan dan persyaratan proses dan produk yang ditentukan pelanggan dan organisasi.
Untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan, segenap personil organisasi dituntut untuk memliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.
Banyak sekali organisasi yang telah menerapkan ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001:2007, namun sangat sedikit yang bisa merasakan manfaatnya karena sebagian besar beranggapan bahwa sistem manajemen ini hanya sekedar memenuhi requirement atau persyaratan yang diminta oleh ISO.
III. Audit internal.
Fungsi audit internal adalah sebagai alat bantu bagi manajemen untuk menilai efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pengendalian intern perusahaan, kemudian memberikan hasil berupa saran atau rekomendasi dan memberi nilai tambah bagi manajemen yang akan dijadikan landasan mengambil keputusan atau tindak selanjutnya.
Tujuan dari internal audit :
1.Untuk melihat kesesuaian antara kriteria dan aktual implementasi dilapangan 2.untuk melihat potensi perbaikan berkelanjutan dari SMM yang dibangun
Untuk itu Internal Audit senantiasa menyampaikan laporan yang: · Objective
· Clear (jelas)
· Concise (singkat tetapi padat) · Constructive (membangun) · Timely (cepat waktu)
Audit internal sistem manajemen yang bernaung dibawah Departemen LGRC memiliki tanggung jawab untuk melakukan audit sistem manajemen sesuai yang disebutkan dalam aliea diatas.
Audit internal dilakukan sepanjang tahun pada semua Departemen secara bergantian (tidak serentak) dan sesuai Prosedur Audit Internal yang mana disebutkan bahwa salah satu kegiatan audit internal adalah memantau kemajuan tindak lanjut perbaikan yang perlu dilakukan oleh auditi.
Terlampir disampaikan laporan hasil monitoring terhadap temuan pada tahun 2016 dan 2017 yang masih berstatus ‘open’ (belum ada tindak lanjut perbaikan).
Dari data monitoring bisa dijelaskan sebagai berikut :
-IV. Rekomendasi
Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operai internal menjadi lebih baik.
Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan.
Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefenisi secara baik.
V. Lampiran
