1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi ini, perkembangan dunia teknologi sudah sangat berkembang pesat. Hampir semua perusahaan dari nasional sampai multinasional telah memanfaatkan perkembangan teknologi dengan efektif dan efisien. Selain teknologi yang menjadi faktor berkembangnya suatu perusahaan, Sumber Daya Manusia (SDM) atau employee juga menjadi faktor yang tidak dapat dipungkiri. Tidak semua employee sudah memberikan performance kerjanya yang terbaik pada suatu perusahaan. Namun, ada juga employee yang memberikan performance kerja yang baik tetapi tidak diketahui langsung oleh atasannya (super ordinat). Performance dari seorang employee juga menentukan perkembangan perusahaan tersebut. Kualitas perusahaan bisa dilihat dari performance kerja seorang employee terhadap perusahaanya. Apresiasi seorang atasan terhadap bawahannya (sub ordinat) merupakan faktor yang penting untuk menumbuhkan motivasi seorang employee dalam menjalankan tugasnya. Dengan adanya apresiasi yang diberikan terhadap performance kerja membuat employee melakukan tugasnya dengan semaksimal mungkin.
PT. Adicipta Inovasi Teknologi merupakan sebuah organisasi yang dinamis yang bergerak dengan misi menyalurkan solusi bisnis melalui integrasi yang inovatif dengan pembuktian teknologi kreatif. PT. Adicipta Inovasi Teknologi melihat pentingnya peranan seorang employee dalam perkembangan perusahaan namun saat ini PT. Adicipta Inovasi Teknologi masih menggunakan sistem performance appraisal yang bersifat manual yang berbentuk formulir yang dievaluasi setiap 6 bulan sekali sehingga penilaian terhadap employee menjadi kurang akurat.
Adapun pada aplikasi ini diberikan fitur penugasan. Menurut Alice (2010, p2), penugasan didefinisikan sebagai pemberian tugas kepada seseorang yang prakteknya berdasarkan deskripsi pekerjaan dan kebijakan-kebijakan yang ada.
Oleh karena itu, dibuatnya aplikasi timesheet appraisal yang akan dievaluasi setiap harinya selama hari kerja supaya penilaian dapat seakurat mungkin, agar dapat mempermudah dalam melakukan penilaian dan memberikan reward atau appraisal kepada employee.
1.2 Rumusan Masalah
Masalah-masalah yang sedang dihadapi oleh PT. Adicipta Inovasi Teknologi sebagai berikut:
1. Proses penilaian tidak akurat karena penilaian dilakukan 6 bulan sekali dan tidak ada penilaian yang tersimpan setiap bulannya.
2. Media penilaian yang digunakan masih menggunakan form dan bersifat offline.
3. Proses penugasan tidak tercatat sehingga sering terjadi kesalahan dalam mengerjakan tugas.
1.3 Ruang Lingkup
Untuk pembahasan topik skripsi yang lebih fokus dan terarah, maka pada skripsi ini akan dibahas:
1. Proses penugasan
Merupakan proses pembuatan task baru kepada sub ordinat untuk nantinya akan dipertanggungjawabkan kepada super ordinat yang membuat task tersebut. Proses ini dapat menghasilkan dua status dari task, yaitu draft yang berarti belum diberikankan langsung kepada sub ordinatnya dan new yang berarti task telah diberikan kepada sub ordinatnya.
Ada dua macam golongan task yang terdapat pada sistem ini, yaitu project dan organization (non project). Project merupakan kumpulan task yang bertujuan untuk menyelesaikan sebuah proyek yang ada dalam suatu business unit. Jika memilih project, maka tipe aktifitas akan secara default bernilai ad-hoc, yang berarti penugasan task itu sendiri. Jika memilih Organization, maka tipe aktifitas akan terbagi menjadi dua macam, yaitu routine dan initiate. Routine berarti task yang dilakukan bersifat operasional sehari-hari sub ordinat tersebut. Initiate berarti task yang dilakukan merupakan inisiatif sendiri dari sub ordinat.
2. Proses pengisian timesheet
Merupakan proses pelaporan kegiatan yang dilakukan sub ordinat dalam satu hari kerja. Laporan ini akan meminta persetujuan dan penilaian pada super ordinat. Laporan task ini dapat merupakan lanjutan dari task sebelumnya yang dilakukan pada hari sebelumnya yang belum selesai.
Proses ini dan proses penugasan memiliki tampilan yang sama, field yang menjadi pembeda adalah pada pengisian timesheet, sub ordinat wajib memilih nilai self pada field bernama assign type. Penanda bahwa tampilan field yang tersedia menjadi time sheet adalah dengan adanya nilai default pada field bernama employee yang merupakan field untuk mengisi sub ordinat yang dipilih pada proses penugasan. Pada proses pengisian timesheet, field employee akan berisi nama dari karyawan yang melakukan login.
3. Proses klaim
Merupakan proses untuk mengubah status dari task yang telah ditugaskan kepada sub ordinat yang mengindikasikan bahwa penugasan berupa task dari super ordinat telah diterima oleh sub ordinat yang dituju dan task tersebut sedang dikerjakan. Proses ini mengubah status task menjadi claim yang berarti task sudah diterima dan sedang dikerjakan. 4. Proses request for approval (RFA)
Merupakan proses permintaan persetujuan dari super ordinat yang memberikan task. Proses ini hanya memberikan notifikasi kepada super ordinat yang memberikan task bahwa ada task yang telah diselesaikan oleh sub ordinatnya.
5. Proses penilaian
Merupakan proses pemberian persetujuan super ordinat kepada sub ordinat yang ditugaskan pada task yang diberikan oleh super ordinat. Proses ini akan menghasilkan tiga status, yaitu approved yang berarti task telah disetujui super ordinat yang menugaskannya, rejected yang berarti task tidak disetujui oleh super ordinat yang menugaskannya.
Di samping itu, super ordinat juga akan memberikan star sebagai penilaian atas hasil pekerjaannya. Poin mengidentifikasi jam kerja yang digunakan karyawan untuk meyelesaikan setiap tugas-tugasnya sedangkan star mengidentifikasikan penilaian subjektifitas supervisor terhadap hasil kerja karyawan yang telah diakui dan setujui oleh supervisor-nya.
Proses penilaian ini memiliki dua macam bentuk, yaitu penilaian terhadap hasil penugasan dari project / non project dan penilaian timesheet terhadap sub ordinat yang melakukan RFA dan telah diakui oleh super ordinatnya bahwa sub ordinat tersebut telah menyelesaikan tugasnya. Penilaian project / non project menentukan poin tambahan untuk sub ordinat yang melakukan RFA untuk setiap task yang telah dikerjakan. Penilaian timesheet merupakan poin inti dari nilai sub ordinat yang melakukan RFA untuk setiap jam kerja yang digunakan.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari skripsi ini adalah sebagai berikut:
a. Menganalisis sistem penugasan dan penilaian tugas yang berjalan pada PT. Adicipta Inovasi Teknologi.
b. Merancang aplikasi basis data berbasis web yang mendukung proses penugasan, pengisian timesheet, klaim, request for approval, dan penilaian.
Adapun manfaat-manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut:
a. Memudahkan karyawan dalam melihat tugas yang diberikan.
b. Meningkatkan efisiensi waktu dan efektifitas dalam melakukan penilaian terhadap karyawan.
c. Memudahkan atasan dalam melihat performance karyawan dari hasil pekerjaanya.
1.5 Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini terbagi menjadi beberapa tahap berikut:
a. Analisa sistem yang sedang berjalan 1. Observasi
Melakukan pengamatan secara langsung terhadap pengguna dalam memberikan evaluasi performa kerja sub ordinatnya. Selain itu, pengamatan juga dilakukan dengan memeriksa dokumen terkait dengan proses input data yang digunakan dalam sistem lama untuk mendapatkan tambahan informasi yang dibutuhkan oleh sistem yang nanti akan dibuat. 2. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk menemukan fakta–fakta tentang sistem dan kebutuhan apa saja yang diperlukan oleh perusahaan.
Wawancara ini ditujukan kepada beberapa Department’s Head antara lain Head of Research and Development, Head of Human Resource Development, Head of Custom Solution, Head of Custom Development, Head of Quality Assurance, Head of AdIns Center of Excellence dan beberapa System Analyst yang akan menggunakan aplikasi ini baik sebagai sub ordinat maupun super ordinat dengan tujuan untuk mengetahui kebutuhan pengguna dalam proses pembuatan aplikasi ini.
3. Studi Pustaka
Melakukan studi pustaka dari buku-buku dan jurnal sebagai landasan teori untuk mendukung penelitian ini serta mempelajari dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi masalah. b. Perancangan
1. Database
Pada tahap ini, akan dirancang basis data secara konseptual, logis, maupun fisikal menurut studi pustaka yang telah dilakukan. 2. Aplikasi
Pada tahap ini, akan dirancang aplikasi yang akan menggunakan basis data yang telah dirancang dan dibuat. Rancangan
tersebut meliputi rancangan tampilan layar, hierarki menu, dan State Transistion Diagram (STD).
c. Evaluasi
Tahap evaluasi merupakan tahap terakhir penelitian di mana akan diperiksa kesesuaian tampilan pengguna dari aplikasi terhadap 8 aturan emas. Jika hasil pemeriksaan tampilan pengguna dari aplikasi menunjukkan hasil yang baik, maka penelitian ini dapat dikatakan berhasil.
Pada tahap ini, dilakukan penyebaran kuisioner kepada sebagian karyawan yang bekerja pada PT. Adicipta Inovasi Teknologi. Kuisioner tersebut digunakan untuk mengukur kesesuaian antara aplikasi dengan 8 aturan emas dan kebutuhan pengguna pada PT. Adicipta Inovasi Teknologi. 1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi ini terdiri dari beberapa bab yang akan dijelaskan lebih lanjut pada setiap bab. Adapun sistematika penulisan setiap bab tersebut adalah:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian yang akan digunakan, serta sistematika penulisan pada skripsi ini.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas tentang landasan teori yang digunakan untuk mendukung penulisan skripsi ini. Ada dua teori yang dibahas, yaitu teori umum yang berkaitan dengan objek-objek umum yang dibahas pada skripsi ini dan teori khusus yang berkaitan dengan usulan pemecahan masalah, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan basis data.
BAB 3 METODOLOGI
Bab ini membahas mengenai informasi perusahaan yang meliputi sejarah perusahaan, kegiatan perusahaan, sistem yang sedang berjalan di dalam perusahaan, permasalahan yang dihadapi
perusahaaan, dan pemberian usulan pemecahan masalah perusahaan. Di samping itu, bab ini juga membahas mengenai tahap-tahap yang dilakukan untuk merancang basis data, baik secara konseptual, logis, dan fisikalnya dan aplikasi yang dibuat seperti pengadaan rancangan antar muka pengguna, prototype, dan beberapa tahapan lainnya. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini membahas tentang rencana implementasi yang akan dilakukan dan evaluasi terhadap sistem yang telah dibuat.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab terakhir merupakan bab yang berisi simpulan dari penelitian yang dilakukan serta saran-saran yang diajukan untuk pengembangan sistem selanjutnya.
