PENGANTAR Sistem Informasi Akademik (ecampus)

(1)

PENGANTAR

ZISHOF (IT Services & Solutions Provider)

Website : http://www.zishof.com/

Email : info@zishof.com Telp. : 021 7471 8187

0 8187 4 8187

Sistem Informasi Akademik

(eCampus)

(2)

Mengenai Kami (ZISHOF)



Penyedia layanan&solusi TIK dengan beberapa produk(software/aplikasi) yang siap diimplementasikan dengan cara konvensional (klien menyediakan infrastruktur) maupun berbasis teknologi awan (klien tidak perlu menyediakan infrastruktur sendiri).



Berdiri pada tanggal 01 Februari 2013



Beberapa produk kami:

(3)

Portfolio

Pekerjaan/proyek yang telah/sedang dikerjakan ZISHOF sebagai perusahaan (mulai Februari 2013)

- eStock KB, Klien: PT. Selim Electro Karawang

- Pengembangan & Pengelolaan Media Informasi Bidang Sosekling (Website), Klien: Puslitbang Sosekling, Kementerian PU

- eSchool Insan Cendekia Madani (ICM), Klien: ICM

- Pembuatan Business Plan Sekolah Tinggi Multimedia Yogyakarta, Klien: Balitbang KEMKOMINFO

- Pengadaan Software Sistem Informasi Manajemen Surat dan Arsip Digital, Klien: Universitas Negeri Malang

- Markplus Conference 2014 Android Application, Klien: PT. Mitra Digital Media

- UseeTV Android Application and IOS Application, Klien: PT.

TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk., Divisi Solution Convergence.

- eCampus Universitas Kader Bangsa(UKB) Palembang - eCampus (SIAKAD) STAIN Batusangkar Sumatera Barat - eCampus Universitas Pelita Bangsa Bekasi, Jawa Barat - eCampus (SIAKAD) IAIN Bengkulu

- eCampus (SIAKAD) Akper Pemprov Jateng - eCampus (SIAKAD) IAIN Ternate

(4)

Portfolio

Pekerjaan/proyek yang telah dikerjakan oleh Tenaga Ahli ZISHOF sebagai individu yang terlibat dalam tim a.n lembaga lain (sub con/outsource/zishof belum lahir)

- eStock KB, klien: PT. Sheba Indah Subang - Sistem Informasi Akademik:

- Sistem Informasi Akademik Akademi Ilmu Pemasyarakatan (AKIP) BPSDM HUKHAM

- Sistem Informasi Akademik Akademi Imigrasi (AIM) BPSDM HUKHAM - Sistem Informasi Akademik Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri

(STAIN) Palangkaraya

- Sistem Informasi akademik Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN) Palangkaraya

- Sistem Informasi Akademik Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKN) Palangkaraya

- Sistem Informasi Akademik Universitas Maritim Raja Ali Haji (UMRAH) - Sistem Informasi akademik Fakultas Hukum Universitas Jayabaya

- Academic Information System (AIS) Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta

- Sistem Informasi Akademik (SIM@K) Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

(5)

- Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu (SIMPADU) STAHN Palangkaraya - Perpustakaan Jaringan Nasional (PRAJNA) PUSTIKNAS BLSDM

KEMKOMINFO

- Aplikasi Pengelolaan dan Pengendalian Kegiatan (LAKSANA) PUSTIKNAS BLSDM KEMKOMINFO

- Sistem Informasi Kepegawaian (SIKAP) BLSDM KEMKOMINFO

- Sistem Informasi Keuangan (SIKUN) Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

- eLearning Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

-Sistem Pembelajaran Jarak Jauh (SIPIJ@R) Fakultas Syari’ah dan Hukum UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

- Sistem Perencanaan dan Realisasi Anggaran Belanja Umum (SIPR@BU) Fakultas Syari’ah dan Hukum UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

- Sistem Dokumentasi dan Kearsipan (SID@K) Fakultas Syari’ah dan Hukum UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

- Sistem Informasi Rumah Sakit Dr. Suyoto Pusrehab Kemhan

Portfolio - Lanjutan

(6)



Web dan aplikasi mobile Android Puskom Publik Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif



Vectone Application For Mobile Tracking – Mundio Ltd



ASDP Ticket Validation Mobile Application – PT Ferry Indonesia



Komodo Run Game – Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif on Android and iPhone



Hidden Tourism Indonesia Puzzle Game – Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif on Android and iPhone



Indonesia.travel iOS Application – Divusi (Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif)



Pikasat Indosat Phone Book – Indosat Tbk



XL Bebas Karaoke with Augmented Reality – XM Gravity vendoor of XL



TAMS Mobile Field Project Management – PT Estindo Eka Graha

Portfolio - Lanjutan

(7)

Apakah eCampus itu?

(8)

Proses yang terjadi dalam Institusi Pendidikan Tinggi

Teaching-Learning Procces Graduates Incoming

Students

Staffs Library

Physical Facilities

Laboratories Funding

Organization

Resources Curriculum

Management

Leadership _Assurance^Quality

Atmosphere of Tridharma PT

Job Market

Community Acknowledgement

Demand on HE

(9)

Apa itu eCampus?



Merupakan aplikasi lengkap ( enterprise ) dan terpadu/terintegrasi berbasis web yang membantu pengelolaan/pengadministrasian berbagai kegiatan dalam rangka terselenggaranya proses belajar- mengajar yang efektif dan efisien di suatu lembaga pendidikan tinggi (Universitas, Institut, Sekolah Tinggi, Politeknik, Akademi, dll.).



Terintegrasi yang dimaksud meliputi:

 Terintegrasi dengan eksternal yang terkait

 Terintegrasi internal antar modul



Kegiatan yang dimaksud, diantaranya:

 Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB)

 Akademik (core eCampus)

 Keuangan

 Perpustakaan

 Kepegawaian

 Dll.

(10)

Apa itu eCampus?

( Core ) eCampus

SPMB

Aset

Angga ran

Akunt ing

Perpust akaan

Anjungan Informasi

Mobile

Apps Kepega waian

Host 2 Host

Keuang an Mhs

Persu

ratan

Alumni

(11)

(Core) eCampus



Merupakan aplikasi lengkap ( enterprise ) dan terpadu/terintegrasi berbasis web yang membantu pengelolaan/pengadministrasian kegiatan akademik di suatu lembaga pendidikan tinggi (Universitas, Institut, Sekolah Tinggi, Politeknik, Akademi, dll.).



Pengelolaan yang dimaksud antara lain mulai

dari pendataan (mahasiswa baru, dosen,

fakultas, prodi, mata kuliah, kurikulum, dll.),

penjadwalan perkulihan, kegiatan belajar

mengajar (presensi/absensi kuliah, pemberian

materi, quiz, UAS, UTS, dll.), sampai dengan

pelaporan data.

(12)

(Core) eCampus - Lanjutan



Di suatu lembaga pendidikan tinggi tertentu, sistem/aplikasi semacam ini kadang disebut sebagai Sistem Informasi Akademik (yang biasa disingkat SIA/SIAK/SIAKAD/SIMAK) atau Sistem Informasi Kampus (yang biasa disingkat SISFO KAMPUS) atau Academic Information System (AIS), dll.



Aplikasi dikembangkan dengan teknologi:



Berbasis Web



Java programming dengan framework ZK & hibernate



Support multi OS (prefer linux Centos)



Support multi database (default postgreSQL)



Support multi browser (prefer mozilla fire fox/Google chrome)

(13)

Keunggulan (Core) eCampus

dibanding produk sejenis



Fiturnya sangat lengkap, diantaranya mencakup:

 Fitur pembelajaran online (elearning)

 Fitur keuangan mahasiswa

 Fitur Host2Host yang dapat terkoneksi langsung dengan Bank



Terintegrasi dengan berbagai modul, diantaranya:



Sangat fleksibel & dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan kampus



Dapat dikembangkan dengan menambah modul-modul lain yang terintegrasi, diantaranya:

Modul BKD (Beban Kerja Dosen), Blog (Dosen, Mahasiswa, Pegawai, Alumni, dll.), Pengelolaan angka kredit dosen, pengelolaan seminar/konferensi, dll.

• Modul SPMB (eEnrollment)

• Modul Keuangan Institusi (eFinance)

• Modul Perpustakaan (eLibrary)

• Modul eJournal

• Modul Tata kelola surat (eLetter)

• Modul Anggaran (eBudgetting)

• Kepegawaian (ePersonal)

• Aset (eAsset)

• Anjungan SPMB

• Anjungan Akademik

• Anjungan Tata kelola surat

• Anjungan Katalog

• Anjungan Informasi Umum

• Anjungan Helpdesk

• Anjungan Pendaftaran (PKL, KKN, Beasiswa, Wisuda, dll.)

(14)

Lingkup - (Core) eCampus

Penentu keberhasilan:

 Ketersediaan Sistem:

 Hardware (Server, pc/laptop client, dll.)

 Software (eCampus, browser, office, pdf reader, dll.)

 Network (hub, kabel, wifi, dll.)

 Infrastruktur lainnya.

 Ketersediaan Data:

 Data mahasiswa, dosen, mata kuliah, kurikulum, ruangan, dll.

 Data jadwal perkuliahan, keuangan mahasiswa, krs, nilai, dll.

 Ketersediaan SDM:

 Bagian IT (TIPD)

 Bagian Administrasi Akademik

 Bagian Keuangan

 Dosen

 Mahasiswa

 Dll.

 Leadership & Management

SIAKAD

Mahasiswa Masuk Mahasiswa Lulus

(15)

Akses (Core) eCampus



Bagian Akademik/ Admin Akademik

 Pendataan Mahasiswa

 Pendataan Dosen

 Pendataan Mata Kuliah

 Pendataan Kurikulum

 Penjadwalan Kalender Akademik

 Penjadwalan Perkuliahan

 Cetak Absensi

 Dll.



Bagian Keuangan

 Pengaturan biaya

 Pembayaran mahasiswa

 Monitor pembayaran mahasiswa

 Dll.



Dosen / Dosen PA

 Edit/input data dosen

 Input nilai

 Persetujuan KRS

 Lihat jadwal perkuliahan

 Input rencana perkulihan

 Input materi kuliah

 Input Absensi

 Dll.



Mahasiswa

 Edit/input data mahasiswa

 Isi KRS

 Download materi kuliah

 Lihat nilai

 Dll.

(16)

Input Jadwal Perkuliahan

Admin Akademik Dosen Mahasiswa

Phase

Input Jadwal Perkuliahan /

Penawaran Matakuliah

Lihat Jadwal Perkuliahan

Ambil KRS Mahasiswa Input dan

Penyesuaian Kurikulum

Lihat Jadwal Perkuliahan

(17)

Input KRS Mahasiswa

KRS Mahasiswa

Mahasiswa Keuangan Dosen PA Akademik

Phase

Ambil KRS Check Pembayaran

Sudah Bayar dan ambil KRS

Proses Pengambilan KRS

Belum Bayar

Proses Pembayaran Daftar Ulang

Ambil KRS

Menunggu Persetujuan Dosen PA Persetujuan Dosen

PA Mulai

Disetujui atau ditolak ?

Tidak Disetujui

Perbaikan KRS

Disetujui

KRS Disetujui, cetak KRS

Bagian Akademik bisa cetak Absensi Perkuliahan

Cetak Absensi Perkuliahan

Menunggu Persetujuan Dosen PA

(18)

Input Nilai

Input Nilai Mahasiswa

Admin Dosen Mahasiswa

Phase

Input Nilai Diaktifkan atau Kalender Input Nilai

telah memasuki waktunya

Input Nilai Mahasiswa

Lihat Nilai Mahasiswa dan

cetak KHS

(19)

Strategi Implementasi

 Tahap I

 Yang berperan: Bagian Akademik, Bagian IT, Bagian Keuangan, mahasiswa

 Dosen belum diberdayakan (porsinya sangat kecil)

 Peran Bagian Akademik:input/validasi data master, input jadwal, cetak form absensi, input nilai, cetak KHS, dll.

 Peran Bagian Keuangan: input proses keuangan mahasiswa

 Peran Mahasiswa: input/isi KRS, melihat nilai, dll.

 Tahap II

 Yang berperan: Bagian Akademik, Bagian IT, Bagian Keuangan, Dosen, &

mahasiswa

 Peran Bagian Akademik:input/validasi data master, input jadwal, cetak form absensi, cetak KHS, dll.

 Peran Dosen: approve KRS, input nilai, dll.

 Tahap III

 Peran Bagian Akademik:input/validasi data master, input jadwal, dll.

 Peran Dosen: approve KRS, input absensi, input nilai, dll.

(20)

Fitur Umum



Pengaturan Pengguna



Daftar Kunjungan Pengguna



Pendataan Master Data



Laporan dengan berbagai format (pdf, xls, docx, pptx, odt, ods, csv, html)



Dashboard



Akademik (

Statistik Status Mhs, Statistik Perkuliahan, Statistik Penilaian, Statistik Pengambilan KRS, Statistik Jumlah Mhs, dll.

)



Keuangan (

Rekapitulasi Pembayaran, Rekap Mhs Belum Bayar, Rekap Mhs Sudah Bayar, dll.

)



Dll.

(21)

Fitur Modul Akademik



Penjadwalan



KRS Mahasiswa



Rencana Pembelajaran



Aktifitas Perkuliahan



Absensi/Kehadiran



Penilaian



Dll.

(22)

Fitur Detil

(23)

Fitur Detil - 2

(24)

Fitur Detil - 3

(25)

Contoh Dashboard

(26)

Modul Lain (terintegrasi)



Keuangan



Pengelolaan Penerimaan



Pengelolaan Pengeluaran



Perpustakaan



Perencanaan &

Pengadaan



Peminjaman &

Pengembalian



Pengelolaan Karya Ilmiah



Persuratan



Pengelolaan Surat Masuk



Pengelolaan Surat Keluar



Disposisi Surat Masuk



Payroll



Data Kepegawaian



Daftar Riwayat Hidup



Absensi



Anggaran



Rencana Anggaran



Realisasi Anggaran



Aset



Pendataan Aset



SPMB



Registrasi online + pembayaran registrasi



Pengelolaan Ujian Mandiri



Pengaturan paket pendaftaran



Pengaturan kelulusan

(27)

MASTER PLAN TIK

Rencana Program Kerja 5 TAHUN?

0 8187 4 8187

IAIN Bukittinggi

Website : http://iainbukittinggi.ac.id/

Email : info@iainbukittinggi.ac.id Telp. : (0752) 33136

(28)

Visi

Unggul Dalam Pengembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Seni Berdasarkan Nilai-nilai Islam

Misi

1.

Menyiapkan Lulusan yang memiliki keluasan Ilmu,

Kemuliaan akhlak serta kesiapan untuk mengabdi untuk kemajuan.

2.

Mendorong kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi serta seni yang dilandasi dengan nilai nilai keislaman,

3.

Mengupayakan lahirnya penelitian yang bermutu,

bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan dan Teknologi serta berguna bagi Penyelesaian masalah- masalah sosial.

Sasaran 5 tahun kedepan?

Visi & Misi Perguruan Tinggi

(29)

Peringkat Perguruan Tinggi versi Webometrics



Webometric adalah suatu sistem yang memberikan penilaian (pemeringkatan) terhadap Perguruan Tinggi(PT) di dunia melalui situs PT tersebut.



Webometrics melakukan pemeringkatan terhadap lebih dari 22 ribu PT di seluruh dunia



Ada empat komponen yang menjadi indikator utama dari penilaian Webometrics ini, yaitu:

 Impact (50%): jumlah eksternal link yang unik (jumlah backlink) yang diterima oleh domain situs PT (inlinks) yang tertangkap oleh mesin pencari (Google).

 Presence (20%): jumlah halaman(situs) dalam domain PT (termasuk subdomainnya) yang tertangkap oleh mesin pencari (Google).

 Openness (15%): jumlah file dokumen (Adobe Acrobat (.pdf), Adobe PostScript (.ps, .eps), Microsoft Word (.doc,.docx) and Microsoft Powerpoint (.ppt, .pptx) yang online/open di bawah domain situs PT yang tertangkap oleh mesin pencari (Google Scholar).

 Excellence (15%): jumlah artikel-artikel ilmiah publikasi PT yang bersangkutan yang terindeks di Google Scholar

(30)

Optimalisasi TIK

(31)

PORTAL/SITUS IAIN Bukittinggi

SISTEM INFORMASI AKADEMIK

SI Proses Pendaftaran

SI Proses Belajar Mengajar

SI Proses Kelulusan

SITUS/BLOG SIVITAS

DOSEN MAHASISW

A ALUMNI

MAIL SYSTEM

DOSEN MAHASIS

WA PEGAWAI

NMS

SI KEUANGAN (eFinance) E/Digital-Library

SI

KEPEGAWAIAN (ePersonal) SI Aset

(eAsset) Situs Fakultas

Syari’ah Situs-situs Fakultas

Situs Program Pasca Sarjana Situs Lembaga

Pengabdian Masyarakat

Situs unit-unit lain & situs-situs lainnya Situs Helpdesk

Situs Prodi Perdata Islam

Situs Prodi Hukum Ekonomi

Islam Situs Prodi Pidana & Politik

Islam

Situs-situs Prodi

Situs TIPD

Situs Lembaga Penjaminan Mutu

Situs Lembaga Penelitian

SI PERPUST

AKAAN (eLibrary) SI Tracer Study

SI eksternal lainnya

SI internal lainnya

IT SECURITY SYSTEM

(32)

Rencana Program Kerja

 Program Kerja Tahun ke-1

 penyusunan struktur organisasi & konsolidasi Organisasi,

 Peningkatan akses internet yang memadai khususnya bagi dosen & karyawan, juga mahasiswa

 Terkelolanya portal, mail server proxy Server, & DNS Server

 pengembangan landasan sistem informasi akademik terpadu (core eCampus)

 Peningkatan kapasitas Hardware untuk eCampus (penambahan memori, penambahan harddisk backup, dll.)

 Sosialisasi & Training

 Pemantapan akses internet bagi dosen & karyawan

 Peningkatan akses internet bagi mahasiswa

 Pemantapan Implementasi Sistem Informasi Akademik Terpadu:

 penambahan modul SPMB + hardware server,

 Penambahan modul Tata Kelola Surat,

 Penambahan Paket Modul Perpustakaan (termasuk + modul portal perpustakaan + Harware Server)

 Pengembangan Sistem Informasi ADKUM yang terintegrasi dg eCampus:

 penambahan modul kepegawaian,

 Penambahan modul Anggaran.

 Peningkatan kapasitas Hardware untuk eCampus (penambahan hardware server untuk data base server)

(33)

Rencana Program Kerja - Lanjutan

 penambahan modul mobile Apss Android (untuk core eCampus),

 Penambahan modul Anjungan core Akademik + Hardware Anjungan (pilot project 1 Anjungan ditempatkan di Akademik Pusat atau tempat representative lainnya),

 Modul Anjungan Informasi Umum + Hardware Anjungan

 Pemantapan Sistem Informasi ADKUM yang terintegrasi dg eCampus:

 penambahan modul Keuangan,

 Penambahan modul payroll

 Pengembangan Blog (blog Dosen)

 Pengembangan Sistem Helpdesk

 Hardware server untuk Blog & sistem Helpdesk

 penambahan Modul Anjungan Tata Kelola Surat + Hardware Anjungan

 penambahan Modul Anjungan Katalog Perpustakaan + Hardware Anjungan,

 Penambahan Modul Anjungan Pendaftaran + Hardware Anjungan)

 Pemantapan Sistem Informasi ADKUM yang terintegrasi dg eCampus:

 penambahan modul Anjungan Kepegawaian + Hardware Anjungan,

 Pemantapan Blog (penambahan blog mahasiswa, blog karyawan, blog alumni)

 Pemantapan (penambahan modul-modul lainnya):

 Penambahan modul Anjungan core Akademik + Hardware Anjungan untuk tiap Fakultas

 Penambahan modul Anjungan Integrasi + Hardware Anjungan

 Penambahan modul Portal Kepegawaian + Harware Server,

 Penambahan modul Portal Anggaran + Hardware Server

 Peningkatan kapasitas Hardware

(34)

Untuk Rencana Kerja

Peningkatan Akses Internet Kampus

 Internet Link

 Kondisi saat ini = 30 Mbps ???

 Di akhir 5 tahun diharapkan dapat mencapai 200Mbps

 Sistem/Aplikasi Pendukung Akses Internet

 Portal

 Mail Server

 Proxy Server

 Administrasi & Pengelolaan

 NMS

 Keamanan Jaringan (firewall, penangkal virus dll)

 Infrastruktur

 Ruangan pusat data (Data Center) TIPD yang memadai (infrastruktur yang sesuai dengan standar pusat data, Rack Server, dll)

 Hardware Server:

 Portal

 Mail Server

 DNS Server

 Proxy Server

 Administrasi & Pengelolaan

 NMS

 Keamanan Jaringan (penangkal virus dll)

 Networking devices (Switch, Router, dll)

 Hotspot/ WIFI (tiap lantai & beberapa titik-titik tertentu)

 Internet &/ Students Center (30 - 40 PC)

 Akses untuk Dosen & Pegawai

 silahkan didistribusikan dalam rencana kerja 5th yang sesuai

(35)

TERIMA KASIH

0 8187 4 8187