20
BAB III
HASIL PENELITIAN
3.1. Profil Perusahaan 3.1.1. Produk dan Bisnis
CV. Gronamas merupakan perusahaan yang bergerak dibidang ekspor barang-barang kerajinan tangan dari Indonesia ke salah satu perusahaan yang berada di Jepang. Perusahaan ini, mulai beroperasi sejak April 2013 yang dibentuk oleh Bapak I Nyoman Budi Hartawan dengan visi
“Menjadi Garam dan Terang Dunia” serta misi memperkenalkan produk buatan Indonesia ke mancanegara. Produk kerajinan tangan yang biasa diekspor berasal dari Jawa dan juga Bali. Perusahaan ini terletak di Perum Dalung Permai Blok OO No. 23C, Badung, Bali.
Perusahaan ini biasanya mengekspor barang sebanyak 2 kali dalam satu bulan dengan total barang yang dimuat kurang lebih 13 m3 dalam satu truk container. CV Gronamas pertama kali di design oleh Bapak I Nyoman Budi Hartawan dan Pak Wayan.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Uraian Kerja
3.1.2.1. Diagram Struktur Organisasi
Gambar. 3.1.2.1 Diagram Struktur organisasi 3.1.2.2. Uraian Kerja
Adapun uraian Kerja yang ada di CV Gronamas ialah a. I Nyoman Budi Hartawan (Owner)
Tugas dan tanggung jawabnya ialah mengirimkan uang yang dibutuhkan oleh perusahaan baik itu untuk supplier atau kas perusahaan.
b. Ni Made Rai Margharita Sunami (Managing Director)
Tugas dan tanggung jawab Ibu Margharita ialah memastikan bahwa order yang diterima dari customer yang berada di Jepang dikerjakan oleh supplier dengan baik dan tepat waktu. Ibu Margharita juga mengerjakan keuangan yang akan diberikan kepada supplierseperti memutuskan seberapa banyak down payment dan pelunasan yang akan diberikan ke supplier. Selain itu, beliau juga yang melakukan
komunikasi secara tulisan dengan customer yang berada di Jepang sehingga setiap pertanyaan mengenai barang yang masih dipertanyakan kualitas ataupun design bisa langsung dijawab oleh customer yang berada di Jepang. Hal lain yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya ialah mengawasi para pegawai bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang telah diberikan kepada mereka.
c. Ria Juriah (Staff Administrasi dan Ketua Tim Kerja)
Tugas dan tanggung Jawab yang dibebankan kepada Ibu Ria Juriah di CV Gronamas ialah mengerjakan dokumen-dokumen yang menyangkut perusahaan, selain itu Ibu Ria Juriah juga mengurus petty cash di CV Gronamas. Tugas lain yang juga sering dilakukan oleh Ibu Ria Juriah ilaha memberikan instruksi yang diberikan oleh manajer kepada para karyawan yang ada di CV. Gronamas serta memengatur ekspor yang akan dilakukan oleh perusahaan.
d. Johanes (Bagian Quality Control dan Packing)
Tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada Pak Johanes ialah melakukan quality control dan packing terhadap barang kerajinan tangan sebelum siap di ekspor ke Jepang. Selain itu, Pak Johanes juga melakukan perhitungan secara matang terhadap barang agar sesuai dengan target yang telah ditentukan. Hal lain yang sering dikerjakan ialah bertemu dengan beberapa supplier untuk mengambil barang yang telah diorder, mengembalikan barang yang tidak layak untuk
diekspor dan memberikan dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh supplier seperti dokumen Purchase Order, dan pembayaran yang dilakukan secara tunai.
3.2. Tata Letak Ruang Kantor Di CV Gronamas 3.2.1. Denah Kantor CV Gronamas
Gambar. 3.2.1.1. Denah Kantor CV Gronamas
Dari denah (lihat Gambar 3.2.1.1) CV Gronamas menggunakan segenap ruang yang ada untuk menempatkan produk dari para supplierbaik itu yang belum di cek maupun yang telah di packing. Dalam perancangan tata ruang kantor, kurang kelancaran lalu lintas para karyawan karena ruangan yang digunakan lebih mengutamakan tempat untuk produk yang telah diorder.
Jarak antara karyawan saling berdekatan walaupun ada karyawan yang sedikit jauh karena dihalangi oleh tumpukan barang dari produk supplier.
Gambar. 3.2.1.2 Tata Letak Ruang Kantor CV Gronamas
Berdasarkan gambar di atas (Gambar 3.2.1.1), tata letak ruang kantor yang ada di CV Gronamas memanfaatkan segenap ruang yang ada untuk menampung produk yang telah diorder oleh customer sehingga ruangan terlihat penuh oleh tumpukan barang. Selain itu, setiap ruang juga dimanfaatkan sebagai tempat untuk sample produk. Segala aktivitas dari para karyawan dilakukan secara bersama-sama dan tidak dibatasi oleh penyekat. Dengan adanya tata ruang seperti di atas (lihat Gambar 3.2.1.2) membuat para karyawan lebih mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi dengan karyawan lain. Di sisilain, tata ruang yang ada di CV Gronamaskadang-kadang membuat karyawan lain merasa terganggu karena suara bising yang berasal dari karyawan lain sehingga kurang berkonsentrasi dengan pekerjaannya.
Dalam CV Gronamas tidak terdapat ruang rapat ataupun ruang tamu karena semua ruangan lebih difokuskan ke penempatan produk dan untuk melakukan pekerjaan karyawan (quality control, dan packing product). Pertemuandiselenggarakansecara informal di sudutworkstation
Manajer.CV Gronamas juga tidak memiliki ruang terpisahuntukfotokopi/percetakan. Setiap ruang yang ada digunakan secara bersama kecuali workstation karyawan.
3.2.2. Alat dan Perlengkapan Kantor
Gambar 3.2.3 Alat dan Perlengkapan Kantor
Pada gambar 3.2.3 terlihat beberapa peralatan dan perlengkapan yang sering digunakan oleh karyawan. Beberapa diantaranya ialah peralatan ATK.
Peralatan ATK yang ada di CV Gronamas digunakan secara bergantian oleh para karyawan. CV Gronamas juga memiliki telepon kantor yang biasanya digunakan sebagai alat komunikasi secara lisan dan diletakkan di workstation manajer. Dalam hal ini, penggunaan telepon membuat waktu terbuang karena harus menerima atau melakukan telepon ke workstation manajer. Selain itu, terdapat pula laptop dengan merek Acer sebagai alat untuk komunikasi melalui email dan juga sebagai alat untuk melihat spesifikasi produk. Dalam hal ini, laptop sering digunakan secara bersama ketikapara karyawan tidak membawa laptopnya. Peralatan selanjutnya ialah printer dengan merek Epson L355 yang telah dihubungkan dengan wifi dan dilengkapi dengan
scanner dan copier. CV Gronamas memiliki satu printer sehingga pemakaian dilakukan secara bersama-sama. Selanjutnya ialah perlengkapan dapur seperti piring, sendok, dan gelas terdapat dalam keranjang berwarna hijau yang berada di almari di sekitar area manajer dan almari sekitar area bagian administrasi. Peralatan lain ialah dispenser dengan merek Denpoo DDL-205 yang dilengkapi dengan air panas, dingin, normal dan juga kulkas mini.
3.2.3. Alur Kerja
Gambar 3.2.2 Alur Kerja Karyawan CV Gronamas
Dari gambar (lihat Gambar 3.2.2) Alur kerja karyawan di CV Gronamas dimulai dari manajer yang menerima order dari customer yang kemudian disampaikan kepada bagian administrasi dan juga pemilik perusahaan. Kemudian bagian administrasi menyampaikan ke karyawan dan
juga pemilik perusahaan berkaitan dengan order dari customer. Setelah itu, karyawan melaksanakan informasi yang telah diberitahu. Setelah itu, karyawan menanyakan jika terdapat produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi. Kemudian, membuat label terhadap produk yang telah di packing dan melaporkan ke manajer produk yang tidak dapat dikirim, yang kemudian akan dilakukan perhitungan kembali dan memberikan ke pemilik perusahaan untuk segera mengirim pelunasan produk ke supplier. Karena keterbatasan ruang yang ada sehingga para karyawan ditempatkan tidak berderet sesuai dengan urutan penyelesaian pekerjaan.
3.3. Efisiensi Kerja Karyawan 3.3.1. Perencanaan
Pada CV Gronamas perencanaan yang dilakukan oleh bagian adminitrasi dan juga karyawanmeliputi mengatur tata letak yang ada di ruangan sehingga ruang mencukupiuntuk fungsi administasi dan teknis penempatan produk di CV Gronamas.
3.3.2. Penyederhanaan
Penyederhanaan dilakukan di CV Gronamas dengan menumpuk produk yang ada di dalam kantor sesuai dengan nama supplier. Namun
kadang-kadang karena barang yang menumpuk
terjadikesulitandalampencarian produk danmemperlambat pekerjaan karyawan. Dengandemikian tenaga yang digunakan karyawan bertambah karena perlu mengangkat tumpukan produk yang lain.
3.3.3. Penghematan
Penghematan yang dilakukan CV Gronamas dalam hal biaya dengan mengurangi biaya operasional perusahaan dan itu merupakan fokus utama mereka. Tata ruang yang terbuka membuat karyawan tidak perlu mengeluarkan waktu biaya dalam berkomunikasi. Ruang yang hanya satu juga menghemat penggunaan energi listrik untuk penerangan. Peralatan juga digunakan bersama sehingga tidak perlu menyediakan tiga paket peralatan.
