BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pusat Pertanggungjawaban
1. Pengertian Pusat Pertanggungjawaban
Pusat pertanggungjawaban ialah setiap unit kerja dalam organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab. Suatu pusat pertanggungjawaban dapat dipandang sebagai suatu sistem yang mengolah masukan menjadi keluaran. Hansen (2002 : 818), “Pusat pertanggungjawaban adalah suatu segmen bisnis yang manajemennya bertanggungjawab terhadap pengaturan kegiatan-kegiatan tertentu”. Sedangkan pusat pertanggungjawaban menurut Anthony (2002 : 111), “Pusat pertanggungjawaban merupakan organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas yang dilakukan”.
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa setiap pusat pertanggungjawaban dipimpin oleh seorang manajer yang mempunyai wewenang dan tanggungjawab atas unit yang dipimpinnya sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Setiap pusat pertanggungjawaban membutuhkan masukan yang berupa sejumlah bahan baku, tenaga kerja ataupun jasa-jasa yang akan diproses dalam pusat pertanggungjawaban. Hasil dari proses tersebut yaitu berupa keluaran yang terdiri dari produk atau jasa.
2. Jenis-Jenis Pusat Pertanggungjawaban
Ada empat tipe pusat pertanggungjawaban yang didasarkan kepada sifat masukan dalam bentuk biaya dan sifat keluaran dalam bentuk pendapatan ataupun secara bersama-sama,yaitu sebagai berikut.
a. Pusat Pendapatan (Revenue Center)
Pendapatan merupakan sesuatu yang lebih banyak dipengaruhi oleh faktor eksternal (sentimen, pasar), sehingga upaya untuk meningkatkannya tidak berbanding lurus dengan pengorbanan atau biaya yang terjadi. Pusat pendapatan adalah pusat pertanggungjawaban yang keluarannya diukur dalam rupiah sedangkan masukannya tidak dihubungkan dengan keluarannya (pendapatannya) karena kedua hal tersebut memang sulit untuk dihubungkan, sehingga tidak dapat dihitung labanya. Penilaian prestasi pusat pendapatan dilakukan dengan cara membandingkan anggaran pendapatan dengan realisasinya. Pusat pendapatan dinilai efektif, jika jumlah realisasi pendapatan lebih besar dari pada jumlah pendapatan yang dianggarkan.
b. Pusat Biaya (Cost Center)
Pusat biaya adalah suatu pusat pertanggungjawaban yang kinerja manajernya diukur atas dasar biayanya, dimana yang oleh sistem pengendalian manajemen masukannya diukur dalam satuan moneter. Alasan untuk tidak mengukur keluaran pusat biaya adalah karena pimpinan pusat biaya tidak bertanggungjawab atas nilai rupiah keluarannya, selain itu karena kesukaran dalam mengukur keluaran
pusat tersebut. Supriyono (2001 : 25), “Pusat Biaya adalah suatu pusat pertanggungjawaban atas suatu unit organisasi dalam suatu organisasi yang prestasi manajernya dinilai atas dasar biaya dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya”. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kinerja manajer pusat biaya dinilai berdasarkan atas pengaturannya terhadap biaya yang keluar pada bidangnya, dimana dengan melihat perbandingan antara anggaran yang telah disusun sebelumnya dengan realisasi biayanya. Apakah terdapat penyimpangan anggaran baik itu penyimpangan menguntungkan maupun panyimpangan yang tidak menguntungkan.
Pengendalian pusat biaya dilakukan melalui anggaran dan pelaporan. Berdasarkan pengendalian tersebut pusat biaya dibagi dua yaitu pusat biaya teknis dan pusat biaya kebajikan. Pusat biaya teknis (engineered expense center) adalah pusat biaya yang sebagian besar biayanya mempunyai hubungan fisik yang erat dan nyata keluarannya, dimana manajer pusat biaya teknik bertanggungjawab atas efisiensi dan efektivitas pusat biaya yang dipimpinnya. Pusat biaya kebijakan (discretionary expense center) adalah pusat biaya yang sebagian besar biayanya tidak mempunyai hubungan proporsional atau hubungan fisik yang nyata dengan keluarannya. Oleh karena masukan dan keluaran pusat biaya kebijakan tidak mempunyai hubungan fisik yang nyata, maka pusat biaya kebijakan tidak dapat dinilai efisiensinya.
c. Pusat Laba (Profit Center)
Pusat laba adalah suatu bagian dalam organisasi dimana manajernya bertanggungjawab terhadap penghasilan dan biaya yang terjadi dalam bagiannya. Besar kecilnya laba bagian merupakan ukuran prestasi manajer pusat laba. Dalam pusat laba, seorang manajer mempunyai wewenang untuk mengendalikan kebijaksanaan penjualan dan biaya sekaligus. Pembentukan pusat laba memerlukan perincian tugas, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab serta dukungan informasi agar manajer yang bersangkutan dapat merencanakan kegiatan-kegiatan pada unit kerjanya dengan baik.
d. Pusat Investasi (Investment Center)
Pusat investasi merupakan segmen atau bagian dimana manajernya bertanggungjawab atas penghasilan, biaya dan investasi.
Yang menjadi pusat utama dalam investasi adalah laba yang dibandingkan dengan aktiva yang digunakan untuk menghasilkan laba dalam operasionalnya. Dasar yang digunakan untuk mengukur investasi pada dasarnya terdiri atas tiga macam, yaitu:
• Investasi diukur berdasarkan jumlah aktiva
• Investasi diukur berdasarkan jumlah utang dan modal
• Investasi diukur berdasarkan jumlah modal sendiri
Menurut Supriyono (2001 : 145), penilaian prestasi manajer pusat investasi dapat diukur dengan menggunakan Return On Investment (ROI) dan Residual Income (RI).
3. Hubungan Struktur Organisasi dengan Pusat Pertanggungjawaban Dalam teori organisasi, pusat pertanggungjawaban dibentuk berdasarkan struktur organisasi. Struktur organisasi dibentuk untuk menentukan tanggungjawab serta hubungan antara pimpinan dan bawahan supaya terdapat koordinasi yang terarah. Melalui struktur organisasi, manajemen melaksankan pendelegasian wewenang untuk melaksanakan tugas khusus kepada manajemen yang lebih bawah, agar dapat dicapai pembagian pekerjaan yang bermanfaat.
Bentuk organisasi dapat dibedakan menjadi berbagai macam. Akan tetapi yang berkaitan dengan pusat-pusat pertanggungjawaban dibedakan menjadi dua struktur organisasi, yaitu sebagai berikut.
a. Organisasi Fungsional
Dalam organisasi fungsional, pembagian organisasi didasarkan atas dasar fungsi, yaitu fungsi produksi, fungsi pemasaran, fungsi administrasi dan umum. Fungsi produksi merupakan pusat pertanggungjawaban biaya, fungsi pemasaran merupakan pusat pendapatan dan pusat biaya, fungsi administrasi dan umum merupakan pusat biaya. Fungsi pemasaran bukan merupakan pusat laba karena biaya yang menjadi tanggungjawabnya tidak lengkap. Jika suatu perusahaan berdiri sendiri (single business unit) dimana manajer perusahaan berwenang penuh mengambil keputusan investasi, maka manajer perusahaan sebagai pusat investasi.
b. Organisasi Divisional
Dalam organisasi divisional, pembagian organisasi didasarkan pada divisi-divisi penghasil laba. Di bawah setiap divisi dibagi atas dasar fungsi. Fungsi yang ada di bawah divisi meliputi fungsi produksi, fungsi pemasaran, dan fungsi administrasi dan umum. Setiap divisi merupakan pusat laba dan mungkin sekaligus sebagai pusat investasi.
Fungsi produksi yang ada di bawah divisi merupakan pusat biaya.
Fungsi pemasaran yang ada di bawah divisi merupakan pusat pendapatan dan pusat biaya.
B. Akuntansi Pertanggungjawaban
Akuntansi pertanggungjawaban muncul sebagai akibat dari adanya pendelegasian wewenang. Pendelegasian wewenang adalah pemberian wewenang oleh manajer lebih atas kepada manajer yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritas secara eksplisit dari manajer pemberi wewenang pada waktu wewenang teersebut akan dilaksanakan. Trisnawati (2006 : 5), ada tiga alasan mengapa manajer mendelegasikan wewenangnya, yaitu:
a. banyaknya pekerjaan seorang manajer sehingga tidak mungkin dikerjakan oleh manajer tersebut.
b. mengikutsertakan bawahan serta memberikan kesempatan dalam menunjukkan prestasinya di perusahaan.
c. perlunya orang-orang untuk menggantikannya apabila manajer tidak berada dalam perusahaan.
Walaupun ada tugas dan wewenang yang didelegasikan atasan kepada bawahan, namun otoritas pimpinan tetap dipertahankan. Sebagai konsekuensi dari orang yang menerima wewenang, ia harus mempertanggungjawabkan wewenang tersebut kepada atasannya. Tanggung jawab adalah suatu kewajiban untuk melaksanakan wewenang yang dilimpahkan, dimana terjadi pelimpahan suatu peranan perorangan atau dalam kelompok, untuk berperan dalam kegiatan.
1. Pengertian Akuntansi Pertanggungjawaban
Akuntansi pertanggungjawaban merupakan salah satu konsep dari akuntansi manajemen dan merupakan suatu sistem dalam akuntansi yang dikaitkan dan disesuaikan dengan pusat-pusat pertanggungjawaban yang ada dalam organisasi. Istilah akuntansi pertanggungjawaban ini akan mengarah pada proses akuntansi yang melaporkan sampai bagaimana baiknya manajer pusat pertanggungjawaban memimpin, mengatur, mengarahkan pekerjaan yang langsung dibawah pengawasannya dan yang merupakan tanggungjawabnya. Akuntansi pertanggungjawaban merupakan alat yang dipakai untuk mengendalikan biaya, karena dalam akuntansi pertanggungjawaban biaya-biaya diakumulasikan dan dilaporkan dalam suatu pusat pertanggungjawaban tertentu.
Hansen (2005 : 116), “Akuntansi pertanggungjawaban adalah sistem yang mengukur berbagai hasil yang dicapai oleh setiap pusat pertanggungjawaban menurut informasi yang dibutuhkan para manajer untuk mengoperasikan pusat pertanggungjawaban mereka”. Menurut Samryn (2001 :
258), “Akuntansi pertanggungjawaban merupakan suatu sistem akuntansi yang digunakan untuk mengukur kinerja setiap pertanggungjawaban sesuai dengan informasi yang dibutuhkan manajer untuk mengoperasikan pusat pertanggungjawaban mereka sebagai bagian dari sistem pengendalian manajemen”. Sedangkan pengertian akuntansi pertanggungjawaban menurut Mulyadi (2001 : 218) adalah sebagai berikut.
Akuntansi pertanggungjawaban adalah suatu sistem akuntansi yang disusun sedemikan rupa sehingga pengumpulan dan pelaporan biaya dan pendapatan dilakukan sesuai dengan pusat pertanggungjawaban dalam organisasi, dengan tujuan agar dapat ditunjuk orang atau kelompok orang yang bertanggungjawab atas penyimpangan biaya dan pendapatan yang dianggarkan.
Dari pengertian akuntansi pertanggungjawaban menurut Mulyadi (2001 : 218), ia menyimpulkan bahwa syarat untuk dapat menerapkan akuntansi pertanggungjawaban yaitu:
a. struktur organisasi.
Dalam akuntansi pertanggungjawaban struktur organisasi harus menggambarkan aliran tanggung jawab, wewenang, dan posisi yang jelas untuk setiap unit kerja dari setiap tingkat manajemen selain itu harus menggambarkan pembagian tugas dengan jelas pula. Dengan demikian wewenang mengalir dari tingkat manajemen atas ke bawah, sedangkan tanggung jawab adalah sebaliknya.
b. anggaran.
Dalam akuntansi pertanggungjawaban setiap pusat pertanggungjawaban harus ikut serta dalam penyusunan anggaran karena anggaran merupakan gambaran rencana kerja para manajer yang akan dilaksanakan dan sebagai dasar dalam penilaian kerjanya.
c. penggolongan biaya.
Pemisahan biaya ke dalam biaya terkendalikan dan tidak terkendalikan perlu dilakukan dalam akuntansi pertanggungjawaban. Karena tidak semua biaya yang terjadi di dalam satu bagian dapat dikendalikan oleh seorang manajer, maka hanya biaya-biaya terkendalikan yang harus dipertanggungjawabkan olehnya.
d. sistem akuntansi biaya.
Setiap tingkatan manajemen merupakan pusat biaya dan akan dibebani dengan biaya-biaya yang terjadi didalamnya yang dipisahkan antara
biaya terkendalikan dengan biaya tidak terkendalikan. Oleh karena biaya yang terjadi akan dikumpulkan untuk setiap tingkatan manajer maka biaya harus digolongkan dan diberi kode sesuai dengan tingkatan manajemen yang terdapat dalam struktur organisasi.
e. sistem pelaporan biaya.
Bagian akuntansi biaya setiap bulannya membuat laporan pertanggungjawaban untuk setiap pusat-pusat biaya. Isi dari laporan pertanggungjawaban disesuaikan dengan tingkatan manajemen yang akan menerimanya.
Syarat-syarat yang telah diuraikan sebelumnya dalam menerapkan akuntansi pertanggungjawaban menunjukkan bahwa penerapan akuntansi pertanggungjawaban yang baik harus memiliki standar yang telah ditentukan dan jika ternyata salah satu syarat diatas tidak terpenuhi maka harus ada perbaikan-perbaikan untuk menyempurnakannya.
2. Tujuan dan Manfaat Akuntansi Pertanggungjawaban
Dari beberapa definisi yang dikemukakan para ahli jelaslah bahwa tujuan akuntansi pertanggungjawaban adalah mengajak para karyawan untuk melakukan pekerjaan yang benar serta dapat bertanggungjawab atas penyimpangan biaya maupun penghasilan (pendapatan) perusahaan. Adapun keuntungan dari akuntansi pertanggungjawaban itu sendiri adalah individu dalam organisasi ikut berperan serta dalam mencapai sasaran perusahaan secara efektif dan efisien. Menurut Mulyadi (2001 : 174), informasi akuntansi pertanggungjawaban yang berupa informasi yang akan datang bermanfaat untuk penyusunan anggaran. Sedangkan informasi akuntansi pertanggungjawaban yang berupa informasi masa lalu bermanfaat sebagai penilai prestasi manajer pusat pertanggungjawaban dan pemotivasi manajer.
Dari kutipan menurut Mulyadi tersebut, dapat dimukakan tiga manfaat dari akuntansi pertanggungjawaban, yaitu sebagai berikut.
a. Akuntansi pertanggungjawaban sebagai dasar penyusunan anggaran.
Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan proses penetapan peran dalam usaha pencapaian sasaran perusahaan. Dalam proses penyusunan anggaran ditetapkan siapa yang akan berperan dalam melaksanakan sebagian aktivitas pencapaian sasaran perusahaan dan ditetapkan pula sumber daya yang disediakan bagi pemegang peran tersebut untuk memungkinkan melaksanakan perannya. Sumber daya yang disediakan untuk memungkinkan manajer berperan dalam usaha pencapaian sasaran perusahaan tersebut diukur dengan satuan moneter standar yang berupa informasi akuntansi. Oleh karena itu, penyusunan anggaran hanya mungkin dilakukan jika tersedia informasi akuntansi pertanggungjawaban, yang mengukur berbagai nilai sumber daya yang disediakan bagi setiap manajer yang berperan dalam usaha pencapaian sasaran yang telah ditetapkan dalam tahun anggaran. Dengan demikian, anggaran berisi informasi akuntansi pertanggungjawaban yang mengukur nilai sumber daya yangdisediakan selama tahun anggaran bagi manajer yang diberi peran untuk mencapai sasaran perusahaan.
b. Penilai kinerja manajer pusat pertanggungjawaban.
Informasi akuntansi pertanggungjawaban merupakan informasi yang penting dalam proses perencanaan dan pengendalian aktivitas organisasi, karena informasi tersebut menekankan hubungan antara informasi dengan
manajer yang bertanggungjawab terhadap perencanaan dan realisasinya.
Pengendalian dapat dilakukan dengan cara memberikan peran bagi setiap manajer untuk merencanakan pendapatan dan/atau biaya yang menjadi tanggung jawabnya, dan kemudian menyajikan informasi realisasi pendapatan dan/atau biaya tersebut menurut manajer yang bertangungjawab. Dengan demikian, informasi akuntansi pertanggungjawaban mencerminkan skor yang dibuat oleh setiap manajer dalam menggunakan berbagai sumber daya untuk melaksanakan peran manajer tersebut dalam mencapai sasaran perusahaan.
c. Dapat menjadi media untuk memotivasi manajer agar dapat mencapai tujuan yang ditetapkan sesuai dengan tanggungjawabnya.
Orang akan memiliki motivasi untuk berusaha jika ia berkeyakinan bahwa suatu kinerja akan diberi penghargaan. Penilaian kinerja yang memberikan penghargaan akan berpengaruh langsung pada motivasi manajer untuk meningkatkan kinerja. Informasi akuntansi pertanggungjawaban yang berisikan laporan pertanggungjawaban manajer dapat dijadikan sebagai tolak ukur untuk menilai prestasi manajer yang tentunya secara positif mendorong manajer untuk meningkatkan kinerjanya. Maksimalisasi motivasi manajer dan karyawan berarti membangkitkan dorongan dalam diri setiap orang untuk mengerahkan semua usahanya dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Motivasi dapat dibangkitkan secara langsung yaitu dengan memberikan penghargaan berupa bonus dan promosi. Penghargaan tidak langsung dilakukan dengan memberikan
tunjangan kesejahteraan karyawan seperti asuransi, honorarium, liburan atau tunjangan lainnya.
3. Kondisi-kondisi yang Menunjang Efektivitas Penerapan Akuntansi Pertanggungjawaban
Menurut Supriyono (2000 : 142) akuntansi pertanggungjawaban dapat digunakan dengan baik apabila terdapat kondisi-kondisi sebagai berikut.
a. Luas wewenang dan tanggung jawab pembuatan keputusan harus ditentukan dengan baik melalui struktur organisasi.
b. Manajer pusat pertanggungjawaban harus berperan serta dalam penentuan tujuan yang digunakan untuk mengukur kinerjanya.
c. Manajer pusat pertanggungjawaban harus berusaha untuk mencapai tujuan yang ditentukan untuknya dan untuk pusat pertanggungjawabannya.
d. Manajer pusat pertanggungjawaban harus bertanggung jawab atas kegiatan pusat pertanggungjawaban yang dapat dikendalikannya.
e. Hanya biaya, pendapatan, laba, dan investasi yang terkendalikan oleh manajer pusat pertanggungjawaban yang harus dimasukkan kedalam laporan kinerjanya.
f. Laporan kinerja dan umpan baliknya untuk manajer pusat pertanggungjawaban harus disajikan tepat waktu.
g. Laporan kinerja harus menyajikan secara jelas selisih ang terjadi, tindaan koreksi, dan tindak lanjutnya sehingga memungkinkan diterapkannya prinsip pengecualian.
h. Harus ditentukan dengan jelas peranan kinerja manajemen terhadap struktur balas jasa atau perangsang dalam perusahaan.
i. Sistem akuntansi pertanggungjawaban hanya mengukur salah satu kinerja manajer pusat pertanggungjawaban, yaitu kinerja keuangan.
Selain kinerja keuangan, seorang manajer dapat dinilai kinerjanya atas dasar tingkat kepuasan karyawan, moral, dan sebagainya.
Sebelum sistem akuntansi pertanggungjawaban disusun, harus lebih dahulu dipelajari garis wewenang dan tanggung jawab pembuatan keputusan sehingga dapat ditentukan pusat-pusat pertanggungjawaban yang ada dalam organisasi. Sistem akuntansi pertanggungjawaban dirancang khusus sesuai
dengan struktur organisasi untuk dapat menyajikan laporan-laporan kinerja yang berguna dalam menilai sumbangan manajer tingkat tertentu dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
4. Fungsi Akuntansi Pertanggungjawaban
Dari beberapa penjelasan dimuka, terlihat bahwa sistem akuntansi pertanggungjawaban berfungsi sebagai alat pencatatan, pelaporan dan pengawasan (pengendalian). Penjelasan menurut Siagian (2004 : 29) sebagai berikut.
a. Pencatatan
Pusat pertanggungjawaban akan mengumpulkan semua biaya yang terjadi pada pusat pertanggungjawabannya dan melakukan pencatatan terhadap biaya-biaya tersebut.
b. Pelaporan
Setelah kegiatan-kegiatan pada pusat pertanggungjawaban terjadi, pusat pertanggungjawaban akan mempertanggungjawabkan semua aktivitasnya dengan membuat suatu laporan pertanggungjawaban.
Tidak semua biaya menjadi tanggungjawab manajer pusat pertanggungjawaban, melainkan hanya biaya-biaya terkendali saja (controllable cost).
c. Pengawasan
Akuntansi pertanggungjawaban dapat digunakan sebagai alat pengawasan biaya karena akuntansi pertanggungjawaban mengumpulkan semua informasi akuntansi dari pusat-pusat pertanggungjawaban mengenai biaya maupun pendapatan, baik yang berupa anggaran maupun hasil produksi maupun hasil aktivitas sebenarnya. Dengan akuntansi pertanggungjawaban pimpinan perusahaan dapat melakukan pengawasan biaya secara efisien dari performance report masing-masing pusat pertanggungjawaban.
C. Performance Report sebagai Alat Pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban yang lebih lazim dikenal dengan laporan kinerja (performance report) merupakan laporan yang menampilkan data dari
pusat pertanggungjawaban yang membandingkan hasil yang sebenarnya dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya, serta mengidentifikasi masalah yang timbul dari selisih yang terjadi. Oleh sebab itu performance report haruslah disusun sesuai prinsip dasar laporan yang terjadi dan laporan yang efektif.
Menurut Usry (1995 : 467), performance report memiliki dua tujuan, yaitu:
a. memberi informasi kepada manajer yang mengawasnya mengenai pelaksanaan kerja mereka dalam bidang-bidang yang menjadi pertanggungjawabannya.
b. mendorong para manajernya dan pengawasnya untuk mengambil tindakan langsung yang diperlukan guna memperbaiki pelaksanaan kerja.
1. Prinsip Dasar Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban
Langkah pertama dalam sistem pelaporan pertanggungjawaban adalah pembentukan garis dan bidang pertanggungjwaban. Setiap kotak pada bagan organisasi mewakili satu segmen (pusat biaya, divisi, departemen, dan lain- lain) yang membuat laporan dan yang menerima laporan mengenai fungsi- fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Mulyadi mengemukakan bahwa dasar-dasar yang melandasi penyusunan sebuah laporan pertanggungjawaban biaya adalah sebagai berikut.
a. Jenjang terbawah diberi laporan ini adalah tingkat manajer bagian.
b. Manajer jenjang terbawah diberi laporan pertanggungjawaban biaya yang diberi rincian mengenai realisasi biaya dibandingkan dengan anggaran biaya yang disusunnya.
c. Manajer jenjang diatasnya diberi laporan mengenai realisasi biaya pusat pertanggungjawaban sendiri dan ringkasan realisasi biaya yang dikeluarkan oleh manajer-manajer yang erada dibawah wewenangnya, yang disajikan dalam bentuk perbandingan dengan anggaran biaya yang disusun oleh wewenang-wewenang manajer yang bersangkutan.
d. Semakin ke atas laporan pertanggungjawaban biaya disajikan semakin ringkas.
Sebagai informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan, laporan yang dihasilkan sistem akuntansi pertanggungjwaban harus memperhatikan ciri-ciri pokok sebagai berikut.
a. Laporan harus sesuai dengan bagan organisasi, artinya ditujukan pada pribadi-pribadi pertanggungjawaban mengontrol bidang yang dilaporkan.
b. Bentuk laporan ini harus konsisten setiap kali diterbitkan.
c. Laporan harus cepat dan tepat waktu.
d. Laporan harus diterbitkan secara teratur.
e. Laporan harus mudah dimengerti.
f. Laporan harus memberikan perincian yang cukup namun tidak berlebihan.
g. Laporan harus memberi angka-angka yang dapat dibandingkan (perhitungan antara angka aktual dengan anggaran atau standar yang ditentukan dengan hasil aktual) dan harus menunjukkan varians- varians yang terjadi.
h. Laporan harus bersifat analisis.
i. Laporan manajemen harus dinyatakan baik dalam unit fisik maupun dalam unit uang, sebab dalam informasi dalam nilai uang mungkin tidak relevan bagi pengawas yang tidak mengerti bahasa akuntansi.
j. Laporan dapat lebih menonjolkan keefisienan dan tidak keefesienan dalam departemen-departemen.
2. Jenis Laporan Pertanggungjawaban Biaya
Jika ditinjau dari sudut yang menggunakan informasi, maka laporan informasi dapat dibagi atas dua jenis laporan, yaitu sebagai:
a. laporan ekstern, yaitu laporan-laporan yang ditujukan pada pihak luar perusahaan.
b. laporan intern, yaitu laporan-laporan untuk kepentingan manajemen intern dalam menjalankan atau melaksanakan kegiatan perusahaan.
Bila dilihat dari kedua hal yang sebelumnya, maka laporan pertanggungjawaban termasuk dalam laporan intern. Laporan intern perusahaan dapat dikelompokkan dalam dalam 3 kelompok, yaitu:
a. laporan perencanaan (planning report) b. laporan pengawasan (control report) c. laporan informasi (information report)
Dari ketiga laporan di atas, laporan dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu:
a. laporan prestasi (performance report) b. laporan informasi (pnformation report)
Dalam hal ini laporan prestasi (performance report) merupakan suatu laporan yang menampilkan data dari pusat pertanggungjawaban, yang membandingkan keadaan yang sebenarnya dengan anggaran yang telah dibuat sebelumnya, dibuat secara berkala dalam bentuk dan format yang tetap.
Menurut Mulyadi (2001 : 195), jenis laporan pertanggungjawaban biaya digolongkan menjadi tiga kelompok sesuai dengan jenjang organisasi, sebagai berikut.
a. Laporan pertanggungjawaban biaya – manajer bagian Laporan ini disajikan untuk para manajer bagian
b. Laporan pertanggungjawaban biaya – manajer departemen Laporan ini disajikan untuk para manajer departemen c. Laporan pertanggungjawaban biaya – direksi
Laporan ini disajikan kepada direktur utama, produksi, pemasaran.
Format umum laporan pertanggungjawaban biaya yang dikemukakan oleh Mulyadi dapat dilihat pada gambar berikut:
Tabel 2.1 Format Umum Laporan Pertanggungjawaban Biaya Bagian/Departemen/Direktur Laporan Pertanggungjawaban Biaya Bulan Kode
Rek.
Jenis Biaya/
Pusat Biaya
Bulan Ini Sampai Dengan Bulan Ini
Realisasi Anggaran Penyimpangan Realisasi Anggaran Penyimpangan
Sumber : (Mulyadi, Akuntansi Manajemen Kosep, Manfaat dan rekayasa, Edisi Tiga, Jakarta : PT. Salemba Empat, 2001, hal 195)
D. Pengendalian Biaya
1. Pengertian dan Tujuan Pengendalian Biaya 1.1 Pengertian Pengendalian Biaya
Pengertian biaya menurut Hansen (2004 : 40) dikemukakan bahwa,
”Biaya adalah kas yang dikeluarkan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan memberikan manfaat saat ini atau di masa yang akan datang bagi organisasi”. Dari pengertian biaya diatas dapat disimpulkan bahwa biaya merupakan pengorbanan yang dapat diukur dengan satuan uang atas kepemilikan barang atau jasa untuk suatu tujuan tertentu dan jangka waktu atau masa manfaat dari pengorbanan tersebut melebihi satu periode akuntansi. Berdasarkan uraian tersebut, maka biaya adalah pengorbanan yang memiliki syarat-syarat sebagai berikut.
1. Merupakan pengorbanan sumber ekonomi 2. Diukur dalam satuan uang
3. Yang terjadi atau yang secara potensial terjadi 4. Pengorbanan tersebut untuk tujuan tertentu
6. Adanya kewajiban yang berakibat pada penurunan ekuitas
Jadi pengorbanan yang mencakup syarat tersebut dapat dianggap sebagai biaya sedangkan pengorbanan yang tidak menghasilkan manfaat dapat dianggap sebagai pemborosan (kerugian pada perusahaan). Sedangkan, pengertian pengendalian menurut Garrison (2003 : 97), ”Pengendalian dapat didefenisikan sebagai proses penentuan, apa yang dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar”. Menurut pengertian tersebut, pengendalian merupakan fungsi yang dijalankan manajer untuk menjamin bahwa organisasi dan tindakan-tindakan anggotanya bergerak kearah tujuan yang sudah ditetapkan.
Pertama sekali yang dilakukan dalam pengendalian adalah menetapkan standar kinerja, mengukur kinerja nyata dan membandingkannya dengan standar yang sudah ditentukan. Jika ternyata terjadi penyimpangan maka dilakukan tindakan perbaikan. Jadi, pengendalian biaya adalah untuk membandingkan biaya yang seharusnya (dianggarkan) dengan biaya-biaya yang sesungguhnya terjadi dan bila terjadinya selisih maka selisihnya perlu dianalisis lebih jauh, sehingga diketahui faktor penyebab penyimpangan yang terjadi sampai pada dilakukannya tindakan koreksi.
1.2 Tujuan Pengendalian Biaya
Pengendalian dilakukan manajemen bertujuan antara lain:
a. untuk mengetahui apakah suatu pelaksanaan itu berjalan sesuai dengan rencana yang digariskan
b. untuk mengetahui apakah segala sesuatu yang dilaksanakan sesuai dengan instruksinya
c. untuk mengetahui kualitas-kualitas dan kelemahan dalam bekerja d. untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan secara berdaya
guna
e. untuk mencari jalan keluar, bilamana ditemui kesulitan-kesulitan Pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan, tetapi berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahan. Jadi, pengendalian biaya dilakukan sebelum proses, saat proses, setelah proses yakni hingga hasil akhir diketahui.
2. Proses Pengendalian Biaya
Menurut Trisnawati (2006 : 20), proses pengendalian dilakukan secara bertahap melalui langkah-langkah sebagai berikut:
a. menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian biaya.
b. mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
c. membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.
d. melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
3. Penentuan Pengendalian (Kontrolabilitas) Biaya
Terjadinya biaya pada pusat pertanggungjawaban tidak selalu sebagai akibat dari keputusan yang diambil oleh manajer pusat pertanggungjawaban yang bersangkutan. Karena tidak semua biaya yang terjadi dapat dikendalikan oleh manajer, maka dalam pengumpulan dan pelaporan biaya setiap pusat pertanggungjawaban harus dipisahkan antara biaya terkendalikan dan biaya tidak terkendalikan. Hanya biaya-biaya yang terkendalikan oleh manajer pusat pertanggungjawaban, yang disajikan dalam laporan biaya dan dimintakan pertanggungjawaban daripadanya. Oleh karena itu, akuntansi pertanggungjawaban biasanya menitikberatkan pada pertanggungjawaban biaya pusat pertanggungjawaban. Menurut Samryn (2001 : 264) biaya dapat digolongkan atas dasar pengaruh manajer terhadap biaya, penggolongannya adalah sebagai berikut:
1. biaya terkendali adalah biaya yang secara langsung dapat dipengaruhi oleh seorang pimpinan tertentu dalam jangka waktu tertentu.
2. biaya tidak terkendali adalah biaya yang tidak dapat dipengaruhi oleh seorang pimpinan atau pejabat tertentu berdasarkan wewenang yang dimilikinya atau tidak dapat dipengaruhi oleh seorang pejabat dalan jangka waktu tertentu.
Biaya-biaya yang sepenuhnya tidak dapat dikendalikan tidak akan memerlukan keputusan dan pertimbangan manajer karena hal itu tidak dapat mempengaruhi biaya, diabaikan dalam evaluasi manajer. Sebaliknya biaya- biaya yang dapat dikendalikan memberikan bukti tentang kinerja seorang manajer, sehingga memberikan manfaat dalam pengambilan keputusan. Untuk memisahkan biaya kedalam biaya terkendalikan dan tidak terkendalikan pada kenyataannya seringkali ditemui kesulitan. Hanya sedikit biaya yang
terjadinya menjadi tanggungjawab seseorang. Pedoman untuk menetapkan apakah suatu biaya dapat dibebankan sebagai tanggungjawab seorang manajer pusat pertanggungjawaban menurut Larosa (2004 : 26) adalah sebagai berikut.
a. Jika seorang manajer memiliki wewenang, baik dalam perolehan maupun penggunaan jasa, ia harus dibebani dengan biaya jasa tersebut.
Seseorang manajer jelas dapat mempengaruhi jumlah suatu biaya jika ia memiliki wewenang dalam memperoleh dan menggunakan jasa.
Manajer pemasaran yang mempunyai wewenang memutuskan media prosmosi dan jumlah biayanya, bertanggungjawab penuh terhadap terjadinya biaya tersebut.
b. Jika seorang manajer dapat secara signifikan mempengaruhi jumlah biaya tertentu melalui tindakannya sendiri, ia dapat dibebani dengan biaya tersebut. Seorang manajer mungkin tidak mempunyai wewenang dalam memutuskan pemerolehan barang atau jasa, baik harga maupun jumlahnya, namun dapat secara signifikan mempengaruhi jumlah pemakainya. Dalam hal ini, ia dapat dibebani tanggung jawab pemakaian barang atau jasa tersebut.
c. Meskipun seorang manajer tidak dapat secara signifikan dapat mempengaruhi jumlah biaya tertentu melalui tindakan langsingnya sendiri, ia dapat juga dibebani biaya tersebut, jika manajemen puncak menghendaki agar ia menaruh perhatian sehingga ia dapat membantu manajer lain yang bertanggungjawab untuk mempengaruhi biaya tersebut.
Menurut Mulyadi (2001 : 169), biaya tidak terkendalikan dapat diubah menjadi biaya terkendalikan melalui dua cara yang saling berkaitan.
a. Dengan mengubah dasar pembebanan dari alokasi ke pembebanan langsung.
b. Dengan mengubah letak tanggung jawab pengambilan keputusan.
E. Akuntansi pertanggungjawaban sebagai Alat Bantu Manajemen dalam Pengendalian Biaya
Pada umumnya perusahaan berorientasikan laba. Pencapaian laba yang
akuntansi pertanggungjawaban merupakan alat yang dipakai untuk mengendalikan biaya, karena dalam akuntansi pertanggungjawaban biaya-biaya dilaporkan menurut pusat pertanggungjawaban tertentu. Informasi akuntansi pertanggungjawaban merupakan informasi yang penting dalam proses perencanaan dan pengendalian aktivitas organisasi, karena informasi ini menekankan hubungan antara informasi dengan manajer yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan realisasinya. Pengendalian dapat dilakukan dengan cara memberikan peran bagi setiap manajer untuk merencanakan pendapatan dan biaya tersebut menurut manajer yang bertanggung jawab. Pada awal periode (tahun), setiap manajer harus melaporkan hasil dari perencanaan yang berupa anggaran, supaya dapat dilakukan pengendalian. Pada akhir periode, setiap manajer juga harus membuat laporan pertanggungjawaban yang dinamakan performance report yang berisi tentang perbandingan anggaran dan realisasi yang merupakan alat bantu pengendalian.
Pada penelitian ini, saya lebih menekankan kepada pengendalian biayanya.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya biaya merupakan pengorbanan yang dapat diukur dengan satuan uang atas kepemilikan barang atau jasa untuk suatu tujuan tertentu dan jangka waktu atau masa manfaat dari pengorbanan tersebut melebihi satu periode akuntansi. Dapat disimpulkan biaya sangat mempengaruhi laba operasi sebuah perusahaan. Oleh karena itu, biaya harus dapat dikendalikan pengeluarannya, karena tanpa adanya pengendalian terhadap biaya dalam perusahaan, maka akan mengakibatkan perusahaan menderita kerugian.
Salah satu alat untuk mengendalikan penggunaan biaya dalam perusahaan adalah akuntansi pertanggungjawaban, karena dalam akuntansi pertanggungjawaban terdapat struktur organisasi perusahaan secara terperinci sehingga memudahkan pimpinan perusahaan untuk mendelegasikan wewenang kepada manajer yang ada dibawahnya Apabila terjadi penyimpangan dalam penggunaan biaya tersebut maka dapat dengan mudah pimpinan perusahaan untuk mencari siapa yang bertanggungjawab atas penyimpangan yang terjadi dalam biaya tersebut. Selain untuk memudahkan pendelegasian wewenang, dalam akuntansi pertanggungjawaban juga terdapat penyusunan anggaran biaya yang dilakukan oleh tiap-tiap departemen sehingga pihak departemen dapat mengendalikan biaya tersebut sesuai dengan anggaran yang telah dibuatnya.
F. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Berikut ini merupakan penelitian terdahulu sebagai referensi dalam penelitian yang dilakukan oleh penulis. Nasution (2003 : 69) yang melakukan penelitian pada perusahaan jasa yang bergerak di bidang real estate dan kontraktor menyatakan “sistem akuntansi pertanggungjawaban di perusahaan yang diteliti telah dilakukan dengan baik dan menerapkan konsep pengawasan manajemen, yaitu dengan adanya pusat pertanggungjawaban biaya”. Penelitian mengenai hubungan akuntansi pertanggungjawaban dengan efektivitas pengendalian biaya pada lima hotel di kota Tasikmalaya yang dilakukan oleh Trisnawati (2006) menunjukkan semakin baik penerapan akuntansi pertanggungjawaban pada perusahaan maka akan semakin baik pula efektivitas pengendalian biaya.
Penelitian mengenai peranan akuntansi pertanggungjawaban sebagai alat pengawasan biaya dan pengukuran kinerja pusat biaya pada sebuah perusahaan manufaktur di kota Medan yang dilakukan oleh Silalahi (2007) menyatakan akuntansi pertanggungjawaban lebih menekankan kepada penyusunan anggaran sebagai alat pengendalian dan ditemukan bahwa fungsi anggaran sebagai alat pengawasan biaya belum terlaksana secara maksimal pada perusahaan tersebut karena tidak adanya anggaran dari bidang-bidang yang terletak di bawah pusat pertanggungjawaban biaya.
Tabel 2.2
Tinjauan Penelitian Terdahulu Tahun
Penelitian Peneliti Judul Hasil Penelitian 2006 Susi
Trisnawati
Hubungan Antara Penerapan
Akuntansi
Pertanggungjawaban Dengan Efektivitas Pengendalian Biaya (Survei Pada 5 Hotel di Kota
Tasikmalaya)
Terdapat hubungan antara penerapan akuntansi pertanggungjawaban yang memadai dengan efektivitas pengendalian biaya pada
perusahaan. Dimana semakin baik penerapan akuntansi
pertanggungjawaban pada perusahaan maka akan semakin baik pula efektivitas pengendalian biaya. Sedangkan pengendalian biaya yang baik akan memudahkan penerapan akuntansi
pertanggungjawaban dalam perusahaan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
2007 Ronald Silalahi
Peranan Akuntansi Pertanggungjawaban Sebagai Alat
Pengawasan Biaya dan Pengukuran Kinerja Pusat Biaya Pada PT. VARIA SEKATA PANCUR BATU
Akuntansi pertanggungjawaban lebih menekankan kepada
penyusunan anggaran sebagai alat pengendalian dan ditemukan bahwa fungsi anggaran sebagai alat pengawasan biaya belum terlaksana secara maksimal karena tidak adanya anggaran dari bidang- bidang yang terletak di bawah pusat pertanggungjawaban biaya.
2003 Chairunnita Nst
Akuntansi
Pertanggungjawaban Sebagai Sistem Pengawasan Biaya PT. IRA WIDYA UTAMA MEDAN
Sistem akuntansi
pertanggungjawaban di perusahaan telah dilakukan dengan baik dan menerapkan konsep pengawasan manajemen, yaitu dengan adanya pusat pertanggungjawaban biaya.
Perusahaan dalam performance reportnya menyajikan hasil
kegiatan/realisasi yang terjadi pada masing-masing varians, namun alasan timbulnya varians belum dimuat di laporan yang
menyebabkan kesulitan pihak manajemen dalam mengambil keputusan.
Sumber: Hasil olahan peneliti
G. Kerangka Konseptual
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan kerangka konseptual untuk membantu melakukan pemahaman dan pembahasan masalah seperti dibawah ini:
Perum Pegadaian
General (TOP) Manajer
Pusat Biaya
Data Biaya Proses Akuntansi
Pertanggungjawaban Laporan Biaya Gambar 2.1
Kerangka Konseptual Sumber: Penulis, 2010
Perusahaan umum (Perum) Pegadaian menganut bentuk organisasi garis dan staff, dimana terdapat manajer pada masing-masing pusat pertanggungjawaban yang diberi kepercayaan/wewenang untuk mengelola (kekayaan) perusahaan. Salah satu kegiatan yang dilakukan manajer dalam mengelola (kekayaan) perusahaan adalah pengendalian (pusat) biaya. Dalam mengendalikan pusat biaya ini, dibutuhkan anggaran biaya yang dibuat pada awal periode (tahun) sebagai alat pengendalinya. Pada setiap akhir periode semua kegiatan yang berhubungan dengan biaya harus dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini akuntansi pertanggungjawaban yang merupakan bagian tak terpisahkan dari akuntansi manajemen membantu manajer dalam membuat sebuah laporan pertanggungjawaban biaya bagi manajemen puncak (pimpinan tertinggi perusahaah) yang dinamakan performance report. Laporan biaya ini harus disusun sedemikian rupa sehingga manajemen dapat segera mengetahui apa yang menjadi masalah dan dapat segera melakukan tindakan koreksi. Jika terdapat kesalahan yang fatal, maka manajer yang membawahi pusat pertanggungjawaban tersebut akan diberi sanksi (punishment), dan sebaliknya, jika kinerja manajer tersebut baik, maka akan diberikan penghargaan (award).
