SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan
Pendahuluan
Salah satu factor kunci sukses dan keberlanjutan organisasi adalah adanya system pelaporan keuangan dan monitoring yang kuat. Tanpa hal tersebut sulit untuk diketahui bagaimana seluruh posisi keuangan organisasi, dan bagaimana sumber daya organisasi digunakan. Upaya yang dapat dilakukan untuk menjamin adanya proses pelaporan yang konsisten dan menerus, serta dapat digunakan sebagai fungsi monitoring pengelolaan keuangan adalah dengan melakukan pengukuran kinerja pembukuan.
Pengukuran kinerja pembukuan merupakan suatu kegiatan yang menjadi tanggung jawab team fasilitator dengan coordinator fasilitator secara langsung dan pihak-pihak yang terkait untuk memastikan dan menjamin bahwa pengelolaan keuangan (manajemen keuangan) di tingkat LKM yang secara operasional dilakukan oleh bendahara. Kegiatan pengukuran kinerja ini selaras dengan tujuan umum dan tujuan khusus dalam manajemen keuangan LKM.
Tata Laksana Pencatatan Keuangan
Tujuan dari petunjuk pencatatan keuangan adalah (a) Meningkatkan tata cara pengelolaan keuangan dan pelaksanaan teknis di lapangan; (b) Mengetahui tata cara penggunaan dana;
(c) Dalam tahap awal dapat diketahui tingkat efesiensi atau adanya penyimpangan dalam penggunaan dana; (d) Memudahkan dalam pembuatan laporan kepada pihah proyek;
(e) Memudahkan pemeriksaan dalam penggunaan uang.
Kegiatan ini dilakukan dengan beberapa pertimbangan yaitu ;
1. Merupakan wujud nyata adanya proses pendampingan yang benar-benar dilakukan secara langsung oleh fasilitator berkaitan dengan pengelolaan keuangan. Proses pendampingan ini secara nyata ditunjukkan adanya peningkatan kemampuan masyarakat dalam mengelola keuangan. Dimana setiap kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan didasarkan pada AD/ART LKM dan standar manajemen keuangan yang telah ditetapkan.
2. Pembelajaran kepada masyarakat berkaitan dengan proses pencatatan dan pelaporan keuangan yang baik dan benar untuk menjamin adanya akuntabilitas pengelolaan keuangan. Pembelajaran ini ditunjukkan dengan dilakukannya proses pencatatan seluruh transaksi keuangan dengan tepat waktu dan menyajikan laporan keuangan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
3. Memastikan bahwa seluruh pelaksanaan kegiatan didasarkan atas rencana kegiatan yang telah disusun dan diputuskan oleh masyarakat setempat dan sesuai dengan tujuan yang tertuang dalam dokumen perencanaan jangka menengah (Proaksi).
Tujuan Pengukuran Kinerja
Tujuan dilakukannya Pengukuran Kinerja manajemen keuangan di LKM adalah :
1. Memastikan bahwa seluruh kebijakan keuangan di tingkat LKM (bendahara) telah ditetapkan sesuai dengan SOP
2. Memastikan seluruh transaksi keuangan telah dilakukan sesuai dengan prinsip dasar manajemen keuangan
3. Memastikan seluruh transaksi keuangan dicatat dan dilaporkan tepat waktu dan layak
4. Memastikan akuntabilitas pengelolaan keuangan sehingga dapat ditunjukkan kepada pihak pemberi dana dan penerima manfaat bahwa keuangan proyek telah digunakan sebagaimana mestinya.
Tanggung jawab Pelaksanaan Pengukuran Kinerja
Pengukuran Kinerja Pembukuan dilakukan oleh fasilitator. Pengukuran kinerja ini sebagai wujud pernyataan fasilitator bahwa proses pengelolaan keuangan yang dilakukan LKM benar-benar telah dilakukan sesuai dengan standar yang berlaku.
Secara umum, pengukuran kinerja ini memastikan akuntabilitas pengelolaan keuangan LKM.
Kelayakan dan keabsahan Pengukuran Kinerja sepenuhnya menjadi tanggungjawab fasilitator (pendamping lapangan). Sedangkan uji kebenaran dan keabsahan dilakukan oleh koordinator fasilitator, tim trainer, PMAC secara acak dan representatif dari sejumlah desa dampingan. Oleh sebab itu, pengukuran kinerja pembukuan ini secara langsung menjadi tanggung jawab fasilitator dan secara tanggung renteng menjadi tanggungjawab koordinator fasilitator, tim trainer dan konsultan pendamping.
Laporan keuangan dan kemajuan Proyek
Penanggungjawab laporan bulanan adalah ketua LKM. Ketua LKM dalam tugas pencatatan keuangan dibantu oleh Bendahara Keuangan, paling lambat setiap tanggal 5 bulan berikutnya LKM wajib memberikan laporan keuangan dan kemajuan fisik kepada DPMU sebagai dasar untuk menyusun laporan (Project Management Report). Laporan Bulanan LKM disusun berdasarkan Laporan mingguan.
Sistem Dokumentasi
Hal –hal yang wajib diperhatikan dalam pendokumentasian LKM adalah sebagai berikut : 1. Dana tunai dan semua bukti transakasi sebaiknya disipan ditempat yang aman (lemari
yang terkunci/ Brankas)
2. Semua bentuk arsip,Laporan keuangan dan catatan lainnya disimpan minimal sampai dengan 5 tahun setelah berakhirnya Proyek.
3. Masyarakat berhak untuk meneliti serta melihat laporan yang dibuat oleh LKM
Indikator Keberhasilan Pencatatan Keuangan
1. Tidak terdapat penyimpangan dalam penggunaan dana
2. Laporan keuangan dan kemajuan proyek siap disampaikan setiap waktu dan ditempelkan di papan pengumuman
3. Setiap transaksi paling lambat dibukukan 1 hari setelah transaksi terjadi oleh bendahara LKM baik transaksi yang bersifat tunai maupun kredit.
4. Tanda bukti lengkap dan disusun rapi sesuai dengan urutannya. Bukti bukti asli harus dilampirkan. Dokumen Pendukung disusun berdasarkan tanggal transaksi dan ditempelkan pada kertas A4 kemudian dijilid. Dokumen Pendukung adalah berupa bukti- bukti pembelian dan pembayaran seperti bon, kwitansi, nota, slip pengambilan, bukti transfer dan bukti-bukti lain yang dapat dipertanggung jawabkan keabsahannya dengan selalu terdapat stempel penjual untuk bukti yang berasal dari pihak luar dan stempel LKM dan penerima untuk bukti yang berasal dari dalam/ dikeluarkan sendiri oleh LKM, dokumen ini disimpan sampai 5 tahun setelah berakhirnya proyek. Pastikan bahwa bukti yang ada merupakan bukti asli dan tanggal bukti sesuai dengan pengeluaran pembiayaan apakah bukti tersebut dibiayai dari kas atau bank. Bukti disajikan secara rinci dan jelas dan tidak bersifat global.
5. Setiap transaksi/Pengambilan Tunai dari Rekening Bank harus di buat Rencana Penggunaan Dana (RPD), dan begitu juga harus membuat Laporan atas Penggunaan Dana tersebut (LPD).
6. Semua format formulir diisi dengan benar dan jelas serta tidak terdapat kesalahan didalamnya.
7. Pencatatan rapi dan siap dilakukan pemeriksaan setiap saat
8. Jumlah saldo buku kas sama dengan uang tunai yang terdapat dalam kas LKM 9. Saldo Buku Kas tidak diperbolehkan melebihi nilai Rp 2.000.000
10. Setiap tanggal 25 laporan keuangan ditutup, dijumlahkan dan dibuat saldo akhirnya, saldo akhir bulan yang lalu menjadi saldo awal bulan berikutnya yang seterusnya akan berpengaruh pada jumlah bulan berikutnya, oleh sebab itu harus dilakukan penjumlahan secara teliti dan benar.
11. Laporan keuangan LKM harus ditandatangani oleh ketua dan bendahara setelah disertifikasi terlebih dahulu oleh fasilitator
12. Laporan keuangan ditempelkan dipapan informasi atau di tempat yang strategis sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada masyarakat.
Prosedur Pelaksanaan Pengukuran Kinerja
1. Proses Pengukuran Kinerja Pembukuan LKM dilakukan secara terus menerus dan periodik oleh fasilitator dengan menggunakan form Pengukuran Kinerja, untuk seluruh desa dampingan setiap bulan.
2. Fasilitator harus melakukan pengukuran kinerja pengelolaan keuangan di LKM berkisar antara tanggal 25 sampai dengan akhir bulan
4. Seluruh Instrumen Pengukuran Kinerja, diarsipkan dan dijadikan sebagai lampiran dalam laporan bulanan Tim Fasilitator.
5. Setiap awal bulan Coordinator Fasilitator mengkompilasi seluruh hasil rekapitulasi Tim Fasilitator, dan kemudian memberikan laporan ke DMAC dengan tembusan ke DPMU.
Selanjutnya DMAC mengirimkan ke Team Leader PMAC paling lambat tanggal 5 pada setiap bulan. Dan PMAC mengirimkan hasil uji petik yang dilakukan kepada CMAC paling lambat tanggal 10 setiap bulan, dengan tembusan ke PPMU.
6. Pelaksanaan Pengukuran Kinerja dengan komposisi :
a. Fasilitator melakukan Pengukuran Kinerja sejumlah 100% dari seluruh LKM b. DMAC melakukan uji petik sejumlah 50% dari seluruh LKM.
c. PMAC melakukan uji petik 10% dari seluruh LKM.
d. CMAC melakukan uji petik 3% dari seluruh LKM di Provinsi
7. Paling lambat setiap tanggal 20 bulan berikutnya CMAC akan memuat (upload) hasil pengukuran kinerja pengelolaan keuangan ke dalam Wibesite, termasuk hasil uji petik yang dilakukan oleh DMAC/PMAC dan fasilitator.
Sasaran Pemeriksaan Pengukuran Kinerja
Pengukuran kinerja manajemen keuangan dilaksanakan dengan melakukan pemeriksaan terhadap pembukuan dan pencatatan transaksi lainnya terkait dengan pengelolaan keuangan Program Pamsimas di tingkat LKM melalui unit-unit yang ditunjuk. Dalam hal ini yang menjadi responden dalam pemeriksaan adalah pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan keuangan proyek dan pelaporan dalam hal ini organisasi LKM
Format Pengukuran Kinerja dan rekapitulasinya dapat dilihat di Lampiran - Instrumen Pengukuran Kinerja
Ketentuan Penilaian Kinerja Pembukuan
Untuk dapat menentukan nilai (skor) disetiap item, berikut ini diberikan ketentuan cara pengisian instrumen Pengukuran Kinerja Pembukuan;
a. Semua item jika jawabannya ”Ya” maka nilainya 1 dan jika jawabannya ”Tidak”
nilainya 0
b. Pengukuran Kinerja dinyatakan sangat baik jika total skor mencapai angka 13 c. Pengukuran Kinerja dinyatakan memadai jika total skor mencapai angka 9 s/d 12, d. Pengukuran Kinerja tidak memadai jika total skor mencapai angka < 9 atau total
skor sama dengan 9.
Instrumen Pengukuran Kinerja Sekretariat – LKM
Nama LKM : Kecamatan :
Desa/Kel. : Kab/Kota :
No Aspek Pengukuran Nilai Catatan
Kebijakan Keuangan
1 Semua Kebijakan disusun LKM berdasarkan AD/ART 2 LKM menyusun dan menetapkan RKM I & II
3 Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui oleh ketua LKM
Sistem Akuntansi
4 Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi
5 Pencatatan dilakukan tepat waktu dan laporan ditutup tanggal 25 setiap bulan
6 Rekening Bank menggunakan nama Lembaga bukan nama pribadi
7 Specimen Rekening Bank di tandatangani 3 orang dari LKM
8 Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai ditangan bendahara
Buku Kas :
- Tanggal : ...
- Jumlah : Rp. ...
Uang Tunai Di Bendahara:
- Tanggal : ...
- Jumlah : Rp. ...
9 Saldo buku bank sama dengan saldo di rekening bank 10 Dana Kas (tunai) di tangan Bendahara, tidak boleh lebih
dari Rp. 2 juta
Pelaporan dan Monitoring
11 Laporan keuangan & RKM di pasang di papan informasi pada tempat yang strategis
12 LKM melakukan pengeluaran dana berdasarkan RPD yang telah disetujui
13 LKM membuat pembukuan Laporan Pertanggung-jawaban Dana (LPD) berdasarkan atas RPD
Total Skor (TS)
..., ... - ... – 20...
Instrumen Pengukuran Kinerja Manajemen Keuangan
A. Petunjuk Umum
1. semua pertanyaan diberi nilai 1 untuk ”Ya” dan 0 untuk ”Tidak”
2. kolom catatan diisi sesuai dengan informasi tambahan sebagai klarifikasi keadaan yang sesungguhnya yang mungkin harus dijelaskan lebih rinci.
Contoh : Jika nilainya 0 penjelasan catatan sebagai berikut ;
Rekening Bank bukan atas nama lembaga
Saldo Kas tidak sama dengan saldo tunai di tangan bendahara dan tidak dapat dijelaskan
Tindak lanjut (rekomendasi) apa yang akan dilakukan oleh LKM sebagai follow up action fasilitator sehingga nilai berubah 1 dalam pengukuran mendatang.
B. Penjelasan Rinci per Item Pertanyaan
Aspek Pengukuran Penjelasan
Semua Kebijakan disusun LKM berdasarkan AD/ART
Adalah kebijakan dalam pengelolaan keuangan yang ditetapkan dan harus diterapkan berdasarkan pada AD/ART LKM menyusun dan menetapkan RKM RKM adalah Rencana Kerja Masyarakat
Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui oleh ketua LKM
Semua penerimaan dan pengeluaran dana di LKM menggunakan Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar yang diketahui (ditandatangani) oleh LKM (ketua atau anggota yang ditetapkan).
Jika terdapat satu saja bukti tidak ditandatangani oleh LKM, maka jawabnya TIDAK=0
Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi
Seluruh proses administrasi (notulensi, surat menyurat, pencatatan keuangan, penyajian laporan keuangan dan pengarsipan) dilakukan oleh sekretariat LKM
Pencatatan transaksi menggunakan format-format baku standar
Fasilitator melakukan cross-cek penjumlahan kebawah dan kesamping
Seluruh transaksi keuangan harus memiliki bukti pendukung yang cukup (transaksi dengan pihak ketiga harus memiliki bukti pendukung dari pihak ke tiga (seperti; Bon, Kwitansi, Nota atau bukti lainnya)
Jika terdapat satu transaksi saja tidak dicatat atau tidak memiliki bukti maka jawabnya TIDAK=0
Pencatatan dilakukan tepat waktu dan laporan ditutup tanggal 25 setiap bulan
Pencatatan transaksi keuangan (keluar atau masuk) dilakukan tepat waktu dan laporan keuangan pada bulan tersebut disajikan (ditutup) pada tanggal 25 setiap bulannya
Aspek Pengukuran Penjelasan
Jika terdapat penundaan pencatatan lebih dari 5 hari, maka jawabnya TIDAK=0
Rekening Bank menggunakan nama Lembaga bukan nama pribadi
Rekening Bank menggunakan nama ; LKM ...
sebagaimana yang tertera dalam akta notaris, kalau dengan nama pribadi jawabnya TIDAK=0
Specimen Rekening Bank di tandatangani 2 orang dari LKM dan 1 orang Fasilitator
Penandatanganan rekening bank (spesimen) terdiri dari 2 orang anggota LKM dan 1 orang fasilitator. Termasuk pada saat penarikan dana dari bank,
Bila kurang dari 3 orang jawabnya TIDAK=0 Saldo buku kas sama dengan jumlah
dana tunai ditangan bendahara
Kas opname dana tunai yang ada di bendahara dicocokkan dengan buku kas, pada tanggal yang sama harus bernilai sama, jika ada perbedaan (contoh biaya/penerimaan yang belum dibukukan, buku kas harus diperbaiki bila setelah adjusmen angka tidak sama, nilainya 0
Saldo buku bank sama dengan saldo di rekening bank
Rekonsiliasi saldo pada buku kas (catatan sekretariat LKM) harus memasukkan nilai saldo akhir setiap bulan. Untuk itu buku rekening bank harus dicetak sebelum penutupan buku.
Dana Kas (tunai) di tangan Bendahara, tidak boleh lebih dari Rp.
2 juta
Dana Kas (tunai) di tangan Bendahara, tidak boleh lebih dari Rp. 2 juta dan jangka waktu yang diperkenankan adalah selama 1 minggu, selebihnya harus dimasukkan ke dalam rekening LKM
Laporan keuangan & RKM di pasang di papan informasi pada tempat yang strategis
Laporan Keuangan (pemasukan dan pengeluaran dana LKM) yang disajikan setiap bulan harus dipasang dipapan informasi selambat-lambatnya tanggal 1 bulan berikutnya.
Bila tidak ada, maka nilainya 0 LKM melakukan pengeluaran dana
berdasarkan RPD yang telah disetujui
Untuk melakukan pengendalian dalam penggunaan dana, maka untuk pengambilan dana dari rekening bank dilakukan secara bertahap, dimana setiap pengambilan dana harus berdasarkan Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan disetujui ketua LKM dan diketahui kepala desa serta diperiksa oleh fasilitator.
Apabila tidak berdasarkan RPD nilainya 0 LKM membuat pembukuan Laporan
Pertanggungjawaban Dana (LPD) berdasarkan atas RPD
LPD merupakan dokumen pertanggungjawaban Satlak Pamsimas untuk setiap dana yang telah dicairkan dari Bank melalui mekanisme pembuatan RPD yang disetujui sebelumnya.
LPD dibuat oleh Ketua Satlak Pamsimas dan disetujui oleh Koordinator LKM dan diketahui oleh Kepala Desa / Lurah untuk diperiksa oleh Konsultan kabupaten/kota
Catatan ; Semua hasil pemeriksaan akan menjadi dasar Pengukuran Kinerja Pembukuan oleh fasilitator terhadap akuntabilitas pengelolaan keuangan LKM dan menjadi bukti sebenar-benarnya terhadap hal-hal yang berakibat atas validasi data tersebut..
REKAP PENGUKURAN KINERJA MANAJEMEN KEUANGAN Status per …. - ……….. – 20….
Kabupaten :
No Nama LKM Nama Desa Kecamatan Aspek Pengukuran Tingkat
Kinerja 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 TS
TS = Total Skor
Mengetahui Coordinator Fasilitator
( ... )
Fasilitator
( ... )
RENCANA TINDAK LANJUT dan CAPAIAN TINDAK LANJUT PENGUKURAN KINERJA MANAJEMEN KEUANGAN LKM
Periode : ... s/d ... 20...
Kabupaten :
No Nama LKM Nama Desa Kecamatan
Tingkat Kinerja (awal)
Rencana Tindak Lanjut Capaian tindak lanjut
Tingkat Kinerja (Akhir) Aktivitas P.Jawab
Tanggal ... - 20 Mengetahui
Coordinator Fasilitator
( ... )
Fasilitator
( ... )
