(1)
KEPUTUSAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN BULELENG NOMOR : 445/184.23/2018
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN BULELENG DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN BULELENG,
Menimbang : a. bahwa untuk mendukung terciptanya keseragaman
dalam pengurusan surat agar lebih efisien, efektif dan sistematis guna memperlancar komunikasi kedinasan perlu adanya standarisasi format administrasi;
b. bahwa Keputusan Direktur Nomor
445/2574.4/SDM/IX/RSUD/2016 Tahun 2016
tentang Penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng perlu dilakukan perubahan sesuai perkembangan teknologi dan perkembangan Peraturan Perundang-undangan;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng tentang Tata Naskah Dinas Pada Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 5071);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
(2)
5. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Non Departemen sebagaimana telah enam kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010;
7. Peraturan Daerah Kabupaten Buleleng Nomor 4 tahun
2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
8. Peraturan Bupati Buleleng Nomor 60 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng;
9. Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Buleleng Nomor 800/002/SDM/RSUD Tahun 2016 tentang Tata Kelola Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
M E M U T U S K A N :
Menetapkan :
KESATU : Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Buleleng Tentang Tata Naskah Dinas Rumah Pada Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
KEDUA : Pedoman Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud
dalam diktum KESATU, tercantum dalam lampiran keputusan ini.
KETIGA : Dengan diterbitkannya Keputusan ini, maka Keputusan
Direktur Nomor 445/2574.4/SDM/IX/RSUD/2016
tentang Penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas RSUD Kabupaten Buleleng dicabut dan tidak berlaku lagi;
KEEMPAT : Keputusan Direktur ini berlaku mulai tanggal
ditetapkan.
(3)
LAMPIRAN : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN BULELENG
NOMOR : 445/184.23/2018
TANGGAL : 2 JANUARI 2018
TENTANG : PEDOMAN TATA NASKAH DINAS PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN BULELENG
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. Dengan adanya Undang Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan, dan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, ketentuan dalam Pedoman Umum Tata Naskah Dinas tersebut perlu disesuaikan. Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur RSUD Kabupaten Buleleng.
B. TUJUAN
Pedoman Tata Naskah Dinas Pada RSUD Kabupaten Buleleng bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.
(4)
C. SASARAN
Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Pada RSUD Kabupaten Buleleng adalah :
1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas;
2. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi
tulis;
4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;
5. Berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan
tata naskah dinas.
D. ASAS
Pedoman Tata Naskah Dinas ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut.
1. Daya Guna dan Hasil Guna
Merupakan penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
3. Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggung jawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
4. Keterkaitan
Penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.
(5)
6. Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
7. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.
E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas ini meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda tangan naskah dinas; penggunaan lambang negara dan logo dalam naskah dinas; serta perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas.
Penerapan tata persuratan dinas harus memperhatikan beberapa hal, sebagai berikut :
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat
dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.
2. Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya dengan diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draf, sehingga perbaikan konsep final dapat dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan
tatacara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan komunikasi resmi.
4. Jawaban terhadap surat masuk :
a. Instansi pengirim harus segera mengkonfirmasi kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas;
b. Instansi penerima harus segera memberikan jawaban
(6)
5. Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan :
a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;
b. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima; c. Biasa, dengan batas waktu maksimal 5 hari kerja.
6. Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal
pengirim surat yang berlaku diinstansi masing-masing dan segera dikirim setelah ditandatangani.
7. Penggandaan/copy surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dengan “Tembusan”. Copy surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan, sebagai berikut :
a. Copy tembusan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait;
b. Copy laporan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang;
c. Copy untuk arsip adalah copy surat yang disimpan untuk kepentingan pemeriksaan arsip.
8. Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait,
sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggungjawab.
9. Tingkatan Keamanan
10. Kecepatan Penyampaian
11. Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas (Konfidensial), harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan Negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan dibawah setiap halaman surat dinas, Jika surat dinas tersebut di copy, cap tingkat keamanan pada copy harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.
12. Penggunaan Kertas Surat
a. Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS 80 gram atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen laporan;
(7)
b. Penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama; c. Penyediaan surat berlambang Negara dan/logo instansi,
dicetak diatas kertas 80 gram;
d. Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Costum (21,5 x 33 cm);
e. Disamping Kertas Legal untuk kepentingan tertentu seperti makalah/piper, pidato dan laporan dapat menggunakan kertas dengan ukuran, sebagai berikut :
A4 yang berukuran 21 x 29,7 cm untuk makalah/piper/ laporan;
A5 Setengah kuarto (21 x 14,8 cm) untuk pidato.
13. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran a. Untuk surat-menyurat menggunakan huruf Time New Roman;
b. Untuk program, panduan, surat keputusan direktur
menggunakan huruf Bookman Old Style atau disesuaikan dengan kebutuhan;
c. Untuk Peraturan Bupati, Surat Keputusan Bupati dengan menggunakan huruf ARIAL.
d. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan; e. Warna tinta adalah hitam
14. Warna dan kualitas, kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (White Bond) digunakan untuk surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk copy surat dinas. Apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas
doorslag/manifold/tissue. Apabila digunakan mesin ketik
elektronik atau komputer akan lebih efisien jika tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin fotocopy. Naskah yang disimpan dalam jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (PH) 7.
(8)
F. PENGERTIAN UMUM
Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut : 1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang
meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di RSUD Kabupaten Buleleng dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.
3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang
menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.
5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang
menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
6. Daerah adalah Kabupaten Buleleng.
7. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah
sebagaiunsur penyelenggaran Pemerintah Daerah. 8. Bupati adalah Bupati Buleleng.
9. Perangkat Daerah adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD Kabupaten, Dinas Daerah Kabupaten dan Lembaga Teknis Kabupaten.
10. Kop Naskah DInas adalah bagian teratas dari Naskah Dinas yang memuat sebutan Pimpinan Satuan Organisasi Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten.
11. Stempel Jabatan adalah alat/cap yang digunakan untuk
mensahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
12. Stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah alat/cap yang digunakan untuk mensahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat berwenang di Lingkungan
(9)
Pemerintah Kabupaten yaitu stempel Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
13. Papan Nama Instansi adalah papan yang bertuliskan nama dan alamat Satuan Kerja Perangkat Daerah yaitu Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
14. Sampul Naskah Dinas adalah sampul/alat pembungkus naskah dinas yang mempunyai Kop Sampul Naskah Dinas Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
15. Kop Sampul Naskah Dinas adalah bagian teratas dari sampul naskah dinas yang memuat sebutan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
(10) BAB II NASKAH DINAS
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Buleleng dirumuskan dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum dan dalam bentuk surat. Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Buleleng ditandatangani oleh Bupati Buleleng, Wakil Bupati Buleleng, Ketua/Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta pejabat di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Buleleng yang diberi wewenang, sedangkan Naskah Dinas di Lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng/Wakil Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng serta pejabat di Lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng yang diberikan wewenang.
Jenis dan kewenangan penandatanganan naskah dinas di Lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng sebagaimana dalam lampiran dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari panduan ini.
(11) BAB III
STEMPEL, KOP, SAMPUL NASKAH DINAS DAN PAPAN NAMA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN BULELENG
A. STEMPEL
Ukuran Stempel Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng adalah sebagai berikut :
1. Ukuran garis tengah lingkaran luar stempel Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Buleleng adalah 4 cm;
2. Ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel adalah 3,8 cm; 3. Ukuran garis tengah lingkaran dalam adalah 2.7 cm
4. Stempel Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng tanpa menggunakan Lambang;
5. Stempel untuk keperluan tertentu ditetapkan dengan Keputusan
Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
Penggunaan Stempel Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng adalah sebagai berikut :
1. Menggunakan tinta berwarna ungu;
2. Dibubuhkan pada bagian kiri dari kanan tanda tangan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng;
3. Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng yang mempunyai dan berhak menggunakan stempel Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng menunjuk pejabat/petugas tertentu untuk menyimpan dan mengamankan penggunaan
StempelRumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng;
4. Bentuk, Ukuran dan Isi Stempel Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan panduan ini.
B. KOP NASKAH DINAS
1. Kop Naskah Dinas Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Buleleng memuat sebutan RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN BULELENG dengan menggunakan Lambang Daerah berwarna hitam dan ditempatkan dibagian kiri atas;
2. Kop Sampul Naskah Dinas Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Buleleng menggunakan Lambang Daerah berwarna hitam dan ditempatkan pada bagian kiri atas;
(12)
3. Kop Sampul Naskah Dinas Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Buleleng diisi dengan naskah dinas yang di tanda tangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
C. SAMPUL NASKAH DINAS
1. Sampul Naskah Dinas pada panduan ini berbentuk empat
persegi panjang dan berwarna coklat muda dengan jenis kertas cassing.
2. Ukuran Sampul Naskah Dinas Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Buleleng adalah sebagai berikut :
JENIS SAMPUL PANJANG (cm) UKURAN LEBAR (cm)
Kantong 41 30
Folio/Map 35 25
1 / 2 Folio 28 18
1 / 4 Folio 28 14
D. PAPAN NAMA
1. Papan Nama Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng
berbentuk empat persegi panjang dengan ukuran 1 (satu) berbanding 2 (dua), berisi nama Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng, Alamat, Telepon, Kode Pos Wilayah, Email dan Predikat Akreditas Rumah Sakit;
2. Berwarna dasar putih dengan tulisan hurup balok berwarna hitam dan dilengkapi tulisan aksara Bali;
3. Papan Nama Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng
ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk gedungnya dengan menggunakan ornamen hiasan stil Bali;
(13) BAB IV
JENIS, FORMAT NASKAH DINAS
A. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap unit di Lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan
Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, standar operasional prosedur (SOP), dan surat edaran.
a. Peraturan
Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang-undangan.
b. Pedoman
1)Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di Lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
2)Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan pejabat yang berwenang yaitu Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
3)Susunan a) Lampiran
Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat
(14)
negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan
lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman
dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris.
b) Kepala
(1) Tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas;
(2) Rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital.
c) Batang Tubuh
(1) Pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum;
(2) Materi pedoman;
(3) Penutup, yang terdiri dari hal yang harus
diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut. d) Kaki
(1) Nama jabatan pejabat yang menandatangani yaitu DIREKTUR RSUD KAB. BULELENG, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,);
(2) Tanda tangan;
(3) Nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, dengan mencantumkan gelar, Pangkat dan Nomor Induk Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng;
(4) Stempel Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Buleleng dibubuhkan pada bagian kiri dari kanan tanda tangan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
(15)
B. Petunjuk Pelaksanaan
1) Pengertian
Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang
memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan
pelaksanaannya.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah adalah Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
3) Susunan
a) Lampiran
Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang Kabupaten Buleleng dan nama jabatan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng atau logo dan nama jabatan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang,
dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf capital
serta ditempatkan secara simetris. b) Kepala
(1)tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital, dicantumkan di tengah atas;
(2)rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris.
c) Batang Tubuh
(1)pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;
(2)batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.
(16) d) Kaki
(1)Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari nama jabatan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,);
(2)tanda tangan pejabat yang menetapkan; nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, dengan mencantumkan gelar, pangkat dan Nomor Induk Pegawai yang bersangkutan.
4) Distribusi
Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku.
C. Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. SOP administrasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng diatur dengan kebijakan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
D. Surat Edaran
1) Pengertian
Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi yaitu Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan Wakil Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng terkait atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran.
(17)
3) Susunan
a) Kepala
(1) kop naskah dinas Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Buleleng, yang ditulis dengan huruf Times New Roman, diletakkan secara simetris;
(2) tuliskan Singaraja dan tanggal penerbitan surat edaran dibawah kop Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng pada sisi paling atas kanan
(3) Dibawah tulisan Singaraja sebelah kiri ditulis nomor, sifat, lampiran dan perihal surat edaran.
(4) Dibawah tulisan Singaraja sebelah kanan yang sejajar dengan tulisan nomor, sifat, lampiran dan perihal surat adalah Kepada Yang Terhormat (Yth) diakhiritanda titik. Dan disebelah kanan tanda titik adalah tujuan surat edaran di Lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng;
(5) Dibawah tujuan surat edaran di tulis “di-TEMPAT” (kapital).
(6) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah tujuan surat, ditulis dengan huruf kapital secara simetris,
b) Batang Tubuh
(1)alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;
(2)peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
(3)pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
c) Kaki
(1)nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma (,);
(2)tanda tangan pejabat penanda tangan;
(3)nama lengkap termasuk gelar pejabat penanda tangan, pangkat dan nomor induk pegawai yang ditulis dengan huruf kapital;
(18) 4) Distribusi
Surat edaran disampaikan dengan buku ekspedisi dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.
2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu Keputusan,
a. Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk:
1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/
keanggotaan/material/peristiwa;
2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/
tim;
3) menetapkan pelimpahan wewenang.
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
c. Susunan
1) Kepala
(a) kop naskah dinas, yang berisi lambang kabupaten, nama rumah sakit dan predikat rumah sakit yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris, alamat lengkap dengan kode pos, nomor telepon dan faximily, website dan email ditulis tidak capital secara simetris;
(b)kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(d)kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital;
(19)
(f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,).
2) Konsiderans
(a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat
alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan;
(b)kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan
perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran
Keputusan. 3) Diktum
(a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital.
(b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital.
4) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya, yang ditulis dengan huruf kapital.
5) Kaki
(a) Nama kota tempat dan tanggal penetapan Keputusan;
(b)jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan;
(d)nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, dengan mencantumkan gelar, pangkat dan nomor induk pegawai (NIP)
d. Pengabsahan
1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau
(20)
administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan.
2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.
e. Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan dan dilakukan pengarsipan manual serta elektronik (scan)
f. Hal yang Perlu Diperhatikan
Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi
1) Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah yaitu Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng
3) Susunan
a) Kepala
(1)kop naskah dinas Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Buleleng, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2)kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3)nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(21)
(4)kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara Simetris
(5)judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(6)nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris.
b) Konsiderans
(1)kata menimbang, yang memuat latar belakang
penetapan instruksi;
(2)kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi.
d) Kaki
(1)tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi;
(2)nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
(3)tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
4) Distribusi dan Tembusan
Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok
sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundangundangan.
b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi
(22) b. Surat Perintah
1) Pengertian
Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
(1)kop naskah dinas Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Buleleng, yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris;
(2)kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3)nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah dengan format: Kode Surat/Nomor Surat/Tahun Surat.
b) Batang Tubuh
(1)Diktum dimulai dengan frasa memerintahkan, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris diakhiri dengan titik dua (:), diikuti kata
kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang
mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata
untuk disertai perintah-perintah yang harus
dilaksanakan. c) Kaki
(1)Nama kota tempat dan dibawahnya ditulis tanggal surat perintah;
(2)nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(23)
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf capital, pangkat dan Nomor Induk Pegawainya (NIP);
(5)cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang
mendapat perintah.
b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada
pejabat/unit yang terkait di Lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
b) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
c. Surat Tugas 1) Pengertian
Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang (Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng) yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
(1)kop naskah dinas Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Buleleng, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2)kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(24)
(3)nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas dengan format Nomor dan Tahun.
b) Batang Tubuh
(1)Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut.
(2)Diktum dimulai dengan frasa menugaskan, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama, pangkat, NIP dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
c) Kaki
(1)Nama kota tempat dan dibawahnya ditulis tanggal surat tugas;
(2)nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,);
(3)tanda tangan pejabat yang menugasi;
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf capital, pangkat ditulis dengan awal kapital pada setiap awal unsurnya dan NIP kepegawaiannya;
(5)cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/ unit
yang terkait di Lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang
ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
(25)
c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Internal a. Nota Dinas
1) Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas internal yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota Dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
(1) kop naskah dinas Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Buleleng, ditulis secara simetris di tengah atas;
(2) kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris dengan tanda penghubung (-) dan tulisan
nota dinas digaris bawahi;
(3) kata kepada dan singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4) kata dari, tanggal, nomor, sifat, lampiran dan perihal ditulis dengan huruf awal kapital;
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas.
(26) c) Kaki
Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu).
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.
b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng
c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan
mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, nomor surat, dan tahun.
2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal
Jenis naskah dinas korespondensi eksternal hanya ada satu macam, yaitu surat dinas.
a. Pengertian
Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat
dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian
naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.
b. Wewenang Penandatanganan
Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) kop surat dinas, ditulis secara simetris;
b) nomor, sifat, lampiran, dan perihal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;
c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d) kata Kepada Yth., ditulis di bawah nama kota tempat
dan tanggal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi
surat;
(27)
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.
3) Kaki
a) nama jabatan, ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca koma (,);
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf awal capital, pangkat ditulis awal capital dan NIP; d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan
ketentuan;
e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat
penerima (jika ada) d. Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak. e. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas;
2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya;
3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.
3. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
b. Kewenangan
Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) kop surat undangan Rumah Sakit Umum Daerah
(28)
b) nomor, sifat, lampiran, dan perihal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan;
c) nama kota tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d) kata Kepada Yth., ditulis di bawah nama kota tempat dan tanggal surat undangan
e) jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).
2) Batang Tubuh
a) alinea pembuka;
b) Isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu (pukul), tempat, dan acara;
c) alinea penutup. 3) Kaki
a) nama jabatan, ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca koma (,);
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf awal capital, pangkat ditulis awal capital dan NIP;
d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan
ketentuan;
e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada)
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran;
b) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.
C. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.
(29) a. Perjanjian Dalam Negeri
1) Pengertian
Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian
yang dilakukan antar instansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
(1)lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara simetris, atau logo (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;
(2)nama instansi;
(3)judul perjanjian; dan (4)nomor.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal. c) Kaki
Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai
sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
b. Perjanjian Internasional
Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Surat Kuasa a. Pengertian
Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian
(30)
perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
b. Susunan
1) Kepala
a) kop naskah dinas Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Buleleng, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) tulisan surat kuasa dengan huruf kapital;
c) nomor surat kuasa dengan format kode surat/nomor
surat/tahun surat;
d) dibawahnya ditulis kalimat Yang bertandatangan
dibawah ini, diakhiri dengan tanda titik dua (:);
e) dibawahnya ditulis nama, jabatan dan NIP
kepegawaiannya.
f) Tulisan Kepada diakhiri tanda titik dua (:)
g) Dibawahnya ditulis nama, jabatan dan NIP
kepegawaianya.
h) Kata memberikan kuasa, ditulis huruf kapital diakhiri tanda titik dua (:)
i) dibawahnya ditulis nama, jabatan dan NIP
kepegawaiannya.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan.
3) Kaki
Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai.
3. Berita Acara a. Pengertian
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
(31)
b. Susunan
1) Kepala
a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) kata berita acara, ditulis capital dan simetris;
c) nomor ditulis dibawahnya dengan format kode
surat/nomor surat dan tahun surat
d) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital dan simetris
e) judul berita acara, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris; 2) Batang tubuh
a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara;
b) substansi berita acara. 3) Kaki
Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
4. Surat Keterangan a. Pengertian
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) kop surat keterangan Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Buleleng diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) judul surat keterangan; c) nomor surat keterangan.
(32)
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.
5. Surat Pengantar a. Pengertian
Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. Surat pengantar disentralisasi di Sub Bagian Ketatausahaan Organisasi dan Hukum.
c. Susunan
1) Kepala
a) kop naskah dinas;
b) kata Kepada ditulis dibawah kop surat;
c) kata Yth. Ditulis dibawahnya, dilanjutkan dengan tujuan surat (nama/jabatan)
d) nomor dengan format kode surat/nomor surat/tahun surat diletakkan simetris
2) Batang Tubuh
a) nomor urut;
b) jenis yang dikirim;
c) banyaknya naskah/barang;
d) keterangan. 3) Kaki
a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi: (1) nama kota tempat dan tanggal pengiriman surat (2) nama jabatan pembuat pengantar;
(33) (4) nama, pangkat dan NIP;
(5) stempel Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Buleleng
b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi (1)tanggal diterima
(2)nama jabatan penerima; (3)tanda tangan;
(4)nama, pangkat dan NIP; (5)cap instansi instansi; d. Hal yang Perlu Diperhatikan
Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.
e. Penomoran
Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran surat dinas.
6. Pengumuman
a. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.
c. Susunan
1) Kepala
a) kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi,
yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo
instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya; c) kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
d) rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf capital secara simetris di bawah tentang.
(34)
2) Batang Tubuh
Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman:
c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
3) Kaki
a) Nama kota tempat ditetapkan; b) Waktu/tanggal penetapan;
c) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
d) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
e) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital, pangkat dan NIP kepegawaiannya;
f) cap dinas
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang
ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu.
b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
c) Dapat ditempatkan dipapan pengumuman dan atau
tempat strategis yang telah ditetapkan dan/atau disosialisasikan online (website), media cetak dan elektronik.
D. Laporan
1. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.
3. Susunan
a) Kepala
kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(35)
tulisan laporan dicantumkan di bawah logo instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya;
judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris.
b) Batang Tubuh
1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan
tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan;
2) Isi/Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan (data, analisa dan evaluasi);
3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; 4) Penutup, merupakan akhir laporan.
c) Kaki
1) Nama kota tempat dan tanggal pembuatan laporan;
2) nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital;
3) tanda tangan;
4) nama lengkap, ditulis dengan huruf capital, pangkat dan NIP kepegawaiannya.
E. Telaahan Staf 1. Pengertian
Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.
2. Susunan
a. Kepala
1) kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
2) tulisan telahaan staf dicantumkan di bawah logo instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya;
(36)
3) kata kepada dan singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
4) kata dari, tanggal, nomor, sifat, lampiran dan perihal ditulis dengan huruf awal kapital;
b. Batang Tubuh
1) Pokok Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan;
2) Pra Anggapan, yang memuat dugaan yang beralasan,
berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;
3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang
landasan analisis dan pemecahan persoalan;
4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap
persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan;
5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar;
6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.
c. Kaki
1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
2) tanda tangan;
3) nama lengkap ditulis capital, pangkat dan NIP
kepegawaiannya; 4) daftar lampiran.
F. Formulir
Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.
(37)
G. Naskah Dinas Elektronik
Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia elektronik. Ketentuan lebih lanjut tentang nata naskah dinas elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(38) BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan Penyusunan
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut. 1. Ketelitian
Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap). 4. Logis dan Meyakinkan
Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.
5. Pembakuan
6. Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah dinas.
B. Penomoran Naskah Dinas
Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.
(39)
1. Nomor Naskah Dinas Arahan
a. Instruksi dan Surat Edaran
Susunan nomor naskah dinas Instruksi dan Surat Edaran terdiri dari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun Takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
b. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan
Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan merupakan Lampiran Peraturan, penomorannya sama dengan nomor Peraturan yang mengantarkannya dan diletakkan di sebelah kanan atas.
c. Surat Perintah dan Surat Tugas Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah sebagai berikut:
1) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); 2) kode jabatan penandatangan;
3) bulan (ditulis dalam dua digit); 4) tahun terbit.
2. Nomor Salinan Surat
Penomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut.
1. Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat
rahasia/rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman
pertama.
2. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan (salinan tunggal).
3. Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama dengan daftar distribusinya.
4. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran.
C. Nomor Halaman
Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
(40)
D. Ketentuan Jarak Spasi
1. Jarak antara BAB dan judul adalah dua spasi.
2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi.
3. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi. 4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.
5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.
6. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas.
E. Penggunaan Huruf
Naskah dinas menggunakan jenis huruf, sebagai berikut :
1. Untuk surat-menyurat menggunakan huruf Time New Roman;
2. Untuk program, panduan, surat keputusan direktur menggunakan
huruf Bookman Old Style atau disesuaikan dengan kebutuhan;
3. Untuk Peraturan Bupati, Surat Keputusan Bupati dengan
menggunakan huruf ARIAL.
4. Ukuran huruf dapat 11 atau 12, sedangkan naskah dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
F. Lampiran
Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.
G. Daftar Distribusi
1. Daftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat dan/atau pimpinan seluruh unit di Lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah.
2. Setiap distribusi menunjukkan pejabat dan/atau pimpinan
seluruh unit di Lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng yang berhak menerima naskah.
H. Rujukan
1. Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut :
(41)
a) Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar.
b) Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi
rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.
c) Cara menulis Rujukan adalah sebagai berikut :
o Rujukan Berupa Naskah
Penulisan Rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas.
o Rujukan Berupa Surat Dinas
Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas mencakupi informasi singkat tentang Surat Dinas yang menjadi Rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat,
jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal
penandatanganan surat, dan hal.
o Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik
Penulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri. o Rujukan Surat Kepada Instansi Non Pemerintah
Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang ditujukan kepada instansi Non Pemerintah.
I. Ruang Tanda Tangan
1. Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah
dinas yang memuat nama jabatan (misalnya, Direktur, Wakil Direktur, Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian)
2. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir.
3. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat. 4. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat paragraf.
5. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur, ditulis dengan huruf kapital, dan nama pejabat yang
(42)
menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital.
6. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah + 3 cm sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.
7. Penentuan Batas/Ruang Tepi
Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu ruang tepi atas :
a) apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
b) ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas;
c) ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; d) batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada
waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalam
ordner/snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu
huruf/kata/angka pada naskah dinas;
e) ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
8. Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
J. Penggunaan Bahasa
Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik
(43)
dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu
Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan peruandang-undangan.
K. Media/Sarana Naskah Dinas
Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas). 1. Kertas
a) Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS 80 gram.
b) Naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman tertentu serendah-rendahnya harus menggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH) 7.
c) Naskah dinas perjanjian luar negeri menggunakan kertas yang ditetapkan ketentuan yang berlaku.
d) Surat Dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik White Bond.
e) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas korespondensi adalah kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah
Costum (21,5 x 33 cm);
f) Disamping Kertas Legal untuk kepentingan tertentu seperti makalah/piper, pidato dan laporan dapat menggunakan kertas dengan ukuran, sebagai berikut :
A4 yang berukuran 21 x 29,7 cm untuk makalah/piper/ laporan;
A5 Setengah kuarto (21 x 14, 8 cm) untuk pidato. 2. Sampul Surat
Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan instansi, diatur sesuai dengan keperluan instansi masing-masing dengan mempertimbangkan efisiensi sebagai berikut :
a) Warna dan Kualitas
Sampul Surat Dinas menggunakan kertas tahan lama (Bond) berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian
(44)
rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan.
b) Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan
Pada sampul surat harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang dicetak pada kepala surat, yaitu lambang negara/logo instansi,nama instansi/jabatan, alinea pertama alamat tujuan mulai dicetak atau ditulis pada bagian sampul kanan bawah.
c) Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul
Surat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat dinas dilipat harus dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Surat dinas dilipat dengan cara sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.
L. Susunan Surat Dinas
1. Kop Surat
Kop Surat mengidentifikasikan nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut.
a) Kop Surat Nama Instansi menunjukkan nama dan alamat instansi pemerintah. Kertas dengan kop surat dimaksud digunakan untuk kemudahan dalam surat menyurat.
b) Kop surat nama instansi menggunakan logo diletakkan di kiri atas, dan nama instansi dicetak sebanyak-banyaknya tiga baris; logo dicetak setingkat lebih tinggi (serasi) di atas nama instansi. c) Surat jenis nota dinas dan memorandum tidak menggunakan
kop surat berlogo instansi. 2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut : a) tanggal ditulis dengan angka Arab;
b) bulan ditulis lengkap;
