Jurnal Pa Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT.AFIXKOGYO INDONESIA (Studi Kasus Pada PT.Afixkogyo Indonesia)

Arfeny Oktantia Mariena aoktantiamariena@yahoo.com

Fitri Sukmawati, S.E.M.M fitri_unibi@yahoo.com

Hanura Ian Pratowo, ST. Hanura_ian_pratowo@yahoo.com

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Telkom Bandung

2011

ABSTRAK

PT. Afixkogyo Indonesia merupakan perusahaan manufaktur yang menghasilkan produk stiker otomotif, stiker panel elektronik dan dome. PT. Afixkogyo Indonesia sudah menggunakan sistem informasi dalam menjalankan proses bisnisnya, karena perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang mengetahui manfaat dari penggunaan teknologi, tetapi proses bisnis yang ada di perusahaan ini belum terintegrasi. Dalam pengintegrasian sistem, perusahaan PT.Afixkogyo Indonesia mempunyai tiga modul, yaitu modul satu mengenai penjualan, modul dua persediaan material dan modul ketiga mengenai produksi. Sehingga dalam proyek akhir ini akan membahas salah satu modul sistem yang ada, yaitu : Sistem informasi yang mengintegrasikan semua kegiatan perusahaan mengenai sistem penjualan tunai dan pelaporan penjualannya. Tujuan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah untuk membuat sistem informasi akuntansi yang mampu mencatat seluruh transaksi penjualan, dan laporan jurnal penerimaan kas setiap periode tertentu secara terkomputerisasi. Untuk mendukung kegiatan seluruh pencatatan transaksi penjualan tersebut maka dibangunlah sistem informasi menggunakan aplikasi ERP yang berbasis web dengan bahasa pemrograman java J2EE, serta penggunaan framework dari Astra Honda Motor.

Kata Kunci : ERP, Java J2EE, Framework, Laporan Penjualan, Afixkogyo.

1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di era reformasi, teknologi bisa menjadi peranan penting untuk strategi bisnis. Sehingga banyak dari perusahaan baik dari perusahaan kecil maupun perusahaan kelas atas menggunakan teknologi dalam menjalankan usahanya. Teknologi yang digunakan sangat beragam, ada perusahaan yang hanya menggunakan teknologi sebagai administrasi

semata yakni merubah pencatatan manual menjadi pencatatan terkomputerisasi, ada pula perusahaan yang menggunakan teknologi sebagai alat untuk mengontrol bisnis dan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan.

PT. Afixkogyo merupakan perusahaan manufaktur yang menghasilkan produk Stiker Otomotif, Stiker Panel Elektronik dan Dome. PT. Afixkogyo sudah menggunakan sistem aplikasi dalam menjalankan proses bisnisnya, karena perusahaan sudah mengetahui manfaat

dari penggunaan teknologi seperti pembuatan laporan yang cepat. Dengan kondisi tersebut akan memberikan manfaat bagi pihak manajemen dalam melihat laporan bisnis perusahaan. Teknologi yang dibangun untuk saat ini yang digunakan PT. Afixkogyo Indonesia masih terbatas seperti :

a. Aplikasi AF00 yang digunakan oleh bagian marketing.

b. Aplikasi HDGA(Honda Division General Accounting) yang digunakan oleh bagian Accounting.

c. Aplikasi HDFI(Honda Division Finance) yang digunakan oleh bagian Finance.

d. Aplikasi GATRAN dan GATRAN 1, aplikasi ini digunakan sebagai koneksi antara aplikasi HDFI dengan HDGA.

Seiring dengan semakin banyaknya kustomer yang menuntut, pihak PT. Afixkogyo harus meningkatkan sistem informasi akuntansi penjualan. Pihak manajemen PT.Afixkoyo Indonesia memiliki harapan ke depan yakni ingin memiliki system informasi akuntansi untuk mencatat transaksi penjualan dan laporan penjualan periode tertentu, serta aplikasi ini diharapkan mampu mengintegrasikan bisnis proses PT. Afixkogyo yang berhubungan dengan penjualan tersebut. Pihak manajemen menyadari jika masih menggunakan aplikasi lama belum bisa memenuhi harapan-harapan yang ingin dicapai. Aplikasi-aplikasi yang ada saat sekarang ini belum terintegrasi, selain itu juga masih ada beberapa proses yang dilakukan secara manual.

Kondisi ini membuat pihak manajemen mencari solusi agar proses yang terjadi di

perusahaan bisa terintegrasi. Keputusan yang diambil oleh pihak manajemen adalah membangunan aplikasi ERP yang berbasis web yang menggunakan bahasa pemerograman Java J2EE, harapan dibangunnya aplikasi ERP mampu melakukan integrasi proses mulai dari aplikasi front office sampai pada aplikasi back office.

Implementasi di PT. Afixkogyo Indonesia dipengaruhi hambatan yang dikarenakan oleh faktor teknis dan non teknis. Faktor teknis adalah adanya penggunaan framework yang masih dalam tahap pengembangan jadi dalam framework tersebut masih ditemukan bug yang terjadi, serta masih kakunya framework sehingga ada beberapa kondisi yang harus dipikirkan solusinya sehingga masih bisa melakukan proses pembangunan framework. Faktor non teknis adalah dari kesiapan user yang kurang siap dengan adanya aplikasi ERP yang dibangun karena ada dua kondisi yang terjadi dilapangan yang mesti diperhatikan yakni sudah melekatnya aplikasi lama yang tidak memiliki hak aothorisasi dalam penggunaan aplikasi. Bagi bagian yang belum mengenal aplikasi yang terkomputerisasi membuat mereka sulit untuk menerima adanya aplikasi karena aktivitas yang harus dilalui dengan adanya aplikasi menjadi panjang.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah pembuatan sistem informasi ini adalah:

1. _{Bagaimana membuat sistem} informasi akuntansi yang mampu mencatat transaksi penjualan?

2. _{Bagaimana membuat sistem} informasi laporan penjualan pada periode tertentu?

1.3 Tujuan

Adapun tujuan dari sistem informasi ini adalah :

1. Membuat sistem informasi akuntansi yang mampu mencatat transaksi penjualan.

2. Membuat sistem informasi laporan penjualan pada periode tertentu.

1.4 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dari sistem informasi ini adalah :

1. Sistem informasi ini merupakan sistem yang berbasiskan web dibangun dengan bahasa pemrograman java J2EE, database my sql query dan menggunakan framework dari Astra Honda Motor.

2. Sistem informasi ini hanya dibangun untuk pencatatan transaksi penjualan pada PT. Afixkogyo Indonesia.

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian yang digunakan diantaranya:

1. Study literature

Mempelajari dan mencari buku-buku dan referensi yang terkait dan dapet membantu dalam pembuatan proyek akhir ini. Buku dan referensi yang digunakan adalah yang terkait dengan perusahaan, sistem informasi dan pemrograman java.

2. Pengumpulan bahan studi lapangan dan konsultasi

Pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan data dan informasi dari berbagai sumber yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi ini, serta dilakukan konsultasi dan wawancara pada user yang akan menggunakan aplikasi ini berkaitan dengan sistem akuntansi penjualan yang dibutuhkan untuk pembuatan aplikasi ini.

3. Pengembangan Perangkat lunak a. Analisis Kebutuhan

Pada tahapan ini, semua kebutuhan sistem akan dikumpulkan dan dianalisis untuk lebih memahami perangkat lunak yang akan dibangun untuk pemecahan masalah yang di analisis tersebut. b. Design

Pada tahap ini akan dibuat modul-modul dari setiap bagian. Spesifikasi kebutuhan yang telah didefinisikan dalam bentuk rancangan struktur data, arsitektur perangkat lunak dan antar muka. c. Implementasi (coding)

Hasil analisis dan perancangan design akan diimplementasikan secara nyata melalui coding menggunakan bahasa pemograman JAVA J2EE dan MySQL query sebagai basis datanya serta interface dengan menggunakan i-report.

Pada tahap ini akan dilakukan pengujian dan evaluasi terhadap perangkat lunak yang dibangun dengan metode blackbox. Apakah fungsionalitas yang dibangun pada perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan sistem pada tahap analisis.

4. Penyusunan dokumentasi

Pembuatan dokumentasi dari sistem yang telah dibangun dalam bentuk buku laporan akhir.

2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Definisi dan Prinsip Akutansi

2.1.1 Definisi Akuntansi

Heri (2009 : 1) menjelaskan, ada beberapa kutipan pendapat dari ahli mengenai definisi akuntansi, yaitu sebagai berikut :

Menurut ABP Statement No.4 (Tahun 1970) yang berjudul “Basic Concepts and Accounting principles Underlying Financial Statement of Business Enterprises” :

“Akuntansi adalah sebuah aktivitas jasa, dimana fungsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, terutama informasi mengenai keuangan dan entitas ekonomi yang dimaksudkan akan menjadi berguna dalam pengambilan keputusan ekonomi (dalam membuat pilihan di antara berbagai alternative yang ada)”.

Sedangkan menurut American Institute of

Certified Public Accountants (AICPA),

akuntansi adalah :

“seni pencatatan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran transaksi dan peristiwa keuangan

dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, termasuk penafsiran atas hasil-hasilnya”.

2.1.2 Penjualan

Adapun pengertian penjualan menurut Warren dan Fess (2008:264) adalah total jumlah yang dibebankan pada pelanggan atas barang yang terjual, baik penjualan kas atau kredit. Baik retur dan potongan penjualan, maupun diskon penjualan dikurangkan dari penjualan untuk menghasilkan penjualan bersih.

2.1.3 Jurnal Penerimaan Kas

W.R.Fess (2006 : 196) menyatakan, jurnal penerimaan kas (cash receipt journal) digunakan untuk mencatat semua penerimaan uang, termasuk penjualan tunai dan penerimaan tagihan. Semua transaksi yang melibatkan penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan kas. Jadi, jurnal penerimaan kas mempunyai yang disebut kas (debit). Semua transaksi yang dicatat pada jurnal penerimaan kas akan melibatkan ayat pada kolom kas (debet).

Jenis transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas dan seberapa sering hal itu terjadi menentukan judul-judul yang akan diberikan kepada kolom-kolom lain. Pada akhir setiap bulan, jumlah-jumlah pada setiap kolom ditotal. Jumlah debet harus sama dengan jumlah kredit karena setiap jumlah kolom pada kolom akun kredit akun lainnya telah diposkan. 2.1.4 Harga Pokok Penjualan (HPP)

W.R.Fess (2006 : 196) mendifinisikan, harga pokok penjualan adalah harga barang yang terjual ke konsumen. Harga pokok penjualan ditentukan dengan mengurangkan persediaan barang dagang akhir periode terhadap barang dagang tersedia dijual selama periode

bersangkutan. Persediaan barang dagang akhir periode ditentukan dengan melakukan penghitungan fisik persediaan yang tersisa. 2.1.5 Persediaan

W.R.Fess (2006 : 196) menyatakan, persediaan digunakan untuk mengindikasikan barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan dan bahan yang digunakan dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.

2.1.6 Sistem Informasi Akuntansi (SIA) James A.Hall (2009 : 10) menjelaskan, subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

2.2 Teori Analisis Perancangan

2.2.1

ERP(Enterprise Resource Planning)

Kerimoglu

(2006

:

18)

mendifinisikan, ERP merupakan software

yang mengintegrasikan semua departemen dan Fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Dari pernyataan diatas bahwa ERP bisa melakukan integrasi dari tiap depatemen sehingga informasi yang telah diinputkan oleh beberapa departmen bisa digunakan oleh departemen yang lain.

Ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh dari penggunaan ERP, diantaranya adalah :

• Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

• Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise • Menghasilkan informasi yang

real-time

• Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan Adanya pemaparan manfaat yang diperoleh dari ERP kita bisa melihat bahwa ERP bisa memberikan koneksi antar tiap bagian sehingga bisa saling berkomunikasi.

2.2.2

Rekayasa Perangkat Lunak (RPL)

Pressman

(2002

:

24)

mendifinisikan, Rekayasa Perangkat Lunak

adalah suatu teknologi pembangunan perangkat lunak yang mencakup: proses, metode, dan tools. Teknologi yang dimaksud adalah bagaimana membuat suatu perangkat lunak komputer. Usaha yang berhubungan dengan Rekayasa perangkar lunak dapat dikategorikan ke dalam tiga fase umum yaitu definition, development, dan maintenance.

2.2.3 MySQL

Menurut Kadir (2008 : 2), MySQL merupakan software yang tergolong sebagai DBMS (Database Management System) yang bersifat Open Source. Open Source menyatakan bhwa software ini di lengkapi dengan source code (kode yang dipakai untuk membuat MySQL), selain tentu saja bentuk executable-nya atau kode yang dapat dijalankan secara langsung dalam sistem operasi, dan bisa diperoleh dari mengunduh di internet.

2.2.4 Flowchart

Sugianto

(2008

:

30)

menyatakan, Bagan alir sistem merupakan

bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan

urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Prosedur-prosedur yang ada akan di gambarkan melalui simbol-simbol tertentu, dan setiap simbol memiliki arti yang berbeda. Urutan prosedur yang digambarkan pada flow chart, digambarkan dari atas ke bawah. Untuk sebuah flow chart harus memiliki start dan end. 2.2.5 Unified Modeling Language (UML)

Menurut Martin Fowler (2005 : 1), UML adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh meta-model tunggal, yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemrograman berorientasi objek (OO).

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis Sistem Berjalan

Gambar 3.1 Proses penjualan produk

Gambar di atas merupakan alur proses penjualan produksi, yang mana dilakukan dulu PO customer, dibuat penerimaan produk, produk yang sudah tersedia dibuatkan surat jalan yang mengambil data ke PO customer dan SPBIN, dari surat jalan keluar dibuatlah Faktur Penjualan (Invoice) dan Faktur Pajak yang mengambil data dari Faktur Penjualan.

3.2 Analisis Sistem Usulan

3.2.1 Gambaran Umum Sistem Usulan Berdasarkan analisis sistem lama yang digunakan oleh PT. Afixkogyo Indonesia, maka untuk menghasilkan laporan data penjualan, serta meminimalisasi kesalahan dan membuat kerja secara efesien dan efektif.

Berikut ini adalah flow diagram dari sistem informasi akuntansi penjualan di PT. Afixkogyo Indonesia :

:

Gambar 3. 2Flow Diagram Penjualan

3.2.2 Kebutuhaan Antarmuka Eksternal Berikut ini merupakan antarmuka dari perangkat keras dan antarmuka perangkat lunak :

a. Antarmuka Perangkat Keras

• Prosesor : Intel Core 2 Duo 1,8 GHz

• RAM : 2 GB DDR2

• Hardisk : 80 GB b. Antarmuka Perangkat Lunak

Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan dalam membangun aplikasi ini sebagai berikut:

• Sistem Operasi Windows XP atau Vista atau Windows 7

• Netbeans IDE 6.5 • MySQL Server 5.0 • iReport-2.0.5 • GlassFish V2 UR2 • GlassFish V3 Prelude • JUDE 3.2.3 Perancangan sistem a. Use Case Diagram

Gambar 3. 3 Use Case Diagram

b. Class Diagram

Gambar 3. 4 Class Diagram modul 1

c. Sequence diagram

Gambar 3. 5 Sequence Diagram Login

Gambar 3. 6 Sequence Diagram Pengelolaan Master

Gambar 3. 7 Sequence Diagram Melihat Laporan dan Jurnal

Gambar 3. 8 Sequence Diagram Pengelolaan Role Akses

Gambar 3. 9 Sequence Diagram Pengelolaan User

Gambar 3.10 sequence dagram pengapprovean data

Gambar 3.11 Sequence Diagram Pengelolaan Data Transaksi

Gambar 3.12 Sequence Diagram Pengeditan Data

d. Activity diagram

Gambar 3.13 Activity Diagram Modul 1 3.3.2 Perancangan Basis Data

Perancangan Basis Data dalam penelitian ini adalah :

a. Relasi Tabel

Gambar 3.14 Relasi Tabel PO Customer

Gambar 3.15 Relasi Tabel Transaksi Mutasi Produk

Gambar 3.16 Relasi Tabel Surat Jalan

Gambar 3.17 Relasi Tabel SPBIN1

Gambar 3.18 Relasi Tabel Memo Pengeluaran Produk

Gambar 3.19 Relasi Tabel Faktur Penjualan Invoice

Gambar 3.20 Relasi Tabel Faktur Pajak Standar

Gambar 3.21 Relasi Tabel Master Material Supplier

Gambar 3.22 Relasi Tabel Mstemployee Jabatan

Gambar 3.23 Relasi Tabel Mstlytproduk

3.3.3 Perancangan Struktur Rekening Dibawah ini merupaka perancangan struktur rekening yang akan di gunakan pada program ini :

Table 3. 48 struktur rekening

No.Rekening Nama Rekening

111 Kas

112 Persediaan bahan baku 113 Persediaan barang dagang

411 Penjualan

3.3.4 Perancangan Struktur Menu

3.3.5 Perancangan Antarmuka

4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Sistem atau aplikasi ERP yang berbasis web ini dibangun dengan mengunakan bahasa pemrograman JAVA J2EE yang disusun dalam suatu framework. Framework JAVA J2EE yang digunakan adalah framework dari Astra Honda Motor (AHM).

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Adapun kesimpulan dari proyek akhir ini adalah :

1. Sistem informasi akuntansi yang dibangun sudah mampu mencatat transaksi penjualan.

2. Sistem informasi yang dibangun dapat menampilkan laporan penjualan untuk jurnal penerimaan kas pada periode tertentu.

5.2 Saran

Ada beberapa saran yang perlu ditambahkan pada sistem informasi ini untuk meningkatkan kinerjanya yaitu: 1. Meningkatkan sistem ini menjadi lebih

baik sehingga kualitasnya dapat bertambah dan dapat berfungsi lebih sempurna.

2. Meningkatkan design tampilan yang lebih menarik.

3. Meningkatkan sistem informasi untuk laporan jurnal keuangan, dan sistem informasi yang bisa menangani transaksi penjualan pembayaran secara kredit.

4. Perlu pembangunan jaringan jarak jauh menggunakan remote control antara Sukabumi dan Jakarta, agar bisa dilakukan approve oleh direktur dari Jakarta.

5. Meningkatkan akses keamanan data, mengingat pentingnya privasi data perusahaan.

REFERENSI

Pressman, Roger, S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi(Buku Satu). Yogyakarta: ANDI.

Donald E, Kieso. 2008. Akuntansi Intermediate. Jakarta : Erlangga.

Hartawan,Dewa Made Ary. 2010. E-Commerce of Equipment Purchasing andSwimming Pool Reservation at Delta Pool. Bandung: IT Telkom.

Hall, James. 2009. Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta:Salemba Empat.

Hery. 2009. Teori Akuntansi. Jakarta : Kencana Predana Media Group.

Kerimoglu. 2006. Optimizing the Change Management of Enterprise Resource Planning Systems Implementations. Istambul : Onur dkk

Ikatan Akuntan Indonesia. 2009. Standar Akuntansi Indonesia. Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Sommerville, Ian. 2008. Software Engineering.Jakarta : Erlangga.

Sugianto, Mikael. 2008. Membuat Beragam Desain Diagram dan Flowchart.Jakarta: Salemba Empat.

Van Hau, Trieu Thi. 2010. Change Management Strategies for the succesfull implementation of Enterprise Resource Planning Systems. New York: Mac Graww-Hill.

NeracaAkuntansi.http://id.wikipedia.org/wiki/ner aca_%28akuntansi%29.

Online.com/download.pdf (05.08.2011 jam 12.30).