7 Bab II Landasan Teori
2.1 Tata Ruang Kantor
2.1.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor diambil dari kata yang berasal dari bahasa inggris, office layout. Istilah tersebut memiliki makna sebagai pengaturan semua yang berlaku terhadap perabotan, permesinan, benda-benda yang berada di dalam ruangan tersebut. Tata letak dan lokasi perabotan dalam suatu kantor akan menjadi suatu pengaruh terhadap kinerja setiap karyawan , Nurasih (2014).
Menurut Quible (2001), layout menjelaskan penggunaan ruang secara efekif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai. Sedangkan Gie (2007) berpendapat bahwa tata ruang kantor adalah segenap faktor fisik, yang bersama-sama merupakan suatu suasana fisik yang melingkupi suatu tempat kerja.
Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat yakni, dapat mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif, mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai, memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan, menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada, meningkatkan produktivitas kerja yang baik, serta mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksible. 2.1.2 Asas Tata ruang Kantor
Terdapat asas-asas yang perlu dilakukan dalam penyusunan organisasi perkantorn yang baik sehingga dapat diperoleh dari tata ruang yang baik. Menurut Muther ((1995) dalam Gie (2007)) ada asas tata ruang yakni: asas
8
jarak terpendek penataan tata ruang, asas pengoptimalisasian ruangan, asas rangkaian kerja, dan asas kesesuaian bentuk ruangan.
2.1.2.1 Asas Jarak Terpendek
Penerapan dengan meletakan barang-barang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya, sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan tenaga agar penyelesaian pekerjaan cepat selesai. Atau bisa dikatakan untuk memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan dengan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan organisasi, faktor penting yang turut menentukan kelancarannya yaitu perencanaan atau penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan baik, rapi, dan semenarik mungkin sehingga menambah semangat kerja pada pegawainya. Produktivitas suatu organisasi secara langsung akan dipengaruhi oleh penataan ruang yang baik dalam arti positif dan negatif Sukoco (2006).
Tata ruang kantor yang baik dan efisien tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan hasil dari perencanaan yang tepat dari seseorang atau tim yang bertanggungjawab dalam merancang ruang kantor. Menurut Quible (2001), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan yakni, tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna mengoptimalkan kinerja pegawai. Namun mengingat lingkungan yang selalu berubah hendaknya perencanaan layout juga mempertimbangkan faktor fleksibilitas sehingga layout mudah diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan.
2.1.2.2 Asas Pengoptimalisasian Ruangan.
Suatu tata ruang yang mempergunakan sepenuhnya semua ruangan yang ada. Ruangan ini tidak hanya yang berupa luas lantai
9
saja (ruang datar), melainkan juga ruang vertikal ke atas maupun ke bawah, jadi dimana mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai Gie (2007).
Dalam penggunaan ruangan dapat di terapkan beberapa ruangan yang biasanya terdapat dalam suatu kantor yakni terdapat area khusus. Menurut Quible (2001) terdapat beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout suatu kantor, yaitu:
2.1.2.1.1 Reception Area
Ruang resepsionis berpengaruh dalam kesan pertama terhadap organisasi. Kesan pertama yang baik akan berdampak secara positif pada relasi publik dan bahkan mungkin dapat berakibat dalam meningkatkan laba untuk organisasi. Pegawai sebagai pelanggan internal perushaan akan merasa nyaman kerja di kantor sehingga produktivitas meningkat kepuasannya karena ruang lobby yang representatif.
2.1.2.1.2 Ruang Konferensi
Ruangan ini sangat dibutuhkan karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat akan membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representatif. Kondisi seperti ini sejalan dengan makin mahalnya biaya penyediaan ruang kantor sehingga keberadaan ruangan ini dapat dioptimalkan.
2.1.2.1.3 Ruang Komputer
Ruang komputer menitikberatkan pada pentingnya mempertimbangkan dengan sungguh-sungguh sebelum merencanakan dalam mendesain ruang komputer. Karena perangkat komputer berubah lebih cepat, ruang dengan diakurasikan proyek untuk beberapa tahun kedepan. Spesifikasi fisik dari perlengkapan komputer juga harus dianalisis dengan seksama dan diambil ke dalam pertimbangan sebelum menentukan ukuran ruang. Perawatan
10
ruangan ini harus diperhatikan secara cermat karena harus terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardware serta software yang dibeli aman dan dapat bermanfaat sebagaimana mestinya. 2.1.2.1.4 Ruang Persuratan
Ruang Persuratan atau Mailroom merupakan pusat komunikasi, bagian surat-surat memiliki dampak signifikan pada efisiensi dengan mana informasi bergerak masuk dan keluar organisasi. Sebagian besar tata ruang yang tepat dapat meningkatkan efisiensi mailroom.
2.1.2.3 Asas Rangkaian Kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat diletakan dideret-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hal ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus, yang terpenting ialah proses selalu mengarah maju ke muka menuju ke penyelesaian Gie (2004).
Hal-hal yang dapat mempengaruhi asas dalam rangkaian kerja yakni: pertama, arus kerja atau work-flow mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal (antara karyawan dari tingkat tanggung jawab yang sama) atau vertical (antara atasan dan bawahan atau sebaliknya) terutama diperlukan dalam perancangan layout. Alur kerja yang efisien tempat karyawan dan peralatan dalam sebuah pola yang memfasilitasi aliran garis lurus
11
informasi, yang membantu menghilangkan kemunduran dan simpang siur pola kerja.
Kedua, jaringan komunikasi yakni suatu bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi (telepon, e-mail, surat, tatap muka) yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor. 2.1.2.4 Asas Kesesuaian Bentuk Ruangan.
Dengan ini tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakai biaya yang besar. Bentuk tataruang kantor Menurut Wylie ((1958) dalam Gie (2007)), membedakann tataruang menjadi tiga macam yaitu tataruang kantor terbuka, tataruang kantor tertutup dan tataruang kantor gabungan. 2.1.2.4.1 Tataruang Kantor Terbuka (open plan offices)
Ruang pimpinan dan para pegawainya berada dalam satu ruangan terbuka tanpa adanya sekat pemisah. Keuntungan dari tataruang ini yakni, memudahkan perubahan layout ruangan tanpa perlu pembiayaan yang tinggi, memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antara pegawai, menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja serta memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja. Selain memiliki keuntungan, tataruang ini juga terdapat kerugian yakni, sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia, memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan mendinginkan udara, serta memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu konsentrasi kerja.
12
2.1.2.4.2 Tataruang Kantor Tertutup (closed plan offices)
Susunan tata ruang ini dibagi kamar-kamar atau ruang terpisah. Kamar atau ruangan ini pada umumnya dipisahkan berdasarkan pelaksanaan fungsi tiap-tiap devisi atau bagian. Adapun keuntungan yaitu, cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan, kerahasiaan, dan keamannya baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumen, atau aset perusahaan yang berharga, konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah. Kekurangan dari tataruang kantor tersebut yaitu, membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak alat komunikasi (seperti telepon, komputer), penerangan, ventilasi, peralatan kntor serta mempersulit perubahan layout kantor atau fleksibilits ruangan kantor kurang.
2.1.2.3.3 Tataruang Kantor Gabungan (combine plan offices)
Kombinasi antara tataruang terbuka dan tertutup, untuk menjaga wibawa pemimpin maka dibuatlah satu ruang kerja untuk seorang pimpinan. Adapun para pegawai ditempatkan dalam saatu ruang kerja sehingga sistem pengawasan lebih mudah untuk dilakukan. Tataruang kantor gabungan juga memiliki keuntungan yaitu, pimpinan mudah mengawasi pegawai secara langsung yang berada di ruangan terbuka meskipun pimpinan sendiri berada di ruang tertutup, serta komunikasi dan hubungan kerja antara pegawai yang satu dengan yang lain dapat terjalin dengan baik. Selain keuntungan dari tata ruang gabungan, bentuk tataruang kantor gabungan juga memiliki kerugian antara lain, tingginya tingkat kebisingan karena tata ruang kantor yang terbuka, biaya pemeliharaan lebih tinggi, dan sulitnya pengamatan atas penataan ruangan terutama untuk tata ruang
13
terbuka karena disesuaikan dengan selera masing-masing pegawai.
2.1.2.4.3 Prinsip Layout yang Efektif
Ruang kerja yang efektif ruang kerja yang kondusif dan sesuai pada tempat dan gunannya, Nuraida (2007). Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Tataruang yang efektif kan memberikan manfaat yaitu: mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif, mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi para pegawai, memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan, menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada serta mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksible. Selain itu tataruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan yakni, mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu, mejamin kelancaran proses kegiatan yang bersangkutan, memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yakni satu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya serta mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu Gie (2007).
2.2 Perlengkapan Kantor (office equipment)
Pembahasan mengenai layout kantor tidak luput dari keberadaan perlengkapan, peralatan maupun furnitur yang akan di gunakan oleh organisasi. Menurut Gie (2007), perlengkapan sangat dibutuhkan sebuah kantor untuk membantu penyelesaian pekerjaan, sehingga pekerjaan kantor dapat diselesaikan dengan efektif serta efisien. Pendapat lain dikemukakan
14
oleh Sukoco (2006), bahwa perlengkapan kantor adalah segenap benda yang digunakan untuk membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan kantor.
Perlengkapan kantor dapat digolongkan menjadi empat kategori, Gie (2007): pertama, mesin kantor adalah segenal alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, magnetik atau secara kimiawi. Kedua, perabot kantor adalah barang-barang perabot yang digunakan untuk mendukung berjalannya aktifitas sebuah kantor, misalnya meja, kursi, rak filing cabinet, almari arsip, dan sebagainya. Ketiga, perbekalan kantor adalah barang-barang habis pakai yang biasanya dipergunakan untuk keperluan tulis-menulis, misalnya kertas, buku tulis, amplop, bolpen, pensil, lem, dan sebagainya. Keempat, hiasan kantor adalah semua jenis barang atau fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehinggga tercipta ruangan yang serasi, misalnya gambar, lampu, vas bunga dan lain sebagainya.
Hal-hal yang dapat mengukur baik buruknya perlengkapan kantor atau mesin kantor yakni:
2.2.1 Kualitas Mesin Kantor
Kualitas mesin kantor merupakan hal terpenting dalam melakukan suatu pekerjaan, karena dari kualitas mesin kantor yang baik maka pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Selain efekif dan efisien, manfaat lain yakni pekerjaan yang dilakukan tidak membuang waktu, pekerjaan dapat selesai dengan cepat, dan memberikan kelancaran dalam bekerja.
2.2.2 Jumlah Mesin Kantor
Dalam menentukan jumlah (quantity) mesin kantor perlu adanya suatu perhitungan dari awal perencanaan perlengkapan dengan membandingakan suatu jumlah pegawai di masa sekarang dan mendatang. Dengan jumlah mesin kantor yang ada dimungkinkan
15
agar pekerjaan dapat berjalan dengan maksimal dan output yang dihasilkan juga baik.
2.2.3 Macam-macam Mesin Kantor
Mesin kantor adalah segala macam peralatan yang berupa mesin yang digunakan untuk meyelesaikan pekerjaan kantor Gie (2007). Sedangkan menurut Quible (2001), mesin kantor merupakan alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Mesin-mesin kantor ialah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis, maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, menggandakan, atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga yang mampu memperlancar aktivitas kantor.
Perlengkapan kantor mencakup mesin kantor elektronik, perabot kantor atau furniture, dan perbekalan kantor seperti alat tulis menulis. Mesin kantor elektronik terdiri dari komputer, mesin ketik elektronik, printer, mesin scanner, mesin foto copy, telephone, air conditioner, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin faksimile, finger print, mesin laminating dan slide projecor. Selain mesin ketik elektronik, perabot kantor atau furniture ialah meja panjang, kursi (secretary chair), lemari, rak besi, rak filing cabinet dan almari arsip.
Menurut Gie (2007), jenis-jenis mesin kantor dapat digolongkan menjadi tujuh yakni, yang pertama mesin ketik atau mesin tik adalah mesin atau alat elektronik dengan sebuah sebuah set tombol-tombol yang apabila ditekan menyebabkan huruf cetak pada dokumen. Kedua yaitu komputer, komputer adalah perangkat fisik yang mengambil data sebagai input, mentransformasi data tersebut sesuai dengan instruksi yang diberikan dan menghasilkan output informasi yang sudah diproses. Ketiga yaitu Printer, printer adalah semua teknologi, mesin cetak yang membuat gambar atau image
16
pada kertas yang diambil dari data atau file komputer, menghasilkan turunan cetak pertama atau cetak asli dimana setiap cetakan bisa unik atau berubah.
Keempat yakni mesin Scaner, Scaner ialah sebuh media input (pemasukan) ke dalam komputer melalui proses peng-copyan. Data-data, baik berupa angka dan huruf serta gambar yang terekam dalam bentuk kertas, dapat dialihkan ke dalam media digital melalui alat scanner ini. Kelima yaitu faksimili atau Fax, merupakan mesin yang mengerjakan proses scan terhadap sebuah halaman hasil cetakan dan mengubahnya menjadi sinyal yang transmisikan melalui sebuah saluran telepon menuju ke sebuah mesin penerima fax. Keenam ialah mesin fotocopy atau copier, dicirikan dengan alat scanner, menghasilkan cetakan turunan kedua. Mesin fotokopi dapat menggandakan cetakan turunan pertama. Ketujuh yakni Mesin penghancur kertas. Mesin pemotong kertas atau paper shredder menjadi standar perkantoran modern, sebagai cara yang paling aman, cepat, bersih, dan sangat efisien untuk pemusnahan dokumen-dokumen yang tidak terpakai.
2.2.3.1 Tata Letak Perlengkapan Kantor
Faktor penting yang mempengaruhi efektivitas dan semangat kerja di kantor salah satunya dapat berawal dari perlengkapan kantor yakni meja dan kursi kantor. Kondisi meja kerja dan kursi kantor yang tersusun rapi dapat menyebabkan efektivitas dan semangat dalam bekerja.
Menurut Gie (2007), setelah menentukan tata ruang kantor yang akan dipakai, maka selanjutnya adalah menyusun perabot kantor pada letak yang tepat dan menurut susunan yang efisien yakni, meja-meja kerja hendaknya disusun menurut kebutuhan masing-masing pegawai/divisi sehingga dapat mengurangi arus kerja yang tidak diperlukan seperti susunan garis lurus (straight-line) dengan para pegawai menghadap ke jurusan yang sama, atupun
17
dengan susunan berkelompok (grouping arrangement) yang susunannya berhadapan. Pada baris-baris meja disediakan lorong atau space untuk keperluan lalulintas para pegawai. Jarak antara meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya selebar sekitar 80cm. Penataan lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya diletkkan di dekat pegawai-pegawai yang sering mempergunakan benda-benda tersebut. Lemari yang berat atu peti besi dapat diletkkan menempel tembok sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatan. Alat-alat kntor yang menimbulkan suara bising, misalnya mesin stensil, diletakkan dekat jendela sehingga gema suaranya sebagian besar dapat langsung terbuang keluar ruangan.
2.3 Kinerja
2.3.1 Pengertian Kinerja
Kinerja menurut Mangkunegara (2012), kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggungjawab yang diberikan kepadanya.
Sedangkan menurut Whitemore ((1997) dalam Nuraida (2007)) kinerja adalah pelaksanaan fungsi-fungsi yang dituntut dari seseorang, kinerja merupakan suatu perbuatan, suatu prestasi, suatu pameran umum keterampilan.
Kinerja dapat berupa penampilan kerja individu maupun kelompok kerja personel. Penampilan hasil kerja tidak terbatas kepada personel yang menduduki jabatan fungsional maupun struktural tetapi juga pada keseluruhan jajaran personel dalam organisasi, Dharma (2005). Kinerja staff kantor akan baik, jika pegawai mempunyai keahlian yang tinggi, ketersediaan untuk bekerja, adanya imbalan atau upah yang layak dan mempunyai harapan masa depan, Prawirosentono (1999).
18
Kinerja organisasi yang telah dilaksanakan dengan tingkat pencapaian tertentu tersebut seharusnya sesuai dengan misi yang telah ditetapkan sebabagai landasan untuk melakukan tugas yang diemban. Dengan demikian kinerja (performance) merupakan tingkat pencapaian hasil atau the degrees of accomplishment, Keban (2004). Kinerja dapat diukur dari beberapa indikator antara lain dari efekivias dari hubungan antara output dan tujuan. Dalam artian efektivitas merupakan ukuran seberapa jauh tingkat output, kebijakan dan prosedur organisasi mencapai tujuan yang ditetapkan. Selain efektivitas, faktor lain yakni akuntabilitas. Dilihat dari dimensi ini kinerja tidak bisa hanya dilihat dari internal organisasi, seperti pencapaian target.
Kinerja sebaliknya harus dilihat dari ukuran eksternal seperti nilai dan norma ditempat kerja. Akuntabilitas merupakan kewajiban untuk memberikan pertanggungjawaban atau untuk menjawab dan menerangkan kinerja dan tindakan seorang staf kantor dalam suatu organisasi kepada pekerjaan yang diampu. Selain efektivitas dan akuntabilitas, responsivitas juga merupakan hal yang penting. Ditinjau dari tingkat pemahaman terhadap tugas dan fungsi sesuai peraturan yang berlaku, tingkat kepekaan tugas pekerjaan yang dilakukan staff kantor dengan hasil yang dicapai, Keban (2004).
Pendapat lain diutarakan oleh Wirawan (2009), kinerja adalah keluaran yang dihasilkan oleh fungsi-fungsi atau indikator suatu pekerjaan atau suatu profesi dalam waktu tertentu. Istilah kinerja dapat juga digunakan untuk menunjukan keluaran perusahaan atau organisasi, alat, fungsi-fungsi manajemen (produksi, pemasaran, keuangan), atau keluaran seorang pegawai. Kinerja karyawan juga merupakan hasil sinergi dari sejumlah faktor. Faktor-faktor tersebut ialah faktor lingkungan internal organisasi, faktor lingkungan eksternal, dan faktor internal karyawan atau pegawai, Gie (2007).
19 2.3.1.1 Faktor Internal Pegawai
Faktor-faktor dari dalam diri pegawai yang merupakan faktor bawaan dari lahir dan faktor yang diperoleh ketika ia berkembang. Faktor-faktor bawaan misalnya bakat, sifat pribadi, serta keadaan fisik dan kejiwaan. Sementara itu, faktor yang diperoleh misalnya pengetahuan, keterampilan, etos kerja, pengalaman kerja dan motivasi kerja.
2.3.1.2 Faktor Lingkungan Internal Organisasi
Dalam melaksanakan tugasnya, pegawai memerlukan dukungan organisasi tempat ia bekerja. Dukungan tersebut mempengaruhi tinggi rendahnya kinerja pegawai. Misalnya, strategi organisasi, dukungan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, serta sistem manajemen dan kompensasi. Oleh karena itu, manajemen organisasi harus menciptakan lingkungan internal organisasi yang kondusif sehingga dapat mendukung dan meningkatkn produktivitas pegawai.
2.3.1.3 Faktor Lingkungan Eksternal Organisasi
Faktor lingkungan eksternal organisasi merupakan keadaan, kejadian, atau situasi yang terjadi di lingkungan eksternal organisasi yang mempengaruhi kinerja karyawan.
2.3.2 Kriteria Mengukur Kinerja
Menurut Wirawan (2009), dalam mengukur kinerja, terdapat kriteria atau ukuran, kriteria tersebut antara lain:
2.3.2.1 Kuantitatif (seberapa banyak), yakni dengan menghitung seberapa banyak unit keluaran kinerja harus dicapai dalam kurun waktu tertentu atau dengan artian lain menggunakan waktu serta berapa lama dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Jumlah kesalahan dalam melaksanakan pekerjaan juga dapat berpengaruh dalam kriteria kuantitatif.
20
2.3.2.2 Kualitatif (seberapa baik), pekerjaan yang dikerjakan harus lengkap dan mencapai target dalam waktu yang telah ditentukan, berpengaruh juga dari kualitas kerja yang dijalankan, tingkat kemampuan, kerapian serta keteltian atau kecermatan dalam bekerja.
2.3.2.3 Ketepatan waktu pelaksanaan tugas merupakan kriteria yang menentukan keterbatasan waktu untuk memproduksi suatu produk, membuat sesuatu atau melayani sesuatu. , seperti uang dan bahan baku.
2.3.3 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kinerja
Kinerja merupakan suatu konstruk multidimensional yang mencakup banyak faktor yang mempengaruhinya. Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja menurut Mahmudi (2007), antara lain: faktor personel atau individual yang meliputi pengetahuan, keterampilan (skill), kemampuan, kepercayaan diri, motivasi dan komitmen yang dimiliki oleh setiap individu. Selain faktor personel faktor lain yakni faktor kepemimpinan yang meliputi kualitas dalam memberikan dorongan, semangat, arahan, dan dukungan yang diberikan manajer dan team leader. Faktor tim juga berpegaruh dalam hal yang mempengaruhi kinerja, meliputi kualitas dukungan dan semangat yang diberikan oleh rekan dalam satu tim, kepercayaan terhadap sesama anggota tim, kekompakan dan keeratan anggota tim. Faktor sistem, meliputi sistem kerja, fasilitas kerja atau infrasruktur yang diberikan oleh organisasi, proses organisasi, dan kultur kinerja dalam organisasi. Selain itu juga faktor kontekstual (situasional), meliputi tekanan dan perubahan lingkungan eksternal dan internal.
2.3.4 Teknik Peningkatan Kinerja
Produktivitas perkantoran dapat ditingkatkan dengan meningkatkan output dari pegawai perkantoran. Tingkat efektivitas
21
penggunaan teknologi perkantoran, efisiensi proses kerja dan kenyamanan lingkungan tempat mereka bekerja secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi kenerja pegawai dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan . Berikut gabungan antara pendapat Gie (2007) dan Quible (2001) yaitu: pembagian kerja, pembagian kerja adalah teknik dimana dua orang berbagi pekerjaan yang pada dasarnya merupakan satu pekerjaan secara utuh. Teknik ini menghasilkan beberapa keuntungan, seperti mengurangi ketidakhadiran kerja karena karyawan atau pegawai dapat terus bekerja meskipun situasi kurang memungkinkan dibandingkan mereka bekerja secara full-time. Selain pembagian kerja hal lain yakni penyederhanaan kerja. Aspek ini memiliki dampak negatif terhadap usaha peningkatan produktivitas karena pada teknik ini dapat menghilangkan tugas yang membosankan dan berulang maupun proses kerja yang tidak memberikan nilai tambah bagi pekerjaan yang dibebankan.
Rotasi Kerja, penggunaan rotasi kerja sebagai teknik untuk meningkatkan produktivitas akan memungkinkan pegawai bertukar pekerjaan dengan pegawai yang lain selama periode waktu tertentu. Teknik ini akan memberikan kesempatan bagi pegawai untuk selalu mengembangkan diri dan memperluas pengetahuannya terhadap pekerjaan di kantor. Peningkatan kerja merupakan hal yang berpengaruh juga karena teknik ini dalam jangka panjang akan memberikan hasil terbaik bagi perusahaan, karena memungkinkan pegawai mendapatkan tingkat tanggung jawab dan kontrol yang lebih besar atas pekerjan mereka serta memberikan kesempatan untuk merencanakan pekerjaan yang akan mereka lakukan. Peran dari partisipasi karyawan juga melibatkan karyawan atau pegawai dalam proses pengambilan keputusan, dimana teknik ini dikenal sebagai manajemen partisipasi. Agar program ini berjalan dengan baik, maka manajemen harus mempertimbangkan semua masukan
22
dan saran yang diberikan oleh bawahannya sebelum mengambil keputusan.
Komunikasi dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas komunikasi antara manajemen dan karyawan dimanakritik dan saran merupakan bagian penting dari proses tersebut. Selain komunikasi. manajemen waktu merupakan kemampuan individu sebagai manajer waktu akan sangat menentukan tingkat produktivitas yang dihasilkan. Kunci dari manajemen waktu yang efektif adalah memperkirakan dengan akurat berapa lama penyelesaian berbagai tugas yang akan dilakukan.
