7
BAB 2
LANDAS AN TEORI
2.1. Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem
M enurut Romney dan Steinbart (2003, p2), menyatakan, “A system is asset of two or more interrelated components that interact to achieve a goal” artinya sistem adalah rangkaian dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Sedangkan M athiassen berpendapat (2000, p9), “system is a collection of components that implement modeling requirements, functions, and interfaces.” artinya sistem adalah kumpulan komponen yang mengimplementasikan kebutuhan fungsi dan antar muka permodelan.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen yang terintegrasi satu sama lain dan mengimplementasikan kebutuhan fungsi dan antar muka permodelan untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.2 Pengertian Informasi
M enurut Romney dan Steinbart menyatakan (2003,p9),” Is data that have been organized and processed to provid meaning ” artinya informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti.
M enurut O’Brien (2005,p5) yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary, informasi adalah data yang ditempatkan dalam konteks yang berarti dan berguna untuk pemakai akhir.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang telah diatur dan diproses sehingga menghasilkan suatu arti bagi pemakainya.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
M enurut M c Leod (2004,p19), Information System are conceptual system with their data, to representing the physical system of the firm. Artinya, Sistem Informasi adalah sistem konseptual dengan data mereka yang mewakili sistem fisik perusahaan.
M enurut O’Brien (2005,p5) yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary, Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sistem konseptual dengan data yang teratur yang dapat mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi kedalam organisasi.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Jones dan Rama (2006,p5) menyatakan, “The accounting information system ia a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transaction.” Artinya sistem informasi akuntansi adalah bagian dari sistem informasi manajemen atau M IS yang menyediakan informasi mengenai akuntansi dan keuangan, seperti informasi-informasi lainnya yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin.
M enurut Jones dan Rama (2006, p4) Sistem Informasi Akuntansi dibagi menjadi tiga transaksi yaitu:
1. An acquisition (purchasing) cycle is the process of purchasing and paying for goods or services.
2. A conversion cycle is the process of transforming acquired into goods and services
3. A revenue cycle is the process of providing goods or services to customers and collecting cash.
M enurut Bodnar dan Hopwood (2001, p6) Accounting Information System analogus to the preceding definitions, we might define an accounting Information System (AIS) as a computer-based system designed to transform accounting data to information. Artinya dari definisi sebelumnya akuntansi informasi sistem analogus di definisikan Akuntansi Informasi sistem (AIS)
adalah komputer yang berbasis sistem gambar untuk mengubah data akuntasi menjadi informasi.
Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan dan mengubah data tersebut menjadi informasi keuangan dan akuntansi untuk dijadikan laporan yang diberikan kepada manajer dan pihak luar yang membutuhkannya.
2.1.5 Komponen S istem Informasi Akuntansi
M enurut Romney (2003, p2) terdapat lima komponen dalam sistem Informasi Akuntansi, yaitu:
1. people yang mengoperasikan system
2. procedure at instruction baik manual maupun otomatisasi termasuk pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai kegiatan perusahaan.
3. Data mengenai organisasi dan proses bisnisnya
4. Software yang digunakan untuk memproses data organisasi
5. Information Technology Infrastructure termasuk komputer, perangkat tambahan, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, serta mengirim data dan infomasi.
2.1.6 Fungsi dari Sistem Informasi Akuntansi
M enurut Romney and Steinbart (2003, p22), SIA memiliki 3 fungsi dasar yaitu :
1. M engumpulkan dan memproses data tentang aktifitas bisnis organisasi secara efisien dan efektif.
2. M emberikan informasi yang berguna untuk mengambil keputusan. 3. M enetapkan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa
data tentang aktifitas bisnis dicatat dan diproses secara akurat.
2.1.7 Manfaat Sistem Infomasi Akuntansi
Jones dan Rama berpendapat bahwa (2006, p6-7) manfaat sistem informasi akuntansi ada lima, yaitu:
1. Producing external report (M emproduksi laporan eksternal)
Business use accounting information systems to produce special reports to satisfy the information needs of investors, creditors, tax collectors, regulatory agencies, and others. Artinya bisnis memakai sistem informasi akuntansi untuk memproduksi laporan khusus untuk memuaskan kebutuhan dari investor, kreditor, penagih pajak, dan agen-agen lain yang berkaitan.
2. Support routine activities (M endukung aktivitas rutin)
Managers need an accounting information system for handling routine operating activities during the firm’s operating cycle. Artinya manajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin selama siklus operasi perusahaan
3. Decision support (M endukung keputusan)
Information is also needed for non-routine decision support at all levels of an organization. Artinya informasi juga dibutuhkan untuk mendukung keputusan tidak rutin pada setiap tingkatan organisasi
4. Planning and control (Perencanaan dan pengendalian)
An information systems is required for planning and control activities as well information concerning budgets and standard costs is stored by the information system, and reports are designed to compare budget figures to actual amounts. Artinya informasi dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian yang baik. Informasi memperhatikan anggaran dan biaya standar yang disimpan oleh sistem informasi dan laporan dirancang untuk membandingkan gambaran anggaran dengan jumlah yang sebenarnya
5. Implementing internal control (Implementasi pengendalian Internal)
Internal control includes the policies, procedures, and information system used to protect a company’s assets from loss or
ambezzlement and to maintain accurate financial data. Artinya pengendalian internal meliputi kebijaksanaan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan utnuk melindungi asset perusahaan dari kerugian atau penggelapan dan untuk memelihara data finansial yang akurat.
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem
2.2.1. Pengertian Analisis Sistem
Berdasarkan Jones dan Rama (2006, p588), system analysis is the second phase of the systems development life cycle. It involves a study of the current system and proposed solution in more detail than the investigation stage. The main objective is to develop requirements for the new system. Artinya analisis sistem adalah tahap kedua dari siklus hidup pengembangan sistem. Termasuk di dalamnya mempelajari sistem yang sekarang berjalan dan memberikan solusi yang lebih rinci dari tahap investigasi. Tujuan utama analisis sistem adalah untuk mengembangkan persyaratan dari sistem yang baru.
M enurut M c.Leod (2004,p128), system analysis is the study of an existing system for the purpose of designing a new or improved system. Artinya analisis sistem adalah penelitian dari sistem yang berjalan dengan tujuan merancang sistem baru atau memperbaharui sistem.
Jadi kesimpulan yang dapat diambil bahwa analisis sistem adalah merupakan tahapan kegiatan yang mempelajari sistem yang berjalan agar bisa menghasilkan persyaratan yang dibutuhkan oleh sistem baru.
2.2.2 Perancangan sistem
Jones dan Rama (2006, p588) berpendapat system desaign is the third phase of the systems development life cycle. The purpose is to specify the physical reality of the system (forms, reports, tables, processes, etc) and choose a supplier, artinya perancangan sistem adalah tahap ketiga dari siklus hidup pengembangan sistem. Tujuan dari tahap ini adalah untuk menspesifikasi sistem secara fisik (formulir, laporan, tabel, proses, dll) dan memilih pemasok.
M c.leod (2004, p130) mengemukakan system design is the determination of the processes and data a new system will require. Artinya perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru.
Dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah kegiatan yang menspesifikasikan sistem baru agar dapat terealisasi sesuai dengan yang telah ditentukan pada saat menganalisis sistem.
2.2.3 Event table
M enurut M athiassen (2000, p51), “an Instantaneous incident involving one or more object”, yang berarti event adalah kejadian yang terdiri dari satu atau lebih objek
M enurut Jones dan Rama (2006, p4) menyatakan “events are activities that happen at a particular point in time”, yang berarti event adalah kejadian yang terjadi pada suatu waktu tertentu.
Sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa event table adalah kejadian yang melibatkan satu atau lebih objek yang terjadi pada waktu tertentu.
Langkah-langkah menentukan event menurut Jones dan Rama (2006, p21-22) yaitu:
1. Tentukan event pertama yang ada di dalam proses, dimana orang atau departemen didalam organisasi atau perusahaan tersebut bertanggungjawab terhadap sebuah aktivitas.
2. Abaikan aktivitas yang tidak membutuhkan partisipasi agen internal 3. Tentukan event baru, dimana adanya perpindahan tanggung jawab dari
agen internal yang satu dengan yang lain.
4. Tentukan event baru, dimana sebuah proses terhenti dan dilanjutkan kembali oleh agen internal yang sama.
5. Gunakan sebuah nama dan deskripsi untuk event yang mencerminkan karakter keseluruhan dari event tersebut.
2.2.4 Workflow table
Jones dan Rama berpendapat (2006, p87), “Workflow table is a two column table that identifies the actors and actions in a process”, tabel Workflow adalah tabel berkolom dua yang mengidentifikasi aktor dan kegiatan dalam sebuah proses.
M enurut Connolly (2002,p596), workflow adalah tabel aktivitas yang melibatkan pelaksanaan yang terkoordinasi dari suatu entitas.
Dapat disimpulkan bahwa workflow table adalah suatu tabel yang mengidentifikasikan aktivitas yang dilakukan oleh para aktor di dalam suatu proses bisnis yang melibatkan pelaksanaan yang terkoordinasi dari suatu entitas.
2.2.5 UML (Unified Modeling Language)
M enurut Jones dan Rama menyatakan (2003,p68), UM L adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan mendokumentasi sistem informasi.
Empat aktivitas utama dalam membuat UML class diagram yaitu:
A. M enempatkan transaction table yang dibutuhkan pada UML class diagram
B. M enempatkan master table yang dibutuhkan pada UML class diagram
C. M enentukan hubungan yang dibutuhkan antar masing-masing table (transaction dan master)
D. M enentukan atribut yang dibutuhkan
M enurut Whitten (2004, p408) berpendapat, UM L merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek.
Jadi dapat disimpulkan bahwa UM L adalah bahasa modeling yang digunakan untuk menganalisis, mendesain, dan mendokumentasi sistem yang terkait dengan objek.
2.2.6 UML Activity diagram
2.2.6.1 Pengertian UML Activity Diagram
M enurut Jones dan Rama (2006, p60), activity diagram plays the role of a “map” in understanding business process by showing the sequence of activities in the process, artinya activity diagram berperan sebagai peta dalam memahami proses bisnis dengan menampilkan urutan dari beberapa aktivitas yang ada di dalam proses tersebut.
2.2.6.2 Overview Activity Diagram
M enurut Jones dan Rama mengatakan (2006, p61), Overview activity diagram presents a high-level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows among these events, artinya Overview Activity Diagram menampilkan gambaran tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan beberapa event utama, urutan dari event-event tersebut, dan arus informasi diantara event tersebut.
M enurut Jones dan Rama (2006,p65), dalam menyiapkan overview activity diagram terdapat beberapa langkah sebagai berikut:
a. Read the narrative and identify key events, artinya membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting
b. Annotate the narrative to clearly show event boundaries and event names, artinya mencatat narasi secara jelas untuk menampilkan batasan event dan nama event.
c. Represent agents participating in the business process using swimlanes, artinya menggambarkan agen (aktor) yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi dengan menggunakan swimlane.
d. Diagram each event. Show the sequence of these events, artinya membuat diagram untuk masing-masing event dan menunjukkan urutan dari event tersebut.
e. Draw document created and used in the business process. Show the flow of information from events to documents, artinya menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari event ke dokumen tersebut.
f. Draw table (file) created and used in the business process. Show the flow of information from events to tables, artinya menggambarkan tabel (file) yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari event ke tabel tersebut.
2.2.6.3 Detailed Activity Diagram
M enurut Jones dan Rama mengatakan (2006,p61), The Detailed Activity Diagram representation of the activities associated with one or two events shown on the overview diagram, artinya Detailed Activity Diagram menampilkan gambaran yang lebih detil dari aktivitas yang merupakan bagian dari satu atau dua event yang ada di dalam overview activity diagram.
M enurut Jones dan Rama (2006, p80) juga menuliskan langkah-langkah dalam menyiapkan detailed activity, yaitu sebagai berikut:
a. Annotate narrative to show activities, artinya mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas
b. Prepare a workflow table, artinya menyiapkan tabel workflow
c. Identify necessary detailed diagrams, artinya mengidentifikasi detailed diagram yang penting
d. For each detailed diagram, perform the following substeps, artinya untuk setiap detailed diagram, dilakukan beberapa substep:
d.1. Set up swimlanes for the agents participating in the event or events represented in the detailed diagram, artinya membuat swimlane untuk agen yang berpartisipasi dalam event atau event yang ada di detailed diagram.
d.2. Add a rounded rectangle for each activity in the event being documented in that detailed diagram, artinya menambahkan rounded
rectangle untuk setiap aktivitas dari event yang telah didokumentasikan dalam detailed diagram.
d.3 use continuous lines to show the sequence of the activities, artinya gunakan garis lurus untuk menunjukkan urutan dari aktivitas.
d.4 set up any documents created or used by the activities in that diagram, artinya membuat semua dokumen yang dihasilkan atau digunakan.
d.5 use dorted lines to connect activities and documents, artinya gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen.
d.6. document any tables created, modified, or used by the activities in the diagram in the computer column, artinya gambarkan tabel yang dibuat, dimodifikasi, atau digunakan ke dalam kolom computer.
d.7. use dotted lines to connect activities and tables, artinya gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan table.
2.2.7. UML class diagram
2.2.7.1 Pengertian UML class diagram
Definisi UM L Class Diagram menurut Jones dan Rama (2006,p181), is a diagram that can be used to document (a) tables in an AIS, (b) relationships between tables, and (c) attributes of tables, artinya sebuah diagram yang digunakan untuk mendokumentasikan (a) tabel yang ada di dalam Sistem Informasi Akuntansi, (b) hubungan antara tabel-tabel tersebut, (c) dan atribut dari masing-masing tabel.
Sedangkan Britton dan Doake (2000,p266) berpendapat Class diagram is a diagram showing the classes in a system and their relationships to each other. Artinya class diagram adalah diagram yang menunjukkan kelas-kelas didalam sistem dan hubungan mereka satu sama lain.
Jadi dapat disimpulkan bahwa class diagram adalah sebuah diagram yang mendokumentasikan kelas-kelas dari sebuah sistem dan menunjukkan hubungan mereka satu sama lain.
2.2.7.2 Pengertian attribute
M enurut Jones dan Rama (2006, p181),berpendapat attributes is the smallest units of data that can have meaning to a user, artinya atribut adalah unit terkecil dari data yang memiliki makna bagi pengguna.
M enurut M athiassen (2000, p92), attribute is a descriptive property of a class or an event, artinya atribut adalah keterangan rinci dari sebuah class atau event.
Jadi dapat disimpulkan bahwa atribut adalah sebuah keterangan rinci dari sebuah class atau event yang memiliki arti bagi pengguna.
2.2.7.3 Pengertian behavior
M enurut M atthiassen (2000, p90) berpendapat behavioral pattern is a description of possible event traces for all objects in a class, artinya behavioral adalah penjelasan mengenai event yang mungkin terjadi dari seluruh objek didalam suatu class.
M enurut Britton dan Doake (2000, p265) behavior is the effects of system that are visible to an external observer. Artinya behavior adalah pengaruh atau dampak dari sebuah sistem yang terlihat terhadap pengguna luar.
Jadi behavior adalah penjelasan tentang event yang terjadi dari obyek yang memiliki dampak bagi pengguna luar.
2.2.7.4 Hubungan-hubungan dalam class diagram
M enurut Jones dan Rama (2006, p165), hubungan dalam class diagram :
1. one to one relationship (Relasi one to one)
One-to-one relationship between entities are not nearly as common as one-to-many relationships, but they do occur in AIS, artinya hubungan one to one diantara entity tidak dekat seperti hubungan one to many, tetapi dapat terjadi dalam SIA
2. one to many relationship (hubungan satu ke banyak)
One-to-many relationships are common in accounting systems, artinya hubungan one to many biasa digunakan dalam sistem akuntansi
3. many to many relationships (hubungan banyak ke banyak)
Many-to-many relationship can be converted into two one-to-many relationship, artinya hubungan many to many dapat diubah ke dalam dua hubungan dengan menambahkan suatu table diantaranya.
2.2.8. Usecase diagram
2.2.8.1 Pengertian usecase diagram
M enurut Jones dan Rama (2006, p267), usecase diagram is a graphical presentation that can provide a list of use cases that occur in an application, artinya usecase diagram adalah tampilan grafikal yang berisi daftar dari usecase yang terjadi didalam sebuah aplikasi.
M enurut M atthiassen (2000,p120), Use case is a pattern for interaction between the system and actors in the application domain, artinya usecase adalah sebuah pola interaksi yang terjadi diantara sebuah sistem dan aktor didalam aplikasi internal.
Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa usecase diagram adalah tampilan grafikal mengenai pola interaksi antara sebuah sistem dan aktor yang terjadi dialam sebuah aplikasi internal
2.2.8.2 Pengertian actor
M enurut M atthiassen (2000, p119), Actor is an abstraction of users or other systems that interact with the target system, artinya aktor adalah bentuk abstraksi atas user atau sistem lainnya yang berinteraksi dengan target sistem.
M enurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p273), Actor is anything that needs to interact with the system to exchange information, artinya aktor adalah kebutuhan sesuatu tentang interaksi sistem dengan informasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa aktor adalah bentuk abstrak yang berhubungan dengan sistem untuk mendapatkan informasi.
2.2.9 Perancangan Database
M enurut O’brien(2005, p211) berpendapat kumpulan terintegrasi dari elemen data yang secara logika saling berhubungan.
M enurut Jones dan Rama (2006, p156), database is comprehensice collection of related data, artinya database adalah kumpulan yang lengkap atau luas dari data yang berelasi atau berhubungan.
Jadi dapat disimpulkan database adalah kumpulan dari data yang lengkap dan saling berhubungan secara logika.
1. Transaction file store information about events. For example, a transaction file might contain information such as the date of the order, the customer who placed the order, and the dollar amount of the sale, artinya file yang menyimpan informasi tentang event. Sebagai contoh, sebuah file transaksi dapat berisi informasi seperti tanggal pemesanan, pelanggan yang membuat pesanan, dan jumlah uang untuk penjualan.
2. Master file contain information about entities other than events. Master files contain two types of information:(1)reference data and (2)summary data, artinya file master yang berisi informasi tentang entitas atau informasi lain selain event. Master file berisi dua jenis informasi:(1) data referensi dan (2) data summary
2.2.10. Rancangan Form
M enurut Jones dan Rama (2006, p288) Formulir adalah dokumen yang terformat yang terdiri dari bagian yang kosong yang diisi oleh penggunanya.
M enurut M ulyadi berpendapat (2001, p3), formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Sehingga dapat dikatakan formulir adalah dokumen yang terformat yang diisis oleh pengguna untuk merekan terjadinya suatu transaksi.
2.2.11 Rancangan Layar
M enurut M atthiassen (2000, p151) Layar adalah sebuah fasilitas yang membuat fungsi dan model sistem tersedia untuk aktor.
M enurut Britton dan Doake (2000, p268) menjelaskan bahwa interface adalah suatu tampilan sistem yang berhubungan dengan dunia luar.
Jadi interface adalah suatu tampilan fasilitas dari sistem agar sistem tersebut dapat membuat function dan model sistem untuk si pengguna, yang dapat berhubungan dengan dunia luar.
2.2.12 Rancangan Laporan
2.2.12.1. Pengertian laporan
M enurut Jones dan Rama (2006, p238) mengatakan laporan adalah susunan presentasi yang teratur dari data.
M enurut M ulyadi (2001, p5) laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi, yang dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
Jadi, menurut kami laporan adalah susunan presentasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.
2.2.12.2 Elemen Laporan
M enurut Jones dan Rama (2006, p214-215) menyatakan layout laporan terdiri dari:
1. Report header. M enampilkan informasi keseluruhan laporan
2. Page header. Digunakan untuk menspesifikasikan informasi yang berada di bagian atas setiap halaman
3. Group header. Digunakan untuk menampilkan informasi yang bersifat umum tiap kelompok.
4. Group detail. Berisi daftar transaksi yang berkaitan dengan kelompok.
5. Group footer. Biasa digunakan untuk menyediakan informasi yang berguna dalam kelompok laporan.
6. Page footer. Berada di bagian bawah setiap halaman dan biasanya termasuk halaman laporan.
2.2.13 Navigasi Diagram
M enurut M athiassen (2000, p344) berpendapat, navigation diagram is a special kind of statechart diagram that focuses of the overall dynamics of the user interfaces. The diagram shows the participating windows and the transitions between them. The navigation diagram is not found in UML. Artinya, navigasi diagram adalah salah satu jenis khusus dari state chart diagram yang fokus pada semua pergerakkan dari tampilan pemakai (user interface). Navigasi diagram menampilkan layar-layar yang terlibat dan transisi atau pergerakkan diantara mereka. Navigasi diagram tidak ditemukan dalam UM L
2.2.14 Jurnal
M enurut M ulyadi (2001, p101) menjelaskan bahwa jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan, catatan yang dilakukan didalamnya lengkap dengan
penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya.
M enurut http://mitrapelajarcomputer.blogspot.com/2009/02/jurnal-umum.html jurnal akuntansi dibagi dua, yaitu :
1. Jurnal Khusus, yaitu Dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi secara spesifik berdasarkan jenis, sesuai kebutuhan perusahaan. Jenis jurnal khusus yang sering dipergunakan adalah
a. jurnal Jurnal penjualan ( semua penjualan secara kredit) b. Jurnal penerimaan kas (semua penerimaan kas secara tunai) c. Jurnal pengeluaran kas ( Semua pengeluaran kas secara tunai) d. Jurnal pembelian (semua pembelian secara kredit)
2. Jurnal umum yaitu Dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak masuk dalam jurnal khusus.
2.3. Teori Khusus
2.3.1 Pengertian Persediaan
M enurut M ulyadi (2001, p553), Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan yaitu persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang dibeli untuk dijual kembali.
M enurut Stice at all (2004, p653), persediaan adalah nama yang diberikan untuk aktiva yang di jual dalam bisnis normal perusahaan.
Jadi kami menyimpulkan persediaan adalah sebutan untuk aktiva yang di beli, disimpan yang nantinya akan di jual kembali.
2.3.2 Tujuan dari Sistem Akuntansi Persediaan
M enurut M ulyadi (2001, p553), Sistem Akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang.
2.3.3 Sistem Pencatatan Persediaan
M enurut Stice et al (2004, p656), menuliskan bahwa sistem pencatatan persediaan di bagi menjadi 2 sistem, yaitu :
1. Sistem persediaan periodik (periodic inventory sistem)
Adalah sistem dimana catatan penjual hanyalah harga jual sehingga penjual tidak mempunyai catatan mengenai berapa banyak unit dari jenis persediaan tertentu yang telah dijual. Satu-satunya cara untuk mengecek persediaan apa yang terjual dan persediaan apa yang tersisa adalah dengan melakukan penghitungan fisik secara periodik.
2. Sistem persediaan perpetual (perpetual inventory sistem)
Adalah sistem dimana harga jual maupun jenis dari barang yang terjual dicatat untuk setiap penjualan. Dengan sistem perpetual, penjual mengetahui jumlah dari barang yang terjual dan jumlah yang seharusnya masih ada didalam persediaan. Dengan sistem perpetual, perhitungan fisik secara periodik berguna untuk mengetahui jumlah persediaan yang “menyusut” atau “lenyap”, yaitu persediaan yang hilang, dicuri, atau rusak.
2.3.4 Metode Penilian Persediaan
M enurut Stice et al (2004, p667-670), metode Penilian Persediaan dibagi menjadi empat metode yaitu:
1. Identifikasi khusus (specific indentification)
M etode dimana biaya dapat dialokasikan ke barang yang terjual selama periode yang berjalan dan ke barang yang ada di tangan pada akhir periode berdasarkan biaya actual dari unit tersebut. M etode ini memerlukan cara untuk mengidentifikasikan biaya historis dari unit persediaan. Dengan indentifikasi khusus, arus kas biaya yang dicatat disesuaikan dengan arus fisik barang.
2. Biaya rata-rata (average cost)
M etode dimana membebankan biaya rata-rata yang sama setiap unit. 3. M asuk pertama, keluar pertama (FIFO- First in First Out)
M etode yang didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit yang terlebih dahulu masuk.
4. M asuk terakhir, keluar pertama (LIFO- Last in First Out)
M etode yang didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah yang terjual.
2.3.5 Dokumen
M enurut M ulyadi (2001, p576), Dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas dan membukukan hasil penghitungan fisik persediaan adalah :
1. Kartu penghitungan fisik (inventory tag)
Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung atau pengecek. Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi 3 bagian, yang tiap bagiannya dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses penghitungan fisik persediaan dilaksanakan. Bagian ke-3, kartu penghitungan fisik disediakan untuk merekam data hasil perhitungan oleh penghitung pertama. Bagian ke-2, kartu tersebut digunakan untuk merekam hasil penghitungan yang dilakukan oleh penghitung ke-2 (pengecek).
Bagian ke-1, kartu tersebut digunakan untuk memberi tanda jenis persediaan yang telah dihitung dengan cara menggantungkan bagian kartu tersebut pada tempat penyimpanan yang bersangkutan.
2. Daftar hasil penghitungan fisik (inventory summary sheet).
Dokumen ini di gunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang disalin dari bagian ke-2 kartu penghitungan fisik, nomer kode persediaan, nama persediaan, kuantitas, dan satuan. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan yang telah diproses kemudian ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik dan diotorisasi oleh direktur utama. Daftar ini kemudian digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan barang gudang dan pertanggung jawaban dari bagian kartu persediaan mengenai keandalan penyelenggaraan catatan akuntansi persediaan.
3. Bukti memorial
Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil perhitungan fisik ke dalam jurnal umum.
2.3.6 Fungsi Terkait
M enurut M ulyadi(2001, p579) menuliskan, Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem perhitungan fisik persediaan adalah :
1. Panitia penghitungan fisik persediaan
Berfungsi untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk
digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan.
2. Fungsi Akuntansi
Berfungsi untuk bertanggung jawab dalam hal :
• Mencantumkan harga pokok satuan persedian yang dihitung kedalam daftar hasil perhitungan fisik
• Mengalikan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik
• Mencantumkan harga pokok total dalam hasil perhitungan fisik
• Melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil perhitungan fisik persediaan
• Membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan
3. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
2.3.7 Tujuan dari Pengendalian Intern
M enurut Jones & Rama (2006,p105-106), berdasarkan laporan COSO (Committee of Sponsoring Orgnization) tujuan dari internal control adalah :
1. Effectiveness and Efficiency of operation (Efektifitas dan Efisiensi operasi)
2. Reliability of financial reporting (Kehandalan laporan keuangan)
3. Compliance with applicabble laws and regulations (Pemenuhan hukum dan peraturan yang ditetapkan).
2.3.8 Komponen dalam Pengendalian Intern
M enurut Jones & Rama (2006, p105), laporan COSO mengidentifikasikan lima komponen dari internal control :
1. Control Environment
M enunjukan pada faktor luar yang mengatur perusahaan dan yang mempengaruhi kesadaran pengendalian dari karyawan itu sendiri. Faktor tersebut termasuk intgritas, nilai etika, filosofi manajemen dan gaya operasi. Juga termasuk cara manajemen memberikan kekuasaan dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan karyawan, perhatian dan perintah dari dewan direksi.
2. Risk Assessment
Identifikasi dan analisis resiko yang menghalangi pencapaian tujuan pengendalian internal.
3. Control Activities
Kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh perusahaan untuk mengalokasikan resiko. Control Activity terdiri dari :
a. Performance Reviews Aktifitas analisis kinerja
b. Segregation of duties
M emberikan tanggung jawab untuk mengotorisasi transaksi, pelaksanaan transaksi, mencatat transaksi, dan penjagaan aset untuk karyawan yang berbeda-beda.
c. Application Control
M enerapkan aplikasi SIA secara individual. d. General Control
Pengendalian yang lebih luas yang berhubungan dengan bermacam-macam aplikasi. General Control termasuk juga mengendalikan proses pengembangan dan pemeliharaan software aplikasi.
4. Information and Communication
Kumpulan prosedur (otomatis dan manual) dan ditetapkan pencatatan untuk memulai, menyimpan, memproses, dan melaporkan kejadian sebuah proses entititas.
Communication melibatkan pemberian sebuah pemahaman akan peran tanggung jawab individual.
5. Monitoring
M anajemen seharusnya mengawasi internal control untuk memastikan bahwa pengendalian perusahaan berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
2.3.9 Unsur Pengendalian Intern
M enurut M ulyadi (2001, p581), dalam sistem perhitungan fisik persediaan digolongkan ke dalam 3 kelompok, yaitu :
Organisasi :
1. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek.
2. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah yang justru di evaluasi tanggung jawab atas persediaan.
Sistem Otorisasi dan Prosedur pencatatan :
1. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik Persediaan.
2. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik Persediaan.
3. Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan di dasarkan atas Kartu Penghitungan Fisik yang telah di teliti kebenarannya oleh Pemegang kartu Penghitungan Fisik.
4. Harga satuan yang di cantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan
5. Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik.
Praktik yang sehat :
1. Kartu penghitungan fisik bernomor urut tercetak dan penggunaanya di pertanggung jawabkan oleh fungsi pemegang kartu Penghitungan Fisik. 2. Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara
independent, pertama kali oleh penghitung dan ke dua kali oleh pengecek.
3. Kuantitas dan data persediaan yang lain yang tercantum dalam bagian ketiga dan kedua kartu penghitungan fisik oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam bagian kedua kartu penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik. 4. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan menghitung
kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya.
2.3.10 Sistem dan prosedur Sistem Akuntansi Persediaan
M enurut M ulyadi (2001, p559), sistem dan prosedur yang bersangkutan dalam sistem akuntansi persediaan adalah:
1. Prosedur pencatatan produk jadi
2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual
3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli
4. Posedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok pesediaan produk dalam proses
6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok
7. Prosedur permintaaan dan pengeluaran barang gudang
8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang
