Strategi Sistem Informasi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Salatiga Menggunakan Framework Ward and Peppard
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi
Peneliti :
Triviana Djela
Rudy Latuperissa, S.E., M.Cs. Melkior N.N Sitokdana, S.Kom., M.Eng.
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
1. Pendahuluan
Meningkatnya kebutuhan dalam fungsi bisnis yang dijalankan mendorong berbagai organisasi untuk memanfaatkan Sistem Informasi (SI)/Teknologi Informasi (TI). Efektifitas dan efesiensi dalam penyediaan dan pengolahan data dan informasi yang ditawarkan SI/TI membuka peluang bagi organisasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang dilakukan secara efektif dan efisien. Akan tetapi seringkali ditemui pemanfaatan SI/TI tidak didahului dengan perencanaan yang baik, sehingga manfaat yang diperoleh tidak sesuai dengan besarnya investasi yang dilakukan dan tidak mendukung tujuan organisasi [1].
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah (BKDIKLATDA) Kota Salatiga merupakan salah satu unit kerja yang ada di pemerintah Kota Salatiga yang telah memanfaatkan SI berbasis TI dengan tujuan mewujudkan pelayanan publik yang transparan, efektif dan efisien. Akan tetapi SI/TI yang ada belum optimal sehingga belum sepenuhnya menjawab tujuan tersebut. Berdasarkan wawancara dengan pihak pengelola SI/TI BKDIKLATDA serta pengamatan yang dilakukan terhadap SI/TI yang ada, SI/TI yang digunakan belum saling terintegrasi dengan unit/bagian lain yang memiliki hubungan dengan proses bisnis. Selain itu terdapat beberapa SI/TI yang belum dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan bagian-bagian yang terlibat dalam proses bisnis BKDIKLATDA sehingga perlu pengembangan SI/TI yang ada. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka diperlukan sebuah strategi SI yang dapat dijadikan acuan untuk pengembangan SI/TI ke depan sehingga menghasilkan SI/TI yang dapat mendukung BKDIKLATDA dalam mencapai tujuan organisasi.
Penelitian ini menggunakan framework Ward and Peppard dalam penyusunan strategi sistem informasi dan menggunakan teknik analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi) untuk analisa lingkungan eksternal organisasi dan analisis rantai nilai (value chain analysis) untuk analisa lingkungan internal organisasi serta teknik analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) untuk penentuan strategi organisasi. Framework ini digunakan karena memiliki kerangka kerja yang jelas dibandingkan dengan
framework lain dengan mempertimbangkan lingkungan eksternal dan internal organisasi dalam penyusunan strategi SI yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah usulan strategi sistem informasi yang dapat dijadikan panduan dalam pengembangan sistem informasi di BKDIKLATDA ke depan.
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Penelitian Terdahulu
portofolio sistem informasi yang akan dibangun, gap analysis dan road map dari pengembangan SI/TI yang diusulkan [2].
Penelitian terkait perencanaan strategis SI/TI juga dilakukan oleh Irawan yang bertujuan untuk menyusun dan mengusulkan kerangka kerja perencanaan strategis sistem informasi untuk mewujudkan visi dan misi salah satu perguruan tinggi di Jambi. Penelitian ini menggunakan framework Ward and Peppard yang dibantu dengan teknik analisis value chain untuk analisis lingkungan internal bisnis, teknik analisis PEST untuk analisis lingkungan eksternal bisnis serta
McFarlan strategic grid untuk analisis kondisi SI/TI internal dan eksternal saat ini. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini berupa perencanaan strategis sistem informasi yang mencakup strategi bisnis SI, strategi manajemen SI/TI, strategi TI,
gap analisis SI dan rencana implementasi [3].
Penelitian perencanaan strategi SI/TI juga dilakukan oleh Yandi dkk yaitu perencanaan strategis sistem informasi pada PT.Optima Trading. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah perencanaan strategis SI yang dapat membantu PT.Optima Trading dalam merencanakan hal-hal strategis dalam mencapai tujuan bisnisnya serta dapat meningkatkan keunggulan bersaing.
Framework yang digunakan yaitu Ward and Peppard dengan teknik analisis menggunakan SWOT, Critical Success Factor, Porter Five Forces, PEST dan Portofolio McFarlan [4].
Hubungan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah sama-sama menggunakan framework Ward and Peppard dalam penyusunan rencana strategis SI/TI. Hal yang membedakan adalah pada penelitian ini hanya difokuskan pada penyusunan strategi sistem informasi.
2.2 Landasan Teori
Strategi Sistem Informasi
Strategi dapat diartikan sebagai keputusan dan tindakan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam level organisasi [5]. Sedangkan sistem informasi didefinisikan sebagai seperangkat komponen yang saling berhubungan dan berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan [6]. Sistem informasi mempunyai peran yang sangat penting dalam mendukung organisasi untuk memperoleh keunggulan kompetitif [7].
Framework Ward and Peppard
Framework Ward and Peppard merupakan salah satu kerangka kerja (framework) yang dapat digunakan sebagai panduan dalam perumusan strategi SI [2]. Framework ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran. Tahapan masukan terdiri dari analisis lingkungan bisnis internal, analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal dan analisis lingkungan SI/TI eksternal. Tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan [1].
Analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi)
Analisis PEST terkait dengan pengaruh lingkungan pada suatu bisnis. Menurut Ward dan Peppard, analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Faktor PEST berperan penting dalam menciptakan nilai keuntungan suatu strategi yang biasanya terjadi di luar kontrol sebuah organisasi dan secara normal mempertimbangkan ancaman dan keuntungan [1].
Value Chain Analysis
Menurut Michael Porter, value chain analysis adalah kegiatan menganalisis kumpulan aktivitas yang dilakukan untuk merancang, memproduksi, memasarkan, mengantarkan dan mendukung produk atau jasa. Analisa value chain dilakukan pada saat melakukan analisa lingkungan internal bisnis organisasi. Teknik analisis ini membagi aktivitas dalam perusahaan menjadi sembilan aktivitas yang dikelompokkan menjadi dua aktivitas besar yaitu empat aktivitas pendukung dan lima aktivitas utama [8].
Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) adalah perangkat analisa untuk kepentingan perumusan strategi. Asumsi dasar yang melandasinya adalah bahwa organisasi harus menyelaraskan aktivitas internalnya dengan realitas eksternal agar dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Peluang tidak akan berarti manakala perusahaan tidak mampu memanfaatkan sumber daya yang dimilikinya untuk memanfaatkan peluang tersebut [5].
3. Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dimana peneliti bermaksud untuk mendapatkan informasi secara lebih mendalam dan juga untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian secara spesifik. Data diperoleh melalui wawancara, focus group discussion (FGD), observasi dan mempelajari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penelitian.
Wawancara, FGD dan observasi dilakukan untuk memperoleh data-data primer yang dibutuhkan untuk analisis data. Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber data [9]. Data diperoleh dari pimpinan BKDIKLATDA, bagian yang mengelola SI/TI BKDIKLATDA, bagian yang mengelola keuangan BKDIKLATDA, kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian BKDIKLATDA, serta bidang-bidang yang ada di BKDIKLATDA. Sedangkan data sekunder yaitu data yang diperoleh dari literatur-literatur seperti jurnal, website maupun dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penelitian [9]. Untuk mendapatkan hasil penelitian berupa strategi sistem informasi BKDIKLATDA Kota Salatiga, maka penelitian ini dibagi dalam beberapa tahapan seperti pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1.Tahapan Penelitian
Tahapan pertama dalam penelitian ini yaitu memahami situasi saat ini dengan memahami lingkungan bisnis internal dan eksternal organisasi serta memahami lingkungan SI/TI internal dan eksternal organisasi. Hal ini untuk mengidentifikasi peluang, ancaman, kebutuhan bisnis organisasi serta peluang pemanfaatan SI/TI organisasi. Beberapa teknik analisis digunakan dalam tahapan ini yaitu teknik analisis PEST untuk analisa lingkungan bisnis eksternal organisasi, value chain analysis untuk analisa proses bisnis yang terjadi di BKDIKLATDA dengan mengidentifikasi aktivitas-aktivitas apa saja yang dilakukan BKDIKLATDA dan teknik analisis SWOT untuk analisa kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman sebagai dasar dalam penentuan strategi.
Tahapan ketiga akan dilakukan proses penentuan strategi SI. Penentuan strategi berdasarkan hasil analisis SWOT dan sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan BKDIKLATDA.
Setelah diperoleh strategi SI, selanjutnya pada tahap keempat dilakukan proses penentuan solusi SI untuk mendukung strategi SI BKDIKLATDA. Solusi SI ini dapat dijadikan pedoman bagi BKDIKLATDA dalam pengembangan SI/TI ke depan.
4. Hasil dan Pembahasan
Tujuan dari penyusunan strategi SI BKDIKLATDA yaitu tersusunnya suatu pedoman bagi pengembang SI/TI BKDIKLATDA dalam mengembangkan SI/TI ke depan yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi dan sebagai acuan bagi BKDIKLATDA dalam melakukan investasi SI/TI yang tepat sasaran.
Tahap pertama yang dilakukan untuk menghasilkan strategi SI BKDIKLATDA yaitu dengan memahami situasi saat ini dengan melakukan analisa lingkungan bisnis eksternal dan internal organisasi dan analisa SI/TI eksternal dan internal organisasi.
Analisis Lingkungan Bisnis dan SI/TI Eksternal
Setelah melakukan proses observasi, wawancara dan studi literatur, dilakukan analisis lingkungan eksternal organisasi untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman yang berpengaruh pada strategi organisasi untuk mencapai tujuan jangka panjang. Analisis lingkungan eksternal dilakukan dengan menggunakan teknik analisis PEST yang meliputi aspek politik, ekonomi, sosial dan teknologi.
1. Politik
Penyelenggaraan manajemen kepegawaian daerah yang didominasi kepentingan politik cenderung menyimpang terutama dalam proses pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian jabatan karier pada level manajerial tertentu. Adanya dukungan pemerintah dengan dikeluarkannya Instruksi Presiden No.3 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-government, menjadi bahan pertimbangan BKDIKLATDA untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam penyelenggaraan manajemen kepegawaian, sehingga proses pengangkatan, pemindahan hingga pemberhentian benar-benar sesuai dengan dengan kualifikasi, kompetensi dan kinerja ASN.
2. Ekonomi
3. Sosial
Salah satu tugas dari ASN yaitu bekerja untuk kesejahteraan masyarakat. Oleh karena itu masyarakat menginginkan Aparatur Sipil Negara yang kompeten dibidangnya sehingga dapat bekerja secara optimal. Selain itu masyarakat juga menginginkan kualitas pelayanan yang baik dengan ketersediaan informasi yang cepat dan akurat. Hal ini perlu menjadi pertimbangan BKDIKLATDA dalam menentukan strategi ke depan terutama dalam proses pengadaan dan penempatan pegawai, sehingga diperoleh pegawai yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat bekerja secara optimal demi kesejahteraan masyarakat. Selain itu perubahan-perubahan dalam pola kerja dan pelayanan juga perlu dilakukan sehingga masyarakat dapat memperoleh kemudahan dalam akses informasi dan juga dalam menyampaikan aspirasi.
4. Teknologi
Perkembangan teknologi informasi dapat menjadi peluang sekaligus ancaman bagi organisasi apabila tidak dimanfaatkan secara tepat. BKDIKLATDA perlu menanggapi hal ini dengan menetapkan strategi-strategi ke depan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan yang ada, sehingga teknologi informasi dapat dijadikan peluang untuk pencapaian tujuan organisasi yang didukung oleh kualitas sumber daya yang memadai.
Analisis lingkungan SI dan TI eksternal diperlukan untuk mengetahui perkembangan teknologi informasi yang memberikan dampak bagi BKDIKLATDA serta peluang pemanfaatannya untuk mendukung strategi organisasi akan datang. Analisis dilakukan dengan mengamati tren teknologi informasi dari Gartner, salah satu perusahaan riset teknologi informasi Amerika Serikat dan juga beberapa tren teknologi yang berpeluang untuk dimanfaatkan BKDIKLATDA. Seperti perkembangan teknologi perangkat mobile yang semakin canggih dan layanan internet dengan harga yang terjangkau, Cloud Computing,
Artificial intellegence, dan arsitektur keamanan adaptif.
Teknologi ini dapat dimanfaatkan BKDIKLATDA untuk meningkatkan pelayanan prima yang didukung penyajian data dan informasi yang cepat dan akurat dan melindungi sumber daya informasi organisasi dari berbagai ancaman. Misalnya dengan menerapkan arsitektur keamanan adaptif untuk melindungi sumber daya informasi yang dimiliki organisasi, memanfaatkan perangkat mobile
seperti smartphone untuk mempermudah dalam akses informasi dan sosialisasi program dan kegiatan badan kepada masyarakat, memanfaatkan artificial intellegence untuk menganalisis data dengan jumlah besar untuk keperluan perencanaan, penjadwalan, pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan BKDIKLATDA secara real time atau memanfaatkan layanan cloud computing
Analisis Lingkungan Bisnis dan SI/TI Internal
Proses bisnis yang terdapat pada BKDIKLATDA dibagi menjadi dua bagian yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Teknik analisis value chain
digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang dilakukan BKDIKLATDA untuk mencapai tujuan organisasi yang terlihat pada Gambar 4.1. Hasil analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi BKDIKLATDA.
Gambar 4.1.Value Chain Activity BKDIKLATDA
Aktivitas utama terdiri dari : 1. Pengelolaan data dan formasi ASN
Aktivitas ini dilakukan untuk mengelola data ASN dan menyusun rencana kebutuhan jumlah dan jenis jabatan yang dibutuhkan oleh seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang ada di Kota Salatiga.
2. Pengembangan kompetensi ASN
Pengembangan kompetensi dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan (DIKLAT) yang dilakukan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan Aparatur Sipil Negara demi kelancaran penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan.
3. Pengembangan karier ASN
Pengembangan karier ASN bertujuan untuk memberikan kejelasan dan kepastian karier ASN, menyeimbangkan pengembangan karier dan kebutuhan instansi, meningkatkan kompetensi dan kinerja ASN serta mendorong peningkatan profesionalisme ASN. Pengembangan karier dilakukan melalui kenaikan pangkat atau diangkat dalam jabatan tertentu, mutasi jabatan dan melalui penugasan khusus.
4. Pembinaan dan peningkatan disiplin ASN
Aktivitas ini dilakukan untuk menegakkan disiplin ASN dan meningkatkan kinerja dan menjaga kredibilitas ASN melalui pemantauan disiplin pegawai, penyelesaian kasus pelanggaran disiplin pegawai dan pengelolaan cuti pegawai.
5. Peningkatan kesejahteraan ASN
Aktivitas pendukung terdiri dari :
1. Pengelolaan sumber daya manusia (SDM)
Aktivitas ini dilakukan untuk menghasilkan pegawai yang profesional dan bertanggungjawab, memiliki nilai dasar, etika profesi, bersih dari praktik Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN). Aktivitas ini dimulai dari perencanaan dan analisis kebutuhan pegawai, pengembangan kompetensi dan karier SDM, pembinaan dan peningkatan kesejahteraan pegawai hingga pemberhentian pegawai.
2. Pengelolaan administrasi umum badan
Aktivitas ini terkait pengelolaan administrasi badan seperti menerima, mencatat atau membuat agenda surat, mendistribusikan surat dan mengarsipkan surat serta dokumen-dokumen lainnya.
3. Perencanaan dan pengelolaan keuangan dan akuntansi badan
Aktivitas ini dilakukan untuk merencanakan dan mengevaluasi program kegiatan badan. Kegiatan ini meliputi penyusunan rencana strategis badan, penyusunan rencana kerja badan serta laporan capaian kinerja badan. Aktivitas pengelolaan keuangan dan akuntansi badan meliputi penyusunan rencana kerja anggaran dan penyusunan dokumen penatalaksanaan anggaran serta pembuatan laporan keuangan.
4. Pengelolaan sarana prasarana
Aktivitas ini meliputi pengelolaan sarana prasarana seperti ketersediaan bahan baca maupun alat tulis kantor, pemeliharaan aset badan, dan sebagainya.
Analisis SI/TI internal diperlukan untuk mengetahui SI apa saja yang ada di BKDIKLATDA. Sistem informasi yang digunakan BKDIKLATDA yaitu BKD
Online, Aplikasi Penilaian Angka Kredit, Aplikasi Surat Masuk dan Keluar, Sistem tes online CPNS, Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi, SIP APBD dan Website BKDIKLATDA.
SI/TI yang dibangun sejauh ini belum optimal karena pengembangannya tanpa disertai dengan perencanaan yang baik. Terdapat Sistem informasi yang dibangun belum terintegrasi dengan bagian lain yang memiliki hubungan dengan proses bisnis. Seperti sistem pengelolaan administrasi kepegawaian yang belum terintegrasi dengan bagian yang mengelola keuangan daerah, sehingga untuk proses pencairan gaji pegawai, BKDIKLATDA perlu mengirimkan data pegawai ke bagian keuangan untuk update data pegawai. Hal ini menyebabkan pelayanan menjadi tidak efektif dan efisien dan dapat dihindari apabila SI/TI saling terintegrasi. Selain itu terdapat beberapa kebutuhan informasi yang belum dapat disediakan oleh sistem informasi yang ada.
Tabel 4.1 Analisis SWOT Internal
Eksternal
Kekuatan (S) Kelemahan (W)
S1. Komitmen pimpinan untuk
menciptakan pelayanan prima, efektif dan efisien
S2. Tersedianya SDM untuk mengelola SI/TI
S3. Infrastruktur jaringan yang memadai
S4. Tersedianya anggaran yang cukup dalam menunjang tugas dan fungsi badan
W1. Penyediaan data dan informasi yang tidak akurat serta kebutuhan informasi yang belum dapat dipenuhi oleh SI yang ada
W2. Pelayanan administrasi kepegawaian yang belum optimal
W3. Lemahnya pengawasan
pelaksanaan program dan kegiatan badan serta keuangan
W4. Pengawasan disiplin pegawai yang belum optimal
W5. SI/TI yang belum terintegrasi
Peluang (O) Strategi S-O Strategi W-O
O1. Dukungan
Meningkatkan pelayanan prima yang didukung oleh penyediaan data dan informasi yang akurat serta memudahkan akses informasi oleh stakeholder dengan memanfaatkan SI/TI terutama dalam pengelolaan administrasi kepegawaian
penyelenggaraan Diklat secara online
S1-O2
Pengembangan SI lebih lanjut dengan mengintegrasikan SI yang ada dengan unti/bagian lain yang memiliki hubungan dengan proses bisnis serta menambahkan fungsi-fungsi lain yang belum terdapat pada SI yang ada.
W3, W5-O1,O3,O4
Peningkatan pengawasan program dan kegiatan serta keuangan badan dengan mengintegrasikan SI yang ada dengan unit/bagian lain sebagai pelaksana program dan kegiatan badan serta pengguna anggaran sehingga proses pengawasan dapat dilakukan dengan baik dan membantu dalam proses pembuatan keputusan untuk perencanaan ke depan serta terhindar dari penyalahgunaan dengan sistem penilaian kinerja untuk mempermudah dalam pemantauan disiplin dan penilaian kinerja sehingga proses pemberian hukuman bagi ASN yang lalai dan penghargaan bagi ASN yang berprestasi dapat dilakukan secara objektif dan mendorong ASN untuk meningkatkan kinerja dan pelayanannya.
Ancaman (T) Strategi S-T Strategi W-T
T1. Perkembangan administrasi badan yang didukung oleh pengelolaan administrasi secara elektronik yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja sehingga proses pengelolaan administrasi dapat dilakukan secara efektif dan efisien, serta
pemanfaatan SI/TI untuk sosialisasi program dan kegiatan badan pada masyarakat.
W1,W2, W3, W5 - T3, T4
Menghindari pengembangan sistem yang tidak terintegrasi sehingga SI dapat menghasilkan data dan informasi yang akurat dan real time yang mendukung dalam proses pengelolaan administrasi kepegawaian dan Diklat untuk mengurangi ketidakpuasan
kepentingan politik
Mamanfaatkan SI/TI untuk pemantapan analisis dan evaluasi kebutuhan pegawai/jabatan untuk mempermudah dalam penyusunan formasi
pegawai/jabatan
S2- T2, T4
pengembangan sistem penilaian kinerja ASN sehingga proses penilaian dapat dilakukan secara objektif untuk menghindari pembinaan karier dan penempatan ASN yang didominasi oleh kepentingan politik
S4-T1
Pemberian kesempatan ASN untuk mengembangkan kompetensi dan keahliannya sesuai bidang tugasnya dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk meningkatkan kualitas ASN dan kualitas pelayanan
tidak sesuai dengan kompetensi dan keahlian sehingga dapat bekerja optimal untuk kesejahteraan rakyat
W2 -T1,T3
Membuat peraturan standar pelayanan serta pengembangan kompetensi ASN sesuai kebutuhan dan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
Kebutuhan Informasi Organisasi
Proses penentuan kebutuhan informasi BKDIKLATDA dilakukan berdasarkan analisis value chain seperti pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2. Kebutuhan Informasi
Aktivitas Utama Unit Kerja Kebutuhan Informasi
Pengelolaan data dan
formasi ASN
Data pegawai dan kebutuhan Diklat
Pengembangan karier
ASN
Bidang pengembangan,
pendidikan dan pelatihan
Data pegawai, riwayat Diklat, penilaian kinerja dan disiplin pegawai serta data kebutuhan pegawai/jabatan dari OPD yang ada di Kota Salatiga
Pembinaan dan
peningkatan disiplin ASN
Bidang pembinaan dan mutasi Data pegawai, data penilaian kinerja dan disiplin pegawai
Peningkatan kesejahteraan PNS
Bidang pembinaan dan mutasi Data pegawai, data penilaian kinerja dan disiplin pegawai
Aktivitas Pendukung Unit Kerja Kebutuhan Informasi
Pengelolaan sumber daya manusia (SDM)
Subbagian umum dan
kepegawaian
Data pegawai, data kebutuhan
pegawai/jabatan, data penilaian kinerja dan disiplin pegawai
Pengelolaan administrasi umum badan
Subbagian umum dan
kepegawaian
Data administrasi umum badan
Perencanaan program dan Pengelolaan keuangan dan akuntansi badan
Subbagian perencanaan dan keuangan
hasil analisis SWOT dan kebutuhan informasi yang diperlukan BKDIKLATDA berdasarkan analisis value chain seperti pada tabel 4.3.
Tabel 4.3.Kebutuhan Informasi dan Strategi SI
Value Chain activity
Kebutuhan
Informasi Strategi SI
Pengelolaan data
Pengembangan SI lebih lanjut dengan mengintegrasikan SI yang ada dengan unit/bagian lain yang memiliki hubungan dengan proses bisnis serta menambahkan fungsi-fungsi lain yang belum terdapat pada SI yang ada.
S1, S3, S4 - O1, O3, O4
Meningkatkan pelayanan prima yang didukung oleh penyediaan data dan informasi yang akurat serta memudahkan akses informasi oleh stakeholder dengan
memanfaatkan SI/TI terutama dalam pengelolaan
administrasi kepegawaian dan Diklat
S2 - T4
Mamanfaatkan SI/TI untuk pemantapan analisis dan evaluasi kebutuhan pegawai/jabatan untuk mempermudah dalam penyusunan formasi pegawai/jabatan
S2 - O3
Melakukan inovasi dalam penyelenggaraan Diklat dengan memanfaatkan SI/TI untuk penyelenggaraan Diklat secara online 3.Penilaian kinerja
dan disiplin
Pengembangan sistem penilaian kinerja ASN sehingga proses penilaian dapat dilakukan secara objektif untuk menghindari pembinaan karier dan penempatan ASN yang didominasi oleh kepentingan politik
W4-O3
Meningkatkan pengawasan terhadap disiplin pegawai dengan mengintegrasikan sistem absensi dengan sistem penilaian kinerja untuk mempermudah dalam pemantauan disiplin dan penilaian kinerja sehingga proses pemberian hukuman bagi ASN yang lalai dan penghargaan bagi ASN yang berprestasi dapat dilakukan secara objektif dan mendorong ASN untuk meningkatkan kinerja dan pelayanannya.
Pengelolaan administrasi umum badan
1.Data administrasi umum badan
S1,S2,S3-T2,T3
Pengembangan sistem pengelolaan administrasi badan yang didukung oleh pengelolaan administrasi secara elektronik yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja sehingga proses pengelolaan administrasi dapat dilakukan secara efektif dan efisien, serta pemanfaatan SI/TI untuk sosialisasi program dan kegiatan badan pada masyarakat. Perencanaan
Peningkatan pengawasan program dan kegiatan serta keuangan badan dengan mengintegrasikan SI yang ada dengan unit/bagian lain sebagai pelaksana program dan kegiatan badan serta pengguna anggaran sehingga proses pengawasan dapat dilakukan dengan baik dan membantu dalam proses pembuatan keputusan untuk perencanaan ke depan serta terhindar dari penyalahgunaan anggaran.
1. BKD Online untuk meningkatkan pelayanan prima terutama dalam mengelola administrasi kepegawaian dan DIKLAT
2. Sistem Informasi Analisis dan Evaluasi Jabatan untuk pemantapan dalam analisis kebutuhan dan evaluasi jabatan
3. SIM DIKLAT digunakan untuk pengelolaan kegiatan pendidikan dan pelatihan
4. e-learning untuk penyelenggaraan DIKLAT secara online
5. Sistem Informasi Pengembangan Karier untuk menghindari pembinaan kerier yang didominasi oleh kepentingan politik
6. Sistem Absensi untuk peningkatan pengawasan terhadap disiplin pegawai
7. Sistem Informasi Penilaian Kinerja untuk menghindari penilaian kinerja yang subjektif
8. Sistem Informasi Manajemen Administrasi yang digunakan untuk mengelola administrasi badan secara elektronik sehingga pelayanan menjadi efektif dan efisien dan terkontrol dengan baik
9. Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi yang terintegrasi dengan unit/bagian lain sebagai pelaksana program dan kegiatan serta pengguna anggaran dan mendukung dalam pengambilan keputusan untuk peningkatan pengawasan program dan kegiatan serta keuangan anggaran dan perencanaan ke depannya
10.Sistem Informasi Pengelolaan Sarana Prasarana yang mempermudah dalam perencanaan pengadaan barang dan jasa dan pengawasan terhadap semua proyek pengadaan barang dan jasa yang pernah dilakukan oleh badan.
5. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan dapat disimpulkan bahwa pengembangan SI/TI pada Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Salatiga selama ini belum optimal sehingga perlu pengembangan SI/TI yang ada. Strategi sistem informasi yang direkomendasikan dapat dijadikan acuan dalam pengembangan SI/TI ke depan. Strategi SI yang dihasilkan terkait dengan integrasi SI yang ada dengan unit/bagian lain yang memiliki hubungan dengan proses bisnis, pengembangan SI lebih lanjut disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang diperlukan, melakukan inovasi dengan memanfaatkan SI/TI dalam pengelolaan administrasi kepegawaian dan manajemen DIKLAT terutama dalam pemantapan analisis kebutuhan dan evaluasi jabatan, pengembangan kompetensi dan karier, penilaian kinerja dan pemantauan disiplin ASN, serta peningkatan pengawasan terhadap pelaksanaan program dan kegiatan badan serta penggunaan anggaran.
6. Daftar Pustaka
[1] Ward, John and Joe Peppard. 2002. Strategic Planning for Information System 3nd ed. England: John Wiley & Sons.
[2] Fariani, Rida, I. 2014. Analisa Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dengan Menggunakan Framework Ward And Peppard di Perguruan Tinggi Abc. Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia, hal.61-67.
[3] Irawan, Beni. 2016. Rancangan Rencana Strategis Sistem Informasi Pada Sekolah Tinggi dengan Metode Ward And Peppard (studi kasus : STIE Muhamadiyah Jambi). Jurnal Ilmiah Processor, Vol.10.No.1. Hal 10-18. [4] Yandi, Zukri., Hidayah, Nuraeni., dan Rahajeng, Elsy. 2014. Perencanaan
Strategis Sistem Informasi Pada PT.Optima Trading. Studia Informatika : Jurnal Sistem Informasi, hal.1-16.
[5] Susanto, AB. 2014. Manajemen Strategik Komprehensif. Jakarta : Erlangga. [6] Kadir, Abdul. 2014. Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta :
Andi.
[7] Setiawan, AB., Rosidin, A., Boedijanto, E. 2014. Perencanaan Sistem Informasi Strategis di Dinas Kesehatan Kabupaten Kediri. Nusantara of engginering, Vol.1. No.2. Hal.6-12.
[8] Muhammad, S. 2008. Manajemen Strategik Konsep dan Kasus Edisi 4. Yogyakarta : UPP STIM YKPN.
[9] Hasibuan, Zainal A. 2007. Metodologi Penelitian Pada Bidang Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi. Depok : Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia.
[10] INPRES No.3 tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-government
