A. Ruang Lingkup Perusahaan
1. Sejarah PT Astra International, Tbk
PT Astra International Incorporation (All) pertama kali didirikan pada tanggal 20 Februari 1957 Drs. Tjia Kian Tie (Alm), William Soerjadja (Tjia Kiang Liong), dan E. Hariaman (Liem Peng Hong), yang bergerak dalam bidang usaha ekspor-impor hasil bumi, inventaris alat-alat kereta api untuk PKA (sekarang PJKA), serta bahan-bahan untuk proyek pengembangan PLTA Jatiluhur.
Kemudian pada tahun 1965 PT Astra International mendirikan bangunan baru di Jakarta dan kantor yang berada di Bandung dijadikan sebagai kantor cabang. Pada masa itu PT Astra International bergerak dalam bidang impor alat-alat berat dan kendaraan bermotor. Berkat usaha patungan antara pemerintah Indonesia dengan yang bergerak dalam bidang perakitan kendaraan beroda empat, maka pada tanggal 25 Februari 1969 berdirilah PT Gaya Motor. Pada tanggal 1 Juli 1969 PT Astra International Incorporation (AII) mendapatkan pengakuan resmi dari pemerintah Republik Indonesia sebagai agen tunggal kendaraan bermotor merek “Toyota” untuk seluruh wilayah Indonesia.
nama “Toyota Division”.Melihat perkembangan pemasaran kendaraan merk Toyota maju pesat di Indonesia, maka Toyota Motor Sales Co. Ltd Jepang berminat menangani distribusi dan pemasaran kendaraan bermerk Toyota guna meningkatkan pelayanan kepada para peminat kendaraan merk Toyota dengan jalan pembinaan industri Toyota. Maka pada akhir tahun 1971 didirikan perusahaan baru dengan nama PT Toyota Astra Motor (TAM) yang merupakan patungan antara Toyota Motor Sales
Co. Ltd Jepang dengan PT Astra International Incorporated dan PT Gaya Motor dari pihak Indonesia. Saat itu PT Gaya Motor adalah perusahaan yang bergerak dibidang perakitan (assembling) kendaraan bermotor dari berbagai jenisdan merk. Setelah PT Toyota Astra Motor berdiri maka status agen tunggal kendaraan merk Toyota untuk seluruh wilayah Indonesia dialihkan dari PT Astra International Incorporated kepada PT Toyota Astra Motor.
Pada saat go public, nama PT Astra International diubah menjadi PT Astra International Toyota Division. Pada tanggal 8 Agustus 1995 menurut Akte Notaris Ny. Rukmasanti Hardjasatya, SH No.2, PT Astra International Toyota Division berubah menjadi PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation yang bertempat di Jl. Dr. Djunjunan 192 Bandung. Maka pada tanggal 4 Maret 1996 diresmikan PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation cabang Pasteur Bandung oleh Chief Executive AUTO 2000 Yap Tjay Soen.
Dalam upaya memenuhi kebutuhan pelanggan akan kendaraan bermotor merek Toyota, PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation juga melakukan bantuan pengelolaan atas PT Serasi Autoraya (Toyota Rent AUTO 2000 Car/Trac) yang menangani jasa penyewaan mobil merk Toyota dan PT Arya Kharisma (Mobil 88) yang melayani penjualan mobil bekas merek Toyota. Kedua perusahaan ini termasuk dalam AUTO 2000 Group.
Sebagai dealer utama wilayah perusahaan PT Astra International, Tbk. Toyota
2. Sejarah AUTO 2000
Saat ini AUTO 2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-80% dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, AUTO 2000 berhubungan dengan PT Toyota Astra Motor yang menjadi agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota. AUTO 2000 adalah dealer resmi Toyota bersama 4 dealer resmi Toyota lain.
AUTO 2000 berkembang pesat karena memberikan berbagai layanan yang sangat memudahkan bagi calon pembeli maupun pengguna Toyota. Dengan slogan “Urusan Toyota jadi mudah!”AUTO 2000 selalu mencoba menjadi yang terdepan dalam pelayanan. Produk-produk AUTO 2000 yang inovatif seperti THS (Toyota Home Service),Express Maintenance (service berkala hanya dalam satu jam) dan Express Body Paint (perbaikan body 3 panel dalam 8 jam saja) Booking Servicemencerminkan perhatian AUTO 2000 yang tinggi kepada pelanggannya.
Toyota.AUTO 2000 berdiri pada tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales,dan baru pada tahun 1989 berubah menjadiAUTO 2000.
3. Visi, Misi, dan Makna Logo Perusahaan Visi
“ Menjadi Dealer Toyota terbaik dan paling handal di Indonesia melalui proses kerja berkelas dunia”
Misi
Toyota Sales Operation adalah menjadi mitra usaha yang terpercaya bagi seluruh
stakeholder(Pelanggan Toyota, Karyawan, Supplier, Pemegang saham, Pemerintah, dan Masyarakat). Toyota Sales Operation akan mampu menjadi mitra terpercaya dengan adanya kemampuan untuk:
1. Memberikan pengalaman terbaik dalam membeli dan memilki kendaraan Toyota kepada pelanggan.
2. Mencapai dan mempertahankan posisi Market Share no.1 di seluruh segmen dan wilayah.
3. Menciptakan lingkungan kerja terbaik.
4. Menciptakan pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan.
Makna Logo
perusahaan sehingga membedakan dengan perusahaan lainnya. Meski akrab dengan logo Toyota, namun tidak banyak yang tahu makna serta filosofi logo Toyota ynag didominasi bentuk elips atau lingkaran lonjong. Ternyata logo Toyota ini memiilki makna dan filosofi yang sederhana. Jika diamati lebih jauh, logo Toyota merupakan kombinasi dari tiga buah lingkaran lonjong. Tiga lingkaran lonjong tersebut ternyata dapat mempresentasikan setiap huruf T,O,Y,O,T, dan A. Logo Toyota tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut:
Sumber :
Gambar 2.1 Logo Toyota
B. Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap organisasi perusahaan mempunyai cita - cita dan berorientasi pada tujuannya. Hal ini tertuang kedalam struktur organisasi dimana dengan adanya struktur organisasi tercipta pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tegas antara suatu bagian dengan bagian lainnya sehingga setiap anggota mengetahui kedudukan. tugas dan tanggung jawabnya serta batas - batas wewenang masing-masing didalma pelaksanaan tugas sistem organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi.
PT Astra International - TSO cabang Sisingamangaraja Medan menggunakan struktur organisasi garis yang sesuai dengan kondisi pemsahaan tersebut yaitu:
1. Pembagian tugas dapat dibedakan secara tegas dan jelas.
2. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan pada bawahannya dalam bidang pekerjaan yang sudah ditentukan berdasarkan spesialisasi tugas dimana spesialisasi tidak membuat personil hanya memikirkan tugasnya saja namun saling bekerjasama untuk mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan.
Struktur Organisasi PT Astra International Tbk – TSO Cabang SM Raja Medan
Sumber : AUTO 2000 SM Raja Medan Gambar 2.2
Struktur Organisasi AUTO 2000 SM Raja Medan Kepala Cabang
Washing & S. Plus
Valet Service Lubbing
Collector Cleaning Service
Mekanik
C. Job Description
Berikut ini akan penulis uraikan tugas dan tanggung jawab, serta wewenang bagian-bagian penting dalam struktur organisasi PT Astra International, Tbk – Toyota cabang Medan SM. Raja :
Kepala Cabang (Branch Head) Tugas dan Tanggung jawab :
1. Menentukan kebijaksanaan cabang sesuai dengan pedoman yang telah digariskan perusahaan.
2. Mengkoordinasi mengawasi dan bertanggung jawab atas pembinaan, pengembangan serta kegiatan yang dilakukan cabang.
3. Bertanggung jawab bersama dengan Kepala Departemen Administrasi (Administration Department Head) terhadap penghapusan piutang untuk diajukan ke kantor pusat.
4. Membuat kontrak atau perjanjian dengan perusahaan lain. 5. Mengadakan rapat kerja antar seluruh kepala departemen. 6. Merangkap sebagai Kepala Bagian Penjualan.
7. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan kendaraan, market share dan profit cabang.
Customer Relation
Departemen Penjualan
Departemen ini dipimpin oleh Sales Department Head atau sering disebut dengan Sales Manager (Manager Penjualan). Pada saat ini Kepala Bagian Penjualan PT AI - TSO cabang Sisingamangaraja dirangkap oleh KepalaCabang dengan membawahi
Sales Supervisor, yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang. Sales Department ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1. Kepala Bagian Penjualan (Sales Department Head) Tugas dari Sales Department Head adalah sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab terhadap penjualan kendaraan, bagaimana mengusahakan tercapainya target yang telah ditetapkan.
b. Menganalisa pasar dan membuat ramalan penjualan. c. Meningkatkan pemasaran di daerah penjualan.
2. Sales Supervisor
Tugas daripada Sales Supervisor adalah :
a. Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual. b. Menganalisa segmen pasar / kemungkinan pangsa pasar. c. Memberikan arahan dan memotivasi para wiraniaga.
d. Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan (ekspedisi). 3. Wiraniaga
a. Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkup counter PT AI TSO (AUTO 2000) cabang Sisingamangaraja Medan sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh Kepala Cabang.
b. Membina hubungan baik dengan pelanggan. c. Mempromosikan kendaraan kepada pelanggan. d. Menjaga nama baik perusahaan kepada pelanggan. 4. Wiraniaga (Sales Counter)
Wiraniaga (Counter Sales) merupakan tenaga penjual yang bertanggung jawab untuk melayani pelanggan yang datang ke AUTO 2000. Tugas daripada Counter Sales adalah :
a. Menjual kendaraan kepada pelanggan di lingkungan PT AI - ISO (AUTO 2000) cabang Sisingamangaraja Medan sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh Kepala Cabang.
b. Membina hubungan baik dengan pelanggan. Departemen Administrasi
Departemen Administrasi ini dipimpin oleh seorang Administration Head yang juga disebut Financial and Administration Manager (Manager Administrasi dan Keuangan). Didalam Departemen Administrasi terdiri atas beberapa unsur antara lain: 1. Kepala Administrasi (Administration Head)
dan personalia yang bertugas dan bertanggung jawab atas aparat dan kelancaran pelaksanaan kegiatan personalia yang rneliputi:
a. Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan cabang, pemasukan dan pengeluaran, inventory dan administrasi cabang.
b. Mengawasi administrasi bengkel. c. Mengawasi administrasi spare part. d. Mengawasi stock kendaraan.
e. Membina bawahannya khususnya karyawan administrasi. f. Mengelola personalia cabang (kepegawaian).
Didalam tubuh Kepala Administrasi terdapat 3 bagian antara lain: a. Penata Administrasi Unit
Penata Administrasi terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Administrasi Unit / Penjualan
Tugas dari Administrasi Unit / Penjualan adalah :
a. Membuat laporan penjualan, laporan stock, laporan penerimaan barang. b. Membuat faktur penjualan dan faktur pajak.
c. Mengevaluasi persyaratan kredit.
d. Bertanggung jawab terhadap kelancaran administrasi kredit dan piutang. e. Memantau piutang perusahaan.
2. Register Police
Tugas dari Register Police adalah bertanggung jawab atas pembuatan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK), BPKB kendaraan baru yang telah terjual dari AUTO 2000.
3. Administrasi Gudang Unit
Tugas dari Administrasi Gudang Unit adalah :
a. Bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran dan pemakaian barang / unit.
b. Bertanggung jawab atas stock fisik kendaraan. 4. Administrasi Indirect
Adapun tugas dari Administrasi Indirectadalah mengkoordinasi penjuaian unit kendaraan baru ke sub dealer untuk daerah Sumatera Utara dan Aceh.
b. Penata Administrasi Service
Bagian - bagian yang ada pada Penata Administrasi Service yaitu : 1. Billing Service
Kegiatan Billing Service adalah pembuatan fakrur bengkel yang tugas - tugasnya sebagai berikut:
b. Menandatangani kuitansi atau nota perhitungan atas dasar cara perhitungan yang telah ditentukan.
c. Kecermatan dalam pembuatan surat - surat tagihan atau isian pelengkap tagihan ke instansi pemerintah.
d. Melaksanakan administrasi unit pembelian bahan (material) atau administrasi utang sebagai administrasi piutang bengkel secara keseluruhan dan bertanggung jawab kepada kepala administrasi.
2. Administrasi Service
Administrasi Service bertanggung jawab secara penuh kepada Kepala Administrasi dimana tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan kegiatan bengkel sesuai dengan pedoman dari Service Divisi Pusat. b. Bertanggung jawab atas kegiatan bengkel dan spare part.
c. Bertanggung jawab atas pencapaian target bengkel dan profit bengkel. 3. Collector
Adapun tugas dari collector adalah menagih kepada pelanggan yang melakukan service kendaraan dengan kredit.
4. Administrasi Gudang Bahan
Adapun tugas dari administrasi gudang bahan adalah mencatat seluruh pembukuan spare part yang ada di gudang bahan.
c. Penata Administrasi Umum
1. Kasir
Melaksanakan dan bertanggung jawab atas kelancaran pemasukan dan pengeluaran serta penyimpanan uang perusahaan secara terkendali meliputi:
a. Membuat dan mengesahkan bukti kas masuk dan kas keluar.
b. Melaksanakan setoran ke bank (tunai maupun giro/cek) berikut pembuatan dokumen - dokumen yang diperlukan.
c. Membuat giro/cek untuk pembayaran/pengeluaran melalui bank. d. Membuat laporan harian kas dan laporan saldo kas bulanan.
e. Mengatur jumlah uang yang ditransfer ke pusat, dengan mengatur kebutuhan cabang.
f. Mengkoordinasi collector dan aistribusi serta kontrol syarat tagihan. 2. Personalia
Adapun tugas personalia terdiri dari: a. Memperhatikan kesejahteraan karyawan.
b. Membuat biaya transportasi, makan dan pajak karyawan. c. Membuat laporan lembur karyawan.
3. Satpam
Tugas dari satpam adalah :
a. Mengawasi dan memeriksa kendaraan dan karyawan yang keluar/masuk perusahaan.
4. Cleaning Service
Cleaning Service mempunyai tugas antara lain : a. Merawat semua peralatan perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas kebersihan lingkungan perusahaan. Departemen Service
Department Service ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1. Service Department Head(Kepala Bengkel)
Kepala bengkel ini mempunyai tugas memimpin dan bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan dalam hal menyangkut pencapaiantarget untuk mendapatkan keuntungan dari kegiatan kerja bengkel. Kepala bengkel bertanggung jawab secara penuh kepada KepalaCabang.
2. Asisten Kepala Bengkel
Asisten Kepala Bengkel adalah pengawas lapangan dan bengkel yang bertugas untuk melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan bengkel baik yang dilakukan di workshop maupun yang dilapangan. Asisten kepala bengkel bertanggung jawab secara lini kepada Kepala Bengkel. Asisten Kepala Bengkel membawahi beberapa bagian yaitu:
a. Foreman (Pengontrol Tugas Bengkel)
b. Service Advisor
Bertugas menerima pelanggan yang datang ke bengkeluntuk melaporkan keadaan kendaraannya dan memberikanpenjelasan yang memuaskan atas pertanyaan pelangganyang akan memperbaiki untuk meiakukan perawatan. Service Advisor
bertanggun jawab kepada Supervisor Bengkel. c. Koordinator THS (Toyota Home Service)
Koordinator THS mempunyai tugas yaitu mengontrol mekanik dalam melakukan perbaikan kendaraan yangdilakukan langsung ke rurnah pelanggan. Koordinator THSmempunyai bawahan yaitu mekanik THS yang bertanggungjawab atas perbaikan kendaraan pelanggan dan perbaikanitu dilakukan langsung ke rumah pelanggan.
d. PDI (Pre Delivery Inspection) Tugasnya terdiri dari :
1. Bertanggung jawab terhadap stock kendaraan.
2. Memeriksa dan menyiapkan kendaraan yang akan disiapkan kepada pelanggan. e. Lubbing
Lubbing bertugas untuk bertanggung jawab tehadap persediaanbahan - bahan keperluan seperti : OH, BBM, dan lain - lain sertaperalatan bengkel seperti: kunci, dongkrak, Angel Driver.
f. Washing
g. Valet Service
Tugas Valet Service mengatur kendaraan yang akan di service. h. Service Plus
Adapun tugas dan Service Plus adalah berhubungan dengan salon mobil, yang mana mobil setelah di service harus dibersihkan agar kondisi mobil tersebut nyaman. i. Partman
Partman bertugas untuk:
1. Bertanggung jawab terhadap administrasi spare part. 2. Bertanggung jawab terhadap stock spare part.
D. Jaringan Kegiatan Perusahaan
Auto 2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT Astra International Tbk. Saat ini Auto 2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-80 % dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, Auto 2000 berhubungan dengan PT Toyota Astra Motor yang menjadi Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota. Auto 2000 adalah dealer resmi Toyota bersama 4 dealer resmi Toyota yang lain.
Service), Express Maintenance (servis berkala hanya satu jam) dan Express Body Paint (perbaikan body 3 panel dalam 8 jam saja) Booking Service mencerminkan perhatian Auto 2000 yang tinggi kepada pelanggannya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Kinerja penjualan di awal-awal 2014 menunjukkan tren pertumbuhan yang signifikan. Toyota Indonesiaterus menghadirkan jajaran produk yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, memperluas jaringan penjualan secara nasional,serta memberikan pelayanan aftersales terbaik, sebagai wujud apresiasi atas kepercayaan dan kesetiaan para pelanggan selama ini.
F. Rencana Kegiatan Perusahaan
