UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA
Jl. Sisingamangaraja Kompleks Mesjid Agung Al Azhar
Kebayoran Baru Jakarta Selatan 12110
PEDOMAN PELAKSANAAN
PENJAMINAN MUTU INTERNAL
PENGANTAR
Buku Manual Mutu dan Audit Mutu yang merupakan komponen pendukung Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UAI, telah diterbitkan pada Januari 2014. Berdasarkan buku tersebut UAI telah melaksanakan kegiatan penjaminan mutu internal yang menghasilkan nilai EMI tahun 2013 dan tahun 2014. Untuk pelaksanaan penjaminan mutu internal tahun 2015 Badan Penjaminan Mutu Universitas (BPMU) memerlukan petunjuk yang lebih operasional sebagai panduan pelaksanaan SPMI sehingga hasilnya semakin baik lagi. Untuk itu UAI menerbitkan buku petunjuk operasional dengan judul “Pedoman Pelaksanaan Penjaminan Mutu Internal di UAI” yang didasarkan pada buku Manual mutu dan Audit Mutu tersebut.
Buku Pedoman Pelaksanaan Penjaminan Mutu Internal UAI ini meliputi:
• Pengertian, tujuan, alasan, frekuensi serta persiapan audit.
• Ringkasan kebijakan umum dan pengertian mutu dan penjaminan mutu internal.
• Sistem, konsep, standar mutu UAI dan pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi serta peningkatan mutu.
• Organisasi penanggung jawab pelaksana Penjaminan mutu tingkat Universitas, Fakultas dan Program Studi.
• Mekanisme Sistem Penjaminan Mutu Internal.
• Pelaksanaan Penjaminan Mutu Akademik dan Non-Akademik.
• Standar Operasional Prosedur (SOP) pelaksnaan Penjaminan Mutu Kegiatan Akademik dan SOP kegiatan Non-akademik serta Penutup.
Dengan adanya buku pedoman pelaksanaan penjaminan mutu internal ini mudah-mudahan pelaksanaan SPMI di UAI semakin baik dan memenuhi sasaran. Terima kasih
Jakarta, 6 Februari 2015 Ketua BPMU
Drs. Muhsin Lubis, M.Sc
DAFTAR ISI
PENGANTAR ………...………... i
DAFTAR ISI ………..…….. ii
BAB I AUDIT MUTU INTERNAL ………...…….... 1
A. Pengertian Audit Internal ………... 1
B. Tujuan, Alasan, Frekuensi dan Persyaratan Audit Mutu …... 1
C. Tugas, Persiapan, Pelaksanaan, dan Dokumen Audit Mutu ... 3
BAB II PENJAMINAN MUTU UAI ………..………... 6
A. Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT-UAI) ……..….. 6
B. Kebijakan Umum Dasar Pelaksanaan Penjaminan Mutu …... 7
C. Penjaminan Mutu Internal ………... 9
BAB III SISTEM PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA ………...… 10
A. Konsep mutu ………..….….………. 10
B. Penyusunan Standar Mutu ………...…….….. 10
C. Penerapan, Monitoring dan Evaluasi ……….. 12
D. Audit Internal ………....…….. 12
E. Peningkatan Mutu Berkelanjutan ………..…….. 13
F. Sosialisasi ………....… 13
BAB IV ORGANISASI PENANGGUNG JAWAB PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA ………... 14
A. Tingkat Universitas ………. 14
B. Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas dan Program Studi ……. 16
C. Penjaminan Mutu Tingkat Biro/ Pusat/ Unit.…..…….….. 17
D. Organisasi BPMU.………... 18
BAB V MEKANISME SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL.. 19 A. Siklus Penjaminan Mutu Internal (PDCA) ……….…… 19 B. Sistem Penjaminan Mutu Berkelanjutan ……….……… 20 C. Menuju Pemenuhan Penjaminan Mutu ………...….... 20 D. Perangkat Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) ……... 21
BAB VI PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS ………..………..…... 23 A. Umum ………..……..……. 23 B. Sistem Penjaminan Mutu Akademik …………...…….…….. 23 C. Sistem Penjaminan Mutu Non-Akademik ……...…...….…... 24
BAB VII STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAKSANAAN MONITORING EVALUASI KEGIATAN AKADEMIK DAN NON AKADEMIK ………. 26
BAB VIII PENUTUP ………... 28
BAB I
AUDIT MUTU INTERNAL
A. Pengertian Audit Internal
1. Audit Mutu Internal (AMI) ialah suatu kegiatan penjaminan Mutu dan i
konsultasi yang bersifat independen dan objektif. Kegiatan ini dirancang untuk:
a. Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kinerja operasional Universitas Al Azhar Indonesia,
b. Mengetahui bahwa upaya untuk mempertahankan, meningkatkan mutu dan standar akademik telah tepat dan efektif,
c. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan profesional secara berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri.
2. Sistem Mutu ialah sistem yang mencakup struktur dan fungsi organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.
3. Auditor ialah orang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit mutu.
4. Klien ialah orang atau organisasi yang meminta audit. Klien dalam kegiatan AMI ini dapat berupa Rektor/Fakultas/Program Studi/ Biro/Pusat/Unit yang sistem mutunya diaudit berdasarkan standar mutu yang telah ditentukan sendiri. Klien dapat juga disebut Teraudit
(auditee).
5. Observasi ialah pernyataan tentang temuan selama audit, didasarkan atas bukti objektif yang menunjukkan ketidaklengkapan atau ketidakcukupan yang memerlukan penyempurnaan dalam waktu singkat.
6. Bukti Objektif ialah informasi yang bersifat kualitatif ataupun kuantitatif yang berupa catatan ataupun pernyataan tentang fakta mengenai mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi.
7. Ketidaksesuaian (KTS) ialah tidak terpenuhinya persyaratan mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan.
B. Tujuan, Alasan, Frekuensi dan Persyaratan Audit Mutu
8. Tujuan Audit Mutu
Audit Mutu dirancang untuk tujuan berikut:
a. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan sendiri.
b. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan.
c. Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu.
9. Alasan Audit Mutu
Alasan dilakukannya audit mutu adalah:
a. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur penjaminan mutu.
b. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel pada mutu dan standar yang telah ditentukan.
c. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan.
d. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik pada persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu.
e. Menyediakan sarana bagi identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan.
f. Merupakan sarana untuk peningkatan dan pengembangan mutu.
10. Persyaratan Audit Mutu
Audit Mutu dapat dilaksanakan apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Mempunyai dokumen mutu,
b. Klien menyediakan sumber daya yang memadai, c. Teraudit menunjukkan kerja sama yang baik,
d. Tidak ada tekanan dalam bentuk apapun kepada auditor.
11. Frekuensi Audit Mutu
a. Frekuensi Audit
Audit internal dilakukan secara rutin dan teratur, minimal sekali setahun.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan frekuensi audit ialah:
1) Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh Rektor didasarkan pada Pedoman Pelaksanaan Penjaminan Mutu Internal.
2) Perubahan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik atau teknologi yang dapat mempengaruhi sistem mutu dan mengubah hasil audit terdahulu.
b. Telaah awal sistem mutu teraudit
1) Sebagai dasar perencanaan audit, auditor melakukan kajian awal/menelaah guna menentukan pemenuhan persyaratan sistem mutu teraudit.
2) Jika hasil kajian awal/telaah awal terhadap sistem mutu tidak memenuhi persyaratan, langkah audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan tersebut dipenuhi.
C. Tugas, Persiapan, Pelaksanaan dan Dokumen Audit Mutu
12. Uraian Tugas Dalam Audit Mutu
a. Koordinator tim audit bertugas:
1) Merencanakan audit, mengatur piranti kerja untuk anggota tim dan mengarahkan tim audit.
2) Membuat jadwal audit yang disepakati oleh teraudit.
3) Melaporkan dengan segera setiap ketidaksesuaian dan hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan audit kepada ketua BPMU. 4) Melaporkan hasil audit kepada ketua BPMU.
b. Auditor bertugas:
1) Mengkaji ulang kelengkapan dokumen mutu akademik yang berlaku (audit system).
2) Menggali dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit.
3) Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit atau mungkin memerlukan audit lebih lanjut.
4) Pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang:
a) Prosedur, dokumen, atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami dan digunakan oleh teraudit.
b) Semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu.
c. Auditee bertugas:
1) Menginformasikan kepada penanggung jawab unit kerja yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit.
2) Menyepakati jadwal audit yang ditawarkan oleh tim audit. 3) Menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit. 4) Menyepakati lingkup audit.
5) Menyediakan dokumen dan ruang yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin efektivitas dan efisiensi proses audit. 6) Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta
auditor.
7) Melakukan kerjasama sinergis dengan auditor agar tujuan audit tercapai, menerima laporan hasil audit melalui Pimpinan.
8) Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.
13. Persiapan Audit Mutu
Persiapan audit dituangkan dalam rencana audit sebagai berikut:
a. Rencana audit disusun oleh ketua tim audit dan dikomunikasikan kepada klien, auditor dan teraudit.
b. Rencana audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumber daya yang efektif.
c. Rencana audit meliputi:
1) Tujuan dan lingkup audit,
2) Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain kebijakan akademik, manual mutu, standar akademik, manual mutu, pedoman penjaminan mutu dan prosedur teraudit,
3) Tanggal dan tempat audit dilakukan,
4) Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit,
5) Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit, 6) Jadwal penyerahan laporan audit.
d. Jika teraudit keberatan terhadap rencana audit yang disampaikan, harus segera memberitahukan kepada ketua tim audit.
14. Pelaksanaan Audit Mutu
a. Pertemuan pembukaan
Tujuan pertemuan pembukaan untuk:
1) Memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan teraudit, 2) Menelaah lingkup dan tujuan audit,
3) Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit,
4) Mengkonfirmasikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan, 5) Mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan
penutupan audit, b. Pemeriksaan lapangan
1) Pengumpulan bukti
Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Jika ada indikasi yang mengarah kepada ketidak sesuaian maka harus dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan dan diselidiki lebih lanjut. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal.
Jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim audit memberitahukan alasannya kepada teraudit.
2) Hasil pengamatan audit
Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh ketua tim audit dengan pimpinan teraudit. Semua ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus disepakati bersama.
c. Pertemuan penutupan
Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini ialah untuk menyampaikan hasil audit dan catatan-catatan yang didokumentasikan.
15. Dokumen Audit Mutu
a. Persiapan laporan audit
Laporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim audit yang bertanggung jawab atas keakuratan dan kelengkapannya.
b. Isi laporan
Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh ketua tim audit dan pimpinan teraudit. Laporan audit berisi hal-hal berikut:
1) Tujuan dan lingkup audit,
2) Rincian rencana audit, identitas anggota tim audit, perwakilan teraudit, tanggal dan identitas unit kerja teraudit,
3) Temuan ketidaksesuaian,
4) Penilaian tim audit mengenai kesesuaian teraudit dengan standar mutu yang berlaku dan dokumen terkait,
5) Kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan,
6) Daftar penerima laporan audit. c. Distribusi laporan
1) Laporan audit disampaikan oleh ketua BPMU ke Rektor.
2) Laporan audit dijamin kerahasiaannya oleh tim KKM dan BPMU. 3) Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal maka
perlu disepakati jadwal baru penerbitan, dengan menyampaikan alasan penundaan kepada ketua BPMU.
16. Kelengkapan Pelaksanaan Audit Mutu
Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada Rektor melalui ketua BPMU.
17. Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi
Rektor/Dekan memerintahkan teraudit untuk melakukan tindakan koreksi.
Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan teraudit setelah konsultasi dengan ketua BPMU.
BAB II
PENJAMINAN MUTU UAI
A. Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT-UAI)
Dalam penyelenggaraan pendidikan di UAI sepenuhnya mengikuti ketentuan yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang terumuskan dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi, dan dilengkapi pula dengan dua prinsip dasar UAI, Tujuh Elemen Dasar dan Enterprising University.
Dalam menilai keberhasilan pendidikan di UAI telah ditetapkan tiga belas Standar Mutu untuk UAI sesuai SK Rektor Nomor 166/SK/R/UAI/X/2012 tanggal 24 Oktober 2012. Standar Mutu UAI adalah terdiri dari standar mutu yang diwajibkan oleh DIKTI berdasarkan PP Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (SNP), yaitu 8 (delapan) standar kemudian ada tambahan 2 (dua) standar mutu lagi yang berlaku bagi Perguran Tinggi yaitu (1) Standar Nasional Penelitian, dan (2) Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat (Permendikbud R.I. No. 49 tahun 2014), sehingga jumlah standar mutu untuk Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) yang diharuskan oleh Dikti adalah 10 (sepuluh) standar mutu.
Namun demikian UAI merasa perlu menambahkan 3 (tiga) standar mutu khusus untuk UAI, yaitu (1) Standar Budaya Institusi dan (2) Standar “Sustainability“ Ketahanan Institusi UAI serta (3) Standar Inovasi dan Kerjasama. Sehingga SNPT yang menjadi sasaran penjaminan mutu UAI adalah tiga belas standar mutu pendidikan.
Maka ketiga belas standar mutu UAI inilah yang menjadi sasaran pencapaian mutu yang menjadi tolok ukur keberhasilan pencapaian visi, misi dan tujuan Pendidikan di UAI baik untuk Evaluasi Monitoring Mutu Internal (EMI) maupun keperluan Akreditasi eksternal dari BAN-PT.
Ketiga belas Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) UAI sebagai berikut:
NO STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN TINGGI (
SNPT) UAI KETERANGAN
1 Standar Isi
3 Standar Kompetensi Lulusan
4 Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan 5 Standar Sarana dan Prasarana
6 Standar Pengelolaan
7 Standar Pembiayaan
8 Standar Penilaian
9 Standar Nasional Penelitian Permendikbud R.I.
No.49 tahun 2014 10 Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat
11 Standar Inovasi dan Kerjasama Bidang Sasaran Mutu
yang ditambahkan oleh UAI
12 Standar Ketahanan Institusi 13 Standar Budaya institusi
B. Kebijakan Umum Dasar Pelaksanaan Penjaminan Mutu
Sesuai dengan pedoman dari Pusat Penjaminan Mutu Kemendiknas, ketiga belas bidang Sasaran Mutu UAI, dirinci lebih lanjut dalam: standar, komponen-komponen, indikator standar dan rubrik penilaian serta besarnya nilai yang dijadikan oleh UAI sebagai dasar pelaksanaan penjaminan mutu. Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) adalah kebijakan umum yang ada di UAI, yaitu kebijakan akademik maupun non-akademik.
Pelaksanaan Penjaminan Mutu di UAI dilaksanakan oleh Badan Penjaminan Mutu Universitas (BPMU) melalui audit mutu internal pelaksanaan akademik maupun non-akademik, yang secara teknis dilakukan oleh tim auditor, bersama antar BPMU, Fakultas dan Program Studi. (yaitu koordinator kendali mutu atau KKM)
Adapun bidang sasaran berupa kebijakan pelaksanaan pendidikan UAI yang dinilai dalam audit penjaminan mutu internal adalah:
1. UAI memiliki visi menjadi universitas terkemuka dalam membentuk manusia unggul dan bermartabat yang memiliki kemampuan intelektual, berlandaskan nilai-nilai spiritual, moral, dan etika Islami.
2. Misi didirikannya UAI adalah mengupayakan program-program pendidikan, penelitian dan pelayanan masyarakat menuju Indonesia yang berdaya saing di era globalisasi dengan cara:
a. Meningkatkan kualitas pendidikan, penelitian, dan pelayanan masyarakat, dengan menerapkan kaidah enterprising university, b. Menjalin kemitraan dengan institusi yang relevan, baik dalam
maupun luar negeri,
c. Menumbuhkembangkan nilai-nilai universal Islam dalam pembentukan karakter.
3. Tujuan UAI adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang relevan dengan kubutuhan masyarakat yang memiliki daya saing, kreatif, inovatif, berjiwa entrepreneur
dilandasi nilai-nilai universal Islam,
b. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia yang profesional dan kompeten dalam bidang masing-masing,
c. Meningkatkan pelayanan kepada semua pemangku kepentingan, terutama pemakai jasa pendidikan,
d. Mengintegrasikan nilai-nilai universal Islam dalam kegiatan tri dharma PT terutama terhadap sivitas akademika,
e. Menerapkan system tata pamong yang akuntabel dan transparan sesuai prinsip Good University Governance didukung oleh teknologi informasi dan komunikasi mutakhir.
4. Dalam melaksanakan program pendidikan, UAI disamping mendasarkan sepenuhnya pada “Tri Dharma Perguruan Tinggi”, juga mendasarkan kegiatan pendidikan pada “Tujuh Elemen Dasar” yang diekspresikan sebagai sikap dan Budaya UAI yang disusun berdasarkan “enterprising university”yang diwujudkan dalam perilaku.
5. Tujuh elemen dasar adalah usaha pembentukan sikap mahasiswa melalui kegiatan perkuliahan dengan tujuan untuk menumbuhkan jiwa kepemimpinan, kewirausahaan, manajemen, kemitraan, Information Technology (IT) dan bahasa asing yang kesemuanya dilandaskan pada nilai-nilai universal Islam. Konsep ”Enterprising University” didasarkan pada tiga simpul: ”excellence, equity dan enterpreneurship”. Secara sederhana ketiga simpul tersebut diartikan sebagai berikut:
a. Exellence: selalu mengejar keunggulan.
b. Equity: dalam bertindak dan berusaha selalu mempertimbangkan keadilan.
c. Enterpreneurship: selalu berikhtiar untuk keberhasilan.
6. Universitas Al Azhar Indonesia mensyaratkan pengelolaan pendidikan yang senantiasa melakukan peningkatan mutu secara berkesinambungan. Peningkatan mutu ini dilakukan dengan selalu menjaga terpeliharanya siklus pengelolaan pendidikan tinggi yang lengkap dan sesuai dengan harapan masyarakat.
7. Pengembangan program pendidikan hendaknya mengacu pada rencana strategis UAI dan selalu disertai dengan inovasi terhadap metode dan substansi pembelajaran serta peningkatan infrastruktur, perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan. Pengembangan dalam jangka menengah dan panjang diarahkan untuk menjadi trendsetter di tingkat nasional dan memberikan kontribusi pada standar akademik program sejenis di tingkat regional dan internasional.
8. Pelaksanaan pendidikan di lingkungan UAI dirancang dengan mempertimbangkan pergeseran paradigma pendidikan yang semula lebih fokus pada pengajaran oleh dosen (teacher centered learning) ke pembelajaran yang fokus pada pembelajaran oleh mahasiswa (student centered learning).
9. Peningkatan mutu pendidikan di UAI didasarkan pada lima pilar kebijakan pengembangan proses pembelajaran yaitu:
a. Materi pembelajaran lebih didekatkan dengan persoalan nyata, melatih identifikasi persoalan dan strategi penyelesaian.
b. Integrasi antar disiplin ilmu yang saling mendukung untuk pemahaman dan implementasinya.
c. Perspektif internasional yang berbasis pemahaman keunggulan nasional yang ada.
d. Dorongan pemanfaatan optimal teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia dan akan tersedia.
e. Berbagai inovasi yang membuka akses peningkatan kreativitas.
C. Penjaminan Mutu Internal
10. Penjaminan mutu internal di tingkat universitas, fakultas, program studi dan biro/unit-unit pelaksana lainnya dilakukan untuk menjamin:
a. Kepatuhan terhadap kebijakan mutu, standar mutu, prosedur mutu serta SOP pelaksanaaan kerja/tugas.
b. Kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetapkan di setiap program studi.
c. Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi.
d. Relevansi program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan stakeholders lainnya.
11. Penjaminan mutu internal merupakan bagian dari tanggung jawab pimpinan universitas, pimpinan biro/pusat, pimpinan fakultas, dan program studi, serta dosen. Sasaran penerapan sistem penjaminan mutu akademik harus ditetapkan dan dituangkan dalam Rencana Strategis dan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan masing-masing satuan kerja.
BAB III
SISTEM PENJAMINAN MUTU
UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA
A. Konsep Mutu
1. Pengertian mutu secara umum adalah kesesuaian dengan standar, kesesuaian dengan harapan stakeholder, atau pemenuhan janji yang telah diberikan. Mutu pendidikan di UAI merupakan pencapaian tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan sesuai rencana strategis dan standar akademik. Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan, proses, dan keluaran serta nilai dan derajat kebaikan, keutamaan, dan kesempurnaan (degree of excellence).
2. Mutu pendidikan di UAI bersifat proaktif dalam arti bahwa lulusan UAI mampu secara terus-menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas sosial budaya yang terus berkembang secara dinamis. Mutu pendidikan di UAI juga mencakup aspek pelayanan administratif, sarana/prasarana, organisasi, dan manajemen yang dapat memenuhi harapan sivitas akademika dan masyarakat (baik orang tua mahasiswa, pengguna lulusan, maupun masyarakat luas).
3. Sistem penjaminan mutu akademik di UAI dirancang dan dilaksanakan untuk dapat menjamin mutu gelar akademik yang diberikan. Hal ini berarti bahwa sistem penjaminan mutu harus dapat menjamin bahwa lulusan akan memiliki kompetensi yang ditetapkan dalam spesifikasi program studi dan Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) yang ada Dengan demikian universitas juga menjamin mahasiswa akan memperoleh pengalaman belajar seperti yang dijanjikan di dalam spesifikasi program studi.
B. Penyusunan Standar Mutu
4. UAI menerapkan penjaminan mutu akademik yang berjenjang. Pada tingkat universitas dirumuskan kebijakan dan standar mutu universitas dan dilakukan monitoring dan evaluasi mutu biro/pusat/unit dan mutu akademik fakultas/prodi. Pada tingkat fakultas/prodi dirumuskan kebijakan akademik, standar akademik fakultas/prodi serta dilakukan audit mutu akademik program studi. Pada tingkat program studi telah dirumuskan profil lulusan dan kompetensi program, serta dilakukan evaluasi diri berdasarkan pendekatan proses dan keluaran.
5. UAI mengacu kepada peraturan pemerintah yang dipersyaratkan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai kondisi minimal penyelenggaraan pendidikan, meliputi kurikulum, proses belajar mengajar, kompetensi lulusan, dosen dan tenaga penunjang akademik/administratif, sarana dan prasarana, pengelolaan, pembiayaan, dan standar penilaian hasil pendidikan.
Acuan standar mutu penyelenggaraan pendidikan sebagaimana tercantum dalam :
a. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tanggal 20 Desember 2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi,
b. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor 108/DIKTI/Kep/2001 Tanggal 30 April 2001 tentang
Pedoman pembukaan Program Studi dan atau Jurusan,
c. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 054/U/2002 Tanggal 2 April 2002 tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi,
d. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor 38/DIKTI/Kep/2002 Tanggal 18 Juli 2002 tentang
Rambu-Rambu Pelaksanaan Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian di Perguruan Tinggi,
e. Undang-undang No 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, dan
f. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (SNP), serta
g. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I.Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT).
6. Perumusan standar mutu pendidikan di UAI dilakukan melalui beberapa tahap yang ditempuh melalui suatu lokakarya atau rapat dinas yang melibatkan perwakilan segenap civitas akademika:
a. Pembentukan tim perumus standar terdiri atas: pimpinan/rektorat, tim SPMI, perwakilan dosen, perwakilan karyawan biro/pusat
b. Analisis kebutuhan standar
c. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif d. Perumusan standar
e. Pengujian dan review standar f. Pengesahan standar
7. UAI mendasarkan pelaksanaan pendidikannya pada tiga unsur yaitu:
Tri Dharma Perguruan Tinggi sebagai unsur utama dan Tujuh Elemen Dasar serta Enterprising University masing masing sebagai unsur tambahan. Pencapaian keberhasilan pendidikan di UAI sudah barang tentu dapat dilihat dari keberhasilan peserta didik dalam mencapai standar mutu yang telah ditetapkan di UAI, yaitu melalui pencapaian
ketiga belas standar mutu UAI (yang terdiri dari) yaitu sepuluh SNPT sesuai Peraturan Menteri Dikbud No. 49 tahun 2014 dan tiga standar mutu tambahan UAI.
Ketiga belas standar mutu pendidikan tersebut dijadikan sebagai acuan dasar pencapaian keberhasilan pendidikan di UAI. Tingkat ketercapaian mutu keberhasilan yang diperoleh melalui Evaluasi Monitoring Mutu Internal (EMI) oleh Tim BPMU dijadikan dasar penentuan nilai EMI program studi.
C. Penerapan, Monitoring dan Evaluasi
8. Implementasi aktivitas penjaminan mutu di seluruh level universitas harus dimonitor dan dievaluasi secara berkelanjutan untuk mengetahui tingkat keberhasilan pencapaian standar dan hambatan-hambatan yang terjadi selama pelaksanaan.
9. BPMU menyusun jadwal pelaksanaan satu siklus sistem penjaminan mutu UAI.
10. BPMU berkoordinasi dengan Wakil Rektor terkait mengirimkan jadwal siklus sistem penjaminan mutu kepada seluruh satuan pendidikan (fakultas/prodi) dan penunjang pendidikan (biro/pusat/unit).
11. Implementasi kegiatan penjaminan mutu dipandu oleh prosedur-prosedur yang merupakan penjabaran dari standar mutu dengan menerbitkan instruksi kerja.
12. Monitoring pada fakultas/prodi dikoordinir oleh anggota BPMU, yaitu dosen yang diangkat menjadi Koordinator Kendali Mutu (KKM) yang berasal dari fakultas/prodi yang bersangkutan dengan melibatkan sekretaris program studi dalam lingkup fakultas/prodi tersebut. Data-data
monitoring diolah untuk menjadi masukan bagi Dekan/Ketua Program Studi dalam membuat laporan evaluasi diri. Laporan tersebut diserahkan kepada Dekan dengan tembusan ke Wakil Rektor Bidang Akademik dan BPMU.
13. Monitoring pada biro/pusat/unit dikoordinir oleh anggota BPMU yang berasal dari biro/pusat/unit tersebut. Data-data monitoring diolah untuk menjadi masukan bagi Kepala Biro/Pusat/Unit dalam membuat laporan evaluasi diri. Laporan tersebut diserahkan kepada Wakil Rektor yang terkait dengan tembusan ke BPMU.
14. Laporan evaluasi diri program studi disampaikan dalam rapat khusus fakultas yang membahas tentang evaluasi kegiatan penjaminan mutu prodi.
15. Laporan evaluasi diri biro/pusat/unit disampaikan dalam rapat khusus bersama wakil rektor yang terkait untuk membahas tentang evaluasi kegiatan penjaminan mutu prodi.
D. Audit Internal
16. Audit internal fakultas dilakukan melalui rapat klaster (gabungan fakultas) yang dipimpin oleh Ketua BPMU dengan mengundang Dekan dan Wakil Rektor terkait, dimana anggota KKM dari setiap prodi dan fakultas yang tergabung pada klaster tersebut membawa ringkasan data pencapaian sasaran mutu dari masing-masing standar.
17. Audit internal biro/pusat dilakukan melalui rapat yang dipimpin oleh Ketua BPMU dengan mengundang Wakil Rektor terkait, dimana setiap anggota KKM dari setiap biro/unit membawa ringkasan data pencapaian sasaran mutu masing masing standar.
18. Hasil audit berupa rumusan rekomendasi perbaikan dan pengembangan fakultas/prodi/biro/pusat dijadikan sebagai salah satu bahan masukan kepada tim perumus standar mutu untuk merevisi dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan.
E. Peningkatan Mutu Berkelanjutan
19. Tim perumus standar mutu mempelajari hasil audit internal berupa rekomendasi-rekomendasi perbaikan perolehan nilai mutu tiap standar dan melakukan benchmark terhadap best practices, baik di dalam maupun di luar institusi.
20. Tim perumus standar mutu mengadakan lokakarya dengan mengundang segenap pihak yang terkait untuk melakukan pengkajian tentang relevansi standar dengan visi dan misi UAI dan mempelajari masukan-masukan untuk penetapan standar baru.
F. Sosialisasi
21. Setiap kegiatan pada siklus penjaminan mutu harus disosialisasikan secara terbuka melalui berbagai pertemuan yang dihadiri antara lain oleh pimpinan fakultas dan prodi, dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, alumni, orang tua mahasiswa, organisasi profesi, pihak yayasan, perwakilan dunia industri atau ditampilkan pada website.
22. Secara khusus, sosialisasi kegiatan penjaminan mutu secara internal dilakukan melalui Forum Knowledge Management yang dihadiri oleh para Dekan, Ketua Prodi, Kepala Biro dan Kepala Bagian (Pimpinan Akademik dan Pimpinan Non-Akademik).
BAB IV
ORGANISASI PENANGGUNG JAWAB
PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU
UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA
A. Tingkat Universitas
1. Organisasi penjaminan mutu akademik di tingkat universitas terdiri atas Senat Universitas (SU), Pimpinan Universitas dan Badan Penjaminan Mutu Universitas (BPMU).
2. Senat Universitas (SU) adalah badan normatif tertinggi di bidang akademik. Tugas SU dalam kaitan dengan penjaminan mutu antara lain: b. Memberi pertimbangan pada Statuta Universitas yang telah disusun
oleh Universitas dan YPIA, sebelum di tetapkan oleh ketua yayasan. c. Merumuskan norma dan tolok ukur penyelenggaraan universitas; d. Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan
mimbar akademik, dan otonomi keilmuan;
e. Memberi masukan kepada Rektor berdasarkan penilaiannya atas kinerja pimpinan universitas dalam masalah akademik;
3. Pimpinan Universitas adalah Rektor yang dibantu oleh para Wakil Rektor bertanggung jawab atas penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi, peningkatan mutu universitas, dan penyelenggaraan penjaminan mutu universitas. Dalam melaksanakan penjaminan mutu Rektor didukung oleh BPMU yang dibentuk dengan SK Rektor.
4. Setiap Wakil Rektor dalam bidang kerja masing-masing dibantu oleh BPMU bertanggung jawab untuk memformulasikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu dan prosedur yang tepat dalam pemantauan dan penilaian terhadap efektivitas penyelenggaraan kegiatan bidang kerja terkait. Termasuk pemantauan dan penilaian terhadap efektivitas peningkatan mutu kemahasiswaan.
5. Lingkup kerja BPMU mencakup semua program akademik dan non akademik, pengelolanya, serta unit pendukung (fakultas, program studi, biro/pusat/unit).
6. BPMU bertugas untuk:
a. Mengembangkan perangkat, instrumen dan panduan pelaksanaan penjaminan mutu internal program akademik pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, serta program dan kegiatan non-akademik yang bersifat umum.
b. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu program akademik dan non-akademik.
c. Melaksanakan kajian-kajian terhadap hasil pelaksanaan penjaminan mutu yang dilaksanakan oleh satuan akademik dan non-akademik.
d. Menyusun bersama BPMU dan Ka Prodi rencana perbaikan program yang dapat meningkatkan nilai EMI dan Nilai Akreditasi.
e. Menyampaikan hasil Nilai EMI dan hasil kajian penjaminan mutu kepada Rektor dengan tembusan, sebagai masukan kepada unit-unit terkait.
f. Membantu Dekan dan Ka Prodi serta Tim Akreditasi Program Studi mempersiapkan komponen-komponen yang diperlukan untuk Akreditasi Prodi (yaitu Borang dan Evaluasi Diri dan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai lampiran)
7. Sebagai perangkat Rektor, BPMU berfungsi menyelenggarakan proses penjaminan mutu terhadap program dan kegiatan universitas baik kegiatan akademik maupun non-akademik dalam upaya mencapai indikator kinerja yang telah ditetapkan untuk kurun waktu tertentu.
8. BPMU bertanggung jawab dalam menyiapkan dan menyusun kebijakan
penjaminan mutu, manual mutu, instrumen pemantauan dan keterlaksanaan penjaminan mutu akademik dan non-akademik melalui Evaluasi Monitoring Mutu Internal (EMI).
9. Kepala Pusat Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Instrumen Penjaminan Mutu (Ka PMEI) bersama-sama dengan KKM Prodi serta BPMU mengkoordinir hal-hal berikut:
a. Mengkoordinir penyusunan instrumen pelaksanaan Monev sebagai alat yang digunakan untuk penjaminan mutu dalam menjaring data nilai EMI.
b. Mengarahkan dan mengkoordinir anggota KKM–Prodi yang bersangkutan dalam melaksanakan pengisian Instrumen EMI dan memberikan nilai setiap komponen SNPT sesuai perolehan/kondiri prodi dan minta persetujuan ke Ka Prodi masing2.
c. BPMU bersama anggota KKM–Ka Prodi mendiskusikan hasil EMI setiap prodi sampai memperoleh nilai akhir EMI.
d. Mengkoordinir pelaksanaan penyusunan proposal program unggulan institusi dan unggulan program studi di lingkungan Kopertis III e. Mengkoordinir penyusunan/pengisian draft Borang Akreditasi Prodi,
dan mendiskusikannya dengan Ka Prodi dan Dekan Fakultas terkait f. Mengkoordinir pelaksanaan Akreditasi Program Studi di UAI
g. Mengkoordinir pelaksanaan penyusunan proposal program unggulan institusi dan unggulan program studi di lingkungan Kopertis III
10. Kepala Pusat Pelaksanaan Akreditasi dan Audit (P2A2), Penjaminan mutu bersama-sama dengan Tim Akreditasi Prodi dan BPMU mengkoordinir hal-hal berikut :
a. Mengkoordinir Pengisian Borang dan Evaluasi diri Akreditasi Program studi
b. Mengkoordinir Tim Akreditasi Prodi menyiapkan Dokumen Akreditasi prodi yang diperlukan.
c. Bersama-sama BPMU - Ka Prodi dan Tim Akreditasi mengedit Borang dan Evaluasi Diri yang telah terisi sebelum dikirimkan ke
BAN-PT.
d. Dekan, Ka Prodi, Sek Prodi dengan Ka Pusat, mengadakan Finalisasi pengisian Formulir Borang dan Evaluasi diri serta lampiran dokumen untuk dikirimkan ke BAN-PT (Form yang dikirimkan adalah: Borang Prodi dan Evaluasi Diri, dan Borang Fakultas serta Lampiran berupa Dokumen yang ditetapkan.
11. Kepala Bagian Akreditasi, Audit dan Monev Mutu Internal Penjaminan Mutu bersama-sama dengan Kepala Pusat di BPMU bertanggung jawab
dalam hal:
a. Menyusun/merevisi kembali indikator mutu UAI berdasarkan SNPT, visi-misi dan Renstra UAI dihubungkan dengan instrumen penjaringan EMI.
b. Menyiapkan rencana kerja berupa program-program persiapan awal sampai pelaksanaan penjaminan mutu pada setiap prodi dan unit kerja lain.
c. Merencanakan biaya kerja untuk setiap kegiatan.
d. Menyerahkan perencanaan pelaksanaan kegiatan kepada Kepala Pusat terkait dan diteruskan ke (Ka BPMU) serta diserahkan kepada Rektor untuk ditetapkan dan dilaksanakan setelah dibahas bersama. e. Setiap tahun Pelaksanaan Penjaminan Mutu UAI akan dievaluasi
untuk disempurnakan jika perlu.
f. Melaksanakan koordinasi dengan para Koordinator KKM- Prodi dan Universitas dalam penyusunan maupuin revisi instrumen monitoring dan evaluasi penjaminan mutu.
g. Melaksanakan monitoring dan evaluasi keterlaksanaan Rencana Strategis, Rencana Operasional dan Budget, Standar Operasional Prosedur (SOP) kerja di lingkungan Rektorat, Dekanat, Biro, Pusat, Unit dan ketercapaian sasaran tahunan.
h. Melaksanakan periodisasi monitoring dan evaluasi paling sedikit satu kali dalam satu tahun.
B. Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas dan Program Studi
12. Organisasi penjaminan mutu di tingkat fakultas terdiri atas Senat Fakultas, Dekan, Ka Prodi/Sekretaris Prodi dan Dosen anggota Koordinator Kendali Mutu (KKM) yang merupakan representasi BPMU pada fakultas/prodi.
13. Senat Fakultas (SF) merupakan badan normatif tertinggi di lingkungan fakultas yang memiliki wewenang untuk menjabarkan kebijakan dan peraturan universitas untuk Fakultas dan Prodi, turut bertanggung jawab pula dalam pelaksanaan Penjaminan Mutu dan tercapainya standar mutu masing-masing Fakultas/Prodi.
14. Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi, dan mahasiswa. Dekan bertanggung jawab atas terjaminnya mutu di fakultas.
15. Ketua Program Studi bertanggung jawab atas terlaksananya: a. Proses pembelajaran yang bermutu,
b. Monev pelaksanaan proses pembelajaran, c. Monev hasil proses pembelajaran,
d. Tindakan perbaikan proses pembelajaran.
16. Dalam melaksanakan tanggung jawab tersebut, Ketua Program Studi bersama Sekretaris Prodi dibantu seorang dosen pada prodi yang bersangkutan menjadi anggota KKM. Keduanya (Sekprodi+KKM) merupakan representasi BPMU dalam kegiatan Penjaminan Mutu Prodi.
17. Koordinator Kendali Mutu (KKM) yang merupakan representasi dari fakultas dan Prodi bertugas menjadi koordinator kegiatan penjaminan mutu akademik di tingkat Fakultas/Prodi. Dalam melaksanakan tugasnya, KKM berkoordinasi dangan Sekretaris Program Studi. Mereka secara bersama-sama bertugas untuk:
a. Mengumpulkan data di lapangan,
b. Membuat konsep evaluasi diri program studi,
c. Merekomendasikan perbaikan proses belajar mengajar,
d. Mendiskusikan dan menetapkan hasil Monev bersama Ka Prodi.
C. Penjaminan Mutu Tingkat Biro/ Pusat/ Unit.
18. Tiap Biro/Pusat/Unit menunjuk salah seorang perwakilannya menjadi anggota koordinator kendali mutu universitas dan bertugas sebagai koordinator pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu berupa Audit Pengawasan Internal (API) pada biro/pusat/unit yang bersangkutan.
D. Organisasi BPMU
19.Organisasi BPMU dapat dilihat dalam struktur dan tabel sebagai berikut:
a. Struktur BPMU merupakan bagian dari struktur UAI.
b. Tabel BPMU
Tingkat Nama Pelaksana
Penanggung jawab Sistem Penjaminan
Mutu Internal
Penanggung Jawab Pelaksana Akreditasi Audit &
M E I
Universitas Badan Penjaminan Mutu
Universitas (BPMU) Ketua BPMU Ka.P2A2 & PMEI
Fakultas Anggota KKM Fakultas
Tim Akreditasi Prodi
Dekan / Wakil
Dekan KKM Fakultas
Program Studi
Anggota KKM Prodi & Tim Akreditasi Prodi
Ketua / Sekretaris
Program Studi KKM Prodi
BAB V
MEKANISME SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
A. Siklus Penjaminan Mutu Internal (PDCA)
Siklus Penjaminan Mutu (PDCA)
Penjelasan:
a. Titik awal dari siklus tersebut adalah penetapan Standar yang didapat dari hasil benchmark ke dalam maupun ke luar, dengan memperhatikan peraturan-peraturan yang ditetapkan pemerintah, persyaratan badan-badan akreditasi maupun sertifikasi serta keunikan UAI.
b. Setelah sosialisasi standar dan pembuatan dokumen-dokumen mutu (kebijakan mutu, sasaran mutu, rencana mutu, prosedur-prosedur, dll), maka Sistem Penjaminan Mutu mulai dilaksanakan/ diimplementasikan dalam seluruh aktivitas perguruan tinggi.
c. Kemudian unit-unit pada perguruan tinggi tersebut terus-menerus melakukan monitoring atas pelaksanaan yang dibuat berdasarkan rencana mutu yang disusun. Pada interval waktu tertentu, dilakukanlah
evaluasi diri oleh unit yang bersangkutan sebagai acuan dalam pelaksanaan audit internal.
d. Audit internal dilakukan oleh unit Penjaminan Mutu Internal untuk mencari peluang perbaikan (bukan kesalahan-kesalahan) dengan berpedoman pada prosedur mutu dan berbasis pada data atau fakta yang terjadi di lapangan.
e. Temuan-temuan audit harus disepakati oleh kedua belah pihak (auditor dan unit yang diaudit) kemudian hasilnya akan dibawa ke rapat Manajemen Universitas untuk merumuskan hal-hal yang perlu dikoreksi dan diperbaiki (Rumusan Koreksi).
f. Peningkatan Mutu melalui perbaikan kegiatan berdasarkan temuan ataupun koreksi pada data EMI ataupun pembuatan dokumen penunjang yang diperlukan bagi masing-masing standar pada masing masing prodi, Melalui perbaikan ini diharapkan dapat meningkatkan nilai EMI masing- masing standar yang sudah barang tentu berdampak pada kenaikan peringkat akreditasi program studi.
B. Sistem Penjaminan Mutu Berkelanjutan
1. Upaya peningkatan mutu secara terus-menerus yang dilakukan di UAI diharapkan akan menumbuhkan budaya mutu sehingga akan tercapai peningkatan standar yang berkelanjutan (continuous quality improvement/kaizen).
2. Perkembangan mutu yang diharapkan di UAI secara terus menerus dapat digambarkan sebagai berikut :
3. Sedangkan proses peningkatan mutu secara skematis dapat digambarkan sebagai berikut :
C. Menuju Pemenuhan Penjaminan Mutu
4. Merujuk pada Undang-Undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, Higher Education Long Term Strategy (HELTS)
2003-1010, dan Peraturan Pemerintah No 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan serta Peraturan Menteri DIKBUD Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT). Pelaksanaan
penjaminan mutu di perguruan tinggi merupakan kegiatan yang wajib dilakukan.
5. Sistem penjaminan mutu Perguruan Tinggi (PT) dilakukan atas dasar Penjaminan Mutu Internal (PMI), Penjaminan Mutu Eksternal (PME), dan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) yang dikaitkan dengan perizinan penyelenggaraan program studi.
6. PMI adalah penjaminan mutu yang dilakukan oleh perguruan tinggi pelaksana (internally driven). Sistem beserta parameter dan metoda yang dilakukan untuk mengukur hasil yang ditetapkan oleh perguruan tinggi dengan mengacu pada visi dan misi UAI serta berdasarkan pada pemenuhan Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
7. PME adalah penjaminan mutu yang dilakukan oleh badan akreditasi seperti BAN-PT atau lembaga lain dengan cara yang ditetapkan oleh lembaga akreditasi yang melakukan. Lembaga akreditasi mewakili masyarakat sehingga sifatnya mandiri. Penjaminan mutu eksternal ini yang menghasilkan akreditasi wajib dilakukan oleh program studi seperti yang diatur dalam Undang-Undang Sisdiknas. Hampir semua program studi telah terakreditasi. Program studi yang belum terakreditasi umumnya disebabkan masih baru atau sedang dalam pengusulan akreditasi ulang.
8. EPSBED adalah bentuk pengawasan penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh pemerintah, sesuai dengan amanah Undang-Undang Sisdiknas, dan dikaitkan dengan izin penyelenggaraan program studi.
D. Perangkat Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
9. Objek SPM terdiri dari: a. Visi, misi, dan tujuan,
b. Kebijakan akademik dan non-akademik, c. Renstra,
d. Renop dan Anggaran,
e. Peraturan dan Prosedur (SOP), f. Laporan,
g. Audit,
h. Rumusan Koreksi.
10. Skema Mekanisme SPMI UAI
BAB VI
PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU
UNIVERSITAS
A. Umum
1. Organisasi Sistem Penjaminan Mutu UAI terdiri dari pimpinan universitas, senat universitas, dan BPMU.
2. Seluruh sistem akademik dan non-akademik dibangun oleh Pimpinan dan Senat Universitas didasarkan pada visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan dalam Statuta Universitas.
3. Proses penyusunan visi, misi dan tujuan melibatkan pengurus yayasan, senat universitas dan pimpinan UAI. Jadwal peninjauan kembali visi, misi dan tujuan secara periodik tidak ditetapkan secara pasti, namun dilakukan apabila pengurus yayasan dan pimpinan UAI menilai bahwa visi, misi dan tujuan perlu diperbaharui karena adanya perubahan yang signifikan.
B. Sistem Penjaminan Mutu Akademik
4. Ruang Lingkup
Kegiatan akademik meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
5. Proses Penjaminan Mutu Akademik
Untuk menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan akademik dapat tercapai sesuai dengan sasaran penjaminan mutu akademik melalui tahap-tahap sebagai berikut :
a. Tahap pertama, berdasarkan visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan tersebut di atas, senat universitas menetapkan kebijakan akademik dan standar akademik.
b. Tahap kedua, berdasarkan kebijakan akademik dan standar akademik yang telah ditetapkan, pimpinan UAI menyusun renstra yang berisi rencana kerja kegiatan akademik untuk kurun waktu 5 tahun. Penyusunan renstra dilakukan melalui pembahasan dalam rapat antara Rektor, Wakil Rektor, Ketua LP2M, Ketua BPMU, Pimpinan Fakultas, beserta Kepala Biro terkait. Pengesahan renstra bidang akademik dilakukan oleh Senat Universitas.
c. Tahap ketiga, berdasarkan renstra yang telah disahkan oleh Senat Universitas, Pimpinan UAI bersama Pimpinan Fakultas, Ketua LP2M, Ketua BPMU dan Kepala Biro terkait menyusun renop dan anggaran yang berisi rencana kerja kegiatan akademik secara lebih rinci untuk kurun waktu 1 tahun. Pengesahan renop dan anggaran bidang akademik dilakukan oleh Senat Universitas.
d. Tahap keempat, berdasarkan renop bidang akademik yang telah disahkan oleh Senat Universitas, Pimpinan UAI, Pimpinan Fakultas,
dan Kepala LP2M menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan akademik. Pengesahan standar akademik ini dilakukan oleh Rektor.
e. Tahap kelima, berdasarkan renop dan standar operasional akademik yang telah disahkan, Pimpinan Fakultas, Kepala LP2M, menyusun ketentuan dan peraturan akademik serta Standar Operasional Prosedur (SOP) bidang akademik agar dapat menjadi pedoman pelaksanaan akademik di Fakultas dan Program Studi. Pengesahan atas peraturan/ketentuan dan SOP bidang akademik dilakukan oleh Pimpinan Universitas.
f. Tahap keenam, secara periodik (minimal setiap tahun) Pimpinan Fakultas, Kepala LP2M, dan Kepala Biro terkait membuat laporan pelaksanaan kegiatan akademik beserta realisasi anggarannya. g. Tahap ketujuh, berdasarkan laporan pelaksanaan kegiatan akademik
yang telah dilakukan oleh Pimpinan Fakultas, Kepala LP2M, dan Kepala Biro terkait, Rektor UAI melakukan evaluasi dengan meminta BPMU melakukan audit. Laporan hasil audit oleh BPMU akan diserahkan ke Rektor UAI dengan tembusan Pimpinan Fakultas, Kepala LP2M, dan Kepala Biro terkait. Laporan hasil audit dan rekomendasi BPMU akan dijadikan dasar oleh Pimpinan Universitas dan Pimpinan Fakultas, Kepala LP2M, dan Kepala Biro terkait melakukan tindak lanjut penyelesaian atau untuk menjadi bahan pertimbangan dalam penyempurnaan kebijakan, standar, dan peraturan/SOP akademik dimasa mendatang.
C. Sistem Penjaminan Mutu Non-Akademik
6. Ruang Lingkup
Kegiatan non-akademik meliputi bidang sarana dan prasarana, keuangan, dan sumber daya manusia.
7. Proses Penjaminan Mutu Non-Akademik
Untuk menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan non-akademik dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan oleh organisasi, UAI mengatur melalui tahap-tahap sebagai berikut:
a. Tahap pertama, berdasarkan visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan tersebut di atas, Rektor bersama Senat Universitas menetapkan kebijakan non-akademik dan standar non-akademik. b. Tahap kedua, berdasarkan kebijakan akademik dan standar
non-akademik yang telah ditetapkan, Pimpinan Universitas menyusun renstra yang berisi rencana kerja kegiatan non-akademik untuk kurun waktu 5 tahun. Penyusunan renstra dilakukan melalui pembahasan Pimpinan UAI dengan Kepala Biro, Kepala LP2M beserta Pimpinan Fakultas. Pengesahan renstra bidang non-akademik dilakukan oleh Senat Universitas.
c. Tahap ketiga, berdasarkan renstra yang telah disahkan oleh Senat Universitas dan Pengurus Yayasan, Pimpinan UAI bersama Kepala Biro, Kepala LP2M beserta Pimpinan Fakultas menyusun renop dan anggaran yang berisi rencana kerja kegiatan non-akademik secara
lebih rinci untuk kurun waktu 1 tahun. Pengesahan renop dan anggaran bidang non-akademik dilakukan oleh Senat Universitas. d. Tahap keempat, berdasarkan renop bidang non-akademik yang telah
disahkan oleh Senat Universitas, Pimpinan UAI, Pimpinan Fakultas, Kepala LP2M, dan Kepala Biro menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan non-akademik. Pengesahan standar operasional non-akademik ini dilakukan oleh Rektor UAI.
e. Tahap kelima, berdasarkan renop dan Standar Operasional Prosedur (SOP) akademik yang telah disahkan, Pimpinan Fakultas, Kepala Biro, Kepala LP2M menyusun ketentuan dan peraturan akademik serta Standar Operasional Prosedur (SOP) bidang non-akademik agar dapat menjadi pedoman pelaksanaan non-non-akademik di Biro dan LP2M. Pengesahan atas peraturan/ketentuan dan SOP bidang non-akademik dilakukan oleh Rektor.
f. Tahap keenam, secara periodik (minimal setiap semester) para Pimpinan Fakultas, Kepala Biro, dan Kepala LP2M membuat laporan pelaksanaan kegiatan non-akademik beserta realisasi anggarannya.
g. Tahap ketujuh, berdasarkan laporan pelaksanaan kegiatan non-akademik yang telah dilakukan oleh Pimpinan Fakultas, Kepala Biro, dan Kepala LP2M, Rektor UAI melakukan evaluasi dengan meminta BPMU melakukan audit.
h. Laporan hasil audit oleh BPMU akan diserahkan ke Rektor dengan tembusan Pimpinan Fakultas, Kepala LP2M, dan Kepala Biro terkait. Laporan hasil audit dan rekomendasi BPMU akan dijadikan dasar oleh Pimpinan UAI, Pimpinan Fakultas, Kepala LP2M, dan Kepala Biro untuk melakukan tindak lanjut penyelesaian atau untuk menjadi bahan pertimbangan dalam penyempurnaan kebijakan, standar, dan peraturan/SOP non-akademik di masa mendatang.
BAB VII
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAKSANAAN MONITORING EVALUASI
KEGIATAN AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK
BAB VIII
PENUTUP
Mengingatkan kembali bahwa Penjaminan Mutu Internal merupakan bagian dari tanggungjawab pimpinan universitas, pengurus biro/pusat, pengurus fakultas, pengurus jurusan/bagian, pengelola program studi serta dosen.
