PERANAN SISTEM INFORMASI PERGUDANGAN DI (1)

(1)

PERANAN SISTEM INFORMASI PERGUDANGAN

DI BALIK PERUSAHAAN DAGANG YANG SUKSES

Yasinta Maharani

Program studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komunikasi Universitas Komputer Indonesia, Jalan Dipatiukur No. 112-116, Coblong, Lebakgede,

Bandung, Kota Bandung, Jawa Barat 40132, Indonesia Ymaharani00@gmail.com

www.unikom.ac.id kuliahonline.uniikom.ac.id

nilaionline.unikom.ac.id blog.unikom.ac.id repository.unikom.ac.id

elib.unikom.ac.id

Abstrack

The system of warehouse in large companies all over the world is an important thing for entrepreneurs themselves who must be cared for. As a professional company then it should have facilities to support its business activities but most companies do not pay attention to facilities to assist operational perushaannya at the warehousing and there's still that have not been adequate as a logging world of technology in information technology such occurrence should already be in minimalisir. The author will discuss about how the application of the system of information on the warehousing system using computerized or in desktop and MySQL as its database. Benefits of warehousing information system is certainly to make it easier to monitor the supply of the goods, and will not spend more time to conduct an examination of the number of goods.

Keyword: sistem informasi, aplikasi berbasis desktop

1. PENDAHULUAN

Perusahaan yang sudah besar akan membutuhkan fasilitas yang akan membantu operasional pekerjaannya di setiap bagian, dengan perkembangan teknologi jaman ini yang sudah semakin pesat

hingga peranan sistem informasi sangat dibutuhkan bagi para pengusaha atau perusahaan dimanapun.

(2)

sebuah perusahaan, pemanfaatan dari penerapan sistem ini diperusahaan akan sangat membantu sistem operasionalnya yang dari sebelumnya dilakukan dengan cara manual dan cukup membuang waktu. Sistem informasi ini menjadi sistem yang sangat membantu bagi suatu perusahaan yang sudah besar.

Sistem informasi pergudangan merupakan alat bantu untuk pencatatan data yang sedang diolah, contohnya data persediaan barang masuk dan barang yang keluar. Sistem ini sangat membantu operasional staff gudang yang memonitor keseluruhan barang yang berada di gudang.

Perbandingan sistem pergudangan di perusahaan yang masih manual dan sudah terkomputerisasi, dari sistem yang masih manual pasti sering mengalami kendala seperti berkurangnya barang tetapi tidak ada di data penjualan atau bertambahnya barang yang tidak sesuai dengan pencatatan, sangat menghabiskan waktu saat melakukan pemeriksaan jumlah barang, sedangkan jika perusahaan telah menggunakan sistem informasi yang telah terkomputerasasi maka tidak harus melakukan pemeriksaan barang secara langsung dengan barang baru yang telah dipesan dari pemasok, juga barang keluar atau yang telah terjual dapat lebih termonitor dan terkontrol karena sudah terdapat pencatatan data yang efektif. Tetapi dengan diadakan penerapan sistem terkomputerisasi tentu tidak gratis dan akan ada biaya untuk awal diadakannya sistem tapi ini akan berdampak baik untuk kedepannya agar tidak akan ada terjadi kesalahan dalam persediaan barang.

Budiono(2005:207)

“inventorisasi merupakan pencatatan pendaftaran barang-barang milik kantor yang dipakai dalam melaksanakan tugas”. Tentu saja barang-barang yang dimiliki pengusaha atau perusahaan besar tidak sedikit dalam jumlahnya, maka dari itu untuk mengurangi beban tugas para staff pergudangan tentu memerlukan alat bantu yang efektif seperti sistem informasi yang sudah terkomputerisasi atau aplikasi desktop yang akan lebih mudah dalam cara pengerjaan tugas staff pergudangan dibandingkan dengan yang masih menggunakan pencatatan data atau barang yang masih manual dan belum terkomputerisasi.

(3)

bagian pergudangan atau persediaan barang maka penulis sampaikan bagaimana manfaat dan perbedaan sistem pergudangan yang masih manual dengan sistem yang sudah terkomputerisasi atau sistem informasi pergudangan.

Dalam proses pencatatan data atau barang di pergudangan yang masih manual penulis telah menganalisis tentang pencatatan pergudangan yang masih menggunakan cara manual mencakup semua kegiatan di bagian pergudangan,bahwa kegiatan seperti itu masih sangat kurang efektif sehingga dapat mengakibatkan kurang termonitornya barang yang ada, barang yang masuk dan barang yang keluar.

2. METODE

Metode yang sesuai dengan yang akan penulis bahas dalam perancangan kegiatan membangun sistem informasi pergudangan ini penulis menggunakan metode perkembangan yang akan melakukan perubahan pada sistem yang lama (masih melakukan pencatatan data sebagai proses pendataan barang yang masih manual) ke sistem yang baru (sistem yang sudah terkomputerisasi). Menurut Jogiyanto H.M (2010:59) dalam bukunya Analisis & Desain,

menjelaskan bahwa:

“Metodologi Pengembangan Sistem

adalah metode prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi”. Dengan melakukan analisis seperti ini akan terlihat bagaimana cara untuk pemecahan masalah yang menjadi kendala bagi pengusaha atau perusahaan-perusahaan. Sebagai cara pengumpulan data maka penulis dalam teknik pengumpulan data yaitu menggunakan sumber data primer karena dapat dilakukan langsung dengan terjun ke lapangan atau survey ke perusahaannya dengan melihat bagaimana opersional di bagian pergudangan, ataupun dengan menggunakan sumber data sekunder dengan cara melihat sebuah fakta yang telah ada di artikel di internet atau melakukan pencarian informasi tentang pergudangan di perusahaan dengan mambaca dan memperhatikan fakta yang berada di lingkungan.

(4)

Sebagai langkah untuk melakukan perancangan kegiatan maka penulis akan melakukan perencanaan sesuai dengan yang diharapkan para pengusaha dalam sistem kinerja yang akan membantu bagian pergudangan di perusahaan, operasional kinerja staff pergudangan. bidang pembuatan sistem yang akan dirangcang hingga sistem jadi.

Dari perencanaan tersebut dapat di analisis tentang bagaimana sistem pergudangan yang saat ini masih berjalan dan manual, berikut prosedur analisis pencatatan data pergudangan yang sedang berjalan:

1. staff pergudangan melakukan pemeriksaan barang secara manual dilihat satu persatu barang yang

Dengan sistem pergudangan yang manual tentu akan menjadi beban jika barang yang masuk dan keluar banyak dan berakibat tidak terkontrolnya di bagian pencatatan yang manual, oleh karena itu maka dibutuhkan alat bantu untuk melakukan pencatatan yang tidak rumit dan tidak efektif atau hanya membuat terbuangnya waktu dan kerjapun menjadi beban bagi para staff pergudangan jika masih melakukan pencatatan barang yang masih manual. Oleh karena itu saatnya perusahaan untuk menerapkan pengembangan di sistem pergunangan yang masih manual ke dalam sistem yang telah terkomputerisasi.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

(5)

Gambar 3.1 ilustrasi pergudangan

Sumber:

https://marioandi.blogspot.co.id/201 7/10/

Dari gambar diatas terlihat bahwa sistem pergudangan masih dilakukan dengan manual dari pemasok hingga masuk gudang, pemesanan dan berhenti di penerimaan produk ke konsumen.

Maka akan tidak sangat efektif bila barang masuk atau barang keluar berjumlah banyak sedangkan cara operasional dipergudangan masih manual dan belum terdapatnya sistem yang akan mempermudah kerja staff pergudangan dan tidak harus lagi melakukan pekerjaan yang serba manual seperti itu.

Hasil analisis yang telah penulis sampaikan bahwa perusahaan yang besar akan sangat terbantu jika memiliki sistem yang telah terkomputerisasi di bagian pergudangan, berikut adalah bagian interface dari sistem informasi pergudangan:

1. Interface login

Sebelum masuk ke proses penambahan data barang dari pemasok atau yang lainnya admin diharuskan untuk login. Proses login ini dilakukan agar pengolahan data bisa terjaga dan aman karena hak akses hanya dilakukan oleh admin saja.

Gambar 3.2 interface login pada sistem yang akan dikembangkan

(6)

2. Procedure sistem yang baru atau yang diusulkan dalam pengembangan sistem.

Alur dibawah ini menjelaskan tentang proses inventory melakukan penyimpanan barang.

Gambar 3.3 pengembangan alus sistem yang diusulkan

Sumber:

https://www.slideshare.net/rizky_kurnia wan/sop-plan-logistics-final

3. Interface data transaksi

Form data transaksi ini untuk mendata kode barang yang di pesan dan jumlah penjualan yang keluar.

Gambar 3.4 interface

Sumber: http://oki- meisanto.blogspot.co.id/2010/10/sistem-informasi-pt-sumber-alfaria_2965.html

4. Interface data pemebelian untuk persediaan barang Form data pemebelian ini untuk pendataan kode barang yang akan dipesan dan jumlah barang yang akan dipesan kepada pemasok barang.

Gambar 3.5 interface form pemebelian

(7)

Form data pemasok ini untuk pendataan kode pemasok dan nama pemasoknya.

Gambar 3.6 interface form data pemasok

Pada sistem yang telah diusulkan oleh penulis untuk perusahaan yang belum menerapkan sistem informasi untuk pergudangan ini akan bermanfaat bagi peminat, dibandingkan dengan sistem pencatatan gudang yang masih manual dan tidak efektif. Tentu saja sistem ini akan sangat membantu bagi para pembisnis atau perusahaan sukses di dunia.

Maka dari itu peranan teknologi informasi ini terhadap sangat membantu untuk progress perusahaan yang akan semakin meningkat jika sistem kinerja di bagian apapun dikembangkan menjadi lebih baik atau melakukan pengembangan sistem yang terkomputerisasi.

4. KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan dari penelitian ini dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Beberapa perusahaan masih belum menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi, keterbiasaan dalam operasional yang manual menjadi alas an kuat bagi perusahaan yang belum menerapkan IT dibidang pergudangan.

2. Telah banyak perusahaan di dunia yang telah menerapkan IT tidak hanya di bidang pergudangan tetapi di bidang lainnya seperti keuangan dll, yang tentu saja progress nya meningkat.

3. Pengolahan data di pergudangan akan semakin termonitor dengan penerapan IT di bagian gudang atau penerapan sistem informasi pergudangan tersebut dan tentu saja kinerja menjadi lebih efektif dan efisien.

Mengacu kepada kesimpulan hasil penelitian ini, maka diajukan beberapa saran:

(8)

2. Tentu saja melakukan penerapan IT tidak mudah, akan lebih memakan biaya dalam proses pembangunannya. Maka harus ada persiapan biaya dalam melakukan penerapan IT di bagian pergudangan tersebut. 3. Penerapan sistem IT tidak

hanya berhenti diproses penerapannya dan implementasinya saja tetapi butuh penjagaan sistem, dari berbagi virus atau hilangnya data. Jadi admin harus lebih mementingkan keamanan data dan penjagaan sistem itu sendiri.

5. REFERENSI

Budiono(2005:207), tentang inventarisasi,

(online),(http://www.eepis-its.edu/uploadta/downloadmk.php?id=1785)

Jogiyanto H.M (2010:59) dalam bukunya Analisis & Desain.

Lee, Hau L; Billington, corey.Sloan Management review;Cambridge,mass. Vol. 33, Iss. 3 (Spring 1992):65