MANAJEMEN WAKTU KONSEP DAN STRATEGI

(1)

BAHRUR ROSYIDI DURAISY | DECISION MAKING PROCESS

1 MANAJEMEN WAKTU

( KONSEP DAN STRATEGI )

https://bahrurrosyididuraisy.wordpress.com/

PENDAHULUAN

Waktu itu ibarat uang, sangatlah berharga. Tapi bedanya, uang bisa saja kita dapatkan kembali jika hilang atau mungkin kita bisa mendapatkan gantinya,

sedangkan waktu yang hilang sampai kapanpun tidak akan pernah bisa kembali. Lalu sudah seberapa maksimalkah kita memanfaatkan waktu kita yang berharga ini ? Kebanyakan dari kita hanya menghabiskan waktu dengan sia-sia dan akhirnya menyesal. Sebenarnya jika kita ingin mengatur kehidupan kita, merubahnya menjadi menyenangkan itu mudah saja, yang kita butuhkan adalah mengatur waktu kita sebaik-baiknya. Pengaturan waktu yang efektif merupakan hal yang mendasar untuk lingkup berbagai wilayah kehidupan.

Manajemen waktu dapat membuat kita menyelesaikan pekerjaan secara cepat. Selain itu manajemen waktu dapat meningkatkan kualitas kehidupan baik dalam pekerjaan maupun diluar pekerjaan

(2)

2

KONSEP MANAJEMEN WAKTU

Waktu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997) adalah seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau berlangsung. Dalam hal ini, skala waktu merupakan interval antara dua buah keadaan/kejadian, atau bisa merupakan lama berlangsungnya suatu kejadian.

Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan manajemen waktu yang telah ditetapkan sebelumnya.Dan efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada.

Jika kita pisahkan menurut kata penyusunnya yaitu manajemen berasal dari kata manage artinya:mengatur atau mengelola. kemudian diikuti dengan kata waktu itu sendiri adalah terdiri dari siang dan malam yang tersusun dari satuan waktu terkecil detik,menit,dan jam,hari,minggu,bulan,tahun dan seterusnya.

Manajemen Waktu adalah :Usaha untuk memanfaatkan setiap bagian dari waktu untuk dilakukan aktivitas tertentu yang mana telah ditentukan target dalam jangka waktu tertentu suatu aktivitas atau pekerjaan harus sudah diselesaikan.

Memang akan sulit sekali untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditargetkan, namun jika kita ingin hasil yang maksimal hal itu harus dilakukan setidaknya jika kita belum mampu 100 % sesuai target kita berupaya semaksimal mungkin itu lebih baik.

Manajemen waktu yang baik adalah : dengan membuat data aktivitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Di sini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan

penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline. Letakkanlah aktivitas yang genting pada daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang prioritasnya

FILOSOFI MANAJEMEN WAKTU

1. Filasafat idealisme

Suatu keadaan yang amat sempurna yang menjadi pola dari segala sesuatu yang kita dapati didunia ini, filsafat ini diterapkan dalam manajemen marxis dan codetermination yang popular di Negara sosialis, jerman dan skandinavia. 2. Filsafat realisme

Dunia ini dan segala sesuatu yang terdapat didalamnya adalah kenyataan yang tidak dapat dibantah, filsafat ini beriringan dengan revolusi industri inggeris yang disusun Frederick W. taylor.

3. Filsafat neo-thomisme

Kenyataan itu rasio, keadaan, dan Tuhan sedangkan kebenaran adalah intuisi, segala sesuatu yang masuk akal dan yang diwahyukan Tuhan banyak

(3)

3

4. Filsafat pragmatism

Pengalaman dan segala sesuatu yang dapat dialami oleh manusia, keberanaran dapat dilihat dari pendapat umum yang banyak merujuk pada manajemen yang berlaku umum mellaui opini public.

5. Filsafat eksistensialisme

Kenyataan adalah eksistensi atau keadaan yang menyerupai itu, kebenaran adalah pendapat yang sejalan dengan pandangan pribadi seseorang, peran manusia menjadi perhatian utama.

PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU

Mengapa kita perlu memanajemen waktu kita sebaik mungkin ? Selain karena waktu itu sangat berharga, ada beberapa alasan lainnya, diantaranya :

 Karena waktu kita terbatas, sementara pekerjaan senantiasa bertambah.  Manajemen waktu membantu kita untuk berkerja lebih efektif dengan skala

prioritas.

 Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress kita dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya

 Manajemen waktu membuat kita lebih produktif (dapat menghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan.

Sebuah sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan, dapat membantu Kita menyelesakan pekerjaan dalam waktu singkat. Apapun prioritasnya, mempelajari cara mengatur hidup dan belajar akan membantu kita mencapai tujuan hidup kita. Berikut ini adalah jawaban untuk pertanyaan “Mengapa Saya harus me-manage waktu saya?” Karena sistem manajemen waktu yang efektif dapat :

1. Membantu Kita membuat prioritas. Misalnya bertemu kekasih yang sudah seminggu tak bertemu atau mengejakan bahan presentasi tugas yang akan dikumpul besok.

2. Mengurangi kecenderungan untuk menunda. Nah… biasanya hal yang satu ini yang membuat manusia-manusia di dunia ini susah sekali untuk sukses. Saya pribadi merupakan penderita akut penyakit ini., sistem manajemen waktu adalah obatnya.

3. Membantu kita menghindari “tabrakan waktu”. Dengan menulis semua aktivitas, tugas, janji, pesan dan pengingat Kita hanya disatu tempat, akan membantu kita memastikan bahwa dua atau tiga kegiatan tidak dilaksanakan pada waktu yang bersamaan. Jika terjadi tabrakan waktu, kita akan mengetahui sejak awal dan memungkinkan untuk mengatur kembali jadwal kita.

4. Memberi kita kebebasan dan kendali. Manajemen waktu tidak akan membatasi ruang gerak seseorang. Sebuah kendali terhadap bagian dari hari kita,

memungkinkan kita untuk menjadi fleksibel pada hari-hari berikutnya. 5. Membantu kita menghindari perasaan bersalah. Kita akan belajar dengan

(4)

4

6. Membantu mengevaluasi kemajuan kita. Jika kita menyadari bahwa kita dapat

membaca 75 halaman perminggu, sedangkan pada minggu ini kita hanya membaca 60 halaman, maka kita memerlukan kalkulator untuk mengetahui bahwa kita memang tertinggal pada minggu ini. Dan dengan begitu kita akan tau, „sedang dalam posisi apa saya ini?‟ artinya dibutuhkan sedikit waktu untuk mengejar ketertinggalan itu. Dan keuntungan buat kita, kita dapat langsung menyadarinya, dan segera bertindak untuk itu.

PRAKTIK MANAJEMEN WAKTU

Aplikasi dari filsafat melahirkan beberapa tahapan penerapan manajemen antara lain :

1. Manajemen partisipasi

2. Manajemen berdasarkan hasil (result management) 3. Manajemen memperkaya pekerjaan (job enrichment), 4. Manajemen prioritas produktifitas,

5. Manajemen berdasarkan kemungkinan (contingency management) 6. Manajemen pemanfaatan konflik

Odiorne membagi praktek manajemen dengan beberapa tahapan : 1. Manajemen memaksa (1920-an dan 1930-an)

2. Manajemen mementingkan hubungan kemanusiaan (1940-an) 3. Manajemen menggunakan tekanan (1950-an)

4. Manajemen menurut keadaan (1960-an)

Bennet Silalahi (2001:10) membagai praktik manajemen menjadi 5 tahapan antara lain :

1. Manajemen teknologis 2. Manajemen administrative 3. Manajemen sistem kemanusiaan 4. Manajemen ilmiah

5. Manajemen sasaran dan hasil

EFEK-EFEK MANAJEMEN WAKTU

Orr dan Traccy menjelaskan efek-efek dalam manajemen waktu yakni sebagai berikut :

1. Dapat meningkatkan keteraturan hidup, percaya diri dan disiplin. 2. Meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja.

3. Meningkatkan penghasilan pada tiap individu. 4. Meningkatkan kepuasan kerja pada individu.

5. Mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjaan. 6. Mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu. 7. Menurunnya tingkat stress individu.

8. Dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan diperoleh prestasi kerja yang baik.

9. Dapat meningkatkan kecepatan kerja.

(5)

5

Dari uraian diatas dapat kita lihat betapa banyaknya efek-efek positif yang dihasilkan ketika individu dapat memanajemen waktunya dengan baik.

ASPEK-ASPEK MANAJEMEN WAKTU

Setelah melihat efek positif terhadap manajemen waktu yang mampu membuat penyelesaian pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Berikutnya aspek-aspek dalam manajemen waktu. Menurut Atkinson, aspek-aspek-aspek-aspek dalam manejemen waktu mencakup hal-hal berikut:

1. Menetapkan Tujuan

Bagian utama dari pengelolaan waktu adalah menetapkan tujuan dari apa yang akan dikerjakan. Menetapkan tujuan dapat membantu individu untuk memfokuskan perhatian terhadap pekerjaan yang akan dijalankan, fokus terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai serta mampu merencanakan suatu pekerjaan dalam batasan waktu yang disediakan.

2. Menyusun Prioritas

Menyusun prioritas perlu dilakukan mengingat waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama. Urutan prioritas dibuat berdasarkan pringkat, yaitu dari prioritas terendah hinnga pada prioritas tertinggi.

Urutan prioritas ini dibuat dengan mempertimbangkan hal mana yang dirasa penting, mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Atkinson berpendapat menyusun prioritas membutuhkan ketelitian tinggi dan kemampuan menyusun strategi agar hasil pokok penggunaan waktu dapat tercapai secara maksimal.

3. Menyusun Jadwal

Aspek lainnya dalam manajemen waktu adalah membuat susunan jadwal. Jadwal merupakan daftar kegiatan yang akan dilaksanakan beserta urutan waktu dalam priode tertentu. Fungsi pembuatan jadwal adalah menghindari bentrokan kegiatan, menghindari kelupaan, dan mengurangi ketergesaan. 4. Bersikap Asertif

Aspek manajemen waktu ini diartikan sebagai ekspresi bertanggungjawab dari perasaan dan pikiran seseorang terhadap orang tertentu pada waktu yang tepat. Sikap asertif dapat diartikan sebagai sikap tegas untuk berkata "Tidak" atau menolak suatu permintaan atau tugas dari orang lain dengan cara positif tanpa harus merasa bersalah dan menjadi agresif.

5. Bersikap tegas merupakan strategi yang diterapkan guan menghindari pelanggaran hak dan memastikan bahwa orang lain tidak mengurangi efektivitas penggunaan waktu. Dalam bersikap asertif tetap dibutuhkan pertimbangan matang dari segi konsekuensi atau besar kecilnya dampak poisitf dan negatif yang diterima individu.

6. Menghindari Penundaan

(6)

6

7. Meminimalkan Waktu yang Terbuang

Pemborosan waktu mencakup segala kegiatan yang menyita waktu dan kurang memberikan manfaat yang maksimal. Hal tersebut sering menjadi penghalang bagi individu untuk mencapai keberhasilannya karena sering membuat individu menunda melakukan kegiatan yang penting.

Canfield mengemukakan aspek-aspek manajemen waktu mencakup hal berikut ini:

1. Perencanaan

Proses perencanaan diperlukan untuk membuat seseorang tetap pada pilihannya untuk menyeleksi pekerjaan yang ada dengan didorong oleh tekad untuk mengerjakan pekerjaan sampai tuntas.

2. Menetapkan Prioritas

Menentukan prioritas berarti berusaha menentukan mana hal yang harus didahulukan berdasarkan tingkat kepentingannya.

3. Melakukan Delegasi

Delegasi artinya menyerahkan suatu pekerjaan kepada orang lain yang dinilai tepat dan dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut sehingga waktu yang kita miliki akan lebih efisien.

4. Disiplin Diri

Disiplin diri akan mengarahkan individu untuk mementingkan pada tugasnya sendiri dan menghindarkan diri hari hal-hal yang dapat menghambat penyelesaian tugas.

Dapat disimpulkan dari penjelasan diatas bahwa aspek-aspek manajemen waktu mencakup adanya perencanaan, penetapan tujuan, menyusun prioritas, menghindari penundaan, menyusun jadwal, bersikap asertif, meminimalkan waktu yang terbuang, melakukan delegasi, dan adanya disiplin diri.

SUMBER-SUMBER PEMBOROSAN WAKTU

1. menonton televisi 2. menelepon

3. melakukan perjalanan pulang pergi 4. melamun

5. menunggu

6. melayani tamu yang tidak diundang

7. mengerjakan pekerjaan lain yang seharusnya tidak dikerjakan

(7)

7

TEKNIK MANAJEMEN WAKTU SECARA UMUM

1. Bawalah jadwal, dan ingatlah seluruh isi pemikiran Anda, percakapan, dan kegiatan yang harus Anda lakukan selama seminggu. Ini akan membantu Anda untuk memahami berapa banyak hal yang dapat Anda selesaikan dalam satu hari, dan kapan waktu-waktu berharga Anda akan berlalu. Anda akan dapat melihat berapa banyak waktu yang Anda luangkan untuk mencapai hasil, dan berapa banyak waktu yang telah Anda buang untuk kegiatan-kegiatan yang tidak produktif.

2. Segala kegiatan dan percakapan yang penting untuk kesuksesan Anda harus ada jangka waktunya. List pekerjaan Anda akan bertambah sangat banyak jika Anda mengisinya dengan hal-hal yang tidak bisa dikerjakan. Buatlah jadwal untuk diri Anda sendiri dimana Anda bisa meluangkan waktu untuk berpikir dan melakukan hal-hal yang produktif bagi diri Anda.

Lakukanlah hal ini secara disiplin.

3. Rencanakanlah setidaknya 50% dari waktu yang Anda miliki untuk menghasilkan hal yang produktif.

4. Rencanakanlah waktu untuk beristirahat, menarik diri dari semua kesibukan yang Anda miliki.

5. Luangkan 30 menit pertama setiap harinya untuk merencanakan hari Anda. Jangan memulai aktivitas Anda sebelum Anda selesai merencanakannya. Saat yang paling penting dalam hari Anda adalah saat dimana Anda merencanakannya.

6. Luangkan waktu selama 5 menit untuk setiap undangan dan keputusan yang harus Anda datangi dan Anda ambil. Ini akan membantu Anda

memperlihatkan prioritas yang harus diutamakan, dan membuat Anda merasa bahwa waktu tidak berlalu begitu cepat. Luangkan pula 5 menit setelah

aktivitas atau keputusan yang Anda ambil untuk menentukan apakah target yang Anda tentukan hari ini tercapai atau tidak. Apakah ada yang terlewat, atau tidak.

7. Jangan ragu-ragu untuk menolak interupsi dari siapapun juga saat Anda benar-benar harus mengerjakan sesuatu sampai selesai.

Adapun teknik yang lain antara lain :

1. Menilai bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda

Sebagai langkah pertama dalam mengelola waktu yang lebih baik, Anda mungkin ingin menganalisis bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda sekarang. Untuk melakukan hal ini, membagi hari menjadi segmen-segmen lima belas menit, kemudian mencatat apa yang Anda lakukan setiap lima belas menit. Setelah itu, review kali ini buku harian dan total waktu yang dihabiskan pada setiap aktivitas sepanjang hari.

a. Misalnya, Anda mungkin bahwa Anda menghabiskan waktu tiga jam menonton televisi, berolahraga satu jam, satu jam belajar, dan dua belanja jam. Selanjutnya, mengevaluasi penggunaan waktu.

(8)

8

baik untuk membuat perubahan ini adalah untuk membuat kontrak dengan diri sendiri yang mencakup imbalan untuk menjadi sukses. 2. Tetapkan Tujuan

Hal yang paling penting yang dapat Anda lakukan untuk mengatur waktu adalah untuk mengatur harian, mingguan, bulanan, sasaran tahunan dan jangka panjang. Jika Anda tidak memiliki makna yang jelas mengenai mana Anda akan pergi dulu, Anda tidak akan dapat merencanakan

bagaimana untuk sampai ke sana. Mengatur waktu penggunaan Anda untuk memaksimalkan peluang untuk mencapai tujuan Anda.

3. Belajarlah untuk memprioritaskan

Setelah Anda menetapkan tujuan Anda, Anda perlu untuk

memprioritaskan mereka dan kegiatan Anda. Tidak semua tujuan Anda akan persis penting. Fokus pada tujuan-tujuan yang paling penting bagi Anda, dan bekerja pada tujuan-tujuan lain setelahnya. Demikian pula, fokus pada aktivitas yang paling penting bagi pencapaian tujuan Anda tertinggi dan kegiatan lain sesudahnya.

4. Jauhkan jadwal

Setelah Anda memiliki prioritas kegiatan Anda, Anda kemudian dapat menjadwalkan mereka ke rutinitas harian Anda. Kapan Anda pergi ke bank? Kapan Anda membeli bahan makanan? Jangan lupa untuk jadwal beberapa waktu relaksasi dan rekreasi, serta.

5. Anda Maksimalkan manfaat

Dalam penjadwalan seluruh aktivitas Anda, ingat apa yang ahli

manajemen waktu ada yang mengatakan: kita memperoleh 80% penghargaan kami pada hanya 20% dari kegiatan kami dan, sebaliknya, akuisisi hanya 20% dari hadiah kami pada 80% dari waktu kita habiskan. Apa ini menyatakan adalah bahwa kita perlu memastikan bahwa kami mengakui dan terlibat dalam 20% kegiatan yang memberikan kita 80% dari hadiah kita sebelum kita beralih ke kegiatan lain.

6. Anda Maksimalkan manfaat dengan mengatur waktu Anda.

Fakta bahwa Anda membaca artikel ini berarti Anda punya waktu untuk melakukan teknik di atas dan menerapkannya pada kehidupan pribadi Anda

TEKNIK MANAJEMEN WAKTU BERDASARKAN SKALA PRIORITAS

Skala Prioritas adalah tingkat-tingkat yang memiliki kriteria tertentu atas segala sesuatu yang diutamakan.

Berikut adalah beberapa hal-hal yang mempengaruhi Skala Prioritas : 1. Tingkat Urgensinya, yang mana yang harus didahulukan

2. Kesempatan yang dimiliki misalnya : obat, saat sakit menjadi hal utama dan yang lain menjadi hal kedua

3. Pertimbangan Masa deman, agar masa depan gemilang kita perlu

mendapatkan pendidikan maka dari itu pendidikan beserta pelengkapnya harus di utamakan juga

(9)

9

Tiga Kategori Prioritas Waktu

a. Jangan dikerjakan b. Kerjakan Nanti c. Kerjakan Sekarang

Tabel Kategori Prioritas Waktu

NO Kategori Prioritas Waktu

Kategori Karakteristik

1 Jangan Dikerjakan  Masalah dapat hilang tanpa diatasi

 Sudah kedaluarsa

 Dapat dikerjakan oleh orang lain

2 Dikerjakan Nanti  Tidak disertai jatuh tempo  Dapat ditunda

 Dapat diperlambat

Alasan penundaan tugas :  Tidak ingin memulai

 Tidak tahu dari mana memulai  Tidak tahu dari mana memulai

meskipun ingin memulai

3 Dikerjakan Sekarang Kebutuhan unit operasional harian Kegiatan-kegiatan yang telah ditunda, misal :

 Kebutuhan staf  Kebutuhan peralatan  Rapat

Manajemen waktu sangat dibutuhkan agar setiap individu dapat

melaksanakan setiap kegiatannya secara efektif dan efisien. Terdapat beberapa teknik yang dapat digunakan dalam manajemen waktu. Salah satunya adalah teknik manajemen waktu berdasarkan skala prioritas.

Pada manajemen waktu berdasarkan skala prioritas, pelaksanaan pekerjaan didahulukan berdasarkan skala prioritas. Skala prioritas mendahulukan pekerjaan yang penting dan mendesak, dilanjutkan dengan pekerjaan penting dan tidak mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak meski belum terlalu penting, , dan terakhir adalah pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak.

1. Mendesak dan Penting

Tipe pekerjaan penting dan mendesak harus di utamakan

(10)

10

Orang yang terbiasa bekerja pada kelompok ini akan cendrung stress, cepat lelah, dan berprestasi biasa-biasa saja karena semua kegiatan dilakukan secara terburu-buru.

2. Penting

Tipe pekerjaan dengan prioritas ini harus disikapi dengan menjadwalkan pekerjaan dengan cermat. Jangan sampai pekerjaan penting diabaikan sehingga pekerjaan ini menjadi pekerjaan mendesak dan penting. Sebaiknya gunakan waktu produktif untuk menyelesaikan pekerjaan ini.

Kegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan yang sudah terjadwal dengan baik, rutin. Contoh pekerjaan penting adalah mengerjakan tugas sesuai jadwal, olahraga terjadwal dan lain sebagainya.

Orang yang berada dalam kelompok ini adalah mereka yang memiliki visi, mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan melakukan perencanaan dalam mencapai visinya, menetapkan prioritas, mengerjakan hal penting terlebih dahulu dan menyelesaikan sisanya kemudian.

Sifat individu yang bergabung dalam kelompok ini adalah orang dengan pola hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.

3. Mendesak dan Tidak Penting

Pekerjaan ini terkadang datang dari orang di luar lingkungan kerja. Misalnya ketika mereka minta bantuan kepada Anda. Hal ini bisa saja mengganggu waktu produktif bekerja. Oleh karena itu sah-sah saja jika seseorang mengabaikan dan tidak membantunya jika pekerjaan Anda saat ini merupakan pekerjaan penting dan tidak dapat ditunda-tunda lagi

penyelesaiannya.

Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini merupakan kegiatan tidak penting namun terpaksa harus dilakukan. Seperti contoh menerima tamu, menemani teman, dan lain sebagainya. Umumnya pekerjaan ini tanpa direncanakan dan sulit dihindari.

Kebiasaan bekerja pada kelompok seperti ini akan membuat seseorang menjadi kurang disiplin, prestasi rendah, tidak memiliki tujuan jelas dalam pekerjaan, karena selalu berusaha menyenangkan orang lain.

4. Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Kegiatan dalam kelompok ini merupakan kegiatan yang dilakukan secara berlebihan dan berakibat tingkat kepentingannya rendah. Contohnya adalah menonton televisi dan tidur secara berlebihan. Orang dalam kelompok ini cendrung pemalas serta kurang bertanggung jawab.

TEKNIK MANAJEMEN WAKTU BERDASARKAN DELEGASI

Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Ada alasan mengapa diperlukan pendelegasian, yaitu sebagai berikut :

(11)

11

2. Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.

3. Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan.

4. Dapat mengembangkan keahlian bawahan sebagai suatu alat pembelajaran dari kesalahan.

5. Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan.

Dibawah ini adalah prinsip – prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif :

1. Prinsip scalar.

2. Prinsip kesatuan perintah.

3. Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas.

Adapun Faktor yang memungkinkan gagalnya delegasi, yaitu: 4. Atasan merasa lebih jika mereka tetap mempertahankan hak pembuatan

keputusan.

5. Atasan tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahannya salah ataupun gagal dalam menjalankan wewenangnya.

6. Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya.

7. Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan sangat baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisinya sebagai atasan. 8. Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab

yang sudah diterima.

9. Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas – tugas dengan benar dan dikatakan gagal.

10. Bawahan merasa tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih besar.

Salah satu teknik manajemen waktu selain Teknik Manajemen Waktu

Berdasarkan Skala Prioritas adalah Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi. Delegasi adalah pemberian wewenang atau kekuasaan formal dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan wewenang dari atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tidak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap tugas-tugas organisasi.

Unsur-unsur yang menyangkut dengan delegasi adalah sebagai berikut: 1. Apa yang didelegasikan

2. Saling terbuka antara diberi delegasi dan menerima delegasi 3. Transparasi mengenai delegasi

4. Ada harapan yang diserahi delegasi 5. Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya 6. Pengawasan yang wajar

7. Orang yang diserahi delegasi

(12)

12

memilih staf atau karyawan yang sekiranya akan mendapatkan pengalaman yang berguna dari pekerjaan yang didelegasikan.

Ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam proses delegasi kekuasaan sehingga berjalan efektif. Keempat hal tersebut dinyatakan sebagai berikut:

1. Dalam pemberian suatu delegasi kekuasaan atau tugas haruslah dibarengi dengan pemberian tanggungjawab.

2. Kekuasaan yang didelegasikan harus pada orang yang tepat baik dari segi kualifikasi maupun fisik.

3. Mendelegasikan kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan pemberian motivasi.

4. Pimpinan yang mendelegasikan kekuasaanya harus membimbing dan mengawasi orang yang menerima delegasi tersebut.

Dengan demikian pendelegasian kekuasaan mempunyai manfaat ganda, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Pimpinan dapat lebih fokus pada tujuan dan pekerjaan pokoknya 2. Putusan dapat dibuat dengan lebih cepat dan unit yang tepat 3. Inisiatiff dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi

4. Mendidik dan mengembangkan bawahan sehingga mampu diberi beban tugas yang lebih besar dan berat lagi nantinya.

TEKNIK MANAJEMEN WAKTU BERDASARKAN ASERTIF

Sebelumnya kita sudah mengenal dan membahas Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi. Selanjutnya kita akan membahas teknik manajemen waktu lainnya yakni Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif.

Asertivitas adalah suatu kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakan, dan dipikirkan kepada orang lain namun dengan tetap menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan orang lain.

Dalam bersikap asertif, seseorang dituntuk untuk jujur terhadap dirinya dan juru pula dalam mengekspresikan perasaan, pendapat dan kebutuhan secara proporsional, tanpa ada maksud untuk memanipulasi, memanfaatkan ataupun merugikan pihak lainnya.

Pengertian Asertif

Asertif dapat diartikan sebagai kemampuan untuk menyatakan diri dengan tulus, jujur, jelas, tegas, terbuka, sopan, spontan, apa adanya, dan tepat tentang keinginan, pikiran, perasaan dan emosi yang dialami, apakah hal tersebut yang dianggap menyenangkan ataupun mengganggu sesuai dengan hak-hak yang dimiliki dirinya tanpa merugikan, melukai, menyinggung, atau mengancam hak-hak, kenyamanan, dan integritas perasaan orang lain. Perilaku asertif tidak dilatarbelakangi maksud-maksud tertentu, seperti untuk memanipulasi, memanfaatkan, memperdaya atau pun mencari keuntungan dari pihak lain.

Inti dari perilaku asertif adalah kejujuran, yaitu cara hidup atau bentuk

(13)

13

mengontrol perasaan diri sendiri tanpa rasa takut dan marah. Dalam kehidupan atau komunikasi sehari-hari, orang yang asertif akan lebih memilih pola interaksi “I‟m okay, you‟re okay” atau menggunakan pernyataan-pernyataan yang lebih

mencerminkan tangungjawab pribadi, seperti penggunaan kata-kata ”saya” dari pada ” ” atau ”kamu”. Misalnya, ”saya sedih, marah, dan malu ketika saya tahu ...” dari pada ”kamu pembohong, tidak disiplin, dan tidak dapat dipercaya karena ....”.

Dengan demikian, orang yang asertif akan memiliki kebebasan untuk meluapkan perasaan apa pun yang dirasakan, dan berani mengambil tanggung jawab terhadap perasaan yang dialaminya dan menerima orang lain secara terbuka. Memiliki keberanian untuk tidak membiarkan orang lain mengambil manfaat dari perasaan yang dialaminya, tetapi orang lain pun memiliki kebebasan untuk mengungkap apa yang dirasakannya.

Perilaku asertif dapat dengan mudah dipahami bila dibandingkan dengan perilaku non asertif, baik yang sifatnya pasif atau agresif. Dalam perilaku pasif, seseorang tidak memberikan reaksi atau mengekspresikan perasaan negatif yang dialaminya secara jujur dan terbuka, tetapi dilakukan dengan menyimpan

perasaannya tersebut, menarik diri, menerima, atau menggerutu. Perilaku non asertif-pasif hakekatnya adalah bentuk ketidakjujuran emosi, kegagalan diri atau kekalahan diri yang didasari oleh perasaan-perasaan takut, cemas, mengindari konflik,

keinginan untuk mencari jalan keluar paling mudah, dan bahkan ketidakmampuan untuk memahami diri dan memenuhi kebutuhan untuk bersikap sabar. Pola

komunikasi yang berkembang pada kelompok nonasertif-pasif adalah “I‟m not okay, you‟re okay”.

Sedangkan pada perilaku nonasertif-agresif, reaksi yang diberikan

diekspresikan keluar dan dilakukan secara terbuka melalui tindakan aktif berupa pengancaman atau penyerangan, dilakukan secara langsung atau tidak langsung, baik dalam bentuk fisik atau verbal. Tindakan yang dilakukan secara langsung, misalnya marah-marah, memukul, menuntut, dominan, egois, menyerang, dsb. Sedangkan tindakan tidak langsung, misalnya dengan menyindir, menyebar gosip, dsb. Tindakan agresif ini biasanya sengaja dilakukan dengan maksud untuk melukai, melecehkan, menghina, mempermalukan, menyakiti, merendahkan dan bahkan menguasai pihak lain. Dalam pola komunikasi mereka cenderung

menggunakan pola “You‟re not okay, I‟m okay”.

Dengan kata lain, seseorang dikatakan bersikap non-asertif, jika ia gagal mengekspresikan perasaan, pikiran dan pegangan/keyakinannya secara tulus, jujur, sopan, dan apa adanya tanpa maksud untuk merendahkan hak-hak atau mengancam integritas perasaan orang lain, sehingga justru menimbulkan respon dari orang lain yang tidak dikehendaki atau negatif.

Karakteristik Orang Yang Asertif

Secara umum, orang yang asertif dicirikan dengan sikapnya yang terbuka, jujur, sportif, adaptif, aktif, positif, dan penuh penghargaan terhadap diri sendiri maupun orang lain. Beberapa ciri lain, diantaranya adalah:

a. Mampu mengekspresikan pikiran, perasaan, dan kebutuhan dirinya, baik secara verbal maupun non verbal secara bebas, tanpa perasaan takut, cemas, dan khawatir.

(14)

14

c. Mampu menolak permintaan yang dianggap tidak masuk akal, berbahaya,

negatif, tidak diinginkan, atau dapat merugikan orang lain.

d. Mampu untuk berkomunikasi secara terbuka, langsung, jujur, terus terang sebagaimana mestinya

e. Mampu menyatakan perasaannya secara jelas, tegas, jujur, apa adanya, dan sopan.

f. Mampu untuk meminta tolong pada orang lain pada saat kita memang membutuhkan pertolongan.

g. Mampu mengekspresikan kemarahan, ketidak setujuan, perbedaan pandangan secara proporsional.

h. Tidak mudah tersingung, sensitif, dan emosional. i. Terbuka untuk ruang kritik.

j. Mudah berkomunikasi, hangat, dan menjalin hubungan sosial dengan baik. k. Mampu memberikan pandangan secara terbuka terhadap hal-hal yang tidak

sepaham.

l. Mampu meminta bantuan, pendapat, atau pandanganngan orang lain ketika sedang menghadapi masalah.

Perilaku asertif Menurut Beberapa Ahli

1. Menurut Pratanti (2007) sikap atau pun perilaku agresif cenderung akan merugikan pihak lain karena seringkali bentuknya seperti mempersalahkan, mempermalukan, menyerang (secara verbal ataupun fisik), marah-marah, menuntut, mengancam, sarkase (misalnya kritikan dan komentar yang tidak enak didengar), sindiran ataupun sengaja menyebarkan gosip.

2. Menurut Lazarus (Fensterheim, l980) dalam Iriani (2009) perilaku asertif mengandung suatu tingkah laku yang penuh ketegasan yang timbul karena adanya kebebasan emosi dan keadaan efektif yang mendukung yang antara lain meliputi :

a. menyatakan hak-hak pribadi.

b. berbuat sesuatu untuk mendapatkan hak tersebut

c. melakukan hal tersebut sebagai usaha untuk mencapai kebebasan emosi.

Seseorang dikatakan bersikap tidak asertif, jika ia gagal mengekspresikan perasaan, pikiran dan pandangan/keyakinannya; atau jika orang tersebut

mengekspresikannya sedemikian rupa hingga orang lain malah memberikan respon yang tidak dikehendaki atau negatif (Pratanti, 2009).

Perilaku asertif merupakan terjemahan dari istilah assertiveness atau assertion, yang artinya titik tengah antara perilaku non asertif dan perilaku agresif. Orang yang memiliki tingkah laku atau perilaku asertif orang yang berpendapat dari orientasi dari dalam, yaitu sebgahi berikut :

a. Memiliki kepercayan diri yang baik.

b. Dapat mengungkapkan pendapat dan ekspresi yang sebenarnya tanpa rasa takut.

c. Berkomunikasi dengan orang lain secara lancar.

(15)

15

Menurut Sukaji (1983) dalam Fitri (2009) perilaku asertif adalah perilaku seseorang dalam hubungan antar pribadi yang menyangkut ekspresi emosi yang tepat, jujur, relatif terus terang, dan tanpa perasaan cemas terhadap orang lain. Perilaku asertif merupakan perilaku sesorang dalam mempertahankan hak pribadi serta mampu mengekspresikan pikiran, perasaan, dan keyakinan secara langsung dan jujur dengan cara yang tepat. Perilaku asertif sebagai perilaku antar pribadi yang bersifat jujur dan terus terang dalam mengekspresikan pikiran dan perasaan dengan mempertimbangkan pikiran dan kesejahteraan orang lain.

Orang yang memiliki tingkah laku asertif adalah mereka yang menilai bahwa oraang boleh berpendapat dengan orientasi dari dalam, dengan tetap memperhatikan sungguh-sungguh hak-hak orang lain.Mereka umumnya memiliki kepercayaan diri yang kuat.

Menurut Rathus (l986) orang yang asertif adalah orang yang

mengekspresikan perasaan dengan sungguh-sungguh, menyatakan tentang kebenaran. Mereka tidak menghina, mengancam ataupun meremehkan orang lain. Orang asertif mampu menyatakan perasaan dan pikirannya dengan tepat dan jujur tanpa memaksakannya kepada orang lain (Iriani, 2009).

Tips untuk berperilaku asertif yang dapat digunakan adalah (Pratanti, 2007)

Tentukan sikap yang pasti, apakah anda ingin menyetujui atau tidak. Jika kamu belum yakin dengan pilihan anda, maka anda bisa minta kesempatan berpikir sampai mendapatkan kepastian.

1. Berikan penjelasan atas penolakan anda secara singkat, jelas, dan logis. Penjelasan yang panjang lebar hanya akan mengundang argumentasi pihak lain.

2. Gunakan kata-kata yang tegas, seperti secara langsung mengatakan “tidak” untuk penolakan, dari pada “sepertinya saya kurang setuju..sepertinya saya kurang sependapat…saya kurang bisa…..”

3. Pastikan pula, bahwa sikap tubuh anda juga mengekspresikan atau mencerminkan “bahasa” yang sama dengan pikiran dan verbalisasi anda …Seringkali orang tanpa sadar menolak permintaan orang lain namun dengan sikap yang bertolak belakang, seperti tertawa-tawa dan tersenyum.

4. Gunakan kata-kata “Saya tidak akan….” atau “Saya sudah memutuskan untuk…..” dari pada “Saya sulit….”. Karena kata-kata “saya sudah

memutuskan untuk….” lebih menunjukkan sikap tegas atas sikap yang anda tunjukkan.

5. Jika anda berhadapan dengan seseorang yang terus menerus mendesak anda padahal anda juga sudah berulang kali menolak, maka alternatif sikap atau tindakan yang dapat anda lakukan : mendiamkan, mengalihkan

pembicaraan, atau bahkan menghentikan percakapan.

6. Anda tidak perlu meminta maaf atas penolakan yang anda sampaikan (karena anda berpikir hal itu akan menyakiti atau tidak mengenakkan buat orang lain)…Sebenarnya, akan lebih baik anda katakan dengan penuh empati seperti : “saya mengerti bahwa berita ini tidak menyenangkan bagimu…..tapi secara terus terang saya sudah memutuskan untuk …

(16)

16

8. Anda bisa bernegosiasi dengan pihak lain agar kedua belah pihak

mendapatkan jalan tengahnya, tanpa harus mengorbankan perasaan, keinginan dan kepentingan masing-masing.

Kategori Perilaku Asertif

Prinsip dan bentuk asertif antara lain:

1. Pada prinsipnya asertif adalah kecakapan orang untuk berkata tidak, untuk meminta bantuan atau minta tolong orang lain

2. Kecakapan untuk mengekspresikan perasaan-perasaan positif maupun negativ

3. kecakapan untuk melakukan inisiatif dan memulai pembicaraan.

Ada 3 kategori perilaku asertif yaitu :

1. Asertif penolakan yaitu ucapan untuk memperhalus, seperti misalnya : maaf ! 2. Asertif pujian yaitu mengekspresikan perasaan positif, seperti misalnya

menghargai, menyukai, mencintai, mengagumi, memuji dan bersyukur 3. Asertif permintaan yaitu asertif yang terjadi kalau seseorang meminta orang

lain melakukan sesuatu yang memungkinkan kebutuhan atau tujuan seseorang tercapai tanpa tekanan atau paksaan.

Teknik Manajemen Asertif

Terdapat beberapa teknik manajemen asertif yang berguna dalam menanggapi situasi yang cenderung menjadi konflik.

1. Memberikan Umpan Balik

Membiarkan orang lain tahu bagaimana kita merespon perilaku mereka dapat membatu menghindari kesalahpahaman dan membantu menyelesaikan konflik yang tidak dapat dihindari dalam suatu hubungan. Ketika kita memilih untuk menyampaikan umpan balik negatif kepada orang lain, gunakan teknik komunikasi yang tidak terkesan mengancam. Kriteria untuk umpan balik yang bermanfaat adalah sebagai berikut:

 Difokuskan pada perilaku seseorang bukan kepribadiannya.  Bersifat deskriptif bukan evaluatif.

 Fokus pada reaksi kita sendiri bukan maksud orang lain.  Bersifat spesifik bukan umum.

 Difokuskan pada penyelesaian masalah.  Umpan balik disampaikan secara pribadi.

2. Meminta Umpan Balik dari Orang Lain

(17)

17

Mereka juga membantu kita untuk mengidentifikasi bidang-bidang pada praktik profesional kita yang mungkin perlu perbaikan dan membantu

meningkatkan hubungan yang lebih baik dengan orang lain.

3. Menentukan Batasan

Bertindak asertif dalam menentukan batasan berarti mengambil tanggungjawab untuk keputusan yang diambil, bagaimana menghabiskan sumber daya pribadi tanpa merasa marah kepada orang lain yang mengajukan permintaan tersebut.

Ketika menghadapi sebuah permintaan, langkah pertama adalah

menentukan seberapa jauh kita mau memenuhi permintaan tersebut. Jika perlu waktu untuk mengambil keputusan, menunda keputusan adalah tindakan yang tepat asalkan kita kembali ke orang tersebut dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.

4. Membuat Permintaan

Meminta sesuatu yang diinginkan dari orang lain secara langsung juga diperlukan pada hubungan yang sehat. Jika kita berada pada posisi manajemen, menyatakan keinginannya dengan jelas dari orang lain adalah suatu bagian penting untuk mencapai tujuan organisasi.

Pada hubungan yang sederajat, membuat permintaan seperti meminta pertolongan, adalah suatu bagian penting dari komunikasi yang jujur. Kita harus percaya bahwa orang lain akan meresponnya secara asertif, termasuk berkata "tidak". Kita tidak perlu bereaksi berlebihan ketika seseorang menolak

permintaan kita dengan cara yang asertif.

5. Berlaku Persisten

Salah satu aspek penting dalam perilaku asertif adalah persisten untuk menjamin bahwa hak-hak anda dihargai. Sering ketika kita telah menentukan batasan atau telah berkata "tidak", lalu orang-orang disekitar kita akan membujuk untuk mengubah pikiran.

Jika kita mengulangi pernyataan keputusan itu dengan santai, kita telah bertindak asertif tanpa menjadi agresif dan tanpa menyerah. Respon,

mengulangi pernyataan keputusan dengan santai, sering disebut respon "kaset rusak" (Smith, 1975).

6. Membingkai Kembali

Menurut Kaufman, bingkai adalah jalan pintas kognitif yang digunakan orang untuk membuat suatu informasi yang kompleks menjadi masuk akal.

Teknik pembingkaian kembali juga termasuk:

a. Fokus membangun komunikasi yang efektif untuk suatu kelompok tujuan yang terbatas.

b. menguji validitas/keabsahan perspektif orang lain.

c. Menentukan kesamaan pandangan/tujuan. Mencari hal-hal yang sama-sama disetujui dan fokus pada hasil yang diinginkan dengan perspektif jangka panjang.

(18)

18

e. Mengenali perbedaan yang tidak bisa dijembatani dan pada saat yang

bersamaan mencari tindakan yang masih bisa diambil untuk mengurangi konflik.

7. Mengabaikan Provokasi

Konflik interpersonal dapat memunculkan berbagai metode untuk "menang" dengan cara menghina atau mengintimidasi orang lain. Misalnya, pasien yang marah atau putusa asa mungkin menyerang dengan serangan personal.

Farmasis yang merasa dikritik secara tidak adil mungkin merespon dengan sikap agresif atau sarkastik. Konflik interpersonal antara profesional di bidang kesehatan sering ditandai dengan perebutan kekuasaan dan otonomi.

Abaikan komentar yang bersifat mencela dan tetap fokus pada

penyelesaian masalah dapat menjaga konflik agar tidak meningkat kearah yang dapat merusak hubungan.

8. Merespon Kritik

Bagi sebagian orang, kritik benar-benar dapat membuat diri hancur

karena kita biasanya memegang dua keyakinan irasional yang umumnya sebagai berikut:

Bahwa kita harus disayangi atau diakui oleh semua orang yang kita kenal Bahwa kita harus benar-benar kompeten melakukan segala hal tanpa kesalahan.

Pada beberapa kasus kita mungkin ingin membalas dendam dengan melakukan serangan balik terhadap orang yang memberikan kritik. Cara satu-satunya meniadakan perasaan itu dan untuk memulai mengatasi kritik dengan layak adalah dengan menantang kepercayaan irasional yang mendasarinya yang mengakibatkan kita takut tidak diakui oleh orang lain.

MENGEVALUASI PENGGUNAAN WAKTU

Kata evaluasi berasal dari bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (John M. Echols dan Hasan Shadily: 1983).

Evaluasi adalah proses penilaian. Penilaian ini bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Saat sesuatu dievaluasi biasanya orang yang mengevaluasi mengambil keputusan tentang nilai atau manfaatnya

Waktu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997) adalah seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau berlangsung. Dalam hal ini, skala waktu merupakan interval antara dua buah keadaan/kejadian, atau bisa merupakan lama berlangsungnya suatu kejadian. Jadi mengevaluasi waktu berarti kita akan mengevaluasi hal-hal yang telah dan kelak akan dilakukan.

Evaluasi Pemanfaatan Waktu Sehari

Untuk mengenali bagaimana cara memanfaatkan waktu dalam sehari, maka kita dapat mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri, antara lain:

(19)

19

3. Berapa jam yang digunakan untuk membaca, memahami, dan berbagi atas

suatu pengetahuan dan pengalaman (belajar)?

4. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk perjalanan menuju tempat bekerja dan pulang kembali ke rumah?

5. Berapa jam yang digunakan untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai (sejenak)?

6. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk keluarga?

7. Dan berapa jam yang digunakan untuk masyarakat sekitar (Personal Social Responsibility)?

Dengan melakukan evaluasi manajemen waktu, maka kita dapat mengenali bagaimana penggunaan waktu dalam sehari sehingga dapat menemukan hal-hal mana saja yang menurut kita berlebihan porsi waktunya (misalnya makan terlalu lama, ngobrol yang tak perlu dan lain sebagainya) dan mana yang kekurangan porsinya.

Penyita Waktu Terbesar

Berapa banyak waktu yang dimiliki siswa terbaik atau mahasiswa terbaik dalam sehari? 24 jam. Berapa banyak waktu yang dimiliki oleh orang – orang besar, seperti ilmuwan penemu listrik Thomas Alva Edison, dalam sehari? 24 jam. Semua orang memiliki waktu yang sama : 24 jam sehari, 168 jam seminggu, 672 jam sebulan, dan seterusnya.

Bila sumber daya waktu ini dianugerahkan sama persis kepada semua orang, lantas kenapa pencapaian orang bisa begitu berbeda? Salah satu kuncinya adalah manajemen waktu.

Kebanyakan orang tidak sadar bagaimana mereka mengisi waktu. Mereka terus saja mengeluh tidak punya cukup waktu. Padahal bisa jadi waktu mereka sebenarnya diisi dengan hal – hal yang tidak bermanfaat. Maka, langkah pertama dari manajemen waktu ini adalah dengan memantau penggunaan waktu kita.

Penyita waktu manusia, disadari atau tidak adalah waktu untuk tidur dan berkomunikasi. Komunikasi di sini, adalah penggunaan media yang tidak bermanfaat, seperti bergumul di social network(Facebook, twitter, dll). Komunikasi yang digunakan tidak sia-sia jika memang digunakan untuk hal-hal yang positif dan bersifat publikatif. Bukan bermain semata.

Tidurnya manusia juga menjadi penyita waktu terbanyak, karena rata-rata 7 jam setiap hari dilewati dengan tertidur. Bisa kita hitung 7 jam perhari, berarti dalam 1 bulan, manusia tidur sebanyak 210 jam. Begitu seterusnya.

MENGELOLA WAKTU SECARA PRODUKTIF

Strategi Untuk menyusun Jadwal

(20)

20

a. Buat daftar kegiatan yang hendak dikerjakan

 Tuliskan Aktivitas Tetap

Mulailah mengisi jadwal mingguan dengan mengisikan aktivitas tetap. Termasuk dalam aktivitas tetap adalah kuliah, praktikum, makan, tidur, pertemuan/rapat rutin di organisasi/ekstrakurikuler, ibadah.

 Tambahkan Waktu Belajar Tetap

Kita perlu memberikan waktu yang memadai untuk waktu belajar mandiri bagi setiap SKS mata kuliah yang diambil. Waktu belajar mandiri digunakan untuk membaca ulang bahan, mengerjakan tugas, dan membuat alat bantu belajar. Sebagai acuan awal gunakan rasio 2 banding 1, yaitu 2 jam belajar mandiri untuk setiap SKS. Ada pelajaran yang memerlukan lebih dan ada pula yang kurang, kita dapat fleksibel dengan angka ini.

Namun perlu diingat bahwa dengan berjalannya waktu dan bahan kuliah yang semakin banyak, kita akan membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk membaca ulang, membaca ulang dan membaca ulang bahan kuliah untuk minggu ini, minggu lalu atau minggu sebelumnya. Kita perlu membuat alat bantu belajar untuk dipergunakan pada waktu mengulang yang akan datang. Kita pun perlu menduga soal dan waktu untuk mengerjakannya.

Pertimbangkan kiat – kiat berikut pada saat kita menyusun waktu belajar tetap

 Mulailah mengisi belajar tetap pada waktu yang paling mudah bagi kita untuk berkonsentrasi, misalnya pagi jam 04.00 – 06.00 dan malam jam 21.00 –23.00. Gunakan waktu ini untuk mata kuliah yang “berat” dan tidak kita sukai. Waktu siang diantara dua kuliah dapat kita pakai untuk mata kulaih yang tidak terlalu berat.

 Rencanakan waktu belajar dalam blok waktu 50 menit. Waktu yang terlalu pendek belum sampai menyebabkan kita benar – benar terlibat dengan bahan yang dipelajari. Bila kita belajar lebih dari 50 menit, pemahaman, konsentrasi, dan kemampuan mengingat akan turun. Setelah satu blok 50 menit, kita dapat mengambil istirahat 10 menit. Distribusikan waktu belajar mandiri ini setiap hari sepanjang minggu.

 Hindari belajar secara maraton, katakan 7 – 8 jam sekaligus. Kita dapat belajar dalam 3 blok masing – masing 50 menit, satu blok berikutnya kita dapt melakukan hal yang ringan misalnya merapikan buku – buku, membersihkan kamar, selanjutnya kembali dengan belajar. jikas kita memiliki blok waktu yang sangat panjang, hindari menggunakannya untuk satu mata kuliah, pakailah untuk mata kuliah yang berbeda.

 Pada masing – masing waktu belajar buatlah sasaran yang realistik.  Tambahkan Waktu Belajar Fleksibel

Selain waktu belajar tetap, kita perlu menjadwalkan waktu belajar fleksibel. Ini akan sangat berguna sebagai jaring pengaman bila kita tidak dapat menyelesaikan tugas atau pekerjaan rumah pada waktu belajar tetap. Pada awal semester, mungkin kita belum perlu jam belajar mandiri yang banyak, waktu belajar fleksibel dapat kita jadikan waktu bebas.

Setelah mengisi aktivitas tetap, waktu belajar tetap dan waktu belajar fleksibel yang tetap tiap minggu, kita dapat membuat jadwal mingguan baru sebelum menambahkan kegiatan lain pada jadwal.

(21)

21

Kegiatan ekstrakurikuler penting untuk melatih kita berorganisasi dan bekerjasama. Jadi, luangkan waktu untuk kegiatan ini. Namun jangan lupa tugas utama kita saat ini adalah belajar. jangan lupa juga memasukkan tugas – tugas yang sifatnya pribadi seperti membersihkan kamar, mencuci baju dan lain – lain.

 Tambahkan Waktu Untuk Rileks

Tentu saja kita perlu waktu untuk bersantai. Agar tidak lepas kendali, ada baiknya waktu untuk keperluan ini pun kita rencanakan.

b. Buat skala prioritas dari setiap kegiatan

Untuk mengoptimalkan penggunaan waktu, kita perlu membuat skala prioritas dari seabrek kegiatan yang harus kita lakukan. Setelah semua kegiatan didaftarkan, golongkan mereka berdasarkan skala prioritas kita. Misalnya, angka 1 untuk kegiatan – kegiatan yang dianggap paling penting. Angka 2 untuk kegiatan yang tikda begitu penting dan seterusnya.

Tidak ada kata benar atau salah dalam mengurutkannya karena memang setiap diri kita memiliki prioritas yang berbeda dalam hidup. Mungkin untuk si A kegiatan bersama keluarga adalah yang paling penting sedang untuk si B kegiatan organisasi sangat penting untuk didahulukan. Terserah saja. Yang penting buatlah skala prioritas yang memang sesuai dengan visi dan misi hidup kita. Dan yang tak kalah penting, tentu saja harus realistis.Kita tidak bisa mengikuti rasa malas dan menaruh belajar di papan bawah. Kalau mau lulus dengan baik, tentu saja kita perlu menempatkannya walau tidak harus menjadi prioritas pertama. Sekali lagi, semua tergantung diri kita masing -masing.

c. Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap kegiatan Waktu yang kita butuhkan untuk tiap kegiatan dapat diperkirakan dari pengalaman – pengalaman kita sebelumnya. Hanya saja untuk tiap aktivitas kita patut bertanya :

 Apakah pengerjaannnya selama ini sudah efisien?

 Apakah kita dapat mengerjakannya dengan lebih cepat?

 Apa yang dapat kita lakukan untuk dapat mengoptimalkan aktivitas tersebut?

Untuk kegiatan – kegiatan tertentu seperti mengerjakan tugas, ada baiknya kita memberikan waktu tambahan. Jadi, kalau kita memperkirakan tugas tersebut dapat selesai dalam waktu 2 jam, kita bisa menambahnya setengah jam. Hal ini dapat dipertimbangkan karena memang ada hal – hal tertentu yang punya kecenderungan molor waktu pengerjaannya. Terutama kegiatan yang memiliki tingkat kerumitan tinggi atau berhubungan dengan orang lain.

(22)

22

d. Alokasikan waktu untuk tiap kegiatan

Amati diri sendiri. Apakah kita tipe orang yang bisa berkonsentrasi di pagi hari ataukah tipe yang lebih suka bekerja di malam hari? Tiap orang memiliki waktu puncak produktif yang berbeda – beda. Kita harus bisa memanfaatkan sebisa mungkin waktu produktif itu untuk hal yang memang menuntut konsentrasi tinggi seperti belajar misalnya. Sedang waktu dimana kita cenderung sering melamun dapat dipakai untuk kegiatan lain misalnya saja mencuci pakaian atau membereskan kamar.

e. Evaluasi penerapan jadwal

Setelah selesai minggu kedua, mungkin sekali kita menemukan masih adanya selisih yang cukup besar antara pemakaian waktu yang kita

rencanakan dan yang kita pantau. Penyebab perbedaan ini kemungkinan besar pada belum terbiasanya kita mengikuti rencana, cobalah untuk terus berdisiplin terhadap rencana kita.

Setelah beberapa bulan boleh jadi kita merasa perlu untuk melakukan siklus pemantauan dan perencanaan waktu, kita juga dapat melakukan evaluasi untuk selanjutnya dapat menyesuaikan perencanaan waktu.

Bila kita telah dapat menjadikan manajemen waktu sebagai kebiasaan, tidak hanya sekedar teknik, maka kita akan memperoleh manfaatnya pada jangka panjang, yaitu kita akan memiliki kesadaran atas pemanfaatan waktu yang efektif.

f. Belajar Bilang “tidak”

Biasanya yang paling sulit adalah mengatakan “tidak”. Terutama pada ajakan teman. Akibatnya tak jarang waktu yang semestinya digunakan untuk belajar malah dipakai untuk berbincang – bincang atau pergi jalan – jalan tanpa direncanakan. Belajarlah untuk mengatakan “tidak” pada hal yang sekiranya akan menyita waktu kita dan kurang bermanfaat. Sediakanlah waktu khusus untuk bersosialisasi dengan teman, dan sebisa mungkin minimalkan aktivitas mendadak yang memakan jadwal waktu yang telah direncanakan.

FAKTOR PENGHAMBAT MANAJEMEN WAKTU EFEKTIF

1. Prokrastinasi (Menunda pekerjaan)

 Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail / data komputer (mudah)

 Deadline membuat frustasi dan menghambat penyelesaian tugas > < Deadline menolong menyusun rencana dan prioritas daftar yang akan dikerjakan.

 Bekerja baik dibawah tekanan waktu > < banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

2. Perfeksionis

 Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah)

 Dapat mengarah ke prokrastinasi, oleh karena : takut salah dan cenderung mengerjakan tugas secara berulang-ulang

3. Tidak Mampu membuat prioritas

(23)

23

 Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis

 Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan yaitu berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya.

Banyak hal yang dapat mengganggu terlaksananya kegiatan-kegiatan utama dalam proses pencapaian tujuan Anda. Beberapa hal yang perlu diwaspadai adalah:

a. Zona nyaman serta zona berani b. Ketakutan menjadi penghambat c. Bangkit lagi ketika gagal

d. Menaklukkan cobaan e. Tidak berani berkata TIDAK

DAFTAR PUSTAKA

Ismail Jaili dan Fadillah Ulfa. Manajemen Waktu Untuk Meraih Kebahagiaan Dunia Dan Akhirat : Wal „Ashr Demi Masa. Jakarta: Mutiara Media. 2011.

Malayu SP Hasibuan. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara. 2005.

Marion E. Haynes. Manajemen Waktu. Jakarta. 2010.

http://anugerahdino.blogspot.com/2014/11/teknik-manajemen-waktu-berdasarkan_27.html

https://laveniaprameswari.wordpress.com/2012/12/07/manajemen-waktu/ http://aushaf-fahri.blogspot.com/2012/09/cara-membuat-skala-prioritas.html

http://bisnisukm.com/manajemen-waktu-merupakan-awal-sebuah-keberhasilan.html

http://personalityadityabayukusuma.wordpress.com/2010/12/27/pengertian-manajemen/