SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL (SI-PI)
SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL : 1. INFPRMASI DAN KOMUNIKASI.
2. PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI. 3. PENGENDALIAN PREVENTIF, DETEKTIF DAN
KOREKTIF. 4. PENGENDALIAN UMUM DAN APLIKASI. 5. KERAHASIAAN DAN PRIVASI. 6.
INTEGRITAS DAN KEANDALAN PEMROSESAN. 7. AUTHORAZATION/ACCESS CONTROL.
Dosen :
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Oleh :
YOHANES AGUNG NUGROHO
55516120049
FAKULTAS MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA MERUYA
JAKARTA
2017
1. Sistem Pengendalian Internal (SPI) dan contohnya, baik yang di impelementasikan pada perusahaan sesuai referensi yang mencakup tiga point:
c. Authorization/access control
Penjelasannya sebagai berikut:
a. Pengendalian preventif, detektif dan korektif
Pengendalian Preventif merupakan pengendalian yang diterapkan untuk mencegah terjadinya kecurangan. Berguna untuk mencegah timbulnya suatu masalah sebelum ada masalah. Pengendalian preventif bisa meliputi karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, penggunaan komputer yang memadai, prosedur pencatatan yang layak.
Contoh implementasi di dalam perusahaan:
- Mempekerjaan personil akuntansi yang berkualitas tinggi - Pemisahan tugas pegawai yang memadai
- Mengendalikan akses fisik atas aset, fasilitas dan informasi.
- Dibuatnya standar operasional prosedur untuk suatu kegiatan entitas - Dibuatnya pemisahan fungsi dalam suatu entitas
- Dibuatnya rentang otorisasi dalam suatu entitas
- Memeriksa program baru atau berkas-berkas baru yang mengandung makro dengan program anti virus sebelum dipakai - Menyadarkan pada setiap pemakai untuk waspada terhadap virus.
Pengendalian Detektif dirancang untuk menemukan terjadinya kecurangan. Pengendalian ini mencakup pemeriksaan dan perbandingan seperti catatan kinerja dan pemeriksaan independen atas kinerja. kegiatan pengendalian yang dilakukan dalam rangka mencari atau mendeteksi adanya suatu permasalahan dan mencari akar permasalahan tersebut, atau dengan kata lain pengendalian yang dilakukan dimana telah terdapat suatu permasalahan.
Contoh implementasi di dalam perusahaan: - Konfirmasi dengan pemasok utang usaha
- Penggunaan teknik-teknik komputer seperti limit transaksi, kata kunci, pengeditan, dan sistem pemeriksaan seperti audit internal
- Dilakukan rekonsiliasi kas
- Dilaksanakannya audit secara periodik
- Secara rutin menjalankan program antivirus untuk mendeteksi infeksi virus
- Melakukan pembandingan ukuran-ukuran berkas untuk mendeteksi perubahan ukuran pada berkas - Melakukan pembandingan tanggal berkas untuk mendeteksi perubahan tanggal berkas.
Pengendalian Korektif dirancang untuk memastikan bahwa tindakan korektif diambil untuk memperbaiki hal-hal yang tidak diharapkan atau untuk memastikan bahwa hal-hal tersebut (seperti penyalahgunaan, otorisasi yang tidak layak, atau pencurian) tidak terulang. Kegiatan pengendalian yang dilakukan untuk memperbaiki kondisi jika terdapat suatu
permasalahan yang menyebabkan resiko tidak tercapainya tujuan organisasi, yang telah ditemukan pada kegiatan pengendalian preventif maupun detektif.
Contoh implementasi di dalam perusahaan:
- Pemeliharaan backup copies atas transaksi dan file utama, dan mengikuti prosedur untuk memperbaiki kesalahan memasukkan data
- Dilakukannya perbaikan suatu sistem informasi atas kesalahan data yang disebabkan adanya eror dalam sistem informasi suatu entitas
- Memastikan pem-backup-an yang bersih
- Memiliki rencana terdokumentasi tentang pemulihan infeksi virus
- Menjalankan program antivirus untuk menghilangkan virus dan program yang tertular.
b. Integritas dan keandalan pemrosesan
mengalir melalui berbagai tahap dalam program pemrosesan data.
Pengendalian Pemrosesan dan Penyimpanan Data
Pengendalian-pengendalian umum yang membantu mempertahankan integritas pemrosesan data dan penyimpanan data adalah sebagai berikut:
Pengendalian yang Berhubungan dengan Beberapa Prinsip Keandalan
Pengendalian berikut ini sesuai untuk beberapa prinsip keandalan, yaitu: perencanaan strategis dan penganggaran, mengembangkan rencana keandalan sistem, dan melaksanakan dokumentasi.
Tabel Ringkasan Pengendalian Umum Utama Keandalan
Rencana strategis berlapis yang secara periodik dievaluasi, tim penelitian dan pengembangan untuk menilai dampak teknologi baru atas jalannya bisnis, anggaran untuk mendukung rencana strategis.
Memberikan tanggung jawab perencanaan ke pihak manajemen puncak; secara terus-menerus meninjau dan memperbarui rencana; mengidentifikasi,
mendokumentasikan, dan menguji kebutuhan, tujuan, kebijakan, dan standar keandalan pemakai;
mengidentifikasi dan meninjau seluruh persyaratan hukum yang baru maupun yang telah diubah; mencatat
permintaan pemakai atas perubahan; mendokumentasikan, menganalisis, dan melaporkan masalah dalam hal
keandalan sistem; menetapkan tanggung jawab
c. Authorization/access control
Aktivitas Pengendalian (Control Activites) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi risiko perusahaan yang telah diidentifikasi. Aktivitas pengendalian dikelompok dalam kategori:
1. Pengendalian komputer (computer control). 2. Pengendalian fisik (phisycal control).
Pengendalian Komputer (Computer Control) Terbagi atas dua kelompok umum yaitu
- Pengendalian umum (general control); berkaitan dengan perhatian pada keseluruhan perusahaan, seperti pengendalian atas pusat data, basis data perusahaan, pengembangan sistem, dan pemeliharaan program.
- Pengendalian aplikasi (application control); memastikan integritas sistem tertentu seperti aplikasi pemrosesan pesanan penjualan, utang usaha, dan aplikasi penggunaan.
Pengendalian Fisik (Physical Control)
Aktivitas ini dilakukan secara manual, seperti penjagaan aktiva secara fisik, atau dapat melibatkan penggunaan komputer untuk mencatat berbagai transaksi atau pembaruan akun. Pengendalian fisik tidak berkaitan dengan logika komputer yang sesungguhnya melakukan pekerjaan akuntansi ini.
Enam kategori aktivitas pengendalian fisik:
1. Otorisasi transaksi
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen. Otorisasi umum diberikan pada para personel operasional untuk melakukan oprasi rutin. Contohnya; prosedur untuk mengesahkan pembelian persediaan dari pemasok yang ditunjuk hanya ketika tingkat
persediaan jatuh pada titik pemesanan ulang yang ditetapkan.
2. Pemisahan fungsi
Pemisahan tugas karyawan adalah salah satu aktivitas pengendalian yang paling penting untuk meminimalkan fungsi yang tidak boleh disatukan. Fungsi yang tidak boleh disatukan adalah antara:
- Authorization - Recording - Custody
3. Supervisi
Supervisi adalah pengendalian penyeimbang dari ketidakberadaan pengendalian pemisahan pada operusahaan kecil atau dalam berbagai area fungsional yang kekurangan personel. Asumsi yang digunakan adalah perusahaan mempekerjakan personel yang kompeten dan dapat dipercaya.
4. Pencatatan akuntansi
Pencatatan Akuntansi (Accounting Record) perusahaan terdiri atas dokumen sumber, jurnal, dan buku besar yang menangkap esensi ekonomi dari berbagai transaksi dan menyediakan jejak audit berbagai peristiwa ekonomi. Perusahaan harus memelihara jejak audit dengan dua alasan yaitu: Pertama; informasi ini dibutuhkan untuk melakukan operasi harian. Kedua; jejak audit memainkan peranan penting dalam audit keuangan perusahaan.
5. Pengendalian akses (Acces Control)
penyajian. Verifikasi berbeda dengan supervisi karena terjadi setelah fakta,oleh seseorang yang tidak secara langsung terlibat dalam transaksi atau pekerjaan yang diverifikasi.
Melalui prosedur verifikasi independen, pihak manajemen dapat mengakses: 1. Kinerja individu
2. Integritas sistem pemrosesan transaksi
3. Kebenaran data yang terdapat dalam catatan akuntansi. Contoh verifikasi independen meliputi:
- Rekonsiliasi total batch pada titik-titik tertentu selama pemrosesan transaksi. - Membandingkan aktiva fisik dengan catatan akuntansi.
- Rekonsiliasi berbagai akun buku pembantu dengan akun pengendaliannya.
- Mengkaji laporan manajemen (baik komputer atau manual) yang meringkas berbagai aktivitas bisnis.
2. Implementasi Sistem Informasi & Pengendalian Internal di perusahaan dan kendalanya serta rekomendasi perberbaikan di masa yang akan datang
Profil Perusahaan Blue Bird Group
Blue Bird Group merupakan salah satu perusahaan jasa transportasi berkualitas di Indonesia khusunya di Jakarta, didirikan pada tahun 1972 berawal hanya dengan 25 taksi dan hingga kini telah mencapai sekitar 17.000 armada. Blue Bird melayani lebih dari tiga juta penumpang per bulan di seluruh negeri, Blue Bird Group baris jasa meliputi berbagai spektrum, dari taksi khusus yang ditargetkan pada pasar yang lebih tinggi (Silver Bird), mobil sewa (Golden Bird), charter bus (Big Bird) dan kontainer truk (Iron Bird).
Bagian dari kesuksesan Blue Bird Group adalah kemampuan dalam mempertahankan standar kualitas yang tinggi dan pelayanan yang memuaskan selama bertahun-tahun. Hingga akhirnya mendapatkan reputasi sebagai mitra transportasi yang paling dapat diandalkan. Kesuksesan yang diraih oleh Blue Bird Group saat ini tidak luput dari perbaikan sistem informasi manajemen Blue Bird dengan memanfaatkan teknologi terbaru guna meningkatkan kualitas dan pelayanannya terhadap pelanggan, hal ini menjadikan jasa taksi Blue Bird lebih unggul dibandingkan jasa taksi lainnya.
Blue Bird telah memiliki susunan organisasi yang menyertakan CIO sebagai salah satu pemegang kebijakan atrategis di perusahaan. Divisi Teknologi Informasi berada langsung dibawah Vice President Business Development, bersama dengan Divisi Corporate Image, Total Manajemen Quality, dan Public Relation. Dalam hal ini Blue Bird telah sadar bahwa penggunaan sistem dan teknologi informasi merupakan faktor penting dalam pengembangan bisnis perusahaan.
Implementasi Sistem Informasi dan Pengendalian Internal Pada Perusahaan ANTAM
Penerapan praktik terbaik Corporate Governance secara konsisten dan berkesinambungan merupakan komitmen penuh dari ANTAM dalam pengelolaan ANTAM dengan menjaga keseimbangan antara kepentingan pemegang saham maupun kepentingan stakeholders lainnya. Dalam menerapkan Good Corporate Governance (GCG), ANTAM tidak hanya sekedar memenuhi kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan saja, tetapi bersungguh-sungguh menerapkannya dalam segala kegiatan operasional ANTAM yang dijalankan dengan senantiasa memperhatikan prinsip-prinsip GCG yaitu Transparency, Accountability, Responsibility, Independency dan Fairness.
Sesuai dengan visi, misi, tujuan dan strategi, serta ruang lingkup kegiatan operasional ANTAM yang terus berkembang dan kebijakan ekspansi usaha di bidang eksplorasi dan pemrosesan hasil tambang serta produk derivatifnya, ANTAM selalu berusaha untuk menerapkan GCG secara konsisten agar tujuan komitmen penerapan GCG yang dibangun dapat tercapai. Adapun tujuan penerapan GCG di ANTAM adalah sebagai berikut:
Meningkatkan kinerja ANTAM dengan proses pengambilan keputusan yang lebih baik dan berhati-hati (prudent)
dengan selalu memperhatikan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan mengendalikan risiko yang timbul, serta menghindari benturan kepentingan.
Meningkatkan profesionalisme dan pengembangan sumber daya manusia ANTAM dengan melakukan penilaian
kinerja yang lebih obyektif, transparan dan wajar, serta membangun struktur organisasi yang efisien dengan fungsi, sistem dan pertanggungjawaban yang jelas.
Mengoptimalkan potensi dan nilai tambah sumber daya alam secara ekonomis dengan pengelolaan risiko yang
lebih efektif.
Memastikan bahwa pengelolaan keuangan dilakukan secara prudent dan terkendali, dan menyusun laporan
keuangan ANTAM secara akurat dan dapat dipertanggungjawabkan dengan suatu sistem pengendalian internal yang handal dan manajemen risiko yang sehat.
Meningkatkan kepercayaan investor, kreditur dan pemegang saham dengan selalu melakukan pengkinian
data/informasi yang materiil dan relevan secara transparan, akurat, berkualitas dan dapat dipertanggungjawabkan.
Memperhatikan kepentingan stakeholders ANTAM dengan memperjelas hak dan kewajiban masing-masing
pihak, serta melaksanakan hubungan usaha yang sehat dan bertanggung jawab.
Melaksanakan pemberdayaan masyarakat dan ikut berperan aktif melestarikan lingkungan, khususnya di sekitar
kegiatan operasi ANTAM.
Struktur tata kelola perusahaan secara garis besar tergambarkan pada organ utama ANTAM yaitu Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Dewan Komisaris dan Direksi. Sebagaimana dimaksud dalam anggaran dasar ANTAM dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, masing-masing organ mempunyai peran penting dalam penerapan GCG dan
menjalankan fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya masing-masing untuk kepentingan ANTAM. RUPS merupakan wadah para pemegang saham yang memiliki wewenang yang tidak dilimpahkan kepada Dewan Komisaris dan Direksi. Direksi bertanggung jawab penuh atas pengelolaan ANTAM sesuai amanah yang diberikan, sedangkan Dewan Komisaris melakukan pengawasan yang memadai terhadap pengelolaan yang dilakukan oleh Direksi serta melakukan penasihatan agar kinerja ANTAM lebih baik. Dewan Komisaris dan Direksi diangkat dan diberhentikan oleh RUPS. Fungsi Direktur Independen pada sistem satu Dewan sebagaimana berlaku di ASX terwakili oleh Dewan Komisaris dalam sistem dua Dewan. Dewan Komisaris dan Direksi ANTAM memiliki kesamaan persepsi terhadap visi, misi, dan nilai-nilai ANTAM yang menunjukkan keseimbangan hubungan kedua organ tersebut untuk memelihara keberlanjutan usaha ANTAM dalam jangka panjang.
Dewan Komisaris, Komite-komite di tingkat Dewan Komisaris, Direksi, dan manajemen senior terus meningkatkan kapabilitas di dalam proses pengawasan dan pengelolaan perusahaan, sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Semua pihak juga berupaya untuk memperkuat hubungan kerja satu sama lain. Singkatnya, ANTAM menyadari pentingnya hubungan kerja yang harmonis serta kerjasama diantara organ-organ tata kelola, manajemen dan staf untuk mempertahankan dan meningkatkan praktik GCG di ANTAM secara berkelanjutan. Untuk mendukung fungsi
pengawasan, Dewan Komisaris telah membentuk tiga Komite Penunjang Dewan Komisaris yakni Komite Audit, Komite Good Corporate Governance, Nominasi dan Remunerasi (GCG-NR) dan Komite Manajemen Risiko.
dilaporkan di dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
Evaluasi kinerja Direksi dilakukan oleh Dewan Komisaris berdasarkan Key Performance Indicators (KPIs) dan hasilnya dilaporkan di dalam RUPS. Evaluasi kinerja Komite Penunjang Dewan Komisaris dilakukan menggunakan sistem self-assessment. Evaluasi dilakukan menggunakan beberapa kriteria seperti kehadiran di rapat Komite. Sebagai tambahan, Komite juga dievaluasi menggunakan aspek pengetahuan dan pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab Komite.
Di level manajemen, ANTAM mengadopsi Sistem Manajemen berbasis Kinerja untuk mengevaluasi kinerja manajemen senior yang didasarkan pada beberapa faktor kunci seperti manajemen biaya, inovasi dan proses operasional. Kinerja masing-masing senior manajemen terhubung dengan kinerja Direksi yang keseluruhannya berada dalam sistem Key Performance Indikator. Setiap tahun Direksi bertemu dengan senior manajemen dari unit bisnis di dalam forum Rapat Pimpinan untuk mengevaluasi dan memberi masukan terhadap kinerja masing-masing unit bisnis.
Kebijakan Tata Kelola Perusahaan dilaksanakan oleh ANTAM dengan memberlakukan Pedoman Kebijakan Tata Kelola Perusahaan (Corporate Governance Policy), Standar Etika Perusahaan (Code of Conduct, COC), Pedoman Kerja (Charter) Dewan Komisaris, Charter Direksi, CharterKomite Penunjang Dewan Komisaris, Charter Internal Audit, Pedoman Kebijakan Manajemen Perusahaan (Corporate Management Policy), Pedoman Kebijakan Manajemen Risiko, serta kebijakan-kebijakan lainnya seperti Sistem dan Prosedur Operasional (Standard and Operating Procedure) serta Instruksi Kerja (Work Instructions). Soft structure Good Corporate Governance (GCG) ini dipublikasikan dalam portal internal dan situs ANTAM, serta selalu dikaji secara berkala setiap tahun dan dilakukan revisi untuk disesuaikan dengan situasi dan kondisi ANTAM yang berjalan, praktik terbaik GCG serta penyesuaian terhadap peraturan perundangan yang berlaku.
Anggaran Dasar (AD) Perseroan telah beberapa kali mengalami perubahan, terakhir sebagaimana yang termaktub dalam Akta Pernyataan Keputusan Pemegang Saham Tahunan Nomor 67 tanggal 31 Maret 2015 jo. Akta Pernyataan Keputusan Pemegang Saham Luar Biasa Nomor 9 tanggal 8 Desember 2015, keduanya dibuat dihadapan Notaris Fathiah Helmi, S.H., Notaris di Jakarta Selatan, yang perubahan-perubahan sebagaimana dinyatakan dalam akta-akta tersebut telah diberitahukan kepada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (HAM) Republik Indonesia, sebagaimana penerimaannya dinyatakan dalam Surat dari Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia Nomor AHUAH.01.03-0927518 tanggal 27 April 2015 dan Surat dari Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia Nomor
AHU-AH.01.03.0986321 tanggal 8 Desember 2015, dan juga telah mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan HAM sebagaimana dinyatakan dalam Keputusan Menteri Hukum dan HAM Nomor AHU-0934135.AH.01.02.tahun 2015 tanggal 27 April 2015.
Akta Pernyataan Keputusan Pemegang Saham Tahunan Nomor 67 tanggal 31 Maret 2015 dapat diunduh di sini.
Akta Pernyataan Keputusan Pemegang Saham Luar Biasa Nomor 9 tanggal 8 Desember 2015 dapat diunduh di sini.
Beberapa peningkatan untuk mengimplementasikan GCG ke seluruh enititas Perusahaan dilakukan antara lain dengan melakukan restrukturisasi organisasi yang terencana dan efisien serta secara berkala melakukan perekrutan dan pengembangan kualitas sumber daya manusia sesuai dengan meningkatnya aktivitas perkembangan usaha ANTAM; penyempurnaan Sistem Manajemen Kinerja dan Sistem Manajemen Unjuk Kerja untuk mendukung sistem penilaian kinerja yang lebih obyektif dan wajar, mereview secara berkala atas kesesuain Management Policy, Standard Operating Procedure (SOP) dan Work Instruction (WI), khususnya untuk aktivitas baru ANTAM; melakukan penyempurnaan atas sistem pengendalian internal; memberlakukan penerapan manajemen risiko di seluruh lini kegiatan usaha ANTAM; dan melakukan sosialisasi dan internalisasi penerapan GCG di ANTAM.
Dalam rangka menegakkan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) dan Standar Etika (Code of Conduct) di PT ANTAM (Persero) Tbk (ANTAM), dengan ini diumumkan hal-hal sebagai berikut:
Dewan Komisaris, Direksi, seluruh jajaran pegawai ANTAM, dan entitas anak ANTAM (Insan
ANTAM) DILARANG untuk menerima hadiah atau gratifikasi dalam bentuk apapun, baik secara langsung maupun tidak langsung dari seluruh stakeholders ANTAM, termasuk tetapi tidak terbatas pada Hari Raya Idul Fitri.
Sekiranya ada pihak-pihak yang mengetahui adanya Insan ANTAM yang meminta/menerima hadiah atau gratifikasi kepada/dari stakeholders dengan mengatasnamakan pribadi maupun ANTAM, dimohon untuk
melaporkan kepada kami melalui email: whistleblowing@antam.com, dengan mencantumkan identitas yang jelas.
Sehubungan dengan maraknya penawaran produk (feronikel, emas, perak dan logam mulia lainnya, & batubara), penawaran sponsorship kegiatan tertentu yang mengatasnamakan ANTAM, Direksi ANTAM, maupun afiliasi ANTAM lainnya, serta penipuan berkedok rekrutmen pegawai, kami menghimbau kepada masyarakat agar berhati-hati terhadap berbagai upaya penipuan tersebut. ANTAM TIDAK PERNAH memungut biaya apapun dalam setiap tahapan rekrutmen pegawai dan TIDAK PERNAH BEKERJA SAMA dengan pihak manapun untuk pengurusan akomodasi dan transportasi.
Pertanyaan, laporan serta informasi-informasi lain menyangkut ANTAM dapat ditujukan ke:
Email : corsec@antam.com Twitter : @OfficialAntam
1. Hapzi Ali, 2016, Modul Sistem Informasi & Pengendalian Internal. Mercu Buana
2. Hapzi Ali, 2009, Sistem Informasi Manajemen, Berbasis Teknologi Informasi, Hasta Cipta Mandiri, Jogyakarta 3. http://konsep-e-business.blogspot.co.id/2013/02/strategi-e-business_25.html
4. https://dosen.perbanas.id/dukungan-teknologi-informasi-pada-tujuan-bisnis-perusahaan-bagian-1/?print=print 5. https://cholinsimpelunik.wordpress.com/2014/03/13/manajemen-strategik-dalam-perusahaan-taksi/
6. https://hersintapusdika.wordpress.com/
7. http://williamglgrr.blogspot.co.id/2014/11/pengendalian-sistem-informasi.html 8. http://didikpoltek.blogspot.co.id/2012_07_01_archive.html
9.
https://simaalways.wordpress.com/2013/10/23/sistem-informasi-akutansi-sistem-informasi-akutansi-etika-penipuan-dan- pengendalian-internal/
10. http://priyohanweersyah.blogspot.co.id/2011/12/pengendalian-sistem-informasi.html
