PERAN MEDIA KOMUNIKASI INTERNAL E-NEWSLETTER “AROUND INDONESIA”
DI PT BANK ANZ INDONESIA
Karnita Tri Utami
Jl. Guru Serih II c No:43 Kalisari, Pasar Rebo Jakarta Timur karnita.utami@gmail.com
Enrico Mulawarman Wirakusumah, B.Sc., MBA., Dr
Abstract
The purpose of this study was to determine the role of internal communication media e-newsletter "Around Indonesia" on the usability and employee satisfaction in PT Bank ANZ Indonesia an effort to bridge the communication between the company and employees.
The research method used was qualitative research methods. Data collection techniques used were in-depth interviews with employees of PT Bank ANZ Indonesia.
The results obtained from 5 employees the user's e-newsletter "Around Indonesia", 4 employees of PT Bank ANZ Indonesia said it had used e-newsletter "Around Indonesia" as a fulfillment needs information on the ANZ environment, but not satisfied because it still needs a lot of development because e-newsletter "Around Indonesia" is still considered new, whereas an employee of PT ANZ Bank Indonesia said it was not using the e-newsletter "Around Indonesia" because she did not know because there are no internal media dissemination to the employees.
The conclusions of this study is the e-newsletter "Around Indonesia" sufficient to meet the needs of its employees will need information about the corporate environment, though not all met employee satisfaction because it still needs some development considering the internal communication media e-newsletter "Around Indonesia" is still considered fairly new and also the absence of publications to promote communication media to all employees, so there are employees who are not aware of this internal communication media.
Keyword:
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini ialah untuk mengetahui peran media komunikasi internal e-newsletter “Around Indonesia” terhadap kegunaan dan kepuasan karyawan PT Bank ANZ Indonesia dalam upaya menjembatani komunikasi antara perusahaan dengan karyawan.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara mendalam dengan karyawan PT Bank ANZ Indonesia.
Hasil yang dicapai dari 5 karyawan pengguna e-newsletter “Around Indonesia”, 4 karyawan PT Bank ANZ Indonesia menyatakan telah menggunakan e-newsletter “Around Indonesia” sebagai suatu kebutuhan pemenuhan informasi mengenai lingkungan ANZ, tetapi belum merasa puas dikarenakan masih dibutuhkannya banyak pengembangan karena e-newsletter “Around Indonesia” ini dinilai masih baru, sedangkan 1 karyawan PT Bank ANZ Indonesia menyatakan tidak menggunakan e-newsletter “Around Indonesia” dikarenakan ia tidak mengetahui karena belum adanya sosialisasi media internal ini ke karyawan.
Simpulan dari penelitian ini adalah e-newsletter “Around Indonesia” cukup memenuhi kebutuhan karyawannya akan kebutuhan informasi mengenai lingkungan perusahaan, meskipun belum semua kepuasan karyawan terpenuhi dikarenakan masih diperlukannya beberapa pengembangan mengingat media komunikasi internal e-neswletter “Around Indonesia” ini masih tergolong cukup baru dan juga belum adanya bentuk publikasi untuk mempromosikan media komunikasi ini ke seluruh karyawan, sehingga masih ada karyawan yang belum mengetahui akan media komunikasi internal ini.
Kata Kunci:
Peran, media komunikasi internal, e-newsletter “Around Indonesia” , karyawan
PENDAHULUAN
Dalam sebuah perusahaan komunikasi dalam penyampaian informasi adalah hal terpenting dalam mencapai visi dan misi perusahaan, sehingga komunikasi mempunyai peranan utama atau kebutuhan yang sangat mendasar yang perlu dimiliki oleh sebuah perusahaan. Dalam aktivitas perusahaan, komunikasi merupakan jantung perusahaan yang harus berlangsung secara berkesinambungan demi pencapaian tujuan perusahaan. Komunikasi tidak hanya memperlancar jalannya aktivitas perusahaan, tetapi komunikasi merupakan penggerak sebuah perusahaan.Dengan menyadari pentingnya komunikasi dalam sebuah perusahaan atau organisasi , diperlukan pengelolaan informasi komunikasi yang baik dan efektif demi mencapai tujuan perusahaan. Komunikasi dalam perusahaan melibatkan pertukaran informasi dari tiap anggota perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan pihak yang mampu mengelola arus informasi agar dapat berjalan dengan baik sehingga dapat dimanfaatkan oleh perusahaan demi pencapaian tujuan perusahaan.
Proses komunikasi dalam suatu perusahaan melibatkan banyak pihak. Oleh karena itu, perusahaan melalui Public Relations dapat memfasilitasi proses komunikasi agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Salah satu cara yang sering digunakan adalah melalui media agar pesan yang
disampaikan perusahaan dapat diterima dengan baik oleh public perusahaan, baik publik internal maupun eksternal.
Dengan menyadari pentingnya komunikasi atau penyampaian informasi dalam sebuah perusahaan, PT Bank ANZ Indonesia melakukan upaya menciptakan proses komunikasi yang baik antara perusahaan dengan karyawan melalui media internalnya yaitu e-newsletter “ Around Indonesia”. E-newletter Around Indonesia merupakan media internal PT Bank ANZ Indonesia yang diperuntukkan untuk karyawan sebagai media informasi yang mana dikontrol dan didistribusikan melalui email oleh divisi komunikasi bagian internal PT Bank ANZ Indonesia. Diharapkan dengan e-newsletter “Around Indonesia” pada PT Bank ANZ Indonesia proses komunikasi dan pertukaran informasi semakin efektif.
Media Internal e-newsletter dalam PT Bank ANZ Indonesia diharapkan dapat menjadi pelayanan fasilitas penunjang aktivitas perusahaan yang bertujuan menciptakan suatu hubungan komunikasi yang baik dan harmonis dan menguntungkan karyawan.
Penggunaan media internal e-newsletter sangat menarik penulis untuk melalukan penelitian guna mengetahui apakah e-newsletter Around Indonesia sebagai media internal telah memenuhi kepuasan karyawan di PT Bank ANZ Indonesia.
METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah Metodologi Kualitatif. Dengan metodologi kualitatif dapat merancang sebuah penelitian untuk mengetahui objek yang tidak terbatas atau tidak harus terpaku kepada suatu permasalahan saja. Penulis memilih Metode Kualitatif karena metode ini dapat memberikan suatu opini tertentu yang berbeda-beda.
Pada metode ini peneliti menggunakandata primer teknik wawancara/ interview kepada sejumlah narasumber yang berhubungan ataupun yang menguasai bidang yang sesuai dengan topik yang peneliti angkat guna mendapatkan data sesuai dengan rumusan masalah yang telah ditentukan sebelumnya. Peneliti juga mendapatkan data sekunder dari data internal perusahaan yang berkaitan dengan penelitian yang sedang dilakukan, selain itu juga menambahkan data sekunder dari situs internet dan artikel media yang berkaitan dengan topik penelitian ini.
HASIL DAN BAHASAN
Berdasarkan data dari hasil wawancara, karyawan PT Bank ANZ Indonesia dalam menggunakan e-newsletter “Around Indonesia” , kondisi social psikologis karyawan PT Bank ANZ Indonesia yang diwakili oleh Widhi Perdana Putra, Fransisca, Cicilia Tri Hastuti , Sylvia Djawoto dan Dita Firdiani memiliki rasa keingintahuan yang tinggi mengenai berita-berita dan informasi yang terjadi di sekitar ANZ.
Dengan adanya rasa keingintahuan yang tinggi, timbulah kebutuhan untuk memenuhi rasa keingintahuan yang tinggi tersebut yaitu dibutuhkannya media komunikasi internal sebagai wadah sarana komunikasi antara perusahaan dengan karyawan. Dengan menyadari kebutuhan tersebut Public Relation internal dari PT Bank ANZ Indonesia menciptakan e-newsletter “Around Indonesia” sebagai sarana media internal komunikasi guna menjembatani antara perusahaan dengan karyawan.
Inti teori Uses and Gratification adalah pengguna media pada dasarnya menggunakan media berdasarkan motif-motif tertentu, media dianggap berusaha memenuhi motif pengguna media. Jika motif ini terpenuhi maka kebutuhan khalayak akan terpenuhi dan pada akhirnya akan menimbulkan kepuasan khalayak.
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan oleh penulis, data yang didapatkan sesuai dengan teori Uses and Gratification yaitu karyawan PT Bank ANZ Indonesia menggunakan media komunikasi internal e-newsletter “Around Indonesia” berdasarkan motif tertentu yaitu untuk mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhannya, baik kebutuhan pekerjaan maupun kepentingan pribadi. Dari pihak redaksi pun berusaha memenuhi motif pengguna media yaitu karyawan dengan menyajikan berita-berita yang menarik, terbaru dan informatif agar dapat memenuhi kebutuhan informasi karyawan dan berharap pada akhirnya menciptakan kepuasan pada karyawan.
Pada kenyataannya,dari opini yang didapat dari wawancara media e-newsletter “Around Indonesia” sudah berusaha memenuhi kebutuhan informasi karyawan, dan karyawan pun merasakan kebutuhan mereka akan informasi sudah terpenuhi dengan adanya media internal “Around Indonesia” ini
tetapi kepuasan belum tercapai sepenuhnya dikarenakan media ini tergolong cukup baru dan menurut karyawan masih dibutuhkan banyak pengembangan.
Kepuasan karyawan yang terlihat belum tercapai dalam “Around Indonesia” ini adalah belum adanya animasi dan bentuk file video yang dapat menarik perhatian lebih bagi karyawan dan belum adanya publikasi mengenai “Around Indonesia” sehingga ada karyawan yang belum mengerti mengenai media ini, selain itu e-newsletter “Around Indonesia” ini masih dianggap sederhana, sehingga mereka belum merasa puas sepenuhnya walaupun kepuasan informasi sekitar ANZ sudah cukup terpenuhi dengan lengkapnya penyajian berita informasi pada e-newsletter “Around Indonesia”.
Pada Teori Uses and Gratification, berbagai penggunaan dan pemuasan terhadap media ini dapat dikelompokkan ke dalam empat tujuan yaitu (Morissan, 2008) :
1. Pengetahuan 2. Hiburan
3. Kepentingan Sosial 4. Pelarian
Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis juga terlihat berjalannya empat fungsi media internal yaitu : (Hadirman, 2008: 16-18) :
1. Sebagai media komunikasi internal 2. Ajang komunikasi khusus bagi karyawan 3. Media pelatihan dan pendidikan
4. Nilai tambah bagi tim pengelola
Dengan berjalannya fungsi media internal menyatakan bahwa Public Relation Internal dari PT. Bank ANZ Indonesia telah menjalankan peran dari seoranng PR dengan menjalankan komunikasi internal yang merupakan bagian dari komuikasi organisasi dengan menyediakan wadah saluran komunikasi.. Seperti yang dinyatakan oleh Institute of Public Relation, United Kingdom, Public Relation merupakan upaya yang disengaja, direncanakan, dan dilakukan terus-menerus untuk membangun dan menjaga adanya
saling pengertian antarorganisasi dengan publiknya (Assumpta, 2005: 9). Publik dalam lingkup Public Relation Internal tentunya adalah Publik Internal yaitu karyawan.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan dari hasil penelitian, media komunikasi internal e-newsletter “Around Indonesia” dapat disimpulkan bahwa sarana komunikasi yang menghubungkan antara perusahaan dengan karyawan cukup memenuhi kebutuhan karyawannya akan kebutuhan informasi mengenai lingkungan perusahaan, meskipun belum semua kepuasan karyawan terpenuhi dikarenakan masih diperlukannya beberapa pengembangan mengingat media komunikasi internal e-neswletter “Around Indonesia” ini masih tergolong cukup baru, diantaranya bentuk data masih terbatas tulisan dan gambar (belum adanya animasi dan video) dan juga belum adanya bentuk publikasi untuk mempromosikan media komunikasi ini ke seluruh karyawan, sehingga masih ada karyawan yang belum mengetahui akan media komunikasi internal ini.
Penulis menyarankan Public Relation Internal PT. Bank ANZ Indonesia selaku pembuat dan pengolah media komunikasi internal e-newsletter Around Indonesia menetapkan deadline secara jelas dan tegas untuk karyawan baik atas nama individu maupun mewakili divisinya yang ingin mengirim berita di “Around Indonesia” sehingga “Around Indonesia” setiap minggunya yaitu hari Selasa mempunyai jam terbit yang tetap dan akan lebih efektif.
Penulis juga menyarankan di dalam e-newsletter Around Indonesia agar ditambahkan animasi-animasi atau gambar yang bergerak, dan juga video agar menarik perhatian karyawan untuk membacanya, tentunya harus didukung oleh program komputer yang tidak terbatas oleh program Microsoft Word saja dari pihak IT, oleh karena itu pihak perusahaan harus memfasilitasi hal ini mengingat pentingnya peran media komunikasi internal e-newsletter “Around Indonesia” ini. Selain itu informasi-informasi yang dicantumkan pada e-newsletter “Around Indonesia” lebih di sortir lagi agar lebih menarik perhatian karyawan dan kepuasan informasi karyawan akan media komunikasi internalnya pun tercapai.
Untuk membuat e-newsletter “Around Indonesia” lebih menarik lagi, Public Relation Internal PT. Bank ANZ Indonesia dapat menerapkan konsep AIDA yang tercantum pada bab II.
Dan penulis pun menyadari karena e-newsletter Around Indonesia ini masih tergolong baru, diperlukannya publikasi ke seluruh karyawan agar karyawan cukup aware dengan adanya e-newsletter “Around Indonesia” ini, karena masih ditemukan karyawan yang belum mengetahui akan media komunikasi internal pada PT. Bank ANZ ini. Penulis menyarankan bentuk publikasi dapat dibuat menggunakan Advertising yang merupakan bagian dari Marcomm Matrix, Advertising merupakan segala bentuk promosi dan ide presentasi, produk, dan jasa dari sponsor. Bentuk-bentuk dari advertising dapat berupa : billboard, internet, mailing, motion pictures, house magazine, packaging-outer display, display signs, point of purchase, poster and leaflets, print ads directory, broadcast ads, dan packaging inserts. (Kartajaya,2009:93-97). Bentuk publikasi e-newsletter ”Around Indonesia” penulis menyarankan dalam bentuk poster yang menarik yang berisi informasi mengenai Around Indonesia dan ditempel di tempat-tempat strategis seperti pantry, lobby, tempat-tempat parkir, dan juga lift sehingga seluruh karyawan PT Bank ANZ Indonesia menyadari keberadaan e-newsletter ini dan akan menjadi lebih tertarik lagi.
REFERENSI Sumber Buku
Ardianto, Elvinaro dan Lukiati Komala.2009. Komunikasi Massa Suatu Pengantar. Bandung : Simbiosa Rekatama Media
Bedinger, Bruce. 2002.The Marcomm Matrix. Chicago : The Copy Workshop Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif. Jakarta : Kencana
Effendy, Onong Uchjana. 2002. Ilmu Komunikasi dan Praktek. Bandung : PT Remaja Rosdakarya.
Fuad,M. 2006. Pengantar Bisnis, Gramedia : Jakarta
Jefkins, Fred. 2003. Public Relations. Jakarta : Erlangga
Kartajaya, Hermawan. 2004. Markplus Basics. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama
Krisyantono, Rachmat. 2006. Tekhnik Praktis Riset Komunikasi. Jakarta:Kencana Morissan. 2008. Manajemen Public Relation.Jakarta: Kencana
Muhammad, Arni. 2005. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara.
Nurudin. 2007. Pengantar Komunikasi Massa. Jakarta : PT Raja Grafindo
Rangkuti, Freddy. 2009. Strategi Promosi Yang Kreatif. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama
Rumanti, Maria A. 2005. Dasar-Dasar Public Relation. Jakarta : PT Grasindo
Ruslan, Rosady. 2008. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi. Jakarta : Raja Grafindo
Shimp, Terence A. 2003. Periklanan Promosi. Jakarta : Erlangga
Tjiptono, Fandy. 2002. Strategi Pemasaran. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Trehan, Mukesh dan Ranju Trehan. 2009. Advertising and Sales Manajement. New Delhi :VK (India) Enterprises
Widiana, Muslichah E. 2010. Dasar-Dasar Pemasaran. Bandung : Karya Putra Darwati
Wiryanto. 2004. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo
Sumber Jurnal
Sulistyaningtyas, D. (Desember, 2010). Riset sebagai Ujung Tombak Keberhasilan Program Public Relation. Jurnal Ilmu Komunikasi , Volume 7, Nomor 2 , 174.
RIWAYAT PENULIS
Nama : Karnita Tri Utami
Tempat/tgl/bln/thn : Jakarta/25/06/1990
Pendidikan : S1
Universitas : Bina Nusantara Bidang : Public Relations
