129 BAB 4
USULAN FUTURE ENTERPRISE ARCHITECTURE DAN
RENCANA STRATEGIS PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI
4.1.Future Enterprise Architecture
Berdasarkan analisis yang dilakukan dalam mengidentifikasi lingkungan SI/TI dalam perusahaan, didapatkan bahwa PT. Sartonia Agung harus menerapkan teknologi SI/TI untuk mendukung kegiatan bisnisnya untuk masa mendatang. Penerapan SI/TI yang diharapkan adalah mampu memberikan dampak yang bersifat meningkatkan kinerja dalam penggunaannya disetiap divisi perusahaan. Selain itu penerapan SI/TI diharapkan mampu mengkonversi semua bidang diperusahaan menjadi terkomputerisasi, baik di dalam kantor (head office) maupun operasionalnya (lokasi proyek).
Dari hasil analisis yang diperoleh maka untuk mendukung strategi SI/TI nya perusahaan harus memanfaatkan beberapa sistem aplikasi yang kiranya dapat mengatasi permasalahan yang di hadapi, seperti penerapan aplikasi program keuangan, aplikasi web, dan aplikasi sistem database centralized. Sedangkan untuk usulan strategi dan teknologi informasi akan diusulkan beberapa usulan yang mencakup:
1. Update Strategic Goals and Initiatives. 2. Improved Business Product Services. 3. Enchaced Data and Information Flows. 4. Integrated Systems and Applications. 5. Optimized Networks and Infrastructure.
Perubahan serta peningkatan strategi sistem dan teknologi informasi dilihat berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada proses bisnis yang sedang berjalan dari PT.Sartonia Agung saat ini sehingga diharapkan mampu mengoptimalkan kinerja perusahaan untuk masa mendatang dengan maksimal. 4.1.1. Updated Strategic Goals& Initiatives
Berikut ini arah strategi, analisis SWOT, CONOPS, strategi bersaing, tujuan strategis, strategi inisiatif, dan ukuran hasil yang diusulkan.
4.1.1.1. Visi
Berdasarkan teori visi misi, visi yang baik haruslah terukur dan spesifik, fleksibel dan tidak kaku, realistis, menarik dan membuat kita tertantang, sederhana, mudah dipahami, dan tidak terlalu rumit. Oleh karena itu berdasarkan dari teori visi misi dan diketahui oleh direktur perusahaan visi yang ada saat ini akan diusulkan untuk lebih disempurnakan
Tabel 4.1 Visi Usulan
Visi Berjalan Visi Usulan
Menjadi perusahaan swasta nasional terdepan dibidang jasa konstruksi dengan selalu memberikan pelayanan yang prima, berkembang secara berkesinambungan, memberikan kesejahteraan kepada karyawan, pemegang saham, dan stakeholder lainnya melalui tata kelola perusahaan yang baik.
Menjadi perusahaan konstruksi nomor satu di Indonesia.
4.1.1.2. Misi
Sebuah visi perusahaan yang baik harus didukung oleh misi perusahaan yang baik untuk mendukung tercapainya visi yang telah ditetapkan, sehingga misi perusahaan yang baik harus mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Misi bersifat fleksibel, tidak kaku, dan mudah diubah. 2. Misi harus menarik sehingga mampu memotivasi kita. 3. Misi harus jelas, mudah dihayati dan dipahami. Misi yang
jelas akan mudah terwujud dan direalisasikan.
Berdasarkan kriteria misi yang baik tersebut maka akan diusulkan misi perusahaan untuk lebih disempurnakan yang bertujuan untuk mendukung tercapainya visi perusahaan yang telah ditetapkan.
Tabel 4.2 Misi Usulan
Misi Berjalan Misi Usulan
• Menghasilkan produk konstruksi yang memenuhi persyaratan mutu konstruksi.
• Menyelesaikan pekerjaan konstruksi sesuai target yang ditetapkan.
• Menerapkan ISO 9001:2008 secara konsisten dan melakukan perbaikan secara berkelanjutan.
• Menciptakan etos kerja yang baik didalam perusahaan dengan mengoptimalkan nilai-nilai perusahaan.
• Menghasilkan inovasi dengan memanfaatkan perkembangan IT untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan
• Mewujudkan SDM yang kompeten, kreatif dan profesional.
Arah dan Strategi
Berdasarkan hasil analisis, maka diusulkan arah dan strategi baru pada PT. Sartonia Agung. Usulan tersebut adalah perusahaan diarahkan untuk mengembangkan dan memperluas pangsa pasar dan peningkatan kualitas produk, seperti dijelaskan di bawah ini :
• Mengembangkan dan memperluas pangsa pasar.
Dengan membuat website PT.Sartonia Agung diharapkan dapat memperluas pangsa pasarnya, karena melalui jaringan internet, website perusahaan dapat di akses oleh masyarakat diseluruh belahan dunia. Selain memperluas pangsa pasar, hal ini dilakukan untuk meminimalkan pengeluaran biaya pemasaran.
• Penerapan green construction (konstruksi hijau).
Melihat kondisi lingkungan yang semakin memburuk, maka perlu adanya peningkatan pelestarian lingkungan. Pelestarian lingkungan tidak hanya berlaku untuk masyarakat umum saja, namun perlu juga diterapkan kepada bidang industri, khususnya industri jasa konstruksi. Oleh karena itu PT.Sartonia Agung kedepannya ingin meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan dengan sebisa mungkin menerapkan Green construction dalam setiap pengerjaan proyek. Green Construction adalah sebuah gerakan berkelanjutan yang mencita-citakan terciptanya konstruksi dari tahap
perencanaan, pelaksanaan dan pemakaian produk konstruksi yang ramah lingkungan, efisien dalam pemakaian energi dan sumber daya, serta berbiaya rendah. Gerakan konstruksi hijau ini juga identik dengan sustainbilitas yang mengedepankan keseimbangan antara keuntungan jangka pendek terhadap resiko jangka panjang,dengan bentuk usaha saat ini yang tidak merusak kesehatan, keamanan dan kesejahteraan masa depan. Pemilihan material bangunan yang sesuai dan pencegahan terbuangnya bahan-bahan padat, cair, serta emisi gas dari suatu proyek adalah kunci pencapaian tujuan Green Construction.
4.1.1.3. CONOPS
Secara rinci usulan perbaikan konsep operasi pada PT. Sartonia Agung terlihat pada bagan 1-6, yang menggambarkan bagaimana produk dan layanan dihasilkan oleh PT. Sartonia Agung.
CONOPS PERENCANAAN PROYEK Usulan Scenario:
1. Setelah melakukan perjanjian kerja sama antara owner dan perusahaan, owner memberikan surat perintah kerja kepada bag.marketing.
2. Bag. Marketing akan menginput spk kedalam database dengan membuat form spk.
3. Bag. Operasional akan mencetak print out spk, berdasarkan spk tersebut bag.operasional akan melakukan perhitungan RAP.
4. Setelah perhitungan RAP dilakukan bag.Operasional akan menginput RAP ke dalam database.
5. Dirut akan mencetak print out RAP untuk dilihat kesesuaiannya.
1
3
6
CONOPS PENGADAAN BAHAN MATERIAL Usulan Scenario:
1. Logistik proyek akan mencetak print out RAP, untuk mulai melakukan pengadaan bahan material.
2. Berdasarkan RAP logistik proyek akan menginput form open tender supplier kedalam database.
3. Surat open tender akan diberikan kepada supplier agar segera memasukkan penawaran.
4. Supplier melakukan penawaran bahan material yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek ke logistik proyek. 5. Setelah sesuai logistik proyek akan menginput form surat
kontrak supplier kedalam database.
6. Kemudian surat kontrak supplier akan diberikan kepada supplier bahan material.
7. Supplier bahan material akan mengirimkan bahan material yang dibutuhkan ke lokasi proyek.
8. Berdasarkan bahan material yang dikirim, logistik proyek akan ,membuat form penerimaan bahan material dan di input kedalam database.
9. Nantinya logistik proyek juga akan mencatat penggunaan bahan material yang digunakan pada saat pengerjaan proyek dengan membuat form barang keluar.
10. Supplier akan mengirimkan invoice ke bag.keuangan.
11. Bag.keuangan akan mencetak print out form penerimaan bahan baku untuk dicocokkan dengan invoice dari supplier.
12. Setelah cocok,bag.keuangan akan melakukan pembayaran dengan membuat kwitansi pembayaran.
1
3
9
CONOPS PENGADAAN ALAT BERAT Usulan Scenario:
1. Logistik kantor akan mencetak print out RAP untuk melakukan proses penyewaan alat berat yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek.
2. Logistik proyek akan mencari dan memilih supplier alat berat yang sesuai, jika sudah mendapatkan supplier alat berat yang sesuai logistik proyek akan melakukan penyewaan alat berat dengan membuat surat sewa alat berat kemudian akan diinput kedalam database.
3. SSAB akan diberikan ke supplier alat berat .
4. Supplier alat berat akan mengirimkan alat berat yang dibutuhkan ke lokasi proyek.
5. Berdasarkan alat berat yang dikirim, logistik proyek akan membuat form penerimaan alat berat, kemudian di input kedalam database.
6. Supplier alat berat akan mengirimkan invoice ke bag.keuangan untuk menagih pembayaran sewa alat.
7. Bag.keuangan akan mencocokkan invoice dari supplier dengan mencetak print out form penerimaan alat berat.
8. Setelah sesuai bag.keuangan melakukan pembayaran supplier alat berat dengan membuat kwitansi pembayaran alat berat.
1
4
1
CONOPS PENGADAAN TENAGA KERJA USULAN Scenario:
1. Manager proyek akan mencetak print out spk dan rap. 2. Print out spk dan rap akan diberikan ke pelaksana untuk
dilakukan proses pengadaan tenaga kerja.
3. Berdasarkan dari rap pelaksana akan mencari tenaga kerja yang sesuai dengan klasifikasi proyek. Setelah mendapatkan mandor dan tenaga kerja yang sesuai, pelaksana akan membuat form surat kontrak mandor dan di input ke dalam database.
4. Surat kontrak mandor akan diberikan kepada mandor sebagai perjanjian kerjasama.
5. Mandor akan mengevaluasi isi kontrak, setelah sesuai mandor akan menyiapkan tenaga kerja yang dibutuhkan. 6. Nantinya mandor dan pekerja akan mengisi daftar hadir ke
administrasi yang berguna untuk memantau kehadiran dari para pekerja.
7. Berdasarkan daftar hadir para pekerja, administrasi akan membuat form daftar hadir dan di input kedalam database. 8. Mandor akan mengirim invoice ke administrasi untuk
menagih upah kerja selama pengerjaan proyek.
9. Kemudian administrasi akan memberikan invoice ke bag.keuangan
10.Berdasarkan invoice, bag.keuangan akan mencocokkan dengan daftar hadir para pekerja dengan mencetak form daftar hadir.
11.Setelah sesuai bag.keuangan akan mengirimkan sejumlah nominal uang untuk pembayaran pekerja.
12.Administrasi proyek kemudian akan melakukan pembayaran dengan membuat kwitansi pembayaran dan diberikan ke mandor.
1
4
4
CONOPS PENGERJAAN PROYEK USULAN Scenario:
1. Berdasarkan SPK dari manager proyek, pelaksana nantinya akan menginformasikan kepada para pekerja untuk mulai bekerja. 2. Pelaksana menginformasikan kepada para pekerja untuk mulai
melakukan pengerjaan.
3. Setelah proses pengerjaan berlangsung, manager lapangan akan mencatat kemajuan dari setiap pengerjaan konstruksi dengan membuat rangkuman pengerjaan konstruksi secara harian, mingguan, bulanan. Rangkuman tersebut akan diberikan kepada manager proyek untuk di evaluasi kesesuaiannya terhadap target pelaksanaan proyek yang tertera di SPK .
4. Pelaksana juga akan mencatat kinerja dari para tenaga kerja di lokasi proyek dengan membuat rangkuman kinerja tenaga kerja secara harian, mingguan, bulanan. Rangkuman tersebut akan diserahkan kepada manager proyek.
5. Setiap bulan manager proyek akan membuat laporan proyek dengan membuat form laporan proyek dan di input kedalam database.
6. Manager proyek juga memberikan laporan proyek kepada owner untuk mengecek hasil pengerjaan.
7. Bag.keuangan akan mencetak print out laporan proyek, yang nantinya bag.keuangan akan membuat kwitansi penagihan berdasarkan laporan proyek dan akan diserahkan ke owner.
1
4
6
CONOPS PENAGIHAN PEMBAYARAN Usulan Scenario:
1. Bag. Keuangan akan mencetak print out laporan proyek, kemudian berdasarkan laporan proyek terseut bag.keuangan akan membuat kwitansi penagihan.
2. Bag.keuangan memberikan kwitansi penagihan kepada owner atas hasil pengerjaan proyek.
3. Owner melakukan pembayaran ke bag.keuangan.
4. Setelah mengecek arus kas masuk, bag. Keuangan akan menginformasikan ke owner bahwa pembayaran sukses.
5. Bag.keuangan akan membuat laporan keuangan dan diinput ke dalam database.
1
4
8
4.1.1.4.
Strategi Bersaing
Berdasarkan strategi bersaing yang sedang berjalan
sekarang, dalam menghadapi persaingan dengan
perusahan-perusahaan yang menghasilkan produk/jasa sejenis, maka
diusulkan strategi bersaing usulan, yaitu :
•
Mengikuti tender proyek pemerintah, BUMN, dan swasta
yang sesuai dengan klasifikasi perusahaan.
•
Mencari supplier yang menawarkan harga rendah namun
tetap mengutamakan kualitas.
•
Mempertahankan SDM yang berpengalaman dan mengikuti
pelatihan-pelatihan dibidang konstruksi.
•
Membuat Knowledge Management Sistem.
•
Menambah jumlah pegawai dibidang teknik sipil.
•
Penerapan sistem dan fasilitas pendukung yang efektif untuk
menunjang operasional perusahaan.
•
Menawarkan harga seminim mungkin untuk dapat
memenangkan proyek namun tetap menjaga mutu sesuai
dengan standar konstruksi.
•
Mempelajari dan mengikuti perkembangan teknologi
dibidang IT maupun konstruksi.
4.1.1.5.
Tujuan Strategis
Tujuan strategis berdasarkan misi yang sedang berjalan dan misi
yang diusulkan pada PT. Sartonia Agung adalah :
•
Mengikuti tender proyek pemerintah, BUMN, dan swasta
yang sesuai dengan klasifikasi perusahaan.
Dalam rangka memenangkan persaingan dan meningkatkan
keuntungan, perusahaan perlu menerapkan strategi yaitu
mengikuti tender proyek yang tidak hanya dari pemerintah
dan BUMN saja, tapi juga proyek yang ditawarkan pihak
swasta. Namun biasanya pihak swasta tidak membuka tender
seperti yang dilakukan oleh pihak pemerintah maupun
BUMN, yaitu dengan cara e-procurement. Pihak swasta
biasanya menunjuk langsung perusahaan mana yang layak
untuk mendapatkan proyeknya. Dalam memilih perusahaan
konstruksi, pihak swasta mempertimbangkan pengalaman dan
kemampuan perusahaan yang biasanya diliat dari portofolio
web site perusahaan.
•
Mencari supplier yang menawarkan harga murah namun tetap
mengutamakan kualitas.
Perkembangan bidang usaha konstruksi kedepannya akan
semakin semakin pesat, secara tidak langsung keberadaan
supplier
bahan
material
dan
alat
berat
semakin
bertambah,sehingga memudahkan dalam mencari supplier
yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
•
Mempertahankan dan meningkatkan kinerja SDM yang
berpengalaman
dengan
mengikuti
pelatihan-pelatihan
dibidang konstruksi.
Sumber
daya
manusia
(SDM)
yang
berpengalaman
merupakan salah satu faktor penting dalam memenangkan
persaingan bisnis. Dengan adanya SDM yang berpengalaman
di perusahaan, maka kualitas hasil produksi perusahaan akan
semakin baik, sehingga kepuasan pelanggan dapat tercapai.
Selain itu SDM ini juga perlu diikuti pelatihan-pelatihan, agar
kualitas dan kinerjanya terus meningkat. Oleh karena itu
perusahaan perlu mempertahankan dan menjaga loyalitas
SDM, serta memberikan pelatihan-pelatihan khususnya
dibidang konstruksi.
•
Membuat Knowledge Management System berupa portal.
Knowledge management system yang akan dibuat pada PT.
Sartonia Agung merupakan wadah bagi karyawan dalam
menyebarkan informasi-informasi penting yang terkait dengan
proses bisnis perusahaan. Didalam knowledge management
system ini nantinya berupa portal yang terdapat suatu forum
yang berisikan kendala-kendala yang dihadapi dalam
pengerjaan proyek dan cara mengatasinya. Selain itu juga
terdapat statement visi, misi, dan strategi perusahaan,
sehingga setiap karyawan yang membuka portal ini dapat
terus mengingat tujuan utama peruahaan dan cara
mencapainya.
•
Menambah jumlah pegawai dibidang teknik sipil.
Selama ini PT. Sartonia Agung hanya dapat mengerjakan
maksimal sepuluh proyek dalam setahun, sedangkan terdapat
banyak tender proyek baik dari pemerintah, BUMN, maupun
swasta. Seharusnya kesempatan ini bisa menjadi peluang bagi
perusahaan dalam rangka meningkatkan keuntungan. Hal ini
terjadi karena perusahaan sering kali kekurangan tenaga kerja
dibidang teknik sipil. Oleh karena itu perusahaan perlu
menambah jumlah tenaga ahli bidang teknik sipil untuk terus
mengembangkan kegiatan bisnis nya.
•
Penerapan sistem dan fasilitas pendukung yang efektif untuk
menunjang operasional perusahaan.
Selama ini PT. Sartonia Agung belum memfasilitasi suatu
sistem yang mendukung proses bisni perusahaan agar menjadi
efektif dan efisien. Oleh karena itu kami mengusulkan adanya
sistem database dan sistem aplikasi yang terintegrasi dengan
baik untuk setiap divisi di perusahaan, sehingga penyampaian
informasi dari setiap divisi menjadi lebih real time dan
mempermudah pekerjaan dari para karyawan di perusahaan.
•
Menawarkan
harga
seminim
mungkin
untuk
dapat
memenangkan proyek namun tetap menjaga mutu sesuai
dengan standar konstruksi.
Dalam rangka memenangkan persaingan diantara perusahaan
konstruksi, khusunya untuk memenangkan tender yang
diselenggarakan pemerintah maupun BUMN, PT. Sartonia
Agung harus dapat memberikan penawaran harga yang rendah
namun
tetap
mengutamakan
kualitas.
Untuk
dapat
memberikan penawaran yang rendah ini, perusahaan harus
dapat membuat suatu perencanaan yang matang dan akurat
dengan mempertimbangkan bahan material, peralatan proyek,
sumber daya yang diperlukan, dan lainnya yang berkaitan
dengan pembangunan proyek.
•
Mempelajari dan mengikuti perkembangan teknologi dibidang
IT maupun konstruksi.
Tidak dapat dipungkiri bahwa perkembangan teknologi
memberikan dampak positif bagi perusahaan-perusahaan yang
mengikuti dan menerapkan teknologi khususnya teknologi IT.
Namun akan menjadi suatu ancaman apabila perusahaan tidak
dapat mengikuti perkembangan teknologi. Oleh karena itu PT.
Sartonia Agung perlu untuk mempelajari dan mengikuti
perkembangan teknologi dibidang IT maupun konstruksi, serta
menerapkannya di dalam perusahaan.
•
Membuat website perusahan untuk memperluas pemasaran.
Pemasaran merupakan ujung tombak untuk mencapai
keberhasilan perusahaan. Dengan adanya pemasaran yang
baik, maka keuntungan perusahaan juga meningkat. Salah satu
alat pemasaran bagi perusahaan adalah website. Selama ini
PT. Sartonia Agung belum memiliki website perusahaan, oleh
karena itu kami mengusulkan agar perusahaan ini membangun
suatu website yang berisikan informasi-informasi penting
perusahaan dan juga portofolio pengalaman perusahaan
dibidang konstruksi. Diharapkan dengan adanya website ini
semakin banyak pelanggan yang menggunakan jasa konstruksi
PT. Sartonia Agung.
4.1.1.6.
Strategi Inisiatif
Dalam menghadapi persaingan dan perubahan lingkungan
eksternal, maka diusulkan strategi inisiatif untuk diterapkan pada
PT. Sartonia Agung berupa :
•
Aktif dalam mencari dan mengikuti tender proyek yang
sesuai klasifikasi perusahaan.
•
Membuat Knowledge Management Sistem berupa
portal.
Knowledge management system yang diusulkan nantinya
berupa sebuah portal perusahaan yang didalamnya terdapat
cara-cara menghadapi permasalahan yang sering ditemui
dalam pengerjaan konstruksi selama ini. Selain itu portal
yang
diusulkan
juga
berfungsi
sebagai
sarana
pendistribusian informasi di bidang konstruksi.
•
Mengikuti pelatihan-pelatihan di bidang sipil.
Dengan menambah jumlah pegawai di bidang teknik sipil
diharapkan
perusahaan
dapat
mengerjakan
proyek
konstruksi
sebanyak-banyaknya
sehingga
dapat
meningkatkan keuntungan. Penambahan jumlah pegawai di
bidang teknik sipil ini dapat dilakukan dengan memberikan
pelatihan kepada karyawan yang mempunyai kompetensi di
bidang konstruksi tanpa harus merekrut sumber daya
manusia dari luar perusahaan.
•
Merencanakan dan menerapkan fasilitas IT untuk mendukug
kegiatan bisnis perusahaan.
Dengan menerapkan sistem database centralized,
aplikasi-aplikasi di bidang konstruksi dan sistem informasi
terintegrasi untuk setiap divisi terkait di perusahaan
diharapkan perusahaan dapat memenangi persaingan di
bidang usaha sejenis.
•
Mencari dan melakukan kerjasama dengan para supplier
•
Menawarkan harga rendah dengan tetap menjaga kualitas
produk.
•
Membuat dan mengembangkan website perusahan untuk
memperluas pemasaran.
Website perusahaan sangatlah penting dalam memajukan
kegiatan bisnis suatu perusahaan, karena dengan adanya
website, perusahaan dapat memperkenalkan produk-produk
yang dihasilkan kepada seluruh lapisan masyarakat di
belahan dunia, selain itu website perusahaan juga dapat
dijadikan sarana dalam membangun hubungan dengan para
relasi bisnis, seperti adanya fitur Customer Relationship
Marketing di dalam website yang akan diusulkan.
4.2
Improved Business Products and Services
4.2.1
Pengembangan Produk dan Jasa Yang Dihasilkan (Business Products)
Produk dan jasa yang perlu dikembangkan PT. Sartonia Agung adalah
klasifikasi bidang arsitektural khususnya untuk sub bidang perumahaan
komplek dan multi hunian, karena saat ini trend pembangunan di Indonesia
lebih mengarah pada pembangunan perumahan komplek dan multi hunian.
Tidak bisa dipungkiri bahwa pertumbuhan penduduk semakin bertambah
dan kebutuhan akan tempat tinggal pun semakin meningkat, sehingga
minat dari para investor untuk melakukan pengembangan pembangunan di
Indonesia semakin besar. Namun di satu sisi ketersediaan lahan kosong di
Indonesia semakin berkurang seiring dengan banyaknya pembangunan
yang terjadi. Oleh karena itu selain memfokuskan kegiatan bisnisnya pada
pembangunan perumahan komplek, PT. Sartonia Agung juga harus
mengembangkan produk dan jasanya dalam pembangunan perumahan
multi hunian, seperti pembangunan rumah susun, apartemen, dan
sebagainya, sehingga perusahaan dapat terus bersaing di industri jasa
konstruksi khususnya di Indonesia.
4.2.2
Layanan Bisnis
Sesuai dengan fungsi bisnisnya yaitu untuk keperluan mendukung kegiatan
perusahaan, PT. Sartonia Agung melakukan layanan dibidang perencanaan
proyek, pengadaan bahan material, pengadaan alat berat, pengadaan tenaga
kerja, pelaksanaan proyek, dan penagihan kepada para supplier dan pelanggan.
Secara rinci dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Swimlane Process Diagram Perencanaan Proyek Usulan
Penjelasan :
1.
Owner membuat SPK untuk perusahaan pemenang tender setelah terjadi
kesepakatan kerja sama antara owner dan perusahaan konstruksi. Kemudian
SPK akan diberikan ke bagian marketing perusahaan.
2.
Bagian marketing kemudian memberikan SPK ke dirut untuk dievaluasi.
3.
Setelah mengecek kesesuaian SPK, dirut akan memberikan kepada bagian
operasional untuk dibuatkan perhitungan RAP.
4.
Bagian Operasional akan melakukan perhitungan RAP berdasarkan SPK
yang diterima. Perhitungan tersebut mencakup anggaran proyek, time
schedule, jumlah pekerja, alat berat dan bahan material yang dibutuhkan.
5.
Kemudian RAP akan diberikan kepada dirut. Dirut akan mengecek RAP
tersebut, jika:
a)
RAP sesuai maka dirut akan menyetujui RAP, dan dikembalikan lagi ke
bagian operasional dan disimpan kedalam sistem.
b)
RAP tidak sesuai maka dirut akan memerintahkan bagian operasional
untuk menghitung kembali RAP.
Gambar 4.8 Swimlane Diagram Pengadaan Tenaga Kerja usulan
Penjelasan :
1.
Manager proyek akan memberikan copy RAP dan SPK kepada pelaksana
untuk pengadaan tenaga kerja proyek.
2.
Berdasarkan RAP bagian pelaksana akan mencari dan menentukan mandor
yang mampu menyediakan tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan.
3.
Setelah mendapatkan mandor yang sesuai, pelaksana membuat surat
kontrak mandor sebagai perjanjian kerjasama dan akan menginput kedalam
sistem.
4.
Berdasarkan surat kontrak mandor, mandor akan mengecek kembali surat
kontrak dan menyiapkan para pekerja yang dibutuhkan.
5.
Nantinya setelah para pekerja mulai bekerja kemudian mandor dan para
pekerja akan mengisi daftar hadir kepada administrasi proyek yang berguna
pada saat melakukan penggajian.
6.
Administrasi akan menginput absensi dari para pekerja kedalam sistem.
7.
Mandor membuat surat tagihan pekerja yang akan diberikan ke
administrasi, disini mandor bertanggung jawab atas pemberian upah kepada
para pekerjanya.
8.
Administrasi akan mencocokkan surat tagihan tersebut dengan absensi
pekerja. Setelah cocok administrasi akan mengkonfirmasi ke bagian
keuangan untuk segera dilakukan pembayaran.
9.
Bagian keuangan akan melihat daftar hadir pekerja untuk mencocokkan
kembali dan akan melakukan pembayaran dengan menyerahkan uang
kepada administrasi.
10.
Administrasi akan memberikan uang kepada mandor dengan membuat
Swimlane Diagram Pengadaan Bahan Material
Usulan
Gambar 4.9 Swimlane Diagram Pengadaan Bahan Material usulan
Penjelasan :
1.
Logistik proyek akan mengecek RAP kedalam sistem untuk pengadaan
bahan material.
2.
Berdasarkan RAP logistik proyek akan melakukan open tender supplier
dengan membuat surat open tender supplier kedalam sistem dan
diberikan kepada para supplier bahan material.
3.
Setelah menerima surat open tender, supplier akan mengajukan
penawaran bahan baku sesuai dengan yang tertera pada surat open
tender kepada logistik proyek.
4.
Setelah menerima penawaran supplier, logistik proyek akan mengecek :
a)
Jika penawaran tidak sesuai dengan RAP maka logistik kantor
akan melihat penawaran dari supplier lain.
b)
Jika penawaran sesuai maka akan dibuatkan surat kontrak supplier
dan di input kedalam sistem.
5.
Kemudian supplier akan mengirimkan bahan material yang dibutuhkan
dalam pengerjaan ke lokasi proyek beserta surat jalan.
6.
Logistik proyek menerima bahan material dan mencocokkan surat jalan
dengan surat open tender,kemudian akan membuat surat penerimaan
bahan material kedalam sistem
7.
Kemudian jika pembayaran sudah jatuh tempo supplier akan
mengirimkan surat tagihan kepada bagian keuangan.
8.
Berdasarkan surat tagihan dari supplier, bagian keuangan akan
melakukan pembayaran kepada supplier dengan mencocokkan surat
tagihan dengan surat open tender dan surat penerimaan bahan material
terlebih dahulu. Setelah cocok akan dilakukan pembayaran kepada
supplier dengan membuat kwitansi pembayaran bahan material dan
disimpan kedalam sistem
.
Swimlane Diagram Pengadaan Alat Berat Usulan
Gambar 4.10 Swimlane Diagram Pengadaan Alat Berat Usulan
Penjelasan :
1.
Logistik proyek menegecek RAP kedalam sistem untuk dilakukan
pengadaan alat berat yang dibutuhkan.
2.
Berdasarkan RAP, logistik proyek akan mencari dan menentukan supplier
alat berat yang sesuai.
3.
Setelah mendapatkan supplier alat berat, kemudian akan dibuat surat sewa
alat berat dan diberikan kepada supplier alat berat, SSAB tersebut terlebih
dahulu akan diinput kedalam sistem.
4.
Kemudian berdasarkan SSAB, supplier alat berat akan mengirimkan alat
berat yang dibutuhkan ke lokasi proyek beserta surat jalan.
5.
Logistik proyek akan menerima alat berat dan mencocokkan alat berat yang
dikirim dengan surat jalan. Kemudian membuat surat penerimaan alat berat
dan diinput kedalam sistem.
6.
Setelah jatuh tempo pembayaran, supplier alat berat akan mengirimkan
surat tagihan ke bagian keuangan.
7.
Berdasarkan surat tagihan dari supplier, bagian keuangan akan melakukan
pembayaran kepada supplier dengan mencocokkan surat penerimaan alat
berat dan SSAB terlebih dahulu.
8.
Setelah cocok akan dilakukan pembayaran kepada supplier alat berat
dengan membuat kwitansi pembayaran alat berat dan di input kedalam
sistem.
Gambar 3.11 Swimlane Diagram Pengerjaan Proyek Usulan
Penjelasan :
1.
Manager proyek akan memberikan SPK kepada pelaksana, yang
menandakan bahwa sudah bisa memulai pengerjaan.
2.
Pelaksana akan menginformasikan kepada para pekerja untuk mulai
bekerja.
3.
Para pekerja mulai melakukan pengerjaan proyek.
4.
Berdasarkan perkembangan pembangunan proyek manager lapangan akan
merangkum pengerjaan proyek, yang kemudian akan diberikan kepada
manager proyek.
5.
Administrasi akan merangkum seluruh daftar hadir pekerja dengan
mengecek ke dalam sistem dan akan diberikan kepada manager proyek.
6.
Berdasarkan rangkuman pengerjaan proyek dan kinerja para pekerja,
manager proyek akan membuat laporan proyek dan diinput kedalam sistem.
7.
Bagian keuangan akan melihat laporan proyek didalam sistem untuk
melakukan penagihan kepada owner.
Gambar 4.12 Swimlane Diagram Penagihan Pembayaran Usulan
1.
Bagian keuangan akan melakukan penagihan pembayaran proyek kepada
owner, berdasarkan laporan proyek yang diterima, dengan membuat surat
penagihan dan diinput kedalam sistem dan juga diserahkan ke owner.
2.
Owner menerima surat penagihan tersebut,kemudian akan dilakukan
pembayaran dan membuat kwitansi.
3.
Bagian keuangan akan menerima uang pembayaran dari owner.
4.2.3
IT Yang Digunakan
Beberapa aplikasi sistem informasi yang diusulkan untuk digunakan oleh
PT. Sartonia Agung adalah aplikasi perkantoran yang didukung oleh perangkat
keras dan perangkat lunak berbasis jaringan local, internet, dan intranet. Secara
lebih terperinci dapat dilihat pada tabel berikut.
Hardware
Software
Network
Infrastructure
Internet
Intranet
PC
Notebook
Printer
Scanner
-
Microsoft
Office 2010
-
SQL Server
2008
-
Super RAP
-
KEU-PRO
-
Knowledge
Management
System
-
Aplikasi ESS
-
Local Area
Network
(LAN)
-
Database
Server
-
Web Server
-
Router
-
Modem
-
Switch
-
Telkom
Astinet (2
MB)
-
Fiber
Optic
-
Firewall
-
VPN
-
TCP/IP
-
PHP
-
LAN
(Local
Area
Network)
4.2.4
Business Plan
Business Overview usulan
Business Overview menjelaskan secara keseluruhan bisnis yang berkaitan
dengan perusahaan mulai dari letak geografis hingga proses yang terjadi antara
fungsi area dengan fungsinya.
Lokasi Geografis
Berikut ini merupakan usulan gambaran dalam perusahaan mengenai
unit organisasi dan lokasinya. Pada tabel 00 ini menjelaskan letak lokasi dari
setiap bagian organisasi, yang mana perusahaan tidak berdiri hanya pada satu
lokasi saja. Oleh karena itu setiap bagian dari organisasi harus menjelaskan
posisi lokasi pekerjaannya.
Tabel 4.4 Lokasi Geografis Usulan
Organizational Units
Location
Head Office
Site Project
Dir. Utama
√
Dir. Keuangan
√
Dir. Operasional
√
Keuangan
√
Kordinator Proyek
√
Marketing
√
Direktur SI/TI
√
Direktur General Affairs
√
General Affairs
√
Direktur HRD
√
HRD
√
Manajer Proyek
√
Manajer Lapangan
√
Administrasi
√
Logistik
√
Pelaksana
√
Mandor
√
Dapat dilihat bahwa usulan pemetaan lokasi geografis yang diusulkan
berbeda dengan pemetaan sebelumnya. Dimana perbedaan tersebut dapat
dilihat dari penambahan unit organisasi yaitu direktur SI/TI dan Administrasi
yang berada di lokasi yang berbeda. Selain itu terdapat penegasan unit
organisasi baru dari unit organisasi yang berjalan yaitu bagian marketing,
direktur GA dan direktur HRD.
Proses
Berikut ini adalah gambaran usulan yang menjelaskan setiap
fungsional area dari perusahaan dan fungsi bisnisnya. Mengingat bahwa
terdapat perubahan unit organisasi yang berpengaruh terhadap tugas dan
tanggung jawab di dalam perusahaan. Pada tabel XX ini akan
memperlihatkan perubahan di setiap fungsional area dan fungsi bisnisnya.
Tabel 4.5 Functional Area Usulan
Functional area Function
Direktur utama • Menetapkan organisasi perusahaan . • Menetapkan kebijakan mutu.
• Menetapkan sasaran mutu perusahaan.
• Melaksanakan tinjauan manajemen atas penerapan sistem manajemen mutu.
• Memberikan komitmen dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan terkait.
• Bertanggung jawab dalam setiap pelaksanaan proyek secara keseluruhan.
• Membuat keputusan dalam perusahaan. • Mengetahui pembuatan surat kontrak. Direktur Keuangan • Perencanaan keuangan
• Penanggulangan resiko keuangan • Membuat laporan keuangan
• Mengurusi seluruh kegiatan keuangan
Direktur Operasional • Betanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional proyek
• Bertanggung jawab terhadap hasil kinerja kordinator proyek
• Meningkatkan kualitas operasional perusahaan • Membuat laporan operasional perusahaan
Marketing • Mempelajari setiap persyaratan tender dengan detail.
• Mencari informasi proyek-proyek yang akan ditenderkan
• Membuat check list pemenuhan persyaratan tender.
• Melaksanakan rekrutmen dan seleksi calon karyawan
• Merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi pelatihan
• Menyediakan fasilitas dan layanan administrasi perkantoran
Project koordinator • Menunjuk manager proyek
• Bertanggung jawab terhadap seluruh proyek yang sedang berjalan
• Meninjau perkembangan setiap proyek Dir. SI/TI • Menganalisa kebutuhan SI/TI perusahaan
• Meningkatkan kualitas SI/TI
• Merancang sistem aplikasi yang dibutuhkan perusahaan.
Project manager • Membuat usulan organisasi proyek ke Direktur • Membuat rencana pelaksanaan proyek (biaya,
mutu, waktu)
• Melaksanakan pemilihan subkon
• Memantau pelaksanaan proyek dan hasil-hasilnya
• Membuat laporan ke manajemen dan ke customer
• Memastikan penerapan sistem manajemen mutu di proyek
Site Manager • Membuat rencana pelaksanaan di lapangan (rencana mingguan / harian)
• Melaksanakan dan memantau pelaksanaan rencana yang dibuat
• Melaksanaan pemeriksaan sesuai rencana inspeksi dan pengujian
ditemukan di lapangan
• Membuat laporan kemajuan pelaksanaan proyek • Mengendalikan pemakaian barang dan peralatan
di proyek.
Administrasi • Pemberian gaji pekerja di lokasi proyek • Pengaturan gaji pekerja
• Bertanggung jawab atas absensi para pekerja di lokasi proyek.
Pelaksana • Melaksanakan rencana kerja dan pengawasan di lapangan
• Membuat laporan pekerjaan proyek • Melakukan pengawasan kerja di lapangan • Melakukan koordinasi kerja di lapangan • Melaksanakan pemeriksaan hasil kerja
Rekomendasi Struktur Organisasi
Gambar 4.13 Struktur Organisasi Kantor Usulan
Rekomendasi struktur organisasi yang diusulkan ini bermaksud agar
dapat menunjang aktifitas perusahaan di masa mendatang, dapat dilihat adanya
penambahan divisi SI/TI dengan harapan sistem yang baru dapat ditangani oleh
masing-masing personil SI/TI, dan juga bertugas untuk mengelola penerapan
SI/TI di perusahaan. Serta adanya penambahan administrasi di lokasi proyek
yang bertugas untuk mengatur seluruh arus keuangan di lokasi proyek dan juga
bertugas untuk mencatat daftar hadir pekerja yang berguna untuk penggajian
pekerja. Selain itu adanya perubahan pada bagian logistik, perubahannya dapat
terlihat dari adanya pengurangan pada bagian logistik menjadi logistik proyek
saja.
Berikut ini adalah tabel 4.6 yang menjelaskan mengenai peran dan
tanggung jawab berdasarkan rekomendasi struktur organisasi :
Tabel 4.6 Usulan Peran dan Tanggung Jawab
PERAN DAN TANGGUNG JAWABBERJALAN
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB USULAN
•
Direktur
Direktur utama merupakan jabatan
tertinggi pada perusahaan. Direktur
utama mempunyai tanggung jawab
terhadap
seluruh
kegiatan
dalam
organisasi dan proses pengambilan
keputusan
•
Marketing
Menganalisa dan mengembangkan
strategi marketing untuk
meningkatkan pelanggan, dan
bertanggung jawab atas persyaratan
tender yang diikuti oleh perusahaan.
•
Direktur Operasional
Bertanggung jawab penuh atas segala
kegiatan operasional dan pengambilan
keputusan khususnya untuk kondisi di
lokasi proyek.
•
Direktur SI/TI
Merencanakan strategi sistem
informasi dan mengembangkannya,
serta meningkatkan teknologi
informasi yang dibutuhkan
Bertanggung jawab untuk mengarahkan
penanggulangan berbagai jenis resiko
keuangan (financial risk management)
yang
dihadapi
perusahaan,
mengkoordinasi aktifitas di perusahaan
untuk mencapai hasil bisnis yang
optimal dari pelaksanaan seluruh usaha
perusahaan,
dan
memeriksa
arus
keuangan perusahaan.
Bertanggung jawab atas penggajian
pekerja proyek, dan absensi para
pekerja di lokasi proyek
•
Kordinator Proyek
Kordinator proyek memiliki peran
dalam mengkoordinasi proyek sebelum
dan sesudah proyek diberikan kepada
project manager. Yang mana setiap
proyek dapat diberikan kepada project
manager yang berbeda. Setelah proyek
selesai
project
koordinator
harus
memeriksa apakah proyek sudah
benar-benar selesai dan memeriksa laporan
pengerjaan proyek yang dibuat oleh
project manager sebelum diberikan
kepada direktur operational.
•
Manager Proyek
Manager
Proyek
berperan
dalam
menangani proyek secara penuh dari
awal proyek diterima hingga akhir
proyek selesai. Seperti, melaksanakan
pemilihan
subkon,
memantau
pelaksanaan proyek dan hasil-hasilnya,
melakukan evaluasi atas kemajuan
proyek dan mengambil tidakan yang
tepat jika pengerjaan proyek tidak
sesuai target, melakukan komunikasi
dan
hubungan
dengan
customer,
membuat laporan pekerjaan proyek
untuk project koordinator dan owner,
memastikan
penerapan
sistem
manajemen mutu di proyek.
•
Manager Lapangan
Manager lapangan sebagai asisten
manager proyek yang mana memiliki
tanggungjawab
membantu
tugas
manager proyek. Tugas khusus site
manager seperti, melaksanakan dan
memantau pelaksanaan rencana yang
dibuat,
melaksanaan
pemeriksaan
sesuai rencana inspeksi dan pengujian,
melaksanakan
penanganan
ketidaksesuaian yang ditemukan di
lapangan, membantu project manager
membuat
laporan
kemajuan
pelaksanaan proyek, membina dan
melatih keterampilan para staf, tukang,
dan mandor, melakukan penilaian
kemampuannya sesuai dengan standar
yang
ditetapkan,
mengendalikan
pemakaian barang dan peralatan dalam
pengerjaan proyek.
•
Pelaksana
Pelaksana merupakan orang yang
dibawahi langsung oleh manager
lapangan. Pelaksana bertanggung jawab
di dalam mengawasi pekerjaan mandor
dan buruh, sesuai gambar kerja (soft
drawing) dan bill of quantity, dan
melaporkannya ke manager lapangan.
Pelaksana juga memiliki wewenang
dalam mengajukan permintaan barang,
peralatan, dan pekerja.
•
HRD
Bidang
personalia
(HRD)
bertanggungjawab dalam sumber daya
manusia
perusahaan.
Seperti,
Mendokumentasikan uraian pekerjaan
dan syarat jabatan, Melaksanakan
rekrutmen dan seleksi calon karyawan,
Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
karyawan sesuai usulan tiap bidang,
Merencanakan,
melaksanakan,
dan
mengevaluasi pelatihan, Mencatat dan
menyimpan data pelatihan dan data
kompetensi pegawai.
•
General Affair
Bidang
GA
(General
Affairs)
bertanggung jawab dalam menyediakan
seluruh perlengkapan dan peralatan
yang
dibutuhkan
dalam
kegiatan
perkantoran.
Bidangn
ini
juga
bertanggung jawab dalam merawat dan
memelihara seluruh fasilitas yang ada
dalam kantor PT. Sartonia Agung.
•
Bagian Keuangan
Melaksanakan
kegiatan
keuangan
perusahaan meliputi arus kas masuk
dan kas keluar, pengendalian internal
keuangan, pengontrolan atas anggaran
keuangan
perusahaan,
laporan
keuangan.
4.2.5
Usecase Narrative & Diagram Usulan
Usecase diagram usulan ini menggambarkan perubahan daur hidup dari
sebuah objek di PT.Sartonia Agung dari awal proses hingga akhir proses bisnis.
Pada gambar 4.14 ini menjelaskan bagaimana setiap aktor atau objek melakukan
proses bisnisnya secara berurutan.
Penjelasan:
1.
Bagian marketing akan menginput surat kontrak dan spk kedalam
form surat kontrak dan form spk
2.
Bagian operasional membuat form RAP
3.
Logistik proyek membuat form open tender supplier
4.
Logistik proyek membuat form surat kontrak supplier
5.
Logistik proyek membuat form surat sewa alat berat
6.
Logistik proyek membuat form penerimaan alat berat dan bahan
material
7.
Administrasi mencatat daftar hadir pekerja di lokasi proyek,
kemudian menginput kedalam sistem dengan membuat form
daftar hadir pekerja
8.
Administrasi akan mencatat penggajian tiap pekerja, kemudian
menginput kedalam sistem dengan membuat form daftar
penggajian pekerja
9.
Manager proyek membuat lapporan proyek
10.
Bagian keuangan membuat form kwitansi penagihan dan
pembayaran
Tabel 4.7 Usecase NarativeUsulan
NO.
Usecase Narative Future
1.
•
Menginput SPK dan Surat Kontrak.
•
Bagian marketing akan menginput SPK dan Surat
Kontrak dari owner kedalam sistem
•
Objects : bagian marketing, SPK, Surat Kontrak
•
Membuat form RAP
•
Bag.operasional akan membuat perhitungan RAP dan
menginput kedalam sistem dengan membuat form
RAP
•
Objects : bgian operasional, RAP, SPK
•
Membuat form open tender.
•
Logistik proyek akan membuat surat open tender, dan
membuat form open tender kedalam sistem.
•
Objects : logistik proyek, surat open tender supplier,
RAP
•
Membuat form SKS
•
Logistik proyek membuat surat kontrak supplier
dengan menginput kedalam form SKS.
•
Objects : logistik proyek, SKS, Surat Open Tender.
•
Membuat form SSAB
akan menginput kedalam sistem.
•
Objects : logistik proyek, SSAB, RAP
•
Membuat form penerimaan alat berat dan bahan
material.
•
Logistik proyek akan mencatat setiap penerimaan
bahan material dan alat berat yang dikirim supplier
dan menginput kedalam form penerimaan alat berat
dan bahan material.
•
Objects : logistik proyek, surat jalan, form penerimaan
alat berat dan bahan material.
•
Membuat daftar hadir pekerja
•
Administrasi akan mencatat daftar hadir para pekerja
dan akan diinput kedalam sistem.
•
Objects : Administrasi, pekerja, form daftar hadir
pekerja
•
Membuat daftar penggajian
•
Administrasi akan mencatat penggajian dari para
pekerja dengan menginput kedalam form daftar
penggajian.
•
Objects : administrasi, daftar penggajian, pekerja
•
Membuat laporan proyek
•
Manager proyek akan membuat laporan proyek dan
•
Objects : manager proyek, laporan proyek
•
Membuat kwitansi penagihan dan pembayaran
•
Bagian keuangan akan membuat kwitansi pembayaran
supplier dan penagihan kepada owner.
•
Objects : bagian keuangan, kwitansi pembayaran,
kwitansi penagihan, laporan proyek.
•
Membuat laporan keuangan
•
Bagian keuangan akan membuat laporan keuangan dan
menginput kedalam sistem
•
Objects : bagian keuangan, laporan keuangan
4.2.6
Business Process Diagram Usulan
Business process diagram usulan dibangun berdasarkan proses bisnis
yang berjalan pada PT. Sartonia Agung yang terdiri dari empat bagian, yaiut
input, control, output, dan mekanisme. Dari bagian tersebut akan menjelaskan
alur dari proses bisnis mulai dari data yang masuk, sampai keluar akan
menghasilkan data seperti apa. Pada gambar 4.15 menjelaskan bagaimana proses
bisnis dapat terjadi melalui empat bagian tersebut.
1
8
8
4.3Enhanced Data and Information Flows
Penyempurnaan database dan aplikasi sistem informasi yang menyimpan, mengolah dan menyajikan data menjadi informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan.subyek data dan aplikasi yang relevan untuk mendukung kegiatan tersebut terlihat pada tabel berikut.
Tabel 4.8 Informasi Strategis SO
Strategi SO Strategi inisiatif Aplikasi pendukung Mengikuti tender
proyek pemerintah, BUMN, dan swasta yang sesuai dengan klasifikasi perusahaan.
Aktif dalam mencari dan mengikuti tender proyek.
• Aplikasi ESS • Aplikasi database
sql server
• Layanan website
Mencari supplier yang menawarkan harga rendah dan berkualitas
Mencari dan melakukan kerjasama dengan supplier. Mempertahankan SDM yang berpengalaman dan mengikuti pelatihan-pelatihan dibidang konstruksi. Meningkatkan kinerja para karyawan dengan mengikuti pelatihan-pelatihan.
• Aplikasi database sql server
Tabel 4.9 Informasi Strategis WO
Strategi WO Strategi Inisiatif Aplikasi Pendukung Membuat Knowledge Management Sistem berupa portal. . Menerapkan knowledge management system agar pendistribusian informasi di perusahaan berjalan baik • Knowledge Management System Menambah jumlah pegawai dibidang teknik sipil. Mengikuti pelatihan – pelatihan dibidang sipil. • Aplikasi database sql server Penerapan sistem dan fasilitas pendukung yang efektif untuk menunjang operasional perusahaan. Merencanakan dan menerapkan fasilitas IT untuk mendukug kegiatan bisnis perusahaan. • Aplikasi database sql server • SuperRAP • Aplikasi ESS • KEU-PRO
Tabel 4.10 Informasi Strategis ST
Strategi ST Strategi inisiatif Aplikasi pendukung Menawarkan harga
rendah untuk dapat memenangkan proyek namun tetap menjaga mutu sesuai dengan standar konstruksi.
Menawarkan harga rendah dengan tetap menjaga kualitas produk. • SuperRAP Mempelajari dan mengikuti perkembangan teknologi dibidang IT maupun konstruksi.
Tabel 4.11 Tabel Informasi Strategis WT Strategi WT Strategi Inisiatif Aplikasi
pendukung Membuat website perusahan untuk memperluas pemasaran. Membuat dan mengembangkan website perusahaan. • Layanan website
4.3.1 Rekomendasi Knowledge Management Plan
Dari analisis yang kami lakukan pada PT. Sartonia Agung yang sedang berjalan, perusahaan tidak memiliki knowledge management sebagai salah satu strategi. Oleh karena itu dari analisis tersebut kami mengusulkan untuk menggunakan knowledge management sebagai salah satu strategi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Pada gambar 4.16 ini menjelaskan bagaimana knowledge management yang kami usulkan.
Knowledge Worker
Gambar 4.16 Knowledge Management Plan
I. Access Service
Otentikasi : browser, PC, , Laptop
II. Personalization Services
Potral Pengetahuan Pribadi : profil, knowledge, proses, aturan-aturan
III. Knowledge Service
Discovery Publication Collaboration Learning
• Pencarian data • Lokasi proyek • Data pelanggan • Data supplier
material
• Data supplier alat berat • Harga hardware dan software • Struktur Organisasi • Alur kerja • Layanan/services • Visi dan misi • Alamat perusahaan • Website perusahaan • Email perusahaan • Keahlian manajemen • Pengalaman manajemen • Ilmu keuangan • Ilmu konstruksi • Ilmu manajemen • Ilmu marketing • Ilmu sipil • Pengetahuan konstruksi • Pengetahuan keselamatan dan kesehatan kerja • Cara pengoperasian alat berat • Pengalaman Karyawan di lokasi Proyek • Setifikasi
IV. Integration Services
Daftar dan struktur ilmu pengetahuan, Pengarahan layanan konsumen, Koordinasi meminimalisir kesalahan, petunjuk ilmu disetiap aspek organisasi, menguhubungkan ilmu
diseluruh organisasi,visi, misi, strategi perusahaan
V. Infrastructure Service
File server, diagram, gambar, asset manajemen, pesan, lokasi proyek, layanan keamanan, arsip alat berat pribadi
HRD System : •Nama Karyawan •Absensi •Jabatan •Alamat dan no Proyek : •Lokasi Proyek •Pengalaman Karyawan Proyek •Pengetahuan Dokumen : •Surat-surat •Data supplier BB •Data supplier AB Ilmu umum : •Ilmu Keuangan •Ilmu Konstruksi •Ilmu Manajemen •Ilmu Sipil
4.3.2 Object State Transmition Diagram Usulan
Berdasarkan rekomendasi yang kami usulkan, object state transition diagram usulan ini akan memperlihatkan perusahaan daur hidup dari sebuah object di PT. Sartonia Agung dari awal proses hingga akhir proses bisnis. Pada gambar 4.18 menjelaskan rangkaian object yang terjadi selama proses bisnis berjalan.
Gambar 4.18 Object State Transition Diagram Usulan
4.3.3 Logical Data Model Usulan
Model data entity relationship usulan ini dibangun berdasarkan dari perubahan proses bisnis yang berjalan pada PT. Sartonia Agung, yang kemudian kami usulkan sebagai proses bisnis usulan. Pada gambar 4.19 menjelaskan bahwa kumpulan dari object-object yang disebut entity dan hubungan antara object-object tersebut digunakan untuk mengetahui struktur logis dari sebuah database secara grafik.
1
9
6
4.3.4 Activity Entity Matrix
Berikut ini gambaran dari subjek data yang ada dengan fungsi bisnis. Pada tabel 4.12 menjelaskan bahwa setiap fungsi memiliki kunci yang berbeda untuk mengakses sebuah subjek data. Kunci tersebut ada empat, yaitu create, read, update, dan delete.
Tabel 4.12 Activity / Entity Matrix Subjek Data Fungsi Sura t K o n tr a k ( S K ) S P K R A P S K S S S A B L ap o ra n p ro y ek S u p p li er b a h an m at er ia l S u p p li er a la t b er at M a n d o r S K M K w it an si p em b a y ar an b a h an m at er ia l K w it an si p em b a y ar an s ew a al at b er at K w it an si p em a b a y ra n p e k er ja S u ra t o p e n t en d er K w it an si p e n a g ih an A b se n si P en er im aa n a la t b er at P en er im aa n b a h an b ak u Menyetujui SK U Mereview SPK R R R Membuat RAP R C Mencari supplier R R C Membuat SKS R C Mencari rental alat berat R R Membuat SSAB R C Membuat lap. proyek C Mencari mandor R R Membuat kwitansi pembayaran rental R C Membuat kwitansi pembayaran bahan baku R R
Membuat kwitansi pembayaran pekerja R C Membuat SKM R C Membuat kwitansi penagihan R C Mengecek absensi C Mengecek alat berat C Mengecek bahan baku C
4.4Integrated Systems and Applications
Untuk mendukung layanan bisnis maupun kegiatan bisnis, PT. Sartonia Agung menggunakan aplikasi fungsional, managerial, dan transaksional. Secara rinci penambahan aplikasi-aplikasi yang diperlukan adalah sebagai berikut. 4.4.1 Perangkat Lunak Aplikasi
Aplikasi perangkat lunak yang digunakan akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Perangkat lunak yang diusulkan diharapkan dapat meminimalkan permasalahan yang ada dalam PT. SA. Berikut ini penjelasan mengenai aplikasi yang diusulkan :
• Database Sql server 2008. Berdasarkan hasil analisis sistem yang berjalan saat ini, maka akan diusulkan penerapan sistem database yang saling terintegrasi untuk tiap divisi di perusahaan dengan menggunakan sql server 2008 dan aplikasi menggunakan bahasa C#. Penerapan aplikasi ini diharapkan mampu mendukung kegiatan operasional perusahaan agar pertukaran informasi menjadi lebih real time, menghindari redudansi data, dan meningkatkan keamanan. • Software aplikasi SuperRAP. Perangkat lunak aplikasi ini berfungsi
untuk menghitung rencana anggaran proyek. Dengan aplikasi ini, maka hasil perhitungan perencanaan proyek menjadi lebih akurat, efisien dan efektif.
• Software Aplikasi KEU-PRO. Perangkat lunak aplikasi ini berfungsi untuk menghitung arus keluar-masuk keuangan proyek,sehingga pada saat membuat laporan keuangan menjadi lebih mudah, dan hasil dari perhitungan menjadi lebih akurat. Aplikasi ini juga bisa digunakan untuk menghitung volume bahan material yang telah dibeli apakah
masih on track atau sudah melewati batas, sehingga dapat mengurangi resiko pengadaan bahan material yang berlebih.
• Aplikasi ESS. Excecutive Support System ini digunakan untuk menganalisis, dan menyajikan informasi pada station kerja para top management di perusahaan untuk proses pengambilan keputusan, dimana data yang dihasilkan meliputi gambaran pasar, informasi keuangan, dan statistik industri yang dikumpulkan dari setiap kegiatan bisnis di perusahaan.
4.4.2 Layanan Web
Layanan web merupakan suatu sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mendukung interaksi antar sistem pada suatu jaringan. Layanan web digunakan sebagai fasilitas yang disediakan oleh suatu web site untuk menyediakan layanan (dalam bentuk informasi) kepada sistem lain, sehingga sistem lain dapat berinteraksi dengan sistem tersebut melalui layanan-layanan (service) yang disediakan oleh suatu perusahaan yang menyediakan layanan web. Pada gambar 4.20 berikut menunjukan bagaimana interface dapat terhubung dengan beberapa fungsi yang ada dalam sebuah web.
Gambar 4.20 Usulan Web Application Diagram
Layanan web di dalam perusahaan konstruksi khususnya PT. Sartonia Agung berguna untuk memberikan informasi kepada seluruh pengguna layanan web tersebut. Informasi-informasi yang terdapat dalam website diharapkan dapat memberikan gambaran mengenai penglaman kerja perusahaan, sertifikasi yang dimiliki, produk dan layanan perusahaan, serta informasi lainnya. Dengan adanya layanan web ini PT. Sartonia Agung berharap mendapatkan tawaran tender, khususnya tawaran tender yang diminta oleh pihak swasta. Selain itu didalam layanan web yang akan diusulkan akan ditambahkan fitut customer relationship marketing seperti forum yang berfungsi untuk memudahkan komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan. Berikut ini merupakan tampilan website yang diusulkan:
Gambar 4.21 Aplikasi Web Usulan
4.4.3 Layanan Integrasi Sistem dan Database
Layanan integerasi sistem dan data base dibawah ini menunjukan bagaimana sistem interface yang kami usulkan dapat berinteraksi dari satu divisi ke divisi lainya. Pada gambar 4.22 memperlihatkan bahwa satu divisi ke divisi lainya dapat terhubung dengan sebuah internet ataupun LAN (Local Area Network).
Form Open Tender Supplier Form Open Tender Supplier
Nama Supplier Alamat
Daftar Material :
Tanggal : 10 Juni 2012
No. Nama Barang Jenis Barang Vol. Unit Harga
Email Contact Person
Submit Cancle
Total :
Gambar 4.23 Usulan Form Open Tender Supplier
Gambar 4.25 Usulan Form Surat Kontrak Supplier
Penerimaan barang material
Penerimaan barang material
Tanggal Kd. Penerimaan
Nama barang Jumlah
Satuan Kg
Nama Barang Jumlah Satuan
Add Cancel Clear
Save Print Form Penerimaan Barang Material Tanggal Diterima Tanggal Diterima xx/xx/xxxx Nama Supplier Nama Supplier
Gambar 4.28 Usulan Form Penggunaan Barang Material
Form Pembayaran Mandor & Pekerja
Form Pembayaran Mandor & Pekerja
Tanggal ABS001 Kd. Absensi Nama Mandor : Lokasi Proyek : Jumlah Pekerja : Jumlah Yang Hadir :
Save Cancel Print
Kd. Kwitansi Tanggal Kehadiran : Hitung Total Bayar : Sentul Komar 50 20/06/2012 Rp.
Gambar 4.30 Usulan Form Absensi
Gambar 4.32 Usulan Kwitansi Pembayaran Alat Berat
Gambar 4.34 Usulan Form Laporan Proyek Form SPK Form SPK Tanggal Kd. SPK Nama Instansi/Owner Tanggal Pengerjaan Jenis Pekerjaan
Nomor Surat Kontrak
Jumlah Pekerja Yang Dibutuhkan
Alamat Instansi/Owner
Nama Manajer Proyek
Nama Bahan Material Bahan Material Yang Dibutuhkan
Jenis Jumlah Satuan
Alat Yang Dibutuhkan
Nama Alat Jenis Jumlah
SAVE PRINT CANCEL
CLEAR CLEAR
Lokasi Proyek
Gambar 4.36 Usulan Form Kwitansi Penagihan
Gambar 4.38 Usulan Interface Executive Support System 4.4.4 Sistem Operasi Komputer
Sistem operasi adalah perangkat lunak komputer atau software yang bertugas untuk melakukan kontrol dan manajemen perangkat keras dan juga operasi-operasi dasar sistem, termasuk menjalankan software aplikasi seperti program-program pengolah data yang bisa digunakan untuk mempermudah
